Mục lục LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 3 1. Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 3 3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 6 4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 8 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 8 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 8 2. Cơ cấu tổ chức 9 3. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 11 4. Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên 14 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 18 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 18 2. Khảo sát về công tác văn thư 23 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 30 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 33 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 33 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ’’ của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 44 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở’’ của cơ quan 61 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 65 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 66 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 68 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 70 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 70 1. Công tác hành chính văn phòng 70 2. Về công tác văn thư – lưu trữ 71 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 72 1. Trong công tác văn thư, lưu trữ 72 2. Về đội ngũ cán bộ, công chức 73 KẾT LUẬN 75 PHỤ LỤC
Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Mục lục LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN Phần III 70 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 70 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Kính thưa Ban Giám Hiệu nhà trường quý thầy cô Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Sau trình học tập lý thuyết căng thẳng, nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan, đơn vị Thời gian ỏi, đợt thực tập thực đem lại ý nghĩa to lớn thân sinh viên chúng em Riêng em dịp giúp em vận dụng tốt kiến thức thầy cô truyền đạt vào thực tế quan thực tập Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn Thầy Cô Ban Giám Hiệu nhà trường Những người không quản khó khăn vất vả dạy bảo chúng em, truyền đạt cho chúng em tốt đẹp để chúng em vững bước đường đời Em hoàn thành chương trình thực tập vừa qua nhờ bảo, hỗ trợ lớn từ cán công tác phòng Nội Vụ- Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Lời cảm ơn chân thành em xin gửi tới quý quan Với thời gian cho phép, với khả nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm thực tế hạn chế báo cáo thực tập em nhiều hạn chế thiếu sót Nhưng với nghiêm túc học hỏi niềm đam mê với công việc em mong nhận bảo tận tình ý kiến đóng góp quý báu Thầy cô Vụ Bản, ngày 29 tháng 04 năm 2015 SINH VIÊN Bùi Thị Yến Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng 1K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại ngày nay, cách mạng khoa học kĩ thuật tạo nhiều điều kiện để kinh tế - xã hội giới phát triển với người đặc biệt hệ trẻ người chủ tương lai đất nước việc tiếp thu tri thức đóng vai trò lớn Tuy nhiên, kiến thức lý thuyết học hỏi ghế nhà trường, sách chưa đủ Bác Hồ kính yêu dạy “học đôi với hành’’ người ta không nhờ sách thành tài mà trước tiên nhờ hăng say làm việc thực tế công việc mang lại cho kinh nghiệm thực tế Ngoài kiến thức học trường, lớp, học từ sách đem áp dụng vào thực tế cần phải thực hành công việc để có thêm kiến thức từ thực tiễn, phần quan trọng tạo nên thành công nghiệp người Trong trình đào tạo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đợt thực tập sinh viên khoa Quản trị văn phòng không nằm mục đích Thực tập thời gian quan trọng để sinh viên tiếp cận thực tế quan, đơn vị đến thực tập, gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Trong trình thực tập giúp cho sinh viên củng cố kiến thức, áp dụng lý luận vào thực tiễn rèn luyện kỹ nghề nghiệp, tạo dựng cho phong cách làm việc khoa học Đối với thân em thời gian thực tập thực quan trọng, giúp cho em hiểu biết thêm công việc, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thực tế công việc, rèn luyện cho em kỹ giao tiếp đồng thời học hỏi nhiều kinh nghiệm từ cán bộ, công chức quan nơi em thực tập Em mong điều giúp ích cho công việc em sau Được quan tâm nhà trường giúp đỡ lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản, đặc biệt cán bộ, công chức phòng Nội Vụ- Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản tạo điều kiện tốt để em hoàn thành đợt thực tập Đồng thời qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy Cô giáo khoa Quản Trị Văn Phòng hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Tuy nhiên, trình độ thời gian thực tập có hạn nên em không tránh khỏi thiếu sót hạn chế định Kính mong nhận thông cảm đóng góp ý kiến Thầy Cô giáo cán quan để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng 2K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN Chức Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp kinh tế- xã hội, củng cố quốc phòng, anh ninh thực sách phát triển khác địa bàn huyện Vụ Bản Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực chức quản lý nhà nước cấp địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản quy định rõ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực sau: 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kê hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Ủy ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra Nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng 3K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Phê duyệt kế hoạch kinh tế- xã hội xã, thị trấn 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương thực chương trình - Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi chồng chế biến thủy sản - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Ủy ban nhân dân xã, thị trấn 2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền xây dựng quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch duyệt - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh 2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin thể dục thể thao Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau có thẩm quyền cấp phê duyệt - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non thực chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; đạo việc xóa mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng 4K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xóa đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo 2.5 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai bão lũ 2.6 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng phòng thủ biên giới, quản lý lực lượng dự bị động viên, đạo việc xây dựng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện tự vệ - Tổ chức đăng ký, khám, tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật - Tổ chức thực nghĩa vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội 2.7 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách pháp luật dân tộc tôn giáo - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế- xã hội tỉnh đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn đặc biệt - Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo, quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương 2.8 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân huyện - Tổ chức thực đạo Ủy ban nhân dân thị trấn, xã thực biện pháp bảo vệ tài sản, nhà nước, tổ chức trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng 5K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật 2.9 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật - Quản lý, kiểm tra việc sử dụng công trình công cộng giao địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập cấp; việc xây dựng sử dụng công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị địa phương - Quản lý sở văn hóa- thông tin, thể dục thể thao thị xã, huyện thuộc tỉnh; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử, văn hóa danh lam thắng cảnh huyện quản lý Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Hội đồng nhân dân cấp bầu gồm: 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch ủy viên phụ trách lĩnh vực 3.1 Chủ tịch Chịu trách nhiệm thực đầy đủ nghiêm túc nhiệm vụ quyền hạn mà Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quy định Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện lãnh đạo công tác tập thể Ủy ban nhân dân huyện, thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, thị trấn Trực tiếp đạo, điều hành công việc lớn, quan trọng, vấn đề có tính chiến lược tất lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ Ủy ban nhân dân huyện, phụ trách lĩnh vực sau: + Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội dài hạn, ngắn hạn; công tác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi trường + Công tác đảm bảo an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng, quân sự, địa phương, đạo chung công tác tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo công dân + Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức máy, cán bộ, quy chế lề lối làm việc, chương trình công tác Ủy ban nhân dân huyện; vấn đề chung công tác thi đua khen thưởng + Công tác đối nội, đối ngoại huyện Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng 6K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 3.2 Phó chủ tịch - 01 phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phòng chống lụt bão, công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp, khoa họccông nghệ, đất đai, tài nguyên môi trường, xây dựng, giao thông, dự án thuộc vốn đầu tư tập trung - 01 phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực: Giáo dục đào tạo, y tế, văn hóa thông tin, du lịch, lao động thương binh & xã hội, dân tộc- tôn giáo, dân số- KHHGĐ, trẻ em, chữ thập đỏ, bảo hiểm xã hội - 01 phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực: Kinh tế tổng hợp, tài chính- kế hoạch, thuế, ngân hành nông nghiệp phát triển nông thôn, ngân hàng CSXH, kho bạc nhà nước, quản lý thị trường, thống kê Ký phê duyệt văn thiết kế kỹ thuật, dự toán xây dựng dự án ký phê duyệt toán dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền cấp huyện thuộc lĩnh vực phụ trách 3.3 Các ủy viên Các ủy viên phụ trách lĩnh vực: Văn phòng Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân, nông nghiệp, quân sự, an ninh * Về máy: Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản có 13 phòng 10 đơn vị nghiệp • phòng chuyên môn gồm 14 phòng: - Văn phòng HĐND- UBND huyện Vụ Bản - Phòng Nội Vụ - Phòng Tài nguyên môi trường - Phòng Tài chính- kế hoạch - Phòng Giáo dục đào tạo - Phòng Văn hóa- thông tin - Phòng Tư pháp - Thanh tra huyện - Phòng y tế - Phòng Lao động thương binh xã hội - Phòng Kinh tế - Phòng Dân tộc - Phòng Quản lý đô thị - Phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn Các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện giúp Ủy ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước nhiều ngành, lĩnh vực địa bàn huyện theo quy định pháp luật đảm bảo thống quản lý ngành lĩnh vực công tác từ thành phố đến sở- phòng chịu quản lý, đạo trực tiếp Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu đạo Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng 7K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ sở quản lý ngành, lĩnh vực thành phố Mỗi phòng có trưởng phòng, có từ 02 đến 03 phó trưởng phòng cán bộ, công chức chuyên môn Văn phòng HĐND- UBND huyện có Chánh văn phòng 04 phó chánh văn phòng, tra huyện có chánh tra 02 phó chánh tra • Đơn vị nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện gồm: - Đài phát - Trung tâm thể dục thể thao - Trung tâm văn hóa - Hội chữ thập đỏ - Ban quản lý dự án ĐTXD huyện - Trung tâm dạy nghề Trung tâm dân số huyện - Thanh tra xây dựng huyện Các đơn vị nghiệp có 01 thủ trưởng có từ 01 đến 02 phó thủ trưởng viên chức giúp việc Sơ đồ tổ chức máy Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản ( Phụ Lục I ) II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ- ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ- Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 1.1 Chức Phòng Nội Vụ quan chuyên môn thuộc Hội đồng nhân dân huyện Vụ Bản có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước Nội Vụ gồm: - Tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước Cải cách hành chính, quyền địa phương Địa giới hành Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn Hội, tổ chức phi phủ Văn thư, lưu trữ nhà nước Tôn giáo Thi đua- khen thưởng Phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân Vụ Bản chịu đạo quản lý trực tiếp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản, đồng thời chịu đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Xây dựng phương án xếp tổ chức máy quan chuyên môn, đơn vị nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện xem xét, định Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng 8K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức thực bầu cử Quốc hội, Hội đồng nhân dân cấp theo luật định Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức kỳ họp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân để bầu chức danh Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân - Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện theo dõi tổ chức hoạt động hội địa bàn - Xây dựng phương hướng nhiệm vụ công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua- khen thưởng trình Ủy ban nhân dân tổ chức thực phê duyệt - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua- khen thưởng hàng năm thời kỳ Thực chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua- khen thưởng Cơ cấu tổ chức Để thực tốt chức nhiệm vụ văn phòng yếu tố quan trọng phải có đội ngũ cán chuyên môn, nhiệt tình với công việc phân công công việc rõ ràng, phù hợp với khả năng, trình độ cán Vì vậy,việc thiết lập cấu tổ chức chặt chẽ, hiệu sở để tiến hành công việc văn phòng, quan theo chức thẩm quyền giao Nhận thức tầm quan trọng việc cấu, xếp, tổ chức nhân nên từ đầu phòng Nội Vụ trọng phân công xếp công việc linh hoạt , rõ ràng, có tính độc lập cao đảm bảo mối liên hệ công tác Được thể sơ đồ cấu tổ chức máy phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản (Phụ lục II) • Trưởng phòng: - Phụ trách chung, chịu trách nhiệm lãnh đạo, đạo, điều hành toàn diện hoạt động phòng theo chức nhiệm vụ yêu cầu lãnh đạo Huyện ủy- HĐND- UBND huyện ngành dọc cấp - Có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với thường trực Huyện ủy- HĐNDUBND huyện nội dung, nhiệm vụ có liên quan đến công tác nội vụ địa bàn huyện - Chịu trách nhiệm việc thẩm định kỳ, phát hành văn phòng việc tham mưu, đề xuất triển khai nhiệm vụ báo cáo cấp theo yêu cầu - Trực dõi, phụ trách công tác tổ chức cán bộ, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức huyện • Phó trưởng phòng: Gồm phó trưởng phòng - Một phó trưởng phòng chịu trách nhiệm: Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng 9K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Một số cá nhân lợi dụng chế phối hợp mà bỏ rơi trách nhiệm công việc, ỉ lại vào phận khác, từ làm giảm hiệu chất lượng công việc - Cần có phân công nhiệm vụ rõ ràng cho đơn vị đạt hiệu công việc, tránh chồng chéo chức - Văn phòng mặt toàn thể quan, máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, mà việc đại hóa công tác văn phòng tổ chức máy văn phòng ngày trọng để phục vụ tốt cho hoạt động quản lý toàn quan Bên cạnh việc tổ chức mô hình tổ chức máy văn phòng trên, văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản hướng tới xây dựng mô hình văn phòng đại thời gian tới nhằm cải thiện, nâng cấp máy văn phòng truyền thống * Ưu điểm văn phòng đại: - Tạo không gian hợp lý phận văn phòng - Tạo linh hoạt hoạt động văn thư văn phòng đại bố trí phòng văn thư nơi trung tâm thuận tiện cho giải văn nhanh chóng rút ngắn thời gian việc giải thủ tục hành - Giảm công đoạn khâu không cần thiết nên tăng hiệu suất công việc - Khắc phục nhược điểm mô hình văn phòng truyền thống phòng văn thư đặt xa nơi không phù hợp nên khâu giải văn không tập trung, ảnh hưởng đến chất lượng công việc Văn phòng đại đồng nghĩa với việc đại hóa máy móc người phải nâng cao trình độ lẫn chuyên môn, nghiệp vụ hoàn thành công việc cách tốt * Nhược điểm văn phòng đại: - Không phải quan thể bố trí mô hình văn phòng đại, quy mô quan không cho phép - Đầu tư trang thiết bị đại tốn nên quan đủ tài - Phòng văn thư vị trí trung tâm người lại đông gây ồn ảnh hưởng đến hiệu công việc nhiều căng thẳng tập trung - Kiểu văn phòng chưa thể thích nghi thói quen truyền thống chưa thay đổi (Mô hình văn phòng đại cho quan – phụ lục VI) Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng67 K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan Nhận xét ưu, nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành Mô hình cấu tổ chức có vai trò quan trọng hoạt động quan tổ chức nói chung hoạt động văn phòng nói riêng Một mô hình tổ chức máy khoa học, phù hợp giúp cho quan, văn phòng có chế vận hành thông suốt đảm bảo việc thực mục tiêu quan, văn phòng mang lại hiệu cao cho hoạt động quan, văn phòng Nâng cao hiệu suất chất lượng công việc tạo điều kiện để sử dụng tốt nguồn lực tránh lãng phí nguồn lực Thấy tầm quan trọng cấu tổ chức, máy văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản nói chung phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản nói riêng nghiên cứu xác định tính chất công việc, vị trí, chức năng, nhiệm vụ cán bộ, nhân viên để xây dựng mô hình cấu tổ chức đại khoa học phù hợp với văn phòng để đảm bảo hoạt động văn phòng diễn nhịp nhàng Cơ cấu tổ chức, máy phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản xây dựng đảm bảo dựa nguyên tắc sau: - Không trùng lặp: Mỗi công chức, viên chức, nhân viên văn phòng phụ trách lĩnh vực trùng lặp công việc - Phối hợp: Các công chức, viên chức, nhân viên văn phòng có phối hợp với để đạt hiệu cao công việc - Linh hoạt: Cơ cấu tổ chức, máy văn phòng thiết lập gọn gàng, không cồng kềnh, đủ để đáp ứng nhu cầu công việc - Tập trung dân chủ: Trưởng phòng người có quyền lực cao chịu trách nhiệm hoạt động văn phòng Phó phòng có quyền định công việc thuộc thẩm quyền, có trách nhiệm đạo theo dõi kiểm tra cấp triển khai thực công việc; Những vấn đề quan trọng phải bàn bạc đóng góp ý kiến, cấp phải tôn trọng cấp dưới, phát huy lực sáng tạo nhân viên không áp đặt mệnh lệnh Khi định biên nhân cho máy văn phòng Ủy ban nhân dân huyện vào quy định Nhà nước; quy định, quy chế quan; nhu cầu nguồn lực Trong thời gian thực tập phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản em xin rút số nhận xét ưu, nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng: * Ưu điểm: - Sắp xếp, phân công lĩnh vực công việc cho cán bộ, nhân viên văn phòng rõ ràng, hợp lý Các cán bộ, nhân viên văn phòng có phẩm chất đạo đức tốt Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng68 K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Bộ máy văn phòng áp dụng nguyên tắc tập trung dân chủ, phối hợp, linh hoạt, không trùng lặp; cán văn phòng tham gia bàn bạc, đóng góp ý kiến, áp đặt mệnh lệnh từ tạo thoải mái, nhiệt tình cống hiến cán bộ, nhân viên - Việc xếp máy, vị trí làm việc văn phòng thuận lợi công tác xử lý trao đổi công việc logic khoa học Thiết kế bàn làm việc theo vách ngăn vượt đầu người, trang thiết bị, văn phòng phẩm trang bị đầy đủ, người tập trung vào công việc mình; Văn xử lý tập trung theo quy trình định, thống đạo, tất văn tập trung văn phòng cán văn thư - lưu trữ lưu giữ mạng điện tử, tủ đựng tài liệu nên tránh mát sai lệch công tác đạo cấp Quá trình giải công việc ổn định, quản lý sử dụng trang thiết bị, sở vật chất đảm bảo hợp lí cho văn phòng Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng cán nhiều hình thức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ phân tích * Nhược điểm: - Tuy nhiên bên cạnh việc áp dụng nguyên tắc dân chủ chưa thực triệt để lãnh đạo văn phòng tự định công việc không cần tham khảo ý kiến cấp Hoặc ý kiến cấp không lãnh đạo quan tâm - Sự xếp, phân công lĩnh vực công việc tạo khó khăn cho công chức, nhân viên vấn đề thực giải công việc Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng69 K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan Trong đợt thực tập phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản, em nhận thấy công tác hành văn phòng chiếm vai trò quan trọng quan, xem hoạt động quản lý phục vụ quản lý Mặc dù thời gian thực tập phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản chưa nhiều qua khảo sát tình hình thực tế, nhận thức hiểu biết trình độ sinh viên năm cuối trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có số nhận xét công tác hành sau: Công tác hành văn phòng * Ưu điểm - Về cấu phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản có phân công, xếp phòng, ban, cán bộ, nhân viên tạo môi trường làm việc tốt cho việc thực nhiệm vụ đặt - Cán văn phòng người có trình độ chuyên môn, say mê, sáng tạo công việc Chính công tác hành văn phòng giải cách nhanh chóng hiệu - Việc chấp hành nội quy, quy chế quan thời gian làm việc thực nghiêm túc có thái độ làm việc tích cực công việc - Luôn làm tốt công tác đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị cho lãnh đạo máy Ủy ban nhân dân hoạt động xuyên suốt, thực tốt vai trò tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân - Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm Ủy ban nhân dân - Văn phòng thường xuyên đổi cách làm việc, đổi công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu cần đủ cho văn ban hành theo trình tự bước quy định - Tác phong làm việc cán bộ, công chức quan thực nghiêm túc giấc quan, nội quy, quy định quan, thực chức năng, nhiệm vụ quan * Nhược điểm Ngoài ưu điểm mà quan đạt công tác văn phòng có số mặt hạn chế thể sau: Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng70 K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Tuy đầu tư vào số trang thiết bị đại, thực tế cho thấy số phương tiện máy móc cũ, hư hỏng thiếu như: máy fax, máy hút bụi, máy hủy tài liệu, máy quét nhiều lúc thích ứng kịp thời yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo gây chậm chễ đến công việc Về công tác văn thư – lưu trữ a) Về công tác văn thư * Ưu điểm - Công tác văn thư quan thực cách khoa học xác, cán cử học lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Cán văn thư chịu khó học hỏi kinh nghiệm công tác văn thư ngày đạt hiệu cao - Công tác văn thư giải theo kiểu tập trung thuận tiện cho việc quản lý, bảo quản tra tìm tài liệu dễ dàng - Công tác văn thư giải nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ xác làm tiết kiệm thời gian công sức tăng hiệu công việc * Nhược điểm - Nhiều văn ban hành mắc số sai xót, việc chuyển giao văn nhiều bất cập, số khâu chưa thực xác, nhiều bất cập - Việc quản lý dấu chưa chặt chẽ nhiều người nhiệm vụ vào tùy tiện gây mát, thất lạc văn b) công tác lưu trữ * Ưu điểm - Số lượng văn hàng năm đưa vào lưu trữ hàng năm lớn văn có giá trị đưa vào bảo quản để phục vụ mục đích nghiên cứu tra tìm tiến hành khâu nghiệp vụ theo quy định để bảo quản tổ chức sử dụng - Kho lưu trữ thường xuyên vệ sinh sẽ, báo cháy tự động, hệ thống xử lý tài liệu di động cố định thường xuyên kiểm tra để đề phòng cố xảy * Nhược điểm - Bên cạnh phòng lưu trữ số hạn chế cần khắc phục để đưa công tác vào nếp khoa học Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng71 K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều, tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt, số tài liệu có giá trị phân tán gây khó khăn cho việc phục vụ khai thác sử dụng - Hiện số lượng tài liệu nhiều diện tích phòng lưu trữ hạn chế nên việc xếp, bố trí trang thiết bị gặp nhiều khó khăn - Do điều kiện môi trường khí hậu nên làm ảnh hưởng đến tài liệu, việc bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trước phát triển khoa học kỹ thuật Thời đại công nghệ thông tin, phương pháp dụng cụ đại mà chủ yếu máy vi tính phương tiện truyền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, người Với nhu cầu trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ quan niệm công tác văn thư, lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm dần thay số lượng công việc tính khoa học đòi hỏi người cán phải động, sáng tạo công việc, không làm tốt nghiệp vụ mình, phải tham gia sâu rộng, tích cực vào thực tiễn công việc khó đòi hỏi cần nỗ lực, kiên trì làm việc sáng tạo, khoa học Chính lý mà Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản không ngừng phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, phát triển, xây dựng, hệ thống trang thiết bị đại cho phù hợp với phát triển văn phòng Văn phòng lĩnh vực quan trọng quan nói chung phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản nói riêng Nhà nước ta có nhiều văn pháp luật quy định công tác văn thư, lưu trữ văn phòng Thông qua thời gian thực tập văn phòng em xin có số đề xuất thân mong góp phần phát huy ưu điểm, khắc phục mặt hạn chế trên: Trong công tác văn thư, lưu trữ - Tuyển dụng thêm nhân viên làm công tác văn thư người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư - Xây dựng quy chế làm việc chặt chẽ, rõ ràng - Phát huy khả nhân viên phòng, đặc biệt kỹ giao tiếp - Theo dõi kiểm tra việc xử lý nghiệp vụ văn thư từ đơn giản cán bộ, công chức phòng từ cách trình bày văn thể Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng72 K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội thức đến việc dập ghim cho nhìn vào văn thấy tính thẩm mỹ khoa học văn - Thận trọng việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng văn gửi việc gửi văn không xác - Tiến hành tuyển dụng cán văn thư – lưu trữ đào tạo chuyên ngành - Trang bị sở vật chất thiết bị cho kho lưu trữ phòng đầy đủ chất lượng tốt - Cần trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời - Triển khai việc áp dụng ISO 9000 : 2000 công tác văn phòng - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ, tránh tình trạng chồng chéo văn Về đội ngũ cán bộ, công chức - Tích cực đổi nâng cao lực lãnh đạo cán bộ, công chức văn phòng công tác hành chính, văn thư, lưu trữ xu thời đại - Thường xuyên cử cán bộ, công chức học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nữa, bố trí tuyển dụng thêm nhân vào vị trí thiếu nhằm thực công việc hiệu - Các cán bộ, công chức phải đầu gương mẫu, ý thức chủ động hoàn thiện đổi công việc, nâng cao trách nhiệm lĩnh trị nghề nghiệp để phục vụ tốt cho nhân dân - Cần trẻ hóa đội ngũ nhân viên văn phòng hệ trẻ hôm nhanh nhẹn động nhiều để phù hợp với bước thay đổi xã hội ngày nay, đặc biệt với xu gia nhập WTO phát triển khoa học công nghệ giới - Xây dựng cấu tổ chức hợp lý nội văn phòng để thực nhiệm vụ giao - Khi định cấu tổ chức văn phòng cần lưu ý nhiều nhiệm vụ giao cho phận thực hiện, nhiệm vụ giao cho nhiều phận văn phòng thực Tuy nhiên thực tế có nhiều công việc đòi hỏi có tham gia, phối hợp phận văn phòng Trong trường hợp phải xác định đâu phận tham gia phối hợp, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm phận Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng73 K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Để văn phòng hoạt động tốt cần phải thể chế hóa chức năng, nhiệm vụ văn phòng phận văn phòng định người có thẩm quyền ký - Xây dựng quy chế hoạt động văn phòng phận văn phòng - Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, công chức phòng cách cử cán bộ, công chức tham gia thi sáng tạo, đổi cách làm việc có hiệu cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân huyện tỉnh tổ chức - Cử cán tham gia vào chuyến công tác quan hay phòng để tiếp thu kinh nghiệm chuyên môn hay công tác hành văn phòng để áp dụng làm thay đổi hành quan hành Nhà nước Trên nhận xét, đánh giá chung thân em trình thực tập công tác hành văn phòng Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng74 K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong thời kỳ mở cửa hội nhập với giới tạo cho đất nước ta nhiều hội thách thức đòi hỏi phải thích ứng với xu Vậy phải đổi tất lĩnh vực để nâng cao ưu khả cạnh tranh nhằm tận dụng hội, vượt qua khó khăn thử thách Đảng nhà nước ta đạo quan, ban, ngành đoàn thể cấp từ trung ương đến địa phương cần phải cải cách hành đôi với nâng cao lực đội ngũ cán bộ, công chức kinh nghiệm Chính văn phòng phải đơn vị đầu lĩnh vực cải cách hành chính, nghiệp vụ nâng cao trình độ cán bộ, công chức làm việc văn phòng Quá trình thực tập giúp cho sinh viên em thêm nhiều kiến thức bổ ích hành trang để bước vào sống khả trí tuệ Rồi trường làm ngành nghề học qua không hết giá trị mà đợt thực tập mang đến cho em, vai trò thực tập không nhỏ Tuy nhiên, thời gian thực tập không nhiều thực tế cho em nhiều học kinh nghiệm quý báu nhận thức lý luận, hiểu biết thực tiễn, quan hệ ững xử, củng cố lại kiến thức học Tạo nên phong cách làm việc khoa học, nâng cao kỹ nghiệp vụ mối quan hệ quan để hoàn thiện thân, nắm vững kết hợp hài hòa lý luận thực tiễn để trường làm tốt ngành nghề đặc biệt làm rõ cho nhận thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng văn phòng hoạt động quan nói chung Đó cầu nối thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, cán bộ, công chức, phòng ban mà ngày phải cập nhật cung cấp đầy đủ, đảm bảo thông suốt, chinh xác hiệu cao Đối với Ủy ban nhâ dân huyện Vụ Bản công tác hành văn phòng thay từ cũ sang tư duy, nhận thức cách làm việc Khối lượng công việc văn phòng lớn, việc tham mưu, tổng hợp phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành mà thực chức quản trị đảm bảo sở, vật chất, đời sống tinh thần cho quan Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn đến cán quan huyện Vụ Bản, đồng thời em em lời gửi cảm ơn lời chúc tốt đẹp tới thầy cô giúp em hoàn thành báo cáo Bài báo cáo nhiều thiếu sót, kính mong thầy cô giáo đồng chí lãnh đạo quan góp ý chân thành để báo cáo hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng75 K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục I: Sơ đồ tổ chức máy ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đài phát PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Văn phòng HĐND-UBND Thanh tra huyện Phòng nội vụ Phòng y tế Phòng TN - MT Phòng LĐ – TB - XH Phòng TC - KH Phòng kinh tế Phòng GD - ĐT Phòng dân tộc Phòng VH - TT Phòng quản lý đô thị Phòng tư pháp Phòng NN - PTNT Trung tâm thể dục thể thao Hội chữ thập đỏ Ban quản lý dự án ĐTXD huyện Trung tâm dạy nghề Trung tâm dân số huyện Thanh tra xây dựng huyện Trung tâm văn hóa Phụ lục II: Sơ đồ cấu tổ chức phòng nội vụ huyện Vụ Bản Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội TRƯỞNG PHÒNG (Phụ trách chung) PHÓ PHÒNG (Phụ trách công tác cán bộ) CHUYÊN VIÊN (Phụ trách công tác cán bộ) Bùi Thị Yến PHÓ PHÒNG (Phụ trách cải cách, tôn giáo) CHUYÊN VIÊN (Phụ trách thi đua khen thưởng) Quản trị Văn phòng K7A CHUYÊN VIÊN (Phụ trách cải cách hành chính, VTLT) Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục III: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND huyện Vụ Bản Các phòng ban UBND Các phận tổng hợp Đăng ký nội dung công việc Lãnh đạo Lãnh đạo văn phòng Lên kế hoạch gửi văn đến phòng ban đăng ký nội dung công việc Tổng hợp, xây dựng thảo Theo dõi trình thực Gửi thảo đến phòng ban xin ý kiến Đóng góp ý kiến cho thảo Xem xét, ký ban hành Tổng hợp ý kiến góp ý, chỉnh sửa hoàn thiện ban hành Duyệt thể thức Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục IV: Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị UBND huyện Vụ Bản Lãnh đạo UBND huyện Vụ Bản Văn phòng Chuẩn bị hội nghị Lập kế hoạch giấy mời Xây dựng chương trình nghị Chuẩn bị tài liệu liên quan đến hội nghị Chuẩn bị kinh phí, sở vật chất Hội nghị diễn Đón tiếp, điểm danh đai biểu Phát tài liệu Ghi biên hội nghị Hội nghị kết thúc Phục vụ sau hội Lập hồ sơ hội nghị nghị Bùi Thị Yến Tổng hợp, thông báo Quản trị Văn phòng K7A Đảm bảo vấn đề khác Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục V: Sơ đồ nội dung quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Văn phòng phòng Lãnh đạo UBND Lãnh đạo văn Lập kế hoạch chuyến Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác Theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị Chuẩn bị liệu Chuẩn bị phương tiện, kinh phí Lãnh đạo công tác Lãnh đạo văn phòng theo dõi, đôn đốc, đạo công việc Bổ sung tài liệu công việc, gửi tài liệu văn cho lãnh đạo, toán kinh phí công tác Bùi Thị Yến Quản trị Văn phòng K7A Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục VI: Sơ đồ mô hình văn phòng đại 1d 6 a 1c 6 6 10 1b 1a) Bàn máy vi tính 6) Ghế 10) Máy in 1b) Bàn để bình nước 3) Tranh phong cảnh tác 7) Đồng hồ 11) Lịch công 1c) Bàn tiếp khách 4) Chậu hoa 8) Cửa sổ 1d) Bàn làm việc 5) Điều hòa 9) Tủ tài liệu Bùi Thị Yến 2) Móc treo áo Quản trị Văn phòng K7A