Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ TRẤN YÊN CÁT. 4 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị trấn Yên Cát. 4 1. Vài nét về UBND thị trấn Yên Cát. 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thị trấn Yên Cát. 5 1.1.1. Chức năng của UBND thị trấn Yên Cát. 5 1.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND thị trấn Yên Cát 5 1.1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 5 1.1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp. 6 1.1.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 6 1.1.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT. 7 1.1.2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương: 7 1.1.2.6. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo. 8 1.1.2.7. Trong việc thi hành pháp luật. 8 2.2. Cơ cấu bộ máy hoạt động của UBND thị trấn Yên Cát. 8 2.1.1. Cơ cấu tổ chức. 9 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc. 9 2.2.2.1 Văn phòng HĐND – UBND. 9 2.2.2.2. Ban quân sự. 10 2.2.2.3. Ban Công an. 10 2.2.2.4. Ban Tài chính Kế toán. 11 2.2.2.5. Ban Tư pháp Hộ tịch. 11 2.2.2.6. Ban địa chính. 11 2.2.2.7. Ban văn hóa xã hội. 12 II. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thị trấn Yên Cát. 12 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng UBND thị trấn Yên Cát 12 1.1.Chức năng: 12 1.2. Nhiệm vụ: 12 1.3.Cơ cấu bộ máy hoạt động của Văn phòng UBND thị trấn Yên Cát. 13 1.4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng. 13 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND thị trấn Yên Cát. 13 1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng. 13 1.1 Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo công tác hậu cần. 13 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cơ quan. 14 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của UBND thị trấn Yên Cát. 15 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của UBND thị trấn Yên Cát. 16 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan. 16 2.Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ. 17 2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư – lưu trữ của UBND thị trấn Yên Cát. 17 2.2. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của UBND thị trấn Yên Cát. 18 3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 19 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 21 1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm. 21 1.1. Mẫu lịch công tác tuần: 21 1.2. Chương trình (kế hoạch) công tác tháng của UBND thị trấn Yên Cát. 23 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND thị trấn 32 3. Soạn thảo “Quyết định, Quy chế công sở” của UBND thị trấn Yên Cát 46 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 52 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của UBND thị trấn Yên Cát 53 6. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của UBND thị trấn Yên Cát. Ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng. 53 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56 LỜI CẢM ƠN. 61 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC Lời Mở Đầu PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ TRẤN YÊN CÁT I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND thị trấn Yên Cát Vài nét UBND thị trấn Yên Cát .4 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thị trấn Yên Cát 1.1.1 Chức UBND thị trấn Yên Cát 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND thị trấn Yên Cát 1.1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 1.1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp 1.1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 1.1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT 1.1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội thi hành pháp luật địa phương: .7 1.1.2.6 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo 1.1.2.7 Trong việc thi hành pháp luật 2.2 Cơ cấu máy hoạt động UBND thị trấn Yên Cát .8 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc .9 2.2.2.1 Văn phòng HĐND – UBND 2.2.2.2 Ban quân 10 2.2.2.3 Ban Công an .10 2.2.2.4 Ban Tài - Kế toán .11 2.2.2.5 Ban Tư pháp - Hộ tịch 11 2.2.2.6 Ban địa .11 2.2.2.7 Ban văn hóa- xã hội 12 II Chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng UBND thị trấn Yên Cát 12 Chức nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng UBND thị trấn Yên Cát 12 1.1.Chức năng: 12 1.2 Nhiệm vụ: 13 1.3.Cơ cấu máy hoạt động Văn phòng UBND thị trấn Yên Cát 13 1.4 Bản mô tả công việc lãnh đạo Văn phòng 13 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành Văn phòng UBND thị trấn Yên Cát 13 Khảo sát tổ chức công tác Văn phòng 14 1.1 Vai trò Văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo công tác hậu cần 14 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan 14 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị UBND thị trấn Yên Cát 15 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND thị trấn Yên Cát 16 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực văn hóa công sở quan 16 2.Khảo sát công tác văn thư – lưu trữ 17 2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư – lưu trữ UBND thị trấn Yên Cát .17 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng việc đạo thực công tác Văn thư UBND thị trấn Yên Cát 18 Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 19 PHẦN II 21 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 21 CỦA CƠ QUAN 21 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm 21 1.1 Mẫu lịch công tác tuần: 21 1.2 Chương trình (kế hoạch) công tác tháng UBND thị trấn Yên Cát 22 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” UBND thị trấn 32 Soạn thảo “Quyết định, Quy chế công sở” UBND thị trấn Yên Cát 46 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan .51 Xây dựng mô hình văn phòng đại UBND thị trấn Yên Cát 53 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng UBND thị trấn Yên Cát Ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng 53 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 55 Nhận xét, đánh giá 56 LỜI CẢM ƠN 61 PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lời Mở Đầu Hiện xã hội ngày phát triển tới công nghiệp hóa hiện- đại hóa đất nước Bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người lãnh đạo thiếu quan, đơn vị, tổ chức phát triển kinh tế tri thức ngày quan tâm nhiều quan, đơn vị, tổ chức đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho phát triển ngành văn phòng góp phần vào sư phát triển ngành văn phòng phát triển đất nước Tuy nhiên quan hay đơn vị , tổ chức có nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn để đáp ứng tốt yêu cầu nhân viên văn phòng nhìn chung thi thiếu Xuất phát từ nhu cầu thực tế xã hội Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trường đầy tiềm đáp ứng nguồn cán có chuyên môn có đủ đức đủ tài để phục vụ cho phát triển nghành văn phòng nói riêng phát triển đất nước nói chung Là sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng thuộc trường Đại Học Nội Vụ Hà Nôi chúng em học đào tạo chuyên sâu chuyên môn học hỏi kinh nghiệm công tác văn phòng, nghiệp vụ mà nhà quan trị viên cần có Với phương châm “ học thật thi thật để đời làm thật’’ với phương châm lì luận găn liền với thực tiễn, công tác đào tạo nhà trường Lấy lí luận làm điểm tựa cho thực tiễn, thực tiễn bổ sung kiến thức cho kho tàng lí luận Ngoài lí thuyết sách chúng em có hội tiếp xúc với thực tế, va chạm để vận dụng kiến thức lĩnh hội từ thầy, cô giáo sách để ứng dụng vào thực tiễn quan nơi làm việc, thông qua đợt thực tập nhà trường tổ chức cho sinh viên Với phương châm học thật thi thật để đời làm thật khoa quản trị văn phòng tổ chức đợt thực tập cho sinh viên chúng em thực tập quan, đơn vị, tổ chức Đợt kiến tập qua thực tế giúp chúng em có hội làm quen với công việc, vận dụng kiến thức học vào công việc thực tế quan nơi làm việc, tạo hội cho sinh viên củng cố tổng hợp lại kiến thức thức học, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức nhà quản trị viên Là hội cho Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sinh viên đúc rút nhiều kinh nghiệm làm việc để phuc vụ cho công việc sau Đúng lí thuyết sở thực hành có mối quan hệ khăng khít với Sau thời gian thực tập quan em học hỏi nhiều kinh nghiệm vận dụng lí thuyết sách để đưa vào thực tế Từ rút cho học sau đem kiến thức từ thực tế, từ sách để phục vụ, công hiến cho phát triển đất nước Là sinh viên khoa quản trị văn phòng trước thực tập nhà trường, khoa trang bị kiến thức bản, sinh viên học môn như: quản trị văn phòng, tin học văn phòng, lịch sử tổ chức quan nhà nước, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ… Bước đầu sinh viên định hình công việc nhà quản trị viên Rèn luyện kĩ thực hành làm sở cho đợt thực tập tới Thực theo chương trình khoa em bắt đầu thực tập văn phòng Hội Đồng Nhân Dân, Uỷ Ban Nhân Dân thị trấn Yên Cát từ ngày 9/03/2015 đến 29/04/2015 Với hướng dẫn khoa quan thực tập giúp em hoàn thành xong đợt thực tập học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu cho thân Trong thời gian thực tập quan em tham gia đóng góp ý kiến để nâng cao chất lượng công việc hiệu thêm khuâ nghiệp vụ làm thay đổi tư lãnh đạo văn phòng “Trong tương lai công tác văn phòng HĐND-UBND đổi nhiều mặt” dẫn lời phó chủ tịch Lê Thị Dung Có thể nói dấu hiệu đáng mừng cho phát triển công tác văn phòng HĐND – UBND thị trấn Yên Cát Với thời gian thực tập không dài giúp đỡ tận tình lãnh đạo, cán công chức văn phòng HĐND – UBND thị trấn Yên Cát hướng dẫn nhiệt tình cung cấp thông tin tài liệu cần thiết suốt trình em thực tập viết báo cáo, kiến thức quý báu thầy cô giáo truyền đạt giúp cho em vững vàng việc thực nhiệm vụ mà quan giao cho Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới nhà trường thầy cô Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giáo Khoa quản trị văn phòng, cán bộ, công chức văn phòng HĐND – UBND thị trấn Yên Cát giúp em hoàn thành đợt thực tập Mặc dù thân em có nhiều cố gắng, xong thời gian có hạn vốn kiến thức hạn chế nên báo cáo thực tập em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô cán công chức văn phòng HĐND – UBND thị trấn Yên Cát, để báo cáo em hoàn thiện thêm Em xin trân trọng cảm ơn ! Yên Cát, ngày 04 tháng 05 nă 2015 Sinh viên Lê Thị Yến Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ TRẤN YÊN CÁT I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND thị trấn Yên Cát Vài nét UBND thị trấn Yên Cát Yên Cát thị trấn miền núi huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa Có vị trí: Phía bắc giáp với xã Yên Lễ Phía đông giáp với xã Tân Bình Phía nam giáp với xã Bình Lương Phía tây giáp với xã Cát Tân Yên Cát địa hình chủ yếu đồi núi thấp, có độ cao trung bình từ 300-500 so với mực nước biển, địa hình chia làm khu vực Khu vực 1: địa hình tương dối thấp, phẳng có độ cao trung bình 300m so với mực nước biển, nằm dọc theo hai xã Yên Lễ Bình Lương Đây khu vực thuận lợi cho việc phát triển trồng trọt, xây dựng sở hạ tầng… Khu vực 2: Là khu vực đồi núi có độ cao trung bình từ 400 – 500m so với mực nước biển Đây khu vực thuận lợi cho chăn nuôi trồng lâu năm Thị trấn Yên Cát có diện tích 15,64km dân số năm 2003 1,290 người Thị trấn Yên Cát chia làm khu phố với dân tộc sinh sống là: Thổ, Mường, Kinh Trong đó, dân tộc Thổ chiếm 50%, dân tộc Mường chiếm 35%, dân tộc Kinh chiếm 15% Các dân tộc cư trú xen kẽ với nhau, khu vực cư trú riêng biệt tạo nên giao thoa văn hóa dân tộc địa bàn Thị trấn Yên Cát có tuyến đường quốc lộ 45 nối từ thành phố Thanh Hóa đến thị trấn đường Hồ Chí Minh chạy qua địa bàn thị trấn, tạo thuận lợi cho việc phát triển kinh tế vùng Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thị trấn Yên Cát 1.1.1 Chức UBND thị trấn Yên Cát (Ban hành kèm theo Đ2- Luật tổ chức HĐND UBND) - UBND HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp - UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội củng cố quốc phòng an ninh thực sách khác địa bàn - UBND thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND thị trấn Yên Cát (Ban hành kèm theo Mục III - Điều 111, 112,113,114,115,116,117 luật tổ chức HĐND UBND) 1.1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua để trình UBND xã phê duyệt tổ chức thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách địa bàn; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan Nhà nước cấp việc quản lý ngân sách Nhà nước địa bàn xã báo cáo ngân sách Nhà nước theo Quy định Pháp luật - Quản lý sử dụng hợp lý có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quy định pháp luật - Huy động đóng góp tổ chức cá nhân để đầu tư, xây Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựng công trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai có kiểm tra, kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật 1.1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp - Tổ chức hướng dẫn thực chương trình kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ, để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi, sản xuất theo quy định, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; - Tổ chức việc vây dựng công trình thủy lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo bệ rừng ; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương; - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dựng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật; - Tổ chức hướng dẫn việc khai thác phát triển nghành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề 1.1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật theo thẩm thẩm quyền pháp luật quy định; - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông công trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội pháp luật; - Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật 1.1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, TDTT - Thực kế hoạch phát triển giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; Tổ chức thực lớp bổ túc văn hóa, thực xóa mù chữ cho người độ tuổi; - Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với UBND cấp quản lý trường tiểu học, trường THCS trường THPT địa bàn; - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình giao; vận động nhân dân giữ vệ sinh; phòng chống dịch bệnh; - Xây dựng phát triển tổ chức cá hoạt động văn hóa; TDTT, tổ cức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lích sử, văn hóa danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật; - Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ người gia đình có công với nước theo quy định pháp luật; - Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật; - Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương 1.1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội thi hành pháp luật địa phương: - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng, xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương - Thực công tác, nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, ATXH; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; Thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương - Quản lý hộ khẩu: Tổ chức việc đăng ký tạm trú,đăng ký kết hôn, tạm vắng, quản lý việc lại người nước địa phương việc chuyển người dân địa phương 1.1.2.6 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo - Tổ chức, hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tôn giáo, quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo nhân dân địa phương theo quy định pháp luật 1.1.2.7 Trong việc thi hành pháp luật - Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật - Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền - Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật 2.2 Cơ cấu máy hoạt động UBND thị trấn Yên Cát * Sơ đồ tổ chức máy ủy ban nhân dân thị trấn Yên Cát ( phụ lục 1) * Cơ cấu tổ chức UBND thị trấn Yên Cát Ban lãnh đạo xã: - Chủ tịch UBND xã: Ông Lê Văn Mạnh - Phó chủ tịch: Ông Lê Trung Thành Bà Lê Thị Dung Các phòng, ban thuộc đơn vị: - Văn phòng HĐND-UBND - Ban Văn hoá - Xã hội Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lên kế hoạch công tác cho quan Với cách xắp xếp phòng làm việc tương đối khoa học, phòng làm việc tập trung tầng tạo điều kiện thuận lợi cho việc lại, tiếp xúc, trao đổi thông tin dễ dàng lãnh đạo nhân viên Phòng làm việc Trưởng phòng bố trí cạnh phòng văn thư tạo điều kiện cho việc phục vụ lãnh đạo, đạo thủ trưởng quan thuận tiện Với việc đáp ứng đầy đủ trang thiết bị văn phòng, cán chuyên viên trang bị máy tính, điện thoại để bàn, tủ dựng taì liệu góp phần giải công việc hiệu quả, tăng suất, chất lượng công việc Văn phòng có hệ thống mạng LAN liên kết với phòng, đơn vị UBND để trao đổi thông tin nội giải công việc b.Về công tác văn thư Do quan tâm Chủ tịch UBND đạo lãnh đạo văn phòng mà công tác văn thư UBND thị trấn Yên Cát thực tương đối tốt với hoạt động quan UBND thị trấn Yên Cát có quy định, hướng dẫn cụ thể quy chế làm việc UBND thị trấn nhiệm kỳ 2014-2019 hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, việc quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ hành công tác soạn thảo ban hành văn UBND thị trấn thực trình tự, quy trình văn ban hành kịp thời, xác tạo thuận lợi để giải công việc đạt hiệu cao Tất văn UBND Chủ tịch, Phó chủ tịch văn ký thừa lệnh đểu lưu giữ phận văn thư Thủ tục phát hành văn thực theo quy định, sau chuyên viên soạn thảo văn bản, trình chánh văn phòng duyệt để ký nháy sau trình lãnh đạo UBND ký thức, sau chuyển phận văn thư để đóng dấu phát hành Công tác quản lý văn đi, đến UBND thực hệ thống phầm mềm điện tử Văn quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng Sinh viên: Lê Thị Yến 57 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mát, thất lạc văn Công tác quản lý dấu cán văn thư thực nghiêm chỉnh tình trạng đóng dấu sai quy định c.Về công tác lưu trữ Mặc dù UBND thị trấn chưa có phòng lưu trữ riêng quan tâm, ý lãnh đạo mà công tác lưu trữ UBND thị trấn thực tốt bước đầu áp dụng văn Nhà nước để thực tốt công tác lưu trữ Hạn chế: *Về công tác văn phòng- quản trị Bên cạnh ưu điểm văn phòng tồn số hạn chế công tác văn phòng UBND thị trấn như: tình trạng số cán bộ, công chức làm muộn, hút thuốc làm việc, tình trạng nói chuyện riêng làm ảnh hưởng tới chất lượng tiến độ công việc Việc thực tiết kiệm điên, nước, loại văn phòng phẩm, việc sử dụng máy photo chưa thực triệt để *Về công tác văn thư Vẫn tình trạng văn ban hành chậm nên việc lấy số có nhầm lẫn, chưa thống nhất; Công tác soạn thảo văn gửi đị bị sai mặt thể thức, nội dung sai sót gây khó khăn cho nơi tiếp nhận văn bản; Công tác lập hồ sơ UBND thị trấn chưa cao, tình trạng hổ sơ chồng chéo xảy Nguyên nhân tình trạng là: đội ngũ cán làm công tác văn thư mỏng, khối lượng công việc tương đối nhiều tạo áp lực lớn cho chuyên viên nên có sai sót trình làm việc Ngoài khối lượng công văn đến tương đối nhiều khiến cho công việc bị ùn tắc khiến cho việc lập hồ sơ có nhiều khó khăn, trở ngại Sinh viên: Lê Thị Yến 58 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *Về công tác lưu trữ Do chưa có phòng văn thư riêng dẫn tới công tác lưu trữ chư thực triệt để, tình trạng bó gói tài liệu UBND thị trấn chưa có cán lưu trữ chuyên trách, gây khó khăn công tác xắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa thực với quy định Nhà nứơc chưa hợp lý Qua thấy bên cạnh mặt tích cực đáng ghi nhận xong tồn hạn chế Vì thời gian tới UBND thị trấn cần phải có biện pháp điều hành hoạt động văn phòng UBND tốt để hạn chế thấp nhược điểm tồn tại, phát huy tích cực ưu điểm để đưa thị trấn ngày phát triển tất mặt, lĩnh vực *Một số giải pháp Trên sở khảo sát tình hình thực tiễn sở lý luận công tác văn phòng,văn thư lưu trữ UBND thị trấn em xin đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư lưu trữ UBND thị trấn thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trò quan hành Nhà nước địa phương, đưa thị trấn ngày phát triển a.Cấp lãnh đạo UBND thị trấn Cần có quan tâm, hướng dẫn đạo giám sát chặt chẽ công tác văn phòng , văn thư lưu trữ Tổ chức kiểm tra đột xuất, định kỳ công tác văn thư lưu trữ quan Ban hành cụ thể văn chế độ khen thưởng, kỹ luật cho cán văn thư văn phòng, tạo động lực làm việc, phấn đấu Đồng thời giúp cán bộ, chuyên viên thấy rõ trách nhiệm nhiệm vụ giao phó Xây dựng quy chế cụ thể công tác văn thư- lưu trữ áp dụng chung cho toàn UBND để thực nghiệp vụ tốt theo quy định Nhà nước b.Về công tác văn phòng Mặc dù văn phòng có đội ngũ cán bộ, chuyên viên có trình độ chuyên Sinh viên: Lê Thị Yến 59 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội môn tương đối cao, song cần phải bồi dưỡng thêm trình độ, kỹ nghiệp vụ tiến khoa học công nghệ để áp dụng vào thực tiễn giải công việc c.Về công tác văn thư Tuy công tác văn thư thực tương đối tốt, xong đội ngũ cán làm công tác văn thư mỏng chưa đáp ứng hết yêu cầu công việc , khối lượng công việc tương đối nhiều qua em mong UBND bổ sung thêm đội ngũ cán làm công tác văn thư-lưu trữ để công vịêc giải nhanh chóng đạt hiệu cao Công tác lập hồ sơ cần phải tiến hành nghiêm túc hơn, tuân thủ quy định Nhà nước công tác lập hồ sơ Đầu tư thêm số trang thiết bị văn phòng máy fax, máy tính tình trạng máy bị treo làm ảnh hưởng đến chất lượng tiến độ công việc Trang bị thêm số trang thiết bị văn phòng như: máy huỷ tài liệu, tủ đựng tài liệu, máy scan để công việc đạt hiệu cao d.Về công tác lưu trữ UBND thị trấn cần phải thiết lập phòng lưu trữ riêng yêu cầu cấp bách khối lượng cán văn bản, hồ sơ, tài liệu cần phải lưu giữ bảo quản tương đối nhiều Với tình trạng phòng lưu trữ riêng không đảm bảo chất lượng công việc thực tốt Văn phòng UBND thị trấn cần đề xuất, kiến nghị tăng cường biên chế cán làm công tác lưu trữ để đảm bảo hồ sơ tài liệu đựơc tiến hành theo trình tự, quy định Nhà nước công tác lưu trữ Trên số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư lưu trữ UBND thị trấn mà em đề xuất Em hi vọng ngày không xa văn phòng UBND thị trấn xây dựng hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư lưu trữ để đảm mhiệm tốt nhiệm vụ mà lãnh đạo UBND giao phó Sinh viên: Lê Thị Yến 60 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trải qua gần hai tháng thực tập văn phòng UBND thị trấn Yên Cát em có dịp khảo sát tình hình thực tế quan công tác văn phòng, văn thư lưu trữ công tác khác UBND Em học hỏi nhiều từ cô, có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm bảo tận tình cho em suốt thời gian qua Đây học bổ ích giúp cho em nhiều công việc sau Trong thời gian thực tập em tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn việc tổ chức công tác văn thư UBND thị trấn Yên Cát Trên sở bám sát đề cương thực tập nhờ có hướng dẫn tận tình cán chuyên môn mà em có hội vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tế công việc nổ lực thân em cố gắng trau dồi, học hỏi, tìm hiểu em hoàn thành báo cáo thực tập Tuy nhiên báo cáo em nhiều thiếu sót điều khó tránh phải Vậy em mong nhận đóng góp cô uỷ ban thầy cô giáo trường để báo cáo em hoàn thiện Cuối lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô, uỷ ban thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng- trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tình bảo, hướng dẫn tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Lê Thị Yến Sinh viên: Lê Thị Yến 61 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy UBND thị trấn Yên Cát CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Văn phòng HĐND - UBND Ban VH XH Sinh viên: Lê Thị Yến Ban Địa Chính PHÓ CHỦ TỊCH Ban Công an Ban Xã hội Ban Tư pháp Tài – ngân sách Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức máy văn phòng UBND Lãnh đạo văn phòng Bộ phận chuyên tham mưu tổng hợp Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết Sinh viên: Lê Thị Yến Bộ phận Tiếp nhận Bộ phận Văn thư Bộ phận Lưu trữ Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Bản mô tả công việc văn phòng Bộ Chức danh phận Trình độ Vai trò, vị trí công việc chuyên Văn Lãnh phòng văn môn đạo Tốt nghiệp Quản lý toàn nhân viên văn phòng đại học (01 người) phòng, giám sát việc thực công việc, tham mưu đề xuất lãnh đạo công tác hành Tổ chức thực công tác hành Văn Đề xuất khen thưởng kỷ luật… Cán văn Tốt nghiệp Tiếp nhận công văn giấy tờ gửi tới phòng thư – lưu trung trữ (02 trở lên người) cấp quan, tổ chức thực hội nghị, hội thảo, mua sắm trang thiết bị cho quan, đóng dấu, in ấn, photo tài liệu…sắp xếp hồ sơ tài liệu gọn gàng khoa học, dễ tìm, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định Văn Cán công tác văn thư – lưu trữ Tốt nghiệp - Tham mưu giúp UBND thị trấn tổ chức phòng thống kê cao đẳng trở thực nhiệm vụ quyền hạn (02 người) lên UBND thị trấn lĩnh vực: văn phòng, thống kê - Xây dựng theo dõi việc thực chương trình kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ đột xuất HĐND, thường trực HĐND, UBND , Chủ tịch UBND - Giúp thường trực HĐND UBND tổ chức kỳ họp; chuẩn bị điều kiện phục vụ, kỳ họp hoạt động Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội HĐND, UBND cấp thị trấn - Tổ chức tiếp dân, tiếp khách UBND - Thực chế “một cửa” “một cửa liên thông” UBND thị trấn, nhận đơn khiếu nại tố cáo chuyển đến thường trực nhân dân, UBND xem xét, giải theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi báo cáo việc thực quy chế làm việc UBND cấp xã thực dân chủ sở theo quy định pháp luật - Chủ trì phối hợp với công chức khác theo dõi việc thực kế hoạch phát triển kinh tê – xã hội, tổng hợp, thống kê báo cáo tình hình phát triển, công nghiệp, thương mại, dịch vụ hoạt động kinh tế xã hội địa bàn thị Văn trấn… Công chức Tốt nghiệp - Tham mưu, giúp việc UBND tổ chức phòng phụ trách từ cao đẳng thực nhiệm vụ quyền hạn dân tộc tôn trở lên UBND thị trấn lĩnh vực tín giáo ngưỡng, tôn giáo dân tộc địa bàn (01 người) theo quy đinh pháp luật + Xây dựng, đạo theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch công tác dân tộc, tín ngưỡng tôn giáo + Tổ chức thực báo cáo kết quả, thực chế độ sách công tác dân tộc, sách tôn giáo Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Thực nhiệm vụ khác theo quy địnnh pháp luật chuyên ngành Văn UBND cấp thị trấn giao Công chức Tốt nghiệp - Tham mưu giúp UBND cấp thị trấn tổ Phòng phụ trách từ cao đẳng chức thực nhiệm vụ quyền hạn CCHC – trở lên UBND cấp thị trấn lĩnh vực: tổ Thi đua ken chức, xây dựng, cải cách hành thi thưởng đua, khen thưởng, kỷ luật công tác niên địa bàn theo quy định pháp luật - Xây dựng, đạo theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cải cách hành chính; thi đua khen thưởng , công tác đào tạo, bồi dưỡng cán công chức + Tổng hợp, thốn gkee báo cáo số lượng, chất lượng, đội ngũ cán bộ, công chức cấp thị trấn thôn, bản, công tác cải cách hành chính, thi đua khen thưởng công tác niên theo định kỳ đột xuất + Tổng hợp, báo cáo việc thay đổi nhân đội ngũ cán bộ, công chức cán không chuyên trách cấp thị trấn + Tổng hợp, báo cáo, nâng lương, chuyển xếp ngạch lương đánh giá xếp loại cán công chức thị trấn +Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch UBND cấp thị trấn giao Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Bản Quyết định, quy chế làm việc UBND thị trấn Yên Cát (kèm cứng) Phụ lục Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND thị Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trấn Yên Cát Gửi Công văn yêu cầu phòng ban đăng ký CTCT Đăng ký chương trình công tác Văn phòng Dự thảo chương trình công tác Gửi thảo dự thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng ghóp Cho ý kiến đóng góp Hoàn chỉnh ban dự thảo trình thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Xem xét phê duyệt Ban hành chương trình công tác Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị UBND xã Yên Cát Văn phòng chuẩn bị trước hội nghị Trong hội nghị Văn phòng tổ chức hội nghị làm công tác hậu cần Văn phòng phục vụ sau kết thúc hội nghị Sinh viên: Lê Thị Yến Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND thị trấn Yên Cát Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Trước chuyến công tác Trong chuyến công tác Sau chuyến công tác Thành lập đoàn công tác, kế hoạch chương trình công tác, chuẩn bị tài liệu Giữ liên lạc với lãnh đạo Tổng hợp kết chuyến Báo cáo tình hình hoạt động quan, giải vấn đề phát sinh Bổ sung công việc phát sinh Chuẩn bị kinh phí(Bản dự trù kinh phí kèm theo) Chuẩn bị phương tiện, chỗ ăn, chỗ nghỉ Sinh viên: Lê Thị Yến Quyết toán kinh phí Lập hồ sơ chuyến công tác Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Mô hình văn phòng đại UBND thị trấn Yên Cát Cửa vào Máy photo Bàn tiếp khách Máy in, fax 5 Tủ đựng hồ sơ tài liệu 1 5 4 1 4 Kệ ô văn Tủ đựng hồ sơ tài liệu Chú giải: Bàn làm việc Máy in Sinh viên: Lê Thị Yến Máy tính Điện thoại Ghế ngồi Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C