III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ Ban nhân dân quận Tây Hồ
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ được thực hiện theo quy định của nhà nước và quy định của bộ ban hành. Tổ chức công tác lưu trữ là một trong những khâu quan trọng của văn phòng , để đảm bảo cho việc khai thác sử dụng tài liệu một cách hiệu quả thì phòng lưu trữ đã triển khai theo quy trình đã đề ra: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ - Ưu điểm:
Sinh viên: Đặng Thị Phương
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ Bộ Nội vụ được thực hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú, ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn.
- Nhược điểm:
Tài liệu thu về trong tình trạng bó gói và sau đó Văn phòng Bộ đã tổ chức chỉnh lý, có lựa chọn, thống kê. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại là chưa thu được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp lưu.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Công tác chỉnh lý tài liệu là khâu quan trọng nhất, đây là việc tổ chức lại tài liệu cơ quan, phân loại một cách khoa học, sửa chữa, phục hồi và làm mới hồ sơ. Các cán bộ của phòng lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, được đào tạo đúng chuyên ngành và có kinh nghiệm lâu năm nê việc thực hiện tương đối hiệu quả. Song do có nhiều hồ sơ cũ đã bị ẩm mốc, thiếu sót, rách nên gây khó khăn cho việc chỉnh lý.
- Ưu điểm:
Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ lưu trữ đã tiến hành chỉnh lý tài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắc chỉnh lý. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phân loại và lập hồ sơ phải tụn trọng sự hỡnh thành tài liệu theo trỡnh tự theo dừi, giải quyết công việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ Bộ Nội vụ được thực hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú, ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn.
- Nhược điểm:
Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càng
trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói. Văn phòng Bộ đã phải đầu tư không ít kinh phí, mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ và chỉnh lý tài liệu. Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữ thì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó quyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ. Kho lưu trữ của Bộ được đặt nơi cao ráo, thông thoáng. Thực hiện tốt các biện pháp phòng chống cháy nổ, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ, sắp xếp các loại giá trong kho. Hồ sơ tài liệu được bảo quản trong hộp có cặp nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá, thuận tiện cho việc khai thác và di chuyển khi cần thiết. Hiện nay lưu trữ bộ có 5 kho, mỗi kho gồm khoảng 30 giá và đều có các hệ thống quạt thông gió, hút ẩm, hút bụi, bình chữa cháy. Nhưng do chưa được sắp xếp hơp lý nên kho tài liệu được đặt ở tầng 1 dẫn đến tài liệu dễ ẩm mốc. Hệ thống giá tủ vẫn còn chưa đáp ứng đủ nhu cầu tiêu chuẩn nên việc sắp xếp còn khó khăn. Hơn nữa lại có nhiều tài liệu hình thành từ rất lâu nên chất lượng giấy kém, bị mục nát, mối mọt, số liệu mờ, khó đọc gây khó khăn cho việc bảo quản, song hiện nay chất lượng giấy đã tốt hơn và có nhiều trang thiết bị hỗ trợ cho việc bảo quản lâu và tốt hơn.
Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ đã quan tâm đến việc cải tạo sửa chữa kho tàng và đầu tư trang thiết bị cho công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản như: máy hút bụi, hút ẩm, máy điều hoà, quạt thông gió, giá, cặp, hộp được trang bị đầy đủ. Hàng tháng, cán bộ lưu Sinh viên: Đặng Thị Phương
trữ thực hiện nghiêm túc các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu ở Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ cũng được thực hiện thường xuyên.
- Nhược điểm:
Tài liệu đã chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá nhưng do điều kiện Trụ sở cơ quan chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ của lưu trữ cơ quan Bộ còn khiêm tốn. Tình trạng này dẫn đến tài liệu sắp xếp chưa chuẩn (khoảng cách giá kệ, số lượng hộp). Phòng đọc nhỏ, phòng làm việc của cán bộ, chuyên viên làm công tác lưu trữ cũng phải tận dụng để chứa một khối tài liệu lớn được tra cứu thường xuyên.
3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Trong những năm gần đây, Lưu trữ Bộ và lưu trữ các đơn vị trực thuộc đã phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong xã hội. Số lượng người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức sử dụng tài liệu ngày càng đa dạng, phong phú. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Phòng đọc phục vụ tại chỗ, cho mượn về phòng làm việc, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan thông tin đại chúng.
- Nhược điểm:
Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là phần lớn tài liệu lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm, công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ. Nguồn tài liệu lưu trữ phong phú vẫn chưa được khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầm quan trong của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã hội.
Sinh viên: Đặng Thị Phương
PHÂN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 1. Giúp UBND quận Tây Hồ xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm
1.1. Mẫu lịch công tác tuần
THỨ NGÀY
THỜI GIAN
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
NGƯỜI CHỦ
TRÌ
THÀNH PHẦN
ĐỊA ĐIỂM
GHI CHÚ Thứ 2
23/3
Sáng Chiều Thứ 3
24/3
Sáng Chiều Thứ 4
25/3
Sáng Chiều Thứ 5
26/3
Sáng Chiều Thứ 6
27/3
Sáng Chiều