Tìm hiểu thể thức văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Nghĩa Đàn

LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Điều 12 Hiến pháp 1992 quy định: “Nhà nước quản lý xã hội pháp luật không ngừng tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa” Để quản lý nhà nước tất mặt đời sống kinh tế xã hội, Nhà nước xây dựng nên hệ thống quan nhà nước từ Trung ương tới địa phương Trong quan hành nhà nước địa phương đóng vai trò quan trọng; cầu nối, nơi đưa chủ trương sách Đảng Nhà nước vào sống; hiệu hiệu lực chủ trương, sách suy cho lại phụ thuộc vào lực, hiệu hoạt động quan nhà nước địa phương Việc ban hành văn có vị trí quan trọng hoạt động quản lý quan nhà nước Có thể nói, văn vừ phương tiện, vừa công cụ để quan nhà nước nói chung, quan hành nhà nước địa phương nói riêng thể chế hoá chủ trương, sách Đảng Nhà nước vào đời sống sở pháp lý cho hoạt động quan, tổ chức công dân Những năm gần đây, nhận thức tầm quan trọng văn QLNN, hoạt động ban hành văn quan nhà nước địa phương bước vào nề nếp, đáp ứng nhu cầu giải công việc cụ thể việc thực chủ trương sách Đảng Nhà nước thực tế Tuy nhiên, việc ban hành văn quan nhà nước địa phương bộc lộ tồn tại, đặc biệt tồn thể thức Trước tình hình ngày 06 tháng năm 2005, Bộ Nội vụ Văn phòng phủ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT–BNV–VPCP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Qua báo cáo số 105/BC-TP Phòng Tư pháp huyện Nghĩa Đàn kiểm tra rà soát văn năm 2006 UBND huyện Nghĩa Đàn ban hành gần 8.600 văn bao gồm văn Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Báo cáo… Mặc dù có văn hướng dẫn nhìn chung việc ban hành văn UBND huyện Nghĩa Đàn tồn thể thức Như vậy, công tác ban hành văn quyền địa phương nước ta nói chung UBND huyện Nghĩa Đàn nói riêng nhiều hạn chế, đặc biệt nhiều tồn mặt thể thức Chính vậy, hướng dẫn, giúp đỡ thầy giáo hướng dẫn cán nhân viên UBND huyện Nghĩa Đàn sâu “Tìm hiểu thể thức văn Ủy ban nhân dân huyện Nghĩa Đàn”, với mục đích góp phần vào việc nâng cao, đảm bảo yêu cầu thể thức văn QLNN quyền địa phương Phạm vi đối tượng nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu: văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn ban hành năm 2006 - Đối tượng nghiên cứu: khoá luận tập trung sâu nghiên cứu việc đảm bảo thể thức văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn Phương pháp nghiên cứu Để làm khoá luận, sử dụng số phương pháp sau: Nhóm phương pháp lý luận Đề tài tiếp cận phương diện khoa học, tư logic Dựa tảng văn pháp luật Nhà nước thể thức văn Sau đó, thông qua tìm hiểu, quan sát, gắn lý luận với thực tiễn để rút nhận xét, đánh giá Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Phương pháp so sánh - Phương pháp phân tích - Phương pháp thống kê - Phương pháp nghiên cứu tổng hợp từ văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn Kết cấu khoá luận Ngoài phần mở đầu, khoá luận bao gồm chương: - Chương I: Cơ sở lý luận - Chương II: Cơ sở thực tiễn - Chương III: Thực trạng thể thức văn UBND huyện Nghĩa Đàn - Chương IV: Một số giải pháp kiến nghị nhằm đảm bảo yêu cầu thể thức văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN I VĂN BẢN QLNN Khái niệm 1.1 Khái niệm văn Hoạt động giao tiếp nhân loại thực chủ yếu ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp sử dụng từ buổi đầu xã hội loài người Với đời chữ viết, người thực giao tiếp khoảng không gian cách biệt vô tận qua hệ Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ luôn thực qua trình phát nhận ngôn Là sản phẩm ngôn ngữ hoạt động giao tiếp, ngôn tồn dạng âm (là lời nói), ghi lại dạng chữ viết Như vậy, văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Với cách hiểu rộng vậy, văn gọi vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ 1.2 Khái niệm văn QLNN Trong hoạt động QLNN, giao dịch quan nhà nước với nhau, CQNN với tổ chức, công dân, với yếu tố nước ngoài, v.v văn phương tiện thông tin bản, sợi dây liên lạc chính, yếu tố quan trọng thiết để kiến tạo hành nhà nước Có thể thấy, văn QLNN phương tiện để xác định vận dụng chuẩn mực pháp lý vào trình QLNN Xây dựng văn QLNN, cần xem phận hữu hoạt động QLNN biểu quan trọng hoạt động Văn QLNN định thông tin quản lý thành văn ( văn hoá) quan QLNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân 1.3 Khái niệm văn quản lý hành nhà nước Văn quản lý hành nhà nước phận văn QLNN, bao gồm văn quan nhà nước (mà chủ yếu quan hành nhà nước) dùng để đưa định chuyển tải thông tin quản lý hoạt động chấp hành điều hành 1.4 Khái niệm văn quy phạm pháp luật pháp luật văn quản lý thông thường Văn QPPL văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, nhà nước bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa Phân biệt với văn QPPL văn không chứa đựng QPPL Đó văn áp dụng pháp luật đưa định hành tư pháp cá biệt, văn hành thông thường, v.v Đây văn quản lý thông thường Chức vai trò văn QLNN 2.1 Chức văn QLNN Văn có nhiều chức khác Mỗi loại văn có chức định tuỳ theo mức độ tác động nội dung thể văn Nhìn chung văn QLNN có chức sau: + Chức thông tin Thông tin chức loại văn Các thông tin chứa đựng văn yếu tố định để đưa chủ trương, sách, định cá biệt nhằm giải công việc nội Nhà nước, công việc liên quan đến quyền lợi nghĩa vụ công dân Dưới dạng văn bản, thời điểm nội dung thông báo, thông tin thường bao gồm ba loại với nét đặc thù riêng mình: - Thông tin khứ: thông tin việc giải trình hoạt động quan quản lý - Thông tin hành: thông tin liên quan đến việc xảy hàng ngày quan nhà nước - Thông tin dự báo: thông tin mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược hoạt động mà máy quản lý dựa vào để hoạch định phương hướng hoạt động Hoạt động thông tin QLNN trình, hình thức qua lại chủ thể khách thể Tính liên tục trình QLNN liên quan phụ thuộc chặt chẽ vào tính liên tục vận động thông tin, phản hồi thông tin từ phía chủ thể tiếp nhận với xử lý, đánh giá tiếp thu phản hồi từ phía chủ thể tạo lập yếu tố có tính định hiệu QLNN Về chất, QLNN dạng quản lý xã hội, thông qua việc thực chuỗi định sở thông tin phản ánh trạng thái hoạt động sản xuất xã hội Như vậy, thực quản lý hành nhà nước cách có hiệu quả, mệnh lệnh quản lý xây dựng ban hành sở tiến hành việc thu thập, xử lý truyền thông tin + Chức quản lý Là công cụ tổ chức hoạt động QLNN, văn giúp cho quan lãnh đạo điều hành hoạt động máy nhà nước nhiều phạm vi không gian thời gian Hơn nữa, tổ chức hoạt động quản lý thông qua văn QLNN để tạo nên ổn định công việc, thiết lập định mức cần thiết cho loại công việc, tránh tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu khoa học Văn trở thành sở đảm bảo cung cấp cho hoạt động quản lý thông tin cần thiết, giúp cho nhà lãnh đạo nghiên cứu ban hành định quản lý xác thuận lợi, phương tiện thiết yếu để quan quản lý truyền đạt xác định quản lý đến hệ thống bị quản lý mình, đồng thời sở để theo dõi, kiểm tra hoạt động quan cấp dưới, để tổ chức hoạt động quản lý thuận lợi Từ giác độ chức quản lý, văn QLNN bao gồm hai loại: - Những văn sở tạo nên tính ổn định máy lãnh đạo quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí quan máy QLNN, xác lập mối quan hệ điều kiện hoạt động chúng - Những văn giúp cho quan lãnh đạo QLNN tổ chức hoạt động cụ thể theo quyền hạn Như vậy, văn phương tiện có ý nghĩa quan trọng hiệu quản lý Việc ban hành văn quản lý cách thức mà quan nhà nước thường dùng để tác động lên đối tượng quản lý nhằm thực có hiệu nhiệm vụ đặt gắn với thẩm quyền quan cụ thể + Chức pháp lý Thực chức quản lý, văn sử dụng để ghi lại quy phạm pháp luật định hành chính, pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể QLNN Văn có tác dụng quan trọng việc xác lập mối quan hệ quan, tổ chức thuộc máy QLNN, hệ thống quản lý bị quản lý Những văn có nội dung chứa đựng QPPL quy định điều phép không phép tất người xã hội, nhằm mục đích tạo lập kỷ cương trì phát triển xã hội theo định hướng nhà nước Có thể thấy, văn sản phẩm hoạt động áp dụng pháp luật, sở pháp lý vững để Nhà nước giải có hiệu nhiệm vụ quản lý phức tạp Chức pháp lý văn gắn liền với chức nhiệm vụ Nhà nước giai đoạn phát triển cụ thể Việc nắm vững chức pháp lý văn QLNN có ý nghĩa quan trọng, việc xây dựng ban hành chúng đòi hỏi phải cẩn thận chuẩn mực, đảm bảo nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan, đơn giản, tiết kiệm, dễ hiểu dễ thực + Chức văn hoá - xã hội Văn QLNN, nhiều loại văn khác, sản phẩm sáng tạo người hình thành trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội cải tạo tự nhiên, biểu “văn minh quản lý” Văn QLNN góp phần ghi lại truyền bá cho người cho hệ mai sau truyền thống văn hoá quý báu dân tộc tích luỹ nhiều hệ Văn nguồn tư liệu quý giá giúp hình dung toàn cảnh tranh trình độ văn minh QLNN thời kỳ lịch sử cụ thể quốc gia, đồng thời thước đo trình độ quản lý giai đoạn phát triển lịch sử Những văn soạn thảo ban hành yêu cầu nội dung thể thức xem biểu mẫu văn hoá ý nghĩa đời sống mà cho hệ mai sau Như vậy, thấy văn có nhiều chức khác Các chức văn thực chỉnh thể thống việc QLNN nói riêng điều chỉnh mối quan hệ xã hội nói chung 2.2 Vai trò văn QLNN + Văn QLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động QLNN Hoạt động QLNN phần lớn đảm bảo thông tin hệ thống văn quản lý Đó thông tin về: - Chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động lâu dài quan đơn vị; - Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể quan đơn vị; - Phương thức hoạt động, quan hệ công tác quan, đơn vị với nhau; - Tình hình đối tượng bị quản lý, biến động quan đơn vị; kết đạt trình quản lý + Văn phương tiện truyền đạt định quản lý: để chủ trương, sách định quản lý cần phải có hệ thống văn cụ thể hoá truyền đạt đến đối tượng quản lý Các định quản lý cần phải truyền đạt cách nhanh chóng đối tượng, đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu nhiệm vụ ý đồ lãnh đạo để cố gắng thực Việc truyền đạt định quản lý vai trò hệ thống văn QLNN Bởi lẽ dược tổ chức, xây dựng, ban hành chu chuyển cách khoa học, hệ thống có khả truyền đạt định quản lý cách nhanh chóng, xác có độ tin cậy cao Văn giúp cho nhà quản lý tạo mối quan hệ mặt tổ chức quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu mình, hướng hoạt động thành viên vào mục tiêu quản lý + Văn phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý: kiểm tra có ý nghĩa quan trọng hoạt động QLNN, kiểm tra định quản lý lý thuyết suông Kiểm tra phương tiện có hiệu lực thúc đẩy quan nhà nước, tổ chức hoạt động cách tích cực, có hiệu Kiểm tra biện pháp nhằm nâng cao trình độ tổ chức công việc quan nhà nước Công tác sử dụng phương tiện hàng đầu hệ thống văn QLNN, thông qua việc kiểm tra hệ thống văn mà theo dõi hoạt động cụ thể quan quản lý Để kiểm tra có kết cần ý mức hai phương diện trình hình thành giải văn bản: là, tình hình xuất văn hoạt động quan đơn vị trực thuộc; hai là, nội dung văn thực tế thực nội dung + Văn công cụ xây dựng hệ thống pháp luật: hệ thống pháp luật sở cho quan nhà nước, công dân hoạt động theo chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với phân chia quyền hành QLNN Các hệ thống văn QLNN, mặt phản ánh phân chia quyền lực QLNN, mặt khác cụ thể hoá luật lệ hành, hướng dẫn thực luật Đó công cụ tất yếu việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung pháp luật hành nói riêng Như vậy, văn QLNN có vai trò quan trọng bậc việc xây dựng định hình chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét hành vi hành trình thực nhiệm vụ quản lý quan Đó sở quan trọng để giải tranh chấp bất đồng quan, đơn vị cá nhân, giải quan hệ pháp lý lĩnh vực quản lý hành Có thể thấy văn có vai trò quan trọng quan nhà nước, trình QLNN, quan cần nhận thức vai trò văn việc thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mình, góp phần đưa chủ trương, sách Đảng Nhà nước vào sống, xây dựng phát triển kinh tế xã hội Hệ thống văn QLNN Hệ thống văn QLNN có nhiều loại, nhiều chủ thể ban hành Để nâng cao hiệu văn tạo điều kiện thuận lợi cho việc ban hành cần phải tiến hành phân loại văn Với mục đích giúp cho người soạn thảo tiến hành công việc soạn thảo xác định mục tiêu biên soạn sử dụng văn phù hợp, việc phân loại dựa theo tiêu chí hiệu lực pháp lý tên loại Theo cách văn QLNN phân làm bốn loại chính: 3.1 Văn QPPL Là “Văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” Đây nguồn pháp luật xã hội chủ nghĩa, sản phẩm sáng tạo trình sáng tạo pháp luật * Văn QPPL hệ thống bao gồm: Văn Luật - Hiến pháp - Luật, luật Văn luật mang tính chất luật - Nghị Quốc hội, UBTVQH - Pháp lệnh UBTVQH - Lệnh Chủ tịch nước - Quyết định Chủ tịch nước 10 Về phần thể thức này, số Công điện UBND huyện Nghĩa Đàn hạn chế việc đánh giá mức độ khẩn văn Ví dụ: Công điện có mức độ thượng khẩn đóng dấu khẩn, gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu lực văn (Công điện số 06/CĐ-UBND-NV, việc tổ chức công tác phòng chống bão lụt, ngày 24 tháng năm 2006) 11 Các thành phần thể thức khác Theo quy định Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, thành phần thể thức khác văn bao gồm: + Các dẫn phạm vi lưu hành “trả lại sau họp”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế dẫn dự thảo văn “dự thảo” trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Trong phần thể thức số văn UBND huyện chưa tuân thủ theo quy định Thông tư 55 như: địa quan, tổ chức lại ghi trang cuối văn bản, sử dụng kiểu chữ nghiêng Ví dụ: (Công văn số 23/UBND-VP, v/v tổ chức kỳ họp HĐND, ngày 05 tháng năm 2006 ) + Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành: ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số ả- rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; Một số văn UBND huyện Nghĩa Đàn ghi sai số lượng phát hành (Giấy mời số 13/UBND-GMH, gửi cho 32 xã thị trấn huyện Nghĩa Đàn số lượng phát hành ghi văn ghi có 30 bản) sử dụng kiểu chữ sai so với quy định; + Phụ lục văn bản: phụ lục văn trình bày trang giấy riêng; từ “phụ lục” số thứ tự phụ lục (nếu có nhiều phụ lục) trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ 45 đứng, đậm; tiêu đề phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; Phần này, văn UBND huyện Nghĩa Đàn có nhiều sai sót: tuỳ tiện sử dụng kiểu chữ việc ghi đề mục, tiêu đề phụ lục + Số trang văn trình bày giữa, đầu trang giấy góc phải, cuối trang giấy, chữ số ả- rập, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng Phần thể thức này, văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn số sai sót Ví dụ: không đánh số trang văn văn gồm có nhiều trang, sử dụng sai cỡ chữ, kiểu chữ phần phụ lục lại ghi số trang trang giấy văn (Quyết định số 1597/QĐ-UBND, việc giải đơn khiếu kiện tranh chấp quyền sử dụng đất bà Dư Thị Lục xóm Đồng Tiến, xã Nghĩa Hội, ngày 23 tháng 12 năm 2006) Như vậy, hàng loạt sai sót tồn thể thức văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn Điều làm ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện, ban hành văn Có lúc làm đối tượng hiểu nhầm nội dung văn bản, có làm văn ban hành trái thẩm quyền, có sai sót lại làm cho đối tượng nhận văn không xác định số thứ tự văn v.v…Nhưng điểm chung tất lỗi làm cho thể thức văn UBND huyện thiếu xác, khoa học đặc biệt không đảm bảo tính thống nhất, làm giảm tính uy nghiêm loại văn công quyền địa 46 CHƯƠNG IV MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM ĐẢM BẢO CÁC YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NGHĨA ĐÀN I ĐÁNH GIÁ BƯỚC ĐẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN QLNN CỦA UBND HUYỆN NGHĨA ĐÀN Ưu điểm Việc ban hành văn QLNN góp phần tích cực, quan trọng công tác QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn; góp phần đưa chủ trương, sách Đảng Nhà nước vào sống; giải thực quyền nghĩa vụ nhân dân, góp phần phát triền kinh tế- xã hội địa phương, nâng cao đời sống nhân dân Nhìn chung, từ Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 có hiệu lực, công tác soạn thảo ban hành văn quan nhà nước nói chung, quan hành nhà nước nói riêng đặc biệt quan hành nhà nước địa phương có nhiều thay đổi Các yếu tố thể thức văn thể chế hoá, góp phần cho công tác ban hành văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn thuận lợi hơn, đảm bảo hiệu quả, hiệu lực văn QLNN Các văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn trình bày đầy đủ yếu tố thể thức theo quy định, phù hợp với nội dung văn Trình độ chuyên môn cán soạn thảo văn ngày nâng cao Các thành phần thể thức văn quan, cá nhân soạn thảo nắm bắt đầy đủ vận dụng vào công tác soạn thảo ban hành văn bản, hạn chế thiếu sót Tồn Bên cạnh kết đạt được, việc trình bày yếu tố thể thức văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn tồn đáng kể: 47 So với quy định Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, yếu tố thể thức văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn trình bày thiếu xác (ở số phần: tên quan ban hành, nơi nhận, thẩm quyền ký, địa danh ngày tháng năm ban hành văn bản, số ký hiệu văn …); số văn thiếu vài thành phần thể thức (một số định cá biệt thiếu phần ban hành, có văn lại thiếu phần nơi nhận); số văn hành thông thường trình bày yếu tố thể thức chưa khoa học, chưa phù hợp với nội dung văn (sử dụng hình thức sai so với nội dung văn bản, báo cáo lại trình bày như tờ trình, nhầm lẫn loại công văn với nhau) Nguyên nhân Sở dĩ tồn mặt thể thức văn UBND huyện Nghĩa Đàn nguyên nhân chủ yếu sau đây: 3.1 Trình độ cán soạn thảo văn Hiện nay, đội ngũ cán nhân viên UBND huyện Nghĩa Đàn có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Tuy nhiên, phận hiểu biết đầy đủ, cặn kẽ kỹ thuật trình bày yêu cầu thể thức văn Tại UBND huyện Nghĩa Đàn, công tác soạn thảo văn chưa có cán chuyên trách mà chủ yếu cán kiêm nhiệm họ khó có điều kiện để thực tốt nhiệm vụ giao Số cán tập huấn, trang bị kiến thức yêu cầu thể thức văn ít, chưa đáp ứng nhu cầu công việc Thêm nữa, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán thẩm định văn nhiều hạn chế Cong tác thẩm định lại trọng vào nội dung, chưa trọng vào thẩm định yếu tố thể thức Do vậy, việc thẩm định văn thể thức văn chưa chu đáo, đầy đủ xác 3.2 Ý thức cán Vẫn số cán làm công tác soạn thảo ban hành văn chưa nhận thức ý nghĩa việc tuân thủ đầy đủ quy trình ban hành văn 48 việc chấp hành tuân thủ yêu cầu thể thức văn Vì họ chưa có ý thức chấp hành nghiêm túc quy định trình bày yếu tố thể thức văn Vì vậy, có nhiều văn ban hành không theo quy định 3.3 Văn quy định nhà nước Từ trước đến nay, nhà nước ban hành số văn quy định việc trình bày thể thức văn QLNN, gần Thông tư 55/2005/TTLTBNV-VPCP Nhưng văn chủ yếu quy định việc thực thể thức văn nói chung, văn quan nhà nước Trung ương mà chưa quy định cụ thể, chi tiết việc thực thể thức văn cấp quyền địa phương (ví dụ: quy định cách ghi chức vụ, họ tên, chữ ký) Vì vậy, cán soạn thảo văn UBND huyện Nghĩa Đàn nhiều lúng túng, băn khoăn thực soạn thảo văn tình trạng khó khăn Luật Ban hành văn QPPL có quy định rõ việc xử lý văn bnả sai trái Nhưng quan người soạn thảo văn sai (cả thể thức) lại chưa có quy định nhắc đến việc xử lý Chính vậy, chưa thể triệt để quán triệt ý thức soạn thảo văn xác thể thức nhiều cán soạn thảo văn Chưa có xử phạt nghiêm, họ soạn thảo ban hành văn theo kinh nghiệm chủ quan mình, chí tuỳ tiện thể thức 3.4 Công tác phổ biến văn quy phạm pháp luật Công tác phổ biến giáo dục pháp luật UBND huyện Nghĩa Đàn giao cho Phòng Tư pháp phụ trách Tuy nhiên,việc phổ biến văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nhiều chậm, chưa kịp thời, chưa đáp ứng nhu cầu giải công việc QLNN Đơn cử Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành từ năm 2005, UBND huyện Nghĩa Đàn có Văn phòng HĐND UBND phòng Tư pháp biết đến văn Điều nguyên nhân làm cho cán soạn thảo phòng ban khác văn hướng dẫn soạn thảo việc họ saon thảo thể thức văn tuỳ tiện điều dễ hiểu 3.5 Sự quan tâm cấp lãnh đạo 49 Công tác văn phần việc quan trọng thiếu hoạt động quan, tổ chức Do vậy, việc soạn thảo ban hành văn cần quan tâm, trọng mức Trong thời gian vừa qua, Lãnh đạo UBND huyện Nghĩa Đàn thể quan tâm định để văn thực công cụ đắc lực phục vụ cho công tác điều hành, lãnh đạo Tuy nhiên, công tác có nơi, có lúc chưa quan tâm thoả đáng, thiếu lãnh đạo chặt chẽ, thường xuyên Đây nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhiều văn ban hành thiếu thống nhất, hạn chế kỹ thuật soạn thảo việc trình bày yếu tố thể thức 3.6 Tổ chức, máy Hiện UBND huyện Nghĩa Đàn chưa có quan chuyên trách riêng cho việc soạn thảo văn Công tác soạn thảo văn chủ yếu thực phòng ban khác nhau, cán kiêm nhiệm thực hiện, chưa có phối hợp chặt chẽ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Đây nguyên nhân dẫn đến hiệu công tác soạn thảo ban hành văn chưa cao II MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ Để nâng cao chất lượng, hiệu công tác soạn thảo ban hành văn nói chung đảm bảo yêu cầu thể thức văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn nói riêng, xin đưa số giải pháp kiến nghị sau: Giải pháp 1.1 Nâng cao trình độ, ý thức cán công chức Yếu tố người yếu tố quan trọng thành công công việc đặc biệt vai trò cán Đảng Nhà nước ta coi trọng công tác cán Việc đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán công chức nhằm trang bị cho họ kiến thức pháp luật, QLNN, đặc biệt công tác soạn thảo văn yêu cầu cấp thiết công tác cán công chức quan nhà nước Các cán làm công tác soạn thảo ban hành văn cần phải thường xuyên trau dồi kiến thức, luôn nâng cao tinh thần ham học hỏi Đặc biệt cần 50 phải bồi dưỡng nắm vững kiến thức văn nói chung, quy định thể thức văn nói riêng Bên cạnh đó, công tác cán cần tập trung vào việc nâng cao nhận thức vai trò văn hoạt động UBND huyện Nghĩa Đàn Cần làm cho cán công chức hiểu rõ chất lượng văn ảnh hưởng tới chất lượng hiệu công việc vai trò yếu tố thể thức hiệu quả, hiệu lực văn QLNN Do đó, cần nâng cao nhận thức cán công chức, người thường xuyên làm việc, tiếp xúc với văn chức vai trò văn đặc biệt yêu cầu mặt thể thức văn hiệu hiệu lực văn QLNN 1.2 Hoàn thiện hệ thống văn quy định nhà nước Các quan nhà nước cần sớm phải ban hành văn nhằm hoàn thiện văn pháp luật quy định thể thức văn bản, đặc biệt cần phải quy định cách cụ thể yếu tố thể thức quan nhà nước địa phương Từ tạo khung pháp lý hoàn chỉnh, sở để quan nhà nước địa phương soạn thảo ban hành văn QLNN cách có hệ thống chuẩn mực Bên cạnh quan nhà nước cần phải ban hành văn quy định cách chặt chẽ việc xử lý cán có sai phạm việc không tuân thủ quy định thể thức công tác soạn thảo ban hành văn 1.3 Chú trọng công tác phổ biến pháp luật Về công tác này, UBND huyện cần phối hợp với quan Đài phát truyền hình, Ban tuyên giáo, phòng Tư pháp việc tuyên truyền giáo dục pháp luật nói chung pháp luật văn nói riêng Trước mắt, UBND huyện cần tập trung vào việc phổ biến nội dung Thông tư 55/2005/TTLTBNV-VPCP đến tất cán công chức, phòng ban thuộc UBND huyện 1.4 Các cấp lãnh đạo cần phải quan tâm tới công tác soạn thảo ban hành văn 51 Trước hết, người có thẩm quyền ký ban hành văn cần phải kiểm tra kỹ nội dung cách trình bày yếu tố thể thức văn Qua kịp thời sửa chữa tồn thể thức văn Công tác soạn thảo ban hành văn công việc thường xuyên quan nhà nước việc thực chức QLNN công tác điều hành, đạo cấp lãnh đạo Do đó, việc kiểm tra đôn đốc, đạo thực công tác soạn thảo ban hành văn cấp lãnh đạo cần phải quan tâm mức; kịp thời chấn chỉnh khắc phục tồn khuyết điểm việc trình bày yếu tố thể thức văn 1.5 Cải tiến công tác soạn thảo ban hành văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn UBND huyện Nghĩa Đàn cần thường xuyên rà soát, tìm hiểu hệ thống văn có liên quan đến công tác soạn thảo ban hành văn đặc biệt văn liên quan đến thể thức văn bản, đồng thời học hỏi, tìm hiểu vận dụng kinh nghiệm quan, địa phương khác để từ cải tiến công tác soạn thảo ban hành văn bản, đảm bảo yêu cầu thể thức văn Văn QLNN văn QPPLcủa UBND huyện Nghĩa Đàn cần tuân thủ bước quy trình soạn thảo ban hành văn bản, đặc biệt cần phải cố gắng đảm bảo yêu cầu mặt thể thức Các văn QPPL thường có tác động to lớn, nhiều mặt đến đời sống kinh tế – trị – xã hội… địa phương cần phải quy định rõ trách nhiệm đơn vị, người soạn thảo người có thẩm quyền ký ban hành văn QPPL Trong trình soạn thảo văn cần có quy định chặt chẽ việc đăng ký số ký hiệu văn Các đơn vị không tuỳ tiện ghi số ký hiệu văn mà phải đăng ký Văn phòng UBND để văn thư ghi số vào sổ Điều giúp cho UBND huyện trách khó khăn quản lý ban hành văn 52 UBND huyện cần tiến hành mẫu hoá số văn thông dụng để tránh việc thiếu thống việc trình bày yếu tố thể thức văn tránh lỗi vi phạm trình bày yếu tố thể thức văn Kiến nghị Để thực tốt giải pháp trên, xin mạnh dạn đưa số kiến nghị sau: 2.1 Các quan nhà nước cần ban hành hệ thống văn pháp lý cụ thể thể thức văn bản, đặc biệt thể thức văn củớcc quan nhà nước địa phương tạo khung pháp lý cho công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Nghĩa Đàn cần ban hành Quy chế soạn thảo ban hành văn UBND huyện quy định cụ thể yêu cầu thể thức văn trách nhiệm quyền hạn người soạn thảo đơn vị có liên quan cho giai đoạn trình soạn thảo 2.2 UBND huyện phối hợp với quan (như trung tâm bồi dưỡng trị) mở lớp tập huấn, lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn để người có điều kiện học hỏi, trao đổi, nâng cao nhận thức Một số cán có kinh nghiệm lâu năm, có kiến thức công tác văn truyền đạt trực tiếp cho cán khác, đặc biệt cán trẻ Cử số cán theo học lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn nói chung, kiến thức yêu cầu thể thức nói riêng sở đào tạo tỉnh, trường đại học, cao đẳng Học viện Hành Quốc gia, trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ 2.3 Tập trung đầu tư yếu tố người, coi khâu quan trọng công cải cách hành mục tiêu ban hành văn hiệu quả, hiệu lực đảm bảo yêu cầu thể thức Đi đôi với sách đào tạo cần có sách đãi ngộ cán làm tham mưu công tác soạn thảo ban hành văn Đưa yêu cầu trình độ soạn thảo văn thành tiêu chuẩn để tuyển dụng cán vào làm việc UBND huyện Nghĩa Đàn 53 2.4 Cần phải có hợp tác chặt chẽ quan chuyên môn (giữa phòng Tư pháp, Văn phòng HĐND UBND với phòng chuyên môn khác) công tác soạn thảo ban hành văn UBD huyện Nghĩa Đàn UBND huyện Nghĩa Đàn cần phải kiện toàn, nâng cao công tác soạn thảo ban hành văn QLNN, coi chức nhiệm vụ quan trọng quyền địa phương Các cấp uỷ Đảng cần có quan tâm đạo tới công tác 2.5 UBND huyện Nghĩa Đàn cần phải thường xuyên tổng kết, đúc rút kinh nghiệm công tác soạn thảo ban hành văn bản; tổ chức đợt tổng kết quý, tháng, năm nhằm xem xét đánh giá ưu điểm tồn mặt thể thức văn để tìm giải pháp khắc phục kịp thời 54 KẾT LUẬN Văn công cụ quan trọng thiếu để đảm bảo hoạt động thường xuyên, liên tục quan, tổ chức nói chung UBND huyện Nghĩa Đàn nói riêng Trong năm qua, công tác soạn thảo ban hành văn góp phần không nhỏ công tác QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn Nhận thức tầm quan trọng văn bản, vai trò yếu tố thể thức thời gian qua, quan nhà nước nói chung, UBND huyện Nghĩa Đàn nói riêng quan tâm, đầu tư, tạo điều kiện để việc ban hành văn tuân theo quy định nội dung thể thức văn Vì vậy, mặt thể thức UBND huyện Nghĩa Đàn đảm bảo yêu cầu theo quy định pháp luật Tuy nhiên, bên cạnh công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Nghĩa Đàn tồn bất cập mặt thể thức cần phải sớm khắc phục Để có kết mà công tác soạn thảo ban hành văn đạt mặt thể thức phải kể đến phần không nhỏ cố gắng, phấn đấu cán làm công tác soạn thảo quan tâm thường xuyên cấp lãnh đạo Mặc dù vậy, hạn chế văn quản lý nhà nước cấp trên, trình độ chuyên môn ý thức cán soạn thảo, thiếu phối hợp quan chuyên môn…đã làm cho yếu tố thể thức UBND huyện Nghĩa Đàn tồn định Với số giải pháp kiến nghị bước đầu, hy vọng văn bnả QLNN nói chung thể thức hệ thống văn nói riêng hoàn thiện, góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo văn UBND huyện Nghĩa Đàn 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I CÁC VĂN BẢN QLNN Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 (đã sửa đổi năm 2002); Luật Ban hành văn QPPL Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khoá IX, kỳ họp thứ 10 thông qua 12/11/1996, có hiệu lực thi hành kể từ 01/01/1997; sửa đổi, bổ sung theo Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn QPPL Quốc hội Khoá XI, kỳ họp thứ thông qua 16/12/2002; Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003; Luật ban hành văn QPPL HĐND, UBND Quốc hội thông qua Khoá XI, kỳ họp thứ thông qua ngày 03/12/2004; Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Ban hành văn QPPL HĐND, UBND; Nghị định số 161/2005/NĐ-CP Chính phủ, quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Ban hành văn QPPL va Luật sử đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn QPPL; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ, công tác văn thư, ban hành ngày 08/4/2004; Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 Chính phủ Quy kiểm tra xử lý văn QPPL; Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; 10 Báo cáo số 105/BC-TP ngày 15 tháng 01 năm 2007 Phòng Tư pháp huyện Nghĩa Đàn kết công tác kiểm tra, rà soát văn QLNN năm 2006 UBND huyện Nghĩa Đàn II SÁCH THAM KHẢO 56 TS Lưu Kiếm Thanh, Giáo trình Kỹ thuật sạon thảo ban hành văn bản, Học viện Hành Quốc gia; TS Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Thế Quyền, Giáo trình Kỹ thuật xây dựng Văn bản, Đại học Luật Hà Nội; Tạ Hữu Ánh, Xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước Nhà xuất lao động, Hà Nội, 1995 TS Lưu Kiếm Thanh, Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành nhà nước Nhà xuất Thống kê, 1999; PGS.TS Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo xử lý văn quản lý hành nhà nước, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1999 57 PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN QLNN CỦA UBND HUYỆN NGHĨA ĐÀN - Quyết định số 04/2006/QĐ-UBND, ngày 27/7/2006; - Chỉ thị số 27/2006/CT-UBND, ngày 19/9/2006; - Chỉ thị số 27/2006/CT-UBND, ngày 29/9/2006; - Chỉ thị số 22/2006/CT-UBND, ngày 10/8/2006; - Quyết định số 356/QĐ-UBND, ngày 15/02/2006; - Quyết định số 434/QĐ-UBND, ngày 01/3/2006; - Quyết định số 1843/QĐ-UBND, ngày 24/8/2006; - Quyết định số 2304/QĐ-UBND, ngày 09/10/2006; - Công văn số 465/UBND-ĐKQSDĐ, ngày 24/10/2006 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Uỷ ban nhân dân : UBND Hội đồng nhân dân : HĐND Quản lý nhà nước : QLNN Văn quy phạm pháp luật : Văn QPPL 58 MỤC LỤC LỜI MỞĐẦU Theo quy định Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, số văn viết chữẢ - rập vàđược đánh từ 01 ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm; số 10 phải viết thêm số đằng trước Số văn viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu dấu ghạch chéo (/).Từ “số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn tên quan ban hành văn viết chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau chữ “số” có dấu hai chấm(:); nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối không cách chữ Số ký hiệu văn ghi bên quan ban hành văn 33 Cơ cấu số ký hiệu văn (theo quy định Thông tư 55): 33 59 [...]... Văn bản QLNN giúp cho các cơ quan, cán bộ có thẩm quyền đưa ra các quy định cần thiết để điều chỉnh, quản lý các quan hệ xã hội II THỂ THỨC VĂN BẢN QLNN 1 Khái niệm thể thức văn bản Văn bản QLNN phải được xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu nội dung đã được thể chế hoá Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản. .. các văn bản QPPL Đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức là điều kiện cần thiết để văn bản được ban hành đúng với quy định của pháp luật Thứ hai, các yếu tố thể thức của văn bản phải chính xác, phù hợp với từng loại văn bản Mỗi văn bản khác nhau thì các yếu tố thể thức khác nhau vì vậy tuỳ theo nội dung của từng văn bản khác nhau mà cần phải sử dụng các yếu tố thể thức khác nhau Các thành phần thể thức văn. .. thể thức văn bản QLNN của UBND huyện Nghĩa Đàn về cơ bản đã đảm bảo yêu cầu theo quy định của văn bản nhà nước Điều đó có ý nghĩa không nhỏ làm nên chất lượng văn bản của UBND, góp phần nâng cao hiệu quả QLNN ở địa phương II NHỮNG TỒN TẠI Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác soạn thảo và ban hành văn bản QLNN nói chung và việc trình bày các yêu cầu về thể thức văn bản của UBND huyện Nghĩa Đàn. .. quyết định * Mục đích ban hành văn bản QLNN của UBND huyện Nghĩa Đàn xuất phát từ vị trí của UBND huyện trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Theo đó, UBND huyện Nghĩa Đàn ban hành các văn bản QLNN nhằm mục đích: - Thi hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của CQNN cấp trên; 25 - Thi hành Nghị quyết của HĐND huyện Nghĩa Đàn; - Thực hiện chức... những quy định của pháp luật về thể thức văn bản 2.2 Tính chính xác Các yếu tố của thể thức văn bản cần phải trình bày theo đúng quy định, hướng dẫn của pháp luật, tránh tình trạng việc trình bày một cách tuỳ tiện, trình bày theo ý muốn, kinh nghiệm nhằm đảm bảo tính pháp lý của văn bản Tính chính xác của yếu tố thể thức còn được thể hiện trong việc trình bày thể thức văn bản Mỗi loại văn bản khác nhau... Đảng và Nhà nước UBND cấp huyện được coi là chiếc cầu nối giữa nhà nước và nhân dân; góp phần thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi của nhân dân I NHỮNG KẾT QUẢ ĐÃ ĐẠT ĐƯỢC Trong những năm trước đây, khi chưa có Thông tư 55/2005/TTLT-BNVVPCP việc ban hành các văn bản quản lý nhà nước của UBND huyện Nghĩa Đàn đều chưa tuân theo một quy định nào về thể thức văn bản Thể thức văn bản được thể hiện một cách tuỳ tiện,... bày thể thức văn bản quản lý nhà nước Các yếu tố thể thức của văn bản đã được thể chế hoá, tạo sự thống nhất góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước Nhìn chung các văn bản quản lý nhà nước của UBND huyện Nghĩa Đàn đã được trình bày đầy đủ với những yếu tố thể thức theo quy định, phù hợp với nội dung của văn bản, góp phần truyền đạt những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà... nông dân, • Đội thi hành án dân sự • Trung tâm lao động xã hội II THẨM QUYỀN VÀ TRÌNH TỰ, THỦ TỤC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN QLNN CỦA UBND HUYỆN NGHĨA ĐÀN Để thực hiện chức năng là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, quản lý mọi mặt của đời sống xã hội, theo thẩm quyền quy định, UBND huyện Nghĩa Đàn ban hành các văn bản QLNN để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Văn bản QLNN của UBND huyện Nghĩa. .. trình bày các yếu tố thể thức còn chưa chuẩn xác Ví dụ: Quốc hiệu, địa danh, ngày tháng năm 30 ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, số và ký hiệu văn bản … Cụ thể như sau: 1 Quốc hiệu Quốc hiệu của văn bản được trình bày ở trên đầu trang giấy Quốc hiệu có giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản, tạo nên tính trang trọng của văn bản đồng thời giúp cho... dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Việc ban hành các văn bản này đã tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan nhà nước trong việc soạn thảo và ban hành văn bản Thể thức văn bản QLNN không được tuỳ tiẹn đặt ra theo tiêu chí riêng hoặc sở thích của mỗi người mà do Nhà nước quy định, buộc các cơ quan phải tuân thủ khi soạn thảo văn bản quản lý của mình 13 Khi soạn thảo và ban hành văn bản các ... định: theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm; Văn hành bố cục sau: - Quyết định (cá biệt): theo điều,... 2006) * Ngày, tháng, năm ban hành văn - Ngày, tháng, năm ban hành văn QLNN UBND huyện Nghĩa Đàn ngày, tháng, năm văn ký ban hành; Theo quy định pháp luật ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết... khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm Bố