II. NHỮNG TỒN TẠ
6. Nội dung văn bản
Đây là thành phần chủ yếu của văn bản, trong đó, các QPPL (đối với các văn bản QPPL), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày. Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn trình bày phần nội dung văn bản như sau:
Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị: theo khoản, điểm;
Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.
Bố cục của văn bản có thể bao gồm những phần cơ bản sau: - Phần căn cứ ban hành văn bản
Đây là yếu tố thường có đối với văn bản đưa ra quyết định quản lý. Chỉ nêu những căn cứ trực tiếp liên quan đến nội dung của văn bản. Đó là những căn cứ pháp lý (theo quy định của văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn), căn cứ thẩm quyền (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản), lý do ban hành (nhằm giải quyết vấn đề gì, theo đề nghị của cấp nào, cơ quan nào... Đối với văn bản đựơc diễn đạt theo lối văn “điều khoản” phần này được trình bày tách biệt, sau hết mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy (;), hết căn cứ cuối cùng là dấu phẩy (,). Đối với những văn bản đựơc viết theo kiểu “văn xuôi pháp luật” thì phần căn cứ, thông thường, có thể được viết liền mạch vào phần nội dung, hoặc cũng có thể để viết tương tự như đối với các loại văn bản viết theo văn bản điều khoản.
- Phần nội dung điều chỉnh
Đây là phần trọng tâm của văn bản. Tuỳ theo nội dung của từng loại văn bản mà phần này có thể được trình bày theo “văn điều khoản” hoặc “văn xuôi pháp luật”. Nội dung của văn bản QPPL phải được trình bày dưới dạng các QPPL.
Nội dung của văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên.
- Điều khoản thi hành: thông thường các văn bản đưa ra quyết định quản lý đều có những điều khoản cuối cùng hay là điều khoản thi hành, trong đó nêu rõ: hiệu lực của văn bản (là thời điểm bắt đầu hoặc giới hạn thời gian văn bản có hiệu lực thi hành); xử lý văn bản cũ (cần nêu rõ, cụ thể những văn bản hoặc quy định nào bị bãi bỏ toàn bộ hay một phần; trong trường hợp cần thiết có thể ban hành kèm theo danh mục các văn bản hay điều khoản bị bãi bỏ); các chủ thể có liên quan (nêu những đối tượng chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai, thực hiện, phối hợp... đối với văn bản được ban hành).
Nhìn chung phần nội dung văn bản QLNN của UBND huyện Nghĩa Đàn đã đảm bảo yêu cầu về thể thức theo quy định của Thông tư 55/2005/TTLT- BNV-VPCP, tuy nhiên vẫn còn một số điểm còn chưa chính xác: trong Quyết định số 04/2006/QĐ-UBND về việc sửa đổi một số điều trong Bản quy chế… huyện Nghĩa Đàn”, ban hành ngày 27 tháng 7 năm 2006, phần căn cứ ban hành còn một số sai sót như dùng kiểu chữ nghiêng, cuối căn cứ cuối cùng không có dấu phẩy, trước mỗi căn cứ không có dấu gạch ngang:
“Căn cứ Luật tổ chức …..; ……….
Xét đề nghị…. TBXH Huyện”
Có văn bản lại không in đậm tên cơ quan ban hành.
Ví dụ: “UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN NGIÃ ĐÀN”.
(Quyết định số 1843/ QĐ-UBND, về việc thành lập Tổ An ninh trật tự đảm bảo cho Nhà máy gỗ MDF hoạt động sản xuất, ngày 24 tháng 8 năm 2006).
Ngoài ra các văn bản QLNN của UBND huyện Nghĩa Đàn còn có một số lỗi về trình bày nội dung: sử dụng dấu câu không đúng, bố cục không hợp lý, khoảng cách giữa các đoạn hay giữa các dòng không đúng với quy định còn trình bày một cách tuỳ tiện hoặc một số văn bản cá biệt không có phần điều khoản thi hành.