Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 27: Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu và nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ
Trong thời gian thựctập tại UBND quận Tây Hồ với sự tìm hiểu và thực tế làm việc tại văn phòng em đã củng cố thêm về công tác văn phòng tại cơ quan là rất quan trọng. Trong thời gian thực tập với những kết quả thu được em có vài nhận xét, đánh giá chung về công tác hành chính trong văn phòng như sau:
Sinh viên: Đặng Thị Phương
* Về công tác văn phòng - Ưu điểm:
Văn phòng HĐND –UBND quận Tây Hồ nhìn chung đã có nhiều thành tích trong công tác văn phòng. Các cán bộ trong phòng đều được phân công nhiệm vụ tương đối phù hợp về chuyên môn, nên mỗi cá nhân trong văn phòng đều cố gắng hết sức để hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công.
+ Phòng làm việc được bố trí thoáng mát, gọn gàng giúp cho cán bộ phòng có không gian làm việc thoải mái.
+ Tại văn phòng các cán bộ, nhân viên đều được phân công nhiệm vụ một cách cụ thể và chi tiết, nên mỗi cán bộ đều cố gắng hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, đạt hiệu quả cao nhất.
+ Những nội quy, quy chế của UBND quận Tây Hồ được các cán bộ, nhân viên thực hiên một cách tương đối nghiêm túc.
+ Văn phòng thực hiện tốt công tác lập kế hoạch, xây dựng đầy đủ, kịp thời các chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm và thường xuyờn theo dừi đụn đốc việc thực hiện. Trong quỏ trỡnh lập kế hoạch cú sự xem xột, theo dừi, kiểm tra thường xuyờn của lónh đạo văn phũng, giỳp cho việc xõy dựng kế hoạch chính xác, đảm bảo theo đúng phương hướng của cơ quan.
+ Văn phòng đã làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề của cơ quan và là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các bộ phận giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình công việc và có những quyết định chính xác.
+Tư vấn về văn bản cho lãnh đạo, trợ giúp lãnh đạo về kỹ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, đúng thẩm quyền và quy định của Pháp luật.
+Tổ chức tốt công tác đón tiếp khách đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ giữa UBND quận với cơ quan cấp trên và ngang cấp hay cấp dưới.
+ Văn phòng đã chủ trì phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, hội nghị , hội thảo làm việc của cơ quan thực hiện việc ghi biên
bản.
+ Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, đảm bảo cho các chuyến đi đạt hiệu quả cao nhất theo đúng kế hoạch và phương hướng đã đề ra.
+ Phòng còn tạo điều kiện tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ phòng bằng việc cử cán bộ đi học tại các trường học uy tín trong nước để nần cao trình độ, có bằng cấp, chứng chỉ về nghành học.
+ Công tác soạn thảo văn bản thực hiện đúng quy định của pháp luật, đảm bảo đúng yêu cầu về soạn thảo văn bản.
- Nhược điểm:
Tuy sự chỉ đạo của lãnh đạo đối với công tác văn phòng theo đúng quy định của Nhà nước nhưng điều đó vẫn chưa đủ cụ thể về chức năng,nhiệm vụ của từng phòng ban. Dẫn đến tình trạng công việc vẫn chưa được sử lý cặn kẽ.Việc thực hiện quy chế, nội quy vẫn chưa được tuân thủ nên văn phòng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục như sau:
+ Công tác tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác cho lãnh đạo đôi khi còn chậm chạp, chưa theo đúng kế hoạch đã đưa ra. Thay đổi lịch còn thông báo chậm hay quên không thông báo làm ảnh hưởng đến hoạt động của các đơn vị.
+ Trang thiết bị tuy nhiều nhưng đã cũ hay hư hỏng gây khó khăn cho nhân viên khi làm việc.
+ Thỉnh thoảng việc tổng hợp thông tin của các chuyên viên còn thiếu sót và chưa được chính xác. Việc sử lý thông tin chưa được chiệt để dẫn đến tình trạng thông tin không đúng và sai lệch.
* Về công tác văn thư – Lưu trữ - Ưu điểm:
Hầu hết các cán bộ Văn thư đều là những người có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong phòng rất tốt, đáp ứng được nhu cầu tối thiểu của cơ quan.
+ Các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật.
+ Công tác văn thư – Lưu trữ được tổ chức chặt chẽ, ngoài bộ phận văn Sinh viên: Đặng Thị Phương
phòng, các vụ, cục đều có bộ phận hoặc tổ làm công tác này. Các bộ phận đều được lãnh đạo phụ trách, phân công giao công việc cụ thể. Chính vì vậy công tác văn thư-Lưu trữ đảm bảo được tính tập trung, phân cấp quản lý.
+ Lãnh đạo quận đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ để đưa công tác này vào nề nếp, đáp ứng sự phát triển của UBND quận Tây Hồ.
+ Các cán bộ văn thư - lưu trữ đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, được đào tạo đúng chuyên nghành tại các trường đại học, cao đẳng
+ Công tác văn thư – lưu trữ đã thực hiện tốt nội dung cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin.
+ Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức được coi trọng. Hằng năm, cơ quan và văn phòng tổ chức các lớp bồi dưỡng tập huấn cho cả cơ quan và các đơn vị trực thuộc
+ Tài liệu được chuyển xuống kho lưu trữ đã được thồng kê, phân loại và chỉnh lý tương đối đầy đủ để đảm bảo cho qua trình khai thác, sử dụng
+ Đã đáp ứng được yêu cầu chung, phục vụ cho việc giám sát, quản lý chỉ đạo, quốc phòng, an ninh. Với những tài liệu đã được lưu trữ, được cán bộ phòng sắp xếp gọn gàng, được ghi tên loại rất cụ thể và dễ tìm kiếm những khi cần đến.
- Nhược điểm:
+ Chất lượng văn bản soạn thảo chưa cao, còn sai về thể thức, nội dung thẩm quyền ban hành .
+ Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn bản còn chậm, mất thời gian. Nhiều văn bản chưa qua văn phòng kiểm tra đã trình ký và ban hành văn bản
+ Một số văn bản giấy tờ còn bị thất lạc không được văn thư, lưu trữ đưa vào hồ sơ
+ Khối lượng tài liệu văn bản lớn nên nhiều khi việc phân loại, sắp xếp tài liệu còn lộn xộn, thiếu chính xác. Tiêu đề hồ sơ với tài liệu bên trong đôi khi còn chưa thống nhất. Điều đó gây khó khăn, gây ảnh hưởng đến việc tra cứu, tra tìm
tài liệu phục vụ công việc.
+ Văn bản đến đôi khi còn chưa giải quyết nhanh chóng gây ùn tắc công việc
+ Việc giải quyết theo dừi văn bản đi cũn hạn chế, đặc biệt là đối với văn bản ngoài cơ quan. Khi gửi văn bản còn viết sai hoặc thiếu địa chỉ gây khó khăn cho việc trao đối thông tin, giải quyết công việc
+ Việc bổ sung tài liệu vào lưu trữ còn gặp khó khăn do các đơn vị, phòng ban chưa phõn loại, biờn mục, sắp xếp hồ sơ rừ ràng và cũn nộp nhỏ lẻ
+ Do kho lưu trữ đặt tại tầng 1 lại chật hẹp nên việc sắp xếp tài liệu khó khăn, tuy cơ quan đã có 5 kho lưu trữ song vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu bảo quản tài liệu nên nhiều hồ sơ tài liệu chưa được đưa lên giá mà để dưới đất gây ẩm mốc và khó khăn cho việc bảo quản, tra cứu sử dụng tài liệu. Giá trong kho tuy nhiều nhưng còn sắp xếp chưa hiệu quả
+ Chưa có phòng đọc, sử dụng khai thác tài liệu riêng mà chung cùng với phòng làm việc nên gây mất tập chung cho cán bộ phòng làm việc và chất lượng nghiên cứu của độc giả kém
* Về công tác văn phòng
- Ưu điểm: Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ nhìn chung đã thực hiện tốt những chức năng, nhiệm vụ của mình là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần:
+ Tại văn phòng các cán bộ, nhân viên đều được phân công nhiệm vụ một cách cụ thể và chi tiết, nên mỗi cán bộ đều cố gắng hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, đạt hiệu quả cao nhất.
+ Những nội quy, quy chế của cơ quan Bộ được các cán bộ, nhân viên thực hiên một cách tương
đối nghiêm túc.
+ Văn phòng thực hiện tốt công tác lập kế hoạch, xây dựng đầy đủ, kịp thời các chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm và thường xuyờn theo dừi đụn đốc việc thực hiện. Trong quỏ trỡnh lập kế hoạch cú sự xem xột, theo dừi, kiểm tra thường xuyờn của lónh đạo văn phũng, giỳp cho việc xõy Sinh viên: Đặng Thị Phương
dựng kế hoạch chính xác, đảm bảo theo đúng phương hướng của Bộ.
+ Văn phòng đã làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề của cơ quan Bộ và là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các bộ phận giúp lãnh đạo Bộ nắm bắt được tình hình công việc và có những quyết định chính xác
+ Tư vấn về văn bản cho lãnh đạo, trợ giúp lãnh đạo Bộ về kỹ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, đúng thẩm quyền và quy định của Pháp luật.
+ Văn phòng đã tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ trật tự an toàn, phòng chống cháy nổ, y tế, vệ sinh môi trường và bảo đảm cảnh quan trong cơ quan Bộ
+ Tổ chức tốt công tác đón tiếp khách đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan Bộ với cơ quan cấp trên và ngang cấp hay cấp dưới.
+ Văn phòng đã chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, hội nghị , hội thảo làm việc của cơ quan và lãnh đạo Bộ, thực hiện việc ghi biên bản
+ Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan Bộ như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị, phương tiện đi lại. Lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, mua sắm và quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất đó.
+ Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ, đảm bảo cho các chuyên đi đạt hiệu quả cao nhất theo đúng kế hoạch và phương hướng đã đề ra
+ Văn Phòng đã tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên bằng cách cử cán bộ đi học các lớp tập huấn, tại chức.
- Nhược điểm
+ Công tác tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác cho lãnh đạo đôi khi còn chậm chạp, chưa theo đúng kế hoạch đã đưa ra. Thay đổi lịch còn thông báo chậm hay quên không thông báo làm ảnh hưởng đến hoạt động của các đơn vị.
+ Việc thực hiện theo những nội quy, quy chế của Bộ đề ra còn chưa thực
sự tốt, đặc biệt là quy chế làm việc và quy chế văn hóa công sở. Thỉnh thoảng vẫn còn tình trang đi sớm về muộn.
+ Trang thiết bị tuy nhiều nhưng đã cũ có hiện tượng hư hỏng gây khó khăn cho nhân viên khi làm việc.
* Về công tác văn thư – Lưu trữ - Ưu điểm:
+ Công tác văn thư của cơ quan Bộ được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan Bộ được lưu thông, góp phần giải quyết công việc thuận lợi.
+ Các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật.
+ Công tác văn thư – Lưu trữ được tổ chức chặt chẽ, ngoài bộ phận văn phòng, các vụ, cục đều có bộ phận hoặc tổ làm công tác này. Các bộ phận đều được lãnh đạo phụ trách, phân công giao công việc cụ thể. Chính vì vậy công tác văn thư-Lưu trữ đảm bảo được tính tập trung, phân cấp quản lý.
+ Các cán bộ văn thư - lưu trữ đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, được đào tạo đúng chuyên nghành tại các trường đại học, cao đẳng.
+ Công tác văn thư – lưu trữ đã thực hiện tốt nội dung cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin.
+ Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức được coi trọng. Hằng năm, cơ quan và văn phòng tổ chức các lớp bồi dưỡng tập huấn cho cả cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
+ Tài liệu được chuyển xuống kho lưu trữ đã được thồng kê, phân loại và chỉnh lý tương đối đầy đủ để đảm bảo cho qua trình khai thác, sử dụng.
- Nhược điểm:
+ Chất lượng văn bản soạn thảo chưa cao, còn sai về thể thức, nội dung thẩm quyền ban hành +Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn bản còn chậm, mất thời gian. Nhiều văn bản chưa qua văn phòng kiểm tra đã trình ký và ban hành văn bản.
+ Một số văn bản giấy tờ còn bị thất lạc không được văn thư, lưu trữ đưa Sinh viên: Đặng Thị Phương
vào hồ sơ.
+ Khối lượng tài liệu văn bản lớn nên nhiều khi việc phân loại, sắp xếp tài liệu còn lộn xộn, thiếu chính xác. Tiêu đề hồ sơ với tài liệu bên trong đôi khi còn chưa thống nhất. Điều đó gây khó khăn, gây ảnh hưởng đến việc tra cứu, tra tìm tài liệu phục vụ công việc.
+ Việc bổ sung tài liệu vào lưu trữ còn gặp khó khăn do các đơn vị, phòng ban chưa phõn loại, biờn mục, sắp xếp hồ sơ rừ ràng và cũn nộp nhỏ lẻ.
+Trong quá trình soạn thảo văn bản vẫn còn mắc phải những lỗi về mặt chuyên môn, thể thức như: viết tắt không đúng quy định, căn chỉnh lề chưa chuẩn, sai cỡ chữ, ký hiệu.
+Văn phòng được trang bi một số thiết bị hiện đại nhưng chất lượng lại chưa cao. Tuy máy photo mới được đổi máy mới nhưng vẫn thường xuyên bị trục trặc như: hay bị kệt giấy, mờ mực, căn lề không chuẩn,…
+ Tài liệu lưu trữ vẫn chưa được đưa vào phụ lục hồ sơ theo đúng quy định.Một số tài liệu vẫn chưa được sắp xếp đúng trình tự.
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những