Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UỶ BAN NHÂN dân QUẬN tây hồ

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 1. Quá trình hình thành và phát triển của Uỷ ban nhân quận Tây Hồ 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 4 2.1. Chức năng 4 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 6 1. Chức năng của văn phòng. 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng. 8 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 9 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ Ban nhân dân quận Tây Hồ 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 12 1.2.Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ 13 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Tây Hồ 14 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND quận Tây Hồ 15 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 15 2. Khảo sát về công tác văn thư 16 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của HĐND UBND quận Tây Hồ 18 2.2.1. Lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 18 2.2.2. Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu,lập hồ sơ hiện hành 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 20 3.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 20 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 21 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 22 3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ. 23 PHÂN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 24 1. Giúp UBND quận Tây Hồ xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 24 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND quận Tây Hồ 28 3. Soạn thảo “Quy chế văn hó công sở” của UBND quận Tây Hồ 37 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị cán bộ, công chức cơ quan Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ 38 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm 38 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND quận Tây Hồ. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 42 Phần III. KẾT LUẬN VẦ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu và nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 44 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 50 LỜI CẢM ƠN 52 CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT 53 PHẦN PHỤ LỤC 54

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3

1 Quá trình hình thành và phát triển của Uỷ ban nhân quận Tây Hồ 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 4

2.1 Chức năng 4

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 4

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 6

1 Chức năng của văn phòng 6

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 8

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 9

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ Ban nhân dân quận Tây Hồ 12

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 12

1.2.Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ 13

1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Tây Hồ 14

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND quận Tây Hồ 15

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 15

2 Khảo sát về công tác văn thư 16

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công

2.2.1 Lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư.18 2.2.2 Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản

lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu,lập hồ sơ hiện hành 18

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 20

3.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 20

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 21

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 22

3.4 Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ 23

PHÂN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 24

1 Giúp UBND quận Tây Hồ xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 24

2 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND quận Tây Hồ.28 3 Soạn thảo “Quy chế văn hó công sở” của UBND quận Tây Hồ 37

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị cán bộ, công chức cơ quan Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ 38

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm 38

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND quận Tây Hồ Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính 42

Phần III KẾT LUẬN VẦ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu và nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 44

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 50

LỜI CẢM ƠN 52

CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT 53

PHẦN PHỤ LỤC 54

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong việc đào tạo các chuyênngành nói chung và ngành Quản trị văn phòng nói riêng Với mục đích gắn liềnnhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổchức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế Qua đợt thực tập này sinh viên

có thể học hỏi được thêm kinh nghiệm, rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp,củng cố thêm kiến thức đã học trong nhà trường, đồng thời có thể nâng cao đượcnăng lực, ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một nhà Quản trị vănphòng

Được sự đồng ý của lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, em được phân vềphòng lưu trữ của cơ quan từ ngày 09/3/2015 Mặc dù nội dung thực tập kháphức tạp, thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều điều kiện củalãnh đạo, sự chỉ bảo tận tình của các anh, chị tại phòng và sự giúp đỡ nhiệt tìnhcủa giảng viên hướng dẫn cùng với sự lỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốtnhững yêu cầu của nội dung thực tập Thông qua quan sát và trực tiếp thực hànhcác khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ tôi đã hiểuđược lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ.Trong khoảng thờigian đó em đã cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng củamình,xây dựng cho bản thân phong cách của một nhà quản trị trên cơ sở áp dụng

lý thuyết đã học trên trường và sự hướng dẫn nhiệt tình của các giảng viên trongtrường Mặc dù trong thời gian thực tập em vẫn còn lúng túng trong công việcanh chị giao nhưng không vì thế mà tôi cảm thấy nản lòng mà càng làm cho emthêm động lực cố gắng và sự hướng dẫn, chỉ đạo của cán bộ trong phòng ban,nhờ đó em đã hoàn thành công việc tốt như mình mong muốn

Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng do khả năng vẫn còn hạn chế nênkhông tránh khỏi những thiếu sót em rất mong nhận được những ý kiến đónggóp của các thầy, cô để báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn

Nhân đây em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa

Quản Trị Văn phòng, cô giáo chủ nhiệm Hoàng Kim Oanh cùng toàn thể các cô,chú, anh chị cán bộ, chuyên viên trong Ủy Ban nhân quận Tây Hồ đã hướngdẫn,giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt thời gian thực tập cũng như bàibáo cáo thêm đầy đủ và hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Sinh viên

Đặng Thị Phương

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN

QUẬN TÂY HỒ

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

1 Quá trình hình thành và phát triển của Uỷ ban nhân quận Tây Hồ

Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô trong thời kỳ côngnghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động mở rộng nội thành –Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính Phủ ra Nghị định số 69/CP về việcthành lập Quận Tây Hồ Tổ chức bộ máy của Quận chính thức đi vào hoạt động

từ tháng 01/1996

Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội; phía Nam giápQuận Ba Đình; phía Đông Bắc và Đông Nam giáp huyện Đông Anh và huyệnGia Lâm; phía Tây giáp huyện Từ Liêm và Quận Cầu Giấy Trên địa bàn cónhững di tích và dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa, góp phần bồi đắp nêntinh hoa văn hóa Thăng Long – Hà Nội Nơi đã và đang tỏa sáng trở thành khu

du lịch nổi tiếng của Thủ đô

Dưới sự lãnh đạo của Thành ủy, HĐND, UBND thành phố, sự phối hợpgiúp đỡ của các sở, ban nghành thành phố, cùng các quận, huyện bạn, 10 nămqua Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ luôn luôn đoàn kết nỗ lực phấn đấu xâydựng phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, giữ vững an ninh chính trị, tăng cườngquốc phòng Hệ thống chính trị được xây dựng, củng cố và phát huy hiệu quả,góp phần hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao

Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nộiban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việctrực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ củamình

Với tinh thần quyết tâm xây dựng Quận phát triển toàn diện vững chắc,

phát huy thành tích đã đạt được và sức mạnh của khối đại đoàn kết toàn dân, của

hệ thống chính trị và các nguồn lực, Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ đã cónhững bước đi vững chắc

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

2.1 Chức năng

UBND Quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước HĐND Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên An ninh, Xã hội, Quốcphòng Cụ thể như sau:

- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thươngnghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;

- Về thu chi ngân sách của địa phương;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;

- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại

UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng QLNN ở địa phương, góp phầnđảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước từTrung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ củanhân dân địa phương

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo hiến pháp, Luật vàcác văn bản của cơ quan cấp trên, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăngcường pháp chế xã hội, chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu,hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiệntiêu cực của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương

Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và

12 phòng ban, ban tham mưu giúp việc cụ thể như sau:

• Chủ tịch UBND quận: Nguyễn Phúc Quang

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 4 – quy chế làmviệc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 – 2011 ban hành kèm theo QuyĐịnh số 01/2010/QĐ-UBND ngày 07/11/2011 của UBND Quận

- Chủ tịch UBND là người đứn đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điềuhành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận Chỉ đạo điều hành và đônđốc kiểm tra các hoạt động của các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyênmôn thuộc quận

- Chủ tịch UBND quận là người phải chịu trách nhiệm cá nhân về nhữngnhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viêntrong cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận

• Các Phó Chủ tịch quận: 03

- Phó chủ tịch Kinh tế UBND (Đ/c: Lê Văn Phượng): Chịu trách nhiệmquản lý và hướng dẫn các đơn vị phòng ban bao gồm Văn phòngHĐND&UBND quận, phòng Kinh tế, phòng Tài chính - Kế hoạch thực hiệnchức năng nhiệm vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận

-Phó chủ tịch Văn hóa – xã hội (Đ/c: Đinh Trọng Sơn): Chịu trách nhiệmtrực tiếp và quản lý các đơn vị phòng ban như phòng LĐ TB&XH, phòngVHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT

- Phó chủ tịch xây dựng, địa chính (Đ/c: Đỗ Anh Tuấn): Chụi trách nhiệmtrực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòng Tàinguyên môi trường

Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quậnthực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm

vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của Pháp luật: Gópphần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địaphương

Các phòng ban chuyên môn

Giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch còn có 12 phòng, ban chuyênmôn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, hoạt động theo nhiệm vụ và chức năng củamình

1 Văn phòng HĐND&UBND quận

12 Phòng Tài nguyên và môi trường

Ngoài ra còn có 06 đoàn thể chính trị: Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ,Hội nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động

Bên cạnh đó còn có các đơn vị hiệp quản: Đội Quản lý thị trường, Đội Thihành án, Đội Thanh tra Giao thông công chính, Đội Quản lý trật tự xây dựng,Viện Kiểm sát nhân dân và Tòa án nhân dân

Sơ đồ tổ chức bộ máy Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

( Xem phụ lục số 01 )

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng

HĐND – UBND quận Tây Hồ

1 Chức năng của văn phòng.

Văn phòng Hội đồng nhấn dân - Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ là đơn vịchuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, quản lý

về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, đồng thờichịu sự chỉ đạo kiểm tra - Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội

Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiệncác chức năng chung của Văn phòng là chức năng tham mưu - tổng hợp và chứcnăng hậu cần

Chức năng Tham mưu:

- Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phậnchuyên môn, nghiệp vụ để tập thể thống nhất trình lãnh đạohoặc đề xuất vớilãnh đạo những phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp lãnh đạođưa ra những quyết định kịp thời nhất

- Văn phòng thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khácnhau: sách báo, tạp trí, internet…để đề xuất phườn án tham mưu với lãnh đạo.Nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng thực hiện là: giúp lãnh đạo lập trương trình côngtác theo chức năng, nhiệm vụ được giao; đề xuất các phương hướng chủ trương,chính sách và cơ chế quản lý cuae UBND quận Tây Hồ

Chức năng tổng hợp:

- Công tác tổng hợp rất quan trọng, kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xâydựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo raquyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu

- Lãnh đạo cần có những ý kiến tham mưu của các phòng ban để có thểđưa ra một phương án giải quyết tốt và kịp thời nhất Vì vậy bộ phận văn phòngtổng hợp những ý kiến của các bộ phận khác và giúp lãnh đạo tìm ra ý kiến haynhất

Chức năng hậu cần:

- Công tác hậu cần trong văn bản góp phần quan trọng vào việc xây dựng

cơ quan, đảm bảo về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng trong cơ quan;nhân viên phụ trách về hậu cần mua sắm thiết bị trong phòng làm việc như: máytính, máy in, điện thoại…

- Bộ phận hậu cần luôn phối hợp với các phòng ban, tạo môi trường làmviệc tốt nhất cho các anh chị em trong cơ quan, đảm bảo môi trường, sinh tháinơi làm việc lành mạnh, hài hòa, sạch sẽ, quan tâm đến những khó khăn của hộquá trình làm việc để tạo điều kiện tốt nhất

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng.

Văn phòng nằm trong khối Nội chính của UBND quận có nhiệm vụ giúpUBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụkhác do Chủ tịch UBND quận giao

Cụ thể là các công việc sau:

- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm vàlên lịch làm việc hang tuần, hang tháng Theo dõi đôn đốc và tổng hợp báo cáokết quả thực hiện chương trình và lịch công tác theo định kỳ

- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chứcviệc thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành củaUBND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận

- Xây dựng chương trình UBND quận thong qua và giúp UBND quậnkiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúpUBND, lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quậnvới Thường trực Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các đoàn thể nhân dân cungcấp

- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáogửi cấp trên Ngoài ra còn giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngànhthực hiện văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên Bên cạnh đó giúp UBNDquận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dânchuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết

- Đảm bảo điều kiện thuận vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp

HĐND-UBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND-UBND triệu tậpphục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ Bố trí sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo điềukiện phương tiện đi lại cho Thường trực HĐND và UBND quận.

- Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán

bộ công chức quận Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quanchuyên môn cấp trên, quản lý và sử dụng con dấu UBND, lưu dữ tài liệu, vănbản theo quy định của công tác lưu trữ

- Giúp Thường trực HĐND-UBND quận thiết lập các mối quan hệ và điềuhào trong cơ quan Giúp HĐND-UBND giữ mối quan hệ với các đoàn thể quầnchúng Có trách nhiệm quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn

an ninh trật tự cho cơ quan

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.

Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh vănphòng và 03 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọngtrong hoạt động của văn phòng

• Chánh văn phòng HĐND&UBND quận – Đ/c Lê Trung Đức

Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòng HĐND –UBND quận Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồm các công việcsau

- Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính,tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp, kếtoán - Thủ quỹ

- Bố chí săp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ nănglực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thườngtrực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ

- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND&UBND quân truyền đạt cácNghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,

đột xuất của HĐND&UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoànđại biểu HĐND thành phố.

- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của thường trực HĐND, lãnh đạoUBND quận

- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ

- Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánhgiá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp – Đ/c Võ Bích Thủy

- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giảiquyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải cách hành chính và ứngdụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; Giúpchánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ

và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ thông tin

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đềxuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tạiUBND quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạođiều hành của Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo,giao nhiệm vụ của CVP; Được ký các văn bản thong thường và các văn bảntrong phần việc được phân công phụ trách;

- Giúp CVP quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó chủtịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và cán bộtiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và các văn bảntrong phần việc được phân công phụ trách

• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp về quản lý đất đai,trật tự xây dựng đô thị và tiếp dân – Đ/c Phạm Khánh Sinh

- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: Công tác văn thư – lưu trữ,hành chính, quản trị; Giúp CVP quản lý, điều hành nhân viên các bộ phận: Vănthư – Lưu trữ, quản trị điện nước, giao thông, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổngđài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm

sóc vườn hoa, cây cảnh;

- Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận đơn thư kiên nghị, khiếunại, tố cáo của công dân, đôn đốc các phòng ban, UBND các phường giải quyếtđơn thư theo quy định; Phối hợp cùng Thanh tra quận bố trí lịch tiếp dân củaChủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận

- Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồngchí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xâydựng và cán bộ tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường vàcác văn bản trong phần việc được phân công phụ trách

• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị - Đ/cDương Văn Trường

- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư – lưu trữ,hành chính, quản trị; Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các

bộ phận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện lực, giao thong, in ấn, đánh máy, lái

xe, trực tổng đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn,bảo vệ, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh

- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồtheo quy định: Giúp CVP thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của Thườngtrực HĐND, lãnh đạo UBND quận

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phồng, banthuộc UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND -UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việc thanh lýtài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phương tiệnphục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận: Chỉ đạođiều hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương tiện cho cá nhânđến giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng cháy chữa cháy,

vệ sinh môi trường, công tác thực hiện tiết kiệm tại trụ sở cơ quan HĐND –UBND quận: Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chấtlượng bữa ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường

- Được ký các văn bản thong thường và các văn bản trong phần việc đượcphân công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quảntrị, họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính,quản trị.

Sơ đồ cơ cấu tô chức của Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ ( Xem phụ lục số 02 )

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ Ban nhân dân quận Tây Hồ

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp

Văn phòng HĐND- UBND về việc tham mưu tổng hợp giúp việc và đảmbảo hậu cần cho cơ quan được văn phòng thực hiện tương đối tốt và luôn hoànthành tốt công việc được giao Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc chothủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành Chính vì thế,Văn phòng được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan Là nơi cung cấp thông tinchính xác nhất cho cơ quan, đưa ra những đề xuất, kiến nghị, hướng giải quyếtgiúp cho lãnh đạo cơ quancó chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảmbảo hậu cần cho cơ quan Hàng năm văn phòng ban hành ra hàng trăm văn bảnnhư: Kế hoạch, báo cáo, quyết định, thông báo, giấy mời …đây là những vănbản giúp cho lãnhđạo có thể quản lý được một cách tốt hơn Ngoài ra Văn phòngcòn tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng những quy chế làmviệc cho cơ quan, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trìnhcông tác, tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, kiểm tra và chịu trách nhiệm vềthủ tục hành chính, thể thức cuả văn bản của cơ quan.Các hoạt động tiếp khách,chuẩn bị quà, đặt tiệc, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho lãnh đạo, liên hệtrước nơi công tác khi lãnh đạo đi công tác, phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp,cung cấp các trang thiết bị văn phòng cho toàn cơ quan cũng là những nhiệm vụ

vô cũng quan trọng Nhìn chung công tác hậu cần được Văn phòng chú trọng vàquan tâm, luôn hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ được lãnh đạo cơ quan giaophó.Qua đó ta có thể thấy vai trò của văn phòng trong việc tham mưu đối với cơquan là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được trong mỗi cơ quan

Tình huống cụ thể về vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chứcnăng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần

Tổ chức chương trình 26/3 chào mừng ngày kỉ niệm 84 năm ngày thành

lập Đoàn TNCSHCM Để chuẩn bị cho chương trình Văn phòng đã có công tácchuẩn bị đầy đủ về lên kế hoạch tổ chức, giấy mời các đại biểu, sân khấu, ánhsáng, các tiết mục văn nghệ, lễ tân, lên bảng dự trù kinh phí, …Qua đó cho thấy

bộ phận Văn phòng là rất quạn trọng, không thể thiếu nếu không có bộ phậnVăn phòng thì cơ quan sẽ gặp nhiều vướng mắc và không đạt được kết quả nhưmong đợi

1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ

Việc xây dựng phải đảm bảo tính thực tiễn và các nguyên tắc ưu tiên,không trùng lặp, dự phòng, điều chỉnh lịch Việc xây dựng chương trình côngtác rất quan trọng vì sẽ xác định được các công việc cần phải làm và là tiêuchuẩn để đánh giá việc thực hiện công việc Từ đó có hướng giải quyết các vấn

đề còn tồn đọng, những kiến nghị và bổ sung cho chương trình công tác tiếptheo

- Văn phòng yêu cầu các đơn vị đăng ký chương trình công tác của đơn vịmình:

Văn phòng cuối mỗi năm, quý, tháng, tuần sẽ gửi công văn đến các đơn vịtrong cơ quan yêu cầu các đơn vị lập chương trình công tác của tuần, tháng, quý,năm tiếp theo

- Các đơn vị lập chương trình công tác của đơn vị mình:

Các đơn vị sau khi nhận được công văn của văn phòng sẽ lập danh mụcchương trình công tác theo yêu cầu, mỗi nhân viên sẽ tự xác định công việc củamình sau đó tổng hợp thành công việc chung của cả đơn vị Sau đó gửi lại lịchcho văn phòng

- Phòng tổng hợp tiếp nhận và tổng hợp chương trình công việc:

Phòng tổng hợp sau khi nhận được lịch công tác của các đơn vị gửi về sẽtổng hợp lại và xây dựng chương trình làm việc cho cả cơ quan

- Lãnh đạo văn phòng duyệt:

Sau khi phòng tổng hợp xây dựng chương trình công tác cho cơ quan sẽ

trình lên lãnh đạo văn phòng xem xét Lãnh đạo văn phòng sau khi xem xét vềnội dung và thể thức nếu thấy đúng thì sẽ ký duyệt và ngược lại nều chưa được

sẽ gửi lại phòng tổng hợp để chỉnh sửa lại

- Phòng hành chính trình lên lãnh đạo bộ:

Sau khi lãnh đạo văn phòng ký duyệt thì phòng hành chính có nhiệm vụtrình chương trình làm việc lên lãnh đạo Bộ

- Lãnh đạo bộ xem xét ký duyệt:

Lãnh đạo bộ sau khi nhận được chương trình sẽ xem xét lần cuối và kýban hành (hoặc lãnh đạo bộ sẽ thừa lệnh cho chánh văn phòng ký ban hành)

Ưu điểm:

Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quậnTây Hồ được xây dựng hợp lý, chặt chẽ, logic, có tính khoa học cao, đảm bảotính thực tiễn và các nguyên tắc ưu tiên, không trùng lặp, dự phòng, điều chỉnhlịch Việc xây dựng chương trình công tác rất quan trọng vì sẽ xác định được cáccông việc cần phải làm và là tiêu chuẩn để đánh giá việc thực hiện công việc Từ

đó có hướng giải quyết các vấn đề còn tồn đọng, những kiến nghị và bổ sungcho chương trình công tác tiếp theo

Nhược điểm:

Mặc dù xây dựng chương tình công tác thường kỳ nhưng vẫn còn trườnghợp tồn đọng và những kiến nghị chưa được giải quyết

1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Tây Hồ

Thảo luận, trao đổi, thống nhất một số nội dung về chương trình Cầnchuẩn bị nội dung hội nghị thật kỹ càng, chu đáo Gửi tài liệu cho đại biểu để đạibiểu có thời gian nghien cứu trước

Phải có chủ toạ điều khiển và thư ký ghi chép đày đủ

Trang trí hội trường ( âm thanh, ánh sáng ), chuẩn bị một số tiết mục vănnghệ

Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức

- Mục đích, yêu cầu

- Thời gian, địa điểm

- Nội dung, biện pháp

- Tổ chức thực hiện

Bước 2: Công tác chuẩn bị

- Triển khai kế hoạch đến các đơn vị liên quan

- Chuẩn bị về nhân sự

- Chuẩn bị về nội dung

- Chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất

Trong văn hoá làm việc: đi làm đúng giờ, trang phục đến cơ quan luôngọn gàng, lịch sự, đeo thẻ đúng quy định.Luôn có ý thức tự giác chấp hànhnghiêm chỉnh nội quy của cơ quan, có ý thức tổ chức kỷ luật, nghiêm chỉnh chấphành sự chỉ đạo,giao nhiệm vụ của lãnh đạo cơ quan

Trong văn hoá hội họp: đến dự buổi họp đúng giờ quy định, luôn lắngnghe khi đang phát biểu, không hút thuốc lá trong phòng họp, hội nghị có thái

độ tôn trọng khi phát biểu, tranh luận

Trong văn hoá giao tiếp, ứng xử: Khi giao tiếp và ứng xử cán bộ luôn cóthái độ tôn trọng, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể Giaotiếp ứng xử với đồng nghiệp luôn có thái độ trng thực, thân thiện, hợp tác Cótinh thần đoàn kết, tương trợ, giúp đỡ đồng nghiệp trong công tác sinh hoạt.

Trong văn hoá giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc: Sắp xếp gọn gàng,ngăn lắp, vệ sinh phòng làm việc, vệ sinh thiết các trang thiết bị trong phòng làmviệc thường xuyên.Có ý thức bảo quản, bảo dưỡng tài sản, trang thiết bị trongphòng làm việc Lau dọn bàn ghế, sáp xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng, tắt các đồdùng điện khi hết giờ làm việc

Trong văn hoá sinh hoạt: Tích cực tham gia các phong trào thi đua, Tíchcực thực hiện quy ước nếp sống văn minh, thực hiện nghiêm túc chính sách dân

số Kế hoạch hoá gia đình, tham gia phòng chống các tệ nạn xã hội, luôn chú ýđến những hành động để không gây ảnh hưởng đến người khác

Dựa vào nội quy và quy chế làm việc có thể xây dựng được ý thức kỷluật, xây dựng được hình ảnh người cán bộ gương mẫu có trách nhiệm tinh thầnvới công việc, làm việc nghiêm túc tạo nên một môi trường làm việc tốt

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ là một văn phòng lớn gồm nhiềuđơn vị, bộ phận với nhiều công việc khác nhau chính vì vậy được bố trí sắp xếptheo mô hình hiện đại nên mỗi một bộ phận được tách riêng thành từng phòngđảm nhận từng công việc

Bộ phận văn phòng đặt từ tầng 1 lên tầng 4 Văn phòng là bộ phậnthường xuyên tiếp xúc với dân Phòng làm việc của Chánh Văn phòng và 3 PhóChánh văn phòng được tại tầng 2 của UBND quận Tây Hồ

Bộ phận văn thư được đặt tại tầng 1bộ phận dễ nhìn thấy nhất và được đặt

ở ngay gần cửa ra vào của tòa nhà, khi bước vào là có thể nhìn thấy ngay

Bộ phận lưu trữ được bố trí ở tầng 4 một phòng riêng biệt để làm việc và

4 kho để tiện cho việc tài liệu lưu trữ Bộ phận một cửa là bộ phận dễ nhìn thấy

nhất và được đặt ở ngay gần cửa ra vào của tòa nhà, khi bước vào là có thể nhìnthấy ngay Mỗi phòng làm việc đều được trang bị máy in, máy điện thoại, máyfax.

Thông qua mô tả trên cho thấy dược nhưng ưu và nhược điểm sau :

*Ưu điểm :

Mô hình tổ chức bộ máy của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ cótính bảo mật thông tin cao, số lượng các cán bộ công chức, viên chức trong mộtphòng ít sẽ giúp các cán bộ tập trung hơn trong giờ làm việc ; mỗi phòng đều cócác công nghệ hiện đại hỗ trợ quá trình làm việc giúp công việc đạt hiệu quả caohơn

Với kiểu mô hình này các phòng sẽ có điều kiện làm việc riêng không bịtác động bởi những yếu tố gây ảnh hưởng đến các phòng ban

Các cán bộ nhân viên đều được đào tạo chính quy tại các trường đại học,cao đẳng về chuyên nghành Quản trị văn phòng Lãnh đạo văn phòng sắp xếp,

bố trí nhân sự trong các phòng dựa theo trình độ học vấn, chuyên môn nghiệp vụ

và ưu điểm sở trường của từng người Chính vì vậy việc bố trí sắp xếp nhân sựcủa văn phòng tương đối hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc giải quyết thực hiệncông việc

* Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm mà mô hình hiện đại mang lại thì vẫn còn nhữngbất cập như vì là phòng làm việc khép kín các bộ phận không gần kề nhau nênlãnh đạo khó nắm bắt tình hình, kiểm tra, chỉ đạo công việc, kiểm soát quá trìnhlàm việc của nhân viên dẫn đến việc nhân viên thiếu ý thức tự giác

Chưa hợp lý về tổ chức theo mô hình nhiều phòng làm việc sẽ gây lãngphí diện tích và trang thiết bị văn phòng mà hiệu quả công việc lại không cao

Khi có văn bản giấy tờ cần giải quyết phải mất thời gian đi lại từ phòngnày sang phòng kia, giải quyết công việc không theo dây chuyền và không cótính liên hoàn vì vậy hiệu quả công việc không cao Không có tính gắn kết giữacác cán bộ công chức, viên chức trong văn phòng

Ngoài ra còn gây mất thời gian khi thực hiện các công việc chung cần sựphối hợp giữa các phòng ban với nhau, đôi khi còn gây ỷ lại, chồng tréo côngvệc Bên cạnh đó cách bố trí này còn rất tồn diện tích và lãng phí đồ dung, trangthiết bị

Phòng kho lưu trữ tài liệu vẫn chưa đáp ứng được để gây ra tình trạngthiếu chỗ cất giữ tài Quy định phòng kho lưu trưc tài liệu mỗi giá đựng tài liệuchỉ được để tối đa 5 giá đựng nhưng vì chưa đáp ứng được nên phải trồng lênquá số tầng giá quy định.

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của HĐND- UBND quận Tây Hồ

2.2.1 Lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư

Lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch UBND quận tổ chứcthực hiện công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo, quản lý nghiệp vụ

văn thư ở các bộ phận thuộc Văn phòng Các Phó Chánh Văn phòng có trách

nhiệm hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc quản lý chỉ đạo công tác văn thư,thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể do Chánh Văn phòng giao cho trong phạm viquyền hạn của mình Là bộ phận đảm bảo năng suất chất lượng cho văn phòng,làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết những công việc một cáchnhanh chóng và đảm bao hiệu quả công việc của cơ quan

Tất cả các văn bản, giấy tờ có liên quan tới hoạt động của cơ quan đều tậptrung tại phòng văn thư, sau khi tiến hành các khâu nghiệp vụ về công tác vănthư thì các văn bản mới được chuyển tới các phòng, đơn vị trong cơ quan.

Công tác văn thư giúp cho hoạt động điều hành công việc thường xuyêncủa cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, có hiệu quả Lãnh đạo văn phòngthường xuyên cập nhật và thực hiện theo những văn bản của Nhà nước về côngtác này Bên cạnh đó văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành nhữngvăn bản chỉ đạo cho công tác văn thư

2.2.2 Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu,lập hồ sơ hiện hành

Công tác soạn thảo văn bản và ban hanh văn bản

Soạn thảo và ban hành văn bản là một công việc quan trọng, thường

xuyên trong hoạt động quản lý và điều hành Với khối lượng công việc lớn thì sốlượng văn bản sinh ra rất nhiều, vì vậy khi soạn thảo và ban hành văn bản phảitheo một trình tự nhất định.vẫn có lúc văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyếtnhanh chóng. Nhìn chung việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bảncủa văn phòng HĐND –UBND hiệu quả

Lãnh đạo các chú trọng vào việc soạn thảo cả về nội dung và thể thức,chuyên viên có trình độ chuyên môn về kỹ năng soạn thảo, thực hiện tương đốitheo các bước về soạn thảo và ban hành văn bản như : xây dựng bản thảo, trình

ký văn bản, lãnh đạo ký ban hành và văn thư làm thủ tục ban hành

Bên cạnh những ưu điểm thì trên thực tế vẫn còn tồn tại những hạn chếtrong một số khâu như:

- Vẫn có lúc văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanh chóng

- Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện vănbản còn chậm, mất thời gian

- Văn bản ban hành còn nhiều thiếu sót về thể thức: thiếu trích yếu nộidung văn bản, viết sai tên loại, sai thẩm quyền ban hành,

- Các văn bản còn chưa qua văn phòng thẩm định mà đã đóng dấu banhành

Quản lý và giải quyết văn bản

Công tác văn phòng được thực hiện theo quy định của nhà nước và Bộ đề

ra, có sổ theo dõi văn bản đi, đến,có biên bản bàn giao văn bản cho lưu trữ Việcquản lý và giải quyết văn bản được tiến hành chặt chẽ ở tất cả các đơn vị, đảmbảo sự tập trung tại văn thư, phân cấp hợp lý, thực hiện theo quy trình ISO đã đềra

Văn bản đến tại quận HĐND- UBND Tây Hồ dù dưới bất kỳ hình thứcnào đều được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác, và thống nhất Khi nhậnđược văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng

ký, giải quyết kịp thời, chính xác và thồng nhất theo quy định hiện hành của Nhànước Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Yên

Định được các lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện theo đúng quy trình vànguyên tắc.Hàng năm văn phòng thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về côngtác hành chính văn phòng để nâng cao ký năng nghiệp vụ cho cán bộ.

Những hạn chế: Việc đôn đốc giải quyết văn bản đi vẫn còn hạn chế, đặcbiệt là gửi văn bản ngoài cơ quan Một số văn bản còn chưa đảm bảo về mặtthời gian ban hành do lãnh đạo đi vắng Văn bản đến chưa được xử lý nhanhchóng còn gây ùn tắc công việc

 Công tác quản lý con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo đúng quy định củaNhà nước và Bộ đề ra Con dấu được giao cho cán bộ Văn thư giữ và đóng dấutại cơ quan, không mang về nhà hay giao cho người khác

Các con dấu họ tên, chức danh, chức vụ được khắc theo công nghệ mới,liền mực, hiện đại dễ sử dụng, tiết khiệm thời gian và có tính thẩm mỹ cao

Bên cạnh đó việc đóng dấu cũng không được cẩn thận, vẫn còn bị đóng

mờ, nhòe, lệch, sai dẫn đến tốn kếm thời gian, công sức, tiền bạc

Công tác lập hồ sơ hiện hành

Công tác lập hồ sơ công việc của từng cán bộ, phòng, đơn vị vẫn chưađược coi trọng, quan tâm Trong quá trình giải quyết công việc của mình thì các

bộ phận mới chỉ sắp xếp tài liệu theo thứ tự tên loại văn bản, theo ngày thángnăm của văn bản chứ chưa lập hồ sơ để bàn giao hồ sơ vào lưu trữ

Người được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm lập hồ sơ đúng thểthức văn bản, hoàn thành đúng thời hạn, không viết sai chính tả, có tinh thần tựgiác,trách nhiệm với công việc được giao

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Công tác lưu trữ được thực hiện theo quy định của nhà nước và quy địnhcủa bộ ban hành Tổ chức công tác lưu trữ là một trong những khâu quan trọngcủa văn phòng , để đảm bảo cho việc khai thác sử dụng tài liệu một cách hiệuquả thì phòng lưu trữ đã triển khai theo quy trình đã đề ra: thu thập, bổ sung tàiliệu lưu trữ; Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng

tài liệu lưu trữ.

3.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

- Ưu điểm:

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ Bộ Nội vụđược thực hiện tốt Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú,ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn

- Nhược điểm:

Tài liệu thu về trong tình trạng bó gói và sau đó Văn phòng Bộ đã tổ chứcchỉnh lý, có lựa chọn, thống kê Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại là chưathu được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp lưu

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Công tác chỉnh lý tài liệu là khâu quan trọng nhất, đây là việc tổ chức lạitài liệu cơ quan, phân loại một cách khoa học, sửa chữa, phục hồi và làm mới hồ

sơ Các cán bộ của phòng lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, đượcđào tạo đúng chuyên ngành và có kinh nghiệm lâu năm nê việc thực hiện tươngđối hiệu quả Song do có nhiều hồ sơ cũ đã bị ẩm mốc, thiếu sót, rách nên gâykhó khăn cho việc chỉnh lý

- Ưu điểm:

Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ lưu trữ đã tiến hành chỉnh lýtài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ Nghiệp vụ chỉnh lý được thựchiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắcchỉnh lý Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phânloại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giảiquyết công việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vịhình thành tài liệu

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ Bộ Nội vụđược thực hiện tốt Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú,

ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn

- Nhược điểm:

Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp vụthường xuyên của cán bộ lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càngtrở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càngtăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữhiện hành dưới dạng tài liệu bó gói Văn phòng Bộ đã phải đầu tư không ít kinhphí, mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ và chỉnh lýtài liệu Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của BộNội vụ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữthì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nóquyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng Công tácbảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của phápluật về lưu trữ Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các kholưu trữ Kho lưu trữ của Bộ được đặt nơi cao ráo, thông thoáng Thực hiện tốtcác biện pháp phòng chống cháy nổ, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ, sắp xếpcác loại giá trong kho Hồ sơ tài liệu được bảo quản trong hộp có cặp nhãn, kýhiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá, thuận tiện cho việckhai thác và di chuyển khi cần thiết Hiện nay lưu trữ bộ có 5 kho, mỗi kho gồmkhoảng 30 giá và đều có các hệ thống quạt thông gió, hút ẩm, hút bụi, bình chữacháy Nhưng do chưa được sắp xếp hơp lý nên kho tài liệu được đặt ở tầng 1 dẫnđến tài liệu dễ ẩm mốc Hệ thống giá tủ vẫn còn chưa đáp ứng đủ nhu cầu tiêuchuẩn nên việc sắp xếp còn khó khăn Hơn nữa lại có nhiều tài liệu hình thành từrất lâu nên chất lượng giấy kém, bị mục nát, mối mọt, số liệu mờ, khó đọc gâykhó khăn cho việc bảo quản, song hiện nay chất lượng giấy đã tốt hơn và cónhiều trang thiết bị hỗ trợ cho việc bảo quản lâu và tốt hơn

Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ đã quan tâm đến việc cải tạo sửa chữakho tàng và đầu tư trang thiết bị cho công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu Cáctrang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản như: máy hút bụi, hút ẩm, máy điềuhoà, quạt thông gió, giá, cặp, hộp được trang bị đầy đủ Hàng tháng, cán bộ lưutrữ thực hiện nghiêm túc các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo hướng dẫn củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu ở

Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ cũng được thực hiện thường xuyên

- Nhược điểm:

Tài liệu đã chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá nhưng do điềukiện Trụ sở cơ quan chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ của lưu trữ cơ quan Bộcòn khiêm tốn Tình trạng này dẫn đến tài liệu sắp xếp chưa chuẩn (khoảng cáchgiá kệ, số lượng hộp) Phòng đọc nhỏ, phòng làm việc của cán bộ, chuyên viênlàm công tác lưu trữ cũng phải tận dụng để chứa một khối tài liệu lớn được tracứu thường xuyên

3.4 Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Trong những năm gần đây, Lưu trữ Bộ và lưu trữ các đơn vị trực thuộc đãphục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong xã hội Số lượng người khai thác tài liệu và sốlượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức sử dụng tài liệungày càng đa dạng, phong phú Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Phòngđọc phục vụ tại chỗ, cho mượn về phòng làm việc, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bàicho các cơ quan thông tin đại chúng

- Nhược điểm:

Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là phần lớn tàiliệu lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra

phú vẫn chưa được khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầmquan trong của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã hội.

PHÂN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Giúp UBND quận Tây Hồ xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm

1.1 Mẫu lịch công tác tuần

NGƯỜI CHỦ TRÌ

THÀNH PHẦN

ĐỊA ĐIỂM

GHI CHÚ

Tây Hồ, ngày tháng năm 2015

CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC TRỌNG TÂM CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN

QUẬN TÂY HỒ THÁNG NĂM 2015

gian

Thành phần

Đơn vị chuẩn bị

- Các đ/c PCT UBND quận; (để chỉ đạo thực hiện)

- Các phòng ban, ngành thuộc quận;

TM.UỶ BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

1.3 Kế hoạch công tác năm

UỶ BAN NHÂN DÂN

Công tác văn thư, lưu trữ năm 2014

Căn cứ Luật lưu trữ ngày 11/11/2011 và căn cứ tình hình thực tế về công tác vănthư, lưu trữ của các phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các đơn vị

sự nghiệp thuộc quận; Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ xây dựng kế hoạch côngtác văn thư, lưu trữ năm 2014

I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1 Mục đích

2 Yêu cầu

II NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1 Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

2 Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

3 Công tác tổ chức và cán bộ

III PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM –TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1 Phòng Nội vụ quận:

2 Văn phòng HĐND&UBND quận:

3 Phòng Tư pháp (cơ quan Thường trực Hội đồng phối hợp phô biến GDPL quận):

4 Các phong, ban, đơn vị thuộc quận:

5 UBND các phường:

6 Các trường Mầm non, Tiêu học, THCS thuộc quận:

IV TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

 Mẫu lịch công tác năm

DUNG

Cơ quan chủ trì báo cáo

Lãnh đạo UBND quận chỉ đạo

đạo Văn phòng theo dõi đôn đốc

Chủ tịch hoặc PCT chủ trì quyết định

Tập thể UBND quận

Ban Thường vụ Quận uỷ

BCH Đảng bộ quận

HĐND quận (báo cáo tại

kỳ họp HĐND)