Mục 1 CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Điều 29. Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu của cơ quan phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tụn trọng sự hỡnh thành tài liệu theo trỡnh tự theo dừi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan
. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 30. Xác định giá trị tài liệu
Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
Điều 31. Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ 2011.
Điều 32. Hủy tài liệu hết giá trị Thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ 2011. Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực hiện theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ 2011.
Mục 2 BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn
cho tài liệu.
Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan nghiên cứu tài liệu vì mục đớch cụng vụ phải cú giấy giới thiệu ghi rừ mục đớch nghiờn cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo đồng ý.
Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật Lưu trữ 2011.
Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực hiện theo các quy định tại Điều 31 và Điều 34 Luật Lưu trữ 2011.
Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ 1.phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệi c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
3. Cụng chức, viờn chức lưu trữ cơ quan, tổ chức (nờu rừ tờn cơ quan, tổ chức) phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu./.
TM.ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH
Lê Văn Mạnh
3. Soạn thảo “Quyết định, Quy chế công sở” của UBND thị trấn Yên Cát ỦY BAN NHÂN DÂN
THỊ TRẤN YÊN CÁT
Số: /QĐ-UBND
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Yên cát, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH
Ban hành quy chế văn hóa công sở cơ qun thị trấn Yên Cát ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN YÊN CÁT
Căn cứ luật tổ chức HĐND-UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng chính phủ về quyết định ban hành quy chế văn hóa tại cơ quan hành chính nhà nước;
Xét đề nghị của Thủ trưởng cơ quan thi trấn Yên Cát, QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành quyết định kèm theo quy chế văn hóa công sở cơ quan thị trấn Yên Cát gồm 9 chương; 15 điều quy chế văn hóa công sở và 18 điều quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức tại công sở.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 7 ngày kể từ ngày ban hành.
Điều 3. Văn phòng UBND, cán bộ công chức, cán bộ không chuyên trách được quy định tại chương I điều 1 quy chế làm việc của cơ quan thị trấn Yên Cát chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như điều 3 QĐ - Đảng ủy – HĐND;
- Lưu: VT-UBND.
TM.ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH
Lê Văn Mạnh
ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
TRẤN YÊN CÁT
____________
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_______________________________________
QUY CHẾ
Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (Ban hành kèm theo Quyết định số 182 /2011/QĐ-UBND ngày thán năm 2011 của Ủy ban nhân dân thị trấn Yên Cát)
___________
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành chính tại công sở thị trấn Yên Cát
Điều 2. Nguyên tắc thực hiện văn hoá công sở
Việc thực hiện văn hoá công sở tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
1. Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội;
2. Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại;
3. Phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hoá nền hành chính .
Điều 3. Mục đích
Việc thực hiện văn hoá công sở nhằm các mục đích sau đây:
1. Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính;
2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Điều 4. Các hành vi bị cấm
1. Hút thuốc lá trong phòng làm việc;
2. Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao;
3. Quảng cáo thương mại tại công sở.
Chương II
TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Mục 1
TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều 5. Trang phục
1. Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Lễ phục
Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được sử dụng trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể.
1. Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat.
2. Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ comple nữ.
3. Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục.
Điều 7. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức
1. Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ.
2. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức
Mục 2
GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ
CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều 8. Giao tiếp và ứng xử
Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật.
Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tụn trọng. Ngụn ngữ giao tiếp phải rừ ràng, mạch lạc; khụng núi tục, núi tiếng lóng, quát nạt.
Điều 9. Giao tiếp và ứng xử với nhân dân
Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhó nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thớch, hướng dẫn rừ ràng, cụ thể về cỏc quy định liên quan đến giải quyết công việc.
Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
Điều 10. Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp
Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại
Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
Chương III