MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HUYỆN UỶ HUYỆN YÊN LẠC 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện uỷ huyện Yên Lạc 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Huyện uỷ huyện Yên Lạc 4 1.1. Vị trí, chức năng của Huyện uỷ huyện Yên Lạc 4 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Huyện ủy huyện Yên Lạc 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc 5 1. Viết tóm tắt và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc 5 1.1.1. Vị trí, chức năng của Văn phòng Huyện ủy 5 1.1.2. Nhiệm vu, quyền hạn của Văn phòng Huyện ủy 6 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của huyện ủy Huyện Yên Lạc 7 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 7 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 7 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Huyện ủy huyện Yên Lạc. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 8 1.2.1. Chương trình công tác thường kỳ của cơ quan gồm: 9 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia, lập mục lục văn bản hồ sơ đó 10 1.3.1. Công tác tổ chức hội nghị 10 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 11 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan: Nhận xét ưu, nhược điểm. 14 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 15 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 19 3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan 20 3.2. Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác lưu trữ 23 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 25 I. Giúp cơ quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm. 25 1. Mẫu lịch công tác tuần của lãnh đạo huyện ủy huyện Yên Lạc 25 1.2. Kế hoạch công tác năm của Huyện ủy huyện Yên Lạc 27 2. Soạn thảo “Quy chế văn thư – lưu trữ” của huyện ủy huyện Yên Lạc 31 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của huyện ủy huyện Yên Lạc 41 4. Quy trình tổ chức hội nghị 52 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 54 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Huyện ủy Yên Lạc 57 Phần 3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 58 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Huyện ủy Yên Lạc. 58 1. Ưu điểm: 58 1.1. Mức độ thực hiện và hiệu quả các nhiệm vụ của Văn phòng 58 1.2. Hoạt động của Văn phòng 58 1.3. Tổ chức nhân sự 59 1.4. Công tác Văn thư 59 1.5. Công tác lưu trữ 60 2. Nhược điểm: 60 2.1. Tổ chức cán bộ, phân công công việc 60 2.2. Công tác hành chính văn phòng 61 2.3. Công tác văn thư 61 2.4. Công tác lưu trữ 61 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 61 1. Đối với cơ quan thực tập: 61 1.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng 62 1.2. Về việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ 62 1.3. Về công tác Văn thư Lưu trữ 63 1.4. Về trang thiết bị văn phòng. 63 1.5. Phân công công việc 64 2. Một số đề xuất với nhà trường 64 LỜI CẢM ƠN 66 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU Phần KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HUYỆN UỶ HUYỆN YÊN LẠC I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Huyện uỷ huyện Yên Lạc Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Huyện uỷ huyện Yên Lạc .4 1.1 Vị trí, chức Huyện uỷ huyện Yên Lạc Sơ đồ cấu tổ chức Huyện ủy huyện Yên Lạc II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc Viết tóm tắt vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc 1.1.1 Vị trí, chức Văn phòng Huyện ủy 1.1.2 Nhiệm vu, quyền hạn Văn phòng Huyện ủy III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng huyện ủy Huyện Yên Lạc .7 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Huyện ủy huyện Yên Lạc Đánh giá ưu điểm, hạn chế 1.2.1 Chương trình công tác thường kỳ quan gồm: 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan mà trình thực tập học viên tham gia, lập mục lục văn hồ sơ 10 1.3.1 Công tác tổ chức hội nghị 10 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan .11 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở quan 12 Khảo sát công tác văn thư 13 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan: Nhận xét ưu, nhược điểm 14 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn thư quan 15 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 19 3.1 Thực trạng công tác lưu trữ quan 20 3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm công tác lưu trữ 23 Phần II 25 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 25 CỦA CƠ QUAN .25 I Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm .25 Mẫu lịch công tác tuần lãnh đạo huyện ủy huyện Yên Lạc 25 1.2 Kế hoạch công tác năm Huyện ủy huyện Yên Lạc 28 Soạn thảo “Quy chế văn thư – lưu trữ” huyện ủy huyện Yên Lạc 32 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” huyện ủy huyện Yên Lạc 42 Quy trình tổ chức hội nghị .53 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan .55 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Huyện ủy Yên Lạc 58 Phần .59 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 59 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Huyện ủy Yên Lạc .59 Ưu điểm: 59 1.1 Mức độ thực hiệu nhiệm vụ Văn phòng .59 1.2 Hoạt động Văn phòng 59 1.3 Tổ chức nhân 60 1.4 Công tác Văn thư 60 1.5 Công tác lưu trữ 61 Nhược điểm: 61 2.1 Tổ chức cán bộ, phân công công việc 61 2.2 Công tác hành văn phòng 62 2.3 Công tác văn thư 62 2.4 Công tác lưu trữ 62 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 62 Đối với quan thực tập: 62 1.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng 63 1.2 Về việc thực quy trình nghiệp vụ 63 Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3 Về công tác Văn thư - Lưu trữ .64 1.4 Về trang thiết bị văn phòng 64 1.5 Phân công công việc .65 Một số đề xuất với nhà trường 65 LỜI CẢM ƠN 67 PHẦN PHỤ LỤC PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Thực đường lối đổi Đảng nhà nước, sau 25 năm đất nước đổi mới, nước ta đạt thành tựu to lớn có ý nghĩa lịch sử Đất nước thoát khỏi khủng hoảng, kinh tế đạt tốc độ tăng trưởng nhanh Cơ cấu kinh tế chuyển biến tích cực theo hướng công nghiệp hoá, đại hoá, gắn sản xuất với thị trường Thực có kết chủ trương phát triển kinh tế nhiều thành phần, phát huy ngày tốt tiềm thành phần kinh tế Thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa hình thành, kinh tế vĩ mô ổn định Thực gắn kết phát triển kinh tế với giải vấn đề xã hội, đời sống đại phận dân cư nâng lên rõ rệt Để thực thành công nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước phải gắn với yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Để thực yêu cầu trên, nhà nước ta bước hướng tới xây dựng hành dân chủ, sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp có hiệu theo nguyên tắc nhà nước, thực cải cách hành để nâng cao hiệu công tác quản lý nhà nước Bên cạnh thực cải cách hành xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất lực đáp ứng yêu cầu công cải cách hành chính, xây dựng phát triển đất nước Mỗi quan, đơn vị, xí nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu khác Vì vai trò, chức nhiệm vụ Văn phòng quan, đơn vị khác Trong hoạt động quan, Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc giữ vai trò chủ đạo, mắt xích quan trọng hoạt động, lãnh đạo, đạo điều hành Thường trực Huyện ủy Văn phòng giúp việc tổng hợp trực tiếp phục vụ việc quản lý, điều hành Lãnh đạo Huyện ủy Trong xu phát triển chung xã hội Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc ngày có vị trí, vai trò quan trọng phát triển chung toàn quan Trong hoạt động hành văn phòng trung tâm điều hành, phối hợp hoạt động quan Phương châm giáo dục “học đôi với hành, lý luận gắn với thực Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiễn” nhằm giúp sinh viên ngành Quản trị Văn phòng nắm vững kiến thức lý thuyết học vào thực tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập quan, đơn vị, xí nghiệp để sinh viên bước đầu làm quen với công việc, nghiệp vụ chuyên môn, tích luỹ kinh nghiệm thực tế sau này, đồng thời từ đánh giá lực thực tế người trình học tập, giúp cho sinh viên nắm bắt yêu cầu nghề nghiệp, kỹ cần thiết cho công việc tương lai Trên sở Kế hoạch Nhà trường, hướng dẫn thầy cô giáo khoa đồng ý Lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc, em tiếp nhận thực tập Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc từ ngày 08/4/2015 đến ngày 19/5/2015 Trong thời gian thực tập em bước đầu củng cố cho yêu cầu chuyên môn, kỹ nghiệp vụ công việc kỹ giao tiếp bên ngoài, em dần tiếp thu số kinh nghiệm, mở rộng phát huy kiến thức học trường, thầy cô bạn bè rút ưu điểm, khuyết điểm thân, qua có cách nhìn nhận, thay đổi để đáp ứng hoàn thành công việc, nhiệm vụ giao Vì thời gian phạm vi tiếp cận công việc giới hạn phạm vi thực tập ngắn giới hạn phạm vi Báo cáo thực tập Em xin đề cập đến nội dung hoạt động văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc chủ yếu từ phương diện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng, vai trò văn phòng hoạt động hành chính, tổ chức quan Qua giúp có nhìn khái quát vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, ý nghĩa hoạt động Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc hoạt động chung Huyện uỷ huyện Yên Lạc Trong thời gian thực tập viết báo cáo thực tập em nhận giúp đỡ nhiệt tình thầy cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng, đồng chí Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng, đồng Lãnh đạo cán Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc giúp em hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo thực tập Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh kết đạt báo cáo thực tập em không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế thời gian có hạn thực tế kinh nghiệm Vì vậy, em mong nhận bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến thầy cô giáo, Lãnh đạo cán Văn phòng để báo cáo em hoàn thiện hơn, đồng thời qua để em có nhìn cách tổng quát từ trình học vào thực tiễn./ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2015 Sinh viên thực tập Đặng Thị Huyền Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HUYỆN UỶ HUYỆN YÊN LẠC I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Huyện uỷ huyện Yên Lạc Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Huyện uỷ huyện Yên Lạc 1.1 Vị trí, chức Huyện uỷ huyện Yên Lạc Quyết định chương trình công tác toàn khóa chương trình công tác hàng năm Huyện ủy; quy chế làm việc huyện ủy; quy chế làm việc ban kiểm tra huyện ủy kế hoạch kiểm tra toàn khóa Quyết định chủ trương, biện pháp lớn lĩnh vực công tác; phương hướng, nhiệm vụ chủ yếu kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ thống trị tháng hàng năm nhiệm kỳ Đảng Quyết định chương trình mang tính đột phá năm toàn khóa lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị Đại hội Đảng huyện Có trách nhiệm thảo luận định tập thể công tác cán Đảng huyện, báo cáo Thành ủy Hà Nội phương án cán bộ, quy định chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định Thực giám sát thường xuyên giám sát theo chuyên đề, theo quy định Hướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25/7/2007 Ủy ban kiểm tra trung ương “Hướng dẫn thực giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy cấp” * Cơ cấu tổ chức Huyện ủy Yên Lạc Thường trực Huyện ủy gồm Bí thư phó Bí thư Huyện ủy Gồm phòng ban chức có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Huyện ủy Ban Tổ chức Ban Dân vận Ủy ban kiểm tra Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ban Tuyên giáo Văn phòng Huyện ủy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Bí thư Huyện ủy người đứng đầu Ban chấp hành Đảng huyện chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấp hành, Ban thường vụ thường trực huyện ủy, Ban chấp hành Đảng huyện, Ban thường cụ huyện ủy chịu trách nhiệm trước ban thường vụ, trước dảng huyện lãnh đạo lĩnh vực hoạt động huyện * Phó bí thư huyện ủy chịu trách nhiệm toàn hoạt động Đảng huyện, giúp bí thư giải công việc hàng ngày Đảng bộ, chịu trách nhiệm điều hành máy Đảng Trực tiếp giải công việc bí thư huyện ủy phân công, thay mặt bí thư huyên ủy điều hành công việc bí thư ủy nhiệm Sơ đồ cấu tổ chức Huyện ủy huyện Yên Lạc Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Huyện uỷ huyện Yên Lạc II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc Viết tóm tắt vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc 1.1.1 Vị trí, chức Văn phòng Huyện ủy Quá trình phát triển Huyện ủy Yên Lạc gắn liền với phát triển huyện Yên Lạc Công tác giáo dục trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho niên đẩy mạnh, phong trào hành động cách mạng phát huy cao độ, khẳng định hiệu hành động tuổi trẻ nước nói chung tuổi trẻ Yên Lạc nói riêng thời kỳ Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc quan chuyên môn trực thuộc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho Ban thường vụ, Bí thư Phó Bí thư huyện ủy Cung cấp thông tin phục vụ quản lý, hoạt động, điều hành đạo Ban thường vụ huyện ủy, Lãnh đạo huyện ủy quan trực thuộc địa phương Đảm bảo sở vật chất, kỹ Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuật cho hoạt động Huyện ủy 1.1.2 Nhiệm vu, quyền hạn Văn phòng Huyện ủy Văn phòng Huyện ủy có chức tổ chức, quản lý ủy xã, ủy Trường, Liên đội, tham mưu, tổng hợp, phối hợp với quan, đơn vị ủy trực thuộc Phối hợp, điều hòa mối quan hệ quan địa bàn huyện, chịu đạo quản lý trực tiếp thường trực huyện ủy, đồng thời chịu đạo mặt nghiệp vụ văn phòng huyện ủy Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng và cả năm Ban thường vụ, lãnh đạo huyện ủy Giúp Ban thường vụ huyện ủy tổ chức theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn trực thuộc, khối ủy, hội, đội thực chương trình, kế hoạch công tác sau được ban hành Soạn thảo chương trình, đề án giao Theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn trực thuộc, khối ủy, hội, đội xây dựng đề án, tham gia ý kiến thẩm định nội dung, hình thức, thể thức đề án trước trình Huyện ủy xem xét, định Giúp Ban Thường vụ Lãnh đạo huyện ủy theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị chuyên môn, khối ủy, hội, đội việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của cấp Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, xác, phục vụ cho công tác đạo điều hành lãnh đạo Huyện ủy Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao Văn phòng Huyện ủy có chức tổ chức, quản lý ủy xã, ủy khối CNVC – LLVT, ủy Trường, Liên đội, tham mưu, tổng hợp, phối hợp với quan,đơn vị ủy trực thuộc Phối hợp, điều hòa mối quan hệ quan địa bàn huyện, chịu đạo quản lý trực tiếp thường trực huyện ủy, đồng thời chịu đạo mặt nghiệp vụ văn phòng huyện ủy Cán Huyện ủy có trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn Quản lý đơn vị Xã, quan, Trường, ủy niên địa bàn huyện, Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý công văn đi, đến, ban hành văn theo thẳm quyền quy định, bảo quản sử dụng dấu quan, hồ sơ lưu trữ Phân loại công văn đến trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn Đăng ký công văn, văn vào sổ Cán văn phòng phải xem xét lần cuối nội dung thể thức văn đóng dấu ban hành Sau thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói công văn, trực tiếp gửi bưu điện cho quan, đơn vị theo nơi nhận Giúp Thường trực Huyện ủy quản lý tổ chức thực công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ quan Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, … đơn vị phòng ban theo quy định, nguyên tắc hành chế độ bảo mật văn thư Nhà nước Đảm bảo điều kiện sở vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng Để đảm bảo cho trình hoạt động Huyện ủy, cán văn phòng phải thực tốt nhiệm vụ Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc * Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng huyện ủy Huyện Yên Lạc Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan Căn vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc chức quan trọng hàng đầu chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho hoạt động Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy đồng chí lãnh đạo Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp cho hoạt động đạo, lãnh đạo, quản lý, điều hành Ban thường vụ, Thường trực Huyện ủy đồng chí lãnh đạo Vị trí hàng đầu Văn phòng Huyện ủy tham mưu, tổng hợp cho Ban Thường vụ, lãnh đạo huyện ủy tất mặt hoạt động Quá trình tham mưu Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Nhược điểm: - Vì phòng xây dựng từ lâu nên phòng hẹp, phận phải tách rời nên trình đạo, trao đổi hạn chế Một số phòng bố trí nhiều nhân viên làm việc 01 phòng gây nên ồn ào, tập trung, hiệu công việc không cao - Trong văn phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị máy móc cần thiết chưa đồng Việc bố trí phòng làm việc, trang thiết bị xếp chưa hợp lý nên hiệu làm việc hạn chế Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Huyện ủy Yên Lạc Cơ chế điều hành phòng giúp việc chuyên sâu cho ban xác định cụ thể quy định quy chế làm việc Theo đó, lãnh đạo ban Huyện ủy đạo, điều hành trực tiếp chuyên môn công chức phòng nghiệp vụ Văn phòng phân công giúp việc ban Các chế quản lý khác công chức phòng giúp việc ban Văn phòng phụ trách, thông qua chế phối hợp điều hành quy định cụ thể văn để tránh trùng chéo nhiều đầu mối lãnh đạo không rõ trách nhiệm quản lý - Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức rõ ràng, có phân cấp Quản lý theo hệ thống cấp bậc, nguyên tắc hoạt động theo hệ thống thủ trưởng Phân công nhiệm vụ, chức cá nhân rõ ràng theo vị trí chuyên môn khác - Nhược điểm: Cơ chế điều hành phòng giúp việc chuyên sâu cho ban xác định cụ thể quy định quy chế làm việc Theo đó, lãnh đạo ban Huyện ủy đạo, điều hành trực tiếp chuyên môn công chức phòng nghiệp vụ Văn phòng phân công giúp việc ban Các chế quản lý khác công chức phòng giúp việc ban Văn phòng phụ trách, thông qua chế phối hợp điều hành quy định cụ thể văn để tránh trùng chéo nhiều đầu mối lãnh đạo không rõ trách nhiệm quản lý Sinh viên: Đặng Thị Huyền 58 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Huyện ủy Yên Lạc Ưu điểm: 1.1 Mức độ thực hiệu nhiệm vụ Văn phòng Trong trình hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc thực nhiệm vụ, nghiệp vụ công tác văn phòng với mức độ lớn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Với đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng hạn chế số lượng cán văn phòng nhận thức vai trò, chức năng, tham mưu, tổng hợp, cung cấp thông tin, giúp việc đảm bảo hậu cần cho hoạt động Thường trực Huyện ủy lãnh đạo huyện ủy kịp thời nhanh chóng xác 1.2 Hoạt động Văn phòng Trong nội dung hoạt động Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc đơn vị thực tốt chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mình, đầu phong trào thi đua Huyện ủy, Thành ủy Cán văn phòng người có trình độ chuyên môn, lực, say mê tìm tòi, sáng tạo công việc Chính công tác hành văn phòng giải cách nhanh chóng hiệu Đáp ứng yêu cầu cải cách hành thời đại Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc thực nghiêm túc Mỗi cán có ý thức chấp hành, đạo, điều hành lãnh đạo, từ phấn đấu hoàn thiện thân, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thành viên quan Văn phòng Huyện ủy thực tốt khâu nghiệp vụ Văn phòng như: nhiệm vụ chuyên môn, Văn thư - lưu trữ, hành văn phòng… Văn phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị (máy tính, máy in, máy photo, máy Sinh viên: Đặng Thị Huyền 59 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội fax, điện thoại, tủ đựng tài liệu, ) phục vụ cho hoạt động Văn phòng Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo lãnh đạo văn phòng đạo cán bộ, nhân viên thực cách khoa học, xác kịp thời giúp cung cấp thông tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo 1.3 Tổ chức nhân Để việc thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng trọng tới việc xếp, bố trí nhân sự, đội ngũ cán công chức, viên chức, công nhân viên làm việc thuộc văn phòng cách khoa học, hợp lý, phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả, suất làm việc thành viên nói riêng văn phòng nói chung để hoàn thành công việc giao, phụ trách Từ đó, tạo môi trường làm việc ổn định, mang lại hiệu cao công việc Bên cạnh đó, Huyện ủy trọng với việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán làm công tác văn phòng như: Cử cán học, tổ chức cho cán tham gia lớp tập huấn nội dung, nghiệp vụ, kỹ năng, 100% cán đào tạo qua trường lớp có cấp Cán bộ, công chức văn phòng có ý thức thực tốt nội quy, quy định quan nhiệm vụ giao Việc xếp, bố trí nhân sự, phân công công việc văn phòng hợp lý, người phụ trách theo mảng công việc đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, công việc giải cách nhanh chóng hiệu 1.4 Công tác Văn thư Công tác văn thư quan thực cách tập trung đầu mỗi, trình bố trí, tổ chức nhân làm công tác văn thư cách khoa học, phù hợp nên công việc thực nhanh chóng, xác đảm bảo yêu cầu công tác văn thư Cán văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, lại thường xuyên cử tập huấn, học lớp bồi dưỡng nhằm củng cố thêm kiến thức nghiệp vụ cách thục, linh hoạt, nhạy bén Cán văn thư chịu khó học hỏi đồng nghiệp, tham khảo báo cáo, tài liệu mà Sinh viên: Đặng Thị Huyền 60 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn thư ngày đạt hiệu cao Việc tổ chức quản lý giải văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực cách chặt chẽ tuân thủ theo quy trình, quy định nhà nước Hình thức văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu diễn cách dễ dàng, thuận lợi Công tác văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức trình thực nhiệm vụ 1.5 Công tác lưu trữ Các tài liệu Huyện ủy huyện Yên Lạc cán Văn thư – Lưu trữ tổ chức đưa vào bảo quản theo quy định, phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng cán bộ, công nhân viên toàn quan kịp thời, hiệu Công tác lưu trữ Huyện ủy huyện Yên Lạc quan tâm thực tương đối tốt Kho lưu trữ đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, chống cháy nổ, tác động côn trùng Tài liệu bảo quản kho lưu trữ, sử dụng trang thiết bị, biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho quét don, hút ẩm… Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại, bảo đảm việc bảo quản, sử dụng hiệu giải công việc Nhược điểm: 2.1 Tổ chức cán bộ, phân công công việc Vì số lượng cán bộ, công chức hạn chế nên trình bố trí, xếp nhân hạn chế, phân công không lực sở trường người, chồng chéo Sinh viên: Đặng Thị Huyền 61 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Công tác hành văn phòng Nhiều hoạt động văn phòng chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ văn phòng Văn ban hành không đúng, sai sót phải sửa lại thời gian, làm chậm việc giải Dù trang bị đầy đủ trang thiết bị trang thiết bị cũ , lạc hậu, không thích ứng kịp thời yêu cầu xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn chế Vì vậy, công tác văn phòng gặp nhiều khó khăn 2.3 Công tác văn thư Văn ban hành nhầm lẫn số dẫn đến tình trạng phải chèn số Việc chuyển giao văn nhiều bất cập, chưa khoa học, số khâu thực chưa xác dẫn đến văn chuyển giao bị nhầm lẫn bị hoàn trả lại 2.4 Công tác lưu trữ Một số cá nhân chưa quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định chưa có ý thức việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều, tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt mà quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, phân tán phận, phòng, ban nên thực công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Đối với quan thực tập: Với yêu cầu ngày cao công việc đòi hỏi quan phải tự hoàn thiện, nâng cao lực hoạt động mình, kịp thời đáp ứng yêu cầu phát triển chung xã hội Vì công tác văn phòng đòi hỏi có thay đổi để nâng cao hiệu hoạt động Tiến tới xây dựng mô Sinh viên: Đặng Thị Huyền 62 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hình văn phòng đại kiểu mẫu, phù hợp với xu phát triển đất nước thời đại Để làm điều văn phòng văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc chủ động nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, cải tiến quy trình nghiệp vụ, với hỗ trợ thiết bị kỹ thuật tiên tiến Em xin đề xuất số ý kiến để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm sau: 1.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng Tích cực đổi nâng cao trình độ, kỹ nghiệp vụ, lực cán bộ, công chức công tác văn phòng theo yêu cầu công việc Giúp cho hoạt động văn phòng bắt kịp, đáp ứng nhu cầu hành nhà nước thời kỳ hội nhập toàn cầu Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức quan như: Cử cán học, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn, buổi thăm quan học tập kinh nghiệm… Tăng cường công tác đào tạo, ứng dụng tin học vào công tác văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc Đồng thời cán công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện nhận thức chuyên môn, nghiệp vụ, trau dồi đạo đức, lối sống, lĩnh trị có đáp ứng yêu cầu hành công vụ công đại hóa, công nghiệp hóa đất nước 1.2 Về việc thực quy trình nghiệp vụ Nội dung công việc hoạt động văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc tham mưu, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, xây dựng chương trình công tác, soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác, phân loại, xếp hồ sơ, tài liệu, nộp hồ sơ vào lưu trữ… có quy định cụ thể nghiệp vụ quy trình tổ chức, giúp cho công việc giải theo cách trình tự, chủ động, sáng tạo khoa học Cần hoàn thiện quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công công việc cách khoa học hợp lý Tổ chức công việc khoa học, sáng tạo đội ngũ nhân sự, sổ sách, tài liệu sở vật chất, công tác lập hồ sơ Đây công việc có ý nghĩa quan Sinh viên: Đặng Thị Huyền 63 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trọng tới công tác quản lý giải công việc văn phòng toàn quan Để việc trình văn lên cho lãnh đạo huyện ủy bảm bảo đúng, khoa học nên xây dựng, bổ sung văn trình lãnh đạo ký để văn đảm bảo đắn ban hành Thường xuyên cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn để cập nhật quản lý văn đi, đến quan Tăng cường triển khai thực hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000-2000 công tác văn phòng 1.3 Về công tác Văn thư - Lưu trữ Để phát huy vai trò, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ phục vụ tốt công tác lãnh đạo, đạo hoạt động huyện ủy ngày hiệu cần thực số giải pháp sau: - Hoàn thiện hệ thống tổ chức, đội ngũ cán làm công tác văn thư – lưu trữ trongcơ quan huyện ủy - Tăng cường đạo, quan tâm lãnh đạo hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thư - Hoàn thiện quy trình, khâu nghiệp vụ công tác văn thư - Quan tâm đến công tác văn thư - lưu trữ như: Cần có thêm biên chế cán văn thư - lưu trữ, đầu tư trang thiết bị cho kho, dụng cụ phương tiện cho hoạt động văn thư, bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, cặp, bó….), để phục vụ cách tốt cho hoạt động văn thư - lưu trữ Để đem lại hiệu cao đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động đạo, quản lý lãnh đạo, cán quan Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán quần chúng nhân dân địa phương 1.4 Về trang thiết bị văn phòng Để hướng tới việc xây dựng mô hình văn phòng đại tương lai trang thiết bị văn phòng yếu tố có vai trò quan trọng cho văn phòng, giúp cho công việc giải cách dễ dàng, góp phần tích cực Sinh viên: Đặng Thị Huyền 64 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào hoạt động văn phòng Vì cần trọng đầu tư, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng 1.5 Phân công công việc Trong trình tổ chức việc bố trí, xếp, phân công công việc cán bộ, công chức cần quan tâm, trọng Bố trí, xếp, phân công công việc hợp lý nhằm phát huy mạnh, lực, sở trường thành viên tạo hiệu công tác cao Tổ chức, bố trí phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe tinh thần cho cán công chức Trên số ý kiến đề xuất cá nhân em để khắc phục hạn chế tồn phát huy ưu điểm, giúp văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc hoạt động ngày hiệu Một số đề xuất với nhà trường Trong thời gian đến thực tập Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc, em xin có số đề xuất với Nhà trường, Khoa sau: Trong trình học Nhà trường, Khoa tổ chức cho sinh viên lớp kiến tập quan, đơn vị, xí nghiệp… để sinh viên làm quen nhiều hơn, bám sát lý thuyết học vào thực tế công việc quan, đơn vị làm cho sinh viên thực tập tốt nghiệp không bỡ ngỡ, đồng thời sinh viên tiếp nhận công việc nhanh tiếp xúc, làm quen từ trước Nên tạo điều kiện cho sinh viên kéo dài thời gian thực tập để sinh viên học hỏi, tích lũy kinh nghiệm, kỹ Việc xây dựng học phần môn học cần trọng nhiều hơn, tăng môn học chuyên ngành, tin học, soạn thảo văn bản… Đồng thời trình học để giúp sinh viên sử dụng tốt trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng nhà trường cần mua sắm thêm trang thiết bị máy Fax, máy in, máy photo, máy chiếu…để cho sinh viên thực hành trường, sau buổi lý thuyết để sinh viên vừa nắm lý thuyết vừa gắn với thực tế Sinh viên: Đặng Thị Huyền 65 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh trình giảng dạy trường số môn học chuyên ngành chưa có giáo trình sinh viên học mà dựa giảng giáo viên khó khăn cho sinh viên trình tiếp thu kiến thức Trong trình thực tập viết báo cáo sinh viên nhiều vấn đề thắc mắc, muốn hỏi ý kiến thầy cô giáo hướng dẫn Khoa quản trị Văn phòng Vì em mong thầy cô giáo Khoa quan tâm hơn, hướng dẫn để sinh viên nắm rõ yêu cầu nội dung thực tập nội dung viết báo cáo thực tập Vậy em kính mong Ban giám hiệu Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng, Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc quan tâm đến đề xuất Sinh viên: Đặng Thị Huyền 66 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Với kiến thức học Trường, với giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, cán Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc Qua thời gian thực tập vừa qua giúp em vận dụng kiến thức học vào thực tế, củng cố lại kiến thức học, học hỏi tích lũy nhiều kinh nghiệm bổ ích công việc, tạo điều kiện cho em sau trường có kiến thức, kinh nghiệm để tự tin bước vào công việc Để em có kết nhờ giúp đỡ thầy cô giáo Trường, Khoa Quản trị văn phòng, cô giáo chủ nhiệm giúp đỡ Lãnh đạo cán Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc Qua báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng thầy cô giáo Trường trang bị cho em kiến thức, kỹ công tác Văn phòng Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo cán Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt thực tập Giúp em hiểu biết kỹ năng, nghiệp vụ, phẩm chất trách nhiệm cán Văn phòng cần có làm việc sau Trong thời gian thực tập, em ý thức cố gắng để hoàn thành tốt đợt thực tập, song kinh nghiệm thực tế thân hạn chế, trình thực tập viết báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, cô giáo lãnh đạo cán Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc để em hoàn thiện nghiệp vụ công tác văn phòng báo cáo tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2015 Người viết Báo cáo Đặng Thị Huyền Sinh viên: Đặng Thị Huyền 67 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ hóa mô hình cấu tổ chức, máy Huyện ủy huyện Yên Lạc BTV HUYỆN ỦY BÍ THƯ PHÓ BÍ THƯ BAN TỔ CHÚC BAN DÂN VẬN Sinh viên: Đặng Thị Huyền UB KIỂM TRA BAN TUYÊN GIÁO VĂN PHÒNG H.ỦY Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc BCH HỘI ĐỒNG ĐỘI BAN THƯỜNG VỤ CHỦ TICH (01 đ/c) BÍ THƯ (01 đ/c) PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ BÍ THƯ (01 đ/c) CÁN BỘ PHỤ TRÁCH CÁN BỘ H ĐOÀN Sinh viên: Đặng Thị Huyền ỦY BAN KIỂM TRA CHỦ NHIỆM (01 đ/c) PHÓ CHỦ NHIỆM Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị Huyện ủy huyện Yên Lạc Phụ lục 06: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho lãnh đạo Huyện ủy Sinh viên: Đặng Thị Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C