III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND thị trấn Yên Cát
3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ của cơ quan rất được chú trọng về các mặt như: công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chính lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Ngày nay, công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng, và trực tiếp chỉ đạo thực hiện việc kiểm tra trước, kiểm tra trong, kiểm tra sau và kiểm tra đột xuất việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ văn thư, lưu trữ trong cơ quan.
- Kiểm tra định kỳ các phòng, ban chuyên môn trong công tác lưu trữ.
* Đối với lãnh đạo Văn phòng trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của UBND là rất lớn.
* Đối với lãnh đạo UBND thị trấn Yên Cát
- Ban hành một số văn bản về việc chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan ban hành một số quy chế về việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Phổ biến cho các cán bộ Văn thư lưu trữ về các Quy chế, Quy định, Quyết định của Nhà nước và của UBND thị trấn về nghiệp vụ lưu trữ, hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan.
- Trực tiếp kiểm tra, giám sát việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ Văn thư Lưu trữ. Đánh giá việc thực hiện công tác Văn thư Lưu trữ của cán bộ Văn thư Lưu trữ. Kiểm tra trình độ chuyên môn của các cán bộ Văn thư Lưu trữ.
Từ năm 2004 đến năm 2015, chủ tịch UBND đã ban hành hơn 70 văn bản về công tác Văn thư Lưu trữ như:
- Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.
- Quy chế sử dụng chương trình quản lý văn bản.
Sau khi các văn bản được ban hành, lãnh đạo Văn phòng tiến hành phổ
biến các văn bản và triển khai hoạt động kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ.
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị có thành phần tài liệu lưu trữ là nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ để giao nộp.
Lập kế hoạch và tổ chức thu nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ trong trách nhiệm được giao.
Chỉnh lý, xác định giá trị và sắp xếp các phông, các hồ sơ, các tài liệu trong kho theo quy định.
Thống kê hồ sơ, tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu.
Bảo quản an toàn và tổ chức có hiệu quả hồ sơ, tài liệu.
Lựa chọn giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn theo quy định.
Lập kế hoạch kinh phí hàng năm cho hoạt động của phòng Lưu trữ.
Báo cáo tình hình quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ hàng năm và đột xuất.
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
* Xây dựng chương trình công tác của UBND thị trấn Yên Cát 1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm.
1.1. Mẫu lịch công tác tuần:
Tuần thứ 16 năm 2015
(Từ ngày: 13/04/2015 - Đến ngày: 17/04/2015) Thứ ngày Nội dung công tác Người chủ
trì
Địa điểm
Thành phần tham dự
Thứ 2 13/4
S
Họp giao ban
CT. Lê Văn Mạnh
UBND thị trấn Yên Cát – Như Xuân
- Đảng uỷ, - HĐND- UBND
-Các ban ngành, bí thư chi bộ
C Tham dự hội nghị Lê Văn Tuấn
Hội trường UBND thị trấn
- Đảng uỷ - HĐND- UBND
Thứ 3 14/4
S Họp giao ban về tình hình phát triển kinh tế xã hội năm 2015
CT. Lê Văn Mạnh
Hội trường UBND thị trấn
- Đảng uỷ, uỷ ban và các ban ngành, đoàn thể - Bí thư chi bộ các thôn
C
Hội ý lãnh đạo UBND
CT. Lê Văn Mạnh
- Đảng uỷ, uỷ ban và các ban ngành, đoàn thể
Thứ 4
S Họp ban chỉ đạo nông thôn mới
Đ/C Lê Kim Cường
Phòng họp
- Đảng uỷ, uỷ ban và các ban ngành, đoàn thể - Bí thư chi bộ,
15/4
trưởng thôn C Họp ban hội đồng
chính sách
CT. Lê Văn Mạnh
Phòng họp
Thứ 5 16/4
S
Họp với chi cục thuế kiểm lâm về tình hình
trồng rừng trên địa bàn thị trấn
CT. Lê Văn Mạnh
Phòng họp
- LĐ UBND - CB kiểm
lâm chi cục kiểm lâm
C Dự họp BCH Đăng ủy
Đ/C Vũ Ngọc Minh
Phòng
họp Ban chấp hành Thứ 6
17/4
S Tiếp công dân CT. Lê Văn Mạnh
Phòng họp C Tổng kết, đánh giá
công tác tuần
CT. Lê Văn Mạnh
Phòng họp
Trưởng các phòng ban
Nơi nhận:
- Đảng uỷ;
- HĐND, UBND;
- Các ban, ngành, đoàn thể;
- Lưu: VP.
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH
Lê Văn Mạnh
1.2. Chương trình (kế hoạch) công tác tháng của UBND thị trấn Yên Cát.
UỶ BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN YÊN CÁT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: … /CTr - UBND Yên Cát,, ngày tháng năm 2015
CHƯƠNG TRÌNH Công tác tháng 4 năm 2015 I. NHỮNG NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM.
1. Chỉ đạo sản xuất mùa vụ kịp thời, đôn đốc khẩn trương kết thúc gieo