Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý Nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý, là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng và chính xác hơn.
Trên cơ sở Nghị định số 110/NĐ-CP của Chính phủ, công tác văn thư của UBND Quận Tây Hồ đã đi vào hoạt động có nề nếp và mang tính khoa học cao.
2.1. Tìm hiêu mô hình tổ chức văn thư của UBND Quận Tây Hồ ( nhận xét ưu, nhược điêm).
Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ là một mô hình được áp dụng hình thức tập trung.
Nội dung của công tác văn thư gồm các nội dung:
- Soạn thảo và Ban hành văn bản.
- Tổ chức quản lý và xử lý văn bản.
- Lập hồ sơ công việc.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Phòng văn thư của UBND quận Tây Hồ được tổ chức như sau:
Phòng có 02 cán bộ văn thư được bố trí theo chuyên môn và theo sự phân công của lãnh đạo, phòng làm việc theo cá nhân và hợp tác với nhau trong lĩnh vự hoạt động của cơ quan.
• Ưu điểm
- Nhìn chung công tác văn thư được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Cán bộ văn thư được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ và thường xuyên được cơ quan cử đi học các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ do vậy mà phong cách làm việc đúng mực, nhiệt tình linh hoạt.
- Mô hình tổ chức văn thư tương đối tốt nên hiệu quả công việc đạt kết quả cao điều này giúp cho việc tập hợp, quản lý và giải quyết công việc được thuận lợi.
- Do áp dụng mô hình tập tung nên công tác văn thư được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông thuận lợi. Cán bộ làm công tác văn thư đã cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết đảm bảo cho công việc của quận thức đẩy giải quyết nhanh chóng, chính xác và đạt kết quả cao.
- Việc tổ chức quản lý và giải quyết van bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện một cách chặt chẽ tuân thủ theo đúng quy trình quy định của Nhà nước.
* Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ cũng có những mặt hạn chế sau:
- Cán bộ văn thư phải đảm nhiệm khối lượng công việc khá lớn, do đó mới chỉ đáp ứng tốt công tác văn thư, riêng việc quản lý và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ hiện hành còn chưa tốt, số lượng cán bộ tra tìm tài liệu còn chưa cao.
- Về trình độ của cán bộ văn thư chuyên trách: một số cán bộ có trình độ trung cấp hệ tại chức lên còn nhiều hạn chế trong việc nhận thức và giải quyết công việc.
- Mặc dù đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhưng mới chỉ dừng lại ở việc ứng dụng trong soạn thảo văn bản và phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, còn việc trao đổi, xử lý văn bản chưa được ứng dụng công nghệ thông tin.
- Quản lý văn bản đi, đến còn gặp nhiều khó khăn, một số văn bản vẫn còn bị trễ ảnh hưởng đến công việc.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cho cơ quan
Lãnh đạo văn phòng là người có trách nhiệm trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
•Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Là một quy trình mà trong đó có tự các công viêc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo 1 văn bản để ban hành.
Qua trình soạn thảo văn bản gồm 6 bước:
- Bước 1. Xác định mực đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản.
- Bước 2. Thu thập và xử lý thông tin.
- Bước 3. Xác định tên loại văn bản.
- Bước 4. Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
- Bước 5. Duyệt bản thảo.
- Bước 6. Hoàn thiện các thủ tục ban hành
Ưu điểm và nhược điểm của quy trình soạn thảo văn bản của UBND quận Tây Hồ.
- Ưu điểm:
+ Cơ quan đã có những biện pháp và chính sách thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các theo quy trình Luật định trong việc soạn thảo và ban hành văn bản.
Đối với các văn bản quan trọng cơ quan đã có những cơ chế áp dụng nghiêm chỉnh.
- Nhược điểm:
+ Các bước thực hiện còn có một số lỗi so với tiêu chuẩn nhà nước.
•Về công tác quản lý giải quyết văn bản đến:
+ Ưu điểm:
- Quy trình xử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho việc áp dụng ISO vào chương trình quản lý văn bản
- Văn thư nhập văn bản đến để lấy số cũng giống như nhập số văn bản đi, khi tra tìm sẽ nhanh và chính xác.
- Văn thư ghi ý kiến xử lý vào trong phần mềm khi tra tìm lại văn bản sẽ biết đơn vị nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, không thể chối bỏ công việc - Văn bản đến được lưu theo từng cấp (có 3 cấp: cấp trung ương, cấp quận, cấp các đơn vị khác) khi tra tìm văn bản dễ tìm.
- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư kẹp phiếu xử lý cách làm mới
này rất khoa học.
- Áp dụng cách làm khoa học trong việc xử lý văn bản và tiến hành sau khi văn thư tiếp nhận văn bản đên.
+ Nhược điểm:
- Trình tự giải quyết văn bản ở các khâu phải chuyển qua lại nhiều lần - Đăng ký văn bản đến vào phần mềm dễ bị mất văn bản, tính an toàn thấp.
* Về công tác quản lý văn bản đi:
- Ưu Điểm:
UBND quận Tây Hồ quản lý và giải quyết văn bản đi một cách chặt chẽ và có sự phân công trách nhiệm rõ ràng từ khâu soạn thảo văn bản cho đến gửi văn bản đi cũng như văn bản lưu hồ sơ.
Cách lưu hồ sơ theo tên laoij văn bản khi tìm văn bản nhanh và có độ chính xác cao.
- Nhược điểm:
Các văn bản mật đi ít nên được đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản đi theo từng tên loại văn bản nên tính bí mật thấp, sai với quy định của Nhà nước ban hành.
Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm khi nhập số có thể do sơ xuất số văn bản nhảy cách số, do vậy khó sửa, tra tìm văn bản không trùng với bản gốc.
• Về công tác quản lý con dấu:
Con dấu đóng vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, khẳng định thực và hiệu lực thi hành của văn bản do cơ quan ban hành.
Con dấu UBND quận Tâ Hồ được giao cho cán bộ văn thư giữ và đóng dấu. Con dấu phải được để tại cơ quan và phải được quản lý chặt chẽ theo Nghị định số 58/NĐ-CP của Chính phủ.
- Ưu điểm:
+ Dấu đóng trên văn bản đúng chiều ngay ngắn và dùng mực đúng quy định
+ Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản thì các trang phụ lục được đóng dấu treo ở góc trái. Đối với văn bản có nhiều trang đều được đóng dấu giáp lai.
- Nhược điểm:
+ Đóng dấu một số văn bản còn bị lệch, chùm quá 1/3 chữ ký
+ Một số văn bản còn bị đóng dấu nhầm. Trong trường hợp này không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn bản và đóng dấu lại.
+ Do con dấu đã dùng lâu nên bị mòn, người quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo với thủ trưởng đơn vị làm thủ tục lấy dấu mới.
• Về công tác lập hô sơ hiện hành:
Công việc lập hồ sơ có vị trí quan trọng trong quá trình giải quyết công việc. Nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư và công tác lưu trữ.
- Ưu điểm
Xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư.
Giúp theo dõi và giải quyết công việc thuận lợi.
- Nhược điểm
Công tác thu thập sắp xếp còn tồn đọng, văn bản còn lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm văn bản.
Khi nộp gồ sơ sai 01 năm nộp vào lưu trữ chưa biên mục đầy đủ, các nội dung đơn vị không thống kê các hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.
Nhìn chung tài liệu lưu trữ của UBND quận đã được cán bộ văn phòng chỉnh lý và sắp xếp khoa học.
3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
+ Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Đối với UBND
Quận Tây Hồ nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các loại tài liệu trong quá trình hoạt động quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng.
+ Thành phần tài liệu: Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND quận là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục vụ cho công tác nghiên cứu lâu dài của UBND.
+ Cán bộ, công chức tại cơ quan các phòng chuyên môn căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của phòng mình thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ chính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào cơ quan.
+ Nhiệm vụ cán bộ lưu trữ: Cán bộ lưu trữ căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn tài liệu và nộp vào lưu trữ. Thời gian hàng năm do Lãnh đạo UBND Quận quy định.
+ Thu thập bổ sung tài liệu cũ còn lại của các đơn vị, cá nhân đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác tránh sự mất mát và thất lạc.Định kỳ giao nộp hàng năm số lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan khoảng 6 đến 7 hộp tài liệu.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu rất quan trọng của công tác lưu trữ.
Ngày 19 tháng 5 năm 2004 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành văn bản số 238/VTLTNN-NVTW về việc ban hành văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu.
+ Tài liệu nộp vào kho lưu trữ UBND Quận bắt đầu từ 1995-2006. UBND Quận đã tiến hành hai đợt chỉnh lý: giai đoạn từ 1995-2002, giai đoạn từ 1996- 2005.
+ Kho lưu trữ của UBND quận Tây Hồ chủ yếu lưu trữ những tài liệu như sách, báo, tài liệu dịch, tài liệu nghiên cứu phục vụ bạn đọc. UBND quận không phải chỉnh lý tài liệu mà sau mỗi năm văn bản của quận đều được đưa về kho lưu trữ của cơ quan.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là rất quan trọng nhằm khắc phục tình trạng hư hỏng, mất mát của tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu sử dụng lâu
dài.
+ Trang bị: Kho lưu trữ được trang bị tự động, ngoài ra phông lưu trữ còn được trang bị bìa hồ sơ, cặp, hộp đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và tác động bên ngoài. Phông lưu trữ được thiết kế bảo quản các yếu tố khô thoáng và kín
+ Tài liệu được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp lên trên giá nên việc bảo quản và tra tìm sử dụng tài liệu khá dễ dàng.
+ Có quy định về chế độ bảo vệ tài liệu trong kho khá nghiêm ngặt.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ . Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
+ Cán bộ lưu trữ UBND tổ chức phụ vụ tra cứu tài liệu cho các cán bộ, các ban ngành chuyên môn.
Tóm lại, mặc dù công tác lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ đã có một bước phát triển mới, song vẫn còn một số hạn chế đòi hỏi hiện nay UBND Quận phải quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ, phổ biến rộng rãi tầm quan trọng trong công tác lưu trữ để phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ.
3.2. Đánh giá ưu, nhược điêm.
- Ưu điểm:
+ Công tác bảo quản tài liệu được thực hiện tốt, thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
+ Cán bộ lưu trữ đã thực hiện theo quy trình thu thập, chỉnh lý tài liệu và bảo quản tài liệu.
+ Điều kiện vật chất phục vụ công tác đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ.
- Nhược điểm:
+ Việc lắp đặt các trang thiết bị đòi hỏi chi phí cao.
+ Lượng công việc qua lớn so với số cán bộ lưu trữ.
PHẦN III.
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và
năm:
LICH CÔNG TÁC TUẦN THỨ
NGÀY
THỜI GIAN
NỘI DUNG CÔNG TÁC
CHỦ
TRÌ
THÀNH PHẦN
ĐỊA ĐIỂM
CHUẨN BỊ
Thứ hai 11/11
Sáng:
8h00
Tiếp đoàn Hội nông dân thành phố về kiểm tra công tác hội và phong trào nông
dân quận Tây Hồ
Mời đ/c Phó bí thư
Thường trực, Theo
GM
Theo GM
HND
Chiều 14h00
Hội nghị MTTQ quận bàn triển
khai công tác phản biện xã hội
Mời đ/c Phó bí thư
Thường trực, Theo
GM
Theo GM
MTTQ
19h30 Dự ngày hội Đại đoàn kết toàn dân Khu
dân cư số 2 phường Tứ Liên
Mời đ/c Phó bí thư
Thường trực, đ/c Phó Chánh
văn phòng Quận ủy, Theo GM
Tại hội trường UBND phường Tứ Liên
Thứ 3 12/11
Sáng:
8h30
Đồng chí Phó bí thư thường trực
quận ủy làm việc cới văn phòng Quận ủy, phòng Tài chính
Đ/c Phó bí thư Thường
trực quận ủy
Lãnh đạo văn phòng
quận ủy, Kế toán văn phòng
quận ủy,
Tại phòng
họp BTV –
tầng 2 quận Ủy
quận về dự toán ngân sách của Quận và Đảng ủy các phường
năm 2015
Lãnh đạo phòng Tài chính quận
(Lịch thay GM) 8h30 Thông báo kết
luận công tác kiểm tra giám sát thi hành kỷ
luật Đảng của Đảng ủy, UBKT
Đảng ủy phường Yên
Phụ
Đ/c Chủ nhiệm UBKT quận ủy
Theo GM Tại
Đảng uỷ
phường Yên Phụ
Chiều 14h00
HĐND giám sát tại Ban quản lý
chợ
Thường trực HĐND, Trưởng, phó ban KTXH, Trưởng ban pháp
chế HĐND quận, Chủ
tịch UBMTTQ
quận
Tại Ban QUản lý
Chợ
Thứ tư 13/11
Sáng:
8h30
Hội Nghị đánh giá, rút kinh nghiệm một
Đ/c Phó Bí thư Thường
Theo GM Tại
phòng họp
BTG
năm thực hiện Chỉ thị số 11-
CT/TU ngày 03/10/2012 của
Thành ủy Hà Nội về tiếp tục
thực hiện nếp sống văn minh trong việc cưới trên địa bàn TP
Hà Nội
trực quận ủy
BCH – Tầng 4 quận ủy
8h30 Dự tập huấn, triển khai Kế
hoạch số 04/KH-UBND
ngày 30/10/1025 của UBND quận về xây dựng văn kiện và tập huấn
soạn thảo hệ thống văn kiện tác chiến phòng
thủ
Theo GM triệu tập
Tại hội trường tầng 3 BCHQS
quận
BCHQS
Chiều 14h00
Tiếp xúc giữa đại biểu HĐND
Thành phố Hà Nội với cử tri
quận Tây Hồ trước kỳ họp
Thường trực quận
ủy;
HĐND;
UBND;
UBMTTQ
Tại trụ sở
HĐND – UBND phường
MTTQ
Thành phố khóa XIV
diện lãnh đạo các Ban Đảng
Quận ủy Thứ
năm 14/11
Sáng 8h30
Dự tập huấn chăm sóc sức
khỏe phụ nữ
Mời đ/c Phó bí
Thư Thường trực, Theo
GM
Tại hội trường tầng 2 – Quận ủy
– UBND
quận
LHPN
Chiều 14h00
Dự họp giao ban tiến độ GPMB thwucj hiện dự án Xây
dựng cầu Nhật Tân
Đại diện lãnh đạo Ban Dân vận Quận
ủy
Tại phòng họp số 1 – tầng 2 UBND
quận Thứ
sáu 15/11
Sáng 8h00
Lớp bồi dưỡng kỹ năng lãnh đạo Đảng, chính
quyền, đoàn thể
Đ/c Bí thư Quận ủy
Các đ/c học viên
Tại trung
tâm BDCT
Quận
TT BDCT
Chiều 14h00
Dự ngày hội Đại đoàn kết toàn dân khu dân cư số 10 phường Quảng
An
Mời đ/c Bí thư Quận
ủy, Theo GM
Tại nhà khách
Đình Quảng Bá, ngõ
67 Tô NGọc Vân