Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 4. Các quy định chung
1. Cán bộ, công chức cán bộ không chuyên trách thi hành nhiệm vụ, công vụ phải thực hiện đầy đủ và đúng quy định về nghĩa vụ được quy định tại điều 6, điều 7, điều 8.
2. Có trách nhiệm phát hiện việc thực hiện sai hoặc không đầy đủ, và không đúng quy định.
3. Người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu cơ quan UBND có thẩm quyền quản lý và sử dụng nhằm đôn đốc kiểm tra và thực hiện nhiệm vụ.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 5. Trách nhiệm của UBND thị trấn Yên Cát
1. UBND có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các cán bộ, công chức, các cán bộ không chuyên trách thực hiện quy tắc này.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc đề nghị các cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách phản ánh về UBND để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung.
CHỦ TỊCH
Lê Văn Mạnh 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan
Công việc tổ chức hội nghị, hội họp là công việc thường xuyên diễn ra tại
bất kỳ một cơ quan nào. Khâu chuẩn bị, lên kế hoạch do đơn vị chủ trì tổ chức thực hiện. Quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Hoằng Hoá diễn ra như sau:
Bước 1: xây dựng kế hoạch.
chủ tịch UBND đề ra chủ trương tiến hành hội nghị, giao cho đơn vị chủ trì lên kế hoạch tổ chức
Bước 2: Chuẩn bị hội nghị
*Chuẩn bị văn bản: - Quyết định thành lập ban tổ chức -Kế hoạch, bản phân công công việc
-Chương trình nghị sự hội nghị -Giấy mời
* Chuẩn bị kinh phí: - Giấy tạm ứng -bản dự trù kinh phí
-kế hoạch
*Chuẩn bị tài liệu: - các bản báo cáo -các bản tham luận
-các văn bản giấy tờ có liên quan khác
*Chuẩn bị về cơ sở vật chất: phòng tổ chức hội nghị, bàn ghế, bàn ghế, loa đài , băng dôn, khẩu hiệu…
*Chuẩn bị lễ tân : trang phục, nghi thức đón tiếp đại biểu tham dự
*Chuẩn bị chỗ ăn, nghỉ cho đại biểu đến tham dự Bước 3: Trong khi hội nghị diễn ra:
*đón tiếp đại biểu
*mời nước, phát tài liệu cho đại biểu
*dẫn chương trình hội nghị
*ghi biên bản hội nghị
Bước 4: Khi kết thúc hội nghị
*thu dọn hội trường
*thông báo kết quả
*thông báo cho các đơn vị xây dựng chương trình hành động
*quyết toán kinh phí
*lập hồ sơ hội họp
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của UBND thị trấn Yên Cát Mô hình văn phòng hiện đại của UBND thị trấn (phụ lục 8)
Ưu điểm:
Một văn phòng được trang bị đầy đủ sẽ mang lại hiệu qur cao trong công việc. Văn phòng hiện đại luôn tạo được ấn tượng cho người đến giao dịch tại cơ quan.
Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí và sắp xếp một cách khoa học, tạo điều kiện dễ dàng cho các cán bộ làm việc, tiết kiệm thời gian.
Nhược diểm:
Tuy mô hình văn phòng hiện đại được trang bị trang thiết bị, nhưng chưa khai thác một cách triệt để.
Phong cách làm việc của cán bộ văn phòng, vẫn mang tính truyền thống chưa bắt kị được với mô hình hiện đại.
6. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của UBND thị trấn Yên Cát. Ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng.
Văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. để việc giải quyết công việc được nhanh chóng và chính xác vì vậy mà chúng ta phải xây dựng Văn phòng phải xây dựng mô hình Văn phòng hợp lý cho cơ quan.
Ở Việt Nam hiện nay tồn tại hai loại mô hình Văn phòng: Văn phòng truyền thống và Văn phòng hiện đại. Mỗi loại có những ưu điểm, nhược điểm riêng để đáp ứng từng môi trường làm việc cụ thể.
Mô hình Văn phòng truyền thống là một loại Văn phòng phổ biến và được sử dụng từ rất lâu. Tuy nhiên cùng với sự phát triễn của xã hội hiện tại mô hình Văn phòng kiểu mới, đã được áp dụng phổ biến ở các Văn phòng trên thế giới.
Bố trí phòng làm việc là một công việc đòi hỏi khoa học và sáng tạo, việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc ảnh hưởng rất lớn đến năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc và con người làm việc trong đó.
Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làm việc được sắp xếp, bố trí, trang bị đồ dùng khác nhau.
Văn phòng của cơ quan thường được bố trí ở tầng 1. Bên trong được trang bị các đồ dùng, vật phẩm cần thiết như: Máy điều hòa, máy tính, máy in, máy phô tô, bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ đựng tài liệu… Các phòng, ban chức năng khác được bố trí ngay sát Văn phòng để thuận tiện cho việc trao đổi công việc.
Hiện nay, Văn phòng UBND thị trán Yên Cát vẫn được sử dụng mô hình văn phòng truyền thống nhưng cũng đã được trang bị một số thiết bị hiện đại như: Máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo, máy điện thoại...
Qua thời gian gần hai tháng được thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND thị trấn em đã nhận thấy một số ưu điểm và nhược điểm trong cách bố trí phòng làm việc của UBND thị trấn như sau:
* Ưu điểm:
- Với một mô hình Văn phòng tuy còn theo kiểu truyền thống nhưng được sắp xếp một cách khoa học và hợp lý nên đã mang lại cho cơ quan những điều kiện làm việc tốt nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết Công việc được nhanh chóng và hiệu quả.
- Các phòng làm việc được bố trí tập trung ở tầng 1 tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên. Mỗi phòng làm việc đều được trang bị những trang thiết bị hiện đại đem lại hiệu quả làm việc cao.
- Phòng làm việc của Văn phòng và phòng Văn thư được tách riêng đảm bảo không gây tiếng ồn cho các phòng khác đồng thời tránh được việc bị rò rỉ thông tin.
- Các trang thiết bị được sắp xếp khoa học và phù hợp tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ Văn phòng khi làm việc.
* Nhược điểm:
- Tuy đã được đầu tư các trang thiết bị hiện đại nhưng một số phòng vẫn chưa có đủ trang thiết bị gầy ảnh hưởng đến việc xử lý thông tin giữa các phòng, ban vì vậy hiệu quả công việc đôi khi chưa cao.
- Do Văn phòng mới tuyển thêm nhân viên (trong thời gian thử việc nên
chưa có phòng riêng) vì vậy họ phải làm việc cùng với các phòng ban khác điều này đã gây khó khăn rất lớn trong công việc.
* Các biện pháp hiện đại hóa Văn phòng.
Cùng với sự phát triền của khoa học, đặc biệt đối với các thành tựu của công nghệ thông tin, điện tử viễn thông. UBND thị trấn Yên Cát cũng đã bắt nhịp với sự phát triển đó, vấn đề hiện đại hóa Văn phòng được UBND thị trấn tiến hành đồng thời với hiện đại hóa tri thức con người và trang thiết bị máy móc hiện đại để hỗ trợ cho công tác Văn phòng. Ngoài ra UBND thị trấn đã tập trung vào hiện đại hóa nhiều mặt:
* Hiện đại hóa con người: con người là yếu tố căn bản nhất, trong mọi hoạt động giải quyết công vệc và sử dụng trang thiết bị cũng như ứng dụng công nghệ thông tin.
- Thường xuyên trao đổi, học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như sử dụng các phương tiện tiên tiến hiện đại.
* Hiện đại hóa máy móc: Trang thiết bị là phương tiện hỗ trợ đắc lực cho con người đạt năng suất lao động tối đa.
- Luôn luôn đầu tư các trang thiết bị máy móc, thiết bị Văn phòng, máy tính, máy in, máy điện thoại, máy fax…tạo thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, hiệu quả.
- Trang thiết bị luôn được bảo quản, bảo dưỡng, trang thiết bị sử dụng liên kế được với nhau để tận dụng tối đa tính năng.
* Hiện đại các nghiệp vụ Văn phòng: Khi có trang thiết bị hiện đại được trang bị cho Văn phòng thì nghiệp vụ Hành chính Văn phòng vẫn được thực hiện một cách chính xác, bài bản đảm bảo khoa học.
* Các bố trí phòng làm việc của Văn phòng: Văn phòng ở vị trí tầng 1 nên tiện cho việc giải quyết công việc.
- Thiết kế theo mô hình khép kín với nhiều phòng làm việc, các phòng có cửa cách âm để giảm thiểu tiếng ồn.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 vào hoạt động của Văn phòng.