HỘI NGHI TẬP HUẤN LUẬT ĐẤT ĐAI NĂM 2015 CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ
STT
THỜI GIAN NỘI DUNG NGƯỜI THỰC HIỆN
1. Từ 8h00 - 8h30 Đón tiếp Đại biểu Văn phòng UBND quận;
Phòng tài nguyên và Môi trường
2. Từ 8h30 – 8h45 Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
Đ/c PHạm Chí Công - Chánh Văn phòng UBND
quận.
3. Từ 8h45 – 9h15 Phát biểu chỉ đạo Hội nghị
Đ/c Nguyễn Mạnh Hiển – Trưởng phòng Tài nguyên
và Môi trường 4. Từ 9h15 –
11h00
Truyền đạt, phổ biến Luật Đất đai năm
2015
Nguyễn Thị Hoa của Phòng Tài nguyên và Môi
trường 5. Từ 11h00 –
11h45
Giải đáp thắc mắc về Luật Đất đai năm
2015
Hoàng Tố Uyên của Phòng Tài nguyên và Môi
trường 6. Từ 11h45 Cảm ơn và Bế mạc
Hội nghị
Đ/c Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường – Phó trưởng Ban Chỉ đạo triển khai thi hành Luật đất đai năm 2015 của quận
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này
VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI CHO CƠ QUAN
- Ưu điểm của mô hình văn phòng này:
+ Văn phòng cơ quan nhân viên dành hầu hết thời gian làm việc trong ngày tại đây, do đó sự tiện nghi, cảm giác thoải mái sẽ có được một kết quả và tinh thần làm việc rất tốt.
Ngoài ra bố trí như trên còn góp phần quan trọng vào việc sử dụng có hiệu quả cao những cơ sở tài sản vật chất của cơ quan.
+ Bàn, ghế: Được thiết kế phù hợp với vóc dáng, tư thế ngồi và đặc điểm công việc của người sử dụng đảm bảo cho nhân viên cảm thấy thoải mái, dễ chịu trong khi làm việc.
+ Chiều cao của ghế phù hợp với chiều cao của người ngồi, ghế điều chỉnh được chiều cao và xoay được không cần phải đứng lên…
+ Tủ để hồ sơ, tài liệu đã bố trí gần chỗ làm việc của người sử dụng nó, và
đã kê xoay hướng vào nhau. Tủ để hồ sơ, tài liệu có nhiều ngăn lên dễ dàng trong việc phân lạo tài liệu phục vụ cho công tác được thuận lợi
+ Đã đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị cần thiết
+ Các điều kiện khác như: ánh sang, nhiệt độ, tiếng ồn, màu sắc, vệ sinh rất được quan tâm và bố trí phù hợp
- Nhược điểm của mô hình văn phòng này:
Bên cạnh những ưu điểm trên trong quá trình hoạt động của mình văn phòng UBND quận Tây Hồ còn gặp một số nhược điểm sau:
+ Ngoài ra các trang thiết bị văn phòng tuy đã có sự quan tâm đầu tư của cấp trên nhưng do nguồn ngân sách của quận còn hạn hẹp lên các trang thiết bị văn phòng chưa thể đầy đủ còn thiếu như máy Fax, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu… Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc của UBND quận Tây Hồ.
+ Trong phòng không có chỗ để nước uống cho cán bộ nhân viên.
+ Không gian vẫn còn hơi hẹp.
+ Tủ để tài liệu nhỏ mà tài liệu thì nhiều khiến tài liệu hồ sơ không được đảm bảo nhiều khi dẫn đến mất tài liệu.
6. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND quận Tây Hô. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính
• Đánh giá:
Để tồn tại và hoạt động được thì bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng phải có cơ cấu nhất định. Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong cùng với mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức, là yếu tố cấu thành trong không gian của tổ chức thực hiện một chức năng, nhiệm vụ nào đó.
Trong cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ mỗi người đều giữu nhiệm vụ nhất định để cùng hoàn thành mục tiêu chung của quận. Sư phân quyền và ủy quyền hợp lý lên cán bộ công chức, viên chưc, đều hoàn thành nhiệm vụ và hiểu rõ về công việc của mình.
Cơ cấu tổ chức tương đối ổn định và chế độ nhân sự rõ ràng với đầy đủ
các bộ phận chức năng về tham mưu, tổng hợp, hậu cần với đội ngũ cán bộ chuyên môn và hoạt động rất hiệu quả trong hệ thống tổ chức, bộ máy gọn nhẹ
không cồng kềnh dễ dàng quản lý và hoạt động.
• Nhận Xét - Ưu điểm
+ Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng.
- Nhược điểm:
+ nhiều khi không hoàn thành nhiệm vụ vì họ không biết rõ quyền hạn công việc nhất định
PHẦN IV.
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHI
Qua hơn 1 tháng thực tập tại UBND Quận Tây Hồ em đã được tiếp xúc với thực tế và khảo sát về công tác Hành chính văn phòng. Em nhận thấy phong cách làm việc của cán bộ văn phòng chuyên nghiệp và khoa học. Và em cũng nhận thấy rằng, công tác Hành chính văn phòng chiếm một vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan, đây là một hoạt động mang lại lợi ích tát yếu cho cơ quan nói chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng.
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hô.
UBND Quận Tây Hồ đã đi vào hoạt động trong thời gian khá dài, công tác Hành chính văn phòng hoạt động rất ổn định và nề nếp ổn định và đã đạt được nhiều kết quả quan trọng, tuy nhiên vẫn còn những hạn chế cần khắc phục góp phần vào sự ổn định của cơ quan.
- Ưu điểm
Trong những năm qua công tác Hành chính của UBND Quận đã có những bước tiến rõ rệt, từng bước nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức . Đặc biệt là cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó có sự quan tâm đúng mực về con người và cơ sở vật chất đối với công tác này. Được sự chỉ đạo của Thành phố, sự quan tâm của Lãnh đạo UBND Quận, Văn phòng UBND Quận đã được đầu tư trang thiết bị, bổ sung kiện toàn và sắp xếp lại độ công chức, bố trí cán bộ phù hợp với chuyên môn năng lực công tác. Các phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính để thực hiện việc tiếp nhận và xử lý cũng như tra tìm văn bản của quận.
Việc cài đặt phần mềm chương trình quản lý phần mềm quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của UBND Quận đã đạt được hiệu quả cao giúp cho việc tiếp nhận, xử lý chuyển giao và theo dõi văn bản đi, đến khá chính xác giúp cho việc tra cứu văn bản nhanh chóng thuận tiện
Toàn bộ văn bản đều được Scan vào máy phục vụ cho việc tra tìm văn bản của các đơn vị phòng ban đồng thời phục vụ tốt hơn công tác Hành chính và điều hành chỉ đạo.
Lãnh đạo cơ quan là những người có tầm nhìn xa, trông rộng, có khả năng nắm bắt tình hình và biết trước được xu thế đồng thời tiến hành chỉ đạo công việc một cách hiệu quả nhất, phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng theo đúng chuyên môn, nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân của Văn phòng.
Soạn thảo văn bản trên máy vi tính giúp cho UBND quận Tây Hồ có thể duyệt qua mạng nội bộ, góp phần làm bớt công việc cho cán bộ văn thư và chuyên viên đảm bảo tính chính xác của văn bản, tài liệu.
Bộ phận chuyên viên đã trực tiếp tham mưu văn bản đồng thời phối hợp cùng các phòng ban chuyên môn kiểm tra, rà soát chuẩn bị các văn bản nội dung đảm bảo đúng trong hội nghị và kỳ họp.
Có được những ưu điểm như trên là do sự chỉ đạo thường xuyên của thường trực HDND&UBND, có được sự quan tâm của Lãnh đạo UBND và Lãnh đạo Văn phòng
- Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì quận cũng có những nhược điểm như sau:
+ Tình trạng ban hành văn bản của các phòng ban vẫn chưa tuân thủ đầy đủ các quy đinh về nội dung thể thức văn bản.
+ Lãnh đạo thường xuyên đi công tác vì vậy việc giải quyết văn bản còn chậm và dẫn đến tình trạng tồn đọng văn bản.
+ Công tác tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác cho Lãnh đạo còn chậm chạp. Thay đổi chuyến đi thì thông báo chậm và không thông báo gây ảnh hưởng đến việc sắp xếp công việc từ các đơn vị.
+ Tình trạng các trang thiết bị máy móc tại một số phòng làm việc đặc biệt là phòng văn thư đang xuống cấp ảnh hưởng tới công việc. Văn thư chưa đáp ứng được yêu cầu công việc và chưa áp dụng hệ thống chữ ký điện tử vào các văn bản nên việc truyền nhận văn bản trên mạng văn thư phải thực hiện theo
cách truyền thống. Đối với văn bản đòi hỏi xác thực chữ ký UBND Quận Tây Hồ chưa áp dụng được phần mềm quản lý bằng dấu đỏ. Vì vậy vẫn phải lưu văn bản theo cách truyền thống.
+ Do việc lập hồ sơ hiện hành của các cán bộ làm công tác văn thư còn kém và hạn chế như văn bản, tài liệu của một năm đã giải quyết xong chỉ được nộp vào kho lưu trữ nên khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan lại gây nên sự khó khăn trong công tác tra tìm, bảo quản tài liệu, văn bản không được sắp xếp gọn gàng theo thời gian, bị trùng thừa và chiếm diện tích lớn trong kho lưu trữ.
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
* Đề xuất
Thời gian thực tập tại cơ quan em đã được tìm hiểu công tác Hành chính văn phòng của UBND Quận Tây Hồ. Em xin có một số ý kiến đề xuất như sau:
- Mỗi công việc trong văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ…v.v đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy định tổ chức thực hiện hợp lý và cần quan tâm nhiều hơn.
- Xây dựng cho cán bộ một chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh đó phải tạo thời gian cơ hội cho các nhân viên, ngoài công việc cũng phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, các buổi giao lưu giữa các đơn vị và trong Văn phòng
- Bố trí phòng làm việc một cách khoa học hơn, lãnh đạo văn phòng phải gần với các phòng ban để tiện theo dõi, kiểm tra và giao dịch
- Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế, cụ thể hóa chủ trương chính sách của Đảng về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức phù hợp với yêu cầu của tình hình mới trong đó chú trọng đến chính sách hỗ trợ các đối tượng được cử đi đào tạo, bồi dưỡng.
- Từng bước nâng cao năng lực của cán bộ, đáp ứng kịp thời nhu cầu hoạt
động của cơ quan. Để làm được điều đó thì cần phải thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo them, đào tạo lại, tập huấn, tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức đi công tác để học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên ngoài về áp dụng cho cơ quan mình nếu thấy phù hợp. Việc cử cán bộ ra ngoài tập huấn vừa nâng cao trình độ cho bản than, vừa mang lại kiến thức về giúp đỡ các cán bộ khác của cơ quan.
Đây là chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm được công đào tạo lại mang lại hiệu quả cao.
- Ban hành các quy chế làm việc theo đúng quy chế mới, cách làm việc mới, hợp lý với tình hình chung kinh tế - xã hội của đất nước hiện nay
- Xác định được mục tiêu cho nhân viên
+ Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu; so với các nhân viên khác. Từ đó giúp nhân viên điều chỉnh, khắc phục những sai lầm trong quá trình làm việc.
+ Cung cấp thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển, thăng tiến…..
+ Giúp nhân viên biết được nhận xét, đánh giá của lãnh đạo về việc thực hiện công việc của mình, đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, cung cấp các thông tin này cho nhân viên.
+ Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên giúp cơ quan có cơ sở dự báo về nhân sự trong tương lai, từ đó có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, phát triển nguồn nhân sự.
- Muốn làm việc được hiệu quả điều quan trọng là tất cả các cán bộ trong cơ quan phải thực sự đoàn kết một lòng, cùng giữ vững kỷ cương cơ quan, mang lại uy tín với nhân dân và Nhà nước.
- - Cần chú ý đến môi trường làm việc, ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc. Văn phòng là nơi tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng của cơ quan. Do đó cần bố trí thuận lợi cho việc giao dịch, phù hợp với tính chất của công việc cũng như bảo quản được tài liệu mật không để thông tin tiết lộ ra ngoài.
- Lãnh đạo UBND Quận, Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm hơn nữa đến
đời sống của cán bộ, trong công việc thì phải chỉ đạo nhiệt tình với tinh thần cầu tiến là chính, cần động viên và tạo không khí thoải mái để toàn nhân viên có nghị lực phấn đấu.
Trên đây là một số ý kiến đóng góp của em với cương vị là một sinh viên thực tập, em mong rằng công tác Hành chính văn phòng của UBND Quận Tây Hồ ngày càng phát triển để đáp ứng được nhu cầu phát triển của UBND Quận tạo điều kiện cho công tác quản lý của cơ qua đạt hiệu quả.
KẾT LUẬN
Công tác Hành chính văn phòng, là nghiệp vụ quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước. Nó giúp các cơ quan giải quyết nhanh chóng, chính xác kịp thời tránh được sai sót có thể xẩy ra. Đặc biệt trong tình hình đất nước hiện nay trước yêu cầu xây dựng tiến bộ hơn, hiện đại hơn.
Làm tốt được nghiệp vụ Hành chính Văn phòng còn giúp cơ quan và các bộ phận chuyên môn có liên quan thực hiện, theo dõi toàn bộ chương trình kế hoạch cũng như tình hình thực hiện các chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước. Qua đó báo cáo kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết để phục vụ công tác quản lý của cơ quan. Do đó công tác Hành chính văn phòng đòi hỏi mỗi cán bộ viên chức phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nhất định và đặc biệt có tâm huyết với nghề mới đem lại hiệu quả cao trong công việc.