II. NHỮNG TỒN TẠ
11. Các thành phần thể thức khác
Theo quy định của Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, các thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm:
+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “trả lại sau khi họp”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như “dự thảo”... được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Trong phần thể thức này thì một số văn bản của UBND huyện còn chưa tuân thủ theo quy định của Thông tư 55 như: địa chỉ của cơ quan, tổ chức thì lại được ghi ở trang cuối của văn bản, hoặc sử dụng kiểu chữ nghiêng.
Ví dụ: (Công văn số 23/UBND-VP, v/v tổ chức kỳ họp HĐND, ngày 05 tháng 3 năm 2006 ).
+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành: ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số ả- rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;
Một số văn bản của UBND huyện Nghĩa Đàn ghi sai về số lượng bản phát hành (Giấy mời số 13/UBND-GMH, gửi cho 32 xã và thị trấn của huyện Nghĩa Đàn nhưng số lượng bản phát hành ghi trên văn bản thì chỉ ghi có 30 bản). hoặc sử dụng kiểu chữ sai so với quy định;
+ Phụ lục văn bản: phụ lục của văn bản được trình bày trên các trang giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (nếu có nhiều phụ lục) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm; tiêu đề của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
Phần này, các văn bản của UBND huyện Nghĩa Đàn còn có khá nhiều sai sót: tuỳ tiện sử dụng kiểu chữ trong việc ghi các đề mục, tiêu đề của phụ lục.
+ Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy, bằng chữ số ả- rập, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng.
Phần thể thức này, văn bản QLNN của UBND huyện Nghĩa Đàn còn một số sai sót. Ví dụ: không đánh số trang văn bản của những văn bản gồm có nhiều trang, hoặc sử dụng sai cỡ chữ, kiểu chữ phần phụ lục hoặc lại ghi số trang ở giữa trang giấy dưới cùng văn bản (Quyết định số 1597/QĐ-UBND, về việc giải quyết đơn khiếu kiện tranh chấp quyền sử dụng đất của bà Dư Thị Lục xóm Đồng Tiến, xã Nghĩa Hội, ngày 23 tháng 12 năm 2006).
Như vậy, hàng loạt những sai sót còn tồn tại trong thể thức văn bản QLNN của UBND huyện Nghĩa Đàn. Điều này làm ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện, ban hành văn bản. Có lúc làm đối tượng hiểu nhầm nội dung văn bản, có khi làm văn bản được ban hành trái thẩm quyền, có sai sót lại làm cho đối tượng nhận văn bản không xác định được số thứ tự văn bản .v.v…Nhưng điểm chung của tất cả các lỗi đó là làm cho thể thức văn bản của UBND huyện này thiếu chính xác, khoa học và đặc biệt là không đảm bảo tính thống nhất, làm giảm tính uy nghiêm của loại văn bản công quyền ở địa đây.
CHƯƠNG IV
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM ĐẢM BẢO