Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ĐẢNG uỷ KHỐI DOANH NGHIỆP hà nội

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội. 2 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 2 2. Cơ cấu tổ chức của cơ quan. 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội. 3 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội (gọi tắt là Đảng ủy Khối). 5 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 5 1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Đảng ủy Khối 5 1.2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Đảng ủy Khối 6 1.3. Công tác tổ chức 01 hội nghị của Đảng ủy Khối 7 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 8 1.5 Tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Đảng ủy Khối 9 2. Khảo sát về công tác văn thư 10 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 11 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 13 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 13 3.2. Chỉnh lý tài liệu 13 3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 14 3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 15 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA ỦY KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI 16 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 17 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của cơ quan 22 3. Soạn thảo “Quy chế Văn hóa công sở tại Đảng ủy khối doanh nghiệp” 32 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Đảng ủy khối Doanh nghiệp HN. 37 5. Mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan. 39 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Đảng ủy Khối 43 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Đảng ủy Khối 44 1. Công tác Văn phòng 44 2. Công tác văn thư: 45 3. Công tác lưu trữ: 46 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 47 1. Các quy trình, nghiệp vụ. 47 2. Hiện đại hoá văn phòng của cơ quan. 47 C. KẾT LUẬN 49

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC .1 LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI .2 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành Văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội (gọi tắt Đảng ủy Khối) .5 Khảo sát tổ chức cơng tác văn phịng 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho Đảng ủy Khối .5 1.2 Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Đảng ủy Khối 1.3 Công tác tổ chức 01 hội nghị Đảng ủy Khối 1.4 Quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan .8 1.5 Tình hình triển khai thực văn hóa cơng sở Đảng ủy Khối Khảo sát công tác văn thư 10 2.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức văn thư quan 10 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 11 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 13 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 13 3.2 Chỉnh lý tài liệu 13 3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 14 3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 15 Phần II 16 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA 16 SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ỦY KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI .16 1.Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 17 1.2 Kế hoạch công tác năm 18 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” quan .22 Soạn thảo “Quy chế Văn hóa cơng sở Đảng ủy khối doanh nghiệp” 32 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị Đảng ủy khối Doanh nghiệp HN 37 Mơ hình văn phòng đại quan .39 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Đảng ủy Khối 43 PHẦN III .44 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng Đảng ủy Khối 44 Cơng tác Văn phịng .44 Công tác văn thư: 45 Công tác lưu trữ: 46 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 47 Các quy trình, nghiệp vụ .47 Hiện đại hố văn phịng quan 47 C KẾT LUẬN .49 SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy giúp việc cho quan, tổ chức có chức đảm bảo thơng tin phục vụ cho quan, lãnh đạo Quản trị văn phòng hiểu vận dụng phương pháp khoa học để quản trị, để tổ chức, điều hành hoạt động hành văn phịng quan nhằm đạt hiệu cao việc thực nhiệm vụ mục tiêu định Quản trị văn phòng công tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến tồn hoạt động quan Công tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực không hiệu tác động tiêu cực đến trình phát triển Với phương châm học đơi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan tổ chức, Nhà trường tổ chức cho sinh viên khoa Quản trị văn phịng khố 2012- 2015 thực tập ngồi thực tế Theo kế hoạch Nhà trường khoa em liên hệ tiếp nhận thực tập Đảng Uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội từ ngày 09/03/2015 đến hết ngày 29/04/2015 Từ kiến thức học Nhà trường em áp dụng vào thực tế bước đầu giúp em hoàn thiện kiến thức chun mơn nghiệp vụ Đợt thực tập giúp cho em làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế, củng cố tổng hợp lại kiến thức đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc sau Trong trình thực tập, em cán Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội tận tình dạy, nên em làm tốt công việc giao phó quan Qua đó, em tích luỹ nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tiễn cơng tác văn phịng quan Sinh viên Bùi Thị Hồng Hạnh SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP HÀ NỘI I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn * Một vài nét khái quát Đảng ủy khối Doanh nghiệp Hà Nội Đảng Khối Doanh nghiệp Hà Nội thành lập ngày 04/8/2009 với 43 chi, đảng sở trực thuộc 4.525 đảng viên Toàn tổ chức đảng loại hình doanh nghiệp Nhà nước công ty cổ phần mà Nhà nước nắm giữ tỷ lệ chi phối, có nhiều doanh nghiệp trọng yếu Thành phố Tổ chức máy cán doanh nghiệp Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý trực tiếp đạo lĩnh vực sản xuất kinh doanh Sau năm đời từ 43 tổ chức sở đảng trực thuộc đến Đảng Khối Doanh nghiệp có 127 tổ chức sở đảng (57 đảng 70 chi sở), gồm nhiều loại hình hoạt động khác có 01 tổ chức đảng đơn vị hành nghiệp, tổ chức đảng đơn vị nghiệp ngồi cơng lập, 121 tổ chức đảng loại hình doanh nghiệp như: Doanh nghiệp nhà nước, công ty mẹ - công ty con, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn liên doanh với nước ngồi Hình thức kinh doanh đa ngành nghề, địa bàn hoạt động rộng khắp nước với tổng số 7.400 đảng viên Văn phịng Đảng ủy Khối có 08 cán bộ, cơng chức, viên chức; đó, có Chánh Văn phịng , 02 Phó Văn phịng (01 đồng chí Phó Chánh Văn phịng kiêm Bí thư Đồn Thanh niên Khối Kế tốn quan Đảng ủy Khối), chuyên viên có 01 đồng chí kiêm nhiệm cơng việc Văn phịng Hội Cựu Chiến Binh Khối; nhân viên có 04 đồng chí (gồm 02 lái xe, 01 văn thư 01 tạp vụ) Đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức có kinh nghiệm hoạt động thực tiễn cơng tác đảng; có phẩm chất đạo đức tốt, lĩnh trị vững vàng; có tinh thần trách nhiệm, ý thức tự chủ, biết khắc phục khó khăn, hồn thành nhiệm vụ giao, đồng thời chấp hành tốt đường lối, chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước, nội quy, quy chế quan SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Đảng uy Khối Doanh nghiệp Hà Nội cấp ủy cấp trực tiếp tổ chức sở đảng thuộc Khối, có chức lãnh đạo tổ chức sở đảng Khối phát huy vai trị hạt nhân trị lãnh đạo cán bộ, đảng viên người lao động doanh nghiệp, thực có hiệu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; chấp hành đường lối sách Đảng, pháp luật Nhà nước; xây dựng đảng bộ, chi vững mạnh gắn với xây dựng quan, doanh nghiệp tổ chức đoàn thể vững mạnh Đặc thù Đảng ủy Khối khơng có quyền cấp, khơng phải cấp ủy lãnh đạo tồn diện mặt kinh tế, xã hội, sản xuất kinh doanh mà chủ yếu làm công tác xây dựng đảng lãnh đạo, đạo xây dựng tổ chức trị xã hội thuộc phạm vi doanh nghiệp Khối Từ thực tế đặt cho Đảng Khối khó khăn định việc thực chức năng, nhiệm vụ trị Khối Cơ cấu tổ chức quan - Cơ quan Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Hà Nội có 23 cán công chức - Đảng ủy Khối doanh nghiệp Hà Nội có 04 Ban đảng giúp việc * Sơ đồ cấu tổ chức quan Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Hà Nội (Phụ lục I) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội Văn phòng đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội gồm 08 cán (01 đ/c Chánh Văn Phịng, 02 đ/c Phó Văn phòng, 01 đ/c văn thư lưu trữ, 01 đ/c tạp vụ, 02 đ/c lái xe) Tuy nhiên có 01 đ/c Phó văn phịng kiêm nhiệm kế tốn quan Bí thư Đồn niên; 01 đ/c cán kiêm nhiệm văn phòng Hội Cựu chiến binh Văn phòng Đảng ủy có nhiệm vụ: - Tham mưu giúp Ban Thường vụ Đảng ủy Khối xây dựng chương trình cơng tác lịch sinh hoạt Ban Thường vụ Đảng ủy; giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Đảng ủy Khối tổ chức thực quy chế làm việc - Chuẩn bị tham gia chuẩn bị nội dung, chương trình phục vụ đại hội Đảng Khối, hội nghị Ban Thường vụ Đảng ủy Khối triệu tập, họp giao ban, họp quan; công tác đối ngoại cấp ủy SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Theo dõi, thu thập thông tin, đôn đốc việc chuẩn bị đề án, chương trình, kế hoạch cơng tác Đảng ủy Khối; tổng hợp tình hình kết hoạt động công tác xây dựng Đảng thuộc phạm vi Đảng Khối Xây dựng báo cáo tháng, quý, năm Đảng ủy Khối quan Đảng ủy Khối theo quy định gửi Thành ủy, Văn phòng Thành ủy - Hướng dẫn nghiệp vụ văn phịng, cơng tác tài đảng cho cấp ủy sở Đơn dốc sở đảng trực thuộc thực chế độ thông tin tổng hợp, hướng dẫn nội dung sơ, tổng kết công tác xây dựng Đảng; kiểm tra, giám sát thực chế độ kế tốn- tài cho đơn vị thụ hưởng ngân sách Đảng - Tổ chức thực công tác thống kế, văn thư lưu trữ, bảo mật quan Đảng ủy Khối theo quy định Giúp ban Thường vụ Đảng ủy Khối quản lý Công văn đi, đến, tiếp nhận, in ấn phát hành tài liệu phục vụ yêu cầu quan Đảng ủy Khối Thẩm định thể thức văn bản, báo cáo Ban Chấp hành, Ban thường vụ Đảng ủy Khối trước in ấn phát hành - Tham mưu giúp Thường trực Đảng ủy Khối xây dựng quy chế thực dân chủ hoạt động quan đôn đốc ban quan thực hiện; tham mưu, theo dõi công tác thi đua khen thưởng phạm vi quan Đảng ủy Khối - Là đại diện chủ sở hữu tài sản quan Đảng ủy Khối, trực tiếp quản lý thực thu chi ngân sách, đảng phí theo quy định, hướng dẫn quan tài cấp đảm bảo nguyên tắc tài Đảng Nhà nước hành Thực cơng việc hành Thực cơng việc hành chính, quản trị nội quan Đảng ủy Khối, chăm lo bảo đảm quản lý phương tiện, điều kiện làm việc, sinh hoạt cho lãnh đạo, cán công chức quan, phục vụ yêu cầu công tác quan Đảng ủy Khối - Thực số nhiệm vụ khác Ban Thường vụ, thường trực Đảng uỷ Khối giao * Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng ( Phụ lục 2) SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành Văn phịng Đảng uỷ khối Doanh nghiệp Hà Nội (gọi tắt Đảng ủy Khối) Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho Đảng ủy Khối Văn phịng quan hành nhà nước (văn phịng) đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm thơng tin phục vụ lãnh đạo Văn phịng chủ yếu tham mưu mặt tổ chức, điều hành cơng việc lãnh đạo, đạo lãnh đạo, nói cách khác, tổ chức làm việc giúp lãnh đạo Hiện Đảng ủy Khối lãnh đạo cán nhân viên quan, người có cách nhìn đánh giá khác nghề Tuy nhiên điều dễ hiểu, người có quan điểm cách nhìn khác nhiều góc độ Tuy nhìn chung người nhận thấy rõ tầm quan trọng công tác công việc hiệu công việc quan Dưới xin trích số quan niệm lãnh đạo, nhân viên quan Nhân viên văn phịng nói chung chánh văn phịng nói riêng cánh tay đắc lực cho lãnh đạo từ cần nhân viên văn phịng ln chung thực, tỉ mỉ, cản thận, khéo léo linh hoạt nhiệm vụ giao Xã hội ngày phát triển để đáp ứng nhu cầu đất nước cần có cách nhìn cách nghĩ thực tế ngành văn phòng để tạo điều kiện cho học khẳng định tương lai song hành nghề nghiệp khác cách hoàn thiện sáng tạo thời đại Nhân viên văn phòng người trực tiếp giúp thủ trưởng giải công việc, họ cánh tay phải người lãnh đạo, nước ta nghề phát triển, nước Tư chủ nghĩa nghề phát triển với chun mơn cao có vị trí có vị trí xã hội" Văn phịng phận “trọng yếu” giúp việc quan, Văn phịng có vai trị lớn cơng tác quản lý Đảng ủy Khối Văn phòng thực thu thập, tổng hợp, phân tích thơng tin nhằm cung cấp cho lãnh đạo SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thông tin, phương án để định kịp thời đắn Là đầu mối liên hệ phòng, ban Đảng ủy Khối , Văn phịng cịn giúp lãnh đạo nắm tình hình thơng tin, báo cáo với cấp tình sở Đảng, ban, ngành tổ chức đoàn thể Giúp lãnh đạo nắm bắt khái quát tình hình quan, tiến độ thực cơng việc, giúp lãnh đạo rà sốt lại văn trước trình lên lãnh đạo ký Nhờ có tham mưu, giúp việc Văn phịng góp phần vào thành công công tác quản lý lãnh đạo 1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Đảng ủy Khối Xây dựng trình cơng tác Đảng ủy Khối nhiệm vụ hàng đầu văn phòng Đảng ủy Khối để thực chức tham mưu, giúp Đảng ủy Khối tổ chức điều hành cơng việc lãnh đạo Đảng Vì văn phòng Đảng ủy Khối , trước hết đồng chí lãnh đạo văn phịng, chun viên nghiên cứu tổng hợp văn phòng phải nắm vững yêu cầu, nội dung loại chương trình cơng tác, nắm vững nhiệm vụ theo dõi sát thực tế để tham gia có hiệu vào việc xây dựng chương trình cơng tác Đồng chí Chánh văn phịng trực tiếp phụ trách lãnh đạo cơng việc quan trọng Chương trình cơng tác Đảng ủy Khối tồn dự kiến cơng việc hoạt động chủ yếu Đảng ủy Khối có quan hệ chặt chẽ, logic theo trình tự định thời gian định nêu vắn tắt nhằm tổ chức làm việc cách chủ động, có định hướng, bước cụ thể hóa việc thực mục tiêu, nhiệm vụ lãnh đạo Đảng huyện Chương trình cơng tác Đảng ủy Khối gồm có: + Chương trình cơng tác tồn khóa; + Chương trình cơng tác năm; + Chương trình cơng tác tháng; + Chương trình cơng tác tuần; Căn chủ trương, nghị Đảng; chương trình cơng tác tồn khố Ban Chấp hành Khối Doanh nghiệp Thành phố Hà Nội xây dựng chương SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình cơng tác quan quy trình cụ thể sau: - Thường trực Đảng ủy Khối giao Văn phòng xây dựng dự thảo đề cương chương trình cơng tác năm, q, tháng Văn phịng xây dựng dự thảo, sau tổ chức lấy ý kiến góp ý Phịng, Ban, đơn vị liên quan; - Văn phòng tổng hợp tiếp thu ý kiến hồn chỉnh dự thảo trình Chánh Văn phịng - Trình, xin ý kiến Thường trực Đảng ủy Khối ; - Văn phịng tiếp tục hồn thiện dự thảo; - Trình lãnh đạo Đảng ủy Khối định ban hành thức * Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác Đảng ủy Khối (Phụ lục số 03) 1.3 Công tác tổ chức 01 hội nghị Đảng ủy Khối * Trước tiên Văn phòng phải chuẩn bị tốt khâu chuẩn bị Lập kế hoạch tổ chức hội nghị: Xác định mục đích, thành phần hội nghị Chuẩn bị tài liệu, phân công công việc cho cá nhân viết báo cáo, tham luận, người chủ trì hội nghị + Lập danh sách đại biểu, khách mời gửi giấy mời; + Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị; Ngoài ra, Văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ, tốt sở vật chất cho hội nghị như: kinh phí, loa đài, maket, băng dôn, hoa tươi, ánh sáng, lễ tân, nhân phục vụ hội nghị… * Trong trình tổ chức hội nghị + Văn phòng phải kiểm tra, rà sốt lại tồn cơng việc tổ chức hội nghị (trước đến ngày); + Đón tiếp đại biểu; + Người chủ trì lên đọc chương trình hội nghị, giới thiệu thành phần khách mời điều hành hội nghị; + Cử thư ký ghi biên hội nghị * Sau hội nghị bế mạc + Người chủ trì thơng báo, tổng hợp báo cáo hội nghị; SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Văn phịng tốn kinh phí hội nghị + Văn phòng thu thập tài liệu hội nghị để lập hồ sơ Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị ( Phụ lục số 04) 1.4 Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan * Tổ chức, chuẩn bị nội dung Văn phòng lập kế hoạch cụ thể chuyến đi, xác định mục đích, nội dung cơng việc, địa điểm đến, thời gian thành phần kinh phí chuyến - Văn phịng đề xuất ý kiến vào kế hoạch trước trình Phó Bí thư phê duyệt - Sau kế hoạch phê duyệt, Văn phịng thơng báo cho quan nơi đồn đến cơng tác Sau Văn phịng chuẩn bị: + Tên đoàn, Trưởng đoàn, thành viên đồn phân cơng trách nhiệm cụ thể + Nội dung lịch làm việc + Kinh phí, kinh phí dự phịng, cung cấp số thơng tin khác đại sứ qn + Văn phịng thơng báo cho đơn vị thời gian thủ trưởng công tác để đơn vị hồn tất thủ tục trình thủ trưởng ký ban hành + Văn phòng thảo văn ủy quyền thời gian lãnh đạo công tác * Trong thời gian thủ trưởng công tác: - Văn phòng phải liên lạc với thủ trưởng quan, thơng báo tình hình quan cho thủ trưởng nhận đạo từ thủ trưởng - Văn phịng thơng báo văn sợ phân cơng lao động quan thủ trưởng công tác - Văn phòng hỗ trợ, tham mưu cho người ủy quyền giải công việc quan thay lãnh đạo - Văn phịng theo dõi, đơn đốc đơn vị tình hình thực công việc quan * Sau chuyến công tác: - Văn phịng báo cáo tóm tắt tình hình công tác quan thời gian SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bàn làm việc Chánh văn phòng Máy photos văn phòng SV: Bùi Thị Hồng Hạnh 40 Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tủ đựng hồ sơ Bàn tiếp khách tới liên hệ phòng Chánh văn phòng - Ưu điểm: Các trang thiết bị Tại Văn phòng Đảng ủy Khối bố trí tương đối khoa học;: máy điện thoại đặt bên trái thuận tiện cho việc nghe ghi chép thơng tin, máy vi tính, máy in đặt bên phải, tủ tài liệu đặt cuối SV: Bùi Thị Hồng Hạnh 41 Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phịng; Văn phịng bố trí tầng 1, nơi thuận tiện cho việc trao đổi cơng việc Phịng bố trí gọn gàng, có hệ thống điều hịa tạo khơng khí mơi trường tốt để cán làm việc tập trung đạt hiệu - Nhược điểm: Máy foto đặt phịng riêng biệt gây khó khăn cho công việc, máy foto cũ hỏng hay bị tắc kẹt giấy; Môi trường làm việc chật hẹp, thiếu ánh sáng; - Phương pháp: Mở rộng không gian, phòng nên chia làm phần ngăn cách với với vách ngăn kính để đảm bảo tính bảo mật giao dịch văn giấy tờ với bên ngồi qua cửa nhỏ; Trang bị thêm máy vi tính, máy foto cho văn phịng SV: Bùi Thị Hồng Hạnh 42 Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phịng Đảng ủy Khối - Mơ hình tổ chức máy văn phịng gọn nhẹ, có vị trí, thứ bậc, chức danh rõ ràng, không chồng chéo thuận lợi cho việc xác định thẩm quyền giải công việc phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng * Ưu điểm - Các cấp quản lý phản ánh cách phân chia chức quản lý theo chiều dọc, cấp thừa hành thể cách phân chia chức theo chiều ngang nên cấu tổ chức quản lý mang tính tối ưu, động cao, tạo hài hịa mơ hình tổ chức - Mơ hình tổ chức máy văn phòng theo kiểu tập trung, chức xử lý sơ công việc, giấy tờ (tiếp nhận, phân loại văn bản, chuyển giao, nơi liên hệ khách, ) tập trung văn phịng * Nhược điểm: - Mơ hình tổ chức máy văn phòng theo kiểu tập trung, sử dụng chung thiết bị nên thời gian chờ đợi, gặp cố thiết bị bị động nơi giải sơ chung cho toàn quan nên số trường hợp lượng công văn, giấy tờ nhiều nên làm tăng thêm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ gia tăng công việc giấy tờ tạo nên áp lực cho nhân viên SV: Bùi Thị Hồng Hạnh 43 Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng Đảng ủy Khối Cơng tác Văn phịng * Ưu điểm: Cơng tác hành văn phịng hoạt động quan trọng lãnh đạo quan quan tâm trọng Cơng tác hành văn phịng chiếm phần lớn nội dung cơng việc, làm tốt cơng tác văn phịng góp phần khơng nhỏ vào hoạt động quản lý nói chung quan Trong thời gian thực tập Đảng ủy Khối, thấy hoạt động văn phịng đây: Tình hình cơng tác văn phịng, cán làm cơng tác văn phịng (ý thức làm việc, chuyên môn nghiệp vụ, chất lượng công việc ) tốt Công tác lãnh đạo quan tâm, đạo, kiểm tra quán triệt tạo điều kiện cho hoạt động văn phòng; không ngừng đầu tư trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho hoạt động văn phòng quan Chánh Văn phòng người trực tiếp đạo hoạt động cơng tác văn phịng, thường xun kiểm tra định kỳ đột xuất trình thực khâu nghiệp vụ thuộc cơng tác văn phịng quan Trang thiết bị văn phòng năm gần trọng để dần đáp ứng u cầu cơng việc Văn phịng Đảng ủy Khối chưa có Thư ký văn phịng riêng Vì việc xây dựng Chương trình, Kế hoạch cơng tác, tổ chức chuyên công tác cho lãnh đạo quan, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp quan Văn phòng thực Các họp, hội nghị xếp tổ chức khoa học Việc chuẩn bị nội dung cho buổi làm việc, giao ban đáp ứng yêu cầu thời gian nội dung làm việc Văn phòng Đảng ủy Khốiđã chủ động tham mưu giúp cấp uỷ xây dựng chương trình cơng tác năm, chương trình cơng tác hàng tháng chương trình giao SV: Bùi Thị Hồng Hạnh 44 Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban tuần; chương trình, kế hoạch, đề án… phù hợp với điều kiện thực tiễn địa phương, đáp ứng yêu cầu lãnh, đạo cấp ủy Tích cực tham mưu giúp cấp uỷ chuyển, đôn đốc quan chức giải kịp thời, pháp luật đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân trực tiếp gửi đến cấp gửi thường trực cấp uỷ; cử 01 cán trực tiếp tham gia kỳ tiếp dân UBND huyện, qua nắm bắt kịp thời tình hình đơn, thư khiếu nại nhân dân * Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm tổ chức hoạt động Văn phịng có hạn chế sau: Phòng làm việc Văn phòng chưa lắp điều hoà mà hệ thống quạt trần nên nhiều làm bay giấy bàn làm việc nhân viên Tuy hầu hết cán văn phòng có trình độ từ Đại học trở lên lại có số trường hợp cơng việc khơng với chuyên ngành đào tạo (cán chuyên ngành Sư phạm, Tài làm cơng tác Tổng hợp Văn phòng) Việc chuẩn bị cho Hội nghị quan cịn xảy sai sót nhỏ Công tác văn thư: * Ưu điểm: Cán văn thư người có kinh nghiệm cơng việc nên việc tổ chức, quản lý giải văn đi, văn đến hoàn thành kịp thời đáp ứng công việc Hơn lãnh đạo văn phòng quan tâm trọng đến việc cử học bồi dưỡng nghiệp vụ; Công tác chuyển công văn tới quan liên quan chuyển văn đến cho Bí thư Phó Bí thư, thủ trưởng phịng ban chun mơn chuyên viên văn phòng kịp thời; Việc soạn thảo ban hành văn nhìn chung đảm bảo thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản; Quản lý chặt chẽ công tác in ấn tài liệu, đáp ứng kịp thời công tác đạo, SV: Bùi Thị Hồng Hạnh 45 Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điều hành Thường trực phòng, ban đưa đến in ấn, photocoppy; đảm bảo xác nội dung thể thức; Văn thư có trách nhiệm việc bảo đảm cho dấu Huyện ủy * Nhược điểm Cán văn thư có nhiều kinh nghiệm trình độ Trung cấp, đến tuổi nghỉ hưu nên việc ứng dụng tin học vào cơng tác văn thư cịn có nhiều hạn chế; Mơ hình tổ chức văn thư phân tán, không tập trung nên nhiều công việc bị gián đoạn ảnh hưởng (Phịng văn thư khơng có máy photo nên cần photo văn thư phải lên gặp cán photo thuộc văn phòng) Phòng văn thư phịng kế tốn chung phịng gây ảnh hưởng công việc lẫn nhau; Việc tổ chức quản lý giải văn đi, đến máy tính nhanh khơng có ổn định xảy liệu; Công tác lưu trữ: * Ưu điểm: Công tác lưu trữ quan tâm trọng để đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu cán nhân viên quan; Thường xuyên làm tốt công tác lưu trữ văn bản, thực tốt việc thu thập, sưu tầm, bổ sung, chỉnh lý tài liệu hàng năm, đảm bảo phục vụ cho công tác khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả; Cơng tác lưu trữ trọng đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu; Tài liệu lưu trữ bảo quản cẩn thận kho lưu trữ; Phần mềm tra cứu văn máy tính góp phần nhanh chóng việc tra tìm văn phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ * Nhược điểm: Chưa có phịng đọc để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu cao; Việc chỉnh lý tài liệu tiến hành khơng thường xun Phịng lưu trữ trọng cần trang bị thêm thiết bị đại bảo đảm an toàn cho tài liệu: Máy hút ẩm, máy sấy,… SV: Bùi Thị Hồng Hạnh 46 Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Các quy trình, nghiệp vụ - Đảng ủy Khối nên tuyển riêng cán Lưu trữ để thực công v.iệc cách hiệu hơn; - Việc quản lý văn máy tính nên cần bổ sung máy phát điện cho phận điện để tránh công việc bị ùn tắc Thực việc ghi liệu lưu trữ đĩa để đảm bảo việc bảo quản an toàn cho tài liệu; - Hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phịng (tin học hố văn phịng), khâu cần áp dụng đề nghị lãnh đạo Đảng ủy Khốiquan tâm trọng Phải trang bị kiến thức tin học đồng cho cán quan Đảng ủy Khối nối mạng nội bộ, phòng, ban, cán bộ, chuyên viên trang bị đào tạo kiến thức tin học văn phòng việc ứng dụng cho cơng tác văn phịng chưa tốt Ví dụ: Các chuyên viên soạn thảo văn để đưa Lãnh đạo ký phải in văn đưa Lãnh đạo trực tiếp ký, có trường hợp phải sửa chữa 2-3 lần nên chất lượng hiệu công việc chưa cao, chưa tiết kiệm thời gian văn phòng phẩm… Do đề nghị lãnh đạo Văn phòng đạo, yêu cầu đơn vị soạn thảo văn để đưa duyệt, ký phải gửi qua mạng nội để Lãnh đạo duyệt, ký luôn, thời gian nhiều lần Hiện đại hoá văn phịng quan Biện pháp đại hố cơng tác văn phịng: Để đại hố cơng tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng tiến hành tối ưu hố q trình thực nhiệm vụ văn phịng trước hết cần quan tâm đến nội dung hoạt động hồn thiện cơng việc văn phòng Một vấn đề quan, tổ chức vấn đề tối ưu hoá giải pháp tối ưu việc giải cơng việc văn phịng lâu dài vấn đề quan tâm Việc nghiên cứu lý thuyết hoạt động thực tiễn cơng tác văn phịng sở khoa học quản lý điều hành có thẻ giải vấn đề Bất mạng lưới phức tạp bao gồm điểm nút Từ SV: Bùi Thị Hồng Hạnh 47 Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điểm nút đến điểm nút khác ta gọi cung tuyến quy trình giải cơng việc Tuyến nhanh nhất, ngắn có hiệu đơi điểm nút tính tốn xem xét Việc tối ưu hố tìm điểm nút - Hiện đại hố cơng tác văn phịng quan thực mặt sau: Về thể chế hoá: Ban hành quy chế tổ chức máy nhân sự, quy trình hoạt động, điều hành, công tác tổng hợp Văn thư – Lưu trữ… Tổ chức máy nhân phân định rõ trách nhiệm quyền hạn tiêu chuẩn xây dựng áp dụng từ xuống dưới, có vấn đề xảy dễ dàng xác định phần trách nhiệm bên liên quan Tuyển dụng nhân chuyên môn đào tạo, chun nghiệp hố đội ngũ cán văn phịng Quy trình cơng tác: Xây dựng tiêu chuẩn đầy đủ quy trình cơng tác Q trình xây dựng tiêu chuẩn đồng thời trình hợp lý hố, thống hố cơng việc, cắt bỏ cơng đoạn, công tác không cần thiết Các tài liệu lưu trữ, thường xuyên xem xét loại bỏ phần lạc hậu Công tác kiểm tra chất lượng hoạt động khơng thể thiếu, có quy định rõ điểm cần kiểm tra tiêu cơng việc Đề xuất: Văn phịng cần thiết kế có vách ngăn kính, có cửa sổ giao dịch Trang bị máy Fax, máy photo đặt phòng văn thư SV: Bùi Thị Hồng Hạnh 48 Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Văn phòng Đảng ủy Khối, em nhận thấy tầm quan trọng cơng tác hành văn phịng hoạt động điều hành quản lý nói chung Nó đóng vai trị vơ quan trọng công việc lãnh đạo Tất điều hành trang cần thiết để em tự tin trường tiếp nhận vị trí một môi trường Trong suốt trình thực tập làm việc em thấm thía việc Trường tổ chức cho chúng em thực tế quan Em hiểu câu nói “Học phải đôi với hành”, “Lý thuyết gắn với thực tiễn” việc học mang lại hiệu cao thiết thực Có thể nói chân lý sống; việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn điều cần thiết Đặc biệt qua tháng thực tập quan cho em kiến thức thực tế, vững vàng chuyên môn, nghiệp vụ hiểu biết văn hóa ứng xử nơi cơng sở Mặt khác cịn giúp em tự tin để trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp tương lai Kết thúc đợt thực tập em xin đúc kết kinh nghiệm thực tế mà em học vào thu hoạch nhằm tổng kết trình làm việc Văn phòng Đảng ủy Khối Mặc dù cố gắng tránh khỏi số hạn chế, thiếu sót Kính mong bảo, giúp đỡ, thầy giáo, cô giáo để báo cáo thu hoạch em hoàn thiện Qua báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin chân thành cảm ơn thầy cô Trường, Khoa Quản trị văn phịng tồn thể cơ, chú, anh chị Văn phịng Đảng ủy Khối giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt tập báo cáo tốt nghiệp này./ Em xin chân thành cảm ơn ! SV: Bùi Thị Hồng Hạnh 49 Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA ĐẢNG ỦY KHỐI DOAN NGHIỆP HÀ NỘI BÍ THƯ PHĨ BÍ THƯ CÁC ĐỒN THỂ CÁC BAN THAM MƯU VĂN PHÒNG BAN TỔ CHỨC SV: Bùi Thị Hồng Hạnh BAN TUYÊN GIÁO BAN KIỂM TRA HỘI CỰU CHIẾN BINH ĐỒN THANH NIÊN CƠNG ĐỒN CƠ QUAN Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Khối doanh nghiệp CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG BAN THƯỜNG VỤ TỔ VĂN THƯ LƯU TRỮ SV: Bùi Thị Hồng Hạnh ỦY BAN KIỂM TRA CÁN BỘ CHUYÊN MÔN TỔ QUẢN TRỊ Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan Văn phịng hồn chỉnh dự thảo lần cuối trình Bí thư đảng uy khối xem xét phê duyệt SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 hội nghị Khối Doanh nghiệp SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Khối Doanh nghiệp SV: Bùi Thị Hồng Hạnh Lớp: QTVP K7A