Mục 1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Điều 28. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Hàng năm, lưu trữ hiện hành của cơ quan có trách nhiệm:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập;
3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu”;
4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện cần thiết để tiếp nhận tài liệu;
5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành mỗi loại 02 bản. Các phòng/ cá nhân nộp lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản, Phòng Hành chính Quản trị giữ 01 bản.
Điều 29. Chỉnh lý tài liệu
1. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ bao gồm: Phân loại hồ sơ, tài liệu; xác định giá trị và thời hạn bảo quản; khôi phục và hoàn thiện hồ sơ; xây dựng công cụ tra tìm.
2. Phân loại tài liệu lưu trữ: Dựa vào những đặc trưng của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
3. Các phòng có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ để nộp vào lưu trữ. Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ toàn Tổng Công ty/Công ty.
4. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau:
a) Phân loại và hoàn thiện các hồ sơ;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tfi liệu;
c) Xác định tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ;
d) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
e) Xây dựng các công cụ tra tìm (Mục lục hồ sơ,….) f) Lập danh mục tài liệu hết giá trị và loại ra để tiêu huỷ.
Điều 30. Xác định giá trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản lâu dài hay tạm thời (tính bằng số lượng năm);
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.
2. Tổng Côg ty sẽ ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bảo Việt Nhân thọ.
Điều 31.Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ trưởng cơ quan trong việc ra quyết định:
a) Danh mục hồ sơ,tài liệu giữ lại bảo quản;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị;
2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
a) Lãnh đạo cơ quan phụ trách Phòng Hành chính Quản trị: Chủ tịch Hội đồng b) Đại diện lãnh đạo phòng có tài liệu: Uỷ viên.
c) Đại diện của Phòng Hành chính Quản trị phụ trách công tác lưu trữ: Ủy viên.
3. Hội đồng làm việc theo phương thức sau:
a) Cán bộ lưu trữ hoặc nhân viên văn thư thuộc Phòng Hành chính Quản trị được giao nhiệm vụ kiểm nhiệm công tác lưu trữ lập bảng kê tài liệu đề nghị tiêu huỷ. Phòng Hành chính Quản trị lập tờ trình Hội đồng xác định giá trị tài
liệu cú kốm theo bản kờ tài liệu đề nghị tiờu hủy, trong đú nờu rừ lý do tiờu hủy. Các bảng kê cần được kê chi tiết, phản ánh được nội dung của tài liệu.
b) Từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản quy định tại điểm (a) và (b) khoản 1 Điều này; đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu.
c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp thảo luận tập thể, biểu quyết theo đa số, lập biên bản kèm theo bảng kê các tài liệu Hội đồng nhất trí tiêu huỷ và bảng kê tài liệu Hội đồng chưa nhất trí tiêu huỷ. Các thành viên hội đồng thông qua nội dung biên bản và ký biên bản.
d) Hội đồng xác định giá trị tài liệu Công ty gửi biên bản xác định giá trị tài liệu lưu trữ xin ý kiến lưu trữ Tổng Công ty.
e) Trình Thủ truởng cơ quan quyết định tiêu huỷ (Tại các Công ty thành viên cần kèm theo ý kiến đồng ý bằng văn bản của lưu trữ Tổng Công ty).
Điều 32. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
2. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ:
Trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản và tình hình thực tế của tài liệu, lưu trữ Tổng Công ty thẩm tra giá trị tài liệu đề nghị tiêu huỷ của trụ sở chính Tổng Công ty và các Công ty.
3. Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị:
a) Tổng Giám đốc quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ Tổng Công ty.
b) Giám đốc Công ty quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Công ty mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ Tổng Công ty và Phòng Hành chính Quản trị Công ty.
3. Thủ tục và hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu; nghiêm cấm việc bán tài liệu cần tiêu huỷ cho các hàng giấy cũ hoặc sử dụng vào mục đích khác.
c) Việc tiêu huỷ phải lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu huỷ và có xác nhận đơn vị có tài liệu;
d) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:
- Văn bản đề nghị của các đơn vị (kèm theo danh sách thống kê);
- Biên bản cuộc họp Hội đồng xác định giá trị của Tổng Công ty hoặc Hội đồng tiêu huỷ tài liệu của Công ty; Gửi biên bản xác định giá trị tài liệu của hội đồng tiêu huỷ tài liệu của Công ty thành viên về lưu trữ Tổng Công ty để xin ý kiến thẩm định.
- Ý kiến thẩm định của lưu trữ Tổng Công ty;
- Quyết định của Tổng Giám đốc/ Giám đốc Công ty về việc tiêu huỷ (kèm theo danh sách hồ sơ các tài liệu được tiêu huỷ);
- Biên bản có xác nhận của người thực hiện tiêu huỷ và đơn vị có tài liệu.
e) Hồ sơ về việc tiêu huỷ hết giá trị phải được bảo đảm tại cơ quan có tài liệu được tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu huỷ.
f) Các loại sách báo, tạp chí; các bản sao chụp, giấy nháp không còn nhu cầu sử dụng đơn vị có thể tự huỷ và Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm về việc huỷ bỏ nhưng giấy tờ này.
g) Các cá nhân, đơn vị tự ý tiêu huỷ tài liệu lưu trữ không qua các thủ tục trên sẽ chịu trách nhiệm về việc huỷ bỏ những loại giấy tờ này.
Mục 2. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều 33. Thống kê tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và nhân viên lưu trữ.
2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
3. Hàng năm, lưu trữ các Công ty thành viên gửi báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ về lưu trữ Tổng Công ty.
4. Nhõn viờn lưu trữ Tổng Cụng ty/ Cụng ty phải lập sổ thống kờ để theo dừi và quản lý khối tài liệu có trong kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Tổng Công ty/ Công ty.
Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ của Tổng Công ty/ Công ty phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ.
2. Tổng Giám đốc/ Giám đốc Công ty có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đó về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng hoặc bổ trợ kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định. Kho lưu trữ phải đặt ở địa điểm cao ráo, thông thoáng, xa những nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi, kho xăng dầu và các chất dễ cháy.
b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai;
phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.
e) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng cho tài liệu.
f) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
3. Trách nhiệm của nhhực hiện nhân viên lưu trữ trong việc thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Trực tiếp quản lý kho lưu trữ và thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho.
b) Khi tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng, cán bộ lưu trữ đề xuất để lãnh đạo phê duyệt, quyết định tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ qua việc liên hệ đến cơ quan chuyên môn.
c) Đề xuất với Thủ trưởng cơ quan trang bị đầy đủ các điều kiện cơ sở vật chất, kinh phi cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu.
Mục 3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dung tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của các đơn vị trong hệ thống Bảo Việt Nhân thọ, nhu cầu phục vụ công việc của các cơ quan, đơn vị bên ngoai và nhu cầu riêng chính đáng trong và ngoài hệ thống Bảo Việt Nhân thọ.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Đối voiứ người khai thác tài liệu trong cơ quan phải có văn bản đề nghị của đơn vị.
b) Người ngoài hệ thống Bảo Việt Nhân thọ khai thác tài liệu phải có đơn xin sử dụng tài liệu và chứng minh thư nhân dân hoặc có chứng nhận của chính quyền địa phương đang quản lý người đó.
Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động của đơn vị mà việc tổ chức sử dụng tài liệu có thể được thực hiên dưới một hoặc tất cả các hình thức sau:
1. Phòng đọc phúc vụ tại chỗ.
2. Cho mượn về chỗ làm việc, hết giờ làm viêc trả lại lưu trữ.
3. Thông báo giới thiệu lưu trữ.
4. Công bố tài liệu lưu trữ.
Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác 1. Thủ trưởng cơ quan cho phép khai thác:
a) Các loại tài liệu mật;
b) Tài liệu lưu trữ thường trong trường hợp người đề nghị khai thác. Sử dụng tài liệu là cá nhân ngoài hệ thông Bảo Việt Nhân thọ.
2. Trưởng phòng thông hợp cho phép khai thác, sao chụp tài liệu lưu trữ thường, trừ trường hợp quy định tại điểm (b) khoản 1 của Điều này.
3. Việc cho phép khai thác hồ sơ, tài liệu phải được thể hiện bằng văn bản.
việc cung cấp thông tin lưu trữ cho đối tác bên ngoài có thể thực hiện qua hợp đồng khai thác khi được xét duyệt của thủ trưởng cơ quan.
4. Cán bộ trong hệ thống có thể khai thác tài liệu lưu trữ thường qua mạng Lan và hệ thống lưu trữ qua mạng quản lý công văn.
Điều 38. Quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải được quản lý bằng các loại sổ sách như: Sổ đăng ký độc giả; Sổ giao nhận tài liệu vời độc giả.
2. Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu, không làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự trong hồ sơ, tiết lộ bí mật tài liệu.
Điều 39. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Tập thể, cá nhân có một trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng:
a) Hoà thành xuất sắc các nhiệm vụ thu nhập, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
b) Phát hiện, giao nộp, tặng cho lưu trữ những tài liệu có gias trị và tài liệu quý hiếm.
c) Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ.
2. Xử lý vi phạm:
Người nào vi phạm các quy định tại Quy chế này và các quy đinh hiện hanh khác của pháp luật về lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hay truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định hiện hành của pháp luật.
CHƯƠNG IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 40. Hiệu lực thi hành
1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, tuỳ theo tình hình thực hiện của các đơn vị hoặc khi những quy định của Nhà nước, pháp luật thay đổi, các điều khoản trong quy chế này sẽ được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc huỷ bỏ dẫn đến một hoăc những nôi dung liên quan của quy chế này không con phù hợp mà Tổng Giám đốc chưa thể xem xét sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc huỷ bỏ đương nhiên đươc áp dụng.
2. Các quy định trước đây trái với Quy chế bị bãi bỏ.
Điều 41. Hướng dẫn thi hành
Phòng Hành chính Quản trị Tổng Công ty cá trách nhiệm hướng dẫn thực hiện kiểm tra việc thi hành quy chế này.
Điều 42. Trách nhiệm thực hiện
1. Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm tổ chức việc thực hiên Quy chế này trong pham vi cơ quan.
2. Trưởng Phòng Hành chính Quản trị Tổng công ty có trách nhiệm tổng hợp tình hình, báo cáo Tông Giám đốc kết quả thực hiện theo định kỳ hàng năm./.
TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký tên, đóng dấu)
Ths. Thân Hiền Anh
Phụ lục 07
TẬP ĐOÀN BẢO VIỆT
TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm ....
QUY CHẾ
Văn hóa công sở tại trụ sở chính Tổng Công ty Bảo việt Nhân thọ (Ban hành kèm theo Quyết định Số:.../QĐ – BVNT
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, nhân viên khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại Trụ sở chính của Tổng Công ty BVNT:
Quy chế này không áp dụng đối với các cơ quan đại diện, các Công ty thành viên, các Văn phòng đại diện của Công ty.
Điều 2. Nguyên tắc thực hiện văn hoá công sở
Việc thực hiện văn hoá công sở tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
1. Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội;
2. Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, hiện đại;
3. Phù hợp với các quy định của pháp luật về văn hóa công sở;
Điều 3. Mục đích
Việc thực hiện văn hoá công sở nhằm các mục đích sau đây:
1. Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các các khối, phòng ban chuyên môn trực thuộc Tổng Công ty;
2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, nhân viên trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Điều 4. Các hành vi bị cấm
1. Hút thuốc lá trong phòng làm việc;
2. Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao;
3. Quảng cáo thương mại tại công sở.
4. lập bàn thờ, cúng bái trong công sở.
Chương II
TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Mục 1
TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều 5. Trang phục
1. Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, nhân viên phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự.
2. tuân thủ nội quy của công ty về trang phục riêng của Tổng Công ty.
Điều 6. Quy định về trang phục 1. mùa hè :
Nam:
Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định về màu) Quần: sẫm màu
Cà vạt: không quy định về màu Nữ:
Áo sơ mi: cổ đức (Không quy định về màu) Quần hoặc váy: sẫm màu.
2. mùa đông:
Nam:
Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định về màu) Áo Vest và quần: Sẫm màu
Cà vạt: không quy định về màu Nữ:
Áo sơ mi: cổ đức (Không quy định về màu) Áo Vest, quần hoặc váy: Sẫm màu
Điều 7. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức
1. Cán bộ, nhân viên phải đeo thẻ khi đến công ty.
2. Thẻ cán bộ, nhân viên phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức.
Mục 2
GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN Điều 8. Giao tiếp và ứng xử
Cán bộ, nhân viên khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật.
Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ nhân viên phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngụn ngữ giao tiếp phải rừ ràng, mạch lạc; khụng núi tục, núi tiếng lóng, quát nạt.
Điều 9. Giao tiếp và ứng xử với khách hàng, khách đến liên hệ công tác