Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN vụ bản

Mục lục LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 3 1. Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 3 3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 6 4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 8 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 8 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 8 2. Cơ cấu tổ chức 9 3. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 11 4. Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên 14 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 18 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 18 2. Khảo sát về công tác văn thư 23 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 30 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 33 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 33 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ’’ của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 44 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở’’ của cơ quan 61 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 65 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 66 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 68 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 70 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 70 1. Công tác hành chính văn phòng 70 2. Về công tác văn thư – lưu trữ 71 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 72 1. Trong công tác văn thư, lưu trữ 72 2. Về đội ngũ cán bộ, công chức 73 KẾT LUẬN 75 PHỤ LỤC

Mục lục

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI NÓI ĐẦU 2

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 3

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 3

1 Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 3

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 3

3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 6

4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 8

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ- ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 8

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ- Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 8

2 Cơ cấu tổ chức 9

3 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 11

4 Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên 14

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 18

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 18

2 Khảo sát về công tác văn thư 23

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 30

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 33

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 33

2 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ’’ của Ủy ban nhân dân

huyện Vụ Bản 44

3 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở’’ của cơ quan 61

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 65

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 66

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính 68

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 70

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan 70

1 Công tác hành chính văn phòng 70

2 Về công tác văn thư – lưu trữ 71

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 72

1 Trong công tác văn thư, lưu trữ 72

2 Về đội ngũ cán bộ, công chức 73

KẾT LUẬN 75

PHỤ LỤC

em Riêng đối với em đây là dịp giúp em vận dụng tốt những kiến thức đượcthầy cô truyền đạt vào thực tế ở cơ quan mình thực tập.

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn bộ các Thầy Côcùng Ban Giám Hiệu nhà trường Những người đã không quản khó khăn vất vảdạy bảo chúng em, truyền đạt cho chúng em những gì tốt đẹp nhất để chúng em

có thể vững chắc bước trên đường đời

Em có thể hoàn thành chương trình thực tập vừa qua cũng là nhờ sự chỉbảo, hỗ trợ rất lớn từ các cán bộ đang công tác tại phòng Nội Vụ- Ủy ban nhândân huyện Vụ Bản Lời cảm ơn chân thành nhất em xin gửi tới quý cơ quan

Với thời gian cho phép, cùng với khả năng nghiên cứu, học hỏi và kinhnghiệm thực tế còn hạn chế cho nên bài báo cáo thực tập này của em còn nhiềuhạn chế thiếu sót Nhưng với sự nghiêm túc học hỏi và niềm đam mê với côngviệc em rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình và những ý kiến đóng góp quýbáu của Thầy cô

Vụ Bản, ngày 29 tháng 04 năm 2015

SINH VIÊN

Bùi Thị Yến

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, khi cuộc cách mạng khoa học kĩ thuật đã tạo ranhiều điều kiện để nền kinh tế - xã hội của thế giới phát triển thì với mỗi ngườiđặc biệt là thế hệ trẻ những người chủ tương lai của đất nước việc tiếp thu trithức đóng một vai trò rất lớn

Tuy nhiên, những kiến thức bằng lý thuyết được học hỏi trên ghế nhàtrường, trong sách vở vẫn chưa đủ đối với chúng ta Bác Hồ kính yêu đã dạychúng ta rằng “học đi đôi với hành’’ người ta không chỉ nhờ ở sách vở mớithành tài mà trước tiên là nhờ ở sự hăng say làm việc và trong thực tế công việc

sẽ mang lại cho chúng ta những kinh nghiệm thực tế Ngoài những kiến thức đãđược học tại trường, lớp, học từ sách vở đem áp dụng vào thực tế thì cần phảiđược thực hành công việc đó để có thêm những kiến thức từ thực tiễn, đó là mộtphần quan trọng tạo nên sự thành công trong sự nghiệp của mỗi người Trongquá trình đào tạo của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội thì đợt thực tập của sinhviên khoa Quản trị văn phòng cũng không nằm ngoài mục đích đó

Thực tập là thời gian quan trọng để sinh viên tiếp cận thực tế tại cơ quan,đơn vị đến thực tập, gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Trongquá trình thực tập sẽ giúp cho sinh viên củng cố kiến thức, áp dụng lý luận vàothực tiễn và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, tạo dựng cho mình phong cách làmviệc khoa học

Đối với bản thân em thời gian thực tập thực sự rất quan trọng, giúp cho

em hiểu biết thêm về công việc, nâng cao về trình độ chuyên môn nghiệp vụcũng như thực tế công việc, rèn luyện cho em về kỹ năng giao tiếp đồng thời họchỏi được rất nhiều kinh nghiệm từ các cán bộ, công chức của cơ quan nơi emthực tập Em mong những điều đó sẽ giúp ích cho công việc của em sau này

Được sự quan tâm của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh đạo Ủyban nhân dân huyện Vụ Bản, đặc biệt là cán bộ, công chức phòng Nội Vụ- Ủyban nhân dân huyện Vụ Bản đã tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành đợt thựctập này Đồng thời qua bài báo cáo này em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thànhtới Thầy Cô giáo trong khoa Quản Trị Văn Phòng đã hướng dẫn, giúp đỡ emhoàn thành bài báo cáo này Tuy nhiên, do trình độ và thời gian thực tập có hạnnên em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định Kính mong nhậnđược sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các Thầy Cô giáo và cán bộ trong cơquan để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

1 Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan

chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương,chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân các cấp và cơ quan nhà nước cấptrên

Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp,Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồngnhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế- xãhội, củng cố quốc phòng, anh ninh và thực hiện các chính sách phát triển kháctrên địa bàn huyện Vụ Bản

Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện chức năng quản lý nhà nước

cấp địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máyhành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản được quy định

rõ tại Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11năm 2003, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực sau:

2.1 Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình Hội đồng

nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, tổchức và kiểm tra việc thực hiện kê hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu chi ngân

sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban

nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra Nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật

- Phê duyệt kế hoạch kinh tế- xã hội của xã, thị trấn.

2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai

Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương

trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương

và thực hiện các chương trình đó

- Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển

dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi chồng và chế biến thủy sản

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia

đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Ủy ban nhân dân xã,

thị trấn

2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền xây dựng quy

hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việcthực hiện quy hoạch đã được duyệt

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực

hiện pháp luật về xây dựng; thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở vàquỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân

cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh

2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông

tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi có thẩm quyền của cấp trên phê duyệt

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ

cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn;chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quychế thi cử

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

2.5 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ

sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả

thiên tai bão lũ

2.6 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng phòng thủ biên giới, quản

lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng dân quân tự vệ, công táchuấn luyện tự vệ

- Tổ chức đăng ký, khám, tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập

ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện nghĩa vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, thựchiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội

2.7 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôngiáo

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế- xã hội của tỉnh đối với đồng bào dân tộc thiểu

số, vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn đặc biệt

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân địa phương

2.8 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Ủy ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản, nhà nước, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ

chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền vàlợi ích hợp pháp khác của công dân.

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật

2.9 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật

- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng đượcgiao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xâydựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giaothông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương

- Quản lý các cơ sở văn hóa- thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyệnthuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử, văn hóa và danhlam thắng cảnh do huyện quản lý

3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản do Hội đồng nhândân cùng cấp bầu ra gồm: 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch và các ủy viên phụ tráchcác lĩnh vực

3.1 Chủ tịch

Chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các nhiệm vụ và quyềnhạn mà Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đã quy định Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện lãnh đạo công tác của tập thể Ủy ban nhân dânhuyện, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, chủtịch Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việclớn, quan trọng, các vấn đề có tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chứcnăng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện, phụ trách các lĩnh vực sau:

+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội dài hạn, ngắn hạn; côngtác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi trường

+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng,quân sự, địa phương, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tốcáo của công dân

+ Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế

lề lối làm việc, chương trình công tác của Ủy ban nhân dân huyện; những vấn

đề chung về công tác thi đua khen thưởng

+ Công tác đối nội, đối ngoại của huyện

3.2 Phó chủ tịch

- 01 phó chủ tịch phụ trách các lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy

lợi, thủy sản, phòng chống lụt bão, công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp, khoa công nghệ, đất đai, tài nguyên và môi trường, xây dựng, giao thông, các dự ánthuộc vốn đầu tư tập trung

học 01 phó chủ tịch phụ trách các lĩnh vực: Giáo dục và đào tạo, y tế, văn

hóa và thông tin, du lịch, lao động thương binh & xã hội, dân tộc- tôn giáo, dânsố- KHHGĐ, trẻ em, chữ thập đỏ, bảo hiểm xã hội

- 01 phó chủ tịch phụ trách các lĩnh vực: Kinh tế tổng hợp, tài chính- kế

hoạch, thuế, ngân hành nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng CSXH,kho bạc nhà nước, quản lý thị trường, thống kê Ký phê duyệt các văn bản vềthiết kế kỹ thuật, dự toán xây dựng các dự án và ký phê duyệt quyết toán các dự

án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền cấp huyện thuộc lĩnh vực phụ trách

3.3 Các ủy viên

Các ủy viên phụ trách các lĩnh vực: Văn phòng Hội đồng nhân dân- Ủyban nhân dân, nông nghiệp, quân sự, an ninh

* Về bộ máy: căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm

2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy bannhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, hiện nay Ủy ban nhân dânhuyện Vụ Bản có 13 phòng và 10 đơn vị sự nghiệp

- Phòng Giáo dục và đào tạo

- Phòng Văn hóa- thông tin

- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

Các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện giúp Ủy ban nhândân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnhvực trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật và đảm bảo sự thống nhấtquản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ thành phố đến cơ sở- phòng chịu sự

quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo

và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của sở quản lý ngành, lĩnh vực củathành phố Mỗi phòng có trưởng phòng, có từ 02 đến 03 phó trưởng phòng vàcác cán bộ, công chức chuyên môn Văn phòng HĐND- UBND huyện có Chánhvăn phòng và 04 phó chánh văn phòng, thanh tra huyện có chánh thanh tra và 02phó chánh thanh tra

 Đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện gồm:

- Đài phát thanh

- Trung tâm thể dục thể thao

- Trung tâm văn hóa

- Hội chữ thập đỏ

- Ban quản lý các dự án ĐTXD huyện

- Trung tâm dạy nghề Trung tâm dân số huyện

- Thanh tra xây dựng huyện

Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có từ 01 đến 02 phó thủ trưởng

và các viên chức giúp việc

4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Hội đồng nhân dân huyện

Vụ Bản có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về Nội Vụ gồm:

- Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước

- Cải cách hành chính, chính quyền địa phương

- Thi đua- khen thưởng

Phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân Vụ Bản chịu sự chỉ đạo và quản lý trựctiếp của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn

về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên môn,

các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện xem xét, quyết định

- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức và thực hiện các

cuộc bầu cử Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp theo luật định Giúp Hội đồngnhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức các kỳ họp Hội đồng nhân dân, Ủy bannhân dân để bầu các chức danh của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện theo dõi tổ chức hoạt động

của các hội trên địa bàn

- Xây dựng phương hướng nhiệm vụ công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà

nước; tôn giáo; thi đua- khen thưởng trình Ủy ban nhân dân và tổ chức thực hiệnkhi được phê duyệt

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn

giáo; thi đua- khen thưởng hàng năm và từng thời kỳ Thực hiện chế độ báo cáođịnh kỳ, đột xuất về công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thiđua- khen thưởng

2 Cơ cấu tổ chức

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của văn phòng thì một trong nhữngyếu tố quan trọng nhất đó chính là phải có một đội ngũ cán bộ chuyên môn,nhiệt tình với công việc và được phân công công việc rõ ràng, phù hợp với khảnăng, trình độ của cán bộ Vì vậy,việc thiết lập một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, hiệuquả là cơ sở để tiến hành mọi công việc của văn phòng, cơ quan theo đúng chứcnăng và thẩm quyền được giao Nhận thức được tầm quan trọng của việc cơ cấu,sắp xếp, tổ chức nhân sự nên ngay từ đầu phòng Nội Vụ đã chú trọng phân công

và sắp xếp công việc khá linh hoạt , rõ ràng, có tính độc lập cao nhưng vẫn đảmbảo mối liên hệ trong công tác Được thể hiện sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của

phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản (Phụ lục II)

 Trưởng phòng:

- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành toàndiện những hoạt động của phòng theo chức năng nhiệm vụ và yêu cầucủa lãnh đạo Huyện ủy- HĐND- UBND huyện và ngành dọc cấp trên

- Có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với thường trực Huyện ủy- UBND huyện về các nội dung, nhiệm vụ có liên quan đến công tác nội

HĐND-vụ trên địa bàn huyện

- Chịu trách nhiệm về việc thẩm định kỳ, phát hành các văn bản củaphòng trong việc tham mưu, đề xuất triển khai nhiệm vụ và báo cáocấp trên theo yêu cầu

- Trực tiếp theo dõi, phụ trách công tác tổ chức cán bộ, khen thưởng, kỷluật cán bộ, công chức của huyện

 Phó trưởng phòng: Gồm 2 phó trưởng phòng.

- Một phó trưởng phòng chịu trách nhiệm:

+ Tham mưu, đề xuất giúp Trưởng phòng trong việc lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành thực hiện nhiệm vụ của phòng

+ Giúp Trưởng phòng chỉ đạo điều hành hoạt động của phòng khi Trưởngphòng đi vắng

+ Trực tiếp theo dõi, phụ trách công tác xây dựng chính quyền cơ sở,quản lý địa giới hành chính, thi đua khen thưởng trên địa bàn huyện

+ Thực hiện nhiệm vụ đột xuất khi Trưởng phòng phân công, ký các vănbản thuộc thẩm quyền của phòng khi được Trưởng phòng ủy quyền và phảichịu trách nhiệm về việc mình được ủy quyền

- Phó trưởng phòng thứ hai có trách nhiệm:

+ Tham mưu, đề xuất giúp Trưởng phòng trong việc lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành thực hiện nhiệm vụ của phòng

+ Giúp Trưởng phòng chỉ đạo điều hành hoạt động của phòng khi Trưởngphòng đi vắng

+ Phụ trách công tác cải cách hành chính, công tác tôn giáo, công tácthanh niên, theo dõi quản lý hoạt động của các tổ chức Hội trên địa bànhuyện

+ Thực hiện nhiệm vụ đột xuất khi Trưởng phòng phân công, ký các vănbản thuộc thẩm quyền của phòng khi được Trưởng phòng ủy quyền và phảichịu trách nhiệm chính về việc mình được ủy quyền

 Chuyên viên: Gồm 03 chuyên viên

- Chuyên viên thứ 01 có trách nhiệm:

+ Trực tiếp theo dõi, quản lý hồ sơ, tham mưu đề xuất giúp Trưởng phòng

tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ về công tác thi đua, khen thưởng, côngtác tôn giáo, theo dõi quản lý hoạt động của các tổ chức Hội trên địa bànhuyện

+ Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn thuộc lĩnh vực thi đua, khen thưởng,công tác tôn giáo theo kế hoạch và yêu cầu của các cấp, các ngành

+ Thực hiện nhiệm vụ đột xuất theo sự phân công của Trưởng phòng

- Chuyên viên thứ 02 có trách nhiệm:

+ Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức huyện; cán

bộ, công chức xã; tham mưu đề xuất giúp Trưởng phòng tổ chức triển khai

thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý cán bộ, công chức, viên chứcthuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân huyện; làm kế toán củaphòng.

+ Tham mưu, đề xuất giúp Trưởng phòng trong việc quản lý biên chế, quỹtiền lương, thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chứctrên địa bàn huyện

- Chuyên viên thứ 03 chịu trách nhiệm:

+ Theo dõi công tác cải cách hành chính, công tác văn thư lưu trữ trên địabàn huyện

+ Công tác văn thư nội vụ của phòng, soạn thảo các văn bản thuộc thẩmquyền của phòng khi lãnh đạo phòng giao

+ Giúp lãnh đạo phòng trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ củaphòng, kiêm thủ quỹ của phòng

3 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ

 Trách nhiệm: Lãnh đạo văn phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm chỉ

đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng và chịu trách nhiệm trướcChủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về toàn bộ hoạt động của văn phòng Trựctiếp lãnh đạo văn phòng, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện thực hiện cáccông tác:

- Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của văn phòng và những công việc khác do Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện giao

- Phụ trách chung về hoạt động của văn phòng và trực tiếp chỉ đạo côngtác, cán bộ, cải cách hành chính, văn thư lưu trữ nhà nước

- Phân công các Phó trưởng phòng, chuyên viên, nhân viên thực hiệnnhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm

vụ được giao

- Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề cóliên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng

- Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện kiểm tra đôn đốc phòng thực hiệncác nghiệp vụ, các quy định của pháp luật.

- Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trongcông việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan Thay mặt tậpthể công chức, nhân viên văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan

về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nângcao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn về quyền lợi chínhđáng của công chức, nhân viên văn phòng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao

 Quyền hạn:

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng.

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên

trong phòng

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,

đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển đối với nhân viên trong

phòng

- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ

phận khác dựa trên nội quy, quy định của Ủy ban nhân dân và pháp luật hiệnhành

- Được quyền kiểm tra chất vất các trưởng bộ phận liên quan nếu phát

sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của Ủy ban nhân dân

- Yêu cầu mọi bộ phận trong Ủy ban nhân dân báo cáo, thuyết minh, cung

cấp dữ liệu chính thức để phòng hoàn thành nhiệm vụ do lãnh đạo giao

- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụ

việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Ủy bannhân dân huyện hoặc của người lao động

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được lãnh đạo ủy quyền.

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ các nhiệm vụ chuyên môn của

phòng

- Thừa ủy nhiệm của lãnh đạo truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ

phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dungchỉ đạo, chỉ thị lãnh đạo

 Báo cáo và ủy quyền:

- Báo cáo cho lãnh đạo về công tác văn thư lưu trữ theo nhiệm vụ được

giao định kỳ tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp độtxuất hoặc các nhiệm vụ do lãnh đạo giao

- Khi vắng mặt thì ủy quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện.

* Tiêu chuẩn

- Trình độ chuyên môn:

+ Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chính, luật trở lên

+ Vi tính văn phòng tương đương bằng B trở lên

- Kỹ năng:

+ Kỹ năng lãnh đạo nhân viên

+ Kỹ năng lập kế hoạch

+ Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc

+ Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

+ Kỹ năng giao tiếp tốt

- Kinh nghiệm:

+ Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị văn phòng

+ Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

- Phẩm chất cá nhân:

+ Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

+ Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

+ Sáng tạo trong công việc

4 Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên

UBND HUYỆN VỤ BẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG NỘI VỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

BẢN PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày

26/11/2003;

Căn cứ Quyết định số 03/2011/QĐ-UBND ngày 24/11/2011 của Ủy bannhân dân huyện Vụ Bản về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của phòng Nội Vụ;

Căn cứ quy chế làm việc ban hành kèm theo Quyết định số UBND ngày 19 tháng 10 năm 2011 của Ủy ban nhân dân huyện;

07/2011/QĐ-Phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản thống nhất phân công nhiệm vụ cho từngcán bộ, công chức, viên chức cụ thể như sau:

I Lãnh đạo văn phòng

1 Đồng chí Nguyễn Văn Bình – Trưởng phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản

- Quản lý và bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên vănphòng để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của phòng Nội Vụ huyện

- Trực tiếp chỉ đạo công tác tổng hợp tình hình hoạt động chỉ đạo, điềuhành của phòng Nội Vụ huyện; tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân vàPhó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trong chỉ đạo, điều hành chung và truyềnđạt phổ biến các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo của Thườngtrực HĐND, UBND huyện trong phạm vi thẩm quyền

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của UBND huyện Kiểm tra,

đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện; UBND các xã,thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch của UBND huyện

- Duyệt các văn bản của phòng Nội Vụ trình lên lãnh đạo cơ quan Theodõi và đôn đốc việc thực hiện các văn bản của cấp trên

- Thực hiện tốt các quy chế làm việc, quy chế dân chủ trong cơ quan; thựchiện các chủ trương đường lối, chế độ chính sách của Đảng, Nhà nước củaHuyện ủy, HĐND, UBND huyện trong cơ quan văn phòng Thực hiện tốt côngtác đối nội, đối ngoại

- Đề xuất danh sách cán bộ, công chức tham gia các lớp đào tạo, bồidưỡng nghiệp vụ theo quy định theo quy định của cơ quan.

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động đối với côngchức các phòng, ban thuộc văn phòng

- Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho côngchức, nhân viên phòng

- Là chủ tài khoản của phòng, quản lý các mặt thu chi theo quy định củapháp luật

- Phụ trách chung nhiệm vụ công tác của phòng

2 Đồng chí Bùi Thị Hoa – Phó phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản

- Phụ trách công việc tham mưu, tổng hợp và chuẩn bị đầy đủ kịp thời báocáo của UBND huyện

- Đôn đốc các phòng, ban trong huyện thực hiện các báo cáo định kỳ

- Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời,chính xác đúng nội dung yêu cầu

- Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, công văn chuẩn bị

nội dung phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo sự phân công

- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai theo sự phâncông của Trưởng phòng

-Phối hợp với các phòng khác để xử lý những vấn đề có liên quan đếnnhững công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

- Thay mặt Trưởng phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của phòng khiđược Trưởng phòng giao

- Đề xuất với Trưởng phòng danh sách cán bộ công chức tham gia các lớpđào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan

- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Trưởng phòng về nhân sự,phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác, các giải pháp nâng cao năng suấtchất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của côngchức, nhân viên phòng

3 Đồng chí Bùi Văn Quang – Phó phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản

- Giúp Trưởng phòng tổ chức thực hiện toàn bộ công tác hành chính, tôngiáo

- Đảm bảo các điều kiện về cơ sở, vật chất phục vụ cho hoạt động củaphòng, quản lý tài sản chung của cơ quan.

- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo Đảm bảo an toàn tuyệt đốikhi tham gia giao thông Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảo phục vụkịp thời trong công tác

- Trang bị phương tiện làm việc cho đồng chí lãnh đạo Quản lý, bảodưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản thiết bị của cơ quan Chuẩn bị chu đáo

cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị tiếp khách

- Bố trí địa điểm tổ chức hội nghị, cuộc họp

- Lập dự toán và quyết toán kinh phí hằng năm, dự toán chi tiêu cụ thể

hằng năm theo quy định

- Đôn đốc thực hiện nội quy của cơ quan, an ninh trật tự, vệ sinh nội vụcủa cơ quan

- Phụ trách công tác thi đua của phòng

- Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Trưởng phòng tình hìnhhoạt động tài chính của phòng Thực hiện chế độ kiếm quỹ tiền mặt theo đúngquy định

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

- Đề xuất với Trưởng phòng danh sách công chức, nhân viên thuộc phạm

vi mình quản lý tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy địnhcủa cơ quan

II Chuyên viên phòng

1 Đồng chí Bùi Mạnh Cường – Chuyên viên

- Theo dõi, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức huyện; cán bộ, công chức xã

- Nghiên cứu các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách và những vấn đề

có liên quan, trên cơ sở đó tham mưu cho lãnh đạo phòng tổ chức triển khai thựchiện nhiệm vụ

- Tham mưu cho lãnh đạo phòng trong việc mở các lớp đào tạo, bồidưỡng cán bộ

- Chủ trì và phối hợp các phòng liên quan tổng hợp, xây dựng và quản lýchương trình công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của UBND

2 Đồng chí Hoàng Văn Dũng – Chuyên viên

- Theo dõi quản lý hồ sơ, quản lý hoạt động của các tổ chức Hội trên địabàn huyện

- Tham mưu đề xuất giúp lãnh đạo phòng tổ chức triển khai thực hiệnnhiệm vụ về công tác thi đua, khen thưởng, công tác tôn giáo.

- Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình

và phối hợp với các phòng, ban khác để hoàn thành tốt thi đua, khen thưởng,công tác tôn giáo theo kế hoạch và yêu cầu của các cấp, các ngành

3 Đồng chí Trần Thị Hoa – Chuyên viên

- Theo dõi công tác cải cách hành chính, công tác văn thư lưu trữ trên địa bànhuyện

- Tham mưu cho lãnh đạo phòng về công tác văn thư, soạn thảo các văn bảnthuộc thẩm quyền của phòng khi lãnh đạo giao

- Giúp lãnh đạo phòng tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ của phòng,kiêm thủ quỹ của phòng

- CT, các PCT huyện;

- Văn phòng HĐND & UBND;

- Các cá nhân nêu trên;

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.

Văn phòng nói chung và phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản nói riêng đều thựchiện hai chức năng cơ bản: Chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng giúp việc

và đảm bảo hậu cần

Tham mưu là tư vấn, đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo Phòng Nội Vụ

thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân về những mảng:

Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; Cải cách hànhchính, chính quyền địa phương; Địa giới hành chính; Cán bộ, công chức, viênchức nhà nước; Cán bộ, công chức, xã, phường, thị trấn; Hội, tổ chức phi Chínhphủ; Văn thư lưu trữ nhà nước; Tôn giáo; Thi đua- khen thưởng

Tổng hợp là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề Phòng Nội Vụ thựchiện chức năng tổng hợp như thống kê, phân tích, xử lý thông tin về các vấn đềliên quan đến hoạt động quản lý của Ủy ban nhân dân thuộc phạm vi phòng phụtrách để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quyết định trong mọi hoạtđộng của phòng Chức năng này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng và cũng quachức năng này vai trò của phòng được thể hiện rõ nét hơn Chức năng tham mưu

và chức năng tổng hợp luôn đi liền hỗ trợ nhau Hoạt động tổng hợp là cơ sở đểthực hiện hoạt động tham mưu Chức năng tham mưu đạt kết quả tốt khi hoạtđộng tổng hợp được thực hiện chính xác, đầy đủ, kịp thời

Từ khi được thành lập phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản đã khẳng định đượcvai trò, vị trí trong việc tham mưu giúp cho Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản giảiquyết kịp thời, đầy đủ chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấphuyện, cấp xã; Triển khai thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, công tácVăn thư - Lưu trữ, công tác thanh niên; Quản lý tốt hoạt động tôn giáo, hoạtđộng của Hội, quần chúng trên địa bàn huyện

Ngoài ra, phòng Nội Vụ không chỉ thực hiện tốt chức năng tham mưu,tổng hợp mà phòng còn thực hiện chức năng đảm bảo hậu cần thông qua cáccông việc như: Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị làm việc củaphòng; Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của phòng;Đảm bảo công tác giao tiếp, đối nội, đối ngoại và quản lý tài khoản riêng củaphòng

Công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện được thựchiện tốt trên các lĩnh vực thể hiện qua công tác tham mưu, tổng hợp Hàng nămphòng Nội vụ huyện đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện thực hiện cácnhiệm vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình Cụ thể như sau:

 Trong công tác cải cách hành chính nhà nước năm 2014:

- Ngay từ tháng 12/2013, dựa trên những kết quả thực hiện nhiệm vụ cảicách hành chính năm 2013 của huyện và kế hoạch cải cách hành chính năm

2014 của tỉnh Nam Định, phòng Nội Vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyệnban hành kế hoạch cải cách hành chính huyện Vụ Bản năm 2014, trong đó đề rayêu cầu, mục đích, nội dung cải cách hành chính và phân công nhiệm vụ cụ thểcho các phòng, ban, đơn vị trên địa bàn huyện

- Định kỳ hàng quý, sáu tháng và cuối năm, phòng Nội Vụ tổng hợp kếtquả thực hiện công tác cải cách hành chính của các phòng, ban, đơn vị, Ủy bannhân dân các xã, thị trấn trên địa bàn huyện để báo cáo Sở Nội Vụ

 Trong lĩnh vực chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấphuyện, cấp xã:

- Phòng Nội Vụ tham mưu cho lãnh đạo của cơ quan về chế độ chính sáchcho cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện, cấp xã Phòng Nội Vụ luôn là nơithu nhập, xử lý và tổng hợp thông tin về chế độ chính sách của cán bộ, côngchức, viên chức trong cơ quan cũng như đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dânhuyện Vụ Bản Vì vậy, phòng là đơn vị nắm rõ nhất tình hình cán bộ, công chức,viên chức của cơ quan một cách cụ thể và tổng quát nhất

 Trong công tác Văn thư – Lưu trữ:

- Phòng Nội Vụ giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện, quản lý

các nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cơ quan.Ví dụ: Phòng Nội Vụ Ủy bannhân dân huyện Vụ Bản xây dựng quy chế làm việc cho cơ quan dựa trên việctổng hợp các thông tin để làm căn cứ xây dựng một bản quy chế làm việc phùhợp với cơ quan: Phòng Nội Vụ thu thập xử lý thông tin qua các văn bản hướngdẫn xây dựng quy chế làm việc của cơ quan cấp trên, và tham khảo một số quychế của cơ quan khác Sau đó trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt,ban hành Khi được lãnh đạo cơ quan triển khai thực hiện quy chế đó trong toàn

cơ quan, thay mặt lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ quản lý, giámsát việc thực hiện quy chế đó, nhằm đưa hoạt động của cơ quan theo nhữngnguyên tắc nhất định

- Với sự cố gắng, tận tụy, đoàn kết và ý thức trách nhiệm của tập thể cán

bộ, công chức, viên chức của phòng Nội Vụ luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụđược Ủy ban nhân dân huyện giao Như vậy, có thể thấy vai trò của phòng Nội

Vụ trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dânhuyện Vụ Bản là rất quan trọng Bất kỳ, phòng, ban nào của Ủy ban nhân dânhuyện đều phải thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần,giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện có thể hoạch định, tổ chức được những sựkiện quan trọng, quản trị được nguồn nhân sự trong cơ quan và giám sát được tất

cả mọi hoạt động của cơ quan

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của cơ quan

Chương trình là công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạtđộng được thồng nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo.Phát huy được trí tuệ tập thể lãnh đạo cơ quan và chủ động trong công cuộc xâydựng chương trình công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếu được của bất

kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu quả là nhữngnhiệm vụ của cơ quan phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.Chương trình công tác mang một ý nghĩa quan trọng đối với cơ quan và việc xâydưng chương trình công tác cũng theo một quy trình nhất định

(Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của

cơ quan - phụ lục III)

 Ưu điểm:

Chương trình công tác được xây dựng dựa trên tình hình thực tế của Ủyban nhân dân huyện nên các công việc được sắp xếp theo một trình tự ưutiên, rõ ràng nhằm thực hiện công việc có trọng tâm, trọng điểm, có tính khoahọc trong công việc

 Nhược điểm:

Mặc dù xây dựng chương trình công tác nhưng do các bộ phận phòng,ban trong cơ quan thực hiện các nhiệm vụ của mình thu thập và giao nộp báocáo còn chậm Trong quá trình thực hiện còn có một số công việc đột suất xảy rangoài dự kiến nên làm giảm hiệu quả công việc

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của cơ quan

Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình côngtác của cơ quan Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động mà cơquan có những cuộc họp khác nhau như: Hội nghị, hội thảo, khoa học, đại hội,họp kín, họp báo, họp giao ban được phục vụ cho điều hành, trao đổi thông tin,kinh nghiệm, khuyến khích tính chủ động sáng tạo trong công việc, đồng thờiphát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa góp phần nâng cao năng xuất hiệu quảtrong công việc

Để tổ chức một hội nghị thành công cần phải chuẩn bị rất nhiều nhữngcông việc như: Lập kế hoạch, tổ chức hội nghị, chuẩn bị tài liệu, văn bản, địađiểm, thời gian, kinh phí, cơ sở vật chất khi hội nghị bắt đầu cần thực hiện một

số việc như: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu, triển khai hộinghị, ghi biên bản cuối cùng là bế mạc hội nghị

(Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

– phụ lục IV)

 Lập hồ sơ hội nghị:

Trong thời gian ,thực tập tại phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản em đã đượctham gia một số hội nghị trong đó có hội nghị về việc bồi dưỡng cán bộ,công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản năm 2015

Sau đây là hồ sơ hội nghị bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

Vụ Bản năm 2015

37/QĐ-HĐND

Quyết định về việc thành lập ban tổ chức lớp bồi dưỡng đại biểu HĐND cấp huyện, cấp

09/KH-HĐND

Kế hoạch mở các lớp bồi dưỡng đại biểu HĐND các cấp

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

Đi công tác là hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan Chuyến đi công tác của lãnh đạo có thể đi dàingày, ngắn ngày phụ thuộc vào công việc cụ thể Vì vậy, chuyến đi công tác củalãnh đạo được chuyên viên phòng tổ chức chuẩn bị chu đáo gồm các bước sau:Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình lãnh đạo phê duyệt, liên hệnơi lãnh đạo đến công tác; chuẩn bị, liên hệ phương tiện đi lại, kinh phí và tàiliệu có liên quan; báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan trong thời gian lãnhđạo đi công tác và kết thúc chuyến công tác kế toán có nhiệm vụ quyết toán kinhphí chuyến đi

(Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo – phụ lục V)

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước

về văn hóa công sở của cơ quan

Trong thời kì mở cửa cùng với hội nhập và phát triển kinh tế, các luồngvăn hóa nước ngoài cũng theo đó mà vào Làm sao điều chỉnh những hành vi

ứng xử để bảo tồn văn hóa mà vẫn du nhập được văn minh tiến bộ nhân loại.Điều này hết sức khó nó đòi hỏi mọi thành viên trong xã hội phải tự mình điềuchỉnh quan điểm hành vi ứng xử sao cho phù hợp.

Việc thực hiện văn hóa công sở nhằm mục đích: đảm bảo tính trangnghiêm và hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Xây dựngphong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt,hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

Tuy nhiên Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản cho tới bây giờ chưa ban hànhquy chế văn hóa công sở tại cơ quan Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bảncăn cứ theo Quyết định số:129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 08 năm 2007 củaThủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quanhành chính nhà nước chỉ đạo các cán bộ, nhân viên trong cơ quan cũng như cán

bộ, nhân viên tại phòng Nội Vụ thực hiện đúng theo quy định của cấp trên vềban hành quy chế văn hóa công sở tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trênđịa bàn huyện như:

* Bài chí công sở:

+ Tên cơ quan, phòng tuân thủ theo quy định của Bộ Nội Vụ

+ Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan đều ghi rõ họ tên và chức vụ.+ Phòng làm việc được bài trí ngăn nắp, gọn gàng, khoa học và hợp lýcho quá trình giải quyết công việc

* Trang phục:

Tất cả cán bộ, nhân viên trong cơ quan khi đến cơ quan đều ăn mặc gọngàng, sạch sẽ Nam mặc áo sơ mi, quần âu, bộ comple, giầy đen hoặc dép cóquai Nữ mặc áo sơ mi, quần âu hoặc váy công sở Đối với những buổi lễ lớncán bộ, nhân viên sử dụng trang phục truyền thống như bộ comple đối với nam

và bộ áo dài đối với nữ

* Thẻ cán bộ, công chức, viên chức:

Cán bộ, công chức, viên chức tại Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản đều đeothẻ khi đến cơ quan làm việc Thông tin ghi trên thẻ theo đúng quy định

* Chấp hành nội quy, quy định:

Đa số cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản tuânthủ theo giờ giấc sinh hoạt, làm việc của cơ quan đề ra, ít phát sinh trường hợpcán bộ, công chức, viên chức bỏ giờ làm việc vì mục đích cá nhân

* Giao tiếp, úng xử:

+ Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan đều có thái độ lịch sự, tôntrọng khi giao tiếp với người dân cũng như khách tới cơ quan để thực hiện giao

dịch Đối với đồng nghiệp thì hòa đồng, thân thiện, nhiệt tình, hợp tác, khônggây mất đoàn kết tại cơ quan.

+ Ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng hayhách dịch khách mà biết lắng nghe ý kiến của dân; giải thích, hướng dẫn rõ ràng,

cụ thể các quy định có liên quan tới công việc khi dân tới giao dịch khiến cácyêu cầu công việc được thực hiện nhanh chóng

Nhìn chung cán bộ, nhân viên trong Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thựchiện rất tốt các nghi thức nhà nước về văn hóa công sở, mọi người trong cơ quanluôn tự giác chấp hành các quy định do cơ quan và phòng đề ra

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơquan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũtrang nhân dân

Trong hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư đóng vai trò quantrọng, có thể coi công tác văn thư là “bộ khung’’ trong quá trình quản lý nhànước Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý nhà nước của mỗi cơ quan

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan Nó

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,báo cáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp Tóm lại, văn thư là hoạtđộng đảm bảo thông tin bằng văn bản đây là bộ phận chiếm phần lớn trong côngtác văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạo thành một bộmáy hoạt động nhịp nhàng

Thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư, Ủy ban nhân dân huyện

Vụ Bản đã tổ chức xây dựng công tác văn thư Công tác văn thư của Ủy bannhân dân huyện Vụ Bản được tổ chức theo hình thức tập trung, có một bộ phậnvăn thư chuyên trách Phòng làm việc của văn thư là một phòng độc lập đượcđặt ở gần cổng trụ sở Ủy ban nhân dân để thuận tiện cho việc liêụn hệ công tác.Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư đều được trang bị đầy đủ: tủđựng tài liệu, bàn làm việc, tủ đựng con dấu, tài liêụ quan trọng, máy vi tính,máy fax, máy photo, điện thoại và các đồ dùng khác phục vụ công việc, đảmbảo duy trì hiệu quả hoạt động văn thư được nhanh chóng, hiệu quả

Với mô hình tổ chức văn thư hiện tại của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

đã đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịpthời, chính xác thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của Ủy ban

nhân dân hoạt động đạt được hiệu quả cao nhất Từ đó cũng góp phần vào việcphát triển kinh tế trên địa bàn huyện.

Tuy nhiên, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên mô hình

tổ chức công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản còn tồn tại một sốhạn chế, thiếu sót như: phòng làm việc trật hẹp lại có nhiều người ra vào cho nêncông tác quản lý tài liệu đôi khi gặp khó khăn Số lượng nhân viên ít trong khikhối lượng công việc là rất lớn nên đôi khi công việc bị ùn tắc và chậm lại Vìvậy, việc tồn tại những hạn chế là việc không thể tránh khỏi

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội Vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản

Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối vớihoạt động quản lý của cơ quan, lãnh đạo Ủy ban nhân huyện Vụ Bản đã có sựquan tâm và đầu tư để công tác văn thư được thực hiện tốt hơn Điều đó đượcthể hiện qua việc Ủy ban nhân dân huyện thực hiện theo sự hướng dẫn chungcủa Nhà nước về một số nghiệp vụ như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Chủ tịch Ủy ban nhândân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức thực hiện công tác vănthư của cơ quan Trưởng phòng đóng vai trò tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch

Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện công tác văn thư trong cơ quan Đểcông tác văn thư được thực hiện tốt, văn phòng Ủy ban nhân dân phối hợp vớiphòng Nội Vụ huyện đã tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện việc ápdụng các văn bản hiện hành của Nhà nước quy định, hướng dẫn về công tác vănthư bao gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sungmột số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 củaChính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Thông qua việc áp dụng các văn bảntrên, phòng Nội Vụ huyện đã trực tiếp giúp Ủy ban nhân dân huyện soạn thảoquy chế công tác văn thư – lưu trữ

Nhằm nâng cao hiệu quả công việc quá trình thực hiện công tác Trưởngphòng Nội Vụ đã trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trongphòng về kỹ thuật trình bày văn bản khi duyệt về thể thức văn bản; đồng thờiTrưởng phòng Nội Vụ phối hợp với văn phòng Ủy ban nhân dân đề xuất vớilãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ, các hộinghị tập huấn về công tác văn thư cho toàn bộ cán bộ phụ trách về lĩnh vực này

Để công tác văn thư của cơ quan huyện được đảm bảo thực hiện một cáchthống nhất theo quy định của Nhà nước, cơ quan cấp trên và quy chế công tácvăn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Lãnh đạo phòng đã chỉ đạo phòng

áp dụng theo đúng quy định trong việc trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản.

 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

a) Thể thức:

- Ưu điểm:

Các văn bản của phòng Nội Vụ huyện nói riêng và Ủy ban nhân dânhuyện nói chung đã ban hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày đượcquy định tại Thông tư liên tịch số 55 của Bộ Nội Vụ, hiện nay là Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ, văn bản banhành có đầy đủ 9 thành phần thể thức bắt buộc là Quốc hiệu; tên cơ quan banhành văn bản; số ký hiệu văn bản; địa danh văn bản; chức vụ, chứ ký củangười có thẩm quyền; dấu của cơ quan; nơi nhận văn bản Ngoài ra, văn bảncòn thêm một số thành phần bổ sung như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu chỉdẫn phạm vi đối tượng phổ biến, dấu thu hồi, địa chỉ giao dịch, văn bản trìnhbày theo đúng quy định về khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ

- Nhược điểm:

Tuy các văn bản do Ủy ban nhân dân ban hành văn bản đều theo đúng thểthức và kỹ thuật trình bày, nhưng trong quá trình soạn thảo văn bản cán bộ,chuyên viên cũng không thể tránh khỏi những sai sót nhất định như: quá trìnhđánh máy còn sai sót, ngôn từ chưa đạt yêu cầu về câu chữ Các văn bản banhành còn gặp một số lỗi thường gặp như là công văn, nơi nhận, phần lưu củavăn bản, phần gạch dưới quốc hiệu, gạch dưới tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản

- Phần gạch chân dưới Quốc hiệu và trích yếu nội dung trước khi ban

hành còn chưa có dấu của báo cáo là chưa đúng so với quy định về thể thứcban hành văn bản cụ thể là Báo cáo số: 242/TB-UBND

- Có một số văn bản ở phần đóng dấu vẫn chưa được chuẩn đóng chùm

lên 1/2 chữ ký, theo đúng thể thức phải là 1/3 chữ ký về bên trái

b) Kỹ thuật trình bày văn bản

- Ưu điểm:

+ Các văn bản soạn thảo theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra.

+ Các cán bộ, chuyên viên trực tiếp soạn thảo văn bản tương đối đúng

chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị mình

+ Văn bản soạn thảo mang đậm tính khuôn mẫu quy định sẵn của Thông

tư số 01/2011/BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày hành chính vàvăn bản quy định tại cơ quan

+ Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn, văn phong

mang đậm văn phong hành chính

- Nhược điểm:

Tuy rằng văn phong và ngôn ngữ dùng trong các văn bản do cơ quan banhành mang đậm tính chất hành chính nhưng không thể tránh khỏi có nhữngvăn bản có ngôn ngữ đời thường

c) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện

Vụ Bản

Soạn thảo và ban hành văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt độngquản lý Nhà nước, chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệuquả công tác quản lý, vì vậy soạn thảo và ban hành văn bản phải theo một quytrình nhất định:

- Soạn thảo văn bản:

Sau khi căn cứ vào tính chất, nội dung, mục đích văn bản cần soạn thảo,lãnh đạo cơ quan giao cho văn phòng, các phòng ban, cá nhân soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo, sau đó các phòng ban, cá nhân chủ động thu thập và xử lýthông tin có liên quan, tiến hành soạn thảo

- Duyệt bản thảo và việc bổ sung, sửa chữa bản thảo đã được duyệt:

+ Bản thảo được lãnh đạo phòng kiểm tra, xem xét, bổ sung và sửa chữa

về thể thức, sau đó được chuyển xuống phòng văn thư để đánh máy lại

+ Sau khi văn bản được đánh máy xong, nhân viên đánh máy kiểm tra lại

và trình lên lãnh đạo phòng xem xét lại và ký nháy lên văn bản

- Trình ký văn bản:

Sau khi văn bản được phê duyệt về nội dung và thể thức, văn bản đượctrình lên lãnh đạo cơ quan để ký, lãnh đạo cơ quan là người chịu trách nhiệm vềnội dung văn bản mình ký

- Đăng ký văn bản:

Văn bản sau khi đã có đầy đủ chữ ký sẽ được chuyển xuống phòng vănthư, văn thư xem xét lại văn bản, nếu khôn phát hiện sai sót sẽ ghi số, ngàytháng cho văn bản

- Nhân văn bản:

Văn bản sau khi đã đăng ký, can bộ văn thư căn cứ vào nơi nhận của vănbản sẽ nhân bản đầy đủ tránh lãng phí cho cơ quan, đảm bảo đúng số lượng.

* Nhược điểm:

Tuy nhiên cũng tồn tại một số nhược điểm trong thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản đó là: thiếu dấu gạch chân dưới phần trích yếu nội dung văn bản,việc căn lề của nhiều văn bản vẫn chưa đúng quy định, cỡ chữ và đường gạchchân bên dưới tên cơ quan và quốc hiệu vẫn chưa đúng theo quy định của Thông

tư số 01/2011/BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011

Việc ghi số và ngày tháng của văn bản đôi khi còn đánh trực tiếp trên máy

mà theo quy định tai Nghị định số 110/02004/Đ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004của Chính phủ về công tác văn thư thì việc ghi số và ngày tháng phải được thựchiện sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản và được văn thư của cơ quan vào sổđăng ký văn bản

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

a) Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi

Tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành(kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyền nội bộ và văn bản mật) do cơ quanphát hành được gọi chung là văn bản đi Quy trình tổ chức quản lý và giải quyếtvăn bản đi của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản có những ưu, nhược điểm sau:

* Ưu điểm:

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của Ủy ban nhân dân huyện

Vụ Bản thực hiện đúng theo quy định của cơ quan cấp trên tạo điều kiện quản lýthống nhất hệ thống văn bản ban hành trong Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

- Công tác soạn thảo văn bản được phân công rõ ràng cho từng chuyênviên nên hạn chế được tối đa những sai lệch về nội dung văn bản vì nhữngchuyện viên này có trình độ chuyên môn, am hiểu lĩnh vực hoạt động của mình

- Khi một văn bản của cơ quan được gửi đi nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhânkhác nhau thì chuyên viên phụ trách văn thư của cơ quan sẽ tiến hành nhân bảncác văn bản đó sao cho đủ số lượng.

- Cán bộ văn thư đăng ký các thông tin về văn bản chính xác rất thuận lợicho việc tra tìm văn bản khi cần thiết

- Cách đăng ký và sắp xếp văn bản theo tên loại cũng góp phần làm choviệc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính xác

* Nhược điểm:

Trình tự kiểm tra văn bản còn có nhiều khâu nên làm cho công việc bịgián đoạn mất nhiều thời gian để có thể tiến hành thực hiện được văn bản đó

b) Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đến

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản hành chính, văn bản chuyênngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thưgửi đến cơ quan gọi chung là văn bản đến

 Ưu điểm:

Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải quyết vănbản đã góp phần ngày càng hiện đại hóa công tác văn thư cả về cán bộ và cácnghiệp vụ

 Nhược điểm:

Sử dụng phần mềm quản lý văn bản tuy thuận tiện và nhanh chóng nhưngkhi mạng bị lỗi thì không thể sử dụng được, hoặc do các sự cố khách quannhư mất điện, máy tính có virus thì không thể tiến hành công việc như dựtính ban đầu, làm cho văn bản có thể bị giải quyết chậm hoặc không kịp tiến

độ thời gian và tốn cả kinh phí cho việc thực hiện công tác đó

c) Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấuvào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức; khẳng địnhtính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do các cơ quan, tổ chức vàcác chức danh Nhà nước ban hành Chính vì vậy, Nhà nước đã đề ra nhiềuquy định về vấn đề này thông qua các văn bản quản lý như:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chínhphủ về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chínhphủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày

24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 110/2004NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư.

* Ưu điểm:

- Chuyên viên văn thư đều thực hiện theo đúng quy định của pháp luật vàquy định của Ủy ban nhân dân huyện về công tác quản lý và sử dụng condấu

- Con dấu của cơ quan được để đúng nơi quy định và các tủ đựng dấu của

cơ quan đều có khóa để đảm bảo an toàn cho con dấu

- Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan được thực hiệnnghiêm túc, đầy đủ, đúng nhiệm vụ được giao

- Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quyđịnh

- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản khi có chữ ký hợp lệ,tức là có chữ ký của lãnh đạo cơ quan hoặc được người lãnh đạo ủy quyền

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư với lưu trữ

cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục,đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa

Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng thì từng cán bộ,nhân viên trong quá trình giải quyết cần phải chú trọng thu thập kịp thời vănbản, tài liệu đưa vào hồ sơ đầy đủ, chính xác theo từng nội dung công việc

* Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉđạo các cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản, tài liệu có giá trị đểvăn thư cơ quan tiến hành lập hồ sơ nộp vào lưu trữ hiện hành

Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mục lục hồ sơ được lập thành babản, trong đó bên giao và bên nhận mỗi bên một bản, một bản lưu vào vănphòng của Ủy ban nhân dân huyện

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và Trưởngphòng Nội Vụ: công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trịtài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu lưutrữ hết giá trị; hồ sơ tài liệu lưu trữ là hồ sơ, tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn vănthư, đã giải quyết xong và sắp xếp thành hồ sơ và tập trung bảo quản, quản lý tạicác kho lưu trữ

3.1 Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia, mà trực tiếp của cơ quan sinh ra vàquản lý tài liệu đó Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách trung thực tình hình pháttriển của đời sống xã hội Do đó, việc lưu trữ bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có ýnghĩa vô cùng quan trọng, có tính lịch sử

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biệnpháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộcphòng lưu trữ cơ quan theo quyền hạn và phạm vi được quy định Công tác thuthập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ gồm 04 nội dung cơ bản sau:

- Xác định nguồn thu thập, bổ sung

- Xác định thành phần tài liệu thuộc diện đối tượng nộp lưu

- Phân chia các nguồn tài liệu

- Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan

 Ưu điểm:

Xác định đúng nguồn thu thập, bổ sung tài liệu; tiến hành các thủ tục giaonộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan được thực hiện nhanh chóng và đúngtheo quy định

 Nhược điểm:

Tuy xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu nhưng không thựchiện thu thập được những tài liệu theo yêu cầu; thủ tục giao nộp tài liệu vàokho lưu trữ cơ quan còn chậm chễ, chưa kịp thời

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc khai thác tài liệu trong phông theo phương

án phân loại khoa học

Quy trình chỉnh lý được tiến hành theo các bước sau:

- Phân loại tài liệu:

+ Phân loại tài liệu của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thànhtừng nhóm lớn riêng

+ Phân chia tài liệu theo các nhóm nhỏ theo từng năm

+ Chia tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn theo tên loại văn bản

- Lập hồ sơ:

Là công việc quan trọng nhất của chỉnh lý tài liệu Sau khi sắp xếp cácloại văn bản thành từng tập thì tiến hành kiểm tra lại lần nữa Những văn bảnkhông thuộc phông chỉnh lý Kết thúc công việc này thì mỗi nhóm nhỏ là một hồ

sơ Các văn bản trong hồ sơ được xếp theo thứ tự và ngày tháng văn bản từ nhỏđến lớn Trường hợp một số hồ sơ mà có quá nhiều văn bản, quá dày thì phảiphân chia thành các tập cho phù hợp

- Biên mục hồ sơ:

+ Đánh số tờ

+ Viết mục lục văn bản

+ Viết chứng từ kết thúc

+ Viết bìa hồ sơ

+ Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhẵn cặp, hộp

+ Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ

Xác định được tầm quan trọng và giá trị của tài liệu lưu trữ nên việc chỉnh

lý tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản được tiến hành 5 năm mộtlần Từ việc chỉnh lý tài liệu đã phát hiện được những tài liệu trong phông lưutrữ bị thiếu và đã thu thập bổ sung vào đầy đủ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu, sử dụng các biện phápkhoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục

vụ tôt cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

3.4 Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tàiliệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết nhiệm vụ hiệnhành của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao đời sống vậtchất tinh thần của nhân dân, là động lực thúc đẩy sự nghiệp lưu trữ phát triển.Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng đối với hoạt động của cơ quan, nó

đã đóng góp phần nào vào nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ, thực hiện cácnhiệm vụ lưu trữ như thu thập bổ sung tài liệu, bảo quản an toàn và tổ chức sửdụng tài liệu lưu trữ

Việc kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ cơ quan còn gặp khó khăn

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm

1.1 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần

UBND HUYỆN VỤ BẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG NỘI VỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

LỊCH CÔNG TÁC TUẦN (Từ ngày 6/4/2015 đến ngày 10/4/2015)

ngày

Thờigian

Nội dungcông việc

Ngườithựchiện

bộ bấtthường thịtrấn Gôi

Họp bàngiải quyếtmột số vụviệc liênquan đếncông táctôn giáo

ÔngQuang, BàHoa

Ông Dũng

UBND thịtrấn Gôi

VPUBNDTỉnh

Bangày

7/4

8h

14h

Dự đại hộiHTX

Tham giaĐoàn côngtác của tỉnhkhảo sát địađiểm thâmcanh côngnghệ cao

ÔngHoàng

Bà Ngọc

UBND xãTrungThành

Bà Hoa,Ông Lâm

UBND xãQuangTrung

14h

QuangTrung lầnthứ XV,nhiệm kỳ2015-2020

Dự lễ kỉniệm 20năm ngàythành lậphội NCT

Ông Khu

Nhà kháchthành ủy

Họp banđại diệnNHCSXHhuyện

Dự đại hộiĐảng bộ xãMinh Tân

Ông khu,ÔngHoàng, BàHoa

ÔngQuang

ÔngGiang

Phòng họpUBND huyện

Phòng họpUBND

UBNDhuyệnMinh Tân

HộitrườngUBNDhuyện

bố và bàngiao đồ ánquy hoạchxây dựngnông thônmới

Dự đại hộichi bộTrườngTHPTNguyễnBính

Dự đại hội chi

bộ TrườngTHPT HoàngVăn Thụ

Ông Khu

ÔngHoàng

TrườngTHPTNguyễnBính

TrườngTHPTHoàngVăn Thụ

- Chủ tịch UBND huyện;

- Các Phó chủ tịch UBND huyện;

- Các Ông, bà có tên trên;

1.2 xây dựng mẫu kế hoạch công tác tháng

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN VỤ BẢN Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

Số: /KH-UBND Vụ Bản, ngày tháng năm 2015

KẾ HOẠCH Công tác tháng 4 năm 2015

I NHỮNG NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1 Tiếp tục chỉ đạo các ngành, các xã, thị trấn tập trung triển khai kếhoạch thực hiện Nghị quyết số 01/NQ-CP ngày 03/01/2015 của Chính phủ, kếhoạch số 09/KH-UBND ngày 21/01/2015 của UBND tỉnh; Nghị quyết HĐNDhuyện về những giải pháp chủ yếu chỉ đạo, điều hành thực hiện kế hoạch pháttriển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách nhà nước năm 2015 Tăng cường cáchoạt động thu hút đầu tư, làm tốt công tác GPMB, đẩy nhanh tiến độ thực hiệncác dự án; tập trung tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp Tiếp tục đẩy mạnhhọc tập và làm theo tấm gương đạo đức của Hồ Chí Minh;

2 Tập trung chỉ đạo chăm sóc phòng trừ sâu bệnh, dịch bệnh cho câytrồng và vật nuôi vụ xuân năm 2015; chuẩn bị tốt các điều kiện phục vụ cho sảnxuất vụ mùa; triển khai kế hoạch diệt chuột năm 2015 Đẩy mạnh thực hiệnchương trình MTQG xây dựng NTM Xây dựng triển khai thực hiện kế hoạchPCLB – TKCN năm 2015 Đẩy mạnh các phong trào thi đua, hướng tới kỷ niệmngày giải phóng Miền Nam, thống nhất đất nước (30/4), ngày Quốc tế lao động(1/5);

3 Nắm chắc tình hình, quan tâm chăm lo đời sống, đảm bảo an toàn vệsinh thực phẩm, bảo vệ sức khỏe cho nhân dân; tích cực quan tâm trợ cấp cứu tếcho các đối tượng chính sách xã hội, kịp thời có các biện pháp hỗ trợ không đểxảy ra đói giáp hạt Tăng cường tuyên truyền, quán triệt để cán bộ, đảng viên vànhân dân nghiêm túc chấp hành các quy định về “Thực hiện nếp sống văn hóa,văn minh trong việc cưới, việc tang, lễ hội và một số lễ nghi, sinh hoạt cộngđồng khác theo Quyết định số 75/2013/QĐ-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2013của UBND tỉnh; Đẩy mạnh thực hiện cuộc vận động toàn dân đoàn kết xây dựngđời sống văn hóa;

4 Tăng cường thực hiện công tác cải cách, kiểm soát thủ tục hành chính;Tiếp tục thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn giao thông; bảo đảm an ninhchính trị - trật tự an toàn xã hội; đấu tranh phòng chống tội phạm và tệ nạn xãhội Thực hiện tốt công tác quốc phòng, quân sự địa phương Quan tâm, chỉ đạocông tác giải quyết khiếu nại tố cáo

II CÁC HỘI NGHỊ CHÍNH TRONG THÁNG

1 Họp UBND huyện phiên thứ 47 ngày 15/4/2015

- Kế hoạch thực hiện chương trình hành động quốc gia về phòng, chốngbạo lực gia đình trên địa bàn huyện Vụ Bản đến năm 2020 (Phòng văn hóa –thông tin huyện chuẩn bị);

- Kế hoạch phòng chống lụt bão vàTKCN năm 2015(Phòng nông nghiệp

và PTNT huyện chuẩn bị)

- Báo cáo kết quả sản xuất vụ đông xuân 2014 – 2015; triển khai kế hoạchsản xuất vụ mùa năm 2015( Phòng nông nghiệp và PTNT huyện chuẩn bị);

- Báo cáo kết quả công tác thống kê đất đai năm 2014(Phòng tài nguyên

và môi trường chuẩn bị)

2 Các nội dung, đề án trình Chủ tịch UBND huyện

- Đề xuất danh sách các cụm công nghiệp, đầu tư hạ tầng trên địa bànhuyện

- Báo cáo tình hình đời sống nhân dân về kế hoạch trợ cấp, cứu tế cho cácđối tượng chính sách xã hội và hộ nghèo tháng giáp hạt năm 2015(PhòngLĐTB&XH chuẩn bị)

- Ngày 10/4 và 20/4/2015 tiếp dân định kỳ;

- Ngày 23/4/2015 hội nghị giao ban duyệt kế hoạch PCLB – TKCN năm

2015 của các ngành, các xã, thị trấn (Các ngành,UBND các xã, thị trấn chuẩnbị);

4 Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND huyện giao ban vào sáng thứ 6 hàng tuần./

- HĐND & UBND huyện;

- Lưu: VT, TH Nguyễn Văn Tuân

1.3 Xây dựng kế hoạch công tác năm

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN VỤ BẢN Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

Số: /KH-UBND Vụ Bản, ngày tháng năm 2015

KẾ HOẠCH Công tác năm 2015 của Ủy ban nhân dân huyện

Căn cứ Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện Vụ Bản lần thứ XX và các kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của huyện giai đoạn 2010 – 2015;

Căn cứ Nghị quyết về nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội năm 2015 của HĐND huyện tại kỳ họp thứ 10 – HĐND huyện khóa XX;

Căn cứ kế hoạch công tác của UBND tỉnh, BTV Huyện ủy và những nhiệm vụ trọng tâm của UBND huyện năm 2015; UBND huyện dự kiến nội dung các phiên họp thường kỳ và trình Chủ tịch UBND huyện năm 2015 như sau:

1 Tháng 01

- Họp thành viên UBND huyện

+ Đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện và tình hình kinh tế - xã hội, Quốc phòng- An ninh năm 2014 và triển khai các nhiệm vụ, giảipháp thực hiện năm 2015

- Họp thường trực UBND huyện

+ Đánh giá tình hình thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng, thẩm quyền của UBND huyện

+ Tổ chức các Hội nghị tổng kết năm 2014, triển khai nhiệm vụ năm 2015các lĩnh vực

+ Thực hiện các công tác khác theo chỉ đạo của tỉnh và Huyện ủy

2 Tháng 02

- Họp thành viên UBND huyện

+ Đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện và tình hình kinh tế - xã hội, Quốc phòng – An ninh tháng 01 và triển khai các nhiệm vụ và giải pháp thực hiện tháng 02/2015