Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Trước sự phát triển của khoa học kỹ thuật như hiện nay. Thời đại của nền công nghệ thông tin, đây là một phương pháp và dụng cụ hiện đại mà chủ yếu là máy vi tính và phương tiện truyền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, con người.
Với nhu cầu về trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ thì quan niệm công tác văn thư, lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm đã dần được thay thế bởi số lượng công việc và tính khoa học đòi hỏi người cán bộ phải năng động, sáng tạo hơn trong công việc, không chỉ làm tốt nghiệp vụ của mình, còn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào thực tiễn công việc còn khó hơn đòi hỏi chúng ta cần nỗ lực, kiên trì và làm việc sáng tạo, khoa học. Chính lý do đó mà Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản đã không ngừng phổ biến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành chính văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, phát triển, xây dựng, hệ thống trang thiết bị hiện đại cho phù hợp với sự phát triển của văn phòng.
Văn phòng là lĩnh vực quan trọng của cơ quan nói chung và của phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản nói riêng. Nhà nước ta có rất nhiều văn bản pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ và văn phòng. Thông qua thời gian thực tập tại văn phòng em xin có một số đề xuất của bản thân mong góp phần phát huy những ưu điểm, khắc phục những mặt hạn chế trên:
1. Trong công tác văn thư, lưu trữ
- Tuyển dụng thêm nhân viên làm công tác văn thư là những người được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ văn thư.
- Xõy dựng quy chế làm việc chặt chẽ, rừ ràng.
- Phát huy khả năng của nhân viên trong phòng, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp.
- Theo dừi kiểm tra việc xử lý cỏc nghiệp vụ văn thư từ đơn giản nhất đối với từng cán bộ, công chức của phòng như từ cách trình bày văn bản đúng thể
thức đến việc dập ghim như thế nào sao cho khi nhìn vào văn bản thấy được tính thẩm mỹ và khoa học của văn bản.
- Thận trọng hơn trong việc chuyển giao văn bản, không để xảy ra tình trạng văn bản gửi về do việc gửi văn bản không chính xác.
- Tiến hành tuyển dụng cán bộ văn thư – lưu trữ được đào tạo đúng chuyên ngành.
- Trang bị cơ sở vật chất và thiết bị cho kho lưu trữ của phòng đầy đủ và chất lượng tốt.
- Cần trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời.
- Triển khai việc áp dụng ISO 9000 : 2000 trong công tác văn phòng.
- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ, tránh tình trạng chồng chéo văn bản.
2. Về đội ngũ cán bộ, công chức
- Tích cực đổi mới nâng cao năng lực lãnh đạo của cán bộ, công chức văn phòng về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ trong xu thế thời đại mới.
- Thường xuyên cử cán bộ, công chức đi học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn hơn nữa, bố trí tuyển dụng thêm nhân sự vào các vị trí còn thiếu nhằm thực hiện công việc hiệu quả hơn.
- Các cán bộ, công chức phải luôn đi đầu trong gương mẫu, ý thức chủ động hoàn thiện đổi mới trong công việc, nâng cao trách nhiệm và bản lĩnh chính trị nghề nghiệp để phục vụ tốt cho nhân dân.
- Cần trẻ hóa đội ngũ nhân viên văn phòng bởi vì thế hệ trẻ hôm nay nhanh nhẹn và năng động hơn rất nhiều để phù hợp với từng bước thay đổi xã hội ngày nay, đặc biệt là với xu thế gia nhập WTO và sự phát triển của khoa học công nghệ trên thế giới.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý trong nội bộ văn phòng để thực hiện những nhiệm vụ được giao.
- Khi quyết định cơ cấu tổ chức của văn phòng cần lưu ý rằng nhiều nhiệm vụ có thể giao cho một bộ phận thực hiện, nhưng một nhiệm vụ không thể giao cho nhiều bộ phận trong văn phòng cùng thực hiện. Tuy nhiên trong thực tế có nhiều công việc đòi hỏi có sự tham gia, phối hợp giữa các bộ phận trong văn phòng. Trong trường hợp này phải xác định đâu là bộ phận cùng tham gia phối hợp, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
- Để văn phòng hoạt động tốt hơn cần phải thể chế hóa chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và từng bộ phận trong văn phòng bằng quyết định do người có thẩm quyền ký.
- Xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng và của từng bộ phận trong văn phòng.
- Phát huy cao khả năng tư duy, sáng tạo của đội ngũ cán bộ, công chức trong phòng bằng cách cử cán bộ, công chức tham gia các cuộc thi sáng tạo, đổi mới cách làm việc có hiệu quả của cán bộ, công chức do Ủy ban nhân dân huyện hoặc do tỉnh tổ chức.
- Cử cán bộ tham gia vào các chuyến đi công tác của cơ quan hay của phòng để tiếp thu những kinh nghiệm mới về chuyên môn hay về công tác hành chính văn phòng để về có thể áp dụng làm thay đổi nền hành chính hiện nay các cơ quan hành chính Nhà nước.
Trên đây là những nhận xét, đánh giá chung của bản thân em trong quá trình thực tập về công tác hành chính văn phòng.