Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác
quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân. Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan về việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu được trong hoạt động của bộ máy Nhà nước nói chung và Huyện ủy nói riêng.
Với chức năng là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu. Để thực hiện được hai chức năng trên thì nhiệm vụ của công tác lưu trữ đó là thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ (ban hành các văn bản hướng dẫn). Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, phân loại tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Trên cơ sở các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về công tác Văn thư – Lưu trữ Huyện ủy đã có những chỉ đạo về thực hiện các nghiệp vụ của công tác Lưu trữ:
3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Đối với Huyện ủy huyện Yên Lạc nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực công tác ủy, hội, đội, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng... của lãnh đạo Huyện ủy, của lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị chuyên môn trong quá trình hoạt động được đưa vào lưu trữ cơ quan. Ngoài ra còn có những tài liệu của cơ quan cấp trên gửi tới, tài liệu cũ để lại cho cơ quan, đơn vị, các cá nhân cũng là nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Huyện ủy huyện Yên Lạc là những tài liệu có giá trị thực tiễn phục vụ lâu dài cho công tác của cơ quan.
Cán bộ, công chức tại các phòng chuyên môn căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của phòng mình thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ chính xác và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Cán bộ lưu trữ thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu đã giải quyết ở bộ phận văn thư, lưu trữ hiện hành. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào Danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu. Thời
gian hàng năm do Lãnh đạo Huyện ủy quy định.
Cán bộ lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu còn để lại ở các đơn vị phòng ban và các đồng chí lãnh đạo đã chuyển công tác.
Định kỳ hàng năm các đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa vào các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt như kinh tế, chính trị, xã hội… từ đó lựa chọn, bổ sung những tài liệu có giá trị dưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy.
Phân loại tài liệu
Tài liệu lưu trữ của Huyện ủy huyện Yên Lạc được phân loại dựa trên nguyên tắc không phân tán phông, các tài liệu được phân loại theo từng năm, từng đơn vị, phòng, cá nhân trong cơ quan. Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống, các tài liệu của đơn vị gửi đến cho huyện ủy, các phòng, cá nhân cũng được phõn loại rừ ràng. Việc phõn loại sẽ tạo điều kiện cho cỏc nghiệp vụ khỏc của công tác lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại các tài liệu trong phòng theo phương án phân loại trong đó có sửa chữa phục hồi lại các tài kiệu có giá trị để phục vụ cho công tác của các cá nhân, đơn vị. Công tác lưu trữ tuân thủ nguyên tắc không phân tán Phông lưu trữ tài liệu của cơ quan được sắp xếp theo phòng riêng cùng với sự sắp xếp của cán bộ chuyên môn.
Căn cứ vào thực tế của cơ quan Huyện ủy trong quá trình hoạt động có những thay đổi về cơ cấu tổ chức, bộ máy, việc bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ, có sự sáp nhập hoặc chia tách cơ cấu tổ chức giữa các phòng, đơn vị. Cho nên tài liệu được chia theo thời gian, phân loại theo các đơn vị tổ chức. Với một cơ quan như huyện ủy thì hằng năm số lượng hồ sơ, tài liệu hình thành là rất lớn. Vì vậy hằng năm cơ quan đều thực hiện việc chỉnh lý tài liệu để đưa vào bảo quản,
lưu trữ các tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ và tiêu các tài liệu không có giá trị hoặc hết thời hạn bảo quản.
Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu của Huyện ủy thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về công tác chỉnh lý giúp cho việc tìm kiếm văn bản được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng.
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật, công nghệ nhằm kéo dài tuổi thọ cho hồ sơ, tài liệu nhằm phục vụ mục đích bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao nhất, phát huy những giá trị của từng tài liệu.
Để bảo quản tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ được bố trí ở tầng 2 thoáng mát đạt tiêu chuẩn. Nền móng nhà cao ráo, nước không thấm qua vào nền nhà, hệ thống điện trong kho sử dụng toàn bộ cáp ngầm, có hệ thống đèn chiếu sáng.
Ngoài ra còn có giá và tủ đựng tài liệu hồ sơ để tránh bụi
Kho lưu trữ được trang bị tự động, ngoài ra phông lưu trữ còn được trang bị bìa hồ sơ, cặp, hộp đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và tác động bên ngoài.
Phông lưu trữ được thiết kế bảo quản các yếu tố khô thoáng và kín. Kho lưu trữ còn có các thiết bị: quạt thông gió, máy điều hòa, quạt chống ẩm, các thiết bị chống cháy...
Có quy định về chế độ bảo vệ tài liệu trong kho khá nghiêm ngặt
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đã được lãnh đạo cơ quan chú trọng và trang bị khá đầy đủ về trang thiết bị giúp công tác bảo quản tài liệu được tốt hơn.
Tổ chức sử dụng tài liệu:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu và yêu cầu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối của công tác lưu trữ.
Huyện ủy luôn chú trọng công tác tổ chức sử dụng tài liệu vì nó không chỉ
phục vụ tạm thời mà còn phục vụ lâu dài. Không chỉ phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ nhân viên cơ quan mà còn phục vụ cho các ban, ngành, đơn vị, các phường, các cơ quan ngoài huyện đến khai thác với mục đích thiết thực.
Tài liệu lưu trữ huyện ủy được áp dụng chỉ có một hình thức sử dụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc, các tài liệu mà độc giả đến khai thác hầu hết được cán bộ lưu trữ ghi lại có biên bản ghi nhận khai thác và sử dụng.
3.2. Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác lưu trữ Ưu điểm:
Công tác lưu trữ của Huyện ủy đã thực hiện tốt và đầy đủ theo các quy trình, nghiệp vụ được nhà nước quy định.
Công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu được thực hiện tốt, hiệu quả cao, thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ đảm bảo an toàn bí mật hồ sơ tài liệu của cơ quan nói cung và bí mật của Đảng và nhà nước.
Thực hiện nghiêm chế độ thông tin báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất phục vụ cho công tác kiểm tra chỉ đạo của các cấp, đặc biệt thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê định kỳ công tác lưu trữ hàng năm với cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền.
Được sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, Huyện ủy đã từng bước bố trí kinh phí, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ.
Đồng thời với việc trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ thì cơ quan cũng đá chú trọng tới đội ngũ cán bộ, công chức được bổ sung tăng cường, được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ, được sắp xếp, bố trí phù hợp với chuyên môn năng lực trong công tác lưu trữ.
Nhược điểm:
Tài liệu của các phòng, ban đơn vị vẫn tồn đọng trong tình trạng xé lẻ, bó gói chưa được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Hiện nay số lượng các tài liệu, sách báo tham khảo chưa phong phú nên vẫn hạn chế trong việc khai thác sử dụng tài liệu của độc giả.
Độc giả chưa đánh giá hết tác dụng của tài liệu lưu trữ nên chưa chủ động đến nghiên cứu, khi có công việc cần giải quyết thì mới tra tìm do đó chất lượng sử dụng tài liệu chưa cao.
Tuy được trang bị khá đầy đủ trang thiết bị song những trang thiết bị này đã hư hỏng cần được thay thế.
Việc lắp đặt các trang thiết bị đòi hỏi chi phí cao.
Tóm lại, mặc dù công tác lưu trữ của Huyện ủy huyện Yên Lạc đã có một bước phát triển mới, song vẫn còn một số hạn chế đòi hỏi hiện nay huyện ủy phải quan tâm hơn nữa để làm tốt công tác lưu trữ, phổ biến rộng rãi tầm quan trọng trong công tác lưu trữ để phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ.
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN