Qua khảo sát tình hình thực tiễn công việc cũng như tình hình hoạt động thì nhìn chung công tác văn phòng của UBND thị trấn Yên Cát được thực hiện tương đối tốt. Văn phòng đảm nhiệm tốt công tác tham mưu giúp việc, phục vụ công tác lãnh đạo điều hành của chủ tịch UBND được thuận lợi, trình tự giải quyết công việc khoa học, đúng quy trình, đảm bảo sự thống nhất trong công tác quản lý điều hành hoạt động của UBND thị trấn Yên Cát.
* Ưu điểm:
a. về công tác văn phòng, quản trị
Tình hình đội ngũ cán bộ lãnh đạo văn phòng UBND thị trấn Yên Cát có trình độ Đại học, Cao đẳng trở lên, có kinh nghiệm trong công tác quản lý điều hành văn phòng. Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm tương đối cao đối với công việc, thường xuyên kiểm tra, giám sát, rà soát công việc, nắm bắt tình hình và chỉ đạo công việc một cách hiệu quả, sự phân công công việc đối với từng cán bộ, nhõn viờn, chuyờn viờn rừ ràng , đỳng trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ
Văn phòng UBND với vai trò là bộ máy tham mưu giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần đã giúp UBND hoạt động có hiệu quả, giải quyết công việc nhanh chóng và chính xác
Văn phòng đã tham mưu giúp chủ tịch UBND trong việc ban hành một số văn bản, kiểm tra về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng chức năng,thẩm quyền của UBND và quy định của Nhà nước.
Văn phòng còn tham mưu trong việc xây dựng quy chế làm việc của UBND nhiệm kỳ 2014-2019. Nhờ có quy chế đó các phòng ban, đơn vị thực hiện khỏ tốt cỏc nhiệm vụ được giao, xỏc định rừ chức năng, nhiệm vụ của mỡnh để giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả
Nhờ có sự phân công công việc giữa các chuyên viên trong văn phòng, đảm nhiệm công việc đúng chuyên môn và kết hợp với kỹ năng hoạch định, lập kế hoạch văn phòng UBND thị trấn Yên Cát đã góp phần tổ chức rất thành công các cuộc hội nghị, hội họp của cơ quan. Các chuyến đi công tác của Chủ tịch UBND được lờn kế hoạch cụ thể, rừ ràng tạo nờn tớnh khoa học, thuận tiện khi
lên kế hoạch công tác cho cơ quan.
Với cách xắp xếp phòng làm việc tương đối khoa học, các phòng làm việc tập trung tại tầng 1 tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, tiếp xúc, trao đổi thông tin được dễ dàng giữa lãnh đạo và nhân viên. Phòng làm việc của Trưởng phòng được bố trí cạnh phòng văn thư tạo điều kiện cho việc phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan được thuận tiện
Với việc đáp ứng đầy đủ trang thiết bị văn phòng, mỗi cán bộ chuyên viên được trang bị máy tính, điện thoại để bàn, tủ dựng taì liệu góp phần giải quyết công việc được hiệu quả, tăng năng suất, chất lượng công việc.
Văn phòng có hệ thống mạng LAN liên kết với các phòng, đơn vị trong UBND để trao đổi thông tin nội bộ và giải quyết công việc.
b.Về công tác văn thư
Do được sự quan tâm của Chủ tịch UBND cùng sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng mà công tác văn thư của UBND thị trấn Yên Cát được thực hiện tương đối tốt với các hoạt động của cơ quan
UBND thị trấn Yên Cát đã có những quy định, hướng dẫn cụ thể trong quy chế làm việc của UBND thị trấn nhiệm kỳ 2014-2019 hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, việc quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành
công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND thị trấn được thực hiện đúng trình tự, đúng quy trình văn bản được ban hành kịp thời, chính xác tạo thuận lợi để giải quyết công việc đạt hiệu quả cao nhất
Tất cả văn bản đi của UBND do Chủ tịch, các Phó chủ tịch và các văn bản ký thừa lệnh đểu được lưu giữ tại bộ phận văn thư 1 bản
Thủ tục phát hành văn bản được thực hiện theo đúng quy định, sau khi chuyên viên soạn thảo văn bản, trình chánh văn phòng duyệt để ký nháy sau đó trình lãnh đạo UBND ký chính thức, sau đó chuyển về bộ phận văn thư để đóng dấu phát hành
Công tác quản lý văn bản đi, đến của UBND được thực hiện bằng hệ thống phầm mềm điện tử. Văn bản được quản lý chặt chẽ, tránh được tình trạng
mất mát, thất lạc văn bản
Công tác quản lý con dấu được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm chỉnh không có tình trạng đóng dấu sai quy định
c.Về công tác lưu trữ
Mặc dù UBND thị trấn chưa có phòng lưu trữ riêng nhưng được sự quan tâm, chú ý của lãnh đạo mà công tác lưu trữ tại UBND thị trấn được thực hiện khá tốt và đã bước đầu áp dụng các văn bản của Nhà nước để thực hiện tốt hơn công tác lưu trữ
Hạn chế:
*Về công tác văn phòng- quản trị
Bên cạnh những ưu điểm của văn phòng thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế về công tác văn phòng trong UBND thị trấn như: tình trạng một số cán bộ, công chức vẫn còn đi làm muộn, hút thuốc trong giờ làm việc, đôi khi còn tình trạng nói chuyện riêng làm ảnh hưởng tới chất lượng cũng như tiến độ công việc
Việc thực hiện tiết kiệm điên, nước, các loại văn phòng phẩm, cũng như việc sử dụng máy photo vẫn chưa được thực hiện triệt để.
*Về công tác văn thư
Vẫn còn tình trạng văn bản ban hành chậm nên việc lấy số vẫn có sự nhầm lẫn, chưa thống nhất;
Công tác soạn thảo văn bản gửi đị vẫn còn bị sai về mặt thể thức, nội dung vẫn còn sai sót gây khó khăn cho nơi tiếp nhận văn bản;
Công tác lập hồ sơ trong UBND thị trấn thì chưa cao, tình trạng hổ sơ chồng chéo vẫn còn xảy ra
Nguyên nhân của tình trạng trên đó là: do đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư còn mỏng, khối lượng công việc tương đối nhiều đã tạo ra áp lực lớn cho chuyên viên nên đã có những sai sót trong quá trình làm việc. Ngoài ra do khối lượng công văn đến tương đối nhiều khiến cho công việc bị ùn tắc khiến cho việc lập hồ sơ có nhiều khó khăn, trở ngại
*Về công tác lưu trữ
Do chưa có phòng văn thư riêng dẫn tới công tác lưu trữ vẫn chư được thực hiện triệt để, tình trạng bó gói tài liệu vẫn còn
UBND thị trấn chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, gây khó khăn trong công tác xắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ
Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ chưa được thực hiện đúng với quy định của Nhà nứơc và chưa hợp lý
Qua đây có thể thấy được bên cạnh những mặt tích cực đáng ghi nhận xong vẫn còn tồn tại hạn chế. Vì vậy trong thời gian tới UBND thị trấn cần phải có biện pháp điều hành hoạt động của văn phòng UBND tốt hơn nữa để hạn chế thấp nhất những nhược điểm còn tồn tại, phát huy tích cực những ưu điểm để đưa thị trấn ngày càng phát triển hơn nữa trên tất cả các mặt, lĩnh vực.
*Một số giải pháp
Trên cơ sở khảo sát tình hình thực tiễn và cơ sở lý luận về công tác văn phòng,văn thư lưu trữ của UBND thị trấn em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của UBND thị trấn trong thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trò là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, đưa thị trấn ngày càng phát triển hơn nữa
a.Cấp lãnh đạo UBND thị trấn
Cần có sự quan tâm, hướng dẫn chỉ đạo và giám sát chặt chẽ hơn nữa công tác văn phòng , văn thư lưu trữ
Tổ chức kiểm tra đột xuất, định kỳ công tác văn thư lưu trữ của cơ quan Ban hành cụ thể các văn bản về chế độ khen thưởng, kỹ luật cho cán bộ văn thư văn phòng, tạo động lực làm việc, phấn đấu. Đồng thời cũng giúp cán bộ, chuyờn viờn thấy rừ trỏch nhiệm của mỡnh đối với nhiệm vụ được giao phú
Xây dựng quy chế cụ thể về công tác văn thư- lưu trữ áp dụng chung cho toàn UBND để thực hiện các nghiệp vụ được tốt và đúng theo quy định của Nhà nước
b.Về công tác văn phòng
Mặc dù văn phòng có đội ngũ cán bộ, chuyên viên có trình độ chuyên
môn tương đối cao, song vẫn cần phải bồi dưỡng thêm về trình độ, kỹ năng nghiệp vụ và tiến bộ khoa học công nghệ để áp dụng vào thực tiễn giải quyết công việc
c.Về công tác văn thư
Tuy công tác văn thư được thực hiện tương đối tốt, xong đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư còn mỏng chưa đáp ứng hết yêu cầu công việc , khối lượng công việc tương đối nhiều vậy qua đây em rất mong UBND bổ sung thêm đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ để công vịêc được giải quyết nhanh chóng và đạt hiệu quả cao
Công tác lập hồ sơ cần phải được tiến hành nghiêm túc hơn, tuân thủ các quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ
Đầu tư thêm một số trang thiết bị văn phòng như máy fax, máy tính vẫn còn tình trạng máy bị treo làm ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ công việc
Trang bị thêm một số trang thiết bị văn phòng như: máy huỷ tài liệu, tủ đựng tài liệu, máy scan để công việc đạt hiệu quả cao hơn.
d.Về công tác lưu trữ
UBND thị trấn cần phải thiết lập phòng lưu trữ riêng vì đây là một yêu cầu cấp bách do khối lượng cán văn bản, hồ sơ, tài liệu cần phải được lưu giữ và bảo quản là tương đối nhiều. Với tình trạng hiện nay không có phòng lưu trữ riêng sẽ không đảm bảo chất lượng công việc được thực hiện tốt
Văn phòng UBND thị trấn cần đề xuất, kiến nghị tăng cường biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ để đảm bảo hồ sơ tài liệu đựơc tiến hành theo đúng trình tự, quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ
Trên đây là một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của UBND thị trấn mà em đã đề xuất. Em hi vọng trong một ngày không xa văn phòng UBND thị trấn sẽ xây dựng và hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư lưu trữ để đảm mhiệm tốt hơn các nhiệm vụ mà lãnh đạo UBND giao phó.
LỜI CẢM ƠN.
Trải qua gần hai tháng thực tập tại văn phòng UBND thị trấn Yên Cát em đã có dịp được khảo sát tình hình thực tế tại cơ quan về công tác văn phòng, văn thư lưu trữ cũng như các công tác khác trong UBND. Em đã được học hỏi rất nhiều từ các cô, các chú có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm đã chỉ bảo tận tình cho em trong suốt thời gian qua. Đây sẽ là bài học bổ ích giúp cho em rất nhiều trong công việc sau này .
Trong thời gian thực tập em đã được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như việc tổ chức công tác văn thư của UBND thị trấn Yên Cát.
Trên cơ sở bám sát đề cương thực tập và nhờ có sự hướng dẫn tận tình của cán bộ chuyên môn mà em đã có cơ hội vận dụng những kiến thức đã học trên ghế nhà trường vào thực tế công việc và bằng sự nổ lực của bản thân em đã cố gắng trau dồi, học hỏi, tìm hiểu nay em đã hoàn thành báo cáo thực tập. Tuy nhiên báo cáo của em vẫn còn nhiều thiếu sót là điều khó tránh phải. Vậy em rất mong nhận được sự đóng góp của các cô chú trong uỷ ban và các thầy cô giáo trong trường để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn nữa.
Cuối cùng một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cô, chú trong uỷ ban và các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng- trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tạo mọi điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2015 Sinh viên
Lê Thị Yến