2. Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:
- Căn cứ vào tính chất nội dung của văn bản cần soạn thảo để lựa chọn và giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo thích hợp.
- Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm cần thực hiện:
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản. Từ đó chọn loại văn bản thích hợp.
+ Thu thập, xử lý thông tin liên quan.
+ Xác định đề cương, viết bản thảo, duyệt bản thảo
+ Đánh máy, nhân bản và ban hành văn bản: Đánh máy phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu có sai sót hoặc khụng rừ ràng người đỏnh mỏy phải hỏi lại đơn vị, cỏ nhõn soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó. Giữ gìn bí mật văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định.
+ Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
+ Trình ký văn bản.
3. Quản lí và giải quyết văn bản đi
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, lưu chuyển nội bộ, văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
* Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản:
- Công việc này đảm bảo tính hợp pháp chân thực, thẩm mỹ và sự thống nhất trong soạn thảo, ban hành văn bản đồng thời tạo điều kiện cho việc thực hiện những bước tiếp theo như ghi sổ, ngày, tháng, đóng dấu.
- Trước khi trình lên người có thẩm quyền ký, văn bản phải được thủ trưởng đơn vị, cá nhân soạn thảo, chánh văn phòng và nhân viên văn thư kiểm
tra kĩ về thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung.
* Trình ký văn bản:
Đối với các văn bản thông thường nội dung không phức tạp chỉ cần trình văn bản được kiểm tra kĩ về nội dung, thể thức cho người có thẩm quyền duyệt ký chính xác. Đối với văn bản có nội dung phức tạp khi trình phải kèm theo các văn bản có liên quan để người ký kiểm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
* Đăng ký và làm thủ tục ban hành
- Ghi số, ngày, tháng: Việc ghi số, ngày, tháng văn bản phải đảm bảo quản lý thông nhất cho văn bản, tạo điều kiện cho việc trích dẫn, thống kê tra tìm khi cần thiết.
- Có hai cách ghi số. Ghi số tổng hợp chung và ghi số riêng cho từng loại văn bản.
- Đóng dấu văn bản: Con dấu là một phần thể thức văn bản đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và tính chân thực. Con dấu của cơ quan được đóng dấu vào văn bản giấy tờ đã có chữ ký hợp lý của người có thẩm quyền. Dấu được đúng ngay ngắn rừ ràng đỳng chiều, trựm 1/3 chữ ký về phớa bờn trỏi. Văn thư cơ quan là người trực tiếp đóng dấu khi đóng dấu lên chữ ký phải kiểm tra độ xác thực của chữ ký.
- Đăng ký văn bản: là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu văn bản, ngày tháng, năm ban hành, tên loại trích yếu nội dung văn bản, ngày ký, nơi nhận văn bản… vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
- Văn bản đi phải tập trung tại văn thư cơ quan để thống nhất đăng ký phát hành theo nguyên tắc tập trung một đầu mối.
- Tất cả cỏc văn bản đi phải đăng ký rừ ràng chớnh xỏc nhanh chúng vào phương tiện đăng ký.
- Khi đăng ký không được dùng bút chì mực đỏ, không tẩy xóa, không viết tắt những từ không thông dụng để gây nên sự nhầm lẫn khó khăn khi tra tìm.
- Hai hình thức đăng ký văn bản đi: đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy vi tính.
* Làm thủ tục chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi.
Các văn bản sau khi hoàn tất thủ tục phải chuyển giao ngay trong ngày chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Căn cứ vào đối tượng nhận văn bản để lựa chọn hình thức chuyển giao đi bưu điện hoặc chuyển giao trong nội bộ cơ quan hoặc chuyển giao qua mạng hay fax. Nếu chuyển giao qua đường bưu điện cần tiến hành bao gói văn bản.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng, trưởng phòng hành chớnh kiềm tra theo dừi việc giao nhận văn bản và kiểm tra việc chuyển giao nhanh chóng, tiết kiệm và đúng đối tượng.
* Sắp xếp bảo quản, phục vụ sử dụng văn bản lưu
Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan tổ chức được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Có thể sắp xếp bản lưu theo số, thời gian ban hành hoặc theo tên loại văn bản.
- Tập văn bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục. Các tập lưu được sắp xếp theo một trật tự nhất định, sau đó được đưa vào cặp hộp và xếp lên giá tủ tài liệu theo nguyên tắc từ trái sang phải từ trên xuống dưới, phần gáy quay ra ngoài để tiện cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu.
- Các cán bộ công chức, viên chức làm việc liên quan đến bản lưu mới được khai thác và sử dụng bản lưu. Người ngoài cơ quan phải được phép của người có thẩm quyền mới được tra cứu, sử dụng bản lưu và phải tra tại bộ phận văn thư.
4. Tổ chức và giải quyết văn bản đến:
Khái niệm: văn bản đến là tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thú gửi đến cơ quan tổ chức.
Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến:
* Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến
- Việc tiếp nhận văn bản đến phải được tập trung tại văn thư cơ quan giúp
cho việc quản lý và tra tim văn bản được tập trung thống nhất và thuận tiện.
- Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư cơ quan phải kiểm tra bì văn bản có còn nguyên không. Đối với văn bản đến có dấu hiệu khẩn khi tiếp nhận phải ghi giờ nhận đối chiếu giờ nhận trên bì văn bản với giờ nhận văn bản đến.
* Phân loại và bóc bì văn bản,
- Phân loại văn bản thành hai loại: bóc bì và không được bóc bì. Loại được bóc bì là loại gửi chung cơ quan. Loại không được bóc bì gồm các văn bản gửi đích danh, gửi cho các đơn vị tổ chức, cá nhân đoàn thể, văn bản mật.
- Khi bóc bì văn bản tránh làm rách hoặc mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện và không làm mất phần số ký hiệu ghi ở ngoài bì. Sau khi lấy văn bản ra khỏi bao bì phải đối chiếu số ký hiệu trên văn bản và bao bì.
* Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.
- Tất cả các văn bản đến đều phải đóng dấu đến để quản lý được số lượng văn bản đến của cơ quan. Nếu văn bản nhận qua máy fax thì chụp lại để đóng dấu đến, nếu văn bản nhận qua mạng thi in ra để đóng dấu đến.
* Đăng ký văn bản
- Là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như ngày đến, số đên, tác giả, số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành tên loại và trích yếu nội dung, đơn vị người nhận văn bản…vào sổ đăng ký văn bản hoặc các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính để phục vụ cho việc quản lý và tra tìm văn bản.
* Trình và sao văn bản đến
Văn bản đến phải được trình kịp thời cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị cá nhân nhân văn bản. Sau khi đăng ký, cán bộ văn thư trình văn bản lên cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo, giải quyết văn bản.
* Chuyển giao văn bản:
Khi chuyên giao văn bản cần nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ; khi chuyển giao văn bản đến phải lập hồ sổ chuyển giao văn bản đến.
* Giải quyết theo dừi tiến độ giải quyết văn bản đến:
Căn cứ vào nội dung văn bản đơn vị cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, trưởng đơn vị có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dừi đụn đốc việc giải quyết văn bản đến. Văn thư cơ quan tổng hợp số liệu văn bản đến chưa giải quyết cho lãnh đạo để đôn đốc nhắc nhở.
5. Quản lý và sử dụng con dấu
- Con dấu là thành phần thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ cơ quan tổ chức và các chức danh nhà nước.
- Có các loại dấu là dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn. Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được sử dụng 1 con dấu pháp nhân.
- Cán bộ văn thư quản lý và sử dụng con dấu, chỉ đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu phải được để tại cơ quan, tổ chức và được quản lý chặt chẽ. Trường hợp cần thiết thủ trưởng có thể mang dấu đi công tác nhưng phải chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng con dấu.
6. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Mở hồ sơ: ghi các thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, đơn vị, số ký hiệu, tên hồ sơ, thời hạn bảo quản lên tờ bìa hồ sơ theo quy định.
- Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Cán bộ chuyên môn người trược tiếp giải quyết công việc có trách nhiệm thu thập văn bản đi, văn bản đến, phim ảnh băng đĩa (nếu có).
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: khi công việc đã giải quyết xong người lập hồ sơ làm thủ tục kết thúc và biên bản lập hồ sơ. Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ. Sau đó tiến hành biên mục hồ sơ cả bên trong và bên ngoài.
7. Công tác lưu trữ
8. Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồng và thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quy
định của Nhà nước.
- Với lưu trữ hiện hành các nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan đó.
Ngoài ra các tài liệu cũ để lại ở các đơn vị và cá nhân trong cơ quan cũng thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
- Với lưu trữ lịch sử nguồn thu thập, bổ sung gồm: tài liệu từ lưu trữ huện hành giao nộp theo chế độ nộp lưu; tài liệu của các cơ quan đã bị sáp nhập, giải thế; tài liệu của các cá nhân, các gia định, dòng họ tiêu biểu; tài liệu của các tổ chức chính quyền cũ, tài liệu của Việt nam bị chính quyền thực dân phong kiến nước ngoài chiếm đoạt.
9. Xác định giá trị tài liệu
- Là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quyết định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị. Từ đó lựa chọn, bổ sung những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu đã hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy.
- Các giai đoạn chủ yêu trong công tác xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư cơ quan; Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn lưu trữ hiện hành; xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn lưu trữ lịch sử.
Trong công tác xác định giá trị tài liệu cần lập hội đồng xác định giá trị tài liệu và hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu. Sau khi xác định và thẩm tra giá trị tài liệu sẽ tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
10. Phân loại tài liệu
- Là căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu phông lưu trữ cơ quan để phân chia chúng thành các khối các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả phông lưu trữ đó.
- Các đặc trưng để phân loại tài liêu: Cơ cấu tổ chức, thời gian, mặt hoạt động, vấn đề, tên gọi của tài liệu, địa danh.
- Các phương án phân loại tài liệu: Phương án thời gian cơ cấu tổ chức, cơ cấu tổ chức theo thời gian, mặt hoạt động, mặt hoạt động thời gian.
11. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ;
xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
*Thực hiện chỉnh lý gồm các bước:
- Phân loại tài liệu: Phân chia tài liệu thành các nhóm lớn, phân chia tài liệu từ các nhóm lớn thành nhóm vừa, phân chia tài liệu từ nhóm vừa thành nhóm nhỏ và nhỏ hơn.
- Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ: Lập hồ sơ đối với phông tài liệu chưa lập hồ sơ; chỉnh sửa hồ sơ đối với các phông tài liệu đã lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về nghiệp vụ.
- Biên mục phiếu tin: phiểu tin là biểu ghi tổng hợp các các thông tin của một hồ sơ.
- Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu: là việc sắp xêp lại các hồ sơ theo phương án phân loại đã chọn.
- Biên mục hồ sơ: biên mục bên trong (đánh số tờ, viết mục lục văn bane, viết chứng từ kết thúc), biên mục bên ngoài (đăng ký các thông tin trên bìa tạm hoặc phiếu tin vào hồ sơ).
- Vệ sinh tài liệu tháo bộ kẹp, làm phẳng.
- Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Đánh số hồ sơ chỉnh thức vào bìa cặp, hộp viết và dán nhãn hộp.
- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu.
- Sau khi chỉnh lý cần kiểm tra lại kết quả bàn giao, vận chuyển tài liệu vào kho.
12. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu
Việc bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, tránh tình trạng
tài liệu bị mất mát hư hỏng và được bảo vệ bảo quản an toàn, tuổi thọ sẽ được kéo dài hơn.
Nội dung của việc bảo quản tài liệu lưu trữ gồm:
- Phòng và chống các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ + Xây dựng và cải tạo kho lưu trữ
+ Xây dựng và thực hiên tốt các chế độ, quy định về bảo quản tài liệu.
+ Áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật.
+ Sử dụng kinh nghiệm cổ truyền để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu
- Tu bổ phục chế đối với những tài liệu hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
+ Có nhiều nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu như: do chất cấu thành tài liệu lưu trữ, điều kiện tự nhiên, do điều kiện bảo quản và xử dụng tài liệu.
- Để bảo quản tài liệu lưu trữ cần xây dựng cải tạo kho lưu trữ, mua sắm các trang thiết bị hiện đại đủ điều kiện để bảo quản tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó cần có các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ như phòng chống ẩm, mốc, mối, côn trùng, chuột và chống cháy.
13. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu hiện hành của các cơ quan tổ chức và cá nhân.
* Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc: là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.
- Thông báo giới thiệu tài liệu lữu trữ: là hình thức tổ chức sử dụng tài liệu mang tính chủ động và được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ lịch sử.
- Cấp chứng thực lưu trữ: Chứng thực lưu trữ là nột văn bản do cơ quan lưu trữ cấp để xác định nội dung của tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của cơ quan tổ chức và cá nhân. Hình thức này áp dụng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu, thường là đối tương it thời gian cần tài liệu đối chứng, xác minh sự việc.
- Triển lãm tài liệu lưu trữ: Nhằm tuyên truyền giáo dục quần chúng, giới thiệu những tài liệu có ý nghĩa, giới thiệu cho những người nghiên cứu những tài