Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Tổng công ty bảo việt nhân thọ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I 4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 4 1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Bảo việt Nhân Thọ 4 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ. 5 2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 5 3. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 9 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng 10 Phòng Hành chính Quản trị. 10 1. Chức năng của Phòng Hành chính Quản trị 10 2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Quản trị 10 3. Quyền hạn 16 4. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Quản trị 16 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 21 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 21 1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho lãnh đạo cơ quan lấy ví dụ tình huông cụ thể: 21 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 24 1.3. sơ đồ hòa công tác tổ chức 01 nhội nghị của cơ quan mà trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia: 24 1.4. sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 24 1.5. đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan: 25 2. khảo sát về công tác văn thư 28 3. khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 29 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 32 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, quý, năm. 32 2. Soạn thảo Quy chế Công tác văn thư Lưu Trữ của cơ quan: 49 3. Soạn thảo Quy chế Văn hóa công sở của cơ quan. 51 4 . Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan 52 5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan, nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng: 53 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Phòng Hành chính Quản trị của Tổng Công ty Bảo việt Nhân thọ: 55 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT 58 I. Đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Tổng Công Ty Bảo Việt Nhân Thọ: 58 II. Đề xuất giải phát để phát huy những ưu diểm và khắc phục những nhược điểm: 60 KẾT LUẬN 62

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I 4

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập .4

1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Bảo việt Nhân Thọ 4

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 5 2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 5

3 Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 9

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng 10

Phòng Hành chính Quản trị. 10

1 Chức năng của Phòng Hành chính Quản trị 10

2 Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Quản trị 10

3 Quyền hạn 16

4 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Quản trị 16

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 21

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 21

1.1 đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho lãnh đạo cơ quan lấy ví dụ tình huông cụ thể: 21

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 24

1.3 sơ đồ hòa công tác tổ chức 01 nhội nghị của cơ quan mà trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia: 24

1.4 sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 24

1.5 đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan: 25

2 khảo sát về công tác văn thư 28

3 khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 29

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA

CƠ QUAN 32

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, quý, năm. 32

2 Soạn thảo Quy chế Công tác văn thư Lưu Trữ của cơ quan: 49

3 Soạn thảo Quy chế Văn hóa công sở của cơ quan. 51

4 Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan 52

5 Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan, nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng: 53

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Phòng Hành chính Quản trị của Tổng Công ty Bảo việt Nhân thọ: 55

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT 58

I Đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Tổng Công Ty Bảo Việt Nhân Thọ: 58

II Đề xuất giải phát để phát huy những ưu diểm và khắc phục những nhược điểm: 60

KẾT LUẬN 62

LỜI NÓI ĐẦU

Như chúng ta đã biết, hoạt động quản lý nói chung là một hoạt động đòihỏi nhiều năng lực và tư duy trong đó nhà quản lý luôn có bộ phận trợ giúp làVăn phòng Văn phòng có chức năng hết sức quan trọng trong hoạt động quản

lý, văn phòng giúp cho tổ chức thực hiện các công tác hành chính, tổng hợp,tham mưu, hậu cần….từ đó giúp tổ chức có thể hoạt động một cách dễ dàng vàhiệu quả

Ngày nay, cùng với quá trình hội nhập đẩy mạnh công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính thì khoa học xãhội trên tất cả các lĩnh vực nói chung và công tác Văn phòng nói riêng cũngđang dần phát triển mạnh Nó góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới đấtnước

-Nhận thấy được tầm quan trọng của Văn phòng trong xu thế phát triểnhiện nay và tương lai Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo ra khốilượng lớn sinh viên trên lĩnh vực công tác hành chính nói chung và công tác Vănphòng nói riêng không chỉ chất lượng về chuyên môn nghiệp vụ mà còn trang bịđầy đủ các kỹ năng cần thiết đối với 1 nhân viên văn phòng nói chung và của 1nhà Quản trị Văn phòng nói riêng Trong thời gian đào tạo của và trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội thực tập tốt nghiệp là một khâu vô cùng quan trọng khôngthể thiếu, vì đây là quá trình giúp sinh viên có thời gian trải nghiệm để có thểhọc tập được nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế, được thực hiện các công việccủa 1 nhân viên văn phòng, có cơ hội được áp dụng các kiến thực đã được giảngdạy trên giảng đường vào công việc thực tế tự khẳng định mình trước kì thi tốtnghiệp ra trường và quan trọng hơn là việc chuẩn bị hành trang kiến thức chobản thân để tìm kiếm một công việc phù hợp trong tương lai

Với phương châm giáo dục “Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn”, Nhà trường đã dành cho sinh viên một khoảng thời gian để đi thực

tập nâng cao kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ tại các cơ quan, tổ chức Đâychính là cơ hội để sinh viên tập dượt và tích lũy kinh nghiệm, khả năng thíchnghi với môi trường làm việc thực tế

Là một sinh viên năm cuối của khoa Quản trị Văn phòng, dưới sự chỉ bảo

và hướng dẫn tận tình của Trưởng khoa Ths Nguyễn Mạnh Cường cùng cácgiảng viên trong khoa Quản trị Văn phòng và Nhà trường Được sự đồng ý tiếpnhận và giúp đỡ của Lãnh đạo Tổng công ty Bảo Việt Nhân Thọ, em đã được cửđến thực tập tại Phòng Hành chính Quản trị từ ngày 10/3/2014 đến 02/5/2014

Qua đợt thực tập tại Tổng Công ty Bảo việt Nhân thọ với sự quan tâmgiúp đỡ của cán bộ, nhân viên trong văn phòng em đã có cơ hội được tiếp cậnvới những công việc thực tế, củng cố vững kiến thức còn nhiều thiếu sót khi cònngồi trên ghế giảng đường để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trongquá trình thực tập em đã rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm, tích lũy đượcnhiều kỹ năng cần thiết đối với 1 nhân viên văn phòng thực thụ và còn áp dụnglinh hoạt từ lý thuyết vào thực tế giúp em hiểu rõ hơn về tình hình tổ chức quản

lý văn phòng tại cơ quan Và tại đây em đã củng cố được phần nào kiến thức đãhọc trên ghế nhà trường, áp dụng một cách tích cực nhất những kinh nghiệm quýbáu trong công việc cũng như cách ứng xử và giao tiếp nơi công sở, phong cáchlàm việc của nhân viên Văn phòng

Qua thời gian gần 2 tháng thực tập tại Tổng công ty Bảo Việt Nhan Thọgiúp cho với thời gian làm việc thực tế, được thực hiện những công việc cảu 1nhân viên văn phòng thực thụ Tất cả những thành quả của quãng thời gian gần

2 tháng học hỏi kinh nghiệm và thực hiện các công việc và tìm hiểu về công tácHành chính Văn phòng tại phòng Hành chính Quản trị Tổng Công Ty được đúckết tại bản Báo cáo Thực Tập tốt nghiệp Bản cáo thực tập cũng là kết quả banđầu đánh giá bước trưởng thành của em sau gần ba năm học tập và rèn luyện tạitrường Bài báo cáo còn nhiều hạn chế, vì vậy không tránh khỏi những thiếu sótnhất định

Bản báo cáo là kết quả của quá trình tìm hiểu và thực tập tại Tổng Công

Ty Bảo Việt Nhân Thọ Do vốn kiến thức còn hạn hẹp và quá trình tìm hiểu còn

có nhiều thiếu sót, kính mong nhận được những lời nhận xét từ phía các thầy côgiáo để bài báo cáo cảu e được hoàn thiện hơn Cuối cùng em xin chân thànhcảm ơn các Quý thầy giáo cô giáo trong thời gian 3 năm học đã dạy dỗ và truyền

đạt cho e được nhiều kiến thức quý báu để em có thể bước ra ngoài nhà trường 1cách tự tin nhất.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày …Tháng 4 Năm2015

SINH VIÊN

Nguyễn Minh Hải

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập

1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Bảo việt Nhân Thọ

- Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ Trụ sở chính: Tầng 37, Keangnam HaNoi Landmark Tower, Đường Phạm Hùng, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (+84 4) 6251 7777 (máy lẻ 413), Fax: (+84 4) 3577 0958

- Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ (tên tiếng Anh: Baoviet Life, tên giao

dịch: Bảo Việt Nhân thọ/Baoviet Life) là công ty thành viên 100% vốn của Tậpđoàn Tài chính và Bảo hiểm Bảo Việt Vốn điều lệ: 2.000 tỷ đồng

- Năm 1996, Công ty Bảo hiểm Nhân Thọ được thành lập trực thuộcTổng công ty Bảo hiểm Việt Nam ( nay là Tập đoàn Bảo Việt) - Là công ty Bảohiểm nhân thọ đầu tiên trên thị trường Việt Nam, Bảo Việt Nhân thọ đi tiênphong trong việc cung cấp, hoạch định các giải pháp tài chính ưu việt cho kháchhàng nhằm mang lại một cuộc sống an lành và hạnh phúc

- Trải qua nhiều thời kỳ, năm 2007 Công ty được đổi tên thành Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ trực thuộc Tập đoàn Bảo Việt Bảo Việt Nhân thọ

có hệ thống mạng lưới 60 Công ty thành viên trực thuộc/64 tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương, có hơn 300 điểm phục vụ khách hàng trên toàn quốc với độingũ hơn 1.500 cán bộ chuyên môn cao và gần 40.000 tư vấn viên chuyênnghiệp

- Triết lý kinh doanh của Tổng Công ty:

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ.

- Tổng Công ty Bảo hiểm Bảo Việt (Bảo hiểm Bảo Việt Baoviet Insurance) là doanh nghiệp hạch toán độc lập - thành viên của Tập đoànTài chính – Bảo hiểm Bảo Việt Với kinh nghiệm hoạt động trên 45 năm trongcác lĩnh vực: Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm và bảo hiểm con người;với mạng lưới 60 công ty thành viên tại tất cả 63 tỉnh, thành phố trên toàn quốc

Bảo hiểm Bảo Việt là Công ty bán bảo hiểm uy tín nhất hiện chiếm gần32% thị phần và là doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ dẫn đầu thị trường bảohiểm phi nhân thọ tại Việt Nam

- Trách nhiệm với cam kết là triết lý mà Bảo hiểm Bảo Việt cam kết đemđến cho khách hàng các dịch vụ bảo hiểm và tái bảo hiểm tốt nhất, thông quaviệc sử dụng các kỹ năng và kinh nhiệm lâu năm của bảo hiểm trong nước vàquốc tế

- Cam kết đem đến cho khách hàng sự hài lòng về chất lượng dịch vụ

- Tư vấn để khách hàng lựa chọn được sản phẩm bảo hiểm thích hợpnhất, với biểu phí và điều kiện bảo hiểm tối ưu

Phục vụ khách hàng tận tâm, cung cấp sản phẩm tận nơi theo yêu cầu

2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ

2.1.1 Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát

Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định của phápluật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của BVNT Kịp thờiphát hiện, ngăn ngừa và kiến nghị xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạtđộng nghiệp vụ

2.1.2 Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự

Thực hiện công tác tổ chức bộ máy:

- Công tác cán bộ: thu hút, tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ ngườitài;

- Công tác lao động tiền lương;

- Các chế độ chính sách cán bộ

2.1.3 Trong lĩnh vực xây dựng

Thực hiện các công tác: chuẩn bị đầu tư xây dựng; thực hiện đầu tư xâydựng; kết thúc đầu tư đưa công trình vào khai thác, sử dụng; khai thác, sử dụngcác công trình

- Thực hiện xem xét, đánh giá và báo cáo về hiệu quả, lợi nhuận của cáchợp đồng có hiệu lực;

- Thực hiện các công việc liên quan đến chia lãi cho chủ hợp đồng, phânchia lợi nhuận giữa chủ hợp đồng Bảo hiểm Nhân thọ và cổ đông của Công ty

2.1.5 Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm

- Phát triển các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ mới;

- Sửa đổi, cải tiến, hoàn thiện hoặc ngừng triển khai các sản phẩm dựatrên kết quả điều tra thống kê, phân tích;

- Hướng dẫn triển khai các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ;

- Thực hiện các công việc actuary, đặc biệt các công việc liên quan đếnviệc phát triển sản phẩm;

- Xây dựng phương án và tính toán các số liệu dự phòng nghiệp vụ, dựphòng chia lãi phục vụ cho việc phát triển sản phẩm

2.1.6 Trong lĩnh vực Tài chính kế toán

- Thực hiện công tác kế toán toàn BVNT, công tác quyết toán vốn đầu tưXây dựng cơ bản;

- Hạch toán các khoản thu, chi tài chính theo từng nghiệp vụ kinh tế phátsinh;

- Lập báo cáo quyết toán kinh doanh toàn BVNT;

- Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lương hàng năm

và dài hạn;

- Xây dựng chế độ quản lý tài chính trong nội bộ Tổng Công ty; xâydựng các quy định về phân cấp nội bộ: quy trình thu, chi kinh doanh;

- Quản lý tiền vốn, công nợ áp dụng trong Tổng Công ty;

- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch, hệ thống báo biểu theo quy định của TổngCông ty và Pháp luật

2.1.7 Trong lĩnh vực Đầu tư

- Xây dựng chiến lược đầu tư, thực hiện và giám sát các khoản đầu tư,các chế độ, thể lệ, quy định, chỉ tiêu về hoạt động đầu tư;

- Kế hoạch luồng tiền dành cho đầu tư;

- Kiểm tra, thẩm định các dự án đầu tư được phân cấp: Tổng hợp kết quả

và định kỳ đánh giá hiệu quả đầu tư

2.1.8 Trong lĩnh vực Phát triển Đại lý

- Xây dựng, chỉ đạo, tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát côngtác phát triển và Quản lý Đại lý;

- Công tác quản lý đại lý bao gồm các nội dung:

+ Phát triển, tuyển dụng đại lý;

+ Tổ chức đại lý;

+ Hoạt động đại lý (bao gồm cả thăng tiến);

+ Chính sách thù lao, phúc lợi dành cho đại lý;

2.1.9 Trong lĩnh vực Quản lý đào tạo đại lý

- Chỉ đạo, tổ chức hoặc phối hợp thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sátcông tác đào tạo Đại lý;

- Xây dựng hoặc phối hợp với các đơn vị đào tạo để xây dựng chươngtrình đào tạo Đại lý;

- Tổ chức thực hiện, hỗ trợ đào tạo đối với đại lý; đánh giá hiệu quả đàotạo và phổ biến các kinh nghiệm đào tạo.

2.1.10 Trong lĩnh vực Maketing

- Thực hiện công tác truyền thông và thương hiệu;

- Công tác xúc tiến bán hàng;

- Công tác nghiên cứu thị trường và quản trị thông tin Marketing

2.1.11 Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh

- Là đầu mối xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh; kế hoạch kinhdoanh hàng năm;

- Theo dõi và đánh giá, phân tích tình hình hoạt động kinh doanh củaBVNT Thống kế số liệu nghiệp vụ;

- Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng

2.1.12 Trong lĩnh vực Bancassurance

- Phát triển kênh phân phối Bảo hiểm Nhân thọ qua ngân hàng: Tìmkiếm và phát triển đối tác ngân hàng;

- Tổ chức kênh phân phối Bancassurance;

- Trực tiếp kinh doanh nghiệp vụ Bancassurance và hướng dẫn Công tythành viên triển khai nghiệp vụ Bancassurance

2.1.13 Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác nghiệp vụ bảohiểm nhân thọ đối với các Công ty thành viên gồm: Trực tiếp giải quyết yêu cầucủa khách hàng liên quan đến việc thực hiện các cam kết theo hợp đồng bảohiểm nhân thọ

2.1.14 Trong lĩnh vực Chấp nhận bảo hiểm

- Chỉ đạo, tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác đánhgiá rủi ro và chấp nhận bảo hiểm đối với các Công ty Bảo Việt Nhân thọ thànhviên;

- Đánh giá rủi ro đối với các trường hợp trên phân cấp;

- Trực tiếp đánh giá rủi ro đối với các hồ sơ tham gia bảo hiểm của cácCông ty thành viên theo lộ trình tập trung hoá công tác nghiệp vụ của Bảo Việt

Nhân thọ

2.1.15 Trong lĩnh vực Phát hành hợp đồng bảo hiểm

- Phát hành hợp đồng Bảo hiểm và thống kê nghiệp vụ;

- Quản lý và lưu trữ toàn bộ hợp đồng Bảo hiểm

2.1.16 Trong lĩnh vực Giám định xác minh

- Thực hiện giám định xác minh các hồ sơ yêu cầu giải quyết quyền lợibảo hiểm của khách hàng;

- Là đầu mối hướng dẫn, chỉ đạo, quản lý, kiểm tra, đôn đốc, giám sátcông tác giám định xác minh của các Công ty thành viên thực hiện giám địnhxác minh đúng các qui định, văn bản hướng dẫn;

- Hỗ trợ nghiệp vụ cho các Giám định viên các Công ty thành viên khicần thiết

3 Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ

a Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty BVNT bao gồm:

- Tổng Giám đốc

- 04 Phó Tổng Giám đốc

- 04 Khối chuyên môn:

+ Khối Phát triển kinh doanh+ Khối Quản lý hoạt động+ Chief of Actuary

+ Khối Quản lý tài chính

- Các phòng chức năng:

+ Phòng Tổng hợp+ Phòng Tổ chức nhân sự+ Phòng Hành chính Quản trị+ Phòng Xây dựng cơ bản+ Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ

b Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Tổng Công ty BVNT

(xem phụ lục 01)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng

Phòng Hành chính Quản trị.

1 Chức năng của Phòng Hành chính Quản trị

Phòng Hành chính quản trị có chức năng tư vấn, tham mưu, giúp việc choLãnh đạo Bảo Việt Nhân thọ trong chỉ đạo, tổ chức, thực hiện, quản lý, kiểm tra

và giám sát công tác hành chính quản trị của Bảo Việt Nhân thọ Công tác hànhchính quản trị bao gồm các nội dung công việc chính sau:

a Công tác hành chính quản trị;

b Công tác văn thư lưu trữ;

c Công tác quản trị tài sản

2 Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Quản trị

- Phối hợp giải quyết các đơn, thư khiếu nại, khiếu kiện liên quan đếnhoạt động của phòng Hành chính quản trị

- Quản lý và khai thác, đề xuất hoàn thiện các công cụ phần mềm liênquan đến công tác hành chính quản trị

- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo hoặc ủy quyền của Lãnh đạoBảo Việt Nhân thọ

b.Thực hiện công tác hành chính, quản trị:

Xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ về quản

trị, hành chính:

Nghiên cứu, xây dựng các quy định, quy trình quản trị, hành chính áp

dụng tại Trụ sở chính và toàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ bao gồm: quy trìnhcung cấp dịch vụ văn phòng; quy trình tổ chức hội nghị hội thảo; quy trìnhquản lý tài sản, quy trình quản lý và sử dụng xe ôtô cơ quan; quy trình quản lýhành chính, ấn chỉ, vật phẩm

Hướng dẫn triển khai thực hiện, kiểm tra, giám sát và đề xuất chấn chỉnhviệc thực hiện các quy định, quy trình trên tại Trụ sở chính và các Công ty thànhviên

Thực hiện công tác hành chính tại Trụ sở chính:

Thực hiện công tác lễ tân, trang trí cảnh quan và kiểm soát an ninh tại Trụ

Tìm kiếm các đối tác, tham khảo giá trên thị trường đồng thời thực hiệnthủ tục mua sắm, quản lý và cấp phát ấn chỉ, vật phẩm, quà tặng, văn phòngphẩm và các dịch vụ in ấn (ngoại trừ các vật phẩm, quà tặng vinh danh đạilý/phục vụ cho hoạt động khai thác của đại lý thuộc chức năng của phòng HỗTrợ Đại lý và các trường hợp riêng biệt mà phòng khác được giao làm đầu mốithực hiện) cho Trụ sở chính và các Công ty thành viên theo quy định

Thực hiện và/hoặc làm thủ tục thanh toán các chi phí tiếp khách, chi phíhành chính khác do Lãnh đạo và/hoặc phòng Hành chính quản trị thực hiện

Thực hiện công tác chuẩn bị điều kiện vật chất phục vụ các sự kiện của

Bảo Việt Nhân thọ tổ chức trong nước và nước ngoài: :

Tiếp nhận và đáp ứng các yêu cầu cung cấp dịch vụ (thu xếp phương tiện

di chuyển, đón tiếp, phục vụ ăn, nghỉ, hội trường, điện nước, internet, điện thoại,

vệ sinh công nghiệp và các công tác chuẩn bị khác như:, photo tài liệu,cung cấpdụng cụ liên quan) phục vụ các sự kiện của Bảo Việt Nhân thọ tổ chức trongnước và nước ngoài (bao gồm: các đoàn công tác, hội nghị, hội thảo, các lớphuấn luyện, các chương trình tham quan du lịch…) phù hợp với các tiêu chuẩntheo quy định của Bảo Việt Nhân thọ hoặc tiêu chuẩn đã được cấp có thẩmquyền phê duyệt

Tìm kiếm đối tác và tham khảo giá dịch vụ trên thị trường đồng thời làđầu mối thực hiện thủ tục lựa chọn đơn vị du lịch, đơn vị cung cấp dịch vụ tổchức sự kiện, đàm phán, trình ký hợp đồng với đơn vị được lựa chọn (ngoại trừcác sự kiện liên quan đến đại lý do Phòng Hỗ trợ đại lý thực hiện và các trườnghợp riêng biệt mà phòng khác được giao làm đầu mối thực hiện) phù hợp vớiquy định của Bảo Việt Nhân thọ và/hoặc quy định của pháp luật có liên quan;Giám sát việc thực hiện hợp đồng của các đơn vị được lựa chọn, giải quyết cácvấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng ,thực hiện thủ tục thanh toán và thanh

Là đầu mối đàm phán, trình ký hợp đồng, theo dõi và giải quyết các vấn

đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, làm thủ tục thanh lý hợp đồngvới đối tác để tổ chức các sự kiện nêu trên

c Thực hiện công tác văn thư lưu trữ:

Xây dựng văn bản, hướng dẫn, công tác thống kê, báo cáo về công tác

văn thư lưu trữ:

Nghiên cứu phương án tổ chức bộ máy văn thư lưu trữ toàn hệ thống Đềxuất hệ thống phông lưu trữ, phương án thực hiện lưu trữ tài liệu của toàn hệthống

Xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ:quy định về sử dụng con dấu, quy định về thể thức văn bản, quy chế văn thư lưu

trữ, quy định về danh mục tài liệu mật, quy trình văn thư đi, đến, quy trình lưutrữ và bảo quản tài liệu Soạn thảo các công văn hướng dẫn thực hiện và kiểmtra giám sát việc thực hiện các quy định, quy trình

Xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ toàn

hệ thống Hướng dẫn việc lập danh mục tài liệu cho toàn hệ thống

Nghiên cứu xây dựng hệ thống tra cứu tài liệu lưu trữ, phương thức phục

vụ khai thác tài liệu

Công tác văn thư đi:

Lưu giữ, bảo quản và sử dụng con dấu của Tổng Công ty Bảo Việt Nhânthọ và các dấu chức danh của Lãnh đạo Bảo Việt Nhân thọ phù hợp với các quyđịnh của Bảo Việt Nhân thọ và quy định của pháp luật

Tiếp nhận và kiểm soát thể thức văn bản, đóng dấu, lấy số, lưu hành, gửi

và lưu trữ các hợp đồng, thỏa thuận, văn bản đi của Trụ sở chính

Thực hiện sao y bản chính (đối với các văn bản do Tổng Công ty banhành) theo yêu cầu của Lãnh đạo Bảo Việt Nhân thọ và các phòng chức năng tạiTrụ sở chính, Công ty thành viên

Công tác văn thư đến:

Tiếp nhận, vào sổ công văn đến (đối với văn bản giấy), phân loại vàchuyển văn bản đến cho phòng chủ trì và các phòng liên quan để giải quyết

Thực hiện việc lưu vào hệ thống bảo việt điển trên lotus note các văn bảnchuyển đến bằng thư điện tử và quét lưu các văn bản đến bằng giấy theo đúngdanh mục lưu trữ đã quy định

Công tác lưu trữ :

Xây dựng các danh mục tài liệu, quy định, quy trình lưu trữ tài liệu ápdụng tại Trụ sở chính và toàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ

Thưc hiện công tác lưu trữ tại Trụ sở chính:

+ Hướng dẫn các phòng thuộc Trụ sở chính lập danh mục hồ sơ, tài liệuhình thành trong năm hành chính, theo đúng quy trình lưu trữ tài liệu đã banhành;

+ Hướng dẫn cán bộ, nhân viên thuộc các phòng Trụ sở chính lập hồ sơ,

tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc;

+ Hướng dẫn các phòng Thuộc Trụ sở chính thực hiện chỉnh lý tài liệu;+ Thu thập tài liệu từ các phòng, thực hiện phân loại, xác định giá trị tàiliệu, biên mục, sắp xếp tài liệu đưa vào kho lưu trữ;

+ Xây dựng các công cụ phục vụ tra cứu hồ sơ, tài liệu;

+ Tổ chức khoa học tài liệu trong kho và thực hiện các biện pháp bảoquản tài liệu trong kho lưu trữ theo đúng quy trình;

+ Thực hiện số hóa, nhập cơ sở dữ liệu vào phần mềm quản lý lưu trữ;+ Phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ cho Lãnh đạo Bảo Việt Nhânthọ và các phòng ban thuộc Trụ sở chính theo đúng đối tượng quy định;

+ Thực hiện báo cáo Tập đoàn, Bộ Tài Chính về công tác lưu trữ củaTổng Công ty

Quản lý tập trung công tác lưu trữ tại Công ty thành viên:

+ Hướng dẫn các Công ty thành viên lập danh mục hồ sơ, tài liệu hìnhthành trong năm hành chính, theo đúng quy trình lưu trữ tài liệu đã ban hành;

+ Hướng dẫn cán bộ, nhân viên các phòng, ban thuộc Công ty thành viênlập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc;

+ Hướng dẫn các Công ty thành viên thực hiện chỉnh lý, tổ chức khoa họctài liệu;

+ Hướng dẫn các Công ty thành viên tổ chức khoa học tài liệu trong kho

và thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ theo đúng quytrình;

+ Hướng dẫn các Công ty thành viên xây dựng công cụ phục vụ tra cứu

hồ sơ, tài liệu;

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các Công ty thành viên vềkho lưu trữ Tổng Công ty;

+ Tổ chức khoa học tài liệu đã thu từ các Công ty thành viên tại kho lưutrữ Tổng Công ty;

+ Hướng dẫn các Công ty thành viên thực hiện báo cáo công tác lưu trữ

về Tổng Công ty

d.Công tác quản trị tài sản

Xây dựng, triển khai thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ về

công tác quản trị tài sản:

Nghiên cứu, xây dựng các quy định, quy trình về mua sắm, quản lý, bảotrì bảo dưỡng, thanh lý tài sản cố định và công cụ lao động

Soạn thảo các công văn chung, các hướng dẫn các công ty thành viênnhững vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy trình mua sắm, quản trị tàisản

Kiểm tra, giám sát các Công ty thành viên trong việc thực hiện các quyđịnh, quy trình quản trị tài sản

Mua sắm, quản lý, sửa chữa, thay thế và thanh lý tài sản tại Tổng Công

luật có liên quan.

Đàm phát, trình ký, theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh trongquá trình thực hiện hợp đồng, làm thủ tục thanh lý hợp đồng với đối tác trongviệc mua sắm công cụ lao động và các tài sản nêu trên

Quản lý, cấp phát, điều chuyển công cụ lao động và các tài sản của BảoViệt Nhân thọ

Thực hiện bảo hành, bảo trì, sửa chữa, thay thế công cụ lao động và cáctài sản của Trụ sở chính

Kiểm kê, đánh giá công cụ lao động và tài sản, thực hiện thủ tục thanh

lý tài sản của Trụ sở chính

3 Quyền hạn

Phòng Hành chính quản trị có các quyền hạn sau:

Yêu cầu các Công ty thành viên gửi báo cáo, dữ liệu, biểu thống kê, thôngtin phục vụ cho việc thực hiện các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ củaPhòng Hành chính quản trị

Đề nghị các phòng chức năng tại Trụ sở chính cung cấp các thông tin, dữliệu cần thiết và hỗ trợ nghiệp vụ phục vụ cho yêu cầu công tác thuộc chứcnăng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính quản trị và phối hợp, tham gia các côngviệc do Phòng Hành chính quản trị chủ trì, làm đầu mối

Ký các văn bản, giấy tờ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của PhòngHành chính quản trị theo Quy định phân cấp quyền hạn và trách nhiệm duyệt, kývăn bản của Trụ sở chính và theo phân cấp, ủy quyền của Lãnh đạo Bảo ViệtNhân thọ (nếu có)

Chủ động đề xuất với Lãnh đạo Bảo Việt Nhân thọ về những vấn đề liênquan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính quản trị và những vấn đề

có liên quan đến hoạt động chung của Bảo Việt Nhân thọ; đưa ra các kiến nghị,góp ý với các phòng khác

4 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Quản trị

a Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Quản trị gồm:

TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà nội,ngày….tháng….năm….

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

CHỨC DANH TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

I THÔNG TIN CHUNG

Chức vụ Trưởng phòng hành chính

Chế độ làm việc Theo Quy định nội bộ của Công ty

Chế độ báo cáo Báo cáo Ban giám đốc

II TỔNG QUAN CÔNG VIỆC

- Tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện Công tác hành chính đảmbảo các hoạt động hành chính trong Công ty diễn ra thông suốt và tạo dựngđược hình ảnh tích cực của Công ty với các đối tác, tổ chức bên ngoài Công

ty Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt độngcủa Phòng

III NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1 Tham mưu cho Giám đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp dụng

cơ chế quản lý hành chính của Công ty.

- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa cáccấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong Công ty

- Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụquản lý, điều hành nội bộ

- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng theo hệthống đã thiết lập

2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý thông tin nội bộ trong Công

ty, thông tin đến và đi

- Chỉ đạo nhân viên soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần cuốitrước khi trình Lãnh đạo Công ty Chỉ đạo, giám sát thực hiện quy định về sử

tiện vận chuyển (xe ôtô).

- Giám sát các đơn vị trong việc sử dụng đất đai, nhà xưởng, trang thiết bị,phương tiện… theo quy

định của Công ty

4 Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường làm việc

- Tham mưu các hình thức, giải pháp và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệtài sản, vệ sinh môi trường đối với trụ sở, cơ sở trực thuộc… của Công ty

- Tổ chức xây dựng, thiết lập các quy định, quy trình kiểm soát an ninh trật tự,bảo vệ tài sản…

và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện

- Chỉ đạo việc lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản vàhướng dẫn, giám

sát nhân viên thực hiện

- Tham mưu và tổ chức xử lý các vụ việc vi phạm, gây rối, thất thoát tài sản củaCông ty theo chỉ đạo Trực tiếp phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phươnggiải quyết các sự vụ nghiêm trọng.

- Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty cung cấp dịch vụ thực hiện việc dọndẹp, vệ sinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang, khuôn viên của Công ty

5 Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thương hiệu của Công ty.

- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tạiCông ty

- Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/các bộ phận giải quyết Trực tiếpphối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo

- Tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với bộ phận chuyên môn xây dựng cácvăn bản tài liệu giới thiệu Công ty và phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiệnquảng bá hình ảnh Công ty

- Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan nhà nước.Tham mưu Giám đốc và theo dõi, thực hiện các thủ tục, làm việc với các đối tác,khách hàng…

6 Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên Công ty

- Chỉ đạo các hoạt động phục vụ bữa ăn ca tại Công ty cho người lao động

- Tham gia tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động:Văn hoá – văn nghệ quần chúng, các phong trào đoàn thể, thi đua khen thưởng…

7 Quản lý, giám sát nhân sự trực thuộc

- Trực tiếp thiết lập mục tiêu, phân công, lập kế hoạch cho các cán bộ, nhân viêntrực thuộc

- Các cán bộ quản lý trực thuộc được đào tạo, phát huy đầy đủ năng lực Phổ biếnchiến lược, quy định và thay đổi đầy đủ, kịp thời cho các cán bộ quản lý trựcthuộc

- Thực hiện chương trình đánh giá đúng quy định Đề xuất thưởng, nâng hạlương, điều chuyển phù hợp

- Bố trí nhân sự đúng người đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn

nhân lực phụ trách.

8 Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu:

- Tham gia các hội nghị, họp, thảo luận của Công ty

- Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo hoạt động theo quy định và yêucầu

- Tham gia thực hiện các công việc, dự án khác theo chỉ đạo

IV QUYỀN LỢI

- Được hưởng quyền lợi tương ứng với công việc đảm nhiệm và năng lực, theoqui định của công ty

- Yêu cầu các phòng ban và bộ phận có liên quan phối hợp, cung cấp dữ liệu,chứng từ cấn thiết để hoàn thành công việc được giao

- Được trang bị thiết bị và dụng cụ để thực hiện nhu cầu của công việc

- Được đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu của công việc

- Có quyền đề xuất ý kiến và phương pháp để hoàn thiện công việc chuyên mônđảm nhiệm và công việc chung của toàn công ty

- Mức lương được hưởng: 8.000.000đ - 10.000.000đ

V YÊU CẦU NHÂN SỰ

Về trình độ, kinh nghiệm :

- Kinh nghiệm 03 năm ở vị trí tương đương

- Có kiến thức về quản trị Hành chính trong các doanh nghiệp kinh doanh

thương mại

- Am hiểu các quy định pháp luật có liên quan

- Kỹ năng lãnh đạo và quản lý con người, kỹ năng tổ chức và quản lý công việc

- Tiếng anh giao tiếp tốt, phần mềm văn phòng thành thạo ( Word, Excel, Powerpoint

- Tuổi 30-45, tốt nghiệp đại học, cao học các ngành kinh tế, QTKD, Marketing

- Trên 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương tại các các công ty lớn

- Kỹ năng quản lý, điều hành thành thạo

- Khả năng làm việc độc lập, chịu được áp lực công việc cao

Kĩ năng:

- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức./.

Hà Nội, ngày tháng năm

(bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên Phòng Hành chính

Quản trị mục lục 09)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho lãnh đạo cơ quan lấy ví dụ tình huông cụ thể:

Phòng Hành chính  Quản trị là bộ phận chức năng có nhiệm vụ thammưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp Lãnh đạo cơ quan quản lý và thực hiện cácmặt công tác hành chính, kế hoạch, tổng hợp đánh giá tình hình, điều phối hoạtđộng của các đơn vị trong Tổng Công Ty Quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua các văn bản giao dịchchính vì vậy Văn phòng của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ có mối quan hệmật thiết với lãnh đạo và các bộ phận trong Công ty

Về chức năng tham mưu Phòng Hành chính Quản trị thực hiện các côngviệc Nghiên cứu, xây dựng các quy định, quy trình quản trị, hành chính áp dụngtại Trụ sở chính và toàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ bao gồm: quy trình cung

cấp dịch vụ văn phòng; quy trình tổ chức hội nghị hội thảo; quy trình quản lýtài sản, quy trình quản lý và sử dụng xe ôtô cơ quan; quy trình quản lý hànhchính, ấn chỉ, vật phẩm Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm củaTổng Công ty và các Công ty thành viên Ngoài ra Phòng Hành chính Quản trịcòn tổng hợp điều phối hoạt động của Công ty theo chương trình, kế hoạch côngtác tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, công tác quản trị, lễtân, hợp tác quốc tế, thi đua khen thưởng và phụ trách về việc ứng dụng ISOtrong hoạt động quản lý theo quy trình làm việc của Tổng công ty Phòng Hànhchính Quản trị còn thực hiện công tác pháp chế: Hệ thống hóa toàn bộ các vănbản pháp quy; đầu mối giải quyết đơn thư thắc mắc, khiếu nại, tố cáo của kháchhàng, đại lý, người lao động và tổ chức, cá nhân có liên quan khác.

Ngoài chức năng tham mưu thì Phòng Hành chính Quản trị còn có chứcnăng tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin một cách hợp lý, hiệu quả đảm bảoviệc cung cấp thông tin cho lãnh đạo

Đối với chức năng Tổng hợp Phòng hành chính Quản trị Làm đầu mốitiếp nhận, tổng hợp, giải quyết hoặc phối hợp giải quyết các đề xuất, đề nghị củacác Công ty thành viên liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng Hànhchính quản trị, Tham gia, phối hợp với các phòng khác thuộc Trụ sở chính khiđược đề nghị đối với những nội dung công việc liên quan đến chức năng, nhiệm

vụ của Phòng Hành chính quản trị

Chức năng tham mưu tổng hợp là hai công việc cùng nhằm một mục đíchthống nhất là trợ giúp lãnh đạo có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản

lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của Tổng công ty

Về vai trò giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho Tổng công tyPhòng Hành chính Quản trị Đảm bảo công tác lễ tân tiếp khách, vệ sinh công ty,

và phụ trách việc phục vụ các buổi họp, hội nghị cảu cơ quan tổ chức trong vàngoài nước Tiếp nhận và đáp ứng các yêu cầu cung cấp dịch vụ (thu xếpphương tiện di chuyển, đón tiếp, phục vụ ăn, nghỉ, hội trường, điện nước,internet, điện thoại, vệ sinh công nghiệp và các công tác chuẩn bị khác như:,photo tài liệu,cung cấp dụng cụ liên quan) phục vụ các sự kiện của Bảo Việt

Nhân thọ tổ chức trong nước và nước ngoài (bao gồm: các đoàn công tác, hộinghị, hội thảo, các lớp huấn luyện, các chương trình tham quan du lịch…).

Bên cạnh đó, Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàngngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các cuộc hội nghị, hội họp,các chuyến đi công tác của lãnh đạo, các hoạt động chuyên môn của các phòng,

bộ phận; chuẩn bị các điều kiện đảm bảo công tác của cơ quan Như vậy, Vănphòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo thực hiện chứcnăng quản lý, là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ phòng ban khác trongcông ty hoàn thành nhiệm vụ của mình

VÍ DỤ:

Ví dụ 1: Trong thời gian thực tập tại Tổng công ty, với ý kiến chỉ đạo của

Lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng Quy trình nghiệp vụ lưu trữ áp dụng cho toàn hệ thống Bảo việt Nhân thọ thì Trưởng phòng Hành chính Quản trị có yêu cầu cán bộ phụ trách Lưu trữ xây dựng bản thảo:

với nhiệm vụ được giao bằng những kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ,tham khảo các quy định của nhà nước, cơ quan về hướng dẫn thực hiện công táclưu trữ cùng với kinh nghiệm làm việc của bản thân trong quá trình công tác tại

bộ phận lưu trữ của Công ty cán bộ lưu trữ đã tham mưu cho lãnh đạo của mìnhbằng việc xây dựng bản dự thảo Quy trình Nghiệp vụ lưu trữ

sau đó trình cho Trưởng phòng Hành chính Quản trị xem xét và và phêduyệt rồi trình lên lãnh đạo ký để ban hành và đi vào áp dụng cho công tác lưutrữ cho toàn bộ hệ thống Bảo việt Nhân thọ

Ví dụ 2: Tổng công ty thường tổ chức các khóa đào tạo đồi dưỡng kỹ

năng chuyên môn, nghiệp cho cán bộ nhân viên của các Công ty thành viên để phục vụ cho việc tổ chức lớp bồi dưỡng và đào tọa thành công Phòng Hành chính Quản trị được Ban lãnh đạo giao cho nhiệm vụ cử nhân viên đến trụ sở khu đào tạo của Tổng công ty để phụ trách việc phục vụ và hỗ trợ lớp đào tạo:

Cán bộ được giao nhiệm vụ lên trụ sở đào tọa của Tổng công ty đảmnhiệm việc phụ trách và phục vụ lớp học với các công việc như: chỉ đạo việcchuẩn bị về chỗ ở, chỗ sinh hoạt chỗ ăn cho cán bộ đến học chỉ đạo và giám sát

công tác vệ sinh lớp học, chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho lớp học và tiếnhành xử lý những sự cố sảy ra tại trụ sở đào tạo trong thời gian tổ chức lớp hỗtrợ việc đưa đón cán bộ người hướng dẫn công tác bồi dưỡng nghiêp vụ.

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ

Phòng Hành chính Quản trị là phòng có chức năng tham mưu giúp việccho lãnh đạo, có trách nhiệm trong việc xây dựng, điều chỉnh và tổ chức thựchiện chương trình công tác đảm bảo cho hoạt động của Công ty được diễn ramột cách khoa học và hợp lý

( Xem phụ lục số 03) 1.3 sơ đồ hòa công tác tổ chức 01 nhội nghị của cơ quan mà trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia:

Hội họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và vănhoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nóivới đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể” Cácgiải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên qua cuộchọp và thảo luận nhóm Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hộinghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặccác cá nhân làm việc một mình Chính vì vậy, ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nàocũng đều diễn ra các cuộc hội nghị, hội họp để thảo luận và lấy ý kiến của mọingười sau đó sẽ đưa ra quyết định cuối cùng dựa trên những ý kiến thảo luận màmọi người đã nhất trí Tại BVNT việc giải quyết và quyết định các công việcquan trọng thường được giải quyết qua các buổi hội họp:

( xem phụ lục 04) 1.4 sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:

Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là một trong nhữngchức năng, nhiệm vụ của văn phòng Thời gian lãnh đạo đi công tác chiếm khánhiều thời gian trong thời gian làm việc và sự trợ giúp của văn phòng trong việcchuẩn bị các chuyến đi này có ý nghĩa rất quan trọng quyết định đến sự thànhcông của quá trình đi công tác

(xem phụ lục 05) 1.5 đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước

về văn hóa công sở của cơ quan:

Văn hoá công sở giống như bất cứ loại hình văn hoá nào khác, là một loạthành vi và qui ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệtương tác của mình với những người khác Văn hoá tổ chức là hệ thống nhữnggiá trị niềm tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lạivới các cơ cấu chính thức và tạo nên những chuẩn mực hành động như nhữnggiả thiết không bị chất vấn về truyền thống và cách thức là việc của tổ chức màtrong đó mọi người đều tuân theo khi làm việc.Và văn hoá công sở là một hệthống được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tingiá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cáchlàm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó Xây dựng văn hoá công sở

là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương và dân chủ Nó đòi hỏicác nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành viên của cơ quan phải quan tâmđến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình Muốn như thế cán bộ phải tôntrọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với mộtngười, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quanliêu, hách dịch, cơ hội

Văn hóa công sở bao gồm:

 Văn hoá công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự;

 Văn hoá công sở là văn hoá ứng xử;

 Văn hoá công sở là sự tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ýthức tái sử dụng giấy in, phôto một mặt để tiết kiệm văn phòngphẩm Tiết kiệm những tài nguyên vô hình cũng thể hiện nét đẹpcủa văn hoá công sở)

 V ăn hoá công sở là phong cách làm việc;

Ban lãnh đạo Tổng công Ty Bảo việt Nhân thọ rất chú trọng đến các vấn

đề về cử chỉ, thái độ làm việc, cách thực giao tiếp, văn hóa ứng xử của cấp trênđối với cấp dưới, cấp dưới đối với cấp trên và nhân viên cùng cấp với nhau, tác

phong làm việc để xấy dựng 1 văn phòng cơ quan không chỉ hiện đại về cơ

sở vật chất, quy mô, mô hình mà còn hiện đại về con người

Qua quá trình thưc tập và được trưc tiếp làm việc và tuân thủ theo nội quyquy định của cơ quan và nhận thấy trụ sở làm việc Tổng Công Ty Bảo việtNhân thọ tiến hành triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công

sở về các mặt:

Quy định về ngày làm, giờ làm việc:

- Ngày làm việc: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần

- cán bộ, nhân viên trong công ty thì cần đảm bảo tính trang trọng, lịch

sự gọn gàng và theo đúng quy định của Công ty.

Mùa hè - Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định

về màu)

- Quần: sẫm màu

- Cà vạt: màu vàng, kẻ chéo đen

- Áo sơ mi: cổ đức (Khôngquy định về màu)

- Quần hoặc váy: sẫm màu

Màu đông - Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định

về màu)

- Áo Vest và quần: Sẫm màu

- Cà vạt: màu vàng, kẻ chéo đen

- Áo sơ mi: cổ đức (Khôngquy định về màu)

- Áo Vest, quần hoặc váy:Sẫm màu

Riêng các buổi làm việc với đối tác trong/ngoài nước, giao ban khu vực,

sơ kết 6 tháng/tổng kết năm: Mùa đông và mùa hè đều mặc Comple, thắt cà vạt(Nam)

Thứ các tuần bắt buộc nhân viên trong Tổng công Ty mặc áo sơ mi Trắngđến Cơ quan

Thẻ cán bộ, công chức, viên chức:

- Cán bộ, nhân viên phải đeo thẻ khi đến Công ty làm việc

- Thẻ cán bộ, nhân viên phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh,

số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức

Chấm công khi đến Công ty làm việc:

- Tất cả cán bộ, nhân viên của Công ty khi đến cơ quan làm việc đều phảichấm công bằng dấu vân tay trên máy khi bắt đầu đến công ty làm việc vàtrước khi rời khỏi công ty khi kết thúc ngày làm việc

Về văn hóa ứng xử, giao tiếp trong Công ty: “Đồng lòng, đổi mới, pháttriển”

- Trong giao tiếp, ứng xử với mọi người xung quanh, đồng nghiệp, kháchhàng phải có một thái độ lịch sự, nhã nhặn, văn minh, tôn trọng, biết lắng nghe.Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng, quátnạt, nói lớn tiếng

- Luôn có thái độ chân thành, thẳng thắn góp ý trong công việc, giúp đỡ,

hỗ trợ lẫn nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao

- Cán bộ, nhân viên trong Công ty không được có thái độ hách dịch, cửaquyền, gây khó khăn khi giải quyết công việc.

- Giao tiếp qua điện thoại: Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, nhân viênphải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nộidung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột

- Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc

Khu vực để phương tiện giao thông:

- Nhân viên của công ty để xe theo quy định của Ban quản lýKeangnam Hanoi Landmark Tower

Việc thực hiện văn hóa nơi công sở của cán bộ, nhân viên trong TổngCông ty đã thực hiện một cách nghiêm túc, đúng với quy định của Công ty Việcxây dựng nội quy, quy định của công ty rất phù hợp với môi trường làm việchiện đại, năng động, chuyên nghiệp, đầy sức trẻ nhưng cũng vẫn đảm bảo tính

kỷ luật, nghiêm túc như đúng với mô hình “văn phòng hiện đại ”.

2 khảo sát về công tác văn thư

Công tác văn thư là công việc không thể thiếu trong hoạt động của Tổng công ty Công tác văn thư nhìn chung đã được quan tâm và thực hiện một cách nghiêm túc

Công tác văn thư của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ được tổ chức theo

mô hình tập trung, khép kín nghĩa là tất cả các văn bản, giấy tờ đi – đến đều phảiqua bộ phận văn thư tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao Bộ phận văn thư là một

bộ phận trực thuộc phòng Hành chính Quản trị và chịu sự quản lý cũng như điềuhành trực tiếp của Phòng Bộ phận văn thư của Tổng Công ty gồm 02 cán bộ,phụ trách toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư Nhìn chung

trình độ của cán bộ văn thư đều được đào tạo và bồi dưỡng về nghiệp vụ từ Đạihọc trở lên và đáp ứng được nhu cầu của công việc.

Bên cạnh những yêu cầu cũng như trình độ của cán bộ văn thư thì lãnhđạo văn phòng (Trưởng phòng Hành chính Quản trị) chịu trách nhiệm chỉ đạotrực tiếp trong việc thực hiện công tác văn thư của Tổng Công ty, cụ thể:

- Trưởng phòng Hành chính Quản trị đã tham mưu cho Lãnh đạo công ty

về việc ban hành và hướng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữtrong toàn hệ thống, cụ thể đó là Quy chế công tác văn thư, lưu trữ áp dụng chotoàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ (Ban hành kèm theo Quyết định số 436/2009/QĐ/TGĐ-BVNT ngày 18 tháng 8 năm 2009 của Tổng Giám đốc Tổng Công tyBảo Việt Nhân thọ), Quy định phân cấp duyệt ký văn bản tại trụ sở chính TổngCông ty Bảo việt Nhân thọ Ban hành kèm theo Quyết định số: 366/QĐ – BVNTngày 27/4/2012 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bảo việt Nhân thọ

- Ngoài ra, Trưởng phòng còn có trách nhiệm phân công, bố trí sắp xếpcán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện các nghiệp vụ khác liên quan đến công tácvăn thư như:

+ công tác soạn thảo văn bản

+ nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thu cơ quan+ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán bộ

+ giám sát, kiểm tra công tác thực hiện nghiệp cụ văn thu tại cơ quan+ Quản lý và kiểm soát việc thực hiện quản lý và sử dụng con dấu của cơquan

3 khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

- Đối với công tác chỉ đạo nghệp vụ lưu trữ của cơ quan, lãnh đạo Tổng

công Ty Bảo Việt Nhân Thọ rất chú trọng tới nghiệp vụ và vấn đề bảo quản tàiliệu, hồ sơ công ty và các công ty thành viên, hồ sơ nhân sự của cơ quan, hồ sơgiao dịch của cơ quan… hợp động của khách hàng rất quan trọng chính vì vậyviệc ban hành các văn bản quản lý và quy định về công tác lưu trữ của cơ quanrất chặt chẽ như:

+ Quyết Định Số: 27/QĐ – BVNT về việc ban hành quy trình nghiệp vụlưu trữ áp dụng cho toàn hệ thống Bảo việt Nhân thọ

+ Công Văn Số: 2769/BVNT – HCQT V/v quy định thống nhất lưu trữtập trung hồ sơ HĐBH

+ Quyết Định Số: 116/QĐ-BVNT về việc ban hành bảng danh mục thờihạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cảu Tổng công ty Bảo Việt Nhân thọ

- Về mô hình quản lý công tác lưu trữ của công ty: hiện tại công ty BảoViệt Nhân Thọ đang áp dụng mô hình lưu trữ tập trung đó là toàn bộ hợp đồngmới phát hành của 60 công ty thành viên sẽ được in tập trung tại tổng công ty vàbản lưu sẽ được lưu giữ tại kho cảu tổng công ty Đối với mô hình này khácphục được rất nhiều hạn chế của mô hình lưu trữ phân tán trước đây mỗi công ty

sẽ tự in và lưu giữ hợp đồng của công ty mình, phục vụ cho viêc sử dụng và khaithác của công ty

+ những ưu điểm mang lại:

 toàn bộ hồ sơ được sắp xếp 1 cách khoa học vừa đáp ứng được yêu cầuquản lý vừa đáp ứng được nhu cầu khái thác và sử dụng;

 kho lưu trữ tập trung tại tổng công ty đáp ứng được các tiêu chuẩn vềcháy nổ, độ ẩm… dẫn đên tài liệu được bảo quản an toàn và bền chắc hơn;

 việc thanh lọc hủy bỏ tài liệu khi hết hạn lưu trữ thuận tiện hơn;

 giải phóng nguồn nhân sự quản lý kho của các công ty thành viên, vàtheo thơi gian các kho hợp đồng của các công ty thành viên sẽ được thu hẹp dần

và trả lại phần diện tích kho để sử dụng cho nhu cầu khác;

 đối với kho của tổng công ty: kho được lưu trữ khoa học an toàn thoeđúng tiêu chuẩn của lưu trữ;

 tiết kiệm lao động và chất lượng hơn do nhân viên lưu trữ được chuyênmôn hóa

+ Hạn chế:

 do toàn bộ hợp đồng mới phát hành cảu toàn bộ 60 công ty thành viên

sẽ được in và lưu giữ tại kho lưu trữ của tổng công ty, dẫn đến công việc sẽ ùn ứtại bộ phận lưu trữ của tổng công ty rất lớn;

 thiếu nguồn nhân sự có chuyên môn về chuyên ngành lưu trữ, thiếunhân viên chính thức cho bộ phận lưu trữ, công việc rất nhiều nhưng chỉ tuyểndụng nhân viên theo thời vụ;

 phân công công việc của bộ phận lưu trữ chưa hợp lý vẫn tập trung toàn

bộ trách nhiệm vào 1 người;

 do có sự thay đổi về công tác lưu trữ cảu tổng công ty nên cần đội ngũnhân viên lưu trữ của tổng công ty đi tới kho lưu trữ cảu các công ty thành viên

để hướng dẫn mất nhiều thời gian và tốn kém về tào chính cho công ty

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, quý, năm.

a mẫu lịch công tác tuần

Với đặc thù về chức năng và nhiệm vụ của mình là Hậu cần và giúp việccho Ban lãnh đạo và Công ty việc xây dựng lịch công tác tuần cho phòng mìnhcăn cứ vào kế hoạch công tác, làm việc và tiếp khách của lãnh đạo và công việccảu các phòng ban, khối chuyên môn của Tổng công ty để xây dựng :

Nội dung công việc

Items

Địa điểm

place

Đơn vị thực hiện

phòng họp huế nhỏ PTGĐ Tâm, Phòng Dịch

vụ KH, Phòng QL hợp đồng, Đại diện IT8h30 – 10h Họp về quản lý rủi ro phòng họp sài gòn PTGĐ Quang, Ban QLRR,

Mr james, Phòng điều phối9h – 10h30 sinh hoạt chuyên môn phòng họp đà nẵng

nhỏ

P QL hợp đồng, P

QLĐTĐL10h30 họp về mô hình bán

hàng

phòng họp phú quốc

PTGĐ Sơn, Giám Đốc khối Đồng, Khối Bancas

Chiều 13h30 – 17h trình bày kế hoạch hỗ

trợ TVV

phòng họp sài gòn PTGĐ Tâm, P nhân sự, P

Phát triển kinh doanh

14h – 16h phỏng vấn ứng viên

qua video

phòng họp nha trang

P tổ chức nhân sự

15h30 làm việc với BHBV Trụ sở Bảo hiểm PTGĐ Sơn, Đại diện

về phối hợp chéo sản phẩm

Bảo việt tại 35 Hai

Phòng họp nha trang

P.TCNS

14h – 17h hopjc Cục giám sát

BH

Bộ Tài chính Chủ Tịch HĐTV, P GĐ

Khối, P tổng hợpThứ

phòng họp hà nội Chủ tịch HĐTV, BGĐ &

lãnh đạo các phòng, P TCNS

Chiều 14h họp tái bảo hiểm phòng họp huế nhỏ Mr.James, P điều phối, P

phát triển sản phẩm, P CNBH

Phòng họp Đà Nẵng

Chủ tịch HĐTV, BGĐ & lãnh đạo các phòng,

b mẫu kế hoạch công tác tháng.

TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SÔ:……/KH - BVNT Hà nội,ngày….tháng….năm….

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG 4 NĂM 2015 của Phòng Hành chính Quản trị - Tổng Công ty Bảo việt Nhân thọ.

I MỤC ĐÍCH , YÊU CẦU

Căn cứ vào kế hoạch công tác năm 2015;

- Đảm bảo thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ mục tiêu đặt ra trong năm

2015 của Tổng công ty

- Giúp các bộ phận đơn vị nhân viên trực thuộc Phòng Hành chính Quảntrị có định hướng và căn cứ chính xác để xây dựng lịch công tác, và nắm đượcnhiệm vụ chính cảu mình theo đúng mục tiêu, nhiệm vụ chiến lược mà TổngCông ty đã giao phó

- Nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý, là cơ sở để kiểm tra, giám sátmọi hoạt động của cơ quan, đảm bảo cho mọi hoạt động được thực hiện đồng

bộ, thống nhất, tiết kiệm nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao

II NỘI DUNG

1 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Xây dựng văn bản, hướng dẫn, thống kê, báo cáo.

1.2 Công tác văn thư đi.

1.2.1 Tiếp nhận văn bản đi.

- Rà soát thể thức văn bản, vào sổ, lấy số, đóng dấu VB đi, chứng chỉ đàotạo; Fax, Scan các văn bản, CV đi gửi trên hệ thống Lotus cho CTTV và TSC

- Đóng dấu CV, hợp đồng kinh tế, các chứng chỉ đào tạo, HĐ khối

COC,đóng dấu cv thông báo giải quyết QLBH, chứng từ quyết toán thuế cho đạilý

- Giao công văn đi, công văn đến trên máy trong hộp thư P.HCQT

1.2.3 Gửi bưu điện.

- Vào bì, dán địa chỉ, vào sổ, gửi đi các công văn của các phòng (trừ hợp đồng của P.PHHD)

- Chuẩn bị phong bì, nhãn địa chỉ, các VPP gửi P.PHHD để đóng gói hợpđồng gửi bưư điện.Ký nhận danh sách bì gửi hợp đồng của P.PHHD và thực hiện việc gửi đi hàng ngày

1.2.4 Các Công việc khác về công tác văn thư đi.

- Thống kê công văn của các phòng TSC về việc đôn đốc chấn chỉnh các Công ty thành viên

- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ TSC

- Ký nhận công văn, kiểm tra và bóc bì công văn Phân loại công văn đếnbản giấy, vào sổ công văn Trình Lãnh đạo các văn bản quan trọng Vào sổ và chuyển thư cá nhân

- Scan các văn bản, công văn Luân chuyển công văn (bản scan) và công văn đến trên hệ thống lotus note đến các phòng TSC

- Phân luồng công văn đến của phòng Tổng hợp trên hệ thống Lotus note, giao công văn cho cán bộ phòng HCQT

1.4 Công tác lưu trữ.

1.4.1 Tại Trụ Sở Chính

Kiểm tra hợp đồng thực tế so với bảng kê của CTTV gửi lên, phân loại BVL theo tỉnh và UVL theo đầu số tăng dần.

Sắp xếp tài liệu lên kho QM: (vận chuyển, làm nhãn và lên giá) các phòng:

- Tài liệu ĐKC, ĐKR phòng GQQLBH: (từ năm 2010 - 7/2014)

- Tài liệu ĐKC, ĐKR phòng GQQLBH: (từ năm 2010 - 7/2014)