MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 PHẦN I. BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP 6 PHẦN II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 7 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 7 1. Vài nét về UBND quận Tây Hồ 7 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 8 2.1. Chức năng 8 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 9 3.Cơ cấu tổ chức của UBND quận: 10 3.1.Tổ chức nhân sự UBND quận Tây Hồ gồm: 11 3.2. Về tổ chức bộ máy: 11 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ: 12 1. Chức năng của Văn phòng UBND quận Tây Hồ: 12 2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND quận Tây Hồ 12 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 14 4. Xây dựng bản mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng 15 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ. 17 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 17 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Lấy ví dụ cụ thể 17 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 20 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Tây Hồ. Lập hội nghị hồ sơ 21 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan 22 1.4.1 Trước khi lãnh đạo đi công tác: 22 1.4.2 Trong khi lãnh đạo đi côn tác: 23 1.4.3 Sau khi lãnh đạo đi công tác vê: 23 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND quận Tây Hồ 24 2. Khảo sát về công tác văn thư 26 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND Quận Tây Hồ ( nhận xét ưu, nhược điểm). 26 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cho cơ quan 28 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 30 3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan 31 3.2. Đánh giá ưu, nhược điểm. 32 PHẦN III. 33 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 33 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm: 33 2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND quận Tây Hồ 46 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của UBND quận Tây Hồ 66 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 70 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 71 6. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND quận Tây Hồ. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính 72 PHẦN IV. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 74 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ. 74 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 76 KẾT LUẬN 79 C. LỜI CẢM ƠN 80 PHẦN V. PHỤ LỤC 81 PHẦN VI: PHIẾU ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 82
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô khoa Quản trị Văn phòng trường tạo điều kiện cho em có hội thực tập để em có thêm trải nghiệm kiến thức để hoàn thành đợt thực tập Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng nhiệt tình hướng dẫn em đợt thực tập, cảm ơn cô động viên, chia sẻ kinh nghiệm thực tập, giải đáp thắc mắc trình thực tập em, để em hoàn thành tốt đợt thực tập Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, lãnh đạo Văn phòng anh, chị quan tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập quan, bảo tận tình, tư vấn cho em để em hoàn thành đợt thực tập báo cáo thực tập, đồng thời giúp em hiểu thêm công việc văn phòng suốt thời gian thực tập Trong trình thực tập, trình làm báo cáo Khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cô bỏ qua Đồng thời trình độ lý thuyết kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt đợt thực tập Sinh viên: Ngô Thị Dương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Xã hội thực thể phức tạp, bao gồm nhiều mối quan hệ, nhiều cá nhân, nhiều tổ chức tạo thành thực thể xã hội – thực thể phức tạp cần có quản lý, có nhà nước đại diện cho xã hội đứng gia quản lý xã hội, đại diện ý chí nhân dân, định hướng cho xã hội, quản lý xã hội phát triển theo định hướng định đề Chính hoạt động công tác hành văn phòng có vai trò vô quan trọng hệ thống quan nhà nước Để đảm bảo cho sinh viên thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội có khả trường tiếp cận nhanh với công tác hành văn phòng, có điều kiện để hiểu thêm công việc, đáp ứng phương châm học đôi với hành, lý luận phải thực tiễn, Trường Khoa quản trị Văn phòng đề kế hoạch cho sinh viên thực tập quan nhà nước Chuyến thực tập giúp cho sinh viên làm quen quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó dịp để sinh viên củng cố, tập hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức người làm công tác hành văn phòng, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc sau Sinh viên: Ngô Thị Dương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP PHẦN II .7 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ .7 Vài nét UBND quận Tây Hồ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3.Cơ cấu tổ chức UBND quận: 10 3.1.Tổ chức nhân UBND quận Tây Hồ gồm: .11 3.2 Về tổ chức máy: 11 II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HÔ: 12 1.Chức Văn phòng UBND quận Tây Hồ: 12 2.Nhiệm vụ Văn phòng UBND quận Tây Hồ 12 3.Cơ cấu tổ chức Văn phòng 14 4.Xây dựng mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng 14 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ .16 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 17 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan Lấy ví dụ cụ thể 17 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 19 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị UBND quận Tây Hồ Lập hội nghị hồ sơ 21 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo quan 21 Trước lãnh đạo công tác: 22 Trong lãnh đạo côn tác: 22 Sau lãnh đạo công tác vê: .23 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở UBND quận Tây Hồ 23 Khảo sát công tác văn thư .26 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư UBND Quận Tây Hồ ( nhận xét ưu, nhược điểm) .26 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư cho quan 27 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ .30 3.1 Thực trạng công tác lưu trữ quan 30 3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm 32 PHẦN III 32 Sinh viên: Ngô Thị Dương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ .32 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm: 33 2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” UBND quận Tây Hồ 45 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” UBND quận Tây Hồ .65 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 69 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng 70 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành UBND quận Tây Hồ Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành 71 PHẦN IV 73 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHI 73 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng UBND quận Tây Hồ 73 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 75 KẾT LUẬN 78 C LỜI CẢM ƠN .79 PHẦN V PHỤ LỤC 80 PHẦN VI: 81 PHIẾU ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 81 Sinh viên: Ngô Thị Dương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Ngô Thị Dương Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP I QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Thời gian thực tập: Từ ngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015 Địa điểm thực tập Uỷ Ban nhân dân quận Tây Hồ – Văn phòng, Địa điểm: số 657 Lạc Long Quân, Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội Nội dung thực tập Tìm hiểu cấu tổ chức, hoạt động Ủy Ban nhân dân quận Tây Hồ Văn phòng; đồng thời hiểu chức năng, nhiệm vụ UBND, văn phòng Làm quen với công việc chuyên ngành có nhìn khái quát công tác văn phòng để có thêm kinh nghiệm sau trường làm việc với tình hình kinh tế - xã hội ngày chuyển biến nhanh Sinh viên: Ngô Thị Dương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TÔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ Vài nét về UBND quận Tây Hô Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ – Hà Nội Điện thoại : 04.7533396 Website : www.tayho.gov.vn Hồ Tây tồn suốt chiều dài lịc sử 1000 năm qua với vẻ đẹp làm dung động nhiều lòng người , nhà thơ cảm hứng để ngâm thơ, sáng tác thơ : “Hồ Tây đẹp tựa Tây Thi Mênh mang sóng nước thầm đa mang Ngàn năm song hỏi thời gian Lấp vùi bao nỗi gian nan cõi người Sông Hồng với biển khơi Để cho Hà Nội bãi bồi Hồ Tây Thi nhân duyên nợ nơi Hồn thơ thuở trước mộ sóng tràn Xuân Hương, Bà Huyện Thanh QUan Đáy hồ rung động trang trữ tình” Như biết, Quận Tây Hồ thành lập theo Nghị định số 69/NĐ-CP ngày 28/10/1995 Chính phủ UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn bắt đầu từ ngày 01/01/1996 Quận Tây Hồ xác định trung tâm dịch vụ – du lịch, trung tâm văn hóa, vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên cảu Thủ đô Hà Nội Quận nằm ở phía Tây Bắc Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Phía đông giáp quận Long Biên; Phía Tây giáp huyện Từ Liêm quận Cầu Giấy; Phía Nam Sinh viên: Ngô Thị Dương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giáp quận Ba Đình; Phía Bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối phẳng, có nhiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Quận Tây Hồ có mật độ dân số thấp quận nội thành Quận Tây Hồ có diện tích 2.400 ha, dân số 130.000 người; có Hồ Tây phổi xanh Thành phố, với không gian thoáng rộng, phong cảnh đẹp, nhiều di tích lịch sử văn hóa xếp hạng quốc gia, nhiều làng nghề truyền thống với sản vật tiếng Hoa đào Nhật Tân, Phú Thượng; quất cảnh Quảng Bá, Tứ Liên Sau 10 năm xây dựng trưởng thành, Quận Tây Hồ ngày lớn mạnh Trong năm 2001-2005 kinh tết địa bàn quận đạt tốc độ phát triển cao, giá trị sản xuất tăng bình quân 14,8% đó: Kinh tế Nhà nước tang 13m4%/ năm; kinh tế có vốn đầu tư nước ngaoif tăng 18,7%/năm; kinh tế quốc doanh tăng 16,9%/năm vượt tiêu Nghị Đại hội II đề Công tác quy hoạch triển khai tích cực, năm qua quận Thành phố phê duyệt: Quy hoạch chi tiết quận Tây Hồ tỷ lệ 1/2000; quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế – xã hội giai đoạn 2001- 2010; quy hoạch mạng lưới trường học mạng lưới điện quy hoạch cấp nước, quy hoạch cấp nước, quy hoạch mạng lưới chợ đến năm 2010 Đặc biệt thực quy hoạch khu đô thị Tây Hồ Tây Phối hợp với Sở, Ngành Thành phố nghiên cứu lập quy hoạch trồng hoa đào truyền thống hệ thống hạ tầng kỹ thuật trình Thành phố phê duyệt Các quy hoạch duyệt tạo sở pháp lỹ cho việc đầu tư xây dựng, quản lý đô thị thực kế hoạch phát triển kinh tế – Xã hội quận Quận Tây Hồ với vị trí địa lý tương đối thuận lợi, có Hồ Tây di tích văn hóa, lại tiếp thu công nghệ điều kiện tạo nhiều sản phẩm hàng hóa đặc thù với chất lượng, hiệu kinh tế, trị, dịch vụ, du lịch, văn hoá thủ đô nước Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hô 2.1 Chức HĐND&UBND Quận Tây Hồ quan chấp hành HĐND quận, Sinh viên: Ngô Thị Dương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan hành Nhà nước ở quận, thi hành việc quản lý Nhà nước phạm vi lãnh thổ quận theo Hiến pháp, pháp luật văn quan quản lý Nhà nước cấp Nghị HĐND quận tất lĩnh vực cụ thể là: Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâm nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí, Công nghệ môi trường Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp, tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương Bảo đảm an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ, xây dựng lực lượng vũ trang lực lượng quốc phòng toàn dân Quản lý hộ tịch, hộ ở địa phương, quản lý việc lại cư trú người địa phương Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội, thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật…đảm bảo kịp thời đắn 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ (Được quy định theo Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân Ủy ban nhân dân Quốc hội ngày 26/11/2003): nhiệm vụ, quyền hạn quy định cụ thể sau: Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng hàng năm lâu dài Quận Xây dựng quy chế UBND Quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Kết luận việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND Quận quản lý nhiệm vụ phức tạp theo quy định Luật khiếu nại tố cáo Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo điều hành tập thể mỗi cá Sinh viên: Ngô Thị Dương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân, thành viên UBND quận hàng năm Giải vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND Quận UBND Quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc dân chủ, tập thể lãnh đạo cá nhân phụ trách thực chế độ chủ trương, định theo đa số Phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế CNXH, ngăn chặn biểu quan liêu, lãng phí tham nhũng, cửa quyền hách dịch số biểu tiêu cực khác xuất quan, cán công chức máy quan 3.Cơ cấu tổ chức của UBND quận: Cơ cấu tổ chức HĐND & UBND quận Tây Hồ bao gồm 01 Chủ tịch 03 phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch ủy viên - Đứng đầu UBND Quận Chủ tịch UBND, người phụ trách chung, người lãnh đạo điều hành toàn diện mặt công tác UBND Quận, đôn đốc kiểm tra công tác Quận, đạo điều hành hoạt động thành viên cấp phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND Quận, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể UBND Quận Mặt khác, Chủ tịch UBND Quận phải chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ, quyền hạn giao riêng cho với thành viên UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND Quận cấp - Phó Chủ tịch UBND Quận gồm 03 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch Các Phó Chủ tịch UBND Quận phân công, đạo số lĩnh vực công tác; đạo điều hành hoạt động số phòng, ban ngành chuyên môn UBND Quận + 01 Phó Chủ tịch phụ trách kinh tế + 01 Phó Chủ tịch phụ trách địa chính, xây dựng + 01 Phó Chủ tịch phụ trách văn xã + Khối Nội chính: phụ trách chịu trách nhiệm quản lý phận đơn vị, phòng ban lại quan phòng Nội vụ, phòng Tư pháp phòng Thanh tra quận Sinh viên: Ngô Thị Dương 10 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội động quan Để làm điều cần phải thường xuyên cử cán đào tạo them, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức công tác để học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán tập huấn vừa nâng cao trình độ cho than, vừa mang lại kiến thức giúp đỡ cán khác quan Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo lại mang lại hiệu cao - Ban hành quy chế làm việc theo quy chế mới, cách làm việc mới, hợp lý với tình hình chung kinh tế - xã hội đất nước - Xác định mục tiêu cho nhân viên + Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực công việc họ so với tiêu chuẩn mẫu; so với nhân viên khác Từ giúp nhân viên điều chỉnh, khắc phục sai lầm trình làm việc + Cung cấp thông tin làm sở cho vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển, thăng tiến… + Giúp nhân viên biết nhận xét, đánh giá lãnh đạo việc thực công việc mình, đánh giá tình hình thực công việc nhân viên, cung cấp thông tin cho nhân viên + Đánh giá lực thực công việc nhân viên giúp quan có sở dự báo nhân tương lai, từ có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, phát triển nguồn nhân - Muốn làm việc hiệu điều quan trọng tất cán quan phải thực đoàn kết lòng, giữ vững kỷ cương quan, mang lại uy tín với nhân dân Nhà nước - - Cần ý đến môi trường làm việc, ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Văn phòng nơi tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng quan Do cần bố trí thuận lợi cho việc giao dịch, phù hợp với tính chất công việc bảo quản tài liệu mật không để thông tin tiết lộ - Lãnh đạo UBND Quận, Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm đến Sinh viên: Ngô Thị Dương 76 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đời sống cán bộ, công việc phải đạo nhiệt tình với tinh thần cầu tiến chính, cần động viên tạo không khí thoải mái để toàn nhân viên có nghị lực phấn đấu Trên số ý kiến đóng góp em với cương vị sinh viên thực tập, em mong công tác Hành văn phòng UBND Quận Tây Hồ ngày phát triển để đáp ứng nhu cầu phát triển UBND Quận tạo điều kiện cho công tác quản lý qua đạt hiệu Sinh viên: Ngô Thị Dương 77 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác Hành văn phòng, nghiệp vụ quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp quan giải nhanh chóng, xác kịp thời tránh sai sót xẩy Đặc biệt tình hình đất nước trước yêu cầu xây dựng tiến hơn, đại Làm tốt nghiệp vụ Hành Văn phòng giúp quan phận chuyên môn có liên quan thực hiện, theo dõi toàn chương trình kế hoạch tình hình thực chủ trương đường lối Đảng Nhà nước Qua báo cáo kịp thời, xác thông tin cần thiết để phục vụ công tác quản lý quan Do công tác Hành văn phòng đòi hỏi mỗi cán viên chức phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ định đặc biệt có tâm huyết với nghề đem lại hiệu cao công việc Sinh viên: Ngô Thị Dương 78 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C LỜI CẢM ƠN Kết thúc đợt thực tập vừa qua văn phòng UBND quận Tây Hồ, giúp thân em mạnh dạn cách ứng xử, giao tiếp với người quan,và em nhận thấy lý thuyết mà em học phần công việc, sau trường mà em phải làm thực tế, thực tế định trình độ học vấn chuyên môn nghiệp vụ em, có áp dụng điều học vào thực tế hay không Qua lần thực tập em hiểu biết sâu sắc thêm quan tâm nhà nước quan công tác văn phòng, hiểu thêm điều thú vị công việc chuyên môn sau này, nhờ mà em cảm thấy yêu nghề tin tưởng vào lựa chọn nghề nghiệp mình.ực tập Trong trình thực tập văn phòng UBND quận em gặp phải số khó khăn song nhờ vào nỗ lực than giúp đõ nhiệt tình, chu đáo đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng đặc biệt chi Nguyễn Thu Anh, anh Lê Quang Hòa anh Phạm Đức Anh giúp em khắc phục phần khó khăn để hoàn thành tốt công việc mà giao hoàn chỉnh báo cáo thực tập Trong thời gian thực tập, em ý thức cố gắng để hoàn thành tốt đợt thực tập, song kinh nghiệm thực tế thân hạn chế, báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, cô giáo toàn thể cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ để báo cáo tốt nghiệp em hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội – khoa Quản trị văn phòng đội ngũ cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng UBND quận Tây Hồ hướng dẫn tạp điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này./ Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Ngô Thị Dương 79 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN V PHỤ LỤC • Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy HĐND&UBND quận Tây Hồ • Phụ lục số 02: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND quận Tây Hồ • Phụ lục số 03: Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ • Phụ lục số 04 Sơ đô hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị quan • Phụ lục số 05: Hô sơ 01 Hội Nghị • Phụ lục số 06 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo • Phụ lục số 07 Một số hình ảnh UBND quận Tây Hồ • Phụ lục số 08 Những văn kèm theo Sinh viên: Ngô Thị Dương 80 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN VI: PHIẾU ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP Sinh viên: Ngô Thị Dương 81 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01: Sơ đô cấu tổ chức UBND quận Tây Hô Sinh viên: Ngô Thị Dương 82 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đô cấu tổ chức của Văn phòng CHỦ TICH Phó Chủ tịch phụ trách kinh tế Phó Chủ tịch phụ trách địa chính, xây dựng Văn phòng HĐND&UB ND quận Phòng Kinh tế Phòng Tài – Kế hoạch Phó Chủ tịch phụ trách văn xã Phòng Quản lý đô thị Phòng Tài nguyên Môi trường Sinh viên: Ngô Thị Dương Phòng LĐTB& XH Phòng Nội vụ Phòng VHTT& TDTT Phòng Tư pháp Phòng Y tế Phòng Thống kê Khối Nội Phòng Thanh tra Quận Phòng Giáo dục Đào tạo 83 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đô hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường ky của UBND quận Tây Hô Nghị Hội đồng Nhân dân Nghị Quận uỷ UBND giao cho phòng chuyên môn thuộc Quận xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ (tuần, tháng, quý, năm) Các phòng, ban chuyên môn xây dựng cụ thể kế hoạch theo tuần, tháng, quý, năm Văn phòng HĐND UBND Quận tổng hợp chương trình công tác UBND Tổ chức thực Sinh viên: Ngô Thị Dương 84 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ Lục 04: Sơ đô hóa công tác tổ chưcs 01 Hội Nghị của quan Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn diễn biến hội nghị Giai đoạn kết thúc Lập kế hoạch cho hội nghị Tiếp đón Đại biểu Phục vụ sau hội nghị Phân công công việc Khai mạc hội nghị tuyên bố lý Tiễn đoàn Đại biểu Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị Theo dõi diễn biến hội nghị Quyết toán kinh phí hội nghị Ghi Biên Bản Hội Nghị Sinh viên: Ngô Thị Dương 85 Hoàn tất Hồ sơ Hội nghị Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Hô sơ 01 hội nghị Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn diễn biến Hội nghị Giai đoạn kết thúc Hội nghị Lập kế hoạch cho Hội nghị Tiếp đón Đại biểu Phục vụ sau Hội nghị Phân công công việc Khai mạc Hội nghị tuyên bố lý Tiễn đoàn Đại biểu Chuẩn bị tài liệu cho Hội nghị Sinh viên: Ngô Thị Dương Theo dõi diễn biến Hội nghị Quyết toán kinh phí Hội nghị Ghi Biên Hội nghị Hoàn tất hồ sơ Hội nghị 86 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: Sơ đô hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Trước lãnh đạo công tác Văn phòng chuẩn bị cho chuyến (phương tiện, kinh phí, bố trí thời gian, chuẩn bị nội dung, tài liệu cần thiết) Trong lãnh đạo công tác Văn phòng thực công việc giao phạm vi Theo dõi tiến độ cá nhân, ban ngành Cử cán lãnh đạo (nếu cần) Sinh viên: Ngô Thị Dương Ghi nhật ký công việc Sau lãnh đạo công tác Bàn giao tài liệu thời gian công tác cho lãnh đạo Giúp lãnh đạo triển khai nội dung chuyến Thanh toán kinh phí yêu cầu Lưu lại sách báo, tạp chí, thư riêng lãnh đạo Soạn thảo thư cảm ơn cho lãnh đạo Giữ liên lạc thường xuyên với lãnh đạo Hoàn thiện hồ sơ 87 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 07 Một số hình ảnh của UBND quận Tây Hô Hình HĐND&UBND quận Tây Hồ Hình Hoạt động thể dục thể thao quận Sinh viên: Ngô Thị Dương 88 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình 03 Văn phòng làm việc chuyên viên Hình 04 Kho Lưu trữ UBND quận Tây Hồ Sinh viên: Ngô Thị Dương 89 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình 05 Phòng họp UBND quận Tây Hồ Sinh viên: Ngô Thị Dương 90 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A