II. NHỮNG TỒN TẠ
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trừ công văn ra tất cả các văn bản đều có tên loại
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung của văn bản.
Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy định tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản trình bày ở giữa trang giấy bên dưới yếu tố địa danh, ngày tháng. Tên loại văn bản (NĐ, QĐ, KH, BC, TTr và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Trích yếu nội dung của công văn được trình bày ngay dưới yếu tố số và ký hiệu văn bản, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Thực tế một số văn bản của UBND huyện Nghĩa Đàn vẫn không tuân thủ theo quy định đó. Có văn bản tuỳ tiện viết tắt “V/v”.
Ví dụ :“V/v Sửa đổi một số điều trong Bản quy chế tổ chức hoạt động, chức năng, nhiệm vụ…”.
(Quyết định số 04/2006/QĐ-UBND, ban hành ngày 27 tháng 7 năm 2006). Có văn bản lại sử dụng kiểu chữ nghiêng, in hoa; bên dưới trích yếu không có đường kẻ ngang.
Ví dụ: “V/V GIAO CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH KINH TẾ XÃ HỘI NĂM
2006”
(Chỉ thị số 27/2006/CT-UBND, ban hành ngày 15 tháng 02 năm 2006). Trong một số công văn của UBND huyện Nghĩa Đàn, phần trích yếu nội dung lại đựơc trình bày bằng kiểu chữ nghiêng, bằng cỡ chữ 14.
Ví dụ: “V/v chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử
dụng đất”.
(Công văn số 465/UBND-ĐKQSDĐ, ban hành ngày 24 tháng 10 năm 2006).