Mục 1. Quản lý văn bản đến Điều 7. Trình tự quản lý văn bản đến
1. Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cơ quan Nhà nước, tổ chức,cá nhân gửi đến cơ quan bằng mọi phương tiện phải được quản lý tập trung, thống nhất và đăng ký tập trung, thống nhất và đăng ký tập trung tại văn thư Tổng Công ty/
Công ty.
2. Văn bản đến được trực tiếp nhận và xử lý theo trình tự sau:
a). Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b). Trình, chuyển giao văn bản đến;
c). Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 8. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến:
a) Khi tiếp nhận văn bản đến bằng đường bưu điện hoặc trực tiếp từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận theo các bước sau:
- Kiểm tra số lượng, tình trạng bì văn bản, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) trước khi ký nhận. Trong trường hợp văn bản đến bị thiếu, bị rách, bị bục, bị mất phong bì, thời gian nhận văn bản đến muộn hơn thời gian ghi trên bì thì người nhận văn bản phải yêu cầu người đưa văn bản đến xác nhận tình trạng văn bản thực tế khi nhận, đồng thời báo cáo ngay Trưởng Phòng Hành chính Quản trị hoặc Lãnh đạo phụ trách trực tiếp.
- Xử lý ngay những văn bản có độ khẩn. Trường hợp văn bản khẩn được chuyển đến vào ngoài giờ làm việc thì cần báo cáo ngay trưởng Phòng Hành chính Quản trị để giải quyết kịp thời.
b) Khi nhận văn bản đến qua đường fax hoặc qua mạng lotus note, nhân viên văn thư phải kiểm tra về số lượng trang văn bản, nơi gửi, nơi nhận. Nếu phát hiện có sai sót phải thông báo kịp thời cho nơi gửi để bổ sung hoặc báo cáo trưởng Phòng Hành chính Quản trị để giải quyết kịp thời.
2. Phân loại văn bản đến: Văn bản đến sẽ được phân thành hai loại: Loại văn bản không được phép bóc bì và loại văn bản được phép bóc bì.
a) Loại văn bản được không được phép bóc bì:
- Các văn bản có đóng dấu ký hiệu các độ mật hoặc có đóng dấu “chỉ người dùng có tên mới được bóc bì”. Các loại văn bản mật sẽ được đăng ký, luân chuyển và bảo quản theo quy chế tài liệu mật.
- Phong bì các loại hồ sơ đấu thầu, chọn thầu. Văn thư đăng ký vào sổ văn bản đến và chuyển nguyên bì đến bộ phận liên quan.
- Bì văn bản chỉ ghi tên người nhận: Văn thư đăng ký vào sổ và chuyển nguyên bì cho người nhận. Nếu văn bản có nội dung liên quan đến công việc chung của cơ quan thì người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại ngay cho văn thư để đăng ký vào sổ cùng văn bản đến.
b) Loại văn bản được phép bóc bì: Văn thư được bóc tất cả các loại bì văn bản gửi đến cơ quan loại trừ các bì được quy định tại điểm a khoản 2 điều này.
Việc bóc bì được thực hiện như sau:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn và hoả tốc cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đánh kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Đơn thư khiếu nại tố cáo được đăng ký vào sổ.
3. Văn bản, tài liệu mật phải được tiếp nhận, bóc bì và vào sổ đăng ký văn bản mật và lưu riêng theo quy định của Nhà nước và Tổng Công ty về lưu trữ tài liệu mật. Thủ trưởng cơ quan giao cho người đảm bảo về phẩm chất đạo đức chịu trỏch nhiệm vào sổ và theo dừi văn bản mật.
4. Đăng ký vào sổ văn bản đến.
a) Văn bản không được phép bóc bì:
- Văn bản có độ mật được đăng ký theo quy định của quy chế quản lý và sử dụng tài liệu mật.
- Văn bản đến được thông báo trước khi được bóc bì: được đóng dấu “Công văn đến” vào bì và ghi số, ngày đến. Nhập các thông tin như số đến, ngày đến và các thông tin ghi trên bì (nếu có) như số và ký hiệu văn bản, nơi gửi, nơi phát hành, nơi nhận, số lượng… vào sổ đăng ký văn bản đến và phần mềm quản lý công văn.
b) Văn bản được phép bóc bì:
- Tùy thuộc vào loại văn bản đến, dấu “công văn đến” được đóng vào khoảng trống theo thứ tự ưu tiên sau: dưới mục trích yếu; dưới địa danh và ngày tháng văn bản hoặc vị trí thích hợp khác của trang đầu tiên. Sau khi
đóng dấu “công văn đến”, tiến hành ghi số, ngày đến, kể cả giờ đến trong trường hợp cần thiết.
- Một số loại hoá đơn, chứng từ kế toán: không đóng dấu đến vào văn bản chỉ đóng dấu đến vào bì.
- Trong trường hợp cần thiết một số văn bản đến được truyền qua mạng sẽ được in ra giấy và làm thủ tục đóng dấu “công văn đến” để trình Lãnh đạo xem xét có ý kiến chỉ đạo.
- Nhập các thông tin cần thiết của văn bản như: số đến, ngày đến, số, ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi phát hành, số lượng… vào sổ đăng ký văn bản đến và phần mềm quản lý công văn (đối với văn bản được quét để gửi cho nhiều phòng).
Điều 9. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Nguyên tắc trình và chuyển giao văn bản đến:
a) Các văn bản có độ khẩn phải được trình và chuyển giao trong vòng 30 phút sau khi nhận được.
b) Các văn bản khác phải được trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
c) Trường hợp văn bản được chuyển giao nhầm địa chỉ, các đơn vị có trách nhiệm chuyển trả ngay cho văn thư để chuyển đúng địa chỉ. Các đơn vị không chuyển trực tiếp cho đơn vị khác.
d) Khi nhận được bản chính văn bản đã nhận được bằng đường fax (đã chuyển các phòng xử lý) văn thư làm thủ tục đóng dấu “công văn đến” với các thông tinh như bản fax đã đăng ký và chuyển thẳng cho phòng đã nhận bản fax.
e) Người được giao nhiệm vụ vào sổ đăng ký và chuyển giao văn bản mật, trình Thủ trưởng cơ quan cho ý kiến chỉ đạo các phòng/ cá nhân chủ trì giải quyết. Văn bản sau khi giải quyết xong phải được chuyển trả lại người được giao nhiệm vụ quản lý, lưu và bảo quản theo chế độ lưu trữ tài liệu mật.
2. Các bước chuyển giao văn bản đến:
Sau khi đăng ký vào sổ văn bản đến và phần mềm quản lý văn bản, văn thư thực hiện việc chuyển giao văn bản giất và văn bản điện tử như sau:
a) Chuyển thẳng các văn bản không bóc bì tới người nhận theo quy định, có ký nhận vào sổ giao nhận công văn.
b) Đối với văn bản bóc bì, văn thư luân chuyển căn cứ vào nội dung văn bản.
Các văn bản chuyển đến bằng bản điện tử được luân chuyển trên hệ thống QLCV_Bảo Việt Nhân thọ. Các văn bản chuyển đến bằng bản giấy được luân chuyển bằng hình thức vào sổ công văn đến và có ký nhận của các phòng/cá nhân có nhiệm vụ được giao nhiệm vụ chủ trì giải quyết. Văn thư phải đảm bảo luân chuyển công văn chính xác, kịp thời và bảo mật nội dung văn bản.
c) Trưởng Phòng Hành chính Quản trị có trách nhiệm xem xét và trình Lãnh đạo cơ quan các văn bản quan trọng.
d) Các văn bản được gửi đồng thời cho nhiều phòng/ cá nhân giải quyết: sau khi đã vào sổ đăng ký công văn đều được tạo công văn quét, ghi trích yếu và chuyển tới các phòng trong hệ thống QLCV_Bảo Việt Nhân thọ. Các văn bản trước khi quét được ghi chữ “Q” (quét) vào gấp trên bên phải trang đầu tiên để theo dừi, sau đú ghi phũng được giao chủ trỡ và cỏc phũng phối hợp giải quyết văn bản (theo thứ tự ưu tiên). Bản gốc của các văn bản này được chuyển giao bằng việc ký nhận trong sổ giao nhận văn bản cho phòng chịu trách nhiệm chủ trì giải quyết.
3. Các trường hợp không phải quét văn bản:
- Các báo cáo có tính chất định kỳ của các đơn vị: báo cáo tháng, 3 tháng, 6 tháng.
- Văn bản mật được luân chuyển theo quy định đối với tài liệu mật.
- Các thư từ tố cáo liên quan đến cán bộ.
- Các chứng từ kế toán.
- Các bảng thống kê.
Các văn bản này được chuyển giao bằng số giao nhận công văn. Trước khi chuyển giao cho phòng/ cá nhân trách nhiệm giải quyết, văn thư đến thực hiện việc tạo tên văn bản, trích yếu trong hệ thống QLCV_ Bảo Việt Nhân thọ. Nội dung lưu ghi ra phòng lưu bản gốc và các phòng phối hợp giải quyết để phục vụ công tác tra cứu.
4. Lưu Bảo Việt điển các văn bản đến:
- Đối với Trụ sở chính Tổng Công ty: theo quy định tại danh mục lưu Bảo Việt điển của Trụ sở chính Tổng công ty.
- Đối với các Công ty: Trên cơ sở danh mục lưu Bảo Việt điển của Trụ sở chính Tổng Công ty các Công ty nghiên cứu và quy định danh mục lưu Bảo Việt điển của đơn vị cho phù hợp.
Điều 10. Tổ chức giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. cấp phó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự phân công của cấp trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến, trước khi chuyển công văn cho các phòng hoặc cá nhân giải quyết, Phòng Hành chính Quản trị trình Thủ trưởng cơ quan các văn bản quan trọng để xin ý kiến chỉ đạo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo chỉ đạo của Lãnh đạo, theo đúng thời hạn được pháp luật quy định và theo quy định cụ thể của cơ quan.
3. Phòng Hành chính Quản trị có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Trưởng/hoặc phú Phũng Hành chớnh Quản trị cú trỏch nhiệm theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
b) Nhân viên văn thư xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo Lãnh đạo Phòng Hành chính Quản trịvề những văn bản quan trọng, khẩn cấp để Lãnh đạo Phòng Hành chính Quản trị trình Lãnh đạo đơn xin ý kiến chỉ đạo các phòng thực hiện.
c) Nhân viên văn thư phân phối văn bản đến cho các phòng/cá nhân giải quyết.
4. Đối với văn bản đến quan trọng cần có sự phối hợp giải quyết của các phòng/cá nhân, Phòng Hành chính Quản trị sẽ phân phối và chuyển cho 01 phòng chính và các phòng phối hợp, kèm theo ý kiến chỉ đạo lãnh đạo cơ quan ghi trực tiếp vào lề của văn bản (nếu là văn bản giấy). Đối với văn bản quan trọng đến qua đường fax hoặc điện tử, Phòng Hành chính Quản
trị sẽ in và trình lãnh đạo cơ quan có ý kiến chỉ đạo, sau đó quét cho phòng giải quyết chính và các phòng và cá nhân liên quan. Phòng giải quyết chính phải chủ trì, thông báo cho các phòng/cá nhân phối hợp bàn bạc và thống nhất phương án giải quyết công việc và trình lãnh đạo cơ quan.
Các Lãnh đạo phòng khi nhận được công văn phân phối trên mạng lotus có ý kiến chỉ đạo trực tiếp vào mục “ý kiến chỉ đạo” trong chuơng trình Quản lý công văn để các nhân viên trong phòng thực hiện.
5. Thời hạn giải quyết văn bản đến:
a) Đối với văn bản loại khẩn: Tối đa là một ngày (01) làm việc.
b) Đối với văn bản loại bình thường: tối đa ba ngày (03) làm việc.
Nếu sau thời hạn quy định điểm (a) và (b) nêu trên, trường hợp chưa có kết quả giải quyết, lãnh đạo phòng phải kịp thời báo cáo tình hình và đề xuất, trình lãnh đạo cơ quan hướng giải quyết.
Mục 2. Quản lý văn bản đi Điều 11. Trình tự xủ lý văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi của Bảo Việt Nhân thọ đều được quản lý tập trung, thống nhất tại bộ phận văn thư.
2. Văn bản đi được xử lý theo trình tự sau:
a) Soạn thảo văn bản đi.
b) Trình và ký văn bản đi.
c) Phỏt hành theo dừi, quản lý văn bản đi.
Điều 12. Thẩm quyền ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản của Lãnh đạo Tổng Công ty.
a) Chủ tịch hội đồng thành viên thay mặt (TM.) Hội đòng thành viên ký các văn bản theo quy định tại quy chế tổ chức, hoạt động của hội đồng thành viên.
b) Tổng Giám đốc ký ban hành các văn bản giải quyết tất cả các vấn đề thuộc thẩm quyền của Ban Giám đốc Tổng Công ty và các vấn đề được Hội đồng thanh viên phân cấp.
c) Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền của cow quan được phép ban hành.
d) Thủ trưởng cơ quan có thể uỷ quyền cho cấp phó của mình (Phó Tổng Giám đốc/Phó Giám đốc) ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trường hợp đặc biệt, Thủ trưởng cơ quan có thể uỷ quyền bằng văn bản cho cấp phó của mình (Phó Tổng Giám đốc/Phó Giám đốc) ký thừa uỷ quyền (TUQ.) đối với một số văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng cơ quan mà chưa được phân cấp. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thơi gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
e, Thủ trưởng cơ quan uỷ quyền cho các Trưởng Phòng Hành chính Quản trị được thừa lệnh (TL.) thủ trưởng cơ quan ký các văn bản, thông báo, giấy tờ giao dịch thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao; ký sao y bản chính, sao lục, trích lục, trich sao đối với các văn bản do cơ quan ban hành và các văn bản khác gửi đến cơ quan.
f, Trưởng phòng giao cho cấp phó ký thừa lệnh (TL.) các, công văn, giấy tờ thuộc phạm vi nhiện vụ được giao và một số loại công văn, giấy tờ, hợp đồng theo uỷ quyền cụ thể bằng văn bản của Thủ tưởng cơ quan.
g, Trưởng phòng giao cho cấp phó ký văn bản thuộc phạm vi được giao phụ trách.
2. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước cấp trên cà trước pháp luậ về nội dung và hình thức van bả đã ký.
3.Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ, hay các thứ mực dễ phai và phải ký trực tiếp ít nhất 03 (ba) bản.
Điều 13. Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản thuộc thẩm quyền ban hành hệ thống Bảo Viêt Nhân thọ bao gồm:
1. Các hình thức văn bản thuộc thẩm quyền ban hành trong hệ thống Bảo Việt Nhân thọ bao gồm: Quyết định, giấy uỷ quyền, hợp đồng (trừ hợp đồng bảo hiểm), biên bản, chuơng trình, kế hoạch công tác, công văn, báo cáo, công
điện, thông cáo, thông báo, phương án, đề án, tờ trình, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy giơi thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
2. Văn bản chuyên ngành: Bao gồm các văn bản, biểu mẫu đặc thù do Bảo Việt Nhân thọ ban hành như: Hợp đồng bảo hiểm, Phụ lục hợp đồng, Giấy yêu cầu bảo hiểm, Giấy yêu cầu bổ trợ, Giây chứng nhận bảo hiểm, Đề nghị thay đổi điều kiện hợp đồng, Bản hợp đồng, Thư cảm ơn, thư cảm ơn dài hạn, Báo cáo tư vấn viên và các văn bản, mẫu biểu khác.
Điều 14. Thể thức văn bản
1. Thể thức văn bản hành chính: thể thức văn bản được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước (Bộ Nội Vụ, Văn phòng Chính Phủ) và của Tổng Công ty.
2. Thể thức văn bản chuyên ngành: được Tổng Công ty quy định mẫu và áp dụng cho toàn hệ thống.
Điều 15. Soạn thảo văn bản đi
1. Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo cơ quan giao cho các phòng/ cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
2. Phòng/ cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
a) Xác định hình thức, thẩm quyền ký văn bản, nội dung của văn bản;
b) Xác định độ khẩn, mật của văn bản cần soạn thảo;
c) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
d) Soạn thảo văn bản;
e) Trong trường hợp cần thiết, để hoàn thiện văn bản, đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản đề xuất với Lãnh đạo cơ quan việc lấy ý kiến tham khảo của các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh văn bản;
f) Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu và ý kiến của các đơn vị có liên quan (nếu có);
g) Bản thảo văn bản phải theo mẫu quy định, rừ ràng, sạch đẹp, đỳng thể thức văn bản đã quy định.
Điều 16. Sửa chữa, bổ sung và duyệt bản thảo