Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ĐẢNG uỷ KHỐI DOANH NGHIỆP hà nội

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội. 2 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 2 2. Cơ cấu tổ chức của cơ quan. 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội. 3 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội (gọi tắt là Đảng ủy Khối). 5 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 5 1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Đảng ủy Khối 5 1.2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Đảng ủy Khối 6 1.3. Công tác tổ chức 01 hội nghị của Đảng ủy Khối 7 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 8 1.5 Tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Đảng ủy Khối 9 2. Khảo sát về công tác văn thư 10 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 11 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 13 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 13 3.2. Chỉnh lý tài liệu 13 3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 14 3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 15 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA ỦY KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI 16 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 17 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của cơ quan 22 3. Soạn thảo “Quy chế Văn hóa công sở tại Đảng ủy khối doanh nghiệp” 32 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Đảng ủy khối Doanh nghiệp HN. 37 5. Mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan. 39 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Đảng ủy Khối 43 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Đảng ủy Khối 44 1. Công tác Văn phòng 44 2. Công tác văn thư: 45 3. Công tác lưu trữ: 46 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 47 1. Các quy trình, nghiệp vụ. 47 2. Hiện đại hoá văn phòng của cơ quan. 47 C. KẾT LUẬN 49

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI 2

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội 2

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2

2 Cơ cấu tổ chức của cơ quan 3

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội 3

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội (gọi tắt là Đảng ủy Khối) 5

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 5

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Đảng ủy Khối 5

1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Đảng ủy Khối 6

1.3 Công tác tổ chức 01 hội nghị của Đảng ủy Khối 7

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 8

1.5 Tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Đảng ủy Khối 9

2 Khảo sát về công tác văn thư 10

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 11

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 13

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 13

3.2 Chỉnh lý tài liệu 13

3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 14

3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 15

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA ỦY KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI 16

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và

năm 17

2 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của cơ quan 22

3 Soạn thảo “Quy chế Văn hóa công sở tại Đảng ủy khối doanh nghiệp” 32

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Đảng ủy khối Doanh nghiệp HN 37

5 Mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan 39

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Đảng ủy Khối 43

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44

I Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Đảng ủy Khối 44

1 Công tác Văn phòng 44

2 Công tác văn thư: 45

3 Công tác lưu trữ: 46

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 47 1 Các quy trình, nghiệp vụ 47

2 Hiện đại hoá văn phòng của cơ quan 47

C KẾT LUẬN 49

Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quannào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Công tác này nếu đượcthực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếuthực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển.

Với phương châm học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, nhằmtrang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thựchiện những hoạt động quản lý điều hành của cơ quan tổ chức, Nhà trường đã tổchức cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng khoá 2012- 2015 đi thực tập ngoàithực tế Theo kế hoạch của Nhà trường và khoa em đã liên hệ và được tiếp nhậnthực tập ở Đảng Uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội từ ngày 09/03/2015 đến hết ngày29/04/2015

Từ những kiến thức đã học ở Nhà trường em đã áp dụng vào thực tế vàbước đầu giúp em hoàn thiện kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của mình Đợt thựctập này giúp cho em làm quen với công việc của cơ quan, vận dụng những kiếnthức đã được học ở trường vào công việc thực tế, củng cố tổng hợp lại kiến thứcđúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc sau này

Trong quá trình đi thực tập, em đã được cán bộ Đảng uỷ khối Doanh nghiệp

Hà Nội tận tình chỉ dạy, nên em đã làm tốt công việc được giao phó tại cơ quan.Qua đó, em đã tích luỹ được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về côngtác văn phòng trong cơ quan

Sinh viên

Bùi Thị Hồng Hạnh

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội.

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.

* Một vài nét khái quát về Đảng ủy khối Doanh nghiệp Hà Nội.

Đảng bộ Khối Doanh nghiệp Hà Nội được thành lập ngày 04/8/2009 với 43chi, đảng bộ cơ sở trực thuộc và 4.525 đảng viên Toàn bộ đều là tổ chức đảngtrong các loại hình doanh nghiệp Nhà nước hoặc công ty cổ phần mà Nhà nướcnắm giữ tỷ lệ chi phối, trong đó có nhiều doanh nghiệp trọng yếu của Thành phố

Tổ chức bộ máy và cán bộ của doanh nghiệp do Ủy ban nhân dân Thành phố quản

lý và trực tiếp chỉ đạo về lĩnh vực sản xuất kinh doanh

Sau hơn 5 năm ra đời từ 43 tổ chức cơ sở đảng trực thuộc đến nay Đảng bộKhối Doanh nghiệp có 127 tổ chức cơ sở đảng (57 đảng bộ và 70 chi bộ cơ sở),gồm nhiều loại hình hoạt động khác nhau có 01 tổ chức đảng trong đơn vị hànhchính sự nghiệp, 5 tổ chức đảng trong các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập, 121 tổchức đảng trong các loại hình doanh nghiệp như: Doanh nghiệp nhà nước, công ty

mẹ - công ty con, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốnliên doanh với nước ngoài Hình thức kinh doanh đa ngành nghề, địa bàn hoạtđộng rộng khắp trên cả nước với tổng số trên 7.400 đảng viên

Văn phòng Đảng ủy Khối có 08 cán bộ, công chức, viên chức; trong đó, cóChánh Văn phòng , 02 Phó Văn phòng (01 đồng chí Phó Chánh Văn phòng kiêm

Bí thư Đoàn Thanh niên Khối và Kế toán cơ quan Đảng ủy Khối), chuyên viên có

01 đồng chí kiêm nhiệm công việc Văn phòng Hội Cựu Chiến Binh Khối; nhânviên có 04 đồng chí (gồm 02 lái xe, 01 văn thư và 01 tạp vụ)

Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cơ bản có kinh nghiệm hoạt độngthực tiễn công tác đảng; có phẩm chất đạo đức tốt, bản lĩnh chính trị vững vàng; cótinh thần trách nhiệm, ý thức tự chủ, biết khắc phục khó khăn, hoàn thành nhiệm

vụ được giao, đồng thời chấp hành tốt đường lối, chủ trương của Đảng, chínhsách, pháp luật Nhà nước, nội quy, quy chế của cơ quan

* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

Đảng uy Khối Doanh nghiệp Hà Nội là cấp ủy cấp trên trực tiếp của các tổchức cơ sở đảng thuộc Khối, có chức năng lãnh đạo các tổ chức cơ sở đảng trongKhối phát huy vai trò hạt nhân chính trị lãnh đạo cán bộ, đảng viên và người laođộng trong doanh nghiệp, thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh;chấp hành đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; xây dựng đảng

bộ, chi bộ trong sạch vững mạnh gắn với xây dựng cơ quan, doanh nghiệp và các

tổ chức đoàn thể vững mạnh

Đặc thù của Đảng ủy Khối không có chính quyền cùng cấp, không phải làcấp ủy lãnh đạo toàn diện các mặt kinh tế, xã hội, sản xuất kinh doanh mà chủ yếulàm công tác xây dựng đảng và lãnh đạo, chỉ đạo xây dựng các tổ chức chính trị xãhội thuộc phạm vi các doanh nghiệp trong Khối Từ thực tế trên đây đặt ra choĐảng bộ Khối những khó khăn nhất định trong việc thực hiện chức năng, nhiệm

vụ chính trị của Khối

2 Cơ cấu tổ chức của cơ quan.

- Cơ quan Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Hà Nội có 23 cán bộ công chức

- Đảng ủy Khối doanh nghiệp Hà Nội có 04 Ban đảng giúp việc

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơ quan Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Hà Nội (Phụ lục I)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội.

Văn phòng đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội gồm 08 cán bộ (01 đ/cChánh Văn Phòng, 02 đ/c Phó Văn phòng, 01 đ/c văn thư lưu trữ, 01 đ/c tạp vụ, 02đ/c lái xe) Tuy nhiên có 01 đ/c Phó văn phòng kiêm nhiệm kế toán cơ quan và Bíthư Đoàn thanh niên; 01 đ/c cán bộ kiêm nhiệm văn phòng Hội Cựu chiến binh

Văn phòng Đảng ủy có nhiệm vụ:

- Tham mưu giúp Ban Thường vụ Đảng ủy Khối xây dựng chương trìnhcông tác và lịch sinh hoạt của Ban Thường vụ Đảng ủy; giúp Ban Chấp hành, BanThường vụ, Thường trực Đảng ủy Khối tổ chức thực hiện quy chế làm việc

- Chuẩn bị hoặc tham gia chuẩn bị nội dung, chương trình và phục vụ đạihội Đảng bộ Khối, hội nghị do Ban Thường vụ Đảng ủy Khối triệu tập, các cuộchọp giao ban, họp cơ quan; công tác đối ngoại của cấp ủy

- Theo dõi, thu thập thông tin, đôn đốc việc chuẩn bị các đề án, chươngtrình, kế hoạch công tác của Đảng ủy Khối; tổng hợp tình hình kết quả hoạt động

về công tác xây dựng Đảng thuộc phạm vi Đảng bộ Khối Xây dựng báo cáotháng, quý, năm của Đảng ủy Khối và của cơ quan Đảng ủy Khối theo quy địnhgửi Thành ủy, Văn phòng Thành ủy

- Hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng, công tác tài chính đảng cho cấp ủy cơ

sở Đôn dốc các cơ sở đảng trực thuộc thực hiện chế độ thông tin tổng hợp, hướngdẫn nội dung sơ, tổng kết công tác xây dựng Đảng; kiểm tra, giám sát và thực hiệnchế độ kế toán- tài chính cho các đơn vị được thụ hưởng ngân sách của Đảng bộ

- Tổ chức thực hiện công tác thống kế, văn thư lưu trữ, bảo mật ở cơ quanĐảng ủy Khối theo đúng quy định Giúp ban Thường vụ Đảng ủy Khối về quản lýCông văn đi, đến, tiếp nhận, in ấn và phát hành các tài liệu phục vụ yêu cầu của cơquan Đảng ủy Khối Thẩm định thể thức các văn bản, báo cáo của Ban Chấp hành,Ban thường vụ Đảng ủy Khối trước khi in ấn và phát hành

- Tham mưu giúp Thường trực Đảng ủy Khối xây dựng quy chế thực hiệndân chủ trong hoạt động cơ quan và đôn đốc các ban trong cơ quan thực hiện;tham mưu, theo dõi công tác thi đua khen thưởng trong phạm vi cơ quan Đảng ủyKhối

- Là đại diện chủ sở hữu tài sản của cơ quan Đảng ủy Khối, trực tiếp quản lýthực hiện thu chi ngân sách, đảng phí theo quy định, hướng dẫn của cơ quan tàichính cấp trên đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính của Đảng và Nhà nước hiệnhành Thực hiện các công việc hành chính Thực hiện các công việc hành chính,quản trị trong nội bộ cơ quan Đảng ủy Khối, chăm lo bảo đảm và quản lý phươngtiện, điều kiện làm việc, sinh hoạt cho lãnh đạo, cán bộ công chức cơ quan, phục

vụ yêu cầu công tác của cơ quan Đảng ủy Khối

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Ban Thường vụ, thường trựcĐảng uỷ Khối giao

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( Phụ lục 2)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội (gọi tắt là Đảng ủy Khối).

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Đảng ủy Khối

Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước (văn phòng) là đơn vị có chứcnăng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trungtâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức,điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sựlàm việc giúp lãnh đạo

Hiện nay ở Đảng ủy Khối lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong cơ quan, mỗingười đều có một cách nhìn và đánh giá rất khác nhau về nghề này Tuy nhiênđiều này là dễ hiểu, bởi vì mỗi người có 1 quan điểm và cách nhìn khác nhau vàdưới nhiều góc độ Tuy vậy nhìn chung là mọi người đều nhận thấy rõ tầm quantrọng công tác này đối với công việc và hiệu quả công việc của cơ quan Dưới đâytôi xin trích một số quan niệm của lãnh đạo, nhân viên trong cơ quan

Nhân viên văn phòng nói chung và chánh văn phòng nói riêng là cánh tayđắc lực cho lãnh đạo và từ đây cũng cần những nhân viên văn phòng luôn chungthực, tỉ mỉ, cản thận, khéo léo và linh hoạt trong các nhiệm vụ được giao Xã hộingày một phát triển để đáp ứng nhu cầu đất nước thì cũng cần có những cách nhìn

và cách nghĩ thực tế hơn về ngành văn phòng để tạo điều kiện cho học khẳng địnhmình trong tương lai song hành cùng các nghề nghiệp khác một cách hoàn thiện vàsáng tạo cùng thời đại

Nhân viên văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng giải quyết các côngviệc, họ như 1 cánh tay phải của người lãnh đạo, ở nước ta nghề này mới đangphát triển, còn ở các nước Tư bản chủ nghĩa nghề này đã phát triển với chuyênmôn cao và rất có vị trí và rất có vị trí trong xã hội"

Văn phòng là bộ phận “trọng yếu” giúp việc của cơ quan, Văn phòng cóvai trò rất lớn trong công tác quản lý của Đảng ủy Khối Văn phòng thực hiệnthu thập, tổng hợp, phân tích thông tin nhằm cung cấp cho lãnh đạo những

thông tin, những phương án để ra quyết định kịp thời đúng đắn.

Là đầu mối liên hệ của các phòng, ban trong Đảng ủy Khối , Văn phòngcòn giúp lãnh đạo nắm tình hình thông tin, báo cáo với cấp trên về tình của các

cơ sở Đảng, các ban, ngành và các tổ chức đoàn thể Giúp lãnh đạo nắm bắtđược khái quát tình hình của cơ quan, tiến độ thực hiện công việc, giúp lãnhđạo rà soát lại các văn bản trước khi trình lên lãnh đạo ký Nhờ có sự thammưu, giúp việc của Văn phòng góp phần vào sự thành công trong công tác quản

Chương trình công tác của Đảng ủy Khối là toàn bộ dự kiến những côngviệc và hoạt động chủ yếu của Đảng ủy Khối có quan hệ chặt chẽ, logic theomột trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định nêu một các vắn tắtnhằm tổ chức làm việc một cách chủ động, có định hướng, từng bước cụ thể hóaviệc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ lãnh đạo của Đảng bộ huyện

Chương trình công tác của Đảng ủy Khối gồm có:

+ Chương trình công tác toàn khóa;

+ Chương trình công tác năm;

+ Chương trình công tác tháng;

+ Chương trình công tác tuần;

Căn cứ các chủ trương, nghị quyết của Đảng; chương trình công tác toànkhoá của Ban Chấp hành Khối Doanh nghiệp Thành phố Hà Nội xây dựng chương

trình công tác của cơ quan quy trình cụ thể như sau:

- Thường trực Đảng ủy Khối giao Văn phòng xây dựng dự thảo đề cươngchương trình công tác năm, quý, tháng Văn phòng sẽ xây dựng dự thảo, sau đó tổchức lấy ý kiến góp ý của các Phòng, Ban, đơn vị liên quan;

- Văn phòng tổng hợp tiếp thu ý kiến hoàn chỉnh dự thảo trình Chánh Vănphòng

- Trình, xin ý kiến Thường trực Đảng ủy Khối ;

- Văn phòng tiếp tục hoàn thiện dự thảo;

- Trình lãnh đạo Đảng ủy Khối quyết định và ban hành chính thức

* Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác Đảng ủy Khối (Phụ lục số 03)

1.3 Công tác tổ chức 01 hội nghị của Đảng ủy Khối

* Trước tiên Văn phòng phải chuẩn bị tốt khâu chuẩn bị

Lập kế hoạch tổ chức hội nghị: Xác định mục đích, thành phần của hội nghị.Chuẩn bị tài liệu, phân công công việc cho từng cá nhân như viết báo cáo, thamluận, người chủ trì hội nghị

+ Lập danh sách đại biểu, khách mời và gửi giấy mời;

+ Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị;

Ngoài ra, Văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất cho hộinghị như: kinh phí, loa đài, maket, băng dôn, hoa tươi, ánh sáng, lễ tân, nhân sựphục vụ hội nghị…

* Trong quá trình tổ chức hội nghị

+ Văn phòng phải kiểm tra, rà soát lại toàn bộ công việc tổ chức hội nghị(trước 1 đến 2 ngày);

+ Đón tiếp đại biểu;

+ Người chủ trì lên đọc chương trình hội nghị, giới thiệu thành phần kháchmời và điều hành hội nghị;

+ Cử thư ký ghi biên bản hội nghị

* Sau khi hội nghị bế mạc

+ Người chủ trì thông báo, tổng hợp các báo cáo hội nghị;

+ Văn phòng quyết toán kinh phí hội nghị.

+ Văn phòng thu thập tài liệu hội nghị để lập hồ sơ

Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị ( Phụ lục số 04)

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

* Tổ chức, chuẩn bị nội dung

Văn phòng lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi, xác định mục đích, nội dungcông việc, địa điểm đến, thời gian thành phần và kinh phí chuyến đi

- Văn phòng đề xuất ý kiến vào kế hoạch trước khi trình Phó Bí thư phêduyệt

- Sau khi kế hoạch được phê duyệt, Văn phòng thông báo cho cơ quan nơiđoàn đến công tác Sau đó Văn phòng chuẩn bị:

+ Tên đoàn, Trưởng đoàn, các thành viên trong đoàn và phân công tráchnhiệm cụ thể

+ Nội dung và lịch làm việc

+ Kinh phí, kinh phí dự phòng, cung cấp một số thông tin khác như đại sứquán

+ Văn phòng thông báo cho các đơn vị thời gian thủ trưởng đi công tác đểcác đơn vị hoàn tất thủ tục trình thủ trưởng ký ban hành

+ Văn phòng thảo văn bản ủy quyền trong thời gian lãnh đạo đi công tác

* Trong thời gian thủ trưởng đi công tác:

- Văn phòng phải liên lạc với thủ trưởng cơ quan, thông báo tình hình của

cơ quan cho thủ trưởng và nhận sự chỉ đạo từ thủ trưởng

- Văn phòng thông báo bằng văn bản về sợ phân công lao động trong cơquan khi thủ trưởng đi công tác

- Văn phòng hỗ trợ, tham mưu cho người được ủy quyền giải quyết cáccông việc của cơ quan thay lãnh đạo

- Văn phòng theo dõi, đôn đốc các đơn vị về tình hình thực hiện các côngviệc của cơ quan

* Sau chuyến đi công tác:

- Văn phòng báo cáo tóm tắt tình hình công tác của cơ quan trong thời gian

thủ trưởng đi công tác.

- Văn phòng thông báo kết quả chuyến đi công tác của lãnh đạo tới cácphòng, ban khác trong Đảng ủy Khối

- Văn phòng lập hồ sơ chuyến đi công tác

- Văn phòng quyết toán kinh phí

- Đưa kết quả chuyến đi công tác vào chương trình công tác tiếp theo của cơquan

Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan (Phụ lục

số 05)

1.5 Tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Đảng ủy Khối

Nghi thức văn hóa công sở là thành phần không thể thiếu của mỗi cơ quan,

tổ chức Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể quy định về Nghi thức văn hóacông sở cho các cơ quan tổ chức Ở Đảng ủy Khối , việc thực hiện Nghi thức vănhóa công sở cũng được lãnh đạo quan tâm và quán triệt triển khai

Các cán bộ đều thực hiện tốt quy định về trang phục, giao tiếp ứng xử Tinhthần trách nhiệm cao đối với công việc Hoàn thành 98% khối lượng công việcđược giao theo đúng quy định Giải quyết nhanh chóng những đơn thư, khiếu nại,

tố cáo và mọi yêu cầu nguyện vọng của dân

Các buổi hội họp trong cơ quan được tổ chức trang t rong, đầy đủ thànhphần, thể thức có bố trí một phòng họp riêng có đầy đủ trang thiết bị dể phục vụcho hội họp Mỗi cán bộ đều hoàn thành tốt công việc được giao để buổi họp đạtkết quả tốt

Đối với các nghi lễ cưới hỏi, tang lễ trong cơ quan cũng được thực hiện theođúng quy định, không quan liêu lãng phí hao tốn tiền của của dân

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến

và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo mộthình thức phù hợp Các hình thức này bao gồm:

+ Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệpchuyên môn văn thư được tập chung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn Hìnhthức này được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ítphức tạp, số lượng văn bản ít

+ Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp

vụ công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị cơ sở, tổ chức trựcthuộc Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơcấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở cách xa nhau

+ Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một

số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: đánh máy, in, đăng ký vănbản được tổ chức chung ở một nơi Có khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giảiquyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ Hìnhthức văn bản hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hànhpháp và quản lý hành chính Nhà nước

Công tác văn thư bao gồm 05 nội dung cơ bản, không thể thiếu được đó là:

- Công tác xây dựng và ban hành văn bản

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

- Công tác quản lý văn bản đi

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu

- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Như vậy công tác văn thư ở cơ quan Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Hà Nộiđóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan bao gồm toàn bộcác công việc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan Muốn hoạt động tốt đều phải cần có

công tác văn thư, nó được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý Nhànước nói chung Trong văn phòng, công tác văn thư là một nội dung quan trọng,chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng, nó giúp cho mọihoạt động của cơ quan được thông suốt, đạt hiệu quả cao trong công việc thực hiệnchức năng, nhiệm vụ quản lý của cơ quan.

* Ưu Điểm.

Lãnh đạo cơ quan Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Hà Nội luôn quan tâm chútrọng đầu tư các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác văn thư như: Máytính, máy in, máy photo, điều hòa,… Đặc biệt chú trọng việc nâng cao chuyênmôn, nghiệp vụ cho cán bộ cơ quan và cán bộ làm công tác văn thư

Công tác văn thư luôn được lãnh đạo quan tâm chú trọng trang bị về trangthiết bị và hàng năm cử cán bộ đi học lớp bồ dưỡng nghiệp vụ văn thư do Thành

ủy tổ chức Chính nhờ sự quan tâm của lãnh đạo nên công tác văn thư đảm bảođược thực hiện tốt, hiệu quả công việc và ngày càng hoàn thiện hơn

- Cơ quan thiếu phòng làm việc, Đảng uỷ Khối chưa có kho lưu trữ riêng

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư của cơ quan đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của đồng chíChánh Văn phòng cơ quan.Đồng chí Chánh Văn Phòng cơ quan chịu trách nhiệmtrước Thủ trưởng cơ quan về việc lãnh đạo, điều hành toàn diện các mặt công táccủa văn phòng; Trực tiếp chỉ đạo đồng chí Văn thư việc tiếp nhận và xử lý các loạivăn bản đến (khi nhận văn bản đến, cán bộ văn thư đóng dấu công văn đến, vào sổcông văn đến đồng thời trình báo cáo đồng chí Chánh Văn phòng để phân loại và

tham mưu với Thường trực chuyển phân công các Ban Đảng ủy Khối triển khaithực hiện theo thẩm quyền), sau khi trình Thường trực duyệt văn bản đó sẽ đượcchuyển ngay đến các Ban, Văn phòng Đảng uỷ Khối trong ngày để triển khai thựchiện Sổ đăng ký công văn đi, đến được sử dụng và quản lý tại bộ phận Văn thưcủa Văn phòng Đảng uỷ theo mẫu của Cục lưu trữ Trung ương.

Thực hiện Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định 110/2004/NĐ-CPngày 08/4/2004 về công tác Văn thư… Thành ủy Hà Nội hàng năm có tổ chức Hộinghị tập huấn nghiệp vụ cho công tác văn thư

- Toàn bộ văn bản của cơ quan Đảng ủy đều được thực hiện nghiêm túc theoQuyết định số 31-QĐ/TW của Bộ Chính trị, Quyết định số 91-QĐ/TW của Ban Bíthư và Hướng dẫn số 11-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Các văn bảntrước khi phát hành được kiểm tra đúng thể thức văn bản của Đảng, cho số theotên loại văn bản, đóng dấu, vào sổ lưu và phát hành chính xác đến địa chỉ nhận

- Quản lý công văn đi, đến: đảm bảo quy trình xử lý và quản lý công văn đi,đến đã được triển khai thực hiện quản lý trên máy tính

- Công văn đi: được sắp xếp theo thể loại văn bản Mỗi loại văn bản đềuđược đánh số thống nhất theo nhiệm kỳ

- Việc gửi văn bản Đảng ủy Khối đã triển khia bằng hình thức gửi qua địachỉ Email, qua tin nhắn và đường chuyển phát của bưu điện

- Đối với công văn mật thì được bố trí lưu cất giữ riêng

- Việc quản lý tài liệu, con dấu của cấp ủy được tuân thủ theo nguyên tắcbảo mật, an toàn

- Hàng năm Văn phòng Thành uỷ Hà Nội về kiểm tra hoạt động nghiệp vụcông tác văn thư, lưu trữ

Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan Đảng ủy Khối được thực hiệntheo đúng quy định tại nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định của Chính phủ vềcông tác văn thư lưu trữ ban hành ngày 08/4/2004

Làm tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, giữ gìn bí mật của đảng và của nhà

nước Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơquan, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác văn thưlưu trữ.

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

* Khái niệm: Thu thập, bổ sung tài liệu là toàn bộ những công việc có liên

quan đến việc tiếp nhận, thu thập, sưu tầm các tài liệu có giá trị lưu trữ theo phạm

vi, quyền hạn đã được quy định vào kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản tốt và sửdụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Cuối mỗi năm Văn phòng đều có công văn gửi các đơn vị yêu cầu giao nộptài liệu vào Lưu trữ cơ quan vào đầu năm sau

Nhận xét: Nhìn chung các vụ, đơn vị đều thực hiện nghiêm túc quy định về

việc giao nộp tài liệu Các tài liệu đều được các vụ sắp xếp sơ bộ theo quy định và

có thống kê theo nhóm tài liệu để bàn giao

Tài liệu được sắp xếp (theo tác giả, tên loại tài liệu, hoặc theo thời gian…)

Hạn chế: Mặc dù, Văn phòng Đảng ủy Khối đã có công văn gửi các đơn vị

giao nộp tài liệu nhưng thời gian giao nộp của một số đơn vị còn chậm chưa đúngtiến độ, việc nộp tài liệu chủ yếu là khi cán bộ bàn giao công việc

Một số đơn vị còn để tài liệu lộn xộn, hoặc chưa có thống kê đầy đủ khi bàngiao, tài liệu nộp bị xé lẻ, chưa được lập hồ sơ

Tài liệu gửi đến các vụ có khi còn tập trung ở một số chuyên viên chưa giaonộp hết, mặc dù chuyên viên đã giải quyết xong công việc

3.2 Chỉnh lý tài liệu

Đảng ủy Khối đã tiến hành chỉnh lý tài liệu từ khoá I đến khoá XVIII.Thành phần tài liệu của Phông lưu trữ Đảng ủy Khối khá phong phú và đa dạngnên việc chỉnh lý tài liệu được chọn theo phương án “Thời gian - mặt hoạt động”

Trong kho lưu trữ của Đảng ủy Khối , toàn bộ tài liệu thuộc phông lưu trữcủa Huyện đã được thu hồi, tập trung để đưa ra chỉnh lý Tài liệu của Đảng ủyKhối đã được lập hồ sơ với các tập lưu văn thư được sắp xếp và đưa vào cặp 3dây đưa lên giá có tổng số tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh là gần 200 cặp, đương

đương 995 hồ sơ (đơn vị bảo quản) Tổng số tài liệu chưa chỉnh lý, tài liệu trùngthừa có trong kho lưu trữ hiện nay là khoảng 20 mét giá, tương đương 16 cặp.

3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Đảng ủy Khối quản lý hồ sơ bằng phần mềm quản lý kho lưu trữ được 678

hồ sơ, nhập được 2800 bản ghi mục lục tài liệu Nhập văn kiện Đảng được 500 bảnghi, tương đương 1000 trang

Đảng ủy Khối thực hiện tương đối công tác bảo quản hồ sơ tài liệu Kho tài

liệu rộng rãi, thoáng mát,có ánh sáng, có các trang thiết bị hệ thống bảo quản nhưđiều hoà, máy hút ẩm, bình chống cháy, hệ thống đèn chiếu sáng…Đã trang bị đầy

đủ giá, tủ, hộp đựng tài liệu, cặp ba dây

Hàng năm có tiến hành phun muỗi, chống mối mọt, nấm mốc Sáu tháng/01lần vệ sinh kho

Có quy định về việc quản lý tài liệu, ra vào kho lưu trữ và quy chế bảo mậttài liệu Tài liệu đã được cất lên giá tủ theo từng khóa, trong khoá đã phân loại sơ

bộ theo từng khóa làm việc của cơ quan

Hạn chế: Kho được đặt ở tầng trên cùng của toà nhà nên ảnh hưởng đến

chất lượng tài liệu ; chưa có lối thoát khi cháy nổ xảy ra

Chưa thường xuyên làm vệ sinh dẫn đến bụi Chưa có máy đo nhiệt độ Việcsắp xếp chưa thực sự khoa học, hợp lý nên khi lấy tài liệu để phục vụ khai thác cònchậm

Do chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách nên chế độ kiểm tra đối với công táclưu trữ và tài liệu lưu trữ chưa thường xuyên Vì vậy mà tài liệu lưu trữ của Đảng

ủy Khối đôi khi chưa phát huy được tốt nhất hiệu quả sử dụng

3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

* Khái niệm: Công tác khai thác là công tác tổ chức toàn bộ những công

việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu

về sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, cá nhân

* Mục đích:

- Cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo hàng ngày của cấpuỷ: nghiên cứu, tham khảo đề ra chủ trương, chính sách, ra các nghị quyết, viếtbáo cáo, xây dựng kế hoạch công tác…

- Cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm công tác

- Cung cấp nguồn tư liệu chính xác để nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử cáchmạng, lịch sử hoạt động của đảng bộ địa phương

Kho Lưu trữ của Đảng ủy Khối thường xuyên phục vụ các yêu cầu nghiên cứu,khai thác của các cán bộ, chuyên viên trong và ngoài cơ quan

Bằng phương pháp hiện đại với việc ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác lưu trữ đáp ứng tốt và nhanh hơn yêu cầu tra tìm tài liệu

Cơ quan áp dụng có 2 hình thức phục vụ khai thác là:

- Cho cán bộ, chuyên viên mượn về phòng làm việc nghiên cứu

- Phục vụ tại chỗ các tài liệu (cho mượn đọc tại chỗ hoặc phôtô bản sao đểnghiên cứu)

Nhận xét:

- Tài liệu đưa ra phục vụ nhanh chóng, chính xác, kịp thời

- Thực hiện quy định bảo mật tài liệu (tài liệu mật phải nghiên cứu tại chỗkhông mang về), được vào sổ, ký nhận, hạn thời gian trả

- Đối với các cơ quan ngoài khai thác phải có giấy giới thiệu (hoặc công văncủa cơ quan) và được Chánh văn phòng duyệt

Hạn chế:

- Chưa bố trí phòng đọc cho độc giả đến khai thác tài liệu

- Do tài liệu chỉnh lý chậm nên việc phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, khaithác đôi khi còn khó khăn, chưa được đáp ứng đầy đủ

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA

ỦY KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.

(Từ ngày 13/4 đến ngày 18/4 năm 2015)

T

Thời gian

Thứ - Ngày

1

Đồng chí

Nguyễn Việt Xô

Sáng Họp giao ban cơ

1.2 Kế hoạch công tác năm

Kế thừa và phát huy kinh nghiệm lãnh đạo, chỉ đạo của Ban chấp hành lầm thời trong năm 2010-2015;

Căn cứ tình hình thực tiễn và nhiệm vụ của Đảng bộ trong giai đoàn mới Ban Chấp hành Đảng bộ tập trung lãnh đạo thựchiện các nhiệm vụ trọng tâm chủ yếu

II NỘI DUNG

Nội dung Kế hoạch công tác năm 2015 như sau:

Quý I

1 Tổng hợp, tham mưu xây dựng báo cáo tổng kết công tác

Đảng năm 2014, triển khai nhiệm vụ năm 2015

Đ/c Nguyễn Trung Kiên Đ/c Ngô Mạnh Hùng

2 Xây dựng chương trình làm việc của Ban chấp hành và

Ban Thường vụ năm 2015

Đ/c Ngô Mạnh Hùng

3 Tổ chức hội nghị tổng kết Đảng bộ năm 2014 Cán bộ, nhân viên văn phòng Các ban

4 Xây dựng Kế hoạch công tác Văn phòng năm 2015 Đ/c Ngô Mạnh Hùng Các ban, ngành, ĐT khối

5 Tổ chức Hội nghị cán bộ, công chức năm 2015 Cán bộ, nhân viên văn phòng BCH công đoàn Tháng 2

6 Tham mưu Kế hoạch công tác thi đua, khen thưởng; Quy

chế hoạt động cụm Thi đua IX, Thành phố

7 Báo cáo kết quả tình hình trước, trong và sau Tết nguyên

đán Ất Mùi 2015 của ĐUK

Đ/c Ngô Mạnh Hùng

8 Xây dựng báo cáo cơ quan và Văn phòng Đảng ủy Khối

cuối tháng 1 + 2 Đ/c Nguyễn Thị Phương Mai

9 Xây dựng báo cáo công khai tài chính năm 2014 Đ/c Nguyễn Thị Thu Hương

11 Báo cáo kết quả công tác quý I, triển khai nhiệm vụ quý

12 Phối hợp tham mưu, tổ chức hội nghị tổng kết 03 Chương

trình của ĐUK Cán bộ, nhân viên văn phòng

13 Báo cáo công tác tài chính quý I/2015 Đ/c Nguyễn Thị Thu Hương

Quý II

14 Phối hợp phục vụ tổ chức Đại hội điểm cơ sở Cán bộ, nhân viên văn phòng Các ban Tháng 4

15 Tham mưu tổ chức Hội nghị điển hình tiên tiến cơ quan

ĐUK năm 2015 gắn với kỷ niệm 40 năm Ngày giải

phóng miền Nam, thống nhất đất nước

Cán bộ, nhân viên văn phòng Các ban, đoàn thể khối

16 Làm thủ tục đề nghị tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp

xây dựng Đảng trong doan nghiệp Việt Nam”

Đ/c Ngô Mạnh Hùng

17 Phục vụ chỉ đạo Đại hội cơ sở Cán bộ, nhân viên văn phòng Các ban

18 Tham mưu tổ chức Họi nghị BCH Đảng bộ phiên thứ 21:

đánh giá kế quả công tác chỉ đạo Đại hội Đảng ở cơ sở;

công tác chuẩn bị cho Đại hội Đảng bộ Khối lần thứ II

Đ/c Nguyễn Trung Kiên Cán bộ, nhân viên văn phòng Các ban Tháng 5

19 Xây dựng báo cáo cơ quan và văn phòng ĐUK tháng 5 Đ/c Nguyễn Thị Phương Mai

20 Xây dựng báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm, triển

khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2015

21 Tổ chức hội nghị sơ kết công tác Thi đua, Khen thưởng 6

tháng đầu năm Cụm Thi đua IX

Đ/c Nguyễn Trung Kiên Đ/c Ngô Mạnh Hùng

22 Báo cáo công tác tài chính 6 tháng đầu năm 2015 Đ/c Nguyễn Thị Thu Hương

23 Đôn đốc cơ sở thu, nộp đảng phí quý II/2015 Đ/c Đỗ Thị Tịnh

Quý III

24 Tham mưu tổ chức Hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ lần

thứ 23: Tổng kết nhiệm kỳ 2010-2015 của Đảng bộ Khối;

công tác chuẩn bị cho Đại Đảng bộ Khối lần thứ II.

Đ/c Nguyễn Trung Kiên Cán bộ, nhân viên văn phòng

26 Xây dựng chương trình công tác toàn khóa; Quy chế làm

việc của BCH, BTV Đảng ủy khối

Đ/c Nguyễn Trung Kiên

27 Chuẩn bị nội dung, phục vụ Hội nghị giao ban các tỉnh,

thành phố khu vực miền Bắc tại Ninh Bình Đ/c Nguyễn Trung KiênĐ/c Ngô Mạnh Hùng

28 Tham mưu tổ chức hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ lần

thứ 02: Thông qua chương trình công tác toàn khóa, Quy

chế làm việc của Ban Chấp hành, Quy chế làm việc của

UBKT, Kế hoạch công tác kiểm tra, giám sát; phân công

nhiệm vụ ủy viên Ban Thường vụ, ủy viên Ban Chấp

hành Đảng bộ Khối khóa II, nhiệm kỳ 2015-2020

Đ/c Nguyễn Trung Kiên Cán bộ, nhân viên văn phòng Các ban Tháng 9

29 Xây dựng báo cáo kết quả công tác 9 tháng của ĐUK Đ/c Ngô Mạnh Hùng

30 Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu Đảng ủy Khối

nhiệm kỳ 2015/2015

Đ/c Đỗ Thị Tình Quý IV

31 Chuẩn bị nội dung, phục vụ Đoàn Đại biểu Đảng bộ Khối

32 Xây dựng báo cáo cơ quan và Văn phòng Đảng ủy khối

tháng 10

Đ/c Nguyễn Thị Phương Mai

33 Phối hợp tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác cấp ủy năm

2015

Cán bộ, nhân viên văn phòng Các ban

34 Phối hợp tham mưu, tổ chức Hội nghị triển khai, quán

triệt thực hiện Nghị quyết Đại hội XVI Đảng bộ thành

phố

Cán bộ, nhân viên văn phòng Các ban Tháng 11

35 Xây dựng hướng dẫn tổng kết công tác xây dựng Đảng

năm 2015

Đ/c Ngô Mạnh Hùng

36 Xây dựng dự toán kinh phí năm 2015 Đ/c Nguyễn Thị Thu Hương

37 Làm hồ sơ đề nghị khen thưởng đối với cụm thi đua IX,

thành phố, Cụm IV văn phòng cấp ủy; cơ quan và văn

phòng ĐUK năm 2015.

Đ/c Ngô Mạnh Hùng

38 Xây dựng báo cáo tổng kết công tác năm 2015 Đảng bộ

khối Đ/c Nguyễn Trung KiênĐ/c Ngô Mạnh Hùng Các ban

39 Xây dựng chương trình công tác năm 2016 của BCH

Đảng bộ, BTV Đảng ủy khối Đ/c Nguyễn Trung Kiên

40 Báo cáo công tác tài chính quý IV và cả năm 2015 Đ/c Nguyễn Thị Thu Hương

41 Kiểm điểm, bình xét danh hiệu thi đua năm 2015 Đảng viên, cán bộ, nhân viên văn phòng

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Căn cứ vào nhiệm vụ trọng tâm và dự kiến thời gian họp của Ban chấp hành, Ban thường vụ, văn phòng và cá ban của Đảng

ủy Khối, các cấp ủy cơ sở trực thuộc được giao chuẩn bị nội dung, cụ thể hóa chương trình công tác của đơn vị, thực hiện đúngtheo quy trình, chỉ đạo thực hiện đảm bảo chất lượng và thời gian theo yêu cầu

2 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của cơ quan

ĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI

cơ quan Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Hà Nội

ĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI

Căn cứ Quyết định số 991-QĐ/TU, ngày 5/5/2014 của Ban Thường vụThành ủy Hà Nội về Ban hành Quy định phân cấp quản lý tổ chức bộ máy, cán bộ

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của BộNội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổchức;

Theo đề nghị của Chánh văn phòng Đảng ủy Khối,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về Nếp sống văn

minh, môi trường văn hoá công sở cơ quan Đảng ủy khối doanh nghiệp

Điều 2 Chánh Văn phòng Đảng ủy Khối, Trưởng các Ban chuyên môn cơ

quan và cán bộ, công chức cơ quan Đảng ủy khối doanh nghiệp chịu trách nhiệmthi hành Quyết định này

Điều 3 Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký./.

ĐẢNG ỦY KHỐI DOANH NGHỆP HÀ NỘI

*

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

QUY CHẾ

Về công tác văn thư và lưu trữ tại Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Hà Nội

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /2015/QĐ-ĐUK

ngày tháng năm của Đảng ủy Khối ).

Chương I.

QUI ĐỊNH CHUNG.

Điều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh.

Quy chế này quy định về công tác văn thư và lưu trữ thuộc Cơ quan Đảng

ủy Khối

Đối tượng điều chỉnh: Công tác văn thư và lưu trữ

Công tác văn thư bao gồm các công việc về ban hành văn bản; quản lý vănbản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng ủy Khối đượclập hồ sơ hiện hành và hàng năm giao nộp vào lưu trữ lịch sử; quản lý và sử dụngcon dấu

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảoquản và tổ chức khai thác nghiên cứu sử dụng tài liệu của độc giả

Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ.

1 Chánh văn phòng Đảng ủy Khối có chức năng tham mưu giúp Đảng ủyKhối thực hiện chức năng quản lý Đảng về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo,hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước vàĐảng ủy Khối ; chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào côngtác văn thư, lưu trữ; phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức bồi dưỡng cán bộ,công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu của Đảng ủyKhối , dấu Văn phòng và một số loại con dấu khác

2 Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện và quản lý côngtác văn thư, lưu trữ của đơn vị theo đúng quy định; phân công cán bộ có đủ tiêuchuẩn, nghiệp vụ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Điều 3 Nhiệm vụ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

- Cán bộ văn thư: Phải làm tốt việc giải quyết công văn đi, tiếp nhận côngvăn đến, lập hồ sơ nguyên tắc (các tập công văn lưu) và quản lý, sử dụng con dấuđúng qui định Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và chuyển giaovăn bản.

- Cán bộ lưu trữ: Thực hiện đầy đủ nội dung các văn bản chỉ đạo của cấptrên về công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức tập huấn, kiểm tra, dự thảo các văn bảnchỉ đạo và các văn bản nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan Hướng dẫnnghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ đơn vị và các xã, thị trấn; Theo dõi, thu thậptài liệu và lập hồ sơ Đại hội, các hội nghị, cuộc họp của Ban chấp hành Đảng bộ ,Ban Thường vụ Đảng ủy Khối

Điều 4 Công tác tổ chức cán bộ.

Đảng ủy Khối bố trí đủ 01 cán bộ làm công tác văn thư và 01 cán bộ làmcông tác lưu trữ: 01 cán bộ công chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ kiêmlưu trữ lịch sử, 01 viên chức sự nghiệp làm công tác lưu trữ hiện hành và 01 cán

bộ làm công tác văn thư cơ quan

Điều 5 Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ,

Ngân sách huyện bố trí kinh phí một cách hợp lý để mua sắm trang thiết bịchuyên dùng và các hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ theo quiđịnh

Điều 6 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ.

- Người được giao nhiệm vụ soạn thảo, in, sao tài liệu Bí mật của Đảng phảiđảm bảo các tiêu chuẩn về chính trị, năng lực nghiệp vụ chuyên môn theo quyđịnh, nắm vững các qui định về công tác bảo vệ bí mật và phải thực hiện việc soạnthảo, in, sao tài liệu bí mật tại nơi đảm bảo an toàn do thủ trưởng cơ quan ấn định

- Người sao, in tài liệu mật phải đánh rõ số trang, số bản, nơi nhận và tên ngườithực hiện; chỉ được in, sao đủ số bản đã được ấn định, khi in xong phải kiểm tra hủyngay bản thảo (nếu không cần lưu) và các bản in thử, hỏng, thừa

- Đồng chí Bí thư Đảng ủy Khối ấn định độ mật và đồng chí Chánh Vănphòng Đảng ủy Khối ấn định số lượng bản in, sao

- Văn thư cơ quan phải quản lý các con dấu: Dấu độ mật, dấu độ khẩn và

dấu thu hồi, vào sổ theo dõi công văn, tài liệu mật đi, đến; bảo vệ an toàn côngvăn, tài liệu mật được lưu giữ tại văn thư.

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1 Soạn thảo và ban hành văn bản.

Điều 8 Thể thức văn bản

Thể thức văn bản của Đảng ủy Khối thực hiện theo Quyết định số31-QĐ/TW ngày 01/10/1997 của Bộ chính trị khoá VIII quy định thể thức văn bảncủa Đảng, kèm theo hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 hướng dẫn vềthể thức văn bản của Đảng

Điều 9 Soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã

duyệt

Bản thảo Đảng ủy Khối là do các đồng chí lãnh Đảng ủy Khối , trưởng cácphòng ban trực thuộc Đảng ủy Khối , các đồng chí chuyên viên Văn phòng huyệntrực tiếp soạn thảo Đối với chuyên viên các phòng ban sau khi dự thảo xong phảitrình với Trưởng phòng xem xét, sửa chữa để trở thành bản hoàn chỉnh trước khitrình ký

Điều 10 Đánh máy, nhân bản

- Đánh máy văn bản trên giấy A4; Font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ theo tiêuchuẩn TCVN 6909 : 2001; vùng trình bày văn bản như sau:

+Mặt trước:

Cách mép trên trang giấy: 25mm;

Cách mép dưới trang giấy: 25mm;

Cách mép trái trang giấy: 35mm;

Cách mép phải trang giấy: 15mm

+ Mặt sau:

Cách mép trên trang giấy: 25mm;

Cách mép dưới trang giấy: 25mm;

Cách mép trái trang giấy: 35mm;

Cách mép phải trang giấy: 15mm

- Nhân bản:

Điều 11 Kiểm tra văn bản trước khi trình ký.

-Trách nhiệm của thủ trưởng và cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểmtra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

- Trách nhiệm của Chánh văn phòng, cán bộ văn thư phải kiểm tra và chịutrách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Điều 12 Ký văn bản

- Thẩm quyền ký văn bản: Người ký văn bản phải ký đúng thẩm quyền

+ Thủ trưởng đơn vị có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (K/T) cácvăn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Trong trường hợp cần thiết, thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho mộtcán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản màmình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản và giớihạn trong một thời gian nhất định Người được ủy quyền không được ủy quyền lạicho người khác

+ Thủ trưởng đơn vị có thể giao cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp

ký thừa lệnh (T/L) các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền và phải được chịutrách nhiệm về số lượng bản ký trực tiếp

- Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực

dễ phai

Mục 2 Quản lý văn bản.

Điều 13.Trình tự quản lý văn bản đến.