2. Khảo sát về công tác văn thư
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội Vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản
Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động quản lý của cơ quan, lãnh đạo Ủy ban nhân huyện Vụ Bản đã có sự quan tâm và đầu tư để công tác văn thư được thực hiện tốt hơn. Điều đó được thể hiện qua việc Ủy ban nhân dân huyện thực hiện theo sự hướng dẫn chung của Nhà nước về một số nghiệp vụ như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư của cơ quan. Trưởng phòng đóng vai trò tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện công tác văn thư trong cơ quan. Để công tác văn thư được thực hiện tốt, văn phòng Ủy ban nhân dân phối hợp với phòng Nội Vụ huyện đã tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện việc áp dụng các văn bản hiện hành của Nhà nước quy định, hướng dẫn về công tác văn thư bao gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu... Thông qua việc áp dụng các văn bản trên, phòng Nội Vụ huyện đã trực tiếp giúp Ủy ban nhân dân huyện soạn thảo quy chế công tác văn thư – lưu trữ.
Nhằm nâng cao hiệu quả công việc quá trình thực hiện công tác Trưởng phòng Nội Vụ đã trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong phòng về kỹ thuật trình bày văn bản khi duyệt về thể thức văn bản; đồng thời Trưởng phòng Nội Vụ phối hợp với văn phòng Ủy ban nhân dân đề xuất với lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ, các hội nghị tập huấn về công tác văn thư cho toàn bộ cán bộ phụ trách về lĩnh vực này.
Để công tác văn thư của cơ quan huyện được đảm bảo thực hiện một cách thống nhất theo quy định của Nhà nước, cơ quan cấp trên và quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện. Lãnh đạo phòng đã chỉ đạo phòng áp dụng theo đúng quy định trong việc trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
• Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản a) Thể thức:
- Ưu điểm:
Các văn bản của phòng Nội Vụ huyện nói riêng và Ủy ban nhân dân huyện nói chung đã ban hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư liên tịch số 55 của Bộ Nội Vụ, hiện nay là Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ, văn bản ban hành có đầy đủ 9 thành phần thể thức bắt buộc là Quốc hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; số ký hiệu văn bản; địa danh văn bản; chức vụ, chứ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan; nơi nhận văn bản. Ngoài ra, văn bản còn thêm một số thành phần bổ sung như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu chỉ dẫn phạm vi đối tượng phổ biến, dấu thu hồi, địa chỉ giao dịch, văn bản trình bày theo đúng quy định về khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ.
- Nhược điểm:
Tuy các văn bản do Ủy ban nhân dân ban hành văn bản đều theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, nhưng trong quá trình soạn thảo văn bản cán bộ, chuyên viên cũng không thể tránh khỏi những sai sót nhất định như: quá trình đánh máy còn sai sót, ngôn từ chưa đạt yêu cầu về câu chữ. Các văn bản ban hành còn gặp một số lỗi thường gặp như là công văn, nơi nhận, phần lưu của văn bản, phần gạch dưới quốc hiệu, gạch dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Ví dụ:
- Công văn là văn bản không có tên loại, trong phần ghi số, ký hiệu vẫn còn có ký hiệu tên loại của văn bản cụ thể như: Số:54/CV-UBND.
- Phần nơi nhận của văn bản không in nghiêng: “Nơi nhận’’ sửa thành
“Nơi nhận’’.
- Phần gạch chân dưới Quốc hiệu và trích yếu nội dung trước khi ban hành còn chưa có dấu của báo cáo là chưa đúng so với quy định về thể thức ban hành văn bản cụ thể là Báo cáo số: 242/TB-UBND.
- Có một số văn bản ở phần đóng dấu vẫn chưa được chuẩn đóng chùm lên 1/2 chữ ký, theo đúng thể thức phải là 1/3 chữ ký về bên trái.
b) Kỹ thuật trình bày văn bản - Ưu điểm:
+ Các văn bản soạn thảo theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra.
+ Các cán bộ, chuyên viên trực tiếp soạn thảo văn bản tương đối đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị mình.
+ Văn bản soạn thảo mang đậm tính khuôn mẫu quy định sẵn của Thông tư số 01/2011/BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày hành chính và văn bản quy định tại cơ quan.
+ Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn, văn phong mang đậm văn phong hành chính.
- Nhược điểm:
Tuy rằng văn phong và ngôn ngữ dùng trong các văn bản do cơ quan ban hành mang đậm tính chất hành chính nhưng không thể tránh khỏi có những văn bản có ngôn ngữ đời thường.
c) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước, chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý, vì vậy soạn thảo và ban hành văn bản phải theo một quy trình nhất định:
- Soạn thảo văn bản:
Sau khi căn cứ vào tính chất, nội dung, mục đích văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan giao cho văn phòng, các phòng ban, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo, sau đó các phòng ban, cá nhân chủ động thu thập và xử lý thông tin có liên quan, tiến hành soạn thảo.
- Duyệt bản thảo và việc bổ sung, sửa chữa bản thảo đã được duyệt:
+ Bản thảo được lãnh đạo phòng kiểm tra, xem xét, bổ sung và sửa chữa về thể thức, sau đó được chuyển xuống phòng văn thư để đánh máy lại.
+ Sau khi văn bản được đánh máy xong, nhân viên đánh máy kiểm tra lại và trình lên lãnh đạo phòng xem xét lại và ký nháy lên văn bản.
- Trình ký văn bản:
Sau khi văn bản được phê duyệt về nội dung và thể thức, văn bản được trình lên lãnh đạo cơ quan để ký, lãnh đạo cơ quan là người chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký.
- Đăng ký văn bản:
Văn bản sau khi đã có đầy đủ chữ ký sẽ được chuyển xuống phòng văn thư, văn thư xem xét lại văn bản, nếu khôn phát hiện sai sót sẽ ghi số, ngày tháng cho văn bản.
- Nhân văn bản:
Văn bản sau khi đã đăng ký, can bộ văn thư căn cứ vào nơi nhận của văn bản sẽ nhân bản đầy đủ tránh lãng phí cho cơ quan, đảm bảo đúng số lượng.
- Đóng dấu văn bản:
Văn bản sau khi hoàn tất thủ tục, nhân bản đầy đủ, cán bộ văn thư sẽ đóng dấu vào tất cả văn bản đó, đúng với quy định của việc đóng dấu vào văn bản.
* Ưu điểm:
Cỏc quy định trong văn được trỡnh bày ngắn gọn, rừ ràng, dễ hiểu và chính xác. Cán bộ soạn thảo có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện nghiêm túc theo quy định về khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề...
* Nhược điểm:
Tuy nhiên cũng tồn tại một số nhược điểm trong thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đó là: thiếu dấu gạch chân dưới phần trích yếu nội dung văn bản, việc căn lề của nhiều văn bản vẫn chưa đúng quy định, cỡ chữ và đường gạch chân bên dưới tên cơ quan và quốc hiệu vẫn chưa đúng theo quy định của Thông tư số 01/2011/BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011.
Việc ghi số và ngày tháng của văn bản đôi khi còn đánh trực tiếp trên máy mà theo quy định tai Nghị định số 110/02004/Đ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì việc ghi số và ngày tháng phải được thực hiện sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản và được văn thư của cơ quan vào sổ đăng ký văn bản.
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản a) Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyền nội bộ và văn bản mật) do cơ quan phát hành được gọi chung là văn bản đi. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản có những ưu, nhược điểm sau:
* Ưu điểm:
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện đúng theo quy định của cơ quan cấp trên tạo điều kiện quản lý thống nhất hệ thống văn bản ban hành trong Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản.
- Cụng tỏc soạn thảo văn bản được phõn cụng rừ ràng cho từng chuyờn viên nên hạn chế được tối đa những sai lệch về nội dung văn bản vì những chuyện viên này có trình độ chuyên môn, am hiểu lĩnh vực hoạt động của mình.
- Khi một văn bản của cơ quan được gửi đi nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân khác nhau thì chuyên viên phụ trách văn thư của cơ quan sẽ tiến hành nhân bản các văn bản đó sao cho đủ số lượng.
- Cán bộ văn thư đăng ký các thông tin về văn bản chính xác rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết.
- Cách đăng ký và sắp xếp văn bản theo tên loại cũng góp phần làm cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính xác.
* Nhược điểm:
Trình tự kiểm tra văn bản còn có nhiều khâu nên làm cho công việc bị gián đoạn mất nhiều thời gian để có thể tiến hành thực hiện được văn bản đó.
b) Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đến
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan gọi chung là văn bản đến.
• Ưu điểm:
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải quyết văn bản đã góp phần ngày càng hiện đại hóa công tác văn thư cả về cán bộ và các nghiệp vụ.
• Nhược điểm:
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản tuy thuận tiện và nhanh chóng nhưng khi mạng bị lỗi thì không thể sử dụng được, hoặc do các sự cố khách quan như mất điện, máy tính có virus thì không thể tiến hành công việc như dự tính ban đầu, làm cho văn bản có thể bị giải quyết chậm hoặc không kịp tiến độ thời gian và tốn cả kinh phí cho việc thực hiện công tác đó.
c) Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấu vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức; khẳng định tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do các cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước ban hành. Chính vì vậy, Nhà nước đã đề ra nhiều quy định về vấn đề này thông qua các văn bản quản lý như:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
* Ưu điểm:
- Chuyên viên văn thư đều thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và quy định của Ủy ban nhân dân huyện về công tác quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu của cơ quan được để đúng nơi quy định và các tủ đựng dấu của cơ quan đều có khóa để đảm bảo an toàn cho con dấu.
- Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, đúng nhiệm vụ được giao.
- Dấu được đúng rừ ràng, ngay ngắn, đỳng chiều và đỳng mực dấu quy định.
- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản khi có chữ ký hợp lệ, tức là có chữ ký của lãnh đạo cơ quan hoặc được người lãnh đạo ủy quyền.
* Nhược điểm:
Cú những văn bản dấu đúng chưa được rừ ràng do mực dấu bị mờ hay không đều nên chỗ thì đậm, chỗ thì nhạt.
d) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Lập hồ sơ hiện hành:
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư với lưu trữ cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa...
Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng thì từng cán bộ, nhân viên trong quá trình giải quyết cần phải chú trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ đầy đủ, chính xác theo từng nội dung công việc.
* Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉ đạo các cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản, tài liệu có giá trị để văn thư cơ quan tiến hành lập hồ sơ nộp vào lưu trữ hiện hành.
Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mục lục hồ sơ được lập thành ba bản, trong đó bên giao và bên nhận mỗi bên một bản, một bản lưu vào văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện.