1.1 Xây dựng văn bản, hướng dẫn, thống kê, báo cáo.
1.2 Công tác văn thư đi.
1.2.1 Tiếp nhận văn bản đi.
- Rà soát thể thức văn bản, vào sổ, lấy số, đóng dấu VB đi, chứng chỉ đào tạo; Fax, Scan các văn bản, CV đi gửi trên hệ thống Lotus cho CTTV và TSC.
- Đóng dấu CV, hợp đồng kinh tế, các chứng chỉ đào tạo, HĐ khối
COC,đóng dấu cv thông báo giải quyết QLBH, chứng từ quyết toán thuế cho đại lý
1.2.2 Lưu hành văn bản.
- Fax, Scan các văn bản, CV đi gửi trên hệ thống Lotus cho CTTV và TSC.
- Lưu văn bản, công văn, hợp đồng phát sinh trong tháng (loại trừ HĐ bảo hiểm).
- Giao công văn đi, công văn đến trên máy trong hộp thư P.HCQT.
1.2.3 Gửi bưu điện.
- Vào bì, dán địa chỉ, vào sổ, gửi đi các công văn của các phòng (trừ hợp đồng của P.PHHD).
- Chuẩn bị phong bì, nhãn địa chỉ, các VPP gửi P.PHHD để đóng gói hợp đồng gửi bưư điện.Ký nhận danh sách bì gửi hợp đồng của P.PHHD và thực hiện việc gửi đi hàng ngày.
1.2.4 Các Công việc khác về công tác văn thư đi.
- Thống kê công văn của các phòng TSC về việc đôn đốc chấn chỉnh các Công ty thành viên.
- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ TSC.
1.3 Công tác văn thư đến.
- Ký nhận công văn, kiểm tra và bóc bì công văn. Phân loại công văn đến bản giấy, vào sổ công văn. Trình Lãnh đạo các văn bản quan trọng. Vào sổ và chuyển thư cá nhân.
- Scan các văn bản, công văn. Luân chuyển công văn (bản scan) và công văn đến trên hệ thống lotus note đến các phòng TSC.
- Phân luồng công văn đến của phòng Tổng hợp trên hệ thống Lotus note, giao công văn cho cán bộ phòng HCQT
1.4 Công tác lưu trữ.
1.4.1 Tại Trụ Sở Chính
Kiểm tra hợp đồng thực tế so với bảng kê của CTTV gửi lên, phân loại BVL theo tỉnh và UVL theo đầu số tăng dần.
+Hợp đồng phát hành +Hợp đồng phát sinh
+Bản giao nhận HĐ (có chữ ký khách hàng)
Phân loại HS gốc, Trang TT, bản giao nhận tăng dần theo số HĐ, Ghép trang thông tin, bản giao nhận HĐ vào bộ HĐ gốc, hoàn thiện bản Danh mục trong từng bộ hợp đồng, lập mục lục và viết số hồ sơ:
- UVL đầu số 46
- UVL đầu số 47 (phân loại) - UVL đầu số 47
- BVL ( 15 công ty)
Phân loại hồ sơ phát sinh theo tỉnh, theo sản phẩm và tăng dần số hợp đồng, viết số HS
+ Quảng Bình +Thanh Hóa +Đắc Lắc + Hà Nam + Bình Định +Nghệ An
Sắp xếp tài liệu lên kho QM: (vận chuyển, làm nhãn và lên giá) các phòng:
- Tài liệu ĐKC, ĐKR phòng GQQLBH: (từ năm 2010 - 7/2014) - Tài liệu ĐKC, ĐKR phòng GQQLBH: (từ năm 2010 - 7/2014) - Tài liệu phòng XDCB
- Tài liệu phòng Tổng hợp và HCQT
- Tài liệu phòng TCKT (sổ phụ và Ủy nhiệm chi 7/2013 đến T3/2014)
- Rút HS phục vụ khai thác các phòng PHHĐ, KTKSNB, QLHĐ, GQQLBH.
- Viết quy trình chỉnh lý HĐBH quản lý tập trung
4.1.2 Tại các Công ty Thành viên Hà Nội:
- Lên mục lục hợp đồng bảo hiểm phục vụ tra cứu, rút hủy, đáo hạn ra khỏi hợp đồng còn hiệu lực;
- Sắp xếp, đánh số tài liệu trong bộ HĐBH theo quy định - Lên danh mục tài liệu trong bộ HĐBH
- Ghép danh mục tài liệu vào bộ HĐ gốc Đắc Lắc:
- Lên mục lục hợp đồng bảo hiểm phục vụ tra cứu, rút hủy, đáo hạn ra khỏi hợp đồng còn hiệu lực;
- Sắp xếp, đánh số tài liệu trong bộ HĐBH theo quy định Kon Tum:
- Sắp xếp hợp đồng theo thứ tự tăng dần (UVL 568)
- Sắp xếp tài liệu phát sinh theo số HĐ tăng dần, ghép gốc
- Lên mục lục hợp đồng bảo hiểm phục vụ tra cứu, rút hủy, đáo hạn ra khỏi hợp đồng còn hiệu lực;
- Sắp xếp, đánh số tài liệu trong bộ HĐBH theo quy định - Lên danh mục tài liệu trong bộ HĐBH
- Ghép danh mục tài liệu vào bộ HĐ gốc - Lên giá
2. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ