Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Tổng công ty bảo việt nhân thọ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I 4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 4 1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Bảo việt Nhân Thọ 4 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ. 5 2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 5 3. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 9 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng 10 Phòng Hành chính Quản trị. 10 1. Chức năng của Phòng Hành chính Quản trị 10 2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Quản trị 10 3. Quyền hạn 16 4. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Quản trị 16 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 21 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 21 1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho lãnh đạo cơ quan lấy ví dụ tình huông cụ thể: 21 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 24 1.3. sơ đồ hòa công tác tổ chức 01 nhội nghị của cơ quan mà trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia: 24 1.4. sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 24 1.5. đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan: 25 2. khảo sát về công tác văn thư 28 3. khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 29 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 32 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, quý, năm. 32 2. Soạn thảo Quy chế Công tác văn thư Lưu Trữ của cơ quan: 49 3. Soạn thảo Quy chế Văn hóa công sở của cơ quan. 51 4 . Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan 52 5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan, nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng: 53 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Phòng Hành chính Quản trị của Tổng Công ty Bảo việt Nhân thọ: 55 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT 58 I. Đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Tổng Công Ty Bảo Việt Nhân Thọ: 58 II. Đề xuất giải phát để phát huy những ưu diểm và khắc phục những nhược điểm: 60 KẾT LUẬN 62

Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC .1 LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Quá trình hình thành phát triển Tổng công ty Bảo việt Nhân Thọ Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 2.1.1 Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát .5 2.1.2 Trong lĩnh vực tổ chức nhân 2.1.3 Trong lĩnh vực xây dựng .5 2.1.4 Trong lĩnh vực Dịch vụ Actuary 2.1.5 Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm 2.1.6 Trong lĩnh vực Tài kế toán 2.1.7 Trong lĩnh vực Đầu tư 2.1.8 Trong lĩnh vực Phát triển Đại lý 2.1.9 Trong lĩnh vực Quản lý đào tạo đại lý 2.1.10 Trong lĩnh vực Maketing 2.1.11 Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh 2.1.12 Trong lĩnh vực Bancassurance 2.1.13 Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng 2.1.14 Trong lĩnh vực Chấp nhận bảo hiểm 2.1.15 Trong lĩnh vực Phát hành hợp đồng bảo hiểm 2.1.16 Trong lĩnh vực Giám định xác minh Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ .9 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Phịng Hành Quản trị Chức Phịng Hành Quản trị .9 Nhiệm vụ Phòng Hành Quản trị .10 Quyền hạn 15 Cơ cấu tổ chức Phịng Hành Quản trị 16 SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I THôNG TIN CHUNG .17 V YÊU CẦU nhân sỰ 20 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 21 Khảo sát tổ chức cơng tác văn phịng 21 1.1 đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho lãnh đạo quan lấy ví dụ tình huông cụ thể: 21 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Tổng Cơng ty Bảo Việt Nhân thọ 23 1.3 sơ đồ hịa cơng tác tổ chức 01 nhội nghị quan mà trình thực tập sinh viên tham gia: .24 1.4 sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan: .24 1.5 đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở quan: .24 khảo sát công tác văn thư .28 khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 29 PHẦN II 31 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 31 Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, quý, năm 31 Ths Thân Hiền Anh 43 Ths Thân Hiền Anh 48 Soạn thảo Quy chế Công tác văn thư Lưu Trữ quan: 48 Ths Thân Hiền Anh 49 Soạn thảo Quy chế Văn hóa cơng sở quan 50 Ths Thân Hiền Anh 50 Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị quan 50 Xây dựng mơ hình Văn phịng đại cho quan, nhận xét ưu nhược điểm mơ hình văn phịng: .52 Đánh giá cấu tổ chức, máy Phịng Hành Quản trị Tổng Cơng ty Bảo việt Nhân thọ: 54 PHẦN III .57 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT 57 SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng Tổng Cơng Ty Bảo Việt Nhân Thọ: .57 Trong công tác hành văn phịng .57 II Đề xuất giải phát để phát huy ưu diểm khắc phục nhược điểm: 59 KẾT LUẬN 61 Ths Thân Hiền Anh 97 Ths Thân Hiền Anh 101 SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Như biết, hoạt động quản lý nói chung hoạt động địi hỏi nhiều lực tư nhà quản lý ln có phận trợ giúp Văn phịng Văn phịng có chức quan trọng hoạt động quản lý, văn phòng giúp cho tổ chức thực cơng tác hành chính, tổng hợp, tham mưu, hậu cần….từ giúp tổ chức hoạt động cách dễ dàng hiệu Ngày nay, với q trình hội nhập đẩy mạnh cơng nghiệp hố đại hố đất nước, đẩy mạnh cơng cải cách hành khoa học xã hội tất lĩnh vực nói chung cơng tác Văn phịng nói riêng dần phát triển mạnh Nó góp phần khơng nhỏ vào cơng đổi đất nước Nhận thấy tầm quan trọng Văn phòng xu phát triển tương lai Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo khối lượng lớn sinh viên lĩnh vực cơng tác hành nói chung cơng tác Văn phịng nói riêng khơng chất lượng chun mơn nghiệp vụ mà cịn trang bị đầy đủ kỹ cần thiết nhân viên văn phịng nói chung nhà Quản trị Văn phịng nói riêng Trong thời gian đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập tốt nghiệp khâu vô quan trọng thiếu, trình giúp sinh viên có thời gian trải nghiệm để học tập nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế, thực cơng việc nhân viên văn phịng, có hội áp dụng kiến thực giảng dạy giảng đường vào công việc thực tế tự khẳng định trước kì thi tốt nghiệp trường quan trọng việc chuẩn bị hành trang kiến thức cho thân để tìm kiếm công việc phù hợp tương lai Với phương châm giáo dục “Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn”, Nhà trường dành cho sinh viên khoảng thời gian để thực tập nâng cao kỹ chuyên môn, nghiệp vụ quan, tổ chức Đây hội để sinh viên tập dượt tích lũy kinh nghiệm, khả thích nghi với mơi trường làm việc thực tế SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Là sinh viên năm cuối khoa Quản trị Văn phòng, bảo hướng dẫn tận tình Trưởng khoa Ths Nguyễn Mạnh Cường giảng viên khoa Quản trị Văn phòng Nhà trường Được đồng ý tiếp nhận giúp đỡ Lãnh đạo Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ, em cử đến thực tập Phòng Hành Quản trị từ ngày 10/3/2014 đến 02/5/2014 Qua đợt thực tập Tổng Công ty Bảo việt Nhân thọ với quan tâm giúp đỡ cán bộ, nhân viên văn phịng em có hội tiếp cận với công việc thực tế, củng cố vững kiến thức cịn nhiều thiếu sót cịn ngồi ghế giảng đường để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, q trình thực tập em rút nhiều học kinh nghiệm, tích lũy nhiều kỹ cần thiết nhân viên văn phòng thực thụ áp dụng linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế giúp em hiểu rõ tình hình tổ chức quản lý văn phòng quan Và em củng cố phần kiến thức học ghế nhà trường, áp dụng cách tích cực kinh nghiệm quý báu công việc cách ứng xử giao tiếp nơi công sở, phong cách làm việc nhân viên Văn phòng Qua thời gian gần tháng thực tập Tổng công ty Bảo Việt Nhan Thọ giúp cho với thời gian làm việc thực tế, thực công việc cảu nhân viên văn phòng thực thụ Tất thành quãng thời gian gần tháng học hỏi kinh nghiệm thực công việc tìm hiểu cơng tác Hành Văn phịng phịng Hành Quản trị Tổng Cơng Ty đúc kết Báo cáo Thực Tập tốt nghiệp Bản cáo thực tập kết ban đầu đánh giá bước trưởng thành em sau gần ba năm học tập rèn luyện trường Bài báo cáo cịn nhiều hạn chế, khơng tránh khỏi thiếu sót định Bản báo cáo kết trình tìm hiểu thực tập Tổng Công Ty Bảo Việt Nhân Thọ Do vốn kiến thức cịn hạn hẹp q trình tìm hiểu cịn có nhiều thiếu sót, kính mong nhận lời nhận xét từ phía thầy giáo để báo cáo cảu e hoàn thiện Cuối em xin chân thành cảm ơn Quý thầy giáo cô giáo thời gian năm học dạy dỗ truyền SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạt cho e nhiều kiến thức q báu để em bước ngồi nhà trường cách tự tin Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày …Tháng Năm2015 SINH VIÊN Nguyễn Minh Hải SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Quá trình hình thành phát triển Tổng công ty Bảo việt Nhân Thọ - Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ Trụ sở chính: Tầng 37, Keangnam Ha Noi Landmark Tower, Đường Phạm Hùng, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (+84 4) 6251 7777 (máy lẻ 413), Fax: (+84 4) 3577 0958 - Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ (tên tiếng Anh: Baoviet Life, tên giao dịch: Bảo Việt Nhân thọ/Baoviet Life) công ty thành viên 100% vốn Tập đồn Tài Bảo hiểm Bảo Việt Vốn điều lệ: 2.000 tỷ đồng - Năm 1996, Công ty Bảo hiểm Nhân Thọ thành lập trực thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam ( Tập đồn Bảo Việt) - Là cơng ty Bảo hiểm nhân thọ thị trường Việt Nam, Bảo Việt Nhân thọ tiên phong việc cung cấp, hoạch định giải pháp tài ưu việt cho khách hàng nhằm mang lại sống an lành hạnh phúc - Trải qua nhiều thời kỳ, năm 2007 Công ty đổi tên thành Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ trực thuộc Tập đoàn Bảo Việt Bảo Việt Nhân thọ có hệ thống mạng lưới 60 Cơng ty thành viên trực thuộc/64 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, có 300 điểm phục vụ khách hàng toàn quốc với đội ngũ 1.500 cán chuyên môn cao gần 40.000 tư vấn viên chuyên nghiệp - Triết lý kinh doanh Tổng Công ty:  Khách hàng trung tâm  Con người tài sản vô giá  Phát triển bền vững  Trách nhiệm với cộng đồng “ Bảo đảm lợi ích Việt sứ mệnh phương châm mục tiêu phấn đấu toàn thể cán bộ, nhân viên, tư vấn viên Bảo Việt Nhân Thọ” SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ - Tổng Công ty Bảo hiểm Bảo Việt (Bảo hiểm Bảo Việt Baoviet Insurance) doanh nghiệp hạch toán độc lập - thành viên Tập đồn Tài – Bảo hiểm Bảo Việt Với kinh nghiệm hoạt động 45 năm lĩnh vực: Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm bảo hiểm người; với mạng lưới 60 công ty thành viên tất 63 tỉnh, thành phố toàn quốc - Bảo hiểm Bảo Việt Công ty bán bảo hiểm uy tín chiếm gần 32% thị phần doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ dẫn đầu thị trường bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam - Trách nhiệm với cam kết triết lý mà Bảo hiểm Bảo Việt cam kết đem đến cho khách hàng dịch vụ bảo hiểm tái bảo hiểm tốt nhất, thông qua việc sử dụng kỹ kinh nhiệm lâu năm bảo hiểm nước quốc tế - Cam kết đem đến cho khách hàng hài lòng chất lượng dịch vụ - Tư vấn để khách hàng lựa chọn sản phẩm bảo hiểm thích hợp nhất, với biểu phí điều kiện bảo hiểm tối ưu Phục vụ khách hàng tận tâm, cung cấp sản phẩm tận nơi theo yêu cầu 2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 2.1.1 Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm sốt Thực cơng tác kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định pháp luật quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội BVNT Kịp thời phát hiện, ngăn ngừa kiến nghị xử lý tồn tại, sai phạm hoạt động nghiệp vụ 2.1.2 Trong lĩnh vực tổ chức nhân Thực công tác tổ chức máy: - Công tác cán bộ: thu hút, tuyển dụng, đào tạo, phát triển giữ người tài; - Công tác lao động tiền lương; - Các chế độ sách cán 2.1.3 Trong lĩnh vực xây dựng Thực công tác: chuẩn bị đầu tư xây dựng; thực đầu tư xây SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựng; kết thúc đầu tư đưa cơng trình vào khai thác, sử dụng; khai thác, sử dụng cơng trình 2.1.4 Trong lĩnh vực Dịch vụ Actuary - Sử dụng công cụ kỹ thuật actuary để xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm dự báo kết kinh doanh từ đến năm; - Tính tốn dự phịng hàng tháng, hàng q hàng năm, tính tốn khả tốn thực báo cáo tình hình hoạt động với Bộ tài Lãnh đạo BVNT; - Thực xem xét, đánh giá báo cáo hiệu quả, lợi nhuận hợp đồng có hiệu lực; - Thực công việc liên quan đến chia lãi cho chủ hợp đồng, phân chia lợi nhuận chủ hợp đồng Bảo hiểm Nhân thọ cổ đông Công ty 2.1.5 Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm - Phát triển sản phẩm bảo hiểm nhân thọ mới; - Sửa đổi, cải tiến, hoàn thiện ngừng triển khai sản phẩm dựa kết điều tra thống kê, phân tích; - Hướng dẫn triển khai sản phẩm bảo hiểm nhân thọ; - Thực công việc actuary, đặc biệt công việc liên quan đến việc phát triển sản phẩm; - Xây dựng phương án tính tốn số liệu dự phòng nghiệp vụ, dự phòng chia lãi phục vụ cho việc phát triển sản phẩm 2.1.6 Trong lĩnh vực Tài kế tốn - Thực cơng tác kế tốn tồn BVNT, cơng tác tốn vốn đầu tư Xây dựng bản; - Hạch toán khoản thu, chi tài theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh; - Lập báo cáo toán kinh doanh tồn BVNT; - Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lương hàng năm dài hạn; - Xây dựng chế độ quản lý tài nội Tổng Công ty; xây SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựng quy định phân cấp nội bộ: quy trình thu, chi kinh doanh; - Quản lý tiền vốn, công nợ áp dụng Tổng Công ty; - Xây dựng tiêu kế hoạch, hệ thống báo biểu theo quy định Tổng Công ty Pháp luật 2.1.7 Trong lĩnh vực Đầu tư - Xây dựng chiến lược đầu tư, thực giám sát khoản đầu tư, chế độ, thể lệ, quy định, tiêu hoạt động đầu tư; - Kế hoạch luồng tiền dành cho đầu tư; - Kiểm tra, thẩm định dự án đầu tư phân cấp: Tổng hợp kết định kỳ đánh giá hiệu đầu tư 2.1.8 Trong lĩnh vực Phát triển Đại lý - Xây dựng, đạo, tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác phát triển Quản lý Đại lý; - Công tác quản lý đại lý bao gồm nội dung: + Phát triển, tuyển dụng đại lý; + Tổ chức đại lý; + Hoạt động đại lý (bao gồm thăng tiến); + Chính sách thù lao, phúc lợi dành cho đại lý; + Quản lý đại lý; + Thi đua đại lý; + Hỗ trợ đại lý; + Khai thác chéo đại lý; + Dữ liệu đại lý 2.1.9 Trong lĩnh vực Quản lý đào tạo đại lý - Chỉ đạo, tổ chức phối hợp thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác đào tạo Đại lý; - Xây dựng phối hợp với đơn vị đào tạo để xây dựng chương trình đào tạo Đại lý; - Tổ chức thực hiện, hỗ trợ đào tạo đại lý; đánh giá hiệu đào tạo phổ biến kinh nghiệm đào tạo SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Tổng Công ty việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu Công ty lưu trữ hành Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ cho công việc hoàn thiện hồ sơ để nộp lưu vào lưu trữ Trưởng phịng có trách nhiệm đơn đốc kiểm tra nhân viên phòng lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ qian theo quy định Mục Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Điều 27.Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo Quy định hành quản lý sử dụng dấu Tổng Công ty bảo Việt Nhân thọ CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Điều 28 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Hàng năm, lưu trữ hành quan có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập; Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu”; Chuẩn bị kho tàng phương tiện cần thiết để tiếp nhận tài liệu; Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” lập thành loại 02 Các phòng/ cá nhân nộp lưu trữ quan giữ loại 01 bản, Phịng Hành Quản trị giữ 01 Điều 29 Chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ bao gồm: Phân loại hồ sơ, tài liệu; xác định giá trị thời hạn bảo quản; khơi phục hồn thiện hồ sơ; xây dựng cơng cụ tra tìm SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phân loại tài liệu lưu trữ: Dựa vào đặc trưng tài liệu để phân chia chúng thành nhóm, xếp trật tự nhóm đơn vị bảo quản nhóm nhằm sử dụng thuận lợi có hiệu tài liệu lưu trữ Các phịng có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ để nộp vào lưu trữ Cán lưu trữ có trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ tồn Tổng Cơng ty/Cơng ty Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: a) Phân loại hoàn thiện hồ sơ; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tfi liệu; c) Xác định tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ; d) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; e) Xây dựng cơng cụ tra tìm (Mục lục hồ sơ,….) f) Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu huỷ Điều 30 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản lâu dài hay tạm thời (tính số lượng năm); b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ Tổng Côg ty ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bảo Việt Nhân thọ Điều 31.Hội đồng xác định giá trị tài liệu Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Thủ trưởng quan định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ trưởng quan việc định: a) Danh mục hồ sơ,tài liệu giữ lại bảo quản; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: a) Lãnh đạo quan phụ trách Phòng Hành Quản trị: Chủ tịch Hội đồng b) Đại diện lãnh đạo phịng có tài liệu: Uỷ viên c) Đại diện Phịng Hành Quản trị phụ trách công tác lưu trữ: Ủy viên Hội đồng làm việc theo phương thức sau: a) Cán lưu trữ nhân viên văn thư thuộc Phịng Hành Quản trị giao nhiệm vụ kiểm nhiệm công tác lưu trữ lập bảng kê tài liệu đề nghị tiêu huỷ Phịng Hành Quản trị lập tờ trình Hội đồng xác định giá trị tài SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệu có kèm theo kê tài liệu đề nghị tiêu hủy, nêu rõ lý tiêu hủy Các bảng kê cần kê chi tiết, phản ánh nội dung tài liệu b) Từng thành viên Hội đồng xem xét văn quy định điểm (a) (b) khoản Điều này; danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp thảo luận tập thể, biểu theo đa số, lập biên kèm theo bảng kê tài liệu Hội đồng trí tiêu huỷ bảng kê tài liệu Hội đồng chưa trí tiêu huỷ Các thành viên hội đồng thông qua nội dung biên ký biên d) Hội đồng xác định giá trị tài liệu Công ty gửi biên xác định giá trị tài liệu lưu trữ xin ý kiến lưu trữ Tổng Công ty e) Trình Thủ truởng quan định tiêu huỷ (Tại Công ty thành viên cần kèm theo ý kiến đồng ý văn lưu trữ Tổng Công ty) Điều 32 Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu huỷ: Trên sở bảng thời hạn bảo quản tình hình thực tế tài liệu, lưu trữ Tổng Công ty thẩm tra giá trị tài liệu đề nghị tiêu huỷ trụ sở Tổng Công ty Công ty Thẩm quyền định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: a) Tổng Giám đốc định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ Tổng Công ty b) Giám đốc Công ty định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Cơng ty sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ Tổng Công ty Phịng Hành Quản trị Cơng ty Thủ tục hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị: a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực sau có định văn người có thẩm quyền; b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu; nghiêm cấm việc bán tài liệu cần tiêu huỷ cho hàng giấy cũ sử dụng vào mục đích khác c) Việc tiêu huỷ phải lập thành biên có xác nhận người thực việc tiêu huỷ có xác nhận đơn vị có tài liệu; d) Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Văn đề nghị đơn vị (kèm theo danh sách thống kê); - Biên họp Hội đồng xác định giá trị Tổng Công ty Hội đồng tiêu huỷ tài liệu Công ty; Gửi biên xác định giá trị tài liệu hội đồng tiêu huỷ tài liệu Công ty thành viên lưu trữ Tổng Công ty để xin ý kiến thẩm định - Ý kiến thẩm định lưu trữ Tổng Công ty; - Quyết định Tổng Giám đốc/ Giám đốc Công ty việc tiêu huỷ (kèm theo danh sách hồ sơ tài liệu tiêu huỷ); - Biên có xác nhận người thực tiêu huỷ đơn vị có tài liệu e) Hồ sơ việc tiêu huỷ hết giá trị phải bảo đảm quan có tài liệu tiêu huỷ thời hạn 20 năm kể từ ngày tài liệu tiêu huỷ f) Các loại sách báo, tạp chí; chụp, giấy nháp khơng cịn nhu cầu sử dụng đơn vị tự huỷ Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm việc huỷ bỏ giấy tờ g) Các cá nhân, đơn vị tự ý tiêu huỷ tài liệu lưu trữ không qua thủ tục chịu trách nhiệm việc huỷ bỏ loại giấy tờ Mục Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều 33 Thống kê tài liệu lưu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ nhân viên lưu trữ Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 Hàng năm, lưu trữ Công ty thành viên gửi báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ lưu trữ Tổng Công ty Nhân viên lưu trữ Tổng Công ty/ Công ty phải lập sổ thống kê để theo dõi quản lý khối tài liệu có kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Tổng Công ty/ Công ty Điều 34 Bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ Tổng Công ty/ Công ty phải bảo vệ an toàn kho lưu trữ SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổng Giám đốc/ Giám đốc Cơng ty có trách nhiệm đạo thực quy định sau bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Xây dựng bổ trợ kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định Kho lưu trữ phải đặt địa điểm cao ráo, thơng thống, xa nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi, kho xăng dầu chất dễ cháy b) Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với loại hình tài liệu lưu trữ e) Thực biện pháp phòng, chống trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hư hỏng cho tài liệu f) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hỏng có nguy bị hư hỏng Trách nhiệm nhhực nhân viên lưu trữ việc thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Trực tiếp quản lý kho lưu trữ thực chế độ bảo quản thường xuyên tài liệu kho b) Khi tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng, cán lưu trữ đề xuất để lãnh đạo phê duyệt, định tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ qua việc liên hệ đến quan chuyên môn c) Đề xuất với Thủ trưởng quan trang bị đầy đủ điều kiện sở vật chất, kinh phi cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu Mục Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Điều 35 Đối tượng thủ tục khai thác sử dung tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu lưu trữ sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác đơn vị hệ thống Bảo Việt Nhân thọ, nhu cầu phục vụ công việc quan, đơn vị bên ngoai nhu cầu riêng đáng ngồi hệ thống Bảo Việt Nhân thọ Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hành quy định sau: a) Đối voiứ người khai thác tài liệu quan phải có văn đề nghị đơn vị SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Người hệ thống Bảo Việt Nhân thọ khai thác tài liệu phải có đơn xin sử dụng tài liệu chứng minh thư nhân dân có chứng nhận quyền địa phương quản lý người Điều 36 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động đơn vị mà việc tổ chức sử dụng tài liệu thực hiên tất hình thức sau: Phòng đọc phúc vụ chỗ Cho mượn chỗ làm việc, hết làm viêc trả lại lưu trữ Thông báo giới thiệu lưu trữ Công bố tài liệu lưu trữ Điều 37 Thẩm quyền cho phép khai thác Thủ trưởng quan cho phép khai thác: a) Các loại tài liệu mật; b) Tài liệu lưu trữ thường trường hợp người đề nghị khai thác Sử dụng tài liệu cá nhân ngồi hệ thơng Bảo Việt Nhân thọ Trưởng phịng thông hợp cho phép khai thác, chụp tài liệu lưu trữ thường, trừ trường hợp quy định điểm (b) khoản Điều Việc cho phép khai thác hồ sơ, tài liệu phải thể văn việc cung cấp thông tin lưu trữ cho đối tác bên ngồi thực qua hợp đồng khai thác xét duyệt thủ trưởng quan Cán hệ thống khai thác tài liệu lưu trữ thường qua mạng Lan hệ thống lưu trữ qua mạng quản lý công văn Điều 38 Quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải quản lý loại sổ sách như: Sổ đăng ký độc giả; Sổ giao nhận tài liệu vời độc giả Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu, khơng làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự hồ sơ, tiết lộ bí mật tài liệu Điều 39 Khen thưởng xử lý vi phạm Tập thể, cá nhân có thành tích sau khen thưởng: SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội a) Hoà thành xuất sắc nhiệm vụ thu nhập, bảo vệ, bảo quản an toàn phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ b) Phát hiện, giao nộp, tặng cho lưu trữ tài liệu có gias trị tài liệu quý c) Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ Xử lý vi phạm: Người vi phạm quy định Quy chế quy đinh hanh khác pháp luật lưu trữ tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành hay truy cứu trách nhiệm hình theo quy định hành pháp luật CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 40 Hiệu lực thi hành Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký Trong trình thực Quy chế này, tuỳ theo tình hình thực đơn vị quy định Nhà nước, pháp luật thay đổi, điều khoản quy chế sửa đổi, bổ sung, thay huỷ bỏ dẫn đến hoăc nôi dung liên quan quy chế không phù hợp mà Tổng Giám đốc chưa thể xem xét sửa đổi, bổ sung, thay huỷ bỏ đương nhiên đươc áp dụng Các quy định trước trái với Quy chế bị bãi bỏ Điều 41 Hướng dẫn thi hành Phòng Hành Quản trị Tổng Cơng ty cá trách nhiệm hướng dẫn thực kiểm tra việc thi hành quy chế Điều 42 Trách nhiệm thực Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm tổ chức việc thực hiên Quy chế pham vi quan Trưởng Phịng Hành Quản trị Tổng cơng ty có trách nhiệm tổng hợp tình hình, báo cáo Tơng Giám đốc kết thực theo định kỳ hàng năm./ SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký tên, đóng dấu) Ths Thân Hiền Anh Phụ lục 07 TẬP ĐOÀN BẢO VIỆT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm QUY CHẾ Văn hóa cơng sở trụ sở Tổng Cơng ty Bảo việt Nhân thọ (Ban hành kèm theo Quyết định Số: /QĐ – BVNT Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định trang phục, giao tiếp ứng xử cán bộ, nhân viên thi hành nhiệm vụ, trí cơng sở Trụ sở Tổng Công ty BVNT: Quy chế không áp dụng quan đại diện, Công ty thành viên, Văn phịng đại diện Cơng ty Điều Ngun tắc thực văn hố cơng sở Việc thực văn hố cơng sở tn thủ nguyên tắc sau đây: Phù hợp với truyền thống, sắc văn hoá dân tộc điều kiện kinh tế - xã hội; SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, đại; Phù hợp với quy định pháp luật văn hóa cơng sở; Điều Mục đích Việc thực văn hố cơng sở nhằm mục đích sau đây: Bảo đảm tính trang nghiêm hiệu hoạt động các khối, phòng ban chuyên môn trực thuộc Tổng Công ty; Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực cán bộ, nhân viên hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Điều Các hành vi bị cấm Hút thuốc phòng làm việc; Sử dụng đồ uống có cồn cơng sở, trừ trường hợp đồng ý lãnh đạo quan vào dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao; Quảng cáo thương mại công sở lập bàn thờ, cúng bái công sở Chương II TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Mục TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều Trang phục Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, nhân viên phải ăn mặc gọn gàng, lịch tuân thủ nội quy công ty trang phục riêng Tổng Công ty Điều Quy định trang phục mùa hè : Nam: SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định màu) Quần: sẫm màu Cà vạt: không quy định màu Nữ: Áo sơ mi: cổ đức (Không quy định màu) Quần váy: sẫm màu mùa đông: Nam: Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định màu) Áo Vest quần: Sẫm màu Cà vạt: không quy định màu Nữ: Áo sơ mi: cổ đức (Không quy định màu) Áo Vest, quần váy: Sẫm màu Điều Thẻ cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, nhân viên phải đeo thẻ đến công ty Thẻ cán bộ, nhân viên phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức Mục GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN Điều Giao tiếp ứng xử Cán bộ, nhân viên thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật Trong giao tiếp ứng xử, cán nhân viên phải có thái độ lịch sự, tơn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; khơng nói tục, nói tiếng lóng, qt nạt Điều Giao tiếp ứng xử với khách hàng, khách đến liên hệ công tác SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong giao tiếp ứng xử với khách hàng, khách đến liên hệ công tác, cán bộ, nhân viên phải nói nhẹ nhàng nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải cơng việc Cán bộ, nhân viên khơng có thái độ hách dịch, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ Điều 10 Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, nhân viên công ty phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác Điều 11 Giao tiếp qua điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, nhân viên phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trả lời nhẹ nhàng lời nói rõ ràng rành mạch trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột CHƯƠNG III BÀI TRÍ CƠNG SỞ MỤC BÀI TRÍ KHN VIÊN CƠNG SỞ Điều 14 Biển tên ký hiệu, logo công ty Logo công ty phải đặt trước cổng cơng ty Biển tên phải bao gồm tên công ty, ký hiệu logo cơng ty Điều 15 Phịng làm việc Phịng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán nhân viên Trên bàn làm việc Lãnh đạo Công ty, khối, phịng ban phải có biển ghi rõ chức danh, Họ tên Việc xếp, trí phịng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu phòng làm việc Điều 16 Khu vực để phương tiện giao thông SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán nhân viên thực nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định cảu tịa nhà mà Cơng ty đặt trụ sở./ TỔNG GIÁM ĐỐC Ths Thân Hiền Anh SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 08 TẬP ĐOÀN BẢO VIỆT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ Tổ chức lễ tổng kết cơng tác thường kỳ Tổng Công ty BVNT (ban hành kèm theo Kế hoạch Số: /KH – HCQT ngày tháng năm phịng Hành Quản trị việc tổ chức ) STT THỜI GIAN time 8h – 8h30 NỘI DUNG Content Ổn định trật tự, đón tiếp NGƯỜI THỰC HIỆN implement MC, ban tổ chưc, ban lễ 8h30 – 8h40 8h40 – 8h50 khách mời, Ban lãnh dạo tân khai mạc chương trình MC đọc diễn văn khai mạc Tổng Giám Đốc 8h50 – 9h10 chương trình Báo cáo kết đạt P TGĐ Quang GHI CHÚ Noted năm vừa qua,và phương hướng nhiệm vụ chiến lược kinh doanh 9h11 – 9h30 năm tới phát biểu, tham luận đươn vị phân 9h30 – 9h35 9h35 – 9h50 góp ý phịng ban công phân công nghỉ giải lao Lãnh đạo Công ty phát biểu TGĐ trao phần thưởng cho đơn vị, cá nhân xuất sắc 9h50 – 10h00 năm vừa qua lãnh đạo đọc diễn văn bế TGĐ mạc – kết thúc hội nghị SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƯU TẦM MỘT SỐ VĂN BẢN DO CƠ QUAN BAN HÀNH SV: Nguyễn Minh Hải Lớp: QTVP K7B