CHƯƠNG V HIỆU LỰC THI HÀNH
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Huyện ủy Yên Lạc
1. Ưu điểm:
1.1. Mức độ thực hiện và hiệu quả các nhiệm vụ của Văn phòng
Trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc đã thực hiện các nhiệm vụ, nghiệp vụ trong công tác văn phòng với mức độ rất lớn và luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Với đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng vẫn còn hạn chế về số lượng nhưng cán bộ văn phòng luôn nhận thức được về vai trò, chức năng, tham mưu, tổng hợp, cung cấp thông tin, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho hoạt động của Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo huyện ủy được kịp thời nhanh chóng và chính xác.
1.2. Hoạt động của Văn phòng
Trong nội dung hoạt động của Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc đơn vị luôn thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, luôn đi đầu trong phong trào thi đua của Huyện ủy, Thành ủy.
Cán bộ văn phòng đều là những người có trình độ chuyên môn, năng lực, say mê tìm tòi, sáng tạo trong công việc. Chính vì vậy công tác hành chính văn phòng luôn được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đáp ứng được yêu cầu cải cách nền hành chính trong thời đại mới.
Việc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc được thực hiện nghiêm túc. Mỗi cán bộ đều có ý thức chấp hành, sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, từ đó phấn đấu hoàn thiện bản thân, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong cơ quan.
Văn phòng Huyện ủy đã thực hiện tốt khâu nghiệp vụ của Văn phòng như: nhiệm vụ chuyên môn, Văn thư - lưu trữ, hành chính văn phòng… Văn phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị (máy tính, máy in, máy photo, máy
fax, điện thoại, tủ đựng tài liệu,...) phục vụ cho hoạt động của Văn phòng.
Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo được lãnh đạo văn phòng chỉ đạo các cán bộ, nhân viên thực hiện một cách khoa học, chính xác và kịp thời giúp cung cấp thông tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.
1.3. Tổ chức nhân sự
Để việc thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì Văn phòng cũng đã chú trọng tới việc sắp xếp, bố trí nhân sự, đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, công nhân viên làm việc thuộc văn phòng một cách khoa học, hợp lý, phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc của từng thành viên nói riêng và của văn phòng nói chung để hoàn thành công việc được giao, phụ trách của mình. Từ đó, tạo ra môi trường làm việc ổn định, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Bên cạnh đó, Huyện ủy cũng chú trọng với việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng như: Cử cán bộ đi học, tổ chức cho cán bộ tham gia các lớp tập huấn về nội dung, nghiệp vụ, kỹ năng, 100%
cán bộ được đào tạo qua trường lớp có bằng cấp.
Cán bộ, công chức trong văn phòng đều có ý thức thực hiện tốt các nội quy, quy định của cơ quan cũng như nhiệm vụ được giao.
Việc sắp xếp, bố trí nhân sự, phân công công việc trong văn phòng cũng đã hợp lý, mỗi người phụ trách theo từng mảng công việc đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, mỗi công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
1.4. Công tác Văn thư
Công tác văn thư của cơ quan được thực hiện một cách tập trung tại một đầu mỗi, quá trình bố trí, tổ chức nhân sự làm công tác văn thư một cách khoa học, phù hợp nên công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác và đảm bảo các yêu cầu về công tác văn thư. Cán bộ văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, lại thường xuyên được cử đi tập huấn, đi học các lớp bồi dưỡng nhằm củng cố thêm kiến thức nghiệp vụ một cách thuần thục, linh hoạt, nhạy bén. Cán bộ văn thư chịu khó học hỏi đồng nghiệp, tham khảo báo cáo, tài liệu vì vậy mà
công tác văn thư ngày càng đạt hiệu quả cao.
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện một cách chặt chẽ tuân thủ đúng theo quy trình, quy định của nhà nước.
Hình thức văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và phục vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.
Công tác văn thư của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng và kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông. Đồng thời cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đã đảm bảo cho công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
1.5. Công tác lưu trữ
Các tài liệu tại Huyện ủy huyện Yên Lạc được cán bộ Văn thư – Lưu trữ tổ chức và đưa vào bảo quản theo đúng quy định, phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng của cán bộ, công nhân viên trong toàn cơ quan luôn kịp thời, hiệu quả.
Công tác lưu trữ ở Huyện ủy huyện Yên Lạc đã được quan tâm thực hiện tương đối tốt. Kho lưu trữ được đảm bảo các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, chống cháy nổ, tác động của côn trùng.
Tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ, sử dụng các trang thiết bị, các biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý của tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ…. Thường xuyên làm vệ sinh kho như quét don, hút ẩm…
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ, hiện đại, bảo đảm việc bảo quản, sử dụng hiệu quả giải quyết công việc.
2. Nhược điểm:
2.1. Tổ chức cán bộ, phân công công việc
Vì số lượng cán bộ, công chức còn hạn chế nên quá trình bố trí, sắp xếp nhân sự còn hạn chế, được phân công không đúng năng lực sở trường của từng người, vẫn còn chồng chéo.
2.2. Công tác hành chính văn phòng
Nhiều hoạt động của văn phòng chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Văn bản ban hành ra đôi khi không đúng, sai sót phải sửa lại mất thời gian, làm chậm việc giải quyết.
Dù được trang bị khá đầy đủ các trang thiết bị nhưng các trang thiết bị đã cũ , lạc hậu, không thích ứng kịp thời những yêu cầu xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành chính văn phòng còn rất hạn chế . Vì vậy, công tác văn phòng cũng gặp rất nhiều khó khăn.
2.3. Công tác văn thư
Văn bản được ban hành ra đôi khi còn nhầm lẫn số dẫn đến tình trạng phải chèn số.
Việc chuyển giao văn bản còn nhiều bất cập, chưa khoa học, một số khâu còn thực hiện chưa chính xác dẫn đến đôi khi văn bản chuyển giao đi bị nhầm lẫn hoặc bị hoàn trả lại.
2.4. Công tác lưu trữ
Một số cá nhân chưa trong cơ quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định và chưa có ý thức việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan.
Công tác lưu trữ chưa được quan tâm nhiều, những tài liệu có giá trị chưa được bảo quản tốt mà chỉ quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, còn phân tán ở các bộ phận, phòng, ban nên khi thực hiện công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian.
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược