CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HỮU LŨNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP
10. Xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu là bước hết sức quan trọng để đưa tài liệu vào kho lưu trữ. Cán bộ lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng đã làm rất tốt khâu này dựa trên các nguyên tăc xác định giá trị tài liệu là nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện tổng hợp.
- Cán bộ lưu trữ đã áp dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu như:
+ Tiêu chuẩn về ý nghĩa nội dung tài liệu: khi xác định giá trị tài liệu cán bộ lưu trữ đã đặt nôi dung của tài liệu đó với nội dung của các tài liệu khác, đặt trong mối quan hệ với chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông.
Ví dụ: Xét theo tiêu chuẩn này một trong những tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn trong kho lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng là Quyết định số 25/2008/QĐ- UBND ngày 31/10/2008 của UBND tỉnh về ban hành Quy định về phân công, phân cấp quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ công chức và viên chức thuộc UBND tỉnh Lạng Sơn.
+ Tiêu chuẩn tác giả tài liệu: Khi xem xét giá trị tài liệu cán bộ của UBND đã chú ý đến vai trò vị trí của người đã lập ra tài liệu đó. Trong đó tài liệu được chú ý đánh giá nhất là cac tài liệu do Ủy ban ban hành. Các tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống liên quan trực tiếp tới chức năng, nhiệm vụ của ủy ban và tài liệu báo cáo, chương trình, kế hoạch quan trọng của cấp dưới gửi lên được đưa vào bảo quản lâu dài.
+ Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phòng
+ Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin cho tư liệu: Nếu việc trùng lặp do sao in trích lục tài liệu, thì sẽ giữ lại bản chính nếu không có thì giữ lại bản sao..
Nếu trùng lặp do việc tổng hợp thông tin để tạo ra văn bản mới thì giá trị của văn bản được tổng hợp được đánh giá cao hơn.
Ví du: Khi xác định giá trị tài liệu thì báo cáo tổng kết công tác năm 2014 sẽ có giá trị hơn báo cáo tổng kết của quý I năm 2014.
+ Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu: Khi xác định giá trị tài liệu cán bộ lưu trữ hết sức lưu ý các văn bản tài liệu được ban hành vào thời gian đánh dấu mốc và trên địa điểm trang trọng của ủy ban.
+ tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ.
+ Tiêu chuân hiệu lực pháp lý của tài liệu: đảm bảo cả yếu tố thể thức và nội dung.
+ Tiêu chuẩn ngôn ngữ kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu. Các tài liệu ở UBND huyện Hữu Lũng được viết bằng chữ quốc ngữ thể hiện trên giấy.
* Bảng Thời hạn bảo quản tài liệu được ghi theo mẫu sau:
STT Loại tài liệu Thời hạn bảo quản Ghi chú - Công tác xác định giá trị tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng được cán
bộ lưu trữ tiến hành qua ba bước:
+ Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn Văn thư cơ quan.
+ Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn lưu trữ hiện hành + Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn lưu trữ lịch sử.
- Trong quá trình thực tập tại UBND huyện Hữu Lũng qua khảo khát ý kiến của một số cán bộ tôi được biết tại UBND huyện Hữu Lũng, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đảm bảo đúng thủ tục và đúng quy trình quy định. Quy trình xét và tiêu hủy tài liệu được thực hiện theo Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Quy trình xét và tiêu hủy tài liệu hết giá trị của UBND huyện Hữu Lũng được thực hiện như sau:
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu:
* Mẫu danh mục tài liệu tiêu hủy.
Bó gói Tập số
Tiêu đề tập tài liệu loại Lý do loại Ghi chú
+ Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
+ Trình Chủ tịch hồ sơ tài xét hủy tài liệu hết giá trị.
+ Thành lập hồi đồng xác định giá trị tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy.Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm chủ tịch hội đồng là Chánh Văn phòng, ủy viên là cán bộ chuyên môn phòng lưu trữ và các cán bộ bộ phận có tài liệu xác định giá trị.
+ Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi hủy. Sau khi xác định giá trị tài liệu, sẽ có Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu của cấp tỉnh thẩm tra lại tài liệu .
+ Hoàn thiện hồ sơ trình Chủ tịch để ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hêt giá trị.
10.1.1. Phân loại tài liệu
Tài liệu lữu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng được phân loại theo đặc trưng cơ cấu tổ chức và thời gian. Trong khối tài liệu chung của UBND huyện Hữu Lũng, tài liệu được chia theo các phòng ban đơn vị, trong đó chúng sẽ được sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản.
11. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ được UBND huyện Hữu Lũng áp dụng theo:
+ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
+ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000.
+ Thông tư 03/2010/TT-VNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội Vụ quy định định mức kinh tế kxy thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
- Hồ sơ, tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
- Công tác chỉnh lý tại UBND huyện Hữu Lũng được tiến hành như sau:
* Chuẩn bị chỉnh lý: Cán bộ lưu trữ tiến hành giao nhận tài liệu, vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý. Sau đó khảo sát, thu thập thêm tài liệu chỉnh lý và biên soạn vác văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh lý.
* Thực hiện công tác chỉnh lý:
+ Phân Loại tài liệu: cán bộ chuyên trách tiến hành phân loại tài liệu để tiến hành chỉnh lý.
+ Lập hồ sơ, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ.
+ Biên mục phiếu tin.
+ Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu.
+ Biên mục hồ sơ: Biên mục bên trong gồm đánh số tờ. viết mục lục văn
bản, viết chứng từ kết thúc. Biên mục bên ngoài gồm đăng ký các thông tin lên bìa tạm hoặc phiếu tin vào hồ sơ.
+ Vệ sinh tài liệu tháo bỏ gim kẹp, làm phẳng hồ sơ.
+ Thống kê kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp, gián nhãn hộp.
+ Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu.
* Kết thúc chỉnh lý: Chánh Văn phòng kiểm tra lại kết quả chỉnh lý tài liệu, sau đó sẽ bàn giao vận chuyển tài liệu vào kho lưu trữ. Cán bộ lưu trữ hoàn thiện và bàn giao hồ sơ được chỉnh lý.
12. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Từ khi được thành lập UBND huyện Hữu Lũng tuy có kho lưu trữ nhưng chưa đảm bảo được yêu cầu của một kho lưu trữ hiện đại… Hiện nay trụ sở UBND huyện đã được hoàn thành đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu lưu trữ.
Những hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan do các cán bộ, công chức, viên chức các phòng, ban tự bảo quản khá cẩn thận.
Hồ sơ, tài liệu trong phòng Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng được bảo quản theo đúng quy chuẩn và có tính bảo mật. Phòng lưu trữ được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
Tài liệu lưu trữ đều được sắp xếp gọn gàng trong cặp, hộp để trên giá, tủ tài liệu.
Diện tích phòng rộng khoảng 25m2, trong phòng có điều hòa điều kiện nhiệt độ, ánh sáng đủ để tài liệu không bị hư hỏng. Phòng được trang bị hai bình chữa cháy để đề phòng các tình huống xấu sẽ có biện pháp xử lý kịp thời.Bên cạnh đó do tài liệu hầu hết được ban hành từ năm 2009 nên chất liệu giấy, mực khá tốt thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu. Không chỉ vậy cán bộ lưu trữ còn là người đã được đào tạo qua trình độ đại học về chuyên ngành lưu trữ học nên có kinh nghiệm và khả năng chuyên môn trong công tác này. Cán bộ lưu trữ thường xuyên áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhắm ngăn chặn các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ như nấm, mốc, hay độ ẩm cao…Bên cạnh đó cán bộ lưu trữ cũng áp dụng kinh nghiệm cổ truyền để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Hàng ngày
kho lưu trữ đều được quét, lau dọn sạch sẽ. Trong thời gian thực tập hai tháng tôi nhận thấy cán bộ lưu trữ làm việc rất có trách nhiệm ngoài công tác bảo quản hàng ngày còn thực hiện một số biện pháp tu bổ phục chế đối với những tài liệu hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng.