Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này
Tổ chức bộ máy là việc bố trí, sắp xếp các bộ phận trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức và thiết lập mối quan hệ phối hợp hoạt động cho các bộ phận đó nhằm hoàn thành mục tiêu chung.
Tổ chức bộ máy của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản theo mô hình kết hợp, nghĩa là vừa thiết lập mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận trực thuộc, vừa tổ chức phân công công việc cho từng đơn vị, mỗi đơn vị phụ trách một mảng nhiệm vụ riêng nhằm tư vấn, giúp việc cho lãnh đạo văn phòng (Chánh văn phòng và các Phó chánh văn phòng), tiếp theo là trưởng phòng, sau đó là trưởng các bộ phận, tổ trưởng.
Áp dụng mô hình tổ chức bộ máy như vậy, chúng ta có thể thấy được những ưu điểm như sau:
- Dễ dàng cho công tác kiểm, chỉ đạo quản lý.
- Tránh được sự chồng chéo trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng.
- Thiết lập được mối quan hệ hợp tác đa chiều từ các phòng, từ đó góp phần xây dựng văn phòng đoàn kết, hợp tác triệt để.
- Tạo điều kiện để lãnh đạo có thời gian xử lý những công việc quan trọng do có sự phân công cho các đơn vị cấp dưới.
- Tập dượt khả năng lãnh đạo, quản lý cho cấp dưới.
* Về nhược điểm:
- Một số cá nhân lợi dụng cơ chế phối hợp mà bỏ rơi trách nhiệm và công việc, ỉ lại vào bộ phận khác, từ đó làm giảm hiệu quả và chất lượng công việc.
- Cần cú sự phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng cho cỏc đơn vị thỡ mới đạt được hiệu quả công việc, tránh chồng chéo chức năng.
- Văn phòng là bộ mặt của toàn thể cơ quan, là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, bởi vậy mà việc hiện đại hóa trong công tác văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng ngày càng được chú trọng để có thể phục vụ tốt cho hoạt động quản lý của toàn cơ quan
Bên cạnh việc tổ chức mô hình tổ chức bộ máy văn phòng như trên, văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản còn hướng tới xây dựng mô hình văn phòng hiện đại trong thời gian tới nhằm cải thiện, nâng cấp bộ máy văn phòng truyền thống.
* Ưu điểm của văn phòng hiện đại:
- Tạo được một không gian hợp lý giữa các bộ phận trong văn phòng.
- Tạo được sự linh hoạt trong hoạt động văn thư vì văn phòng hiện đại bố trí phòng văn thư ở nơi trung tâm thuận tiện cho giải quyết văn bản được nhanh chóng rút ngắn thời gian trong việc giải quyết thủ tục hành chính.
- Giảm được công đoạn những khâu không cần thiết nên tăng hiệu suất công việc.
- Khắc phục được những nhược điểm của mô hình văn phòng truyền thống như phòng văn thư đặt xa ở những nơi không phù hợp nên khâu giải quyết văn bản không được tập trung, ảnh hưởng đến chất lượng công việc. - Văn phòng hiện đại đồng nghĩa với việc hiện đại hóa máy móc và con người cũng phải được nâng cao về cả trình độ lẫn chuyên môn, nghiệp vụ chính vì vậy hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
* Nhược điểm của văn phòng hiện đại:
- Không phải cơ quan nào cũng thể bố trí được mô hình văn phòng hiện đại, vì quy mô của cơ quan không cho phép.
- Đầu tư trang thiết bị hiện đại khá tốn kém nên không phải cơ quan nào cũng đủ về tài chính.
- Phòng văn thư ở vị trí trung tâm người đi lại đông gây ồn ào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc nhiều khi căng thẳng mất tập trung.
- Kiểu văn phòng mới chưa thể thích nghi ngay vì thói quen truyền thống vẫn chưa thay đổi.
(Mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan – phụ lục VI)
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính.
Mô hình cơ cấu tổ chức có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan tổ chức nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng. Một mô hình tổ chức bộ máy khoa học, phù hợp sẽ giúp cho cơ quan, văn phòng có cơ chế vận hành thông suốt đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của cơ quan, văn phòng mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của cơ quan, văn phòng. Nâng cao hiệu suất chất lượng công việc nó cũng tạo điều kiện để sử dụng tốt các nguồn lực tránh lãng phí nguồn lực... Thấy được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản nói chung và phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản nói riêng đã nghiên cứu xác định tính chất công việc, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên để xây dựng một mô hình cơ cấu tổ chức hiện đại khoa học phù hợp với văn phòng để đảm bảo sự hoạt động của văn phòng diễn ra nhịp nhàng.
Cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản xây dựng đảm bảo dựa trên những nguyên tắc sau:
- Không trùng lặp: Mỗi công chức, viên chức, nhân viên trong văn phòng phụ trách về một lĩnh vực không có sự trùng lặp ở trong công việc.
- Phối hợp: Các công chức, viên chức, nhân viên trong văn phòng có sự phối hợp với nhau để đạt hiệu quả cao trong công việc.
- Linh hoạt: Cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng được thiết lập gọn gàng, không cồng kềnh, đủ để đáp ứng nhu cầu công việc.
- Tập trung dân chủ: Trưởng phòng là người có quyền lực cao nhất chịu trách nhiệm về sự hoạt động của văn phòng. Phó phòng có quyền quyết định các cụng việc thuộc thẩm quyền, cú trỏch nhiệm chỉ đạo theo dừi kiểm tra cấp dưới triển khai thực hiện công việc; Những vấn đề quan trọng phải được bàn bạc đóng góp ý kiến, cấp trên phải tôn trọng cấp dưới, phát huy năng lực sáng tạo của nhân viên chứ không áp đặt mệnh lệnh.
Khi định biên nhân sự cho bộ máy của văn phòng thì Ủy ban nhân dân huyện luôn căn cứ vào những quy định của Nhà nước; những quy định, quy chế của cơ quan; nhu cầu về nguồn lực...
Trong thời gian thực tập tại phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản em xin rút ra một số nhận xét về ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng:
* Ưu điểm:
- Sắp xếp, phân công các lĩnh vực công việc cho cán bộ, nhân viên trong văn phũng rừ ràng, hợp lý. Cỏc cỏn bộ, nhõn viờn trong văn phũng đều cú phẩm chất đạo đức tốt.
- Bộ máy văn phòng áp dụng nguyên tắc tập trung dân chủ, phối hợp, linh hoạt, không trùng lặp; cán bộ trong văn phòng được tham gia bàn bạc, đóng góp ý kiến, không có sự áp đặt mệnh lệnh từ đó tạo được sự thoải mái, nhiệt tình và cống hiến của cán bộ, nhân viên.
- Việc sắp xếp bộ máy, vị trí làm việc trong văn phòng thuận lợi đối với công tác xử lý trao đổi công việc logic và khoa học. Thiết kế bàn làm việc theo vách ngăn vượt đầu người, trang thiết bị, văn phòng phẩm được trang bị đầy đủ, mỗi người đều có thể tập trung vào công việc của mình; Văn bản được xử lý tập trung theo quy trình nhất định, thống nhất chỉ đạo, tất cả văn bản đều được tập trung trong văn phòng và được cán bộ văn thư - lưu trữ lưu giữ trên mạng điện tử, trong các tủ đựng tài liệu nên tránh được sự mất mát và sai lệch trong công tác chỉ đạo của cấp trên. Quá trình giải quyết công việc ổn định, quản lý và sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất đảm bảo hợp lí cho văn phòng. Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng cán bộ bằng nhiều hình thức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, các kỹ năng phân tích.
* Nhược điểm:
- Tuy nhiên bên cạnh đó việc áp dụng nguyên tắc dân chủ vẫn chưa được thực hiện triệt để đôi khi lãnh đạo văn phòng vẫn còn tự quyết định công việc không cần tham khảo ý kiến của cấp dưới. Hoặc những ý kiến của cấp dưới không được lãnh đạo quan tâm.
- Sự sắp xếp, phân công lĩnh vực công việc đôi khi tạo khó khăn cho công chức, nhân viên trong vấn đề thực hiện giải quyết công việc.
Phần III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành