2.2 Tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn
2.2.1 Tiếp nhận yêu cầu, tham khảo dịch vụ, cung cấp thông tin hội nghị, hội thảo và các lớp đào tạo tại Quang Minh và các Tỉnh
2.2.2 trình ký và thực hiện hợp đồng
- Thụng bỏo danh sỏch lớp học, theo dừi thực hiện hợp đồng đó ký, xỏc nhận sử dụng dịch vụ.
- Soạn tờ trình tổ chức, dự toán, hợp đồng các lớp đào tạo tại Quang Minh và các Tỉnh
2.2.3 Công tác hỗ trợ hội nghị, hội thảo.
- Chuẩn bị các dụng cụ, VPP, quà tặng cho lớp học, tập huấn, hội nghị.
Cập nhật đăng ký, lập danh sách đăng ký ăn nghỉ, gửi danh sách cho các khóa huấn luyện tại Quang Minh và các Tỉnh
- Thông báo thông tin hậu cần cho học viên và đại biểu (bao gồm cả sơ đồ đến địa điểm học, nghỉ). Bố trí kê lớp học theo sơ đồ.
- Theo dừi và hỗ trợ giải quyết cỏc vấn đề phỏt sinh trong suốt quỏ trỡnh hội nghị.
- Phục vụ các khóa Hội nghị Hội thảo, đón tiếp học viên tại Quang Minh - Phô tô tài liệu phục vụ các lớp hội thảo, huấn luyện, hội nghị.
- Hỗ trợ hậu cần trực tiếp cho hội nghị
2.3 Hỗ trợ cán bộ đi công tác và đến công tác tại BVNT - Đặt vé máy bay, thông báo cho cán bộ.
- Thanh toán vé máy bay hàng tháng với phòng vé - Đặt phòng ở, thông báo cho cán bộ
- Thanh toán tiền phòng với khách sạn (với các trường hợp đặt cho TVV, BGĐ, anh/chị đi công tác dài ngày)
- Tra soát bưu điện : 03 công ty : TSC, Đông Đô, Hà Nội - tháng 01 - Điều xe ô tô: Phục vụ Lãnh đạo BVNT và cán bộ tại TSC BVNT.
2.4 Văn phòng phẩm, mực in.
2.4.1 VPP theo định kỳ.
- Tổng hợp nhu cầu, trình chi phí cấp VPP thường xuyên. Trình thanh toán VPP định kỳ hàng tháng.
2.4.2 VPP theo phát sinh.
- Thực hiện tiếp nhận nhu cầu, trình lãnh đạo phòng, cấp phát và cập nhật thống kê nhu cầu VPP, mực in phát sinh tháng
- Tiếp nhận nhu cầu, trình sửa, thay lô sấy, lô quấn của máy in. Cập nhật thông tin về cấp mới, đổ mực, số bản in của từng máy in. Giám sát việc thực hiện thay mực in cho các phòng.
- Tập hợp, đối chiếu chứng từ làm thanh toán VPP hàng tháng với đối tác cung cấp
2.5 Công tác hành chính, lễ tân.
2.5.1 Công tác phục vụ hành chính.
- Thực hiện các công việc hành chính tại TSC: Mua đồ phục vụ tiếp khách: chè, hoa quả, bánh kẹo, nước uống. Thanh toán các chi phí phát sinh tại TSC(Tiền nước uống, hoa).
- Phục vụ phương tiện đi lại của TSC.
- Đôn đốc, nhắc nhở và giám sát dịch vụ tại Quang Minh 2.5.2 Công tác lễ tân.
- Trực tổng đài điện thoại.
- Đún tiếp, hướng dẫn khỏch đến TSC, mở sổ theo dừi cỏc đoàn khỏch -đến làm việc.
- Theo dừi và giỏm sỏt việc chăm súc cõy của nhà cung cấp.
- Mua hoa cho phòng Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc
- Kiểm tra vệ sinh tại Văn phòng, Chia phát báo cho các phòng hàng ngày.
- Ký nhận bình nước uống hàng ngày cho TSC
- Đầu mối liên hệ đăng ký với Ban quản lý tòa nhà Keangnam - Ký nhận, phân loại công văn, thư tín gửi đến
- Kiểm tra, đối soát chứng từ thanh toán cước bưu điện 2.6 Công tác quản lý ấn chỉ, vật phẩm.
2.6.1 Soạn thảo tờ trình, các công văn đặt in điều chuyển 2.6.2 Tổng hợp nhu cầu ấn chỉ, vật phẩm, tham khảo giá.
- Tờ trình phát sinh ấn chỉ - Công văn đặt in điều chuyển
- Thực hiện trình ký hợp đồng, in, sản xuất các ấn chỉ, vật phẩm phát sinh (chưa có hợp đồng nguyên tắc). Nghiệm thu sản phẩm, nhập kho, cấp phát, tập hợp giấy xác nhận, thực hiện trình ký thanh lý và thanh toán.
- Tờ Trình in, sản xuất, thanh lý quà tặng vật phẩm - Hợp đồng in, sản xuất quà tặng vật phẩm
- TL Hợp đồng in, sản xuất quà tặng vật phẩm
- Tập hợp chứng từ và thanh toán các hợp đồng, ấn chỉ ấn phẩm - Thống kê, xuất nhập kho
- Thống kê, cập nhật số lượng xuất nhập kho, chuyển phòng tài chính kế toán các vật phẩm, ấn chỉ đã thực hiện thanh toán.
- Hướng dẫn, trả lời đề nghị các CTTV và các phòng tại TSC 3. CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TÀI SẢN
3.1 Soạn thảo hướng dẫn, quy trình chung.
3.2 Thực hiện mua sắm tài sản, công cụ lao động 3.2.1Mua tài sản qua đấu thầu, chào hàng cạnh tranh.
- Mua tài sản qua đấu thầu, chào hàng cạnh tranh.
- Tham khảo báo giá, trình mua tài sản, công cụ bằng hình thức báo giá cạnh tranh.
- Theo dừi thực hiện hợp đồng, tập hợp chứng từ, trỡnh thanh lý và thực hiện thanh toán.
3.2.2 Tham khảo báo giá, trình mua tài sản, công cụ bằng hình thức báo giá cạnh tranh.
3.2.3 Theo dừi thực hiện hợp đồng, tập hợp chứng từ, trỡnh thanh lý và thực hiện thanh toán.
- Sửa chữa, thay thế tài sản, công cụ lao động.
- Thu hồi, điều chuyển tài sản, công cụ lao động.
- Thuê dịch vụ quản lý tòa nhà với Công ty Đầu tư