II. NHỮNG TỒN TẠ
8. Dấu của cơ quan, tổ chức
Theo quy định của pháp luật, dấu của cơ quan ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 đến 1/4 về bên trái chữ ký. Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ. Không đóng dấu không chỉ. Dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn bản. Cụm chữ ký và dấu được trình bày ở dưới phần điều khoản thi hành, tại góc phải của văn bản.
Hầu hết các văn bản đóng dấu đảm bảo đúng với quy định, nhưng vẫn có một số văn bản đóng dấu trùm lên chữ ký không đúng với quy định. Ví dụ: Quyết định số 1843/QĐ-UBND, về việc thành lập Tổ an ninh trật tự đảm bảo cho Nhà máy gỗ MDF hoạt động sản xuất, ngày 24 tháng 8 năm 2006).
9. Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như: để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Theo quy định của Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với những văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn.
+ Phần nơi nhận được trình bày như sau:
- Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
- Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm. Phần liệt kê các cơ quan tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có dấu gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư), chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu được đặt trong dấu ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
Mặc dù đã có văn bản pháp luật quy định cụ thể, tuy nhiên phần nơi nhận của văn bản QLNN của UBND huyện Nghĩa Đàn nhìn chung còn chưa đúng với quy định: Hầu hết các văn bản dòng cuối cùng sau chữ “lưu” không có dấu hai chấm (:); có văn bản thì từ “nơi nhận” được sử dụng kiểu chữ đứng, hoặc tuỳ tiện dùng gạch ngang phía dưới, trình bày bằng cỡ chữ 13, hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức trình bày trên một dòng. Có văn bản cuối dòng của mỗi cơ quan, tổ chức lại sử dụng dấu chấm, đưa vào một số yếu tố không có trong quy định (để báo cáo), hoặc ghi nơi nhận chưa đầy đủ.
Ví dụ: (Chỉ thị số 27/2006/CT-UBND, về việc điều tra, khảo sát, xây dựng Bảng giá đất năm 2007, ban hành ngày 19 tháng 9 năm), phần nơi nhận được trình bày:
“Nơi nhận:
- Sở Tài chính (để - TT huyện uỷ báo - TT HĐND huyện cáo);
- Chủ tịch, các PCT UBND huyện;
- Các thành viên BCĐ XD Bảng giá đất huyện; - Các Phòng: TC – KH, TN – MT, Tư pháp; - Chi cục thuế;
- Lưu VT.”
Phần “kính gửi” của công văn của UBND huyện Nghĩa Đàn còn một số lỗi: tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản nhiều khi được trình bày bằng cỡ chữ 12 hoặc 13, hoặc sử dụng kiểu chữ nghiêng và không tuân theo quy tắc sử dụng dấu. Ví dụ: “Kính gửi: Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn”
(Công văn số 465/UBND-ĐKQSDĐ, về việc chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất, ngày 24 tháng 10 năm 2006).