III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho lãnh đạo cơ quan lấy ví dụ tình huông cụ thể:
Phòng Hành chính − Quản trị là bộ phận chức năng có nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp Lãnh đạo cơ quan quản lý và thực hiện các mặt công tác hành chính, kế hoạch, tổng hợp đánh giá tình hình, điều phối hoạt động của các đơn vị trong Tổng Công Ty. Quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua các văn bản giao dịch chính vì vậy Văn phòng của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo và các bộ phận trong Công ty.
Về chức năng tham mưu Phòng Hành chính Quản trị thực hiện các công việc Nghiên cứu, xây dựng các quy định, quy trình quản trị, hành chính áp dụng tại Trụ sở chính và toàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ bao gồm: quy trình cung cấp dịch vụ văn phòng; quy trình tổ chức hội nghị hội thảo; quy trình quản lý tài sản, quy trình quản lý và sử dụng xe ôtô cơ quan; quy trình quản lý hành chính, ấn chỉ, vật phẩm. Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm của Tổng Công ty và các Công ty thành viên. Ngoài ra Phòng Hành chính Quản trị còn tổng hợp điều phối hoạt động của Công ty theo chương trình, kế hoạch công tác tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, công tác quản trị, lễ tân, hợp tác quốc tế, thi đua khen thưởng và phụ trách về việc ứng dụng ISO trong hoạt động quản lý theo quy trình làm việc của Tổng công ty. Phòng Hành
chính Quản trị còn thực hiện công tác pháp chế: Hệ thống hóa toàn bộ các văn bản pháp quy; đầu mối giải quyết đơn thư thắc mắc, khiếu nại, tố cáo của khách hàng, đại lý, người lao động và tổ chức, cá nhân có liên quan khác.
Ngoài chức năng tham mưu thì Phòng Hành chính Quản trị còn có chức năng tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin một cách hợp lý, hiệu quả đảm bảo việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Đối với chức năng Tổng hợp Phòng hành chính Quản trị Làm đầu mối tiếp nhận, tổng hợp, giải quyết hoặc phối hợp giải quyết các đề xuất, đề nghị của các Công ty thành viên liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính quản trị, Tham gia, phối hợp với các phòng khác thuộc Trụ sở chính khi được đề nghị đối với những nội dung công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính quản trị.
Chức năng tham mưu tổng hợp là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp lãnh đạo có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của Tổng công ty.
Về vai trò giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho Tổng công ty Phòng Hành chính Quản trị Đảm bảo công tác lễ tân tiếp khách, vệ sinh công ty, và phụ trách việc phục vụ các buổi họp, hội nghị cảu cơ quan tổ chức trong và ngoài nước. Tiếp nhận và đáp ứng các yêu cầu cung cấp dịch vụ (thu xếp phương tiện di chuyển, đón tiếp, phục vụ ăn, nghỉ, hội trường, điện nước, internet, điện thoại, vệ sinh công nghiệp và các công tác chuẩn bị khác như:, photo tài liệu,cung cấp dụng cụ liên quan) phục vụ các sự kiện của Bảo Việt Nhân thọ tổ chức trong nước và nước ngoài (bao gồm: các đoàn công tác, hội nghị, hội thảo, các lớp huấn luyện, các chương trình tham quan du lịch…).
Bên cạnh đó, Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các cuộc hội nghị, hội họp, các chuyến đi công tác của lãnh đạo, các hoạt động chuyên môn của các phòng, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện đảm bảo công tác của cơ quan. Như vậy, Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý, là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ phòng ban khác trong
công ty hoàn thành nhiệm vụ của mình.
VÍ DỤ:
Ví dụ 1: Trong thời gian thực tập tại Tổng công ty, với ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng Quy trình nghiệp vụ lưu trữ áp dụng cho toàn hệ thống Bảo việt Nhân thọ thì Trưởng phòng Hành chính Quản trị có yêu cầu cán bộ phụ trách Lưu trữ xây dựng bản thảo:
với nhiệm vụ được giao bằng những kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ, tham khảo các quy định của nhà nước, cơ quan về hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ. cùng với kinh nghiệm làm việc của bản thân trong quá trình công tác tại bộ phận lưu trữ của Công ty. cán bộ lưu trữ đã tham mưu cho lãnh đạo của mình bằng việc xây dựng bản dự thảo Quy trình Nghiệp vụ lưu trữ.
sau đó trình cho Trưởng phòng Hành chính Quản trị xem xét và và phê duyệt rồi trình lên lãnh đạo ký để ban hành và đi vào áp dụng cho công tác lưu trữ cho toàn bộ hệ thống Bảo việt Nhân thọ.
Ví dụ 2: Tổng công ty thường tổ chức các khóa đào tạo đồi dưỡng kỹ năng chuyên môn, nghiệp cho cán bộ nhân viên của các Công ty thành viên để phục vụ cho việc tổ chức lớp bồi dưỡng và đào tọa thành công Phòng Hành chính Quản trị được Ban lãnh đạo giao cho nhiệm vụ cử nhân viên đến trụ sở khu đào tạo của Tổng công ty để phụ trách việc phục vụ và hỗ trợ lớp đào tạo:
Cán bộ được giao nhiệm vụ lên trụ sở đào tọa của Tổng công ty đảm nhiệm việc phụ trách và phục vụ lớp học với các công việc như: chỉ đạo việc chuẩn bị về chỗ ở, chỗ sinh hoạt chỗ ăn cho cán bộ đến học. chỉ đạo và giám sát công tác vệ sinh lớp học, chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho lớp học và tiến hành xử lý những sự cố sảy ra tại trụ sở đào tạo trong thời gian tổ chức lớp. hỗ trợ việc đưa đón cán bộ người hướng dẫn công tác bồi dưỡng nghiêp vụ.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
Phòng Hành chính Quản trị là phòng có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo, có trách nhiệm trong việc xây dựng, điều chỉnh và tổ chức thực hiện chương trình công tác đảm bảo cho hoạt động của Công ty được diễn ra
một cách khoa học và hợp lý.
( Xem phụ lục số 03)
1.3. sơ đồ hòa công tác tổ chức 01 nhội nghị của cơ quan mà trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia:
Hội họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”. Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên qua cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặc các cá nhân làm việc một mình. Chính vì vậy, ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng đều diễn ra các cuộc hội nghị, hội họp để thảo luận và lấy ý kiến của mọi người sau đó sẽ đưa ra quyết định cuối cùng dựa trên những ý kiến thảo luận mà mọi người đã nhất trí. Tại BVNT việc giải quyết và quyết định các công việc quan trọng thường được giải quyết qua các buổi hội họp:
( xem phụ lục 04)
1.4. sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là một trong những chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Thời gian lãnh đạo đi công tác chiếm khá nhiều thời gian trong thời gian làm việc và sự trợ giúp của văn phòng trong việc chuẩn bị các chuyến đi này có ý nghĩa rất quan trọng quyết định đến sự thành công của quá trình đi công tác.
(xem phụ lục 05)
1.5. đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan:
Văn hoá công sở giống như bất cứ loại hình văn hoá nào khác, là một loạt hành vi và qui ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác của mình với những người khác. Văn hoá tổ chức là hệ thống những giá trị niềm tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính thức và tạo nên những chuẩn mực hành động như những
giả thiết không bị chất vấn về truyền thống và cách thức là việc của tổ chức mà trong đó mọi người đều tuân theo khi làm việc.Và văn hoá công sở là một hệ thống được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó. Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
Văn hóa công sở bao gồm:
• Văn hoá công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự;
• Văn hoá công sở là văn hoá ứng xử;
• Văn hoá công sở là sự tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ý thức tái sử dụng giấy in, phôto một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm. Tiết kiệm những tài nguyên vô hình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá công sở).
• V ăn hoá công sở là phong cách làm việc;
Ban lãnh đạo Tổng công Ty Bảo việt Nhân thọ rất chú trọng đến các vấn đề về cử chỉ, thái độ làm việc, cách thực giao tiếp, văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới, cấp dưới đối với cấp trên và nhân viên cùng cấp với nhau, tác phong làm việc...để xấy dựng 1 văn phòng cơ quan không chỉ hiện đại về cơ sở vật chất, quy mô, mô hình mà còn hiện đại về con người.
Qua quá trình thưc tập và được trưc tiếp làm việc và tuân thủ theo nội quy quy định của cơ quan và nhận thấy trụ sở làm việc Tổng Công Ty Bảo việt Nhân thọ tiến hành triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở về các mặt:
Quy định về ngày làm, giờ làm việc:
- Ngày làm việc: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần.
- Giờ làm việc:
• Sáng: từ 8h00’ đến 12h00’
• Chiều: từ 13h00’ đến 17h00’
- Các ngày Lễ, Tết Tổng Công ty được nghỉ lễ theo quy định chung của Nhà nước.
Về trang phục:
- cán bộ, nhân viên trong công ty thì cần đảm bảo tính trang trọng, lịch sự gọn gàng và theo đúng quy định của Công ty.
Mùa Nam Nữ
Mùa hè - Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định về màu)
- Quần: sẫm màu
- Cà vạt: màu vàng, kẻ chéo đen.
- Áo sơ mi: cổ đức (Không quy định về màu)
- Quần hoặc váy: sẫm màu Màu đông - Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định
về màu)
- Áo Vest và quần: Sẫm màu - Cà vạt: màu vàng, kẻ chéo đen.
- Áo sơ mi: cổ đức (Không quy định về màu)
- Áo Vest, quần hoặc váy:
Sẫm màu
Riêng các buổi làm việc với đối tác trong/ngoài nước, giao ban khu vực, sơ kết 6 tháng/tổng kết năm: Mùa đông và mùa hè đều mặc Comple, thắt cà vạt (Nam).
Thứ các tuần bắt buộc nhân viên trong Tổng công Ty mặc áo sơ mi Trắng đến Cơ quan.
Thẻ cán bộ, công chức, viên chức:
- Cán bộ, nhân viên phải đeo thẻ khi đến Công ty làm việc.
- Thẻ cán bộ, nhân viên phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức.
Chấm công khi đến Công ty làm việc:
- Tất cả cán bộ, nhân viên của Công ty khi đến cơ quan làm việc đều phải chấm công bằng dấu vân tay trên máy khi bắt đầu đến công ty làm việc và trước khi rời khỏi công ty khi kết thúc ngày làm việc.
Về văn hóa ứng xử, giao tiếp trong Công ty: “Đồng lòng, đổi mới, phát triển”
- Trong giao tiếp, ứng xử với mọi người xung quanh, đồng nghiệp, khách hàng phải có một thái độ lịch sự, nhã nhặn, văn minh, tôn trọng, biết lắng nghe.
Ngụn ngữ giao tiếp phải rừ ràng, mạch lạc, khụng núi tục, núi tiếng lúng, quỏt nạt, nói lớn tiếng.
- Luôn có thái độ chân thành, thẳng thắn góp ý trong công việc, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Cán bộ, nhân viên trong Công ty không được có thái độ hách dịch, cửa
quyền, gây khó khăn khi giải quyết công việc.
- Giao tiếp qua điện thoại: Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, nhân viên phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
Phòng làm việc:
- Phũng làm việc phải cú biển tờn ghi rừ tờn đơn vị, họ và tờn, chức danh cán bộ, nhân viên.
- Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý.
- Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc.
Khu vực để phương tiện giao thông:
- Nhân viên của công ty để xe theo quy định của Ban quản lý Keangnam Hanoi Landmark Tower.
Việc thực hiện văn hóa nơi công sở của cán bộ, nhân viên trong Tổng Công ty đã thực hiện một cách nghiêm túc, đúng với quy định của Công ty. Việc xây dựng nội quy, quy định của công ty rất phù hợp với môi trường làm việc hiện đại, năng động, chuyên nghiệp, đầy sức trẻ nhưng cũng vẫn đảm bảo tính kỷ luật, nghiêm túc như đúng với mô hình “văn phòng hiện đại ”.