CHƯƠNG V HIỆU LỰC THI HÀNH
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm
1. Đối với cơ quan thực tập
Với yêu cầu ngày càng cao của công việc thì đòi hỏi mỗi cơ quan phải tự hoàn thiện, nâng cao năng lực hoạt động của mình, kịp thời đáp ứng những yêu cầu phát triển chung của xã hội. Vì vậy công tác văn phòng cũng đòi hỏi có những thay đổi để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Tiến tới xây dựng mô
hình văn phòng hiện đại kiểu mẫu, phù hợp với xu thế phát triển của đất nước và thời đại. Để làm được điều này văn phòng văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc đã chủ động nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, cải tiến quy trình nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của các thiết bị kỹ thuật tiên tiến. Em xin đề xuất một số ý kiến để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm như sau:
1.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng
Tích cực đổi mới nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ, năng lực của cán bộ, công chức về công tác văn phòng theo yêu cầu của công việc. Giúp cho hoạt động của văn phòng bắt kịp, đáp ứng được nhu cầu của nền hành chính nhà nước trong thời kỳ hội nhập toàn cầu.
Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức của cơ quan như: Cử cán bộ đi học, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, các lớp tập huấn ngắn hạn, các buổi thăm quan học tập kinh nghiệm… Tăng cường công tác đào tạo, ứng dụng tin học vào công tác văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng được nhu cầu giải quyết công việc.
Đồng thời mỗi cán bộ công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện mình cả về nhận thức và chuyên môn, nghiệp vụ, trau dồi đạo đức, lối sống, bản lĩnh chính trị có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu của nền hành chính công vụ trong công cuộc hiện đại hóa, công nghiệp hóa đất nước.
1.2. Về việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ
Nội dung các công việc trong hoạt động của văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc như tham mưu, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, xây dựng chương trình công tác, soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác, phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, nộp hồ sơ vào lưu trữ…. đều có những quy định cụ thể về nghiệp vụ cũng như quy trình tổ chức, giúp cho công việc được giải quyết theo một cách trình tự, chủ động, sáng tạo và khoa học.
Cần hoàn thiện về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, có sự phân công công việc một cách khoa học và hợp lý.
Tổ chức công việc khoa học, sáng tạo về đội ngũ nhân sự, sổ sách, tài liệu và cơ sở vật chất, công tác lập hồ sơ. Đây là công việc có ý nghĩa hết sức quan
trọng tới công tác quản lý và giải quyết công việc trong văn phòng và của toàn cơ quan.
Để việc trình các văn bản lên cho lãnh đạo huyện ủy được bảm bảo đúng, khoa học hơn nên xây dựng, bổ sung văn bản trình lãnh đạo ký để văn bản đảm bảo đúng đắn khi ban hành.
Thường xuyên cập nhật và sử dụng các phần mềm quản lý văn bản để cập nhật và quản lý văn bản đi, đến cơ quan.
Tăng cường triển khai thực hiện hiệu quả việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000-2000 trong công tác văn phòng.
1.3. Về công tác Văn thư - Lưu trữ
Để phát huy vai trò, nhiệm vụ của công tác văn thư – lưu trữ phục vụ tốt công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của huyện ủy ngày càng hiệu quả hơn thì cần thực hiện một số giải pháp sau:
- Hoàn thiện hệ thống tổ chức, đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ trongcơ quan huyện ủy.
- Tăng cường sự chỉ đạo, quan tâm của lãnh đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư
- Hoàn thiện các quy trình, khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư.
- Quan tâm hơn nữa đến công tác văn thư - lưu trữ như: Cần có thêm biên chế cán bộ văn thư - lưu trữ, đầu tư trang thiết bị cho kho, dụng cụ và các phương tiện cho hoạt động của văn thư, bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, cặp, bó….), để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động văn thư - lưu trữ. Để đem lại hiệu quả cao nhất đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động chỉ đạo, quản lý của lãnh đạo, cán bộ trong cơ quan. Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ và quần chúng nhân dân địa phương.
1.4. Về trang thiết bị văn phòng.
Để hướng tới việc xây dựng mô hình văn phòng hiện đại trong tương lai thì trang thiết bị văn phòng là một yếu tố có vai trò rất quan trọng cho văn phòng, giúp cho công việc được giải quyết một cách dễ dàng, góp phần tích cực
vào hoạt động của văn phòng. Vì vậy cần chú trọng đầu tư, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của văn phòng.
1.5. Phân công công việc
Trong quá trình tổ chức việc bố trí, sắp xếp, phân công công việc của cán bộ, công chức cũng cần được sự quan tâm, chú trọng hơn. Bố trí, sắp xếp, phân công công việc hợp lý nhằm phát huy những thế mạnh, năng lực, sở trường của mỗi thành viên tạo ra hiệu quả công tác cao hơn.
Tổ chức, bố trí phòng làm việc một cách khoa học với đầy đủ các tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo cả về sức khỏe và tinh thần cho cán bộ và công chức.
Trên đây là một số ý kiến đề xuất của cá nhân em để có thể khắc phục những hạn chế còn tồn tại và phát huy những ưu điểm, giúp văn phòng Huyện ủy huyện Yên Lạc hoạt động ngày càng hiệu quả hơn.