Báo cáo thực tập Xây dựng thể thức văn bản của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn Lục Ngạn Bắc Giang

Thực trạng về quy chuẩn xây dựng thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang...15 2.3.. LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Để đề ra đường lối đẩy mạn

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

DANH MỤC HÌNH 3

LỜI MỞ ĐẦU 4

1.Lý do chọn đề tài 4

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 5

3 Dự kiến cấu trúc: 5

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 7

1.1 Giới thiệu về Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 7

1.1.1 Khái niệm về Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh 7

1.1.2 Lịch sử ra đời của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 8

1.2 Giới thiệu về Microsoft Word 10

1.2.1 Các chức năng của Microsoft Word 10

1.2.2 Khởi động và thoát khỏi Word 10

1.2.3 Các thành phần cơ bản trên màn hình Word ( Ribbon) 11

1.2.4 Giao diện Backstage 14

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG THỂ THỨC VĂN BẢN 15

2.1 Khảo sát hiện trạng tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang 15

2.1.1 Vị trí địa lý 15

2.1.2 Về kinh tế 15

2.1.3 Về văn hóa – xã hội 15

2.2 Thực trạng về quy chuẩn xây dựng thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang 15

2.3 Nội dung xây dưng quy chuẩn thể thức văn bản 17

2.3.1.Khái niệm về thể thức văn bản 17

2.3.2 Các thành phần thể thức văn bản của Đoàn 17

2.3.3 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, đánh số trang văn bản và vị trí trình bày 17

2.3.4 Các thành phần thể thức bắt buộc 20

2.3.5 Bản sao và các thành phần thể thức bản sao 30

CHƯƠNG 3 CHUẨN HÓA THỂ THỨC VĂN BẢN 36

3.1 Đặt vấn đề bài toán 36

3.2 Cho văn bản mẫu và phân tích mẫu văn bản 37

3.2.1 Văn bản mẫu 37

3.2.2.Phân tích mẫu văn bản 38

KẾT LUẬN 40

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

DANH MỤC HÌNH

HÌNH 1.1: THÔNG BÁO NHẮC NHỞ LƯU VĂN BẢN 11HÌNH 1.2: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRÊN MÀN HÌNH WORD 11Hình 1.3 : Giao diện Backstage 14

LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Để đề ra đường lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, đưanước ta vào thời kỳ phát triển mới , thời kỳ CNH, HĐH đất nước , hội nhập quốc tế

và khu vực, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về tăng cường quản lý nhà nước đối với

xã hội , vai trò của công tác xây dựng văn bản trong cơ quan nhà nước ngày cànggiữ vị trí quan trọng

Văn bản vừa là công cụ, vừa là phương tiện để các cơ quan nhà nước thực

hiện chức năng quản lý của mình Soạn thảo văn bản, một công việc dễ bị chê nhiều

hơn khen, bởi một lẽ không phải "lời nói gió bay " mà là "giấy trắng mực đen", và

để khỏi "mũi tên đã bắn ra rồi, sao còn thu lại được", người soạn thảo văn bản cầntích lũy kinh nghiệm thực tế, trau dồi và nâng cao kiến thức, hơn nữa cần cập nhậtvăn bản theo sát chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước

Những năm qua, nhà nước đã quan tâm và từng bước hoàn thiện công tácxây dựng văn bản cho các cơ quan nhà nước ở TW và Địa phương Các văn bảnpháp lý nêu trên đã hình thành một quy trình tương đối đồng bộ về thủ tục , trình tựsoạn thảo các văn bản.Thực tế cho thấy, hoạt động xây dưng văn bản của các cơquan nhà nước đã mang lại nhiểu kết quả đáng kể ,đáp ứng được yêu cầu quản lýnhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội Tuy vậy trong hoạt động xây dựng vănbản vẫn còn tồn tại nhiều bất cập trên nhiều phương diện Nguyên nhân của nhữngtồn tại này chính là do việc xây dựng văn bản không tuân thủ đầy đủ các bước trongquy trình xây dựng văn bản , dẫn đến các văn bản được ban hành kém chất lượng,làm giảm hiệu quả quản lý của các cơ quan nhà nước Xuất phát từ tình trạng nêutrên,trong thời gian vừa qua có nhiều nhà nghiên cứu về văn bản đã đưa ra nhiều ýkiến , công trình nghiên cứu góp phần hoàn thiện quy trình xây dựng văn bản nhằmnâng cao chất lượng soạn thảo văn bản Tuy nhiên việc nghiên cứu về quy trình xâydựng văn bản trong các cơ quan cụ thể còn ít và chưa đồng bộ

Có thể nói việc nghiên cứu về quy trình xây dựng văn bản là yêu cầu cấp

thiết đặt ra hiện nay Vì vậy tôi chọn đề tài “ Xây dựng thể thức văn bản của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

Xây dựng quy chuẩn thể thức văn bản của Đoàn TNCS của Đoàn xã GiápSơn, Lục Ngạn, Bắc Giang

Nghiên cứu quy trình xây dựng văn bản, qua đó làm rõ thực trạng việcthực hiện quy trình xây dựng văn bản tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, BắcGiang Từ đó đưa ra một số đề xuất góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế,phát huy những ưu điểm tiến tới hoàn thiện quy trình xây dựng quy chuẩn thể thứcvăn bản của Đoàn xã

3 Dự kiến cấu trúc:

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG THỂ THỨC VĂN BẢN

CHƯƠNG 3: THỂ THỨC VĂN BẢN

Trong quá trình thực hiện đề tài, do nhiều yếu tố khách quan cũng như tầmhiểu biết của em còn hạn chế, đề tài thực tập cơ sở của em còn nhiều sai sót Emmong được sự góp ý chân thành của quý thầy cô và các bạn để em hoàn thiện bàihơn Em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô giáo bộ môn Khoa Hệ Thống ThôngTin Kinh Tế, đặc biệt em xin chân trọng gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáoThS Mai Ngọc Anh và KS Lê Anh Tú đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em hoànthành tốt đề tài này Qua đây em cũng xin gửi lời cám ơn đến Đoàn xã Giáp Sơn,Lục Ngạn, Bắc Giang đã quan tâm, giúp đỡ tạo mọi điều kiện thuận lợi cho emtrong suốt thời làm đề tài thực tập cơ sở và hoàn thành bài thực tập cơ sở này

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày tháng năm

Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Dinh

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Giới thiệu về Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

1.1.1 Khái niệm về Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là một tổ chức chính trị xã hội của thanh niênViệt Nam do Đảng cộng sản Việt Nam và chủ tịch Hồ Chí Minh sáng lập, lãnh đạo

và rèn luyện Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, tự nguyện phấn đấu vì sựnghiệp xây dựng đất nước Việt Nam dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dânchủ, văn minh theo định hướng XHCN

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là thành viên của hệ thống chính trị, hoạt độngtrong khuôn khổ hiến pháp và pháp luật của nước cộng hòa XHCN Việt Nam Đoànphối hợp với các cơ quan, đoàn thể và các tổ chức xã hội, các tập thể lao động đểchăm lo, giáo dục, đào tạo và bảo vệ thanh thiếu nhi Tổ chức cho Đoàn viên, thanhniên tham gia vào quản lý nhà nước và xã hội Đoàn TNCS Hồ Chí Minh hoạt độngtheo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo cá nhân phụ trách

Được xây dựng rèn luyện và trưởng thành qua các thời kỳ lịch sử đấu tranhcách mạng Đoàn tập hợp đông đảo thanh niên phát huy truyền thống anh hùng cáchmạng, góp phần cho sự nghiệp giải phóng dân tộc thống nhất đất nước, xây dựng vàbảo vệ đất nước

Bước vào thời kỳ mới, Đoàn tiếp tục phát huy truyền thống quý báu của dântộc và bản chất tốt đẹp của mình, kế tục trung thành sự nghiệp cách mạng vẻ vangcủa đảng, tỏ chức động viên ĐVTN đi đầu trong công cuộc xây dưng CNH, HĐHđất nước và bảo vệ nước Việt Nam XHCN

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là đội dự bị tin cậy của đảng, là đội quân xungkích tron các hoạt động của Đảng, là trường học XHCN của thanh niên, đại diệnchăm lo bảo vẹ quyền lợi hợp pháp của tuổi trẻ, phụ trách Đội thiếu niên tiền phong

Hồ Chí Minh, là lực lượng nòng cốt trong các phong trào thanh niên và các tổ chứcthanh niên Việt Nam

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh đoàn kết, hợp tác bình đẳng với các tổ chức thanhniên tiến bộ trên thế giới, phấn đấu vì tương lai và hạnh phúc của tuổi trẻ, vì hàobình, độc lập dân tộ, dân chủ và tiến bộ xã hội

1.1.2 Lịch sử ra đời của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Mùa xuân năm 1931, từ ngày 20 đến ngày 26/3, tại Hội nghị Ban chấp hànhTrung ương Đảng lần thứ 2, Trung ương Đảng đã giành một phần quan trọng trongchương trình làm việc để bàn về công tác thanh niên và đi đến những quyết định có

ý nghĩa đặc biệt, như các cấp ủy Đảng từ Trung ương đến địa phương phải cử ngaycác ủy viên của Đảng phụ trách công tác Đoàn Sự phát triển lớn mạnh của Đoàn đãđáp ứng kịp thời những đòi hỏi cấp bách của phong trào thanh niên nước ta Đó là

sự vận động khách quan phù hợp với cách mạng nước ta; đồng thời, phản ánh cônglao trời biển của Đảng, của Chủ tịch Hồ Chí Minh vô cùng kính yêu - Người đãsáng lập và rèn luyện tổ chức Đoàn Được Bộ Chính trị Ban chấp hành Trung ươngĐảng và Bác Hồ cho phép, theo đề nghị của Trung ương Đoàn thanh niên Lao độngViệt Nam, Đại hội toàn quốc lần thứ 3 họp từ ngày 22 - 25/3/1961 đã quyết định lấyngày 26/3/1931 (một ngày trong thời gian cuối của Hội nghị Trung ương Đảng lầnthứ 2, dành để bàn bạc và quyết định những vấn đề rất quan trọng đối với công tácthanh niên) làm ngày thành lập Đoàn hàng năm Ngày 26/3 trở thành ngày vẻ vangcủa tuổi trẻ Việt Nam, của Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh quang vinh

Từ ngày 26/3/1931 đến nay, để phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của từng thời kỳ cáchmạng, Đoàn đã đổi tên nhiều lần:

• Từ 1931 - 1936: Đoàn TNCS Việt Nam, Đoàn TNCS Đông Dương

• Từ 1937 - 1939: Đoàn Thanh niên Dân chủ Đông Dương

• Từ 11/1939 - 1941: Đoàn Thanh niên phản đế Đông Dương

• Từ 5/1941 - 1956: Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam

• Từ 25/10/1956 - 1970: Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam

• Từ 2/1970 - 11/1976: Đoàn Thanh niên lao động Hồ Chí Minh

• Từ 12/1976 đến nay: Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh

Những thế hệ thanh niên kế tiếp nhau đã chiến đấu anh dũng vì độc lập tự docủa Tổ Quốc, vì chủ nghĩa xã hội đã liên tiếp lập nên những chiến công xuất sắc vàtrưởng thành vượt bậc Mỗi chặng đường lịch sử của dân tộc, Đoàn TNCS Hồ ChíMinh có những hình thức đấu tranh và những nhiệm vụ đặt lên hàng đầu khác nhau.Với mỗi giai đoạn, tên gọi của Đoàn đã được thay đổi

Tháng 4-1975, chiến dịch Hồ Chí Minh lịch sử đã kết thúc thắng lợi, giảiphóng hoàn toàn miền Nam Ngày 26/3/1976, Lễ kỷ niệm lần thứ 45 ngày thành lậpĐoàn đã được tổ chức trọng thể tại Hà Nội Tại Lễ kỷ niệm này, tổ chức Đoàn trong

cả nước đã thống nhất mang tên chung là Đoàn Thanh Niên Lao động Hồ Chí Minh.Đại hội lần thứ IV của Đảng họp từ ngày 14 đến 20/12/1976 tại Thủ đô Hà Nội đãquyết định đổi tên đảng Lao động Việt Nam (2-1951) thành Đảng Cộng Sản ViệtNam và thể theo nguyện vọng của cán bộ, ĐVTN cả nước, Đại hội Đảng lần thứ IV

đã quyết định đổi tên Đoàn TNLĐ Hồ Chí Minh (1970) thành: Đoàn Thanh niênCộng sản Hồ Chí Minh Đại hội Đảng chỉ rõ nhiệm vụ của Đoàn và phong tràothanh niên trong giai đoạn mới là: “Đoàn TNCS Hồ Chí Minh phải được xây dựng

và củng cố vững mạnh về chính trị, tư tưởng và tổ chức, xứng đáng là trường họcCSCN của lớp người trẻ tuổi, là cánh tay đắc lực và đội hậu bị tin cậy của Đảng”.Được mang tên Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là vinh dự và tự hào lớn của toàn thể cán

bộ đoàn viên nước ta

Trước sự phát triển lớn mạnh của Đoàn trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam, ởnước ta xuất hiện nhiều tổ chức Đoàn cơ sở với khoảng 1.500 đoàn viên và một sốđịa phương đã hình thành tổ chức Đoàn từ xã, huyện đến cơ sở Đoàn TNCS Hồ ChíMinh của Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang cũng đã được thành lập trongbối cảnh lịch sử trên.Từ năm 2010 đến nay Đoàn đã có 16 LHTN từ các làng xóm,với gần 600 ĐVTN Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, tự nguyện phấn đấu

vì sự nghiệp xây dựng đất nước Việt Nam dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng,dân chủ, văn minh theo định hướng XHCN Đoàn tập hợp đông đảo thanh niên pháthuy truyền thống anh hùng cách mạng, góp phần cho sự nghiệp giải phóng dân tộcthống nhất đất nước, xây dựng và bảo vệ đất nước Luôn luôn tuân thủ những quytắc, những chuẩn mực đạo đức nhất định

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh của Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang hiểuđược trách nhiệm và vai trò của mình trong nền kinh tế hội nhập như hiện nay, việcxây dựng và phát triển đạo đức lối sống văn hóa là một nhiệm vụ cấp thiết và quantrọng Là những thế hệ trẻ, chủ nhân tương lai của đất nước những thanh niên,ĐVTN quán triệt định hướng XHCN, xây dựng và phát triển đạo đức, lối sống vănhóa Việt Nam, gắn bó mật thiết với nền văn hóa nhân loại tiến bộ.thực hiện tốt chủ

trương chính sách của đảng và nhà nước Thế hệ trẻ là chủ nhân tương lai của đấtnước,d do đó mỗi ĐVTN phải không ngừng học tâp, trao dồi kiến thức, nâng caotrình độ hiểu biết, năng động,sáng tạo, nhạy bén trong công việc tiếp thu tinh hoavăn hóa của các dân tộc trên thế giới để từ đó chắt lọc và làm giàu thêm cho việcgiáo dục đao đức, lối sống văn hóa Việt Nam cho thanh niên.

1.2 Giới thiệu về Microsoft Word

1.2.1 Các chức năng của Microsoft Word

Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một chương trình soạn thảo văn bản đanăng cung cấp cho bạn một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng Các côngviệc bạn có thể làm trong phạm vi của Word bao gồm từ việc các tài liệu đơn giảnnhư thư từ đến việc tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, ….Bạn cũng có thể sử Word để tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho WordWide Web hay cho Intranet cục bộ Vì Word là một phần của Microsoft Office, do

đó nó có thể chia sẻ dữ liệu với Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, MicrosoftAccess, Microsoft Outlook Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giaodịch, các ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình đều sử dụng Word để soạn thảo và

in ấn

1.2.2 Khởi động và thoát khỏi Word

Khởi động và thoát khỏi Word được thực hiện giống như các chương trình khác chạy trong môi trường Windows

* Khởi động Word Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:

- Click trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền

- Click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra

- Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Word

* Thoát khỏi Word

- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

- Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit

- Cách 3: Click chuột vào biểu tượng (close) phía trên và ở góc phải cửa

sổ làm việc

Lưu ý:Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếukhông thì sẽ bị mất dữ liệu Tuy nhiên, nếu bạn chưa lưu lại các tập tin thì Word sẽhiện thông báo nhắc nhở trước khi thoát:

Hình 1.1: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản

Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng

No: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu

Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng

1.2.3 Các thành phần cơ bản trên màn hình Word ( Ribbon)

Hình 1.2: Các thành phần cơ bản trên màn hình word

Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar)

Thanh Thước(Ruler)

Thanh cuộn (Scroll Bar)Thanh trạng

thái

* Thanh tiêu đề (Title bar)

Thanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của cửa sổ Word Thanh tiêu đề chứabiểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo Bên phải của thanh tiêu đề cócác nút thu nhỏ (Minimize), nút “phục hồi (Restore)/phóng to (Maximize)”

và nút đóng cửa sổ (Close)

* Thanh lệnh đơn (Menu bar)

Thanh lệnh đơn chứa các lệnh của Word, các lệnh được bố trí theo từngnhóm, được chia thành thẻ chính trên Ribbon:

- Home: Thẻ home gồm những chức năng cơ bản , thường sử dụng trong phần mềm word Các nhóm chức năng có trong thẻ này gồm: Clipboard, Font, Paragraph, Styles, Editing.

- Insert : Thẻ Insert gồm các chức năng cho phép thêm các đối tượng như bảng , biểu đồ, hình ảnh…vào tài liệu Các nhóm chức năng có trong thẻ gồm: Pages, Tables, lllustrations, Links, Header & Footer, Text, Symbols

- Page Layout: thẻ Page Layout gồm chức năng thiết lập bố cục, định dạng trang và đoạn văn Các nhóm chức năng trong thẻ gồm: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange.

- References: thẻ References gồm các chức năng liên quan tới việc tạo tham chiếu trong tài liệu Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm: Table of Contents, Footnotes, Citations & Bibliography, Captions, Index, Table of Authorities.

- Mailings: thẻ Mailings gồm các chức năng liên quan đến việc soạn thảo thư trong chương trình word Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm: Create, start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish.

- Review: thẻ Review gồm các chức năng liên quan tới việc rà soát văn bản,

hỗ trợ môi trường làm việc cộng tác Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm:

Proofing, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect.

- View: thẻ View gồm các chức năng liên quan tới việc điều chỉnh giao diện của chương trình Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm: Document Views, Show, Zoom, Window, Macros.

* Các thanh công cụ (Toolbars)

Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thực hiện các thao tác tiện lợi vànhanh chóng, Word cung cấp sẵn các thanh công cụ Trên các thanh công cụ có gắncác nút lệnh Mỗi một nút lệnh đại diện cho một lệnh nào đó Muốn biết nút lệnh đạidiện cho lệnh nào thì trỏ chuột ngay trên nút đó, khi đó dưới con trỏ chuột sẽ xuấthiện một khung màu vàng (ScreenTips) có ghi tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có)

- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): gồm những thao tác thông dụng,được sử dụng thường xuyên

- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùngđịnh dạng văn bản

* Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler)

Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của cáctab, Trong Word có hai thước:

- Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình

- Thước đứng (Vertical Ruler) nằm dọc phía bên trái màn hình

Đơn vị chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm) Để thay đổiđơn vị chia trên thước, chọn lệnh: Tools/ Options/ General/ Measurement units

Bật/tắt thước, chọn menu lệnh: View/Ruler

* Thanh trạng thái (Status bar)

Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện hành (trang chứa dấunháy), tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành,

Bật/tắt thanh trang thái: menu Tools/ Options/ View và chọn mục Status bar

* Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) và thanh trượt đứng (Vertical scroll bar)

Trong màn hình của Word có hai thanh trượt: Thanh trượt đứng đặt ở bênphải cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh trượt ngang nằm ở đáycửa sổ dùng cuộn văn bản theo chiều ngang

Bật/tắt các thanh trượt bằng lệnh: Tools/ Options/ View Trong nhómWindow, chọn Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh trượt ngang, và Vertical scrollbar để bật/ tắt thanh trượt đứng

* Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn

Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào Khi nhập văn bản, nếu

có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dưới.Muốn chủ động xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn) Muốn ngắt dòng nhưngkhông ngắt đoạn ta nhấn tổ hợp phím Shift + Enter

Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắttrang mềm) Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còntrống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng)

Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trívăn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào

1.2.4 Giao diện Backstage

Hình 1.3 : Giao diện Backstage

Backstage là giao diện mới rất đặt biệt của phần mềm Microsoft OfficeWord 2010 Đây là một cải tiến lớn khi thay thế nút Microsoft Office trong phiênbản 2007 và trở lại với trình đơn File quen thuộc trong các phiên bản cũ, nhưngmạnh hơn rất nhiều Trong Backstage bạn có thể tìm thấy các tính năng cơ bản củatrình đơn File như: mở, lưu, đóng tập tin… cùng với nhiều tính năng cao cấp như :bảo mật tập tin, quản lí phiên bản, kiểm tra lỗi…

Khác với việc co cụm các tính năng như Ribbon, hoặc thả một danh sách dài các chức năng như trình đơn, Backstage che đi phần tài liệu đang làm việc và hiển thị toàn bộ các chức năng bạn có thẻ sử dụng trên toàn màn hình

Giao diện Backstage hiển thị khi nhấp chuột lên thẻ File

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG THỂ THỨC VĂN BẢN 2.1 Khảo sát hiện trạng tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang

2.1.1 Vị trí địa lý

Lục Ngạn cách thành phố Bắc Giang 40 km về phía Đông Địa

hình đồi và núi xen lẫn.Phía Bắc giáp với tỉnh Lạng Sơn, phía Đông giáp với huyện Sơn Động Nhiệt độ trung bình là 23,5 °C, ít chịu ảnh hưởng của bão Có nguồn nước dồi dào từ sông Lục Nam, hồ Cấm Sơn, Khuôn Thần và đập Thum

2.1.2 Về kinh tế

Kinh tế tập trung vào ngành nông nghiệp với thế mạnh là trồng trọt cây ănquả, điển hình là vải thiều, nhãn, hồng, na Có nhà máy chế biến hoa quả trên địabàn đã xuất khẩu rau quả tươi và đóng hộp sang các nước

Huyện cũng có tiềm năng du lịch sinh thái: miệt vườn, khu sinh thái hồ CấmSơn, Khuôn Thần Ngoài ra, có danh lam thắng cảnh như đền Hả, chùa KhánhVân, chùa Am Vãi (Khả Lã, xã Tân Lập)

Những năm gần đây, cùng với sự phát triển của vải thiều và sự yếu kém của tưthương Việt Nam, thì giao thương biên mậu đã thực sự tiến vào tận địa bàn Lục Ngạn

2.1.3 Về văn hóa – xã hội

Dân số huyện xấp xỉ 200.000 người Lao động chủ yếu chưa qua đào tạo.Người Kinh chiếm 53%, còn lại là các dân tộc khác như Sán Dìu, Nùng, CaoLan, Hoa

Ngày nay, do có nhiều khu công nghiệp ở các tỉnh miền xuôi nên thanh niênLục Ngạn phần đông đi học hoặc đi làm trong các khu công nghiệp, khu chế xuất, tệnạn đánh nhau theo kiểu thanh niên làng đã giảm đáng kể

2.2 Thực trạng về quy chuẩn xây dựng thể thức văn bảncủa Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang

Trong những năm gần đây, công tác xây dựng văn bản quản lý Nhà nước đãđược chú trọng Nhà nước ban hành nhiều văn bản quy định về soạn thảo văn bản

và xử lý văn bản, làm cho chất lượng của văn bản được nâng lên rõ rệt Về hìnhthức các văn bản ngày càng hoàn chỉnh, những sai sót không đúng về thể thức ngàycàng ít Về nội dung, văn bản ngày càng phản ánh sát, kịp thời chủ trương, đường

lối của Đảng, phù hợp với pháp luật, với đối tượng thực thi văn bản, với thực trạngvấn đề mà văn bản quy định, với quy luật phát triển của đời sống xã hội Giữa cácvăn bản đã có sự hài hòa thống nhất.

Tuy nhiên, do chưa có một hệ thống pháp luật đầy đủ, đồng bộ về công tácxây dựng văn bản nên công tác xây dựng văn bản quản lý Nhà nước còn một sốnhược điểm như sau:

- Chưa thống nhất trong việc xây dựng và sử dụng mẫu văn bản

- Các văn bản do nhiều cơ quan, nhiều cấp ban hành nhưng thiếu tính kếhoạch, thiếu sự phối hợp kịp thời, nhịp nhàng giữa các cơ quan

- Trong nhiều trường hợp việc xây dựng văn bản chưa được tiến hành quacác bước cần thiết hay tiến hành thiếu khách quan, chưa khoa học, chưa chú trọngmối quan hệ giữa văn bản với toàn bộ hệ thống văn bản nên chưa hoàn toàn hài hòa,thống nhất, đồng bộ giữa các văn bản

- Kiểm tra sau khi ban hành văn bản còn ít được chú ý nên nhiều văn bản đãhết hiệu lực, ít giá trị hoặc không có giá trị thực tế vẫn tồn tại làm cản trở các mốiquan hệ xã hội phát triển

- Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản còn chưa chuẩn xác gây ra những cáchhiểu khác nhau về cùng một quy định hay nghĩa thể hiện trái ngược với ý tưởng củangười viết

Từ thực trạng trên cho thấy công tác xây dựng văn bản hành chính ở chínhquyền cấp xã còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc bởi nguồn nhân lực làm công tácsoạn thảo, kinh nghiệm soạn thảo còn hạn chế, việc soạn thảo ban hành văn bảnhành chính là việc của ngành nào do công chức ngành đó soạn thảo, do đó kỹ năngsoạn thảo văn bản của đội ngũ này rất hạn chế, chủ yếu là sao chép văn bản hoặcban hành cho đủ đầu việc Điều này dẫn đến chất lượng soạn thảo văn bản thấp Bêncạnh đó trình độ của công chức xã, thị trấn không đồng đều, hầu hết đạt trình độtrung cấp hành chính hoặc trung cấp Luật

Mặt khác cơ sở vật chất bảo đảm cho công tác soạn thảo đặc biệt thiếu Máy

vi tính thường có cấu hình thấp hoặc lạc hậu, đường truyền Internet chậm Việc tậphuấn nghiệp vụ về công tác soạn thảo chưa được thực hiện thường xuyên, chủ yếu

soạn thảo văn bản vẫn còn hạn chế.Chính những nguyên nhân khách quan và chủquan trên đã phần nào ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng xây dựng soạn thảo vănbản hành chính của các bộ phận ở cấp xã đặc biệt là trong Đoàn TNCS Hồ ChíMinh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang.

2.3 Nội dung xây dưng quy chuẩn thể thức văn bản

2.3.1.Khái niệm về thể thức văn bản

Thể thức văn bản của Đoàn bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản, được trình bày đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản

2.3.2 Các thành phần thể thức văn bản của Đoàn

- Mỗi văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc phải có đủ các thành phần thểthức sau đây:

+ Tiêu đề,

+ Tên cơ quan ban hành văn bản,

+ Số và ký hiệu văn bản,

+ Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

+ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,

+ Phần nội dung văn bản,

+ Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,

+ Nơi nhận văn bản

- Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc đối với từng văn bản cụ thể, tùytheo nội dung và tính chất có thể bổ sung các thành phần thể thức như: dấu chỉ mức

độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch, bản thảo

và tài liệu hội nghị

2.3.3 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, đánh số trang văn bản và vị trí trình bày

* Khổ giấy

Văn bản hành trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm)

Một số văn bản đặc thù như giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển… đượctrình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)

* Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Mẫu 1: Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đoàn

8 9

3

6 7

11

12

15

13 14

16

Ghi chú:

1 Tiêu đề

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số, ký hiệu văn bản

4 Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5 Trích yếu nội dung công văn

6 Dấu chỉ tài liệu hội nghị, dấu chỉ dự thảo

7 Dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn

8 Tên loại văn bản

9 Trích yếu nội dung văn bản

10 Nơi nhận công văn

11 Nội dung văn bản

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

2.3.4.2 Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày tại trang đầu, góc trái, hàng đầu (ô số 2 - mẫu 1), cụ thể như sau:

* Văn bản của đại hội đoàn

Văn bản của đại hội đoàn ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đoàn cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đoàn viên, thời gian của nhiệm

kỳ Văn bản do Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu ban hành thì ghi tên cơ quan ban hành là Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu

- Đối với Đại hội toàn thể đoàn viên

ĐẠI HỘI ĐOÀN XÃ GIÁP SƠN

- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cơ sở, Đoàn cơ sở được

giao quyền cấp trên cơ sở ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức đoàn cấp trên trực tiếp.

BCH ĐOÀN XÃ GIÁP SƠN

* Văn bản do nhiều cơ quan ban hành thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùng ban

hành văn bản đó, giữa tên cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-)

2.3.4.3 Số và ký hiệu văn bản

* Số văn bản: là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản được

ban hành trong một nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn đó Nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn đượctính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội đoàn lần này đến hết ngày bế mạc đạihội đoàn lần kế tiếp Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập, ở phía trái văn bản, dưới