tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng số 10 idico

... nghiệp đầu tƣ xây dựng số Xí nghiệp đầu tƣ xây dựng số Công trƣờng xây dựng … Công trƣờng xây dựng … Công trƣờng xây dựng … Công trƣờng xây dựng … Nguồn: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO. .. số 10 IDICO - Đánh giá ƣu điểm nhƣợc điểm việc tổ chức công tác kế toán Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán Công ty Cổ phần. .. pháp tổng hợp - cân đối kế toán 27 CHƢƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO Tên công ty tiếng Việt: Công ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng số 10 IDICO Tên công ty tiếng

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN LÊ PHƢƠNG THẢO MSSV: C1200322 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 Tháng 08 – 2014 TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN LÊ PHƢƠNG THẢO MSSV: C1200322 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƢỚNG DẪN Ths. VŨ XUÂN NAM Tháng 08 – 2014 LỜI CẢM TẠ     Trải qua một khoảng thời gian đƣợc học tập và rèn luyện tại Trƣờng Đại học Cần Thơ, em đã đƣợc quý thầy, cô tận tinh truyền đạt kiến thức bổ ích đối với chuyên ngành kế toán cũng nhƣ những kiến thức bên ngoài khác. Khi đến công ty, đƣợc sự đồng ý của Ban Lãnh đao cùng sự giúp đỡ tận t nh của cô chú, anh chị tại Công ty Cổ phần Đầu từ xây dựng số 10 IDICO đã giúp em hoàn thành luận văn thực tập tốt nghiệp. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, nhƣng do kiến thức còn hạn hẹp và kinh nghiệm thực tế còn non yếu, do đó bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này khó tránh khỏi những thiếu sót và sai lệch về nội dung cũng nhƣ h nh thức trong quá tr nh viết báo cáo. Khi thời gian thực tập kết thúc cũng là lúc bài báo cáo hoàn thành, có đƣợc kết quả này là nhờ sự tận t nh giảng dạy của quý Thầy Cô, sự nhiệt t nh giúp đỡ của các Cô Chú, Anh Chị trong công ty cùng với kiến thức và sự cố gắng của bản thân. Đạt đƣợc kết quả này, em xin chân thành cảm ơn: - ThS. Vũ Xuân Nam đã trực tiếp hƣớng dẫn em hoàn thành luận văn; thầy cô trƣờng Đại hoc Cần Thơ nói chung và Khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh nói riêng. - Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO cùng các anh chị đã trực tiếp hƣớng dẫn em trong quá tr nh thực tập tại Phòng Kế toán – Tài chính. Cuối cùng em xin chúc quý Thầy Cô dồi dào sức khỏe, công tác tốt. Chúc Quý Công ty thành công tốt đẹp và đạt đƣợc nhiều thắng lợi mới. Em xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày ...... tháng ...... năm 2014 Ngƣời thực hiện Nguyễn Lê Phƣơng Thảo i TRANG CAM KẾT     Em xin cam đoan rằng đề tài này là do chính em thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa hoc nào. Cần Thơ, ngày ...... tháng ...... năm 2014 Ngƣời thực hiện Nguyễn Lê Phƣơng Thảo ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP  .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. Cần Thơ, ngày ...... tháng ...... năm 2014 Thủ trƣởng đơn vị 3 MỤC LỤC  CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU ................................................................................................ 1 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ..................................................................................... 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU .......................................................................................... 2 1.2.1 Mục tiêu chung ........................................................................................................... 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ........................................................................................................... 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ............................................................................................. 2 1.3.1 Không gian .................................................................................................................. 2 1.3.2 Thời gian ..................................................................................................................... 2 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu ................................................................................................. 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ....................... 3 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ......................................................................................................... 3 2.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán ............................................................................ 3 2.1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán ............................................................................. 3 2.1.3 Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán ............................................................... 26 2.1.4 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán ........................................................................ 26 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................................... 27 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu .................................................................................... 27 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu .................................................................................. 27 CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO ....................................................................................................... 28 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ............................................................................................ 28 3.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ .................................................................................. 29 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................................... 30 3.4 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH............................................... 32 3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG ....................... 35 3.5.1 Thuận lợi ................................................................................................................... 35 3.5.2 Khó khăn ................................................................................................................... 36 3.5.3 Phƣơng hƣớng hoạt động .......................................................................................... 36 4 CHƢƠNG 4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO ...................................................................................... 37 4.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ................................................................................ 37 4.1.1 H nh thức tổ chức công tác kế toán .......................................................................... 37 4.1.2 Các bộ phận trong bộ máy kế toán ........................................................................... 39 4.1.3 Nhân sự trong bộ máy kế toán .................................................................................. 41 4.1.4 Tổ chức cơ sở vật chất .............................................................................................. 41 4.2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ..................................... 44 4.2.1 Chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại công ty ........................................................... 44 4.2.2 Tr nh tự luân chuyển chứng từ kế toán ..................................................................... 46 4.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ....................................................................... 55 4.4 HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN ............................................................................. 57 4.5 TỔ CHỨC LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ ..................... 59 4.5.1 Thực hiện chế độ báo cáo tài chính .......................................................................... 60 4.5.2 Thực hiện kế toán quản trị ........................................................................................ 60 4.6 TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN ............................................................................. 61 4.6.1 Kiểm tra trong nội bộ công ty ................................................................................... 61 4.6.2 Kiểm tra do cơ quan có thẩm quyền thực hiện ......................................................... 62 4.7 TỔ CHỨC KIỂM KÊ TÀI SẢN.................................................................................. 63 4.8 BẢO QUẢN VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN ................................................... 67 CHƢƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ............................................................................... 71 5.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ................................................................................ 71 5.2 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ......................................................................... 72 5.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ....................................................................... 75 5.4 HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN ............................................................................. 76 5.5 TỔ CHỨC THỰC HIỆN BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ ....... 76 5.6 TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM KÊ ............................................................................. 77 5.7 TỔ CHỨC LƢU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN ............................................................. 77 CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................... 78 6.1 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 78 6.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ................................................................................................. 79 5 DANH SÁCH BẢNG  Trang Bảng 3.1 Sơ lƣợc tinh h nh HĐKD của công ty giai đoạn 2011 – 2013 .................. 28 Bảng 3.2 Sơ lƣợc t nh h nh HĐKD của công ty trong 6 tháng đầu năm 2013 – 6 tháng đầu năm 2014 ............................................................................... 29 Bảng 4.1 Tổ chức nhân sự của Phòng Kế toán – tài chính tại công ty .................... Bảng 4.2 T nh h nh trang thiết bị tại phòng Kế toán – Tài vụ .......................... 38 Bảng 4.3 Chứng từ kế toán sử dụng tai công ty ......................................................... 41 Bảng 4.4 Một số cách mở chi tiết TK cấp 2 ............................................................... 51 Bảng 4.5 Các loại báo cáo sử dụng tại công ty .......................................................... 53 Bảng 4.6 Quy tr nh lƣu trữ tại công ty ..................................................... 60 Bảng 5.1 Chi tiết tài khoản cấp 2, cấp 3 cho tài khoản 623 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Bảng 5.2 Xây dựng mã tài khoản .............................................................................. 67 6 DANH SÁCH HÌNH  Trang H nh 2.1 Sơ đồ mô h nh tổ chức kế toan tập trung .....................................................4 H nh 2.2 Sơ đồ mô h nh tổ chức kế toan phân tán ........................................................ 5 H nh 2.3 Sơ đồ mô h nh tổ chức kế toan vừa tập trung vừa phân tán .........................6 H nh 3.1 Sơ đồ tổ chức công ty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 H nh 4.1 Sơ đồ tổ chức bộ may kế toán tại công ty.................................................... 34 H nh 4.2 Sơ đồ chứng từ tạm ứng ............................................................................ 43 H nh 4.3 Sơ đồ chứng từ thanh toán tạm ứng ............................................................. 44 H nh 4.4 Sơ đồ chứng từ thanh toán qua TGNH ....................................................... 45 H nh 4.5 Sơ đồ chứng từ CK thanh toán cho khách hàng .......................................... 46 H nh 4.6 Sơ đồ chứng từ xuất kho NVL, CCDC ........................................................ 47 H nh 4.7 Sơ đồ chứng từ nhập kho NVL, CCDC ....................................................... 48 H nh 4.8 Sơ đồ chứng từ thanh toán công trình .......................................................... 49 H nh 4.9 Tr nh tự ghi sổ thực tế tại công ty ................................................................ 52 Hình 4.10 Phiếu kiểm kê tài sản .................................................................................. 58 H nh 4.11 Bảng kiểm kê quỹ tháng 11 năm 2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 H nh 5.1 Mẫu phần mềm quản lý kho...................................................................... 65 H nh 5.2 Mẫu thẻ kho lập trên phần mềm................................................................... 65 H nh 5.2 Mẫu phiếu xuất kho lập trên phần mềm ...................................................... 66 Hình 5.3 Mô hình hệ thống trung tâm trách nhiệm trong một DN .......................... 69 7 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT    BCTC : Báo cáo tài chính SXKD : Sản xuất kinh doanh DN : Doanh nghiệp TSCĐ : Tài sản cố định TK : Tài khoản KQKD : Kết quả kinh doanh KTT : Kế toán trƣởng GTGT : Giá trị gia tăng BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp VT : Vật tƣ CCDC : Công cụ dụng cụ SP : Sản phẩm HH : Hàng hóa VNĐ : Việt Nam đồng viii CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, phạm vi hoạt động của các doanh nghiệp không còn giới hạn trong nƣớc mà đã đƣợc mở rộng, tăng cƣờng hợp tác với các doanh nghiệp ngoài nƣớc. Do đó, các doanh nghiệp phải đứng trƣớc rất nhiều thử thách và khó khăn từ thị trƣờng trong nƣớc lẫn quốc tế. Mỗi doanh nghiệp đều phải t m ra cho m nh một thế mạnh riêng để giữ vững, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và mở rộng quy mô sản xuất cũng nhƣ khẳng định thƣơng hiệu của m nh trên thị trƣờng. Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế hữu ích trong doanh nghiệp. Thông qua kế toán, nhà quản trị có thể nắm rõ toàn diện t nh h nh tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh; kiểm kê tài sản và nguồn vốn. Ngoài ra, ban giám đốc có thể dựa vào đó để đƣa ra các quyết định quản trị, lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn ở các giai đoạn khác nhau cho doanh nghiệp. Công tác kế toán trong doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành khác nhau và có mối quan hệ hữu cơ với nhau, gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý chặt chẽ. Công tác kế toán thực sự hiệu quả sẽ phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ t nh h nh tài chính của doanh nghiệp; giúp cho doanh nghiệp quản lý đƣợc tài sản, nguồn vốn và các hoạt động của các bộ phận khác trong doanh nghiệp. V vậy, việc tổ chức công tác kế toán thực sự rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nếu thực hiện tốt công tác kế toán, doanh nghiệp có thể giám sát chặt chẽ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi nhận đầy đủ t nh h nh tài chính. Đây là cơ sở quan trọng để nhà quản lý có các quyết định quản trị đúng đắn cho doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò quan trọng đó, em chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO” cho luận văn của mình. 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Nghiên cứu thực tế tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO từ đó đề xuất giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kế toán tại doanh nghiệp. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Nghiên cứu công tác tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO. - Đánh giá ƣu điểm và nhƣợc điểm trong việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO. 1.3.2 Thời gian - Đề tài sử dụng số liệu năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. - Thời gian thực hiện đề tài từ tháng 08 đến tháng 11 năm 2014. 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu Nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tại Công ty bao gồm: bộ máy kế toán; chế độ chứng từ, sổ kế toán, hệ thống tài khoản; báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; chế độ kiểm tra, kiểm kê, bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán. 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán 2.1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán Đơn vị kế toán là đơn vị (Tổng công ty, công ty, DN, xí nghiệp, chi nhánh,…) có thực hiện công tác kế toán nhƣ lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập BCTC, bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật. 2.1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán là tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán, Luật kế toán để phản ánh t nh h nh tài chính và kết quả hoạt động SXKD. Tổ chức thực hiện chế độ kế toán, chế độ bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán. 2.1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán 2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán a. Khái niệm Khi thành lập, đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán dƣới h nh thức phòng hoặc ban kế toán. Tại mỗi phòng, ban kế toán đơn vị kế toán phải bố trí ngƣời làm kế toán hoặc ngƣời làm kế toán trƣởng. Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trƣởng. Trong trƣờng hợp chƣa có kế toán trƣởng th phải cử ngƣời phụ trách kế toán. b. Một số mô hình bộ máy kế toán Thực tế, có nhiều mô h nh (h nh thức) tổ chức công tác kế toán khác nhau. DN cần lựa chọn mô h nh phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy mô của DN.  Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Theo h nh thức này, toàn DN chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm, các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng. Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở DN, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của DN. Phòng kế toán trung tâm lƣu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của DN. Phòng kế toán trung tâm thực 3 hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh ở doanh nghiệp. Ở các đơn vị phụ thuộc, phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hƣớng dẫn hạch toán ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Tại các đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm. H nh thức công tác kế toán tập trung thƣờng phù hợp với những đơn vị kế toán có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp. H nh thức này không phù hợp với đơn vị kế toán có quy mô lớn, địa bàn hoạt động SXKD ở nhiều địa phƣơng. KẾ TOÁN TRƢỞNG Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán tổng hợp Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc H nh 2.1 Sơ đồ mô h nh tổ chức công tác kế toán tập trung  Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán Theo h nh thức này, DN lập phòng kế toán trung tâm; ở các đơn vị cấp cơ sở có tổ chức kế toán riêng. DN lựa chọn h nh thức tổ chức công tác kế toán phân tán thƣờng là những DN đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động, sáng tạo trong hoạt động SXKD của các đơn vị kế toán cấp cơ sở. H nh thức tổ chức công tác kế toán phân tán thƣơng phù hợp với những DN có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc đóng trụ sở ở nhiều địa phƣơng 4 khác nhau, địa bàn hoạt động rộng. H nh thức này không phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp. ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP TRÊN Kế toán trƣởng Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kiểm tra kế toán KẾ TOÁN TRƢỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP DƢỚI Đơn vị 1 Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Đơn vị 2 Đơn vị 3 Bộ phận kế toán … Đơn vị 4 Bộ phận kế toán … … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dƣới H nh 2.2 Sơ đồ mô h nh tổ chức công tác kế toán phân tán - Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ: + Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp; + Hƣớng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở; + Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp của toàn DN. 5 - Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: + Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị; + Tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị m nh để lập BCTC định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm; + Đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lƣợng công việc kế toán ở đơn vị m nh để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị cho phù hợp.  Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Theo h nh thức này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở th tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và tr nh độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng. - Nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm: + Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn DN; + Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng; + Hƣớng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở có tổ chức kế toán riêng; + Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp toàn DN. - Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: + Đối với đơn vị có tổ chức kế toán riêng, thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở đơn vị m nh và định kỳ lập BCTC gửi về phòng kế toán trung tâm; + Đơn vị kế toán không có tổ chức kế toán riêng th chỉ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. H nh thức tổ chức công tác kế toán này thích hợp với các DN lớn có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở nhƣng mức độ phân cấp quản lý kinh tế, quy mô và tr nh độ cán bộ quản lý khác nhau; địa bàn hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán. 6 Đơn vị kế toán cấp trên Kế toán trƣởng Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Kế toán trƣởng ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán … Nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng H nh 2.3 Sơ đồ h nh thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán c. Tổ chức người làm kế toán Bố trí ngƣời làm kế toán là công việc đầu tiên và rất cần thiết cho công tác tổ chức công tác kế toán. Khi thành lập, đơn vị kế toán có trách nhiệm bố trí ngƣời làm kế toán theo đúng tiêu chuẩn và điều kiện quy định. Trong trƣờng hợp đơn vị chƣa bố trí đƣợc ngƣời làm công tác kế toán th phải thuê ngƣời làm kế toán. Tổ chức ngƣời làm kế toán bao gồm các việc sau: - Xác định số lƣợng nhân viên kế toán; - Yêu cầu về tr nh độ, tiêu chuẩn và trách nhiệm nghề nghiệp kế toán; - Bố trí và phân công công việc một cách cụ thể; - Mối quan hệ mật thiết giữa các bộ phận kế toán. 7 Việc tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong DN phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy mô và mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ DN. Các bộ phận trong một phòng kế toán thƣờng bao gồm: - Bộ phận kế toán thanh toán – công nợ; - Bộ phận kế toán tài sản cố định (TSCĐ); - Bộ phận kế toán hàng tồn kho; - Bộ phận kế toán lao động và tiền lƣơng; - Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; - Bộ phận kế toán tổng hợp. Khi tổ chức các bộ phận kế toán, ngƣời tổ chức công tác kế toán cần phải tổ chức theo hƣớng kết hợp giữa công việc kế toán tài chính với công tác kế toán quản trị cho các bộ phận kế toán. 2.1.2.2 Chế độ chứng từ kế toán a. Khái niệm Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế - tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền th ghi cả bằng số và bằng chữ; - Chữ ký, họ và tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng từ kế toán; Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ kế toán. 8 b. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán - Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong DN đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ. - Chứng từ kế toán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trƣờng hợp chứng từ kế toán chƣa có quy định mẫu, DN đƣợc lập chứng từ kế toán nhƣng phải có đầy đủ các nội dung quy định trên một chứng từ. - Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; không đƣợc viết tắt, tẩy xóa, sữa chữa; số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số; khi viết phải dùng bút mực, không viết bằng bút chì; số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy, xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và không đƣợc sử dụng ghi sổ kế toán. Trƣờng hợp viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. - Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với mẫu chứng từ lập nhiều liên phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trƣờng hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhƣng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhƣng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. - Các chứng từ kế toán đƣợc lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. - Chứng từ kế toán do DN lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp. c. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Tất cả các chứng từ do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ th mới thực hiện ghi sổ kế toán. Tr nh tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bƣớc sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; - Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc tr nh Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 9 2.1.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán a. Khái niệm Tài khoản (TK) là phƣơng pháp phân loại các đối tƣợng kế toán qua nội dung kinh tế để phản ánh và kiểm tra thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống t nh h nh hiện có và sự vận động của đối tƣợng kế toán. Phƣơng pháp TK là phƣơng pháp kế toán sử dụng hệ thống TK để hệ thống hóa thông tin kế toán trên từng danh mục quản lý cụ thể. TK kế toán đƣợc mở để phản ánh t nh h nh và sự biến động của từng chỉ tiêu kinh tế tài chính kế toán; phản ánh t nh h nh biến động của tài sản, nguồn vốn trong kinh doanh của DN. Hệ thống TK gồm: - Loại TK; - Tên gọi TK; - Số lƣợng TK; - Số hiệu TK; - Công dụng và nội dung phản ánh vào từng TK; - Một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các TK có liên quan. Hệ thống TK thống nhất cho các DN thuộc mọi lĩnh vực, thành phần kinh tế gồm: - TK loại 1: Tài sản ngắn hạn; - TK loại 2: Tài sản dài hạn; - TK loại 3: Nợ phải trả; - TK loại 4: Vốn chủ sở hữu; - TK loại 5: Doanh thu; - TK loại 6: Chi phí; - TK loại 7: Thu nhập khác; - TK loại 8: Chi phí khác; - TK loại 9: Xác định KQKD; - TK loại 0: TK ngoài bảng. 10 b. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán - Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống TK do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống TK kế toán phù hợp áp dụng ở đơn vị. DN phải tuân thủ các quy định về hệ thống TK kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phƣơng pháp kế toán của từng TK kế toán. - Khi sử dụng hệ thống TK kế toán, mỗi DN phải căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động, mức độ phân cấp quản lý tài chính nội bộ để xác định danh mục TK cấp 1 cần sử dụng nhằm phản ánh sự biến động về tài sản, nguồn vốn của quá trình SXKD. - DN đƣợc đề nghị bổ sung TK cấp 1 hoặc cấp 2 đối với các TK trong hệ thống TK kế toán DN chƣa có để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh của DN và chỉ đƣợc thực hiện sau khi Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản. - DN đƣợc cụ thể hóa, bổ sung thêm TK cấp 3,… nhƣng phải phù hợp với nội dung kết cấu và phƣơng pháp hạch toán của TK cấp trên tƣơng ứng. - Khi xây dựng hệ thống TK chi tiết cần xem xét có cần thiết không, xem xét cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu đƣợc để xác định các TK cấp 1 cần phải mở chi tiết. - Việc cụ thể hóa chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tƣợng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong DN; phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nƣớc và các đặc điểm SXKD, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của DN, yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các đối tƣợng sử dụng. 2.1.2.4 Hệ thống sổ sách kế toán a. Khái niệm Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo tr nh tự thời gian có liên quan đến DN. b. Phân loại sổ sách kế toán Mỗi DN chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Nhà nƣớc quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phƣơng pháp ghi chép đối với các sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký…); quy định mang tính hƣớng dẫn đối với các sổ, thẻ kế toán chi tiết (Sổ chi tiết công nợ, Sổ chi tiết nguyên vật liệu…). 11 - Theo phƣơng thức ghi chép + Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Nhật ký, Sổ Chi tiết. + Sổ ghi theo hệ thống: Sổ Cái, Sổ Chi tiết. + Sổ liên hợp: Sổ Cái, các Nhật ký chứng từ. - Theo mức độ khái quát: Sổ Kế toán tổng hợp, Sổ Kế toán chi tiết. - Theo h nh thức cấu trúc: Sổ đối chiếu kiểu hai bên… - Theo h nh thức tổ chức: Sổ đóng thành quyển, Sổ tờ rơi. c. Các hình thức kế toán và sổ kế toán H nh thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu chứng từ kế toán theo một tr nh tự nhất định. Thực chất, h nh thức kế toán là h nh thức tổ chức sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; kết cấu sổ, mối quan hệ về tr nh tự và phƣơng pháp ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán từ các chứng từ gốc để lập các BCTC. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. DN phải căn cứ vào hệ thống TK kế toán áp dụng tại DN và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. Vấn đề đặc biệt cần tôn trọng ở đây là khi đã chọn sử dụng h nh thức sổ kế toán nào th nhất thiết phải tuân theo mọi nguyên tắc cơ bản của h nh thức sổ kế toán đó về các mặt: số lƣợng và kết cấu các loại sổ; mối quan hệ và sự kết hợp giữa các sổ; tr nh tự và kỹ thuật ghi chép các sổ. Tuyệt đối tránh t nh trạng chắp vá và tùy tiện làm theo kiểu của riêng m nh. Theo chế độ kế toán DN hiện hành, DN đƣợc áp dụng một trong các h nh thức kế toán sau: - Đối với DN thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐBTC của Bộ Tài chính: + H nh thức kế toán Nhật ký chung; + H nh thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái; + H nh thức kế toán Nhật ký – Chứng từ; + H nh thức kế toán Chứng từ ghi sổ; + H nh thức kế toán trên máy vi tính. 12 - Đối với DN thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐBTC Bộ Tài chính: + H nh thức kế toán Nhật ký chung; + H nh thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái; + H nh thức kế toán Chứng từ ghi sổ; + H nh thức kế toán trên máy vi tính.  H nh thức kế toán Nhật ký chung - Đặc trưng cơ bản: + Đƣợc sử dụng rộng rãi ở các DN có quy mô lớn, có trang bị phần mềm kế toán. + Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo tr nh tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh - Các sổ kế toán chủ yếu: + Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Ưu điểm: Thuận tiện đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc; tiện lợi cho việc sử dụng kế toán máy. - Nhược điểm: Một số nghiệp vụ bị trùng lặp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào Sổ Cái  H nh thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái - Đặc trưng cơ bản: + Phù hợp với các DN có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán. + Kết hợp ghi sổ kế toán theo tr nh tự thời gian phát sinh với phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ở DN trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. + Tách rời việc ghi chép kế toán ở TK cấp 1 với việc ghi chép kế toán ở các TK chi tiết và ghi ở hai loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. 13 + Không cần lập Bảng cân đối TK của các TK cấp 1 v có thể kiểm tra đƣợc tính chính xác của việc ghi chép ở các TK kế toán cấp 1 ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong tháng của Sổ Nhật ký – Sổ Cái. + Căn cứ để ghi vào sổ kế toán tổng hợp là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại; còn căn cứ để ghi vào sổ kế toán chi tiết cũng là chứng từ kế toán. - Các sổ kế toán chủ yếu: + Sổ tổng hợp: Nhật ký – Sổ Cái; + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, dễ kiểm tra đối chiếu; thích hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản; sử dụng ít tài khoản; số ngƣời làm kế toán ít. - Nhược điểm: Không áp dụng cho những đơn vị kế toán vừa và lớn, số nghiệp vụ phát sinh nhiều. Kết cấu sổ không thuận tiện cho nhiều ngƣời ghi sổ cùng một lúc nên việc lập báo cáo bị chậm trễ.  H nh thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Đặc trưng cơ bản: + Phù hợp với các DN có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán và hành chính sự nghiệp. + Tách rời việc ghi sổ theo tr nh tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. + Căn cứ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ, còn căn cứ để ghi vào các sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng từ ghi sổ đã lập. Do đó, việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau. +Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ gốc đính kèm, phải đƣợc KTT duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán. +Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. +Mỗi TK kế toán cấp 1 đƣợc ghi ở một tờ sổ riêng (Sổ Cái) nên cuối tháng phải lập Bảng đối chiếu số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ Cái. 14 - Các sổ kế toán chủ yếu: +Sổ tổng hợp: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; +Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Ưu điểm: Dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu; công việc kế toán đƣợc phân đều trong tháng; dễ phân công chia nhỏ. - Nhược điểm: Việc ghi chép dễ trùng lặp, làm tăng khối lƣợng ghi chép chung nên ảnh hƣởng đến năng suất lao động và hiệu quả công tác kế toán.  H nh thức kế toán Nhật ký – Chứng từ - Đặc trưng cơ bản: + Phù hợp với các DN có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán và chƣa trang bị phần mềm kế toán. + Kết hợp tr nh tự ghi sổ theo thời gian với tr nh tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cùng loại phát sinh vào một loại sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Nhật ký – Chứng từ. Lấy bên Có của các TK làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nhật ký – Chứng từ vừa là sổ Nhật ký các nghiệp vụ cùng loại, vừa là chứng từ ghi sổ để ghi Sổ Cái. + Có thể kết hợp một phần ghi chép kế toán chi tiết ngay trong các Nhật ký – Chứng từ. Tuy nhiên, không nên kết hợp ghi chép kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp v sẽ làm cho kết cấu mẫu sổ phức tạp. + Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng TK, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập BCTC. + Không cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh của các TK cấp 1 v số cộng ở các Nhật ký – Chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào các TK phải cân bằng nhau. - Các sổ kế toán chủ yếu: + Sổ tổng hợp: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái; + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Ưu điểm: Tránh trùng lặp, giảm lƣợng công việc ghi chép hàng ngày; thuận lợi cho việc chuyên môn hóa cán bộ kế toán. - Nhược điểm: Mẫu sổ khá phức tạp. V vậy, h nh thức này không phù hợp với những đơn vị có cán bộ còn yếu về tr nh độ kế toán. 15  Hình thức kế toán trên máy vi tính - Đặc trưng cơ bản: H nh thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng tr nh phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn h nh thức kế toán hoặc kết hợp các h nh thức kế toán đƣợc quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy tr nh ghi sổ kế toán nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và BCTC theo quy định. - Các sổ kế toán chủ yếu: Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo H nh thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của h nh thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. - Ưu điểm: Giảm thiểu khối lƣợng công việc cho ngƣời làm kế toán, tiết kiệm thời gian làm việc; việc đối chiếu các số liệu tổng hợp và chi tiết đƣợc thực hiện tự động nên tính chính xác và trung thực đƣợc đảm bảo; bộ máy kế toán gọn nhẹ. - Nhược điểm: Đòi hỏi cán bộ kế toán phải có tr nh độ chuyên môn cao, sử dụng thành thạo máy vi tính. d. Tổ chức thực hiện hệ thống sổ sách kế toán  Thiết lập biểu mẫu - Phải thể hiện đƣợc cả thông tin tổng hợp lẫn thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của DN liên quan đến các đối tƣợng kế toán. - Phải đƣợc ngƣời có thẩm quyền trong đơn vị phê duyệt trƣớc khi đƣa vào sử dụng cho công tác kế toán của DN. - Phải đƣợc cập nhật thông tin để hệ thống sổ sách luôn đáp ứng đƣợc yêu cầu ghi chép và lƣu trữ thông tin trong DN  Xây dựng mối quan hệ giữa các sổ - Có thứ tự: Khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh th kế toán phải ghi vào sổ nào trƣớc, ghi vào sổ nào sau. - Có thể kiểm soát: Khi có sự biến động của các đối tƣợng kế toán, nhân viên kế toán cần phải theo dõi đối tƣợng đó ở những sổ nào, mức độ chi tiết ra sao. 16 - Có thể kiểm tra, đối chiếu: Khi muốn xác định tính chính xác của số liệu trên sổ kế toán ở bộ phận này th ngƣời kiểm tra có thể lấy số liệu ở những sổ nào để đối chiếu.  Xây dựng h nh thức kế toán Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, tr nh độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán và khả năng trang bị các phƣơng tiện hỗ trợ kỹ thuật tính toán mà doanh nghiệp xây dựng h nh thức kế toán cho phù hợp  Mở sổ kế toán - Sổ kế toán phải đƣợc mở vào đầu ngày của ngày đầu kỳ kế toán năm. Đối với DN mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Ngƣời đại diện theo pháp luật và KTT có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trƣớc khi sử dụng; hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. - Sổ kế toán dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lƣu trữ.  Ghi sổ kế toán - Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra, bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý đƣợc chứng minh. - Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực đúng với nội dung của các chứng từ kế toán; theo tr nh tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính; số liệu của năm sau phải kế tiếp thông tin của năm trƣớc liền kề, ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải đƣợc ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dƣới; không ghi chồng, đè lên nhau, không ghi cách dòng; trƣờng hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang sau.  Khóa sổ kế toán DN phải khoá sổ kế toán vào cuối ngày của ngày cuối kỳ trƣớc khi lập BCTC và các trƣờng hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định pháp luật. Trƣờng hợp DN ghi sổ kế toán bằng máy vi tính th phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Luật kế toán và chế độ sổ kế toán hiện hành. Sau khi 17 khoá sổ trên máy vi tính phải in sổ ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.  Sửa chữa sổ kế toán Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót th không đƣợc tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải tiến hành sửa chữa theo một trong ba phƣơng pháp: Phƣơng pháp cải chính, phƣơng pháp ghi số âm và phƣơng pháp ghi bổ sung. 2.1.2.5 Tổ chức thực hiện báo cáo tài chính và báo cáo quản trị a. Khái niệm - BCTC là hệ thống báo cáo đƣợc lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp và thuyết minh về t nh h nh kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. - Báo cáo quản trị (BCQT) là những báo cáo chi tiết đƣợc lập theo yêu cầu quản lý trong nội bộ DN, cho thấy chi tiết hoạt động sản xuất kinh doanh và kết quả của DN. b. Hệ thống BCTC trong DN  Đối với DN thực hiện theo chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐBTC: BCTC năm gồm: + Bảng Cân đối kế toán (CĐKT): Mẫu số B01 – DN + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (KQ HĐKD): Mẫu số B02-DN + Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ (LCTT): Mẫu số B03 – DN + Bản thuyết minh báo cáo tài chính (TMBCTC): Mẫu số B09 – DN BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ: + Bảng CĐKT giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B01a – DN + Báo cáo KQ HĐKD giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B02a – DN + Báo cáo LCTT giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B03a – DN + Bản TMBCTC chọn lọc: Mẫu số B09a – DN BCTC giữa niên độ dạng tóm lƣợc: + Bảng CĐKT giữa niên độ (dạng tóm lƣợc): Mẫu số B01b – DN + Báo cáo KQ HĐKD giữa niên độ (dạng tóm lƣợc): Mẫu số B02b – DN 18 + Báo cáo LCTT giữa niên độ (dạng tóm lƣợc): Mẫu số B03b – DN + Bản TMBCTC chọn lọc: Mẫu số B09a – DN  Đối với DN thực hiện theo chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐBTC: Báo cáo bắt buộc: + Bảng CĐKT: Mẫu số B01 – DNN + Báo cáo KQ HĐKD: Mẫu số B02 – DNN + Bản TMBCTC: Mẫu số B09 – DNN BCTC gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau: + Bảng Cân đối tài khoản (CĐTK): Mẫu số F01 – DNN Báo cáo không bắt buộc mà khuyến khích lập: + Báo cáo LCTT: Mẫu số B03 – DNN c. Hệ thống BCQT trong DN Hệ thống báo cáo kế toán quản trị chủ yếu của một DN thƣờng bao gồm: Báo cáo tình h nh thực hiện, Báo cáo phân tích - Báo cáo phản ánh t nh h nh TSCĐ và nguồn vốn kinh doanh; - Báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; - Báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ; - Báo cáo các quỹ DN, vốn bằng tiền và t nh h nh thanh toán; - Báo cáo t nh h nh sử dụng tài sản, chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chính. - Báo cáo thu nhập, chi phí về hoạt động tài chính, hoạt động khác. d. Tổ chức thực hiện BCTC - Đơn vị kế toán phải lập BCTC vào cuối kỳ kế toán năm; trƣờng hợp pháp luật có quy định lập BCTC theo kỳ kế toán khác th đơn vị kế toán phải lập theo kỳ kế toán đó. - Việc lập BCTC phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Đơn vị kế toán cấp trên phải lập BCTC tổng hợp hoặc BCTC hợp nhất dựa trên BCTC của các đơn vị kế toán trong cùng đơn vị kế toán cấp trên. 19 - BCTC phải đƣợc lập đúng nội dung, phƣơng pháp và tr nh bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; trƣờng hợp BCTC tr nh bày khác nhau giữa các kỳ kế toán th phải thuyết minh rõ lý do. - BCTC phải đƣợc ngƣời lập, KTT và ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký. Ngƣời ký BCTC phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo. - Việc thuyết minh BCTC phải căn cứ vào yêu cầu tr nh bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu phải đƣợc giải tr nh để giúp ngƣời đọc hiểu đúng thực trạng t nh h nh tài chính của DN. - Kỳ lập BCTC năm: Các DN phải lập BCTC theo kỳ kế toán năm là năm dƣơng lịch hoặc kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn sau khi thông báo cho cơ quan thuế. Trƣờng hợp đặc biệt, DN đƣợc phép thay đổi ngày kết thúc kỳ kế toán năm dẫn đến việc lập BCTC cho một kỳ kế toán năm đầu tiên hay kỳ kế toán năm cuối cùng có thể ngắn hơn hoặc dài hơn 12 tháng nhƣng không đƣợc vƣợt quá 15 tháng. - Kỳ lập BCTC giữa niên độ là mỗi quý của năm tài chính (không bao gồm quý IV). - Kỳ lập BCTC khác: Các DN có thể lập BCTC theo kỳ kế toán khác (nhƣ tuần, tháng, 6 tháng, 9 tháng...) theo yêu cầu của pháp luật, của công ty mẹ hoặc của chủ sở hữu DN. Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi h nh thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản phải lập BCTC tại thời điểm chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi h nh thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản. - Nội dung công khai BCTC của đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm: T nh h nh tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; kết quả hoạt động kinh doanh; trích lập và sử dụng các quỹ; thu nhập của ngƣời lao động. BCTC của đơn vị kế toán đã đƣợc kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán. e. Tổ chức thực hiện BCQT - BCQT không bắt buộc phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc kế toán và có thể đƣợc thực hiện theo những quy định nội bộ của DN. DN đƣợc toàn quyền quyết định việc vận dụng các chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, vận dụng chi tiết hoá các TK kế toán, thiết kế các mẫu báo cáo KTQT cần thiết. 20 - BCQT thƣờng đƣợc lập ở các trung tâm trách nhiệm nhằm mục đích theo dõi, tổng hợp và đánh giá t nh h nh thực tế phát sinh của từng bộ phận. Trên cơ sở này, các cấp lãnh đạo đƣa ra quyết định kinh doanh. - Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lý trong từng DN, BCQT có thể khác nhau nhƣng phải đảm bảo một số nội dung: Tên gọi phản ánh nội dung kinh tế của báo cáo; kỳ báo cáo; ghi rõ chỉ tiêu cần báo cáo; sắp xếp chỉ tiêu, thông tin báo cáo thật khoa học, dễ sử dụng. - Phòng kế toán cần có kế hoạch phân công từng bộ phận, từng kế toán viên có trách nhiệm lập và nộp báo cáo phù hợp với nhiệm vụ đã phân công và đúng thời hạn theo yêu cầu của nhà quản lý. 2.1.2.6 Tổ chức chế độ kiểm tra kế toán a. Khái niệm Kiểm tra kế toán là công việc hết sức quan trọng trong công tác kế toán, kiểm tra kế toán giúp ngăn ngừa những hành vi tiêu cực, chống tham ô lãng phí góp phần đảm bảo an toàn tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp. Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán. b. Trách nhiệm và quyền của DN được kiểm tra kế toán  Trách nhiệm của DN - Cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán những tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải tr nh các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra. - Thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán.  Quyền của DN - Từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định. - Khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán; trƣờng hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán th thực hiện theo quy định của pháp luật. c. Nguyên tắc lập kế hoạch kiểm tra kế toán - Đảm bảo kiểm tra đƣợc tất cả các DN, các đơn vị có yêu cầu kiểm tra. - Tổ chức tr nh tự tiến hành các cuộc kiểm tra một cách đúng đắn. 21 - Sử dụng hợp lý thời gian lao động của cán bộ kiểm tra. Xác định số cán bộ kiểm tra cần thiết cho mỗi cuộc kiểm tra. - Trong kế hoạch kiểm tra cần ghi rõ nội dung cụ thể, h nh thức kiểm tra và kỳ hạn kiểm tra. d. Nội dung kiểm tra kế toán - Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán. - Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và ngƣời làm kế toán tại đơn vị. - Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán. - Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán. e. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ DN - Kiểm tra là công việc không thể thiếu trong bất cứ hoạt động nào. Khi xây dựng quy tr nh kiểm tra cần xác định mục đích của việc kiểm tra là g để từ đó đƣa ra những nội dung cần đƣợc kiểm tra và xác định bộ phận cần phải kiểm tra. Tất cả những việc này còn nhằm mục đích báo cho bộ phận đƣợc kiểm tra biết để chuẩn bị hồ sơ, sắp xếp thời gian và nhân sự tham gia. - Sau khi việc kiểm tra kết thúc, ngƣời đi kiểm tra phải đƣa ra những báo cáo về kết quả kiểm tra, đồng thời đề nghị biện pháp xử lý những vấn đề tồn đọng. Ngoài ra, kết quả kiểm tra còn là cơ sở để DN nh n lại những ƣu, nhƣợc điểm của công việc đã làm để giúp đƣa ra những hƣớng xử lý tốt hơn. f.Hình thức kiểm tra kế toán  Kiểm tra thƣờng kỳ - Kiểm tra kế toán thƣờng kỳ trong nội bộ đơn vị là trách nhiệm của thủ trƣởng và kế toán đơn vị. Bao gồm kiểm tra trƣớc, kiểm tra trong và kiểm tra sau. - Kiểm tra thƣờng kỳ của các cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm một lần là trách nhiệm của thủ trƣởng cơ quan tài chính, cơ quan đƣợc Nhà nƣớc giao trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán, vừa là cơ quan có chức năng giám đốc bằng đồng tiền.  Kiểm tra bất thƣờng Trong những trƣờng hợp cần thiết, theo đề nghị của cơ quan tài chính đồng cấp, thủ trƣởng các bộ, tổng cục, chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và thành phố có thể ra lệnh kiểm tra kế toán bất thƣờng ở các đơn vị thuộc ngành m nh hoặc địa phƣơng m nh quản lý. 22 2.1.2.7 Tổ chức chế độ kiểm kê a. Khái niệm Kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lƣợng; xác nhận và đánh giá chất lƣợng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. b. Trường hợp kiểm kê tài sản - Cuối kỳ kế toán năm, trƣớc khi lập BCTC; - Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê DN; - Chuyển đổi h nh thức sở hữu DN; - Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thƣờng khác; - Đánh giá lại TS theo quyết định của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền; - Các trƣờng hợp khác theo quy định của pháp luật. c. Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản  Thành lập Hội đồng kiểm kê hoặc Ban kiểm kê gồm: - Ban Giám đốc; - Phòng kế toán; - Phòng tổ chức hành chính; - Tổ chức công đoàn...  Thực hiện kiểm kê các đối tƣợng gồm: - Kiểm kê, xác định số lƣợng, chất lƣợng và giá trị tài sản đang quản lý, sử dụng; - Kiểm kê, xác định số lƣợng, chất lƣợng của hàng tồn kho; - Kiểm quỹ tiền mặt, đối chiếu số dƣ tiền gửi ngân hang; - Kiểm kê các khoản đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn; - Kiểm kê chi tiết từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả trên sổ kế toán; đối chiếu, xác nhận và phân loại các khoản công nợ, lập bảng kê chi tiết đối với từng loại công nợ. d. Các hình thức kiểm kê - Kiểm kê toàn diện: Kiểm kê toàn bộ các loại tài sản hiện có của đơn vị nhƣ: tài sản cố định, vật tƣ, thành phẩm, tiền, công nợ… 23 - Kiểm kê từng phần: Kiểm kê một phần hoặc một vài tài sản hiện có của đơn vị chẳng hạn nhƣ kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê tiền tại quỹ… - Kiểm kê định kỳ: Là kiểm kê theo thời hạn quy định chẳng hạn kiểm kê cuối mỗi tháng đối với vật tƣ, cuối năm đối với toàn bộ tài sản của đơn vị. - Kiểm kê bất thƣờng: Là kiểm kê đột xuất ngoài thời gian quy định khi có sự thay đổi ngƣời quản lý tài sản, khi đơn vị gặp sự cố. - Kiểm kê trực tiếp: Áp dụng cho những tài sản hiện có tại đơn vị, cách thức tiến hành kiểm kê thƣờng làm là thực hiện cân, đo, đong, đếm tại chỗ. e. Xử lý kết quả kiểm kê tài sản - Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trƣờng hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý trƣớc khi lập BCTC. - Đối với tài sản bị thiếu, hao hụt, mất mát phải các định rõ nguyên nhân, trách nhiệm tập thể, cá nhân để xử lý bồi thƣờng theo quy định của pháp luật. - Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn h nh thành tài sản. Ngƣời lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. 2.1.2.8 Tổ chức chế độ bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán Kết thúc niên độ kế toán, sau khi hoàn thành toàn bộ công việc kế toán, đơn vị cần phải sắp xếp, phân loại, gói buộc, lập danh mục sổ kế toán lƣu trữ và đƣa vào lƣu trữ tại bộ phận lƣu trữ của đơn vị. Việc lƣu trữ phải đảm bảo sao cho thật khoa học để khi cần thiết dùng đến tài liệu đó th kế toán cần phải cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác nhất. a. Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán - Tài liệu kế toán cần lƣu trữ, bảo quản: +Chứng từ kế toán. +Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. +BCTC, báo cáo KTQT. +Các tài liệu liên quan kế toán khác nhƣ: các loại hợp đồng; quyết định bổ sung vốn, phân phối từ quỹ lợi nhuận; biên bản kiểm kê và đánh giá lại tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán… 24 - Tài liệu lƣu trữ phải là bản chính. Trƣờng hợp chỉ có một bản chính nhƣng cần phải lƣu trữ hai nơi th một trong hai nơi sẽ lƣu trữ bản sao chụp theo quy định. Trƣờng hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu th phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại th phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận. - Tài liệu kế toán phải đƣa vào lƣu trữ trong thời hạn mƣời hai tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. - Ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức, bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán. - Tài liệu kế toán đƣợc lƣu trữ tại kho của doanh nghiệp hoặc thuê tổ chức lƣu trữ. - Trong trƣờng hợp ghi sổ kế toán thông qua máy vi tính (thực hiện kế toán máy) th cuối mỗi kỳ kế toán, sau khi đã hoàn thiện công tác ghi sổ và khoá sổ th phải in ra toàn bộ hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán và thanh tra tài chính. Các sổ này cũng phải làm đầy đủ các thủ tục pháp lý quy định. - Nếu là chứng từ điện tử phải đƣợc bảo quản chống thoái hoá chứng từ, chống truy cập thông tin bất hợp pháp. Trƣớc khi lƣu trữ phải in ra giấy để lƣu trữ theo quy định đối với chứng từ kế toán. b. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán - Nhóm tài liệu kế toán lƣu trữ tối thiểu 5 năm: tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC. - Nhóm tài liệu kế toán lƣu trữ tối thiểu 10 năm: chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trƣờng hợp pháp luật có quy định khác. - Nhóm tài liệu kế toán lƣu trữ vĩnh viễn: là các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng đến kinh tế, an ninh, quốc phòng. c. Trường hợp tài kiệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại - Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lƣợng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền. - Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hƣ hỏng. 25 - Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để đƣợc sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại. - Đối với tài liệu kế toán liên quan đến tài sản nhƣng không thể phục hồi bằng các biện pháp trên th phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại. c. Tiêu huỷ tài liệu kế toán - Tài liệu kế toán đƣợc tiêu huỷ khi hết thời hạn lƣu trữ theo quyết định của ngƣời đại diện theo pháp luật của DN. - Công tác tiêu huỷ đƣợc thực hiện tại DN. - DN tự chọn h nh thức tiêu huỷ phù hợp, đúng quy tr nh tiêu huỷ 2.1.3 Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán - Quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính; cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực, công khai, minh bạch; đáp ứng các yêu cầu tổ chức quản lý, quản lý, điều hành của Nhà nƣớc, doanh nghiệp, các tổ chức và cá nhân. - Thu thập, hệ thống hóa thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ nhằm làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát, phát huy đƣợc vai trò, nhiệm vụ của kế toán đối với công tác quản lý doanh nghiệp. - Quản lý chặt chẽ tài sản và nguồn h nh thành tài sản của DN, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của DN. - Cung cấp môi trƣờng tốt cho việc thu thập, phân tích, cung cấp thông tin kinh tế kịp thời, chính xác và đáng tin cậy cho nhà quản trị; góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. - Giảm bớt khối lƣợng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm đƣợc chi phí; đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lƣờng và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nƣớc, các chủ thể trong nền kinh tế thị trƣờng. 2.1.4 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán - Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. 26 - Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp. - Phù hợp với tr nh độ, năng lực của đội ngũ kế toán trong DN. - Phù hợp với điều kiện, khả năng trang bị các phƣơng tiện kỹ thuật, công nghệ thông tin cho công tác kế toán của DN. - Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành. 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu Số liệu đề tài đƣợc thu thập qua các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chứng từ kế toán, các tài liệu kế toán khác và thông qua quan sát, phỏng vấn những ngƣời làm công tác kế toán tại công ty. 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu - Phƣơng pháp so sánh, đối chiếu. - Các phƣơng pháp kế toán: Phƣơng pháp đối ứng tài khoản; Phƣơng pháp chứng từ; Phƣơng pháp tính giá; Phƣơng pháp tổng hợp - cân đối kế toán. 27 CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO Tên công ty tiếng Việt: Công ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng số 10 IDICO Tên công ty tiếng Anh: IDICO CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO.10 INVESTMENT Trụ sở chính: 43A Đƣờng 3/2, P.Hƣng Lợi, Q.Ninh Kiều, TP. Cần Thơ Giấy phép kinh doanh số số 1800155910 do Sở Kế hoạch & đầu tƣ cấp, sửa đổi lần 10 vào ngày 01/10/2013. Điện thoại: (84) 07103.830.191 – 830.192 Fax: (84) 07103.831.284 Vốn điều lệ: 35.000.000.000 VND (Ba mƣơi lăm tỷ đồng) và đƣợc chia thành 3.500.000 cổ phần, mệnh giá mỗi cổ phần là 10.000 VND (Mƣời ngh n đồng). Trong đó: - Cổ phần của cổ đông khác: 194.250 cổ phần, chiếm 5.55% vốn điều lệ. - Cổ phần Nhà nƣớc: 3.305.750 cổ phần, chiếm 94.45% vốn điều lệ Chế độ kế toán Công ty thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC do Bộ trƣởng Bộ Tài chính ký ngày 20/03/2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp và Thông tƣ số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn sửa đổi bổ sung về chế độ kế toán doanh nghiệp. Hình thức kế toán Công ty áp dụng h nh thức kế toán Nhật ký chung. Phƣơng pháp kế toán Niên độ kế toán: Bắt đầu từ đầu ngày 01/01 và kết thúc vào cuối ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép kế toán: Việt Nam đồng. Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phƣơng pháp đƣờng thẳng. Phương pháp tính thuế GTGT: Phƣơng pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Đánh giá theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. 28 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH Công ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng số 10 IDICO (XD Số 10 IDICO) tiền thân là công trƣờng Khu vực Thái Nguyên đƣợc thành lập ngày 18/09/1958 đã trải qua hơn 53 năm xây dựng và phát triển trên nhiều miền đất nƣớc. Trong suốt thời gian hoạt động đã đổi tên nhiều lần: - Công trƣờng khu vực Thái Nguyên; - Công ty Kiến trúc Thái Nguyên; - Công ty Xây dựng Bắc Thái; - Công ty Xây dựng số 10; - Công ty xây dựng Miền Tây. Công ty thuộc thành phần kinh tế quốc doanh đƣợc phép tiến hành hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu, tƣ cách pháp nhân đầy đủ. Chịu trách nhiệm trƣớc Nhà nƣớc về mọi mặt hoạt động trong tổ chức, quản lý sản xuất kinh doanh; có tài khoản giao dịch tại ngân hàng theo Pháp luật. 3.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ Từ khi thành lập cho đến nay, công ty đã xây nhiều công trình phục vụ kinh tế - chính trị - xã hội trong phạm vi cả nƣớc. Điển hình là Khu công nghiệp Thái Nguyên, Khu công nghiệp Gò Đầm (Bắc Thái), các nhà máy nhiệt điện, thủy điện, các trƣờng học, bệnh viện, bảo tàng, đài phát thanh tại các tỉnh thành trong phạm vi cả nƣớc với quy mô lớn nhƣ: - Nhà máy xi măng Hà Tiên II; - Nhà máy nhiệt điện; - Bệnh viện đa khoa các tỉnh, thành phố: Cần Thơ, Kiên Giang, Trà Vinh, Hậu Giang; - Nhà máy đƣờng Đồng Nai, Sóc Trăng; - Nông trƣờng Sông Hậu (Cần Thơ). Ngoài ra còn có các cơ sở hạ tầng ở các tỉnh thành Đồng bằng sông Cửu Long nói riêng và trong cả nƣớc nói chung. Nhiệm vụ đặt ra cho công ty là xây dựng các công tr nh: bƣu chính viễn thông; công trình kỹ thuật hạ tầng, đô thị; công trình khu công nghiệp; trƣờng học; giao thông; công trình thủy - nhiệt điện; tƣ vấn đầu tƣ xây dựng… Ngành kinh doanh chủ yếu của công ty: - Xây dựng công tr nh giao thông đƣờng bộ, giao thông đƣờng sắt và các công trình kỹ thuật khác; - Tƣ vấn lập hồ sơ thiết kế quy hoạch, xây dựng và thiết kế đô thị; - Tƣ vấn đầu tƣ xây dựng, bao gồm: khảo sát, đo đạc địa hình; khảo sát địa chất công trình; lập dự án đầu tƣ xây dựng; 29 - Tƣ vấn quản lý dự án, tƣ vấn quản lý chi phí đầu tƣ xây dựng; - Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật, bảng thi công; lập dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình; - Thẩm tra hồ sơ thiết kế, dự toán xây dựng công trình; thẩm tra, dự toán quy hoạch xây dựng và dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tƣ xây dựng; - Tƣ vấn đấu thầu; - Giám sát , khảo sát thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị. Kiểm định chất lƣợng công trình; - Đầu tƣ xây dựng các khu đô thị mới, các khu nhà ở, cao ốc văn phòng, khu thƣơng mại, khu công nghiệp; 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC Bộ máy tổ chức công ty đƣợc thiết lập theo mô h nh trực tuyến chức năng. Giám đốc công ty điều hành, quản lý, quyết định các công việc quan trọng. Hệ thống các phòng ban chức năng cùng trợ giúp giám đốc.  Ban Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi công việc cũng nhƣ toàn bộ các hoạt động của công ty về sản xuất kinh doanh, kỹ thuật, tài chính; điều hành công tác đối nội, đối ngoại của công ty; có nhiệm vụ hoạch định chiến lƣợc của công ty và tổ chức bộ máy công ty.  Phòng Tài chính kế toán: - Phụ trách về kế toán, tài chính thống kê của công ty. - Tham mƣu với Ban Giám đốc trong việc quản lý, sử dụng nguồn vốn, tài sản, các hoạt động tài chính và việc ra các quyết định về tài chính. - Thực hiện chức năng kế hoạch, quản lý, sử dụng vốn của công ty. - Thực hiện hạch toán, theo dõi sổ sách kế toán, thống kê, đặc biệt là công tác ban đầu về các thông tin nội bộ của công ty, giữa công ty với các đơn vị trực thuộc. - Lập báo cáo quyết toán, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính của công ty.  Phòng Kế hoạch và đầu tƣ: - Thực hiện chức năng tiếp thị, tính toán dự thầu, kiểm tra và hƣớng dẫn, thẩm định các mặt kỹ thuật, chất lƣợng các công tr nh. - Có trách nhiệm xây dựng các kế hoạch, định hƣớng sản xuất và kinh doanh cho toàn công ty hàng năm. 30  Văn phòng tổng hợp: Tổng hợp, xử lý các văn bản đến và đi của từng bộ phận, của toàn công ty để các bộ phận dựa vào đó thực hiện nhiệm vụ và chức năng của m nh.  Các xí nghiệp: Mỗi xí nghiệp có một bộ máy riêng hoàn chỉnh bao gồm giám đốc, phó giám đốc và các nhân viên sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ do công ty giao nhƣ: đấu thầu, chỉ đạo công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị, đào tạo công nhân, thực hiện các hợp đồng kinh tế mà công ty phân công.  Các công trình: Nhận nhiệm vụ thi công, xây lắp công tr nh và thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh do xí nghiệp giao. Đồng thời chịu trách nhiệm an toàn trong quá tr nh thực hiện công việc. GIÁM ĐỐC Phó Giám đốc nội chính Kế toán trƣởng Văn phòng tổng hợp Phòng Tài chính Kế toán Phó Giám đốc kỹ thuật Phòng Kỹ thuật Phòng Kế hoạch đầu tƣ Xí nghiệp tƣ vấn thiết kế Xí nghiệp thủy điện Xí nghiệp đầu tƣ xây dựng số 1 Xí nghiệp đầu tƣ xây dựng số 6 Công trƣờng xây dựng … Công trƣờng xây dựng … Công trƣờng xây dựng … Công trƣờng xây dựng … Nguồn: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO H nh 3.1 Tổ chức Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO 31 3.4 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Bảng 3.1 Sơ lƣợc t nh h nh hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2011 – 2013 CHỈ TIÊU Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 NĂM 2011 NĂM 2012 NĂM 2013 1. Doanh thu xây dựng và cung cấp dịch vụ 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 117,957 - 84,210 - 88,852 - (33,747) 0 -28.61% 4,642 0 5.51% 3. Doanh thu thuần về xây dựng và CCDV 4. Giá vốn hàng bán 117,957 107,368 84,210 75,171 88,852 81,289 (33,747) (32,197) -28.61% -29.99% 4,642 6,118 5.51% 8.14% 10,589 249 9,039 233 7,563 175 (1,550) (16) -14.64% -6.43% (1,476) (58) -16.33% -24.89% 7. Chi phí tài chính trong đó: Chi phí lãi vay 6,063 6,063 6,480 6,480 4,469 4,469 417 417 6.88% 6.88% (2,011) (2,011) -31.03% -31.03% 8. Chi phí bán hàng 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,146 1,513 631 788 729 1,259 (515) (725) -44.94% -47.92% 98 471 15.53% 59.77% 10. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 11. Thu nhập khác 2,116 643 1,373 292 1,281 238 (743) (351) -35.11% -54.59% (92) (54) -6.70% -18.49% 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác 1,258 -615 477 -185 122 116 (781) 430 -62.08% -69.92% (355) 301 -74.42% -162.70% 14. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 1,501 375 1,188 297 1,397 349 (313) (78) -20.85% -20.85% 209 52 17.59% 17.59% 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV 6. Doanh thu hoạt động tài chính 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN Giá trị Tỷ lệ 0 1,126 891 32 1,048 (235) Giá trị Tỷ lệ 0 -20.87% 157 17.62% Bảng 3.2 Sơ lƣợc t nh h nh hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 2013 – 6 tháng đầu năm 2014 CHỈ TIÊU 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 Chênh lệch 2012/2011 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014 Giá trị Tỷ lệ 1. Doanh thu xây dựng và cung cấp dịch vụ 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 44,312,003,241 - 48,149,316,882 - 3,837,313,641 0 8.66% - 3. Doanh thu thuần về xây dựng và CCDV 4. Giá vốn hàng bán 44,312,003,241 40,791,709,564 48,149,316,882 45,961,595,076 3,837,313,641 5,169,885,512 8.66% 12.67% 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV 6. Doanh thu hoạt động tài chính 3,520,293,677 93,549,474 2,187,721,806 115,231,931 -1,332,571,871 21,682,457 -37.85% 23.18% 7. Chi phí tài chính - Trong đó: Chi phí lãi vay 2,010,308,382 2,010,308,382 928,159,412 928,159,412 -1,082,148,970 -1,082,148,970 -53.83% -53.83% 8. Chi phí bán hàng 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 357,656,544 623,345,932 333,149,705 617,254,680 -24,506,839 -6,091,252 -6.85% -0.98% 10. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 11. Thu nhập khác 622,532,293 116,455,479 424,389,940 214,871,487 -198,142,353 98,416,008 -31.83% 84.51% 60,116,219 56,339,260 214,871,487 -60,116,219 158,532,227 -100.00% 281.39% 678,871,553 169,717,888 639,261,427 140,637,514 -39,610,126 -29,080,374 -5.83% -17.13% - - - - 509,153,665 498,623,913 -10,529,752 -2.07% 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác 14. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO 33 Qua Bảng Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua 3 năm 2011-2013, ta thấy lợi nhuận của công ty giảm trong năm 2012, sang năm 2013 có sự tăng nhẹ trở lại, lợi nhuận tăng – giảm phụ thuộc vào doanh thu của công ty trong năm. Doanh thu: - So với năm 2011, năm 2012, doanh thu của công ty giảm mạnh do có nhiều công tr nh chƣa hoàn thành. Tuy doanh thu từ cung cấp dịch vụ có phần tăng nhƣng chỉ là phần nhỏ, không đủ bù đắp phần doanh thu chƣa hoàn thành từ xây dựng. Năm 2013, số công tr nh chƣa hoàn thành ở năm 2012 đã đƣợc hoàn thành và ban giao cho khách hàng, từ đó doanh thu xây dựng của công ty tăng lên, nhƣng trong năm 2013, thị trƣờng bất động sản có nhiều biến động khiến cho doanh thu xây dựng của công ty bị ảnh hƣởng nên không tăng cao nhƣ dự kiến ban đầu. Bên cạnh đó, do tập trung hoàn thành các công tr nh xây dựng để kịp tiến độ bàn giao cho khách hàng, công ty không chú trọng nhiều mảng cung cấp dịch vụ, đó đó doanh thu từ cung cấp dịch vụ đã giảm thấp hơn so với doanh thu dịch vụ ở năm 2011. - Ngoài doanh thu từ xây dựng và cung cấp dịch vụ, công ty còn có nguồn thu từ hoạt động tài chính. Nhƣng liên tục trong ba năm 2011, 2012, 2013, doanh thu hoạt động tài chính của công ty giảm dần. Do lãi suất tiền gửi không ổn định cũng các khoản đầu tƣ chƣa mang lại hiệu quả cao đã làm doanh thu hoạt động tài chính của công ty ngày càng giảm. - Các nguồn thu nhập khác của công ty cũng giảm dần qua cả ba năm liên tiếp. Chi phí - Giá vốn hàng bán là nguyên nhân làm lợi nhuận giảm. So với năm 2012, doanh thu thuần có tăng nhƣng chi phí giá vốn lại tăng hơn mức tăng của doanh thu, điều này làm lợi nhuận có tăng nhƣng chủ yếu tăng từ các hoạt động khác. - Chi phí tài chính tăng nhẹ ở năm 2012 nhƣng đã giảm nhiều hơn trong năm 2013. Chi phí tài chính này xuất phát từ chi phí lãi vay mà công ty đi vay. - Chi phí khác ở năm 2011 rất cao nhƣng đã giảm dần xuống trong năm 2012, 2013. Chi phí này giảm đã giúp cho lợi nhuận trƣớc thuế của năm 2013 tăng hơn nhiều. 34 Lợi nhuận - Năm 2012, lợi nhuận của công ty đã giảm hơn 20%, năm 2013 chỉ tăng hơn 17%. Doanh thu của công ty tăng nhƣng chi phí cũng tăng rất nhiều khiến cho lợi nhuận năm 2013 đã tăng trở lại nhƣng vẫn thấp hơn năm 2011.  Năm 2014 đã qua hơn nửa năm, công ty đã thực hiện báo cáo kết quả hoạt động SXKD 6 thăng đầu năm. Qua Bảng 3.2, ta có thể thấy: - Doanh thu 6 tháng đầu năm 2014 đã cao hơn 6 tháng đầu năm 2013, tăng hơn 8.5% so với cùng kỳ năm 2013. Chi phí giá vốn lại tăng rất nhiều, tăng hơn 12% do giá thanh trên thị trƣờng tăng cao. Do đó, lợi nhuận gộp của công ty đã giảm hơn rất nhiều. - Trong 6 tháng đầu năm 2014, doanh thu tài chính của công ty đã tăng cao. Chi phí tài chính, chi phí bán hàng và chi phí quản lý cũng đã đƣợc kiểm soát và giảm nhiều. - Doanh thu tăng và các loại chi phí giảm nhƣng chi phí giá vốn lại tăng quá cao đã làm cho lợi nhuận ròng của công ty trong nửa đầu năm 2014 giảm hơn 2% so với cùng kỳ của năm 2013. 3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG 3.5.1 Thuận lợi a. Các nhân tố bên ngoài Hơn 50 năm xây dựng và trƣởng thành, công ty đã có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng và xây lắp các công tr nh mang tính chiến lƣợc của đất nƣớc. Uy tín của công ty ngày càng đƣợc biết đến, nhiều khách hàng tín nhiệm và đầu tƣ nhờ các sản phẩm đạt chất lƣợng. Cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị kỹ thuật đƣợc công ty đầu tƣ hiện đại, đáp ứng nhu cầu thi công cơ giới hóa, rút ngắn thời gian thi công và cạnh tranh với đối tác. Đội ngũ nhân viên, từ những nhân viên lâu năm có nhiều kinh nghiệm đến những lao động trẻ, có tr nh độ khoa học kỹ thuật vững vàng, đƣợc đào tạo cơ bản và đội ngũ công nhân lành nghề luôn đoàn kết thống nhất, trao đổi bổ sung lẫn nhau. Tâm huyết, nhiệt t nh, đoàn kết gắn bó đã là động lực giúp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. b. Các nhân tố bên ngoài Khi Việt Nam gia nhập Tổ chức kinh tế thế giới WTO và mở rộng giao thƣơng với các nƣớc trên thế giới, nhiều nhà đầu tƣ lớn t m hiểu và đầu tƣ vào 35 nền kinh tế nƣớc ta. Đó là điều kiện thuận lợi cho ngành xây dựng Việt nam nói chung và Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO nói riêng phtas triển hơn nữa. 3.5.2 Khó khăn Việc thị trƣờng đƣợc mở rộng cũng đồng nghĩa với việc cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn, điều này đòi hỏi công ty phải không ngừng đổi mới công nghệ sản xuất nhƣ: máy móc, các loại xe chuyên dụng, trang thiết bị hiện đại để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong t nh h nh mới. T nh h nh kinh tế trong khu vực và trên thế giới hiện nay cũng có nhiều bất ổn, tác động không nhỏ đến nền kinh tế nƣớc ta, làm giá cả tăng cao trong đó có một số nguyên vật liệu xây dựng. Bên cạnh đó, lãi suất tín dụng cũng không có dấu hiệu giảm. Thị trƣờng chứng khoản biến động liên tục, không ổn định ảnh hƣởng xấu đến tâm lí của nhà đầu tƣ; từ đó, công ty chịu tác động không tốt về việc huy động vốn. 3.5.3 Phƣơng hƣớng hoạt động Khi Việt Nam đã tham gia tổ chức kinh tế WTO th đã có rất nhiều nhà đầu tƣ vào Việt Nam để đầu tƣ và hợp tác, do đó có nhiều công tr nh mới ra đời, đó cũng là cơ hội và thách thức cho ngành xây dựng Việt Nam nói chung và công ty nói riêng. Nhiệm vụ đặt ra cho công ty là xây dựng các công tr nh giao thông, hạ tầng đô thị, trƣờng học, … Để đáp ứng nhu cầu thị trƣờng đòi hỏi công ty phải không ngừng cải tiến và nâng cao chất lƣợng sản phẩm xây dựng. Bên cạnh đó, công ty không ngừng quảng bá thƣơng hiệu của m nh trên tạp chí, internet… 36 CHƢƠNG 4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO 4.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 4.1.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán a. Mô hình tổ chức công tác kế toán Công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn bao gồm nhiều xí nghiệp và đơn vị trực thuộc. Do đó, để phù hợp với quy mô và t nh h nh hoạt động SXKD của công ty, bộ phận kế toán đã áp dụng mô h nh kế toán vừa tập trung vừa phân tán để tổ chức công tác kế toán tại công ty. Theo h nh thức này, các đội sản xuất - công tr nh đƣợc công ty trực tiếp quản lý có trách nhiệm tập hợp, kiểm tra chứng từ ban đầu, ghi chép ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi gửi về Phòng Kế toán. Tại đây, sau khi nhận đƣợc đầy đủ các chứng từ có liên quan, kế toán sẽ thực hiện định khoản nghiệp vụ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp các nghiệp vụ. Công việc lập báo cáo và thông tin về t nh h nh sản xuất kinh doanh tại các đội sản xuất này đều đƣợc thực hiện tập trung tại Phòng Kế toán. Ngoài ra, các xí nghiệp đã có bộ máy lãnh đạo hoàn chỉnh, có bộ phận kế toán riêng sẽ hoàn thành các công việc kế toán phát sinh ở xí nghiệp, định kỳ gửi BCTC về Phòng Kế toán trung tâm. Phòng Kế toán của công ty sẽ kiểm tra báo cáo do các xí nghiệp gửi lên rồi tổng hợp lại. 37 KẾ TOÁN TRƢỞNG Phó Phòng Kế toán Thủ Kế toán Kế toán quỹ thanh toán ngân hàng Bộ phận kế toán ở các Xí nghiệp Xí nghiệp xây dựng số1 Xí nghiệp xây dựng số 6 Kế toán HTK, TSCĐ, lƣơng Nhân viên kế toán ở các đội sản xuất – công trình Xí nghiệp thủy điện Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO H nh 4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty IDICO b. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán - Thực hiện chức năng kế hoạch và quản lý nguồn vốn, tài sản của công ty, sử dụng tài sản và nguồn vốn theo đúng quy chế tài chính. - Thực hiện công tác hạch toán và báo cáo kế toán. - Thống kê các thông tin kinh tế nội bộ của công ty, giữa công ty với các đơn vị trực thuộc, giữa công ty với các đối tác. - Kiểm tra, phân tích t nh h nh hoạt động tài chính của công ty. - Theo dõi t nh h nh sản xuất thi công tại các công tr nh thông qua các chứng từ kế toán ở từng giai đoạn, hạng mục. 38 4.1.2 Các bộ phận trong bộ máy kế toán  Kế toán trƣởng - Là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng Kế toán. - Tổ chức công tác kế toán phù hợp với t nh h nh hoạt động của công ty theo yêu cầu của từng giai đoạn, phù hợp với nhu cầu quản lý công ty. - Trực tiếp chỉ đạo thực hiện công việc kế toán theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán. Hoàn thiện bộ máy kế toán trong công tác tổng hợp, thống kê, lập báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính theo đúng tr nh tự, quy định. - Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác. - Đảm bảo các thông tin kinh tế cung cấp hợp lý, hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của công ty trong các hợp đồng kinh tế. - Theo dõi tất cả sổ sách, chứng từ, các dòng tiền, các tài khoản TGNH của công ty để tránh t nh trạng thất thoát. - Kiểm tra các báo cáo, kiểm soát t nh h nh hoạt động SXKD ở các đơn vị trực thuộc. - Phân tích BCTC. Theo dõi t nh h nh tài chính của công ty để kịp thời báo cáo với Ban Giám đốc. Đề xuất, đƣa ra những ý kiến để đảm bảo, nâng cao hoạt động tài chính.  Phó Phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp - Hạch toán tổng hợp từ các nghiệp vụ phát sinh, tiếp nhận, chỉnh lý số liệu từ các báo cáo của các đơn vị trực thuộc về quá tr nh sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Kiểm soát việc chấp hành các nguyên tắc kế toán, điều chỉnh sai sót về hạch toán nghiệp vụ. - Bảo vệ số liệu quyết toán trƣớc cơ quan nhà nƣớc. - Lƣu trữ thông tin, quản lý hồ sơ, chứng từ, đôn đốc luân chuyển chứng từ hồ sơ từ các xí nghiệp về công ty. - Lập báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ.  Kế toán thanh toán - Theo dõi thu - chi, các khoản thanh toán trong nội bộ công ty và các khoản thanh toán của công ty với khách hàng và ngƣời cung cấp hàng ngày. 39 - Tiếp nhận và xử lý các chứng từ thu – chi, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ có liên quan. - Hoàn chỉnh các sổ sách, chứng từ có liên quan đến công tác thu – chi. - Theo dõi t nh h nh công nợ của công ty. Báo cáo t nh h nh công nợ khi có yêu cầu. Khi có biến động về t nh h nh công nợ, báo cáo với Kế toán trƣởng và Ban Giám đốc các số liệu và chi tiết liên quan để kịp thời xử lý. - Đối chiếu với thủ quỹ về số tiền thanh toán vào cuối ngày.  Kế toán ngân hàng - Theo dõi các khoản tiền vay, tiền gửi ngân hàng tại các ngân hàng. - Thực hiện các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngân hàng nhƣ: lập ủy nhiệm chi thanh toán cho ngƣời bán, theo dõi tiền thanh toán của chủ đầu tƣ và thông báo kịp thời cho Kế toán trƣởng và các bộ phận có liên quan để thực hiện theo đúng hợp đồng hoặc xử lý kịp thời khi gặp sự cố. - Ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, Séc thanh toán. - Theo dõi, cập nhật, ghi nhận số dƣ tài khoản ngân hàng, đối chiếu số dƣ các tài khoản với sổ phụ ngân hàng. - Theo dõi t nh h nh vay vốn, báo cáo với Kế toán trƣởng để tr nh với Ban Giám đốc có kế hoạch điều chỉnh, xử lý, thanh toán theo đúng trách nhiệm, quy định và đảm bảo t nh h nh tài chính ổn định.  Kế toán hàng tồn kho – tài sản cố định – lƣơng - Theo dõi vật tƣ công ty mua về và cung cấp cho các công trình, xí nghiệp sử dụng. - Theo dõi số lƣợng TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ. - Đăng ký tu sửa, bảo dƣỡng TSCĐ. - Hàng tháng, tập hợp chứng từ tiền lƣơng ở các xí nghiệp và công tr nh gửi về rồi kiểm tra, tr nh Giám đốc giải quyết. Sau đó, tính toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng rồi tổng hợp và gửi về cho kế toán tổng hợp. - Theo dõi t nh h nh BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn và các khoản trích theo lƣơng theo tỷ lệ quy định của Nhà nƣớc của công nhân viên toàn công ty; làm việc với cơ quan Bảo hiểm khi có nhu cầu. 40  Kế toán tại các công trình - Có trách nhiệm kiểm tra, quản lý thu chi tại công tr nh, các chi phí phát sinh và nhập xuất vật tƣ. - Hàng tháng tập hợp chứng từ phát sinh tại công tr nh gửi về công ty để tập hợp chi phí và kê khai thuế GTGT đầu vào.  Thủ quỹ - Quản lý tiền mặt và các đơn vị tiền tệ khác tại công ty. - Thực hiện thu chi hàng ngày. - Quản lý Sổ tiền mặt và các chứng từ liên quan đến thu chi quỹ. - Cuối ngày, đối chiếu lại số tiền quỹ với kế toán thu chi. 4.1.3 Nhân sự trong bộ máy kế toán Phòng Kế toán – Tài chính bao gồm: Kế toán trƣởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán HTK – TSCĐ – lƣơng, Kế toán ngân hàng và Thủ quỹ. Toàn bộ nhân sự trong Phòng Kế toán – Tài chính đều có tr nh độ Đại học trở lên, thâm niên kế toán lâu năm chuyên về lĩnh vực xây dựng. Mỗi ngƣời đều đảm nhận một vai trò riêng trong bộ máy kế toán. Bảng 4.1 Tổ chức nhân sự của Phòng Kế toán – tài chính tại công ty STT Họ và tên Chức năng Trình độ Kinh nghiệm Kế toán trƣởng Đại học 10 năm 1 Nguyễn Thành Trung 2 Đặng Văn Rỡ Kế toán tổng hợp Đại học 05 năm 3 Đào Thị Yến Kế toán thanh toán Trung cấp 05 năm Kế toán HTK – TSCĐ – lƣơng Đại học 03 năm Đại học 05 năm 4 Nguyễn Ngọc Vân Kế toán ngân hàng 5 Đặng Thị Kim Oanh Thủ quỹ Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO 4.1.4 Tổ chức cơ sở vật chất Phòng Kế toán – Tài chính đƣợc công ty trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu công việc. 41 Bảng 4.2 Trang thiết bị, cơ sở vật chất tại Phòng Kế toán – Tài chính Tên thiết bị, vật dụng STT Số lƣợng 1 Phòng làm việc 2 phòng 2 Phòng lƣu trữ tài liệu kế toán 1 phòng 3 Bàn ghế làm việc 6 bộ 4 Bộ bàn ghế tiếp khách 1 bộ 5 Máy vi tính 6 cái 6 Máy in 4 cái 7 Máy photocopy 1 cái 8 Điện thoại bàn 4 cái 9 Máy fax 1 cái 10 Máy đóng tập hồ sơ 1 cái 11 Tủ đựng hồ sơ 4 cái 12 Kệ để văn bản 2 cái 13 Két sắt 1 cái 14 Các vật dụng, thiết bị văn phòng khác Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO  Nhận xét về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty a) Hình thức tổ chức Ưu điểm - Với đặc thù là công ty xây dựng, có nhiều phòng ban và đơn vị trực thuộc, mô h nh kế toán vừa tập trung vừa phân tán giúp cho công ty dễ dàng hơn trong việc quản lý. H nh thức tổ chức này giúp công ty thuận tiện hơn trong việc giám sát, bố trí, sắp xếp công việc và phân công nhiệm vụ rõ ràng. - Từng kế toán viên đƣợc phân công công việc cụ thể, không trùng lắp giữa các phần hành công việc giúp cho kế toán viên thể hiện và phát huy đƣợc hết năng lực bản thân trong công việc. - Công việc kế toán trong công ty đƣợc điều hành và quản lý bởi kế toán trƣởng. Các nhân viên kế toán phối hợp và có mối quan hệ gắn bó với nhau trong công việc chuyên môn để giúp KTT trong công tác tƣ vấn tài chính cho 42 Ban Giám đốc, nâng cao hiệu quả công tác kế toán cũng nhƣ hoạt động SXKD, hoạt động tài chính của công ty. - Các nhân viên kế toán làm công việc chuyên môn độc lập nhƣng có sự phối hợp và bổ trợ nhau trong công tác hạch toán kế toán. - Ở mỗi công tr nh đều có một kế toán riêng, giúp cho việc theo dõi chi phí ở các công tr nh thuận tiện hơn. Đồng thời, tiến tr nh thi công công tr nh cũng đƣợc theo dõi sát sao, giúp công ty hoàn thành đúng tiến độ. - Việc triển khai kế toán nhanh gọn, thuận tiện trong việc luân chuyển chứng từ, chỉ đạo kịp thời công tác kế toán. Hạn chế - Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ. Vào cuối năm hoặc những thời điểm cần báo cáo, lƣợng công việc nhiều sẽ ảnh hƣởng đến kế toán tổng hợp cũng nhƣ những nhân viên kế toán khác. Kế toán ở Phòng trung tâm phải tập trung chứng từ và báo cáo từ những xí nghiệp, đội sản xuất về rồi mới tiến hành công việc, do đó những nhân viên kế toán tại phòng kế toán trung tâm đôi lúc phải làm thêm giờ cho kịp với thời hạn báo cáo. Đồng thời, kế toán tổng hợp sẽ bị áp lực về thời gian, có thể dẫn đến sai sót trong thông tin cung cấp trên báo cáo. - Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp đảm nhiệm luôn phần báo cáo thuế. Điều này ảnh hƣởng rất nhiều đến công tác báo cáo thuế. Nếu kế toán tổng hợp phải thực hiện đồng thời nhiều báo cáo cùng lúc, sẽ có sự chậm trễ hoặc sai sót thông tin, số liệu trên báo cáo. - Kế toán hàng tồn kho – tài sản cố định – lƣơng cùng lúc đảm nhiệm nhiều phần hành. Nhân viên kế toán này phải theo dõi đồng thời NVL, CCDC mua về tại công ty và cung cấp cho các công tr nh, TSCĐ sử dụng ở công ty và các công tr nh; đồng thời theo dõi lƣơng và các khoản liên quan cho toàn công ty. Do công ty có nhiều công tr nh, mỗi công tr nh lại có nhu cầu về NVL, CCDC cũng nhƣ sử dụng TSCĐ khác nhau, kế toán phải theo dõi chi tiết rất nhiều. Vậy nên việc theo dõi đồng thời cùng với tiền lƣơng (số lƣợng công nhân ở các công tr nh rất lớn và khác nhau) là một trở ngại cho kế toán viên. Ngoài ra, nhân viên kế toán này phụ trách luôn phần hành kế toán ngân hàng. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho nhân viên kế toán.Vào thời điểm cuối tháng, kế toán viên chịu nhiều áp lực về mặt thời gian với lƣợng lớn công việc phải làm; vừa phải tổng hợp tiền lƣơng, vừa phải kiểm tra, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng,cùng lúc theo dõi HTK – TSCĐ. 43 b) Người làm kế toán - Nhân sự trong bộ máy kế toán của công ty có đầy đủ tr nh độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Đáp ứng đƣợc các quy định về tiêu chuẩn, quyền hạn và trách nhiệm của ngƣời làm kế toán. - Mỗi kế toán viên đều có trách nhiệm với công việc đƣợc phân công của m nh, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao đúng thời hạn quy định. - Đa phần đội ngũ kế toán có tr nh độ đồng đều và kinh nghiệm lâu năm về kế toán trong lĩnh vực xây dựng giúp cho bộ máy kế toán của công ty vận hành tốt hơn. - KTT đã có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế vế kế toán. KTT đã qua lớp bồi dƣỡng kế toán trƣởng và nhận đƣợc Chứng chỉ bồi dƣỡng kế toán trƣởng, đáp ứng đủ tiêu chuẩn và điều kiện của KTT theo Luật Kế toán quy định. Hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, có trách nhiệm với vị trí công việc và quyền hạn của KTT. - Ngoài nghiệp vụ chuyên môn kế toán, một số kế toán viên còn trao dồi thêm về tin học, anh văn (anh văn thƣơng mại và anh văn chuyên ngành kế toán), tham gia một số khóa học nâng cao chuyên môn kế toán để hỗ trợ tốt hơn cho công việc cũng nhƣ tự trao dồi kiến thức, t m hiểu tin tức về kinh tế và kế toán quốc tế. c) Cơ sở vật chất - Công ty đã trang bị tƣơng đối đầy đủ các thiết bị, cơ sở vật chất, phƣơng tiện kỹ thuật phục vụ công tác kế toán tại phòng kế toán. Phòng làm việc của bộ phận kế toán đƣợc sắp xếp, bài trí ngăn nắp, khoa học, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán. - Hệ thống máy tính đƣợc nối mạng nội bộ, thuận tiện hơn trong việc cập nhật thông tin trên phần mềm kế toán và KTT quản lý thuận lợi hơn. - Ngoài ra, nhân viên kế toán có thể t m hiểu nâng cao nghiệp vụ kế toán, cập nhật thông tin về các chính sách và các quy định của nhà nƣớc về công tác kế toán tại doanh nghiệp, thông tin về thị trƣờng kinh tế trong và ngoài nƣớc thông qua Internet đƣợc kết nối cho các máy tính. 4.2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 4.2.1 Chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại công ty - Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán đƣợc ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. 44 - Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty bao gồm chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hƣớng dẫn đƣợc xây dựng dựa trên mẫu chứng từ của Bộ Tài chính. - Các chứng từ kế toán, biểu mẫu đƣợc công ty ban hành theo đúng quy định, hƣớng dẫn của Bộ Tài chính và thống nhất trong toàn công ty. Bảng 4.3 Chứng từ kế toán sử dụng trong công ty TT Chứng từ 1 Bảng chấm công 2 Bảng thanh toán tiền lƣơng 3 Giấy đi đƣờng 4 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài Ghi chú Mẫu 01a-LĐTL. Điều chỉnh thêm vào phần làm thêm giờ. Mẫu 02-LĐTL. Bao gồm tiền thƣởng và làm thêm giờ (nếu có). Mẫu 04-LĐTL Mẫu 07-LĐTL. Sử dụng cho các công tr nh thuê nhân công bên ngoài. Mẫu 08-LĐTL. 5 Hợp đồng giao khoán 6 Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán 7 Biên bản nghiệm thu công trình 8 Bảng phân bổ tiền lƣơng và Mẫu 11-LĐTL BHXH 9 Phiếu nhập kho Sử dụng khi giao khoán cho công ty khác thi công công tr nh. Mẫu 09-LĐTL. Dùng làm căn cứ thanh toán hợp đồng giao khoán. Dùng làm căn cứ thanh toán hợp đồng thi công công tr nh. Mẫu 01-VT Mẫu 02-VT. 10 Phiếu xuất kho 11 Biên bản kiểm kê VT, CCDC, SP, HH 12 Bảng phân bổ NVL, CCDC Mẫu 07-VT 13 Bảng phân bổ chi phí trả trƣớc Bổ sung thêm chi tiết xuất kho đến công tr nh nào. Mẫu 05-VT Dùng cho các công tr nh dài hạn. Khi công tr nh hoàn thành, tập hợp tổng chi phí đã sử dụng cho công tr nh. 45 14 Phiếu thu Mẫu 01-TT. Bắt buộc 15 Phiếu chi Mẫu 02-TT. Bắt buộc 16 Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu 03-TT Mẫu 05-TT. 17 Giấy đề nghị thanh toán Sử dụng cho cả trƣờng hợp thanh toán tiền tạm ứng. Bổ sung thêm: đã tạm ứng, hoàn tạm ứng. Bảng kê thu tiền Thủ quỹ sử dụng. Bao gồm ngày thu tiền; số tiền; mệnh giá; số lƣợng; ngƣời nộp tiền ký, ghi rõ họ tên. 19 Bảng kê chi tiền Thủ quỹ sử dụng. Bao gồm ngày chi tiền; số tiền; mệnh giá; số lƣợng; ngƣời nhận tiền ký, ghi rõ họ tên. 20 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) Mẫu 08a-TT 21 Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu 01-TSCĐ 22 Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu 02-TSCĐ 23 Biên bản đánh giá lại TSCĐ Mẫu 04-TSCĐ 24 Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu 05-TSCĐ 25 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu 06-TSCĐ 18 Mẫu số: 01GTKT3/001 26 Hóa đơn giá trị gia tăng Ký hiệu: AA/13P Công ty đặt in tại Công ty in Tổng hợp Cần Thơ 27 … Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO 4.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Các chứng từ đƣợc lập và lƣu chuyển theo tr nh tự đƣợc công ty quy định cụ thể. Mỗi kế toán viên có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, ghi sổ và lƣu trữ những chứng từ có liên quan đến phần hành kế toán của m nh. Tất cả các chứng từ kế toán đƣợc lập trong công ty hoặc từ bên ngoài chuyển đến công ty đều phải tập trung ở Phòng Kế toán – tài chính. Mỗi bộ phận kế toán có liên quan sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, tính chính xác của các thông tin trên chứng từ rồi thực hiện ghi sổ kế toán. 46  Một số trình tự luân chuyển chứng từ chủ yếu trong công ty - Chứng từ thu – chi tiền mặt Bộ phận hoặc cá nhân có nhu cầu thanh toán sẽ lập Giấy đề nghị thanh toán rồi tr nh KTT hoặc ngƣời có quyền ký duyệt. Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ có liên quan đã đƣợc duyệt để kiểm tra, căn cứ vào nguồn quỹ hiện có của công ty để thanh toán. Sau đó, kế toán thanh toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán máy để lập Phiếu thu, Phiếu chi và chuyển đến thủ quỹ. Thủ quỹ cần kiểm tra lại Phiếu thu – chi. Phiếu thu – chi cần có đầy đủ các thông tin cần thiết về nội dung thanh toán, ngƣời thực hiện thanh toán, số tiền thanh toán; đầy đủ chữ ký của những ngƣời có trách nhiệm liên quan: giám đốc, KTT, kế toán thanh toán, thủ quỹ, ngƣời nhận – nộp tiền. Phiếu thu – chi đƣợc lập từ phần mềm kế toán cài đặt trong máy tính sẽ đƣợc in thành 2 liên: + Liên 1: Kế toán thanh toán giữ; + Liên 2: Ngƣời thanh toán giữ. Cả 2 liên đều phải có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có trách nhiệm liên quan. Khi thu – chi tiền, thủ quỹ sẽ ghi nhận và theo dõi số tiền thanh toán trên sổ riêng của thủ quỹ. Cuối ngày, kế toán thanh toán và thủ quỹ đối chiếu lại các nghiệp vụ thanh toán trong ngày. Các chứng từ kế toán khác có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán sẽ đƣợc lƣu trữ tại Phòng Kế toán và kế toán thanh toán có trách nhiệm bảo quản. Tạm ứng và thanh toán tạm ứng Chỉ nhân viên công ty mới đƣợc tạm ứng để sử dụng và phục vụ cho công việc, không đƣợc tạm ứng thay hoặc chuyển giao tiền tạm ứng cho nhân viên khác. Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên phải thực hiện thủ tục thanh toán tạm ứng tại Phòng Kế toán. 47 Thủ quỹ Phần mềm KT thanh toán Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt Bắt đầu 2 NV tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng Xem xét chi tiền và ghi sổ Nhập liệu vào phần mềm Giám đốc, KTT Phiếu chi đã chi 2 Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt Xem xét ký duyệt Tiền CSDL In phiếu chi NV tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt Phiếu chi 1 Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt Sổ quỹ tiền mặt 2 Phiếu chi 1 N Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO H nh 4.2 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ tạm ứng 48 Phần mềm KT thanh toán Thủ quỹ NV tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã duyệt Bắt đầu NV tạm ứng Phiếu chi hoặc phiếu thu Hoàn tiền tạm ứng Tiền 2 Chứng từ gốc Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng Nhập liệu vào phần mềm Giám đốc, KTT Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã duyệt Xem xét ký duyệt Xem xét chi tiền hoặc thu tiền và ghi sổ Phiếu thu đã thu CSDL Phiếu chi đã chi 2 Phiếu chi hoặc phiếu thu Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã duyệt Phiếu chi hoặc phiếu thu Tiền In phiếu chi hoặc thu Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã duyệt Chứng từ gốc N 1 Sổ quỹ tiền mặt Tiền 2 NV tạm ứng NV tạm ứng 1 N Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO H nh 4.3 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ thanh toán tạm ứng - Chứng từ thu – chi TGNH Khi đƣợc khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản. ngân hàng sẽ cập nhật thông tin về tài khoản trên hệ thống ngân hàng điện tử. Kế toán ngân hàng truy vấn lại thông tin tài khoản của công ty và thông báo cho Giám đốc, KTT về việc thanh toán của khách hàng. Kế toán ngân hàng có thể trực tiếp đến ngân hàng nhận Giấy Báo Có hoặc nhận vào cuối tháng cùng sổ phụ. Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc chi trả bằng TGNH, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ngân hàng sẽ lập Ủy nhiệm chi (sử dụng Ủy nhiệm chi của mỗi ngân hàng phát hành riêng) rồi tr nh Giám đốc và KTT xem xét, ký duyệt. Sau đó, kế toán ngân hàng mang Ủy nhiệm chi đến ngân hàng thực hiện giao dịch và nhận Giấy Báo Nợ. Khi công ty có nhu cầu rút TGNH về nhập quỹ TM, kế toán ngân hàng tiến hành lập Giấy đề nghị rút tiền (do ngân hàng phát hành) rồi tr nh Giám đốc, KTT xem xét và ký duyệt. Kế toán ngân hàng đến ngân hàng thực hiện giao dịch rút tiền và mang về công ty nhập quỹ theo đúng số tiền rút ra. Cuối ngày, kế toán ngân hàng kiểm tra lại thông tin tài khoản của công ty ở các ngân hàng, đối chiếu số dƣ tài khoản để kịp thời thông báo cho ngân hàng xử lý khi có sự cố xảy ra. 49 Thanh toán qua ngân hàng Việc thanh toán qua ngân hàng đƣợc thực hiện bởi kế toán ngân hàng. Phần mềm KT ngân hàng Bắt đầu Giấy báo Có Giấy báo có Giấy báo Có Giấy báo có Nhập liệu phần mềm Ngân hàng KH thông báo trả tiền Kiểm tra xác nhận Giấy báo Có Giấy báo có CSDL N H nh 4.4 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ thanh toán qua ngân hàng KT ngân hàng Phần mềm Bắt đầu Giấy báo Nợ Lập ủy nhiệm chi Ngân hàng Nhập liệu phần mềm Giấy báo Nợ Ủy nhiệm Chi 2 CSDL 1 Ngân hàng N Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO H nh 4.5 Sơ đồ chứng từ chuyển khoản thanh toán qua cho khách hàng 50 - Chứng từ nhập - xuất kho NVL, CCDC Việc nhập, xuất kho NVL, CCDC đƣợc thực hiện khi có đầy đủ các chứng từ kế toán hợp lệ gồm Giấy đề nghị xuất kho, Hóa đơn giá trị gia tăng (liên 2)… Sau khi hoàn tất việc nhập – xuất kho, ngƣời có trách nhiệm hoặc đƣợc ủy quyền nhập – xuất kho ký xác nhận. Kế toán NVL,CCDC Bắt đầu Phần mềm Thủ kho Đề nghị xuất NVL, CCDC đã duyệt Đề nghị xuất NVL, CCDC đã duyệt Nhập liệu vào phần mềm Xem xét, lập phiếu xuất kho NV Đề nghị xuất NVL, CCDC Kèm NVL KT trƣởng ký Xem kiểm tra,ký duyệt Đề nghị xuất NVL, CCDC đã duyệt Đề nghị xuất NVL, CCDC đã duyệt Phiếu xuất kho 1 CSDL A N A Đề nghị xuất NVL, CCDC đã duyệt N Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO H nh 4.6 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC 51 2 NV Kế toán NVL, CCDC Phần mềm Thủ kho Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Nhập liệu CSDL Kiểm hàng, lập phiếu nhập kho Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho CSDL A A N Hóa đơn GTGT N Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO H nh 4.7 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ nhập kho NVL, CCDC 52 - Thanh toán công trình Đối với mỗi công tr nh sau khi hoàn thành, công tr nh đƣợc nghiệm thu và bàn giao cho bên khách hàng. Sau đó, Phòng Kế toán sẽ tổng hợp lại công nợ của công tr nh và gửi Giấy đề nghị thanh toán kèm theo Biên bản nghiệm thu công tr nh và một số chứng từ, biên bản cần thiết khác cho khách hàng. KT thanh toán Bắt đầu Biên bản nghiệm thu công trình Biên bản nghiệm thu công trình Chứng từ liên quan 2 2 Chứng từ liên quan 1 1 GĐ ký duyệt Kiểm tra, lập giấy đề nghị thanh toán và ký duyệt Giấy đề nghị thanh toán đã duyệt Chứng từ liên quan Biên bản nghiệm thu công trình 1 Giấy đề nghị thanh toán đã duyệt Chứng từ liên quan 2 Biên bản nghiệm thu 2 công trình 1 2 1 N KH Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO H nh 4.8 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ thanh toán công tr nh 53  Nhận xét về chế độ chứng từ tại công ty Ưu điểm - Công ty đã áp dụng và tuân thủ đúng theo chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh, chứng từ đƣợc lập theo đúng với nội dung của nghiệp vụ. Chứng từ kế toán đƣợc lập và in từ phần mềm kế toán. - Công ty tuân thủ các nguyên tắc lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán viên kiểm tra chứng từ cẩn thận trƣớc khi ghi sổ và lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán cẩn thận. - Mỗi chứng từ kế toán đƣợc lập một lần và cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Không có sự trùng lắp về chứng từ cho một nghiệp vụ phát sinh. - Thông tin trên chứng từ trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế. Không tẩy xóa, sữa chữa trên chứng từ. Các thông tin trên chứng từ rõ ràng, đầy đủ nội dung cần thiết khi lập chứng từ cho một nghiệp vụ. - Các chứng từ có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định. Chữ ký của các nhân viên kế toán đều đƣợc đăng ký trên Sổ đăng ký chữ ký, đã đƣợc Ban Giám đốc xác nhận. - Hóa đơn GTGT của công đƣợc đặt in. Mỗi hóa đơn bao gồm 3 liên, trên mỗi hóa đơn bao gồm các thông tin: tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế của công ty và bên mua; nội dung thanh toán và các chỉ tiêu; số tiền thanh toán ghi bằng số và bằng chữ; chữ ký, họ tên và đóng dấu. Liên 2 của hóa đơn đƣợc giao cho khách hàng, còn liên 1 và liên 3 đƣợc giữ lại. - Phiếu thu, phiếu chi đƣợc in theo mẫu bắt buộc của Bộ Tài chính từ phần mềm kế toán. Khi có nghiệp vụ thu – chi, kế toán thanh toán sẽ nhập liệu vào phần mềm và in phiếu thu – phiếu chi. Nội dung trên phiếu thu – chi gồm các nội dung: tên ngƣời thanh toán, số tiền ghi bằng số và bằng chữ, nội dung thanh toán, chữ ký, họ tên. - Bảng chấm công rõ ràng, nhân viên phụ trách thực hiện chấm công và ghi chép lại rõ ràng; khi nhận lƣơng, nhân viên ký và ghi tên xác nhận. - Khi nhập, xuất các loại VT – CCDC đều có Giấy Nhập – Xuất kho và các chứng từ kèm theo. Trên Phiếu Nhập – Xuất kho có ghi nhận thời gian, chủng loại và các thông tin cần thiết có liên quan. - Chứng từ đƣợc lập đúng theo số liên quy định. Các liên đƣợc đánh số liên tục, đảm bảo tính trung thực và tính pháp lý của chứng từ. 54 - Các chứng từ đều đƣợc kiểm tra tính chính xác của nội dung, tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ trƣớc khi ghi sổ. Nếu không đủ các nội dung quan trọng, các con số không đƣợc ghi rõ rang, nhân viên kế toán sẽ từ chối tiếp nhận và yêu cầu điều chỉnh cho đúng thực tế của nghiệp vụ. - Một số mẫu chứng từ thông dụng trong công việc nhƣ Giấy công tác, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán…đƣợc các nhân viên kế toán in sẵn ra nhiều bản và để tại một nơi thuận tiện trong Phòng Kế toán giúp cho nhân viên công ty thuận tiện trong công việc giấy tờ khi có nhu cầu. - Sau khi kết thúc mỗi nghiệp vụ, các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ đều đƣợc lƣu lại, bảo quản và sắp xếp theo tr nh tự đã quy định. Điều này giúp cho nhân viên kế toán dễ dàng trong việc t m kiếm tài liệu cũng nhƣ công tác kiểm tra đƣợc tiến hành nhanh gọn hơn. Hạn chế - Trong một số chứng từ vẫn bị thiếu một số chữ ký hoặc có chữ ký nhƣng không ghi đầy đủ họ tên bên dƣới và chƣa đóng dấu đầy đủ. - Do chƣa ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý kho, nên Phiếu Nhập – Xuất kho còn đƣợc thủ kho lập bằng tay và tự quản lý trên sổ sách. - Trên một số Phiếu thu – Phiếu chi, nội dung “Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ)” còn bỏ trống, ngƣời nhận tiền không ghi vào nội dung này. - Hóa đơn GTGT của công ty: ngƣời mua hàng không ký, ghi tên hoặc không đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” ở nội dung này. - Vào cuối kỳ, một số công tr nh chƣa tập hợp chứng từ và nộp về Phòng Kế toán theo đúng thời gian quy định, ảnh hƣởng đến tiến độ làm việc của các kế toán viên tại Phòng Kế toán 4.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đƣợc ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và Thông tƣ 244/2009/TT-BTC. Do sử dụng phần mềm kế toán nên việc khai báo thêm và quản lý tài khoản cấp 2 cũng trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn trong hệ thống tài khoản tại công ty. Bảng 4.4 Một số cách chi tiết tài khoản cấp 2. Tài khoản cấp 1 Tài khoản cấp 2 TGNH Theo từng ngân hàng Các khoản phải thu, phải trả Theo từng đối tƣợng phải thu, phải trả 55 NVL, CCDC Theo nhóm NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Theo từng công tr nh Doanh thu Theo từng loại doanh thu: doanh thu xây dựng và doanh thu cung cấp dịch vụ Chi phí máy thi công Chi tiết theo các loại CP máy trực tiếp, CP nhân công điều khiển máy, CP sửa chữa, bảo quản máy, CP bằng tiền khác… Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO Về tài khoản ngân hàng, IDICO là một doanh nghiệp lớn, có nhiều khách hàng, ngƣời cung cấp trên khắp cả nƣớc nên công ty đã mở tài khoản ở nhiều ngân hàng khác nhau để tiện lợi hơn trong việc giao dịch, chuyển tiền qua ngân hàng với các khách hàng và các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho công ty. Tuy nhiên, tài khoản ngân hàng chính, đƣợc sử dụng để khách hàng chuyển khoản thanh toán hợp đồng là tài khoản mở tại Ngân hàng Đầu tƣ và phát triển BIDV chi nhánh Cần Thơ. Với đặc thù là công ty xây dựng chuyên thi công các công tr nh có quy mô lớn, số lƣợng khoản phải thu – phải trả là rất lớn. Công ty đã phân loại các khoản phải thu theo các đối tƣợng là những khách hàng của công ty,…; các khoản phải trả theo những đối tƣợng là các ngƣời cung cấp nguyên vật liệu, các đội thi công công tr nh, những ngƣời cung cấp dịch vụ thi công từ bên ngoài….  Nhận xét Ưu điểm - Công ty tuân thủ theo đúng các qui định về hệ thống tài khoản của Bộ Tài chính về mã số, tên gọi, kết cấu của từng tài khoản. - Công ty có hệ thống tài khoản khoa học, hợp lý, đầy đủ, quản lý đƣợc toàn bộ t nh h nh tài sản cố định và nguồn h nh thành tài sản. Trong hệ thống tài khoản của công ty cũng có các tài khoản chi tiết giúp cho công tác quản lý dễ dàng, thuận tiện hơn đối với các khoản chi tiết. - Việc khai báo thêm và quản lý tài khoản cấp 2 trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn đối với kế toán viên nhờ vào phần mềm kế toán. Hệ thống tự cập nhật thông tin và số liệu cho các tài khoản cấp 2 khi đƣợc kế toán viên cập nhật thêm thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 56 Hạn chế - Hệ thống tài khoản kế toán đƣợc chi tiết cụ thể nhƣng chƣa thuận lợi cho kế toán quản trị sử dụng. 4.4 HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN H nh thức kế toán công ty áp dụng: Nhật ký chung. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong công ty áp dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 20/03/2006. Công ty sử dụng Phần mềm CADS Accounting của Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Phần mềm Tin học để hỗ trợ công việc kế toán. Chứng từ kế toán (thông tin đầy đủ, chính xác) Kế toán phụ trách nhập liệu thông tin vào phần mềm kế toán Phần mềm tự động tính toán và kết chuyển dữ liệu Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu Khóa sổ Kết xuất, in sổ sách Hình 4.9 Tr nh tự ghi sổ tại công ty Hàng ngày, khi có nghiệp vụ phát sinh, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành riêng kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có và nhập liệu vào phần mềm kế toán theo đúng phần hành. Thông tin sẽ đƣợc tự động cập nhập vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết có liên quan. 57 Sổ kế toán đƣợc mở vào đầu kỳ kế toán năm. Định kỳ cuối tháng hoặc khi BGĐ yêu cầu, kế toán tiến hành đối chiếu, khóa sổ và thực hiện công việc theo yêu cầu nhƣ in lập BCTC, in sổ sách, thống kê số liệu…. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và đƣợc đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Cuối quý, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Hằng ngày, khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra để nhập liệu vào phần mềm kế toán. Các thông tin sẽ tự động nhập vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán liên quan. Cuối tháng hoặc vào thời điểm cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác cần thiết trên phần mềm để khóa sổ, kết xuất, in sổ, đóng dấu và lƣu trữ.  Nhận xét về hệ thống sổ sách tại công ty Ưu điểm - H nh thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với quy mô của công ty. Với h nh thức này, việc ghi sổ đơn giản hơn các h nh thức khác giúp giảm thời gian thực hiện sổ sách cho kế toán viên, thuận tiện hơn trong việc kiểm tra số liệu, chứng từ và sổ sách. H nh thức kế toán Nhật ký chung tƣơng đối đơn giản, dễ dàng trong việc ghi chép. - Công ty đã cài đặt Phần mềm kế toán CADS Accounting. Việc ứng dụng phần mềm trong công tác kế toán mang lại rất nhiều lợi ích. Kế toán viên nhẹ nhàng hơn trong việc quản lý sổ sách, số liệu, chứng từ. Rút ngắn thời gian quyết toán. Giảm nhẹ khối lƣợng công việc, độ chính xác cao. - Trong phần mềm kế toán, từng phần hành của mỗi kế toán viên đƣợc phân ra rõ ràng nhƣng có sự liên kết chặt chẽ với nhau và đƣợc giám sát dƣới kế toán trƣởng (KTT có quyền quản trị trên phần mềm đƣợc nối mạng nội bộ). Khi kế toán trƣởng kiểm tra sẽ dễ dàng phát hiện đƣợc sai sót ở bộ phận nào, do nhân viên nào làm. - Phần mềm kế toán mang lại tiện lợi cho nhân viên kế toán rất nhiều. Việc tính toán , kết chuyển số liệu, kiểm tra, đối chiếu, khóa sổ, kết xuất và in sổ trở nên đơn giản hơn khi có sự hỗ trợ của phần mềm. - Do việc hạch toán, ghi sổ kế toán đƣợc thực hiện trên phần mềm kế toán nên hạn chế đƣợc những sai sót trong quá tr nh nhập liệu. Các BCTC đều đƣợc rà soát, kiểm tra kỹ lƣỡng trƣớc khi in sổ. 58 - Cuối kỳ, các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết đƣợc kết xuất và in theo thứ tự, giúp kế toán giảm bớt thời gian và khối lƣợng công việc khi phải hoàn thành sổ sách cuối kỳ. Hạn chế - Thông thƣờng, cách thời điểm phải nộp báo cáo khoảng một tuần, các nhân viên kế toán mới bắt đầu in các loại sổ sách báo cáo để tr nh ký, nộp báo cáo và lƣu trữ. Nhân viên kế toán có thể làm không kịp dễ nhầm lẫn hoặc có sai sót trong việc sắp xếp các loại sổ sách, in thiếu. Đôi lúc, các loại báo cáo và sổ sách đã đƣợc in ra nhƣng rơi vào đúng thời điểm KTT và Giám đốc đi công tác, không có tại công ty để tr nh ký nên việc nộp báo cáo bị trễ. - Việc sử dụng phần mềm kế toán tuy có nhiều lợi ích nhƣng cũng có thể gặp phải vài rắc rối. Đôi lúc, phần mềm có thể bị nhiễm virus hoặc bị lỗi làm mất hoặc bị lệch so với thực tế dữ liệu đã nhập, gây khó khăn cho các nhân viên kế toán trong khoảng thời gian chờ sửa chữa hoặc mất nhiều thời gian để nhập lại dữ liệu (nếu dữ liệu bị mất). 4.5 TỔ CHỨC LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ Bảng 4.5 Các loại báo cáo sử dụng trong công ty Tên báo cáo Mẫu số Bảng cân đối kế toán B01-DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh B02-DN Báo lƣu chuyển tiền tệ B03-DN Bản thuyết minh báo cáo tài chính B09-DN Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng đầy đủ) B01a-DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng đầy đủ) B02a-DN Báo lƣu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ) B03a-DN Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc B09a-DN Báo cáo phân bổ chi phí dài hạn tại công tr nh Bảng báo cáo chi phí tại công trình Báo cáo tình hình thi công công trình Báo cáo t nh h nh sử dụng NVL, CCDC, TSCĐ tại công tr nh Báo cáo t nh h nh tồn kho của NVL, CCDC 59 Báo cáo chi tiết các khoản phải thu Báo cáo chi tiết các khoản phải trả Một số báo cáo quản trị khác 4.5.1 Thực hiện chế độ báo cáo tài chính Công ty thực hiện BCTC theo QĐ15/2006/QĐ-BTC. Công ty lập BCTC vào cuối mỗi quý (trừ quý IV), 6 tháng đầu năm và cuối năm tài chính. BCTC đƣợc lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. Thông tin trên BCTC đƣợc tr nh bày trung thực, hợp lý với t nh h nh hoạt động SXKD, t nh h nh tài chính; tr nh bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu. Phƣơng pháp và tr nh bày nhất quán giữa các kỳ. BCTC đƣợc lập bởi Phó Phòng kế toán – Kế toán tổng hợp, KTT xem xét, điều chỉnh và tr nh cho Giám đốc. KTT xem xét và phân tích thông tin trên BCTC. Từ đó, đƣa ra những đề xuất, tham mƣu và một số giải pháp về t nh h nh tài chính, huy động vốn, phân phối các nguồn lực tài chính của công ty cho Ban Giám đốc xem xét. BCTC của công ty đƣợc kiểm toán và nộp đúng kỳ hạn. 4.5.2 Thực hiện kế toán quản trị Biểu mẫu BCQT do công ty tự thiết kế và lƣu hành trong nội bộ công ty. Các loại BCQT thƣờng đa dạng về biểu mẫu, nội dung và tùy vào yêu cầu báo cáo của Ban Giám đốc. Kế toán viên có thể tự thiết kế biểu mẫu cho BCQT phù hợp với nội dung đƣợc yêu cầu báo cáo. BCQT chủ yếu tập trung vào báo cáo t nh h nh chi phí, các khoản công nợ, t nh h nh thi công tại các công tr nh để làm cơ sở cho các quyết định ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời, kết hợp với báo cáo của các phòng ban khác để kiểm tra tiến tr nh thi công công tr nh, đôn đốc tốc độ thi công công tr nh cho đúng tiến độ. Đa số các BCQT đƣợc lập dựa trên các dữ liệu, thông tin mà Phòng Kế toán tự có đƣợc trong quá tr nh làm việc, đôi lúc kết hợp với các phòng ban khác trong công ty để có số liệu, thông tin chính xác hơn về quá tr nh thi công, các khoản chi phí đã bỏ ra để thực hiện công tr nh… BCQT có thể do nhân viên kế toán phụ trách phần hành liên quan lập. Số liệu trên BCQT dựa vào số liệu thu thập của BCTC và kết hợp với các bộ phận 60 khác để thống kê, phân tích và xử lý thông tin để đƣa ra BCQT phù hợp và đủ cụ thể để Ban Giám đốc hiểu, đƣa ra quyết định có thể chính xác hơn.  Nhận xét Ưu điểm - Công ty thực hiện báo cáo tài chính theo QĐ15/2006/QĐ-BTC theo chế độ kế toán qui định. Nội dung, phƣơng pháp tính toán, h nh thức tr nh bày các chỉ tiêu trong từng BCTC thực hiện theo đúng qui định của chế độ kế toán đƣợc ban hành. - KTT sẽ trực tiếp tiến hành phân tích BCTC của công ty, từ đó đề xuất phƣơng hƣớng cũng nhƣ giải pháp giúp nâng cao hoạt động tài chính của công ty giúp Ban Giám đốc định hƣớng tốt hơn cho kế hoạch tài chính của công ty. - BCTC của công ty đƣợc kiểm toán bởi công ty kiểm toán có uy tín, chất lƣợng. Cơ quan kiểm toán Nhà nƣớc sẽ tiến hành kiểm toán công ty theo định kỳ 3 năm/1 lần. - BCQT về các công tr nh đƣợc lập khi kết thúc công tr nh để xác định tổng chi phí mà công ty đã đầu tƣ và đƣa vào mỗi công tr nh hoặc khi Ban Giám đốc yêu cầu. - Biểu mẫu trong BCQT đƣợc tr nh bày theo qui định riêng của công ty hoặc theo yêu cầu của Ban Giám đốc trong một số trƣờng hợp nhƣng vẫn đảm bảo nội dung và thông tin đƣợc yêu cầu báo cáo. Hạn chế - Công ty chƣa quan tâm, chú trọng thực hiện BCQT, chƣa có nhiều ứng dụng BCQT trong công tác quản trị và hỗ trợ đƣa ra các quyết định quan trọng đối với công ty. - Phòng Kế toán chƣa kết hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty để có BCQT chính xác hơn, cụ thể hơn. - Ngoài ra, kế toán quản trị chƣa đƣợc chú trọng nhiều trong công ty. Hầu hết các BCQT trong công ty chỉ nhằm mục đích phục vụ việc xác định giá thành công tr nh, chƣa đƣợc ứng dụng nhiều trong công tác kiểm soát chi phí, phân tích sự chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế phát sinh. 4.6 TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN 4.6.1 Kiểm tra trong nội bộ công ty Kiểm tra sổ sách và chứng từ kế toán: Định kỳ hàng tháng, hàng quý, Phòng Kế toán thực hiện kiểm tra nội bộ nhằm đảm bảo tính chính xác của 61 công tác kế toán, đảm bảo thực hiện đúng các chính sách, chuẩn mực, chế độ của kế toán. Các bộ phận sẽ tự kiểm tra lại sổ sách; kiểm tra việc ghi chép, nhập số liệu để điều chỉnh nếu có sai sót. Khi kết thúc một quý, KTT sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ kế toán chi tiết. Thông thƣờng, KTT kiểm tra sổ sách, ghi chép, nhập liệu, chứng từ…và một số nội dung khác khi có yêu cầu của Ban Giám đốc. Kiểm tra việc thực hiện chính sách nội bộ của công ty: Trong công ty có một số quy định, chính sách áp dụng cho nhân viên trong công tác hàng ngày (phụ cấp tiền xăng xe công tác, tiền thƣởng khi hoàn thành công việc trƣớc hạn…). Khi tiến hành kiểm tra nội bộ công ty, KTT sẽ xem xét, kiểm tra việc tuân thủ theo chính sách công ty của các kế toán viên trong công tác hạch toán và tính toán, ghi sổ hàng ngày. Kiểm tra quỹ: Vào cuối mỗi ngày, thủ quỹ kiểm đếm, ghi chép vào sổ số tiền còn tồn và đối chiếu với các kế toán chi tiết về các nghiệp vụ thanh toán trong ngày. Cuối mỗi tháng, Ban Giám đốc cùng KTT và thủ quỹ kiểm lại số quỹ tồn. Khi kiểm tra sẽ có Biên bản, có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của các bên tham gia kiểm tra. Khi kết thúc niên độ kế toán, Ban Giám đốc phối hợp cùng các phòng ban tiến hành kiểm tra toàn bộ sổ sách, chứng từ… trong năm. Ngoài ra, Ban Giám đốc còn phối hợp với Phòng Kế toán tiến hành kiểm tra hoạt động của các công tr nh. Thông qua BCQT của Phòng Kế toán và một số báo cáo từ các phòng ban khác, Ban Giám đốc kiểm tra, đánh giá tính hữu hiệu và tính hiệu quả của các đội thi công công tr nh. Đối với mỗi công tr nh, Ban Giám Đốc sẽ xem xét chi phí đã bỏ ra và mức độ hoàn thành công tr nh tới đâu để tiếp tục đầu tƣ hay giảm bớt chi phí cũng nhƣ đôn đốc tiến tr nh thực hiện công tr nh để hoàn thành công tr nh sớm nhất có thể. 4.6.2 Kiểm tra do cơ quan có thẩm quyền thực hiện Thời điểm đƣợc kiểm tra gần nhất của công ty là khoảng đầu năm 2014, do Kiểm toán khu vực V thực hiện. Nội dung kiểm tra bao gồm: - Kiểm tra về việc vận dụng chế độ kế toán: việc vận dụng TK kế toán, h nh thức sổ kế toán, kiểm tra chứng từ; - Kiểm tra việc ghi chép sổ sách: ghi chép sổ có đúng số liệu, khớp với các thông tin trên chứng từ, rõ ràng, rành mạch; - Kiểm tra chứng từ: kiểm tra tính thực tế, độ chính xác của thông tin trên chứng từ, kiểm tra xem chứng từ có hợp lý, hợp lệ không, đối chiếu với các nghiệp vụ đã đƣợc ghi trong sổ; 62 - Kiểm tra BCTC: kiểm tra để theo dõi đƣợc t nh h nh SXKD, t nh h nh tài chính của công ty; - Kiểm tra bộ máy kế toán: kiểm tra bộ máy nhân viên kế toán có đủ năng lực, tr nh độ, điều kiện thực hiện chức năng của m nh; kiểm tra thực hiện công việc kế toán có đúng chuẩn mực, các quy định về kế toán, kế toán có thực hiện đúng trách nhiệm không. Kết luận của đoàn kiểm tra: - Công ty thực hiện đúng chế độ kế toán, tuân thủ đúng các quy định về kế toán của pháp luật; - Thực hiện chứng từ, sổ sách theo đúng quy định của Bộ Tài chính; sổ sách và chứng từ khớp đúng với nhau; - Thực hiện đúng chuẩn mực kế toán khi thực hiện công việc kế toán; - BCTC rõ ràng, minh bạch, khớp đúng với sổ sách kế toán; - Đội ngũ nhân viên kế toán có đủ năng lực, tr nh độ, kinh nghiệm để thực hiện công việc kế toán.  Nhận xét - Công ty tuân thủ theo các chế độ, chính sách, quy định về kiểm tra kế toán tại đơn vị. Quá tr nh kiểm tra diễn ra theo đúng tr nh tự và kế hoạch đã đƣợc lập. - Sau khi kiểm tra nội bộ, công ty họp báo cáo kết quả kiểm tra, đánh giá và đƣa ra những giải pháp phù hợp cho các vấn đề cần giải quyết, giúp công ty hoàn thiện hơn. - Khi kiểm toán, công ty tạo điều kiện tốt, hỗ trợ và cung cấp những thông tin cần thiết cho những kiểm toán viên làm việc thuận lợi. - Tuy nhiên, công ty chƣa thành lập Ban Kiểm soát để kiểm tra toàn bộ hoạt động của công ty mà chỉ tiến hành kiểm tra nội bộ công ty bởi Ban Giám đốc và một số đại diện của các phòng bàn. 4.7 TỔ CHỨC KIỂM KÊ TÀI SẢN Vào cuối năm tài chính hoặc vào thời điểm cần thiết, công ty thực hiện kiểm kê tài sản. Tr nh tự thủ tục kiểm kê tài sản của công ty đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau: - Bƣớc 1: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản; - Bƣớc 2: Tiến hành kiểm kê tài sản của công ty; 63 - Bƣớc 3:Tổng hợp kết quả, lập Báo cáo kiểm kê tài sản; - Bƣớc 4: Báo cáo kết quả kiểm kê. Hội đồng kiểm kê tài sản bao gồm các thành viên sau: - Giám đốc – Chủ tịch Hội đồng kiểm kê; - Trƣởng (hoặc Phó) các phòng ban; - Kế toán trƣởng; - Thủ kho; - Trƣởng nhóm giám sát, quản lý công tr nh; - Kế toán TSCĐ. Trƣớc khi kiểm kê, bộ phận văn phòng chuẩn bị phiếu kiểm kê để dán lên tài sản đƣợc kiểm kê, các bảng biểu phục vụ việc kiểm kê. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp kho gọn gàng, xếp theo chủng loại các vật tƣ, NVL CCDC, để riêng các loại vật tƣ, NVL - CCDC nhận bảo quản giúp. Hội đồng kiểm kê tài sản sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ các loại tài sản hiện có của công ty tại công ty và ngoài công ty (tại các công tr nh). Nội dung kiểm kê bao gồm: - Kiểm tồn quỹ TM, số dƣ tài khoản công ty tại các ngân hàng. - Kiểm kê tồn kho: kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng của NVL, CCDC tồn kho. - Kiểm tra công nợ: kiểm các khoản phải thu, khoản phải trả, trả trƣớc cho ngƣời cung cấp, khách hàng trả trƣớc. - TSCĐ: kiểm kê các loại máy móc, thiết bị phục vụ thi công tại công tr nh (máy khoan, máy ép nhồi cọc…), các máy móc thiết bị phục vụ quản lý (máy vi tính, các loại máy văn phòng…), phƣơng tiện vận tải di chuyển (ô tô, xe lu, xe cẩu, xe bồn trộn xi măng, máy xúc…), các TSCĐ vô h nh và các TSCĐ khác. Khi tiến hành kiểm kê tài sản, việc kiểm kê dựa trên số lƣợng tài sản thực tế hiện còn tại công ty hoặc đang sử dụng, không kiểm kê những tài sản nhận trông giữ, bảo quản giúp. Chỉ tiêu chủ yếu thu thập trong đợt kiểm tra: - Về hiện vật: tên tài sản, số lƣợng, chất lƣợng tài sản… - Về giá trị tài sản: nguyên giá trên sổ sách và giá trị còn lại thực tế của tài sản. 64 Báo cáo kiểm kê cung cấp các thông tin: - T nh h nh sử dụng tài sản (thừa hay thiếu, tính hiệu quả) tại các phòng ban và công trình. - Chênh lệch và kiến nghị xử lý chênh lệch về số lƣợng, giá trị giữa sổ sách và thực tế. - Mức độ hoạt động của tài sản. Khả năng sử dụng và bảo quản của các đơn vị. - Đề xuất sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển hay thanh lý tài sản. CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO PHIẾU KIỂM KÊ TÀI SẢN PHIẾU KIỂM KÊ TÀI SẢN Tên tài sản: Bàn làm việc Ngày đƣa vào sử dụng: 15/08/2012 Bộ phận sử dụng: Văn phòng Hiện trạng: Tốt Ngày kiểm kê: 25/12/2012 Tên tài sản: Máy tính để bàn Ngày đƣa vào sử dụng: 23/04/2011 Bộ phận sử dụng: Phòng Kế toán Hiện trạng: Tốt Ngày kiểm kê: 25/12/2012 Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO Hình 4.10 Phiếu kiểm kê tài sản 65 CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 Mẫu: 08a-TT Địa chỉ: số 43 đƣờng 3/2, quận Ninh Kiều thành phố Cần Thơ (Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) BẢNG KIỂM KÊ QUỸ Số: KK013 (Dùng cho VNĐ) Hôm nay, vào 07h30 ngày 01 tháng 12 năm 2013 Chúng tôi gồm: Ông:Phan Văn Tuân (Giám đốc) Ông: Nguyễn Thành Trung (Kế toán trƣởng) Bà:Đặng Thị Kim Oanh (Thủ quỹ) Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả nhƣ sau: STT Diễn giải Mệnh giá Số lƣợng (tờ) Số tiền I Số dƣ theo quỹ 821,397,654 II Số kiểm kê thực tế 1 500,000 978 489,000,000 2 200,000 958 191,600,000 3 100,000 959 95,900,000 4 50,000 469 23,450,000 20,000 598 11,960,000 5 10,000 859 8,590,000 6 5,000 107 535,000 7 2,000 88 176,000 8 1,000 157 157,000 9 500 59 29,500 10 200 0 11 Tổng 821,397,500 III Chênh lệch (III=I-II) 154 Lý do: + Thừa: Do tiền lẻ Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Số tiền trên sổ sách đúng với thực tế. Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO H nh 4.11 Bảng kiểm kê quỹ tháng 11 năm 2013 66  Nhận xét Ưu điểm - Việc kiểm kê tài sản đƣợc công ty thực hiện theo đúng quy định, kiểm kê nghiêm túc, khách quan. - Kế hoạch, tr nh tự, thời gian đƣợc sắp xếp khoa học, thuận tiện, hợp lý. Công việc kiểm kê diễn ra an toàn, nhanh chóng. - Báo cáo kiểm kê đƣợc lập sau khi thực hiện kiểm kê. Báo cáo kiểm kê nhằm đánh giá t nh h nh sử dụng tài sản tại công ty, xem xét, đề xuất các vấn đề sử dụng tài sản. Hạn chế Đôi khi, công tác bố trí kiểm kê vẫn còn khó khan ở khâu nhân sự; đặc biệt là cuối năm do BGĐ thƣờng xuyên đi công tác, kế toán viên tập trung thực hiện các loại báo cáo nên gặp khó khan trong việc sắp xếp thời gian biểu của các thành phần có liên quan. 4.8 BẢO QUẢN VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN Quy trình lƣu trữ Bảng 4.5 Quy tr nh lƣu trữ tại công ty Trách nhiệm Quy trình Ghi chú Các tài liệu đƣợc đƣa vào Bƣớc 1: Tiếp nhận các tài lƣu trữ chậm nhất 12 tháng kể liệu kế toán từ ngày kết thúc niên độ. Ngƣời chịu trách nhiệm Bƣớc 2: Phân loại tài liệu kế toán - Phân loại, sắp xếp, hệ thống chứng từ theo thời gian. - Mỗi loại đƣợc kẹp trong một tệp hồ sơ riêng, có nhãn dán ghi rõ loại chứng từ. Bƣớc 3: Lập danh sách phân loại tài liệu kế toán theo dõi Ghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán theo từng loại chứng từ. Bƣớc 4 : Đƣa tài liệu kế toán vào theo dõi Sắp xếp tài liệu vào tủ tài liệu và lƣu trữ, bảo quản. lƣu trữ tài liệu Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO 67 Phân loại tài liệu kế toán - Nhóm văn bản quản lý: gồm các văn bản do công ty ban hành hoặc từ các cơ quan Thuế, BHXH, cơ quan quản lý nhà nƣớc…; các văn bản về những nội quy, quy định của công ty: quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong công ty; các văn bản do công ty ban hành về các quy tr nh nghiệp vụ trong nội bộ công ty… - Nhóm sổ sách kế toán: sổ kế toán chi tiết, số kế toán tổng hợp, các thẻ kế toán chi tiết,… - Nhóm chứng từ kế toán: các chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các bảng biểu theo dõi và phân bổ chi phí – doanh thu…liên quan trực tiếp đến việc hạch toán kế toán: phiếu thu, phiếu chi, Giấy Báo Có, Giấy Báo Nợ, Phiếu xuất kho… - Nhóm báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị, báo cáo thuế của các kỳ trong năm (tháng, quý, năm). - Nhóm tài liệu khác: các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế trong công ty: tài liệu ngân hàng giải ngân cho công ty, các loại hợp đồng: hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay……. Sắp xếp, lƣu trữ - Chứng từ đƣợc sắp xếp theo số thứ tự liên tục, không ngắt quãng hay nhảy số, số nhỏ ở trên, số lớn ở dƣới. - Chứng từ gốc đƣợc kẹp riêng theo từng tháng trong một tệp hồ sơ có b a đầy đủ. Sắp xếp chứng từ theo tuần tự bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng. Mỗi chứng từ hoặc nhóm chứng từ có kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho… có đầy đủ chữ ký của những ngƣời liên quan. - Báo cáo nộp cho cơ quan thuế đƣợc sắp xếp theo tháng trong năm tài chính. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm. - Sổ sách kế toán đã in hàng năm + Sổ nhật ký chung + Sổ nhật ký bán hàng, mua hàng + Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng + Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền + Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả 68 + Sổ cái các tài khoản + Sổ tổng hợp t nh h nh tăng giảm TSCĐ, CCDC + Sổ khấu hao TSCĐ, CCDC + Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho - Hợp đồng kinh tế: + Sắp xếp đầy đủ theo thứ tự đầu vào/ đầu ra. + Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng cần có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, …. + Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lƣơng: hợp đồng lao động, bảng lƣơng, có đầy đủ chữ ký. + Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lƣơng. - Hồ sơ pháp lý: + Đầy đủ hồ sơ gốc và bản photo công chứng. + Các công văn đến/ đi liên quan đến cơ quan thuế và các cơ quan chủ quản khác. Tủ và kệ đựng hồ sơ và tất cả tài liệu kế toán đƣợc xếp trong một phòng nhỏ cạnh phòng kế toán. Có nhãn dán trƣớc mỗi ổ đựng tài liệu. Tài liệu kế toán đƣa vào lƣu trữ có đầy đủ, hệ thống, phân loại, sắp xếp theo từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, BCTC). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán đƣợc sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, đảm bảo hợp lý để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Tất cả nhân viên kế toán đều có trách nhiệm trong việc lƣu trữ, bảo quản tài liệu kế toán. Mỗi ngƣời tự sắp xếp, theo dõi tài liệu kế toán liên quan đến phần hành kế toán của riêng m nh. Công ty thực hiện việc tiêu hủy tài liệu kế toán ngay tại công ty từ khi thành lập công ty đến nay.  Nhận xét Ưu điểm - Tài liệu kế toán đƣợc sắp xếp, lƣu trữ theo tr nh tự khoa học. Phòng lƣu trữ đƣợc bố trí hợp lý, thuận tiện cho kế toán viên trong việc t m kiếm, rà soát tài liệu. 69 - Các loại tài liệu đƣợc sắp xếp gọn gàng, kê cao trên các kệ. Các tài liệu kế toán đƣợc phân theo từng loại tài liệu và sắp xếp theo thời gian. - Công ty thực hiện tiêu hủy tài liệu nên lƣợng tài liệu lƣu trữ tại công ty không quá nhiều, không chiếm nhiều diện tích để lƣu trữ. Hạn chế - Tài liệu và chứng từ kế toán là những vật dụng dễ cháy, gây ra hỏa hoạn. Việc tập trung tài liệu tại một nơi cạnh phòng làm việc, lối thoát hiểm nhỏ chƣa đƣợc an toàn. - Một số tài liệu lƣu trữ lâu năm nhƣng chƣa đƣợc bảo quản đúng cách nên đã có dấu hiệu bị hƣ hỏng. 70 CHƢƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO 5.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN - Sắp xếp riêng một kế toán viên phụ trách mảng báo cáo thuế. Kế toán thuế sẽ chịu trách nhiệm phần hành kế toán về các loại thuế phát sinh trong công ty nhƣ thuế GTGT, thuế TNDN, thuế môn bài... Nhân viên kế toán này cũng sẽ đến cơ quan thuế giao dịch, làm việc khi công ty có những vấn đề phát sinh liên quan đến thuế. Nhƣ vậy sẽ giảm bớt một phần khối lƣợng công việc cho kế toán tổng hợp, không bị áp lực về thời gian vào cuối kỳ kế toán. Bên cạnh đó, kế toán thuế sẽ giúp công ty quản lý chặt chẽ hơn các khoản thuế phải nộp, cập nhật những thông tƣ, nghị định, quy định mới về thuế nhanh chóng hơn và nộp các báo cáo thuế theo đúng thời gian quy định. - Kế toán CCDC – NVL – TSCĐ – lƣơng cũng cần tách riêng công việc quản lý lƣơng toàn công ty. Kế toán về lƣơng sẽ quản lý, kiểm soát chấm công nhân viên công ty; kiểm tra báo cáo chấm công từ các công tr nh để tính lƣơng, lƣơng ngoài giờ…cho toàn công ty. Kế toán lƣơng phụ trách cả mảng bảo hiểm, đến cơ quan bảo hiểm giao dịch làm việc, đăng ký bảo hiểm, tính và trích các khoản có liên quan. Kế toán CCDC – NVL – TSCĐ chỉ theo dõi những CCDC, NVL và TSCĐ mua về nhập kho công ty, xuất dùng cho các công tr nh… Kế toán viên này sẽ đƣợc giảm bớt lƣợng công việc, tránh t nh trạng tính và trả lƣơng trễ. - Thực hiện trả lƣơng qua tài khoản ngân hàng cho nhân viên công ty (công nhân tại các công tr nh vẫn nhận lƣơng bằng tiền mặt) để giảm bớt thời gian cho thủ quỹ. Đồng thời, tránh nhầm lẫn khi kế toán thực hiện nghiệp vụ, không gây mất thời gian cho nhân viên khi đến nhận lƣơng. - Thiết lập bộ phận kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc ra quyết định; cung cấp những thông tin cần thiết; theo dõi, ghi chép chi tiết chi phí cho từng công tr nh ở từng giai đoạn khác nhau; phân tích biến động chi phí; tƣ vấn Ban Giám đốc phân bổ chi phí….giúp công ty đạt kết quả kinh doanh tốt nhất với mức chi phí tối thiểu hợp lý. Bộ phận kế toán quản trị sẽ phối hợp với các phòng ban khác để lập dự toán cho một công tr nh (trƣớc khi đấu thầu), dự toán ngân sách hoạt động trong năm cho công ty. 71 - Tuy đã có cài đặt phần mềm kế toán và sử dụng hệ thống mạng nội bộ, nhƣng để đảm bảo tính bảo mật an toàn cho các thông tin, dữ liệu kế toán, công ty cần đầu tƣ một số ổ cứng rời để lƣu trữ tài liệu, cài đặt phần mềm diệt vius, kế toán viên tự bảo vệ tài liệu trên máy tính của m nh bằng mật khẩu riêng và thƣờng xuyên thay đổi. Sắp xếp một nhân viên chuyên về công nghệ thông tin bảo dƣỡng đảm bảo hệ thống máy vi tính, phần mềm kế toán và mạng nội bộ hoạt động tốt. - Kế toán viên cũng cần tự trang bị kiến thức về công nghệ thông tin để có thể linh động xử lý khi gặp sự cố trong quá tr nh làm việc với phần mềm kế toán. 5.2 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - Bổ sung đầy đủ chữ ký, họ tên ghi đầy đủ, đóng dấu ở một số chứng từ còn thiếu. Nhƣ vậy sẽ đảm bảo tính chính xác, hợp pháp cho các chứng từ kế toán trong công ty; khi có kiểm tra, kiểm toán, đoàn kiểm tra sẽ không phải mất nhiều thời gian cho việc kiểm tra chứng từ, không nhắc nhở, xử phạt về thực hiện tuân thủ nguyên tắc lập chứng từ. - Đƣợc in ra từ phần mềm kế toán, kế toán có thể linh hoạt lựa chọn số lƣợng in Phiếu thu – Phiếu chi. Kế toán thanh toán lựa chọn số lƣợng chứng từ cần in ra phù hợp với từng nghiệp vụ và có thể in thêm Phiếu thu – Phiếu chi cho thủ quỹ lƣu làm chứng từ. - Dữ liệu đƣợc nhập vào phần mềm kế toán và in ra chứng từ. Tuy đƣợc in ra từ phần mềm nhƣng chứng từ cần đƣợc đối chiếu, kiểm tra với các chứng từ cùng nghiệp vụ. - Công ty đã có chữ ký số của riêng m nh và sử dụng trong việc kê khai, nộp tờ khai thuế qua mạng. Do đó, công ty có thể ứng dụng chứng từ điện tử và chữ ký số trong nhiều giao dịch khác. Về mặt kỹ thuật, chữ ký số đã đƣợc chứng minh là đảm bảo an ninh cao, duy nhất và không thể giả mạo. Bộ Tài chính cũng đã công nhận tính pháp lý của h nh thức giao dịch điện tử sử dụng chữ ký số trong Thông tƣ 180/2010/TT-BTC; tờ khai thuế, các hồ sơ điện tử có sử dụng chữ ký số có giá trị tƣơng đƣơng hồ sơ thuế đƣợc gửi trực tiếp đến cơ quan thuế. - Các công tr nh thực hiện nghiêm túc, tập hợp đầy đủ chứng từ đúng thời gian quy định để Phòng Kế toán trung tâm lập và nộp báo cáo kịp thời (nộp báo cáo thuế đúng thời gian quy định của cơ quan thuế). - Xây dựng lƣu đồ lƣu chuyển chứng từ đơn giản nhƣng vẫn đầy đủ, khoa học để tiết kiệm thời gian, thực hiện hạch toán, ghi sổ nhanh chóng, 72 không mất nhiều thời gian của kế toán viên và các nhân viên của công ty, các cá nhân bên ngoài khi đến làm việc với Phòng Kế toán. - Trên một số chứng từ, thiết kế để bổ sung thêm thông tin về chi phí đƣợc đề cập trên chứng từ để phục vụ nhu cầu quản lý chi phí cho công ty. - Cài đặt phần mềm quản lý kho giúp thủ kho quản lý NVL, CCDC dễ dàng hơn. Việc nhập, xuất kho đƣợc quản lý trên hệ thống, phần mềm giúp thủ kho kiểm soát chặt chẽ số lƣợng, giá trị khi nhập, xuất kho của từng loại NVL, CCDC; quản lý từng nghiệp vụ, vụ việc phát sinh liên quan đến kho; hỗ trợ tính giá xuất kho…. Ngoài ra, phần mềm quản lý kho còn cung cấp đầy đủ các loại sổ sách quản lý kho, sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất kho…. Trong phần mềm quản lý kho có cơ chế phân quyền theo từng nhóm truy cập, KTT, kế toán tổng hợp và kế toán NVL, CCDC có thể truy cập vào phần mềm để kiểm tra, tính toán số lƣợng nhập, xuất kho, tính giá xuất kho. Nguồn Internet Hình 5.1 Một phần mềm quản lý kho 73 Nguồn Internet Hình 5.2 Mẫu thẻ kho đƣợc lập trên phần mềm quản lý kho Nguồn Internet Hình 5.3 Mẫu Phiếu xuất kho đƣợc lập trên phần mềm quản lý kho 74 5.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN - Công ty nên mở thêm TK 007 để theo dõi t nh h nh thu – chi ngoại tệ , số tồn còn lại của từng loại ngoại tệ mà công ty sử dụng. - Chi tiết tài khoản cấp 2 đối với tài khoản 623 – chi phí sử dụng máy thi công. Tài khoản 623 dùng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động thi công công tr nh. Chi tiết tài khoản cấp 2 cho tài khoản 623 gồm: chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí đụng cụ máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài…. Chi tiết tài khoản cấp 3 là các công tr nh công ty đang thực hiện. Bảng 5.1 Chi tiết tài khoản cấp 2, cấp 3 cho tài khoản 623 Tài khoản 623 CP sử dụng máy thi công Tài khoản cấp 2 Tài khoản cấp 3 6231 – Chi phí nhân công (không tính các khoản trích theo lƣơng cho công nhân) 62311–Chi phí nhân công tại công tr nh A 6232 – Chi phí vật liệu 62312–Chi phí nhân công tại công tr nh B 62321–Chi phí vật liệu tại công tr nh A 62322–Chi phí vật liệu tại công tr nh B 6233 – Chi phí dụng cụ 62331–Chi phí dụng cụ tại công tr nh A sản xuất 62332–Chi phí dụng cụ tại công tr nh B … Với cách chi tiết tài khoản nhƣ thế này, kế toán có thể dễ dàng quản lý các khoản chi phí liên quan đến sử dụng xe, máy thi công tại các công tr nh. Mỗi khi có nhu cầu nhƣ trả lƣơng,…kế toán viên quản lý đƣợc nghiệp vụ trả lƣơng công nhân điều khiển xe, máy thi công, vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, nguyên liệu cho máy tại cụ thể công tr nh nào… Điều này giúp cho kế toán quản lý chặt chẽ chi phí liên quan đến máy thi công tại các công tr nh chặt chẽ hơn, phân bổ các loại chi phí liên quan đến máy thi công tại các công tr nh cụ thể hơn. - Bên cạnh đó, công ty xây dựng hệ thống tài khoản kết hợp giữa hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị trên cơ sở hệ thống kế toán đã đƣợc Bộ Tài chính ban hành thống nhất. Các tài khoản đƣợc dùng để phục vụ cho công tác KTQT cũng chính là đối tƣợng của KTTC đƣợc chi tiết hóa. KTQT có thể theo dõi định phí và biến phí trong công ty thông qua các mã quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý thông tin. Cấu trúc mã số tài khoản có thể đƣợc xây dựng nhƣ sau: 75 Bảng5.2 Xây dựng mã tài khoản 1 2 3 4 5 Tài khoản cấp 1 Tài khoản cấp 2 Mã quản lý KTQT Nhóm 1 Nhóm 2 Nhóm 3 Số hiệu tài khoản + Nhóm 1: số hiệu tài khoản cấp 1 theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 15/QĐ-BTC. + Nhóm 2: số hiệu tài khoản cấp 2 đƣợc để chi tiết hóa cho tài khoản cấp 1; phân theo mỗi công tr nh, khách hàng, ngƣời cung cấp, ngân hàng… là một số đƣợc quy định trƣớc đó. Ví dụ: tài khoản tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng BIDV là 1121. +Nhóm 3: là mã quản lý KTQT phục vụ nhu cầu quản lý của KTQT. Dùng một ký tự (B, K, H) hoặc một chữ số (1, 2, 3) đại diện cho chi phí khả biến, chi phí bất biến hoặc chi phí hỗn hợp. 5.4 HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN - Thiết kế sổ sách theo hƣớng cung cấp thông tin phục vụ quản trị. Các loại sổ tổng hợp, sổ kế toán chi tiết…của hệ thống sổ tài chính đều có ý nghĩa phục vụ cho công tác KTQT. Hệ thống sổ sách KTQT không bị bắt buộc theo mẫu quy định, căn cứ vào mục đích và nhu cầu quản lý của Ban Giám đốc, hệ thống sổ sách KTQT đƣợc thiết lập, theo dõi và cung cấp thông tin cần thiết. - Sổ sách và dữ liệu kế toán đều đƣợc lƣu trên phần mềm kế toán đƣợc cài đặt trên máy tính. Để phòng tránh khi có sự cố xảy ra, công ty nên lƣu dữ liệu trong ổ cứng rời hoặc ghi dữ liệu vào đĩa CD. Bằng cách này, công ty có thể lƣu trữ nhiều dữ liệu hơn, đảm bảo lƣu trữ dữ liệu an toàn hơn và có thể t m kiếm, phục hồi dữ liệu nhanh chóng. 5.5 TỔ CHỨC THỰC HIỆN BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ - Ứng dụng thêm nhiều công cụ và kỹ thuật phân tích BCTC. Các kế toán viên, những nhân viên có am hiểu sâu – rộng về t nh h nh thị trƣờng, về tài chính cùng KTT thực hiện phân tích BCTC nhằm đƣa ra cái nh n rộng hơn, xa hơn giúp nâng cao hiệu quả phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh, t nh 76 h nh tài chính, nhu cầu và hiệu quả sử dụng vốn của công ty; cung cấp tài liệu, số liệu, thông tin cần thiết để tham khảo phục vụ cho lập kế hoạch, dự án SXKD phù hợp. - Thiết lập và đảm bảo hệ thống kế toán trách nhiệm vận hành thƣờng xuyên và hiệu quả. Phân loại các bộ phận trực thuộc trong công ty thành các trung tâm trách nhiệm nhằm đánh giá thành quả của các trung tâm và nhà quản trị. - Tổ chức hệ thống hóa thông tin quản trị, thiết lập hệ thống tài khoản và sổ kế toán gắn liền với thông tin của từng trung tâm trách nhiệm. Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán, báo cáo phân tích gắn liền với từng loại trung tâm trách nhiệm, đáp ứng đầy đủ yêu cầu về thông tin để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng trung tâm. 5.6 TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM KÊ - Chủ động trong việc xây dựng kế hoạch, thời gian, sắp xếp nhân sự thực hiện kiểm tra, kiểm kê, không để thời gian gần với cuối năm tài chính, gây sức ép về thời gian, tránh gây ảnh hƣởng đến công tác báo cáo cuối năm của công ty. - Thực hiện kiểm tra bất thƣờng trong năm đối với những khoản mục dễ phát sinh rủi ro cao nhằm giảm thiểu thất thoát, phòng tránh sự cố xảy ra. - Thành lập Ban Kiểm soát nhằm kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính của công ty và việc thực hiện các quy chế, chính sách của công ty. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong công tác quản lý, điều hành hoạt động trong công ty, tổ chức công tác kế toán. 5.7 TỔ CHỨC LƢU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN - T m hiểu về công tác lƣu trữ dữ liệu để có cách sắp xếp, bảo quản tài liệu tốt hơn. Quản lý dữ liệu trên excel hoặc một phần mềm quản lý dữ liệu giúp quản lý, trích lục, t m kiếm nhanh chóng, - Bổ sung thêm cơ sở vật chất giúp công tác lƣu trữ đƣợc đảm bảo an toàn cao. Chú trọng hơn nữa việc bảo quản các loại tài liệu quan trọng, tài liệu phải lƣu trữ lâu năm. - Bố trí các thiết bị phòng cháy chữa cháy, b nh cứu hỏa, còi báo cháy. Đảm bảo nhiệt độ nhất định tại phòng lƣu trữ để bảo quản tốt các tài liệu, kéo dài tuổi thọ của tài liệu. - Thực hiện tiêu hủy tài liệu đã quá thời gian lƣu trữ theo quy định ngay tại công ty và đảm bảo an toàn khi thực hiện tiêu hủy. 77 CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN - Ngành xây dựng có một vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế nƣớc ta, là một trong những ngành kinh tế trọng điểm của nƣớc ta. Xác định đƣợc vị trí và vai trò của ngành xây dựng nói chung và công ty nói riêng, Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO luôn cố gắng phấn đấu vƣơn lên, không ngừng phát triển, đóng góp vào công cuộc xây dựng đất nƣớc lớn mạnh. Là công ty chuyên về lĩnh vực xây dựng cầu đƣờng, xây dựng các công tr nh công phục vụ kinh tế - chính trị - xã hội trên phạm vi cả nƣớc, IDICO nhận thức đƣợc trách nhiệm của công ty đối với xã hội. Để hoàn thành tốt vai trò và trách nhiệm của m nh, công ty luôn chú trọng đầu tƣ xây dựng và phát triển lớn mạnh hơn. - Phòng Kế toán – tài chính là một bộ phận rất quan trọng, không thể tách rời với vai trò theo dõi, quản lý, kiểm soát toàn bộ hoạt động của công ty thông qua thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích số liệu và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho công ty. Do đó, Phòng Kế toán – tài chính luôn nhận đƣợc sự quan tâm từ Ban Giám đốc để ngày càng hoàn thiện, phát huy đƣợc hết vai trò của m nh, giúp công ty phát triển trên mọi mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh. - Với vai trò quan trọng đó, việc tổ chức công tác kế toán tại công ty khoa học và hợp lý sẽ đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin đáng tin cậy, giúp công ty quản lý chặt chẽ tài sản. - Sau một thời gian t m hiểu tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO cũng những kiến thúc đã đƣợc học trên lớp, bài luận văn đã rút ra đƣợc những kết luận nhƣ sau: + Bộ máy kế toán đƣợc tổ chức phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của công ty. Mỗi kế toán viên đƣợc phân công công việc rõ ràng, mỗi ngƣời đều có nhiệm vụ riêng đối với mỗi phần hành kế toán nhƣng vẫn đảm bảo có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Tuân thủ đúng các chế độ, quy định về kế toán. + Chứng từ đúng với quy định về biểu mẫu, tr nh tự luân chuyển qua đầy đủ các bộ phận cần thiết. Trƣớc khi nhập liệu vào phần mềm, chứng từ đƣợc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, đầy đủ thông tin trên chứng từ. + Công ty có hệ thống tài khoản khoa học, hợp lý, đầy đủ. Các tài khoản đƣợc mở chi tiết phù hợp với các hoạt động của công ty. 78 + Các loại sổ sách, sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết đƣợc tổng hợp, in ra từ phần mềm kế toán; độ chính xác đƣợc đảm bảo; sau khi in đƣợc đóng thành cuốn, lƣu trữ và nộp theo quy định. + Thực hiện BCTC, nội dung, phƣơng pháp tính toán và h nh thức tr nh bày theo quyết định QĐ15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. BCTC đƣợc phân tích để giúp nâng cao hoạt động SXKD và hoạt động tài chính. KTQT đƣợc thực hiện để dự toán chi phí, tính giá thành cho các công tr nh. + Thực hiện kiểm tra kế toán, kiểm kê nghiêm túc, công khai, theo đúng tr nh tự. + Tài liệu đƣợc lƣu trữ trong phòng riêng, sắp xếp khoa học, hợp lý. Tuy vẫn còn một số hạn chế nhƣng với với sự nhạy bén cũng nhƣ có phƣơng pháp nhằm cải thiện cơ chế quản lý, công tác tổ chức công tác kế tại công ty sẽ dần hoàn thiện hơn nhằm đạt đƣợc lợi ích cao hơn. 6.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ - Đề xuất Ban Giám đốc xây dựng thêm một số chính sách riêng trong nội bộ công ty để kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. Quản lý chặt chẽ chi phí đầu vào, sử dụng hợp lý NVL, CCDC tại các công tr nh; kiểm soát chi phí tài chính (phần lớn là chi phí lãi vay) chặt chẽ để không ảnh hƣởng quá nhiều đến lợi nhuận. - Kiến nghị công ty tuyển dụng thêm nhân viên kế toán, bổ sung nhân lực, chia sẻ bớt áp lực về khối lƣợng công việc, giúp tăng hiệu quả làm việc tại Phòng Kế toán – tài chính. - Giám sát chặt chẽ tiến độ thi công, chất lƣợng các công tr nh. - Phòng Kế hoạch đầu tƣ t m kiếm thêm nhiều khách hàng, xây dựng những kế hoạch lâu dài để có kế hoạch phân bổ và quản lý chi phí hiệu quả hơn. Không để tồn quá nhiều tiền mặt tại công ty, tránh những trƣờng hợp xấu có thể xảy ra. - Tạo điều kiện cho nhân viên học tập, bồi dƣỡng nâng cao tr nh độ chuyên môn, kiến thức, kỹ năng trong công việc. - Quan tâm nhiều hơn đến chính sách khen thƣởng và phúc lợi, xử phạt hợp lý; chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên công ty cũng nhƣ những công nhân làm việc lâu dài. - Chú trọng hệ thống kế toán quản trị trong công ty. Lập dự toán, tính toán chi phí, giá thành; lập kế hoạch theo dõi tiến độ thi công tại các công tr nh; thành lập Ban kiểm soát; thiết lập hệ thống kế toán trung tâm… 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài chính, 2013. 26 chuẩn mực Kế toán Việt Nam. Nhà xuất bản Lao động. 2. Bộ Tài chính, 2012. Chế độ kế toán doanh nghiệp Quyển 1 và 2. Nhà xuất bản Giao thông vận tải. 3. Bộ Tài chính, 2006. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp. 4. Luật Kế toán doanh nghiệp 2003. 5. Thái Phúc Huy, 2012. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp. Nhà xuất bản Phƣơng Đông. 6. Trƣờng Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, 2012. Hệ thống thống tin kế toán Quyển 1. Nhà xuất bản Phƣơng Đông. 7. Trần Xuân Nam, 2013. Kế toán tài chính. Nhà xuất bản Thống kê. 8. Trƣờng Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, 2012. Hệ thống thông tin kế toán Quyển 1. Nhà xuất bản Phƣơng Đông. 80 PHỤ LỤC 81 Phụ lục 1 PHIẾU CHI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO 43A, đƣờng 3/2, p. Hƣng Lợi, q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ PHIẾU CHI Ngày 23 tháng 06 năm 2014 Mẫu số 02 - TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/ QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) Quyển số: Số PC79 Nợ 641 Có 111 Họ tên ngƣời nhận tiền: NGUYỄN THANH NGỌC Địa chỉ: Bộ phận văn phòng Lý do chi: Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm Số tiền: 2.395.500 đồng Viết bằng chữ: Hai triệu ba trăm chin mƣơi lăm ngh n đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên) Ngày 23 tháng 06 năm 2014 Thủ quỹ Ngƣời nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu ba trăm chín mƣơi lăm ngh n đồng Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đã quý): Số tiền quy đổi: 82 Phụ lục 2 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO 43A, đƣờng 3/2, p. Hƣng Lợi, q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ Mẫu số 05 - TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/ QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 23 tháng 06 năm 2014 Kính gửi: BGĐ Công ty CP đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO Phòng Kế toán Họ và tên ngƣời đề nghị thanh toán: NGUYỄN THANH NGỌC Địa chỉ: Bộ phận văn phòng Nội dung thanh toán: Mua văn phòng phẩm Số tiền: 2.395.500 đ Đã tạm ứng: 0 đ Hoàn tạm ứng: 0 đ Số tiền thanh toán: 2.395.500 đ Viết bằng chữ: Hai triệu ba trăm chín mƣơi lăm ngh n đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc Ngƣời đề nghị thanh toán Phụ trách bộ phận Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 83 Phụ lục 3 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 84 Phụ lục 4 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 85 Số hiệu TK 111 112 1121 1122 1123 1124 1125 1126 121 131 133 1331 1332 136 1368 138 1381 1388 139 141 142 144 151 152 1521 1522 1523 153 1531 1532 154 Phụ lục 5 DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY Số hiệu Tên Tài khoản Tên Tài khoản TK Tiền mặt 3336 Thuế tài nguyên Tiền gửi ngân hàng 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất Tiền gửi tại NH BIDV 3338 Các loại thuế khác Phí, lệ phí và các khoản phải Tiền gửi tại NH VCB 3339 nộp khác Tiền gửi tại NH SCB 334 Phải trả ngƣời lao động Tiền gửi tại NH JMB 3341 Phải trả CNV Tiền gửi tại NH Đông Á 3348 Phải trả ngƣời lao động khác Tiền gửi tại NH EXIMBANK 335 Chi phí phải trả Đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn 336 Phải trả nội bộ Thanh toán theo tiến độ kế Phải thu của khách hàng 337 hoạch hợp đồng xây dựng Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 338 Phải trả, phải nộp khác Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của 3381 Tài sản thừa chờ xử lý hàng hóa, dịch vụ Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của 3382 Kinh phí công đoàn TSCĐ Phải thu nội bộ 3383 Bảo hiểm xã hội Phải thu nội bộ khác 3384 Bảo hiểm y tế Phải thu khác 3387 Doanh thu chƣa thực hiện Tài sản thiếu chờ xử lý 3388 Phải trả, phải nộp khác Phải thu khác 3389 Bảo hiểm thất nghiệp Dự phòng phải thu khó đòi 341 Vay dài hạn Tạm ứng 344 Nhận ký quỹ, ký cƣợc dài hạn Chi phí trả trƣớc ngắn hạn 353 Quỹ khen thƣởng, phúc lợi Thế chấp, KQ, KC ngắn hạn 3531 Quỹ khen thƣởng Hàng mua đang đi trên đƣờng 3532 Quỹ phúc lợi Nguyên vật liệu 411 Nguồn vốn kinh doanh Nguyên liệu chính 4111 Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu Vật liệu phụ 4112 Thặng dƣ vốn cổ phần Chênh lệch đánh giá lại tài Nhiên liệu 412 sản Công cụ, dụng cụ 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái CCDC 4131 Chênh lệch TGHĐ cuối năm CCDC sử dụng lâu dài 414 Quỹ đầu tƣ phát triển Chi phí SXKD dở dang 419 Cổ phiếu quỹ 86 211 2111 2112 Tài sản cố định hữu h nh Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc, thiết bị 421 4211 4212 2113 Phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn 511 2114 2118 212 213 2131 2136 2138 214 2141 2142 213 241 2411 2412 2413 242 311 315 331 333 3331 3332 3333 3334 3335 Thiết bị, dụng cụ quản lý TSCĐ khác TSCĐ thuê tài chính TSCĐ vô h nh Quyền sử dụng đất Giấy phép và GP nhƣợng quyền TSCĐ vô hình khác Hao mòn TSCĐ Hao mòn TSCĐ hữu h nh Hao mòn TSCĐ thuê tài chính Hao mòn TSCĐ vô h nh Xây dựng cơ bản dở dang Mua sắm TSCĐ Xây dựng cơ bản Sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí trả trƣớc dài hạn Vay ngắn hạn Nợ dài hạn đến hạn trả Phải trả cho ngƣời bán Thuế và các khoản phải nộp NN Thuế GTGT phải nộp Thuế tiêu thụ đặc biệt Thuế xuất nhập khẩu Thuế thu nhập doanh nghiệp Thuế thu nhập cá nhân 5111 5112 5118 515 621 622 623 6231 6232 6233 623 6237 6238 627 632 635 641 642 711 811 821 8211 8212 911 001 87 Lợi nhuận chƣa phân phối LN chƣa phân phối năm trƣớc LN chƣa phân phối năm nay Doanh thu xây dựng và CCDV Doanh thu xây dựng Doanh thu CCDV Doanh thu khác Doanh thu hoạt động tài chính CP NVL trực tiếp CP nhân công trực tiếp CP sử dụng máy thi công CP nhân công CP vật liệu CP dụng cụ sản xuất CP khấu hao máy thi công CP dịch vụ mua ngoài CP bằn tiền khác CP sản xuất chung Giá vốn hàng bán Chi phí tài chính Chi phí bán hàng Chi phí quản lý Thu nhập khác Doanh thu khác Chi phí thuế TNDN Chi phí thuế TNDN hiện hành Chi phí thuế TNDN hoãn lại Xác định kết quả kinh doanh Tài sản thuê ngoài Phụ lục 6 BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUÝ I / 2014 Mẫu số: B02 – DN Công ty CP Đầu Tƣ Xây Dựng Số 10 IDICO Số 10 (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ -BTC 43A - Đƣờng 3/2 Q.Ninh Kiều, TP.Cần Thơ Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Quý I/2014 Đơn vị tính: Đồng Mã số Quý I/2014 Chỉ tiêu 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 19,518,968,032 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 2 3. Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV 10 19,518,968,032 4. Giá vốn hàng bán 11 18,421,919,013 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV 20 1,097,049,019 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 49,808,356 7. Chi phí tài chính 22 388,783,174 23 388,783,174 8. Chi phí bán hàng 24 162,601,293 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 295,123,557 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 300,349,351 11. Thu nhập khác 31 - 12. Chi phí khác 32 - 13. Lợi nhuận khác 40 14. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 50 300,349,351 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 75,087,338 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 225,262,013 - Trong đó: Chi phí lãi vay Ngày 15 tháng 04 năm 2014 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 88 89 90 91 [...]... toán tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO - Đánh giá ƣu điểm và nhƣợc điểm trong việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO 1.3.2 Thời... Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO cho luận văn của mình 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Nghiên cứu thực tế tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tƣ xây dựng số 10 IDICO từ đó đề xuất giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kế toán tại doanh nghiệp 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Nghiên cứu công tác tổ chức kế toán tại Công ty. .. phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán … Nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng H nh 2.3 Sơ đồ h nh thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán c Tổ chức người làm kế toán Bố trí ngƣời làm kế toán là công việc đầu tiên và rất cần thiết cho công tác tổ chức công tác kế toán. .. niệm tổ chức công tác kế toán 2.1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán Đơn vị kế toán là đơn vị (Tổng công ty, công ty, DN, xí nghiệp, chi nhánh,…) có thực hiện công tác kế toán nhƣ lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập BCTC, bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật 2.1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán Tổ chức công. .. nhiều địa phƣơng KẾ TOÁN TRƢỞNG Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán tổng hợp Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc H nh 2.1 Sơ đồ mô h nh tổ chức công tác kế toán tập trung  Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán Theo h nh thức này, DN lập phòng kế toán trung tâm; ở các đơn vị cấp cơ sở có tổ chức kế toán riêng DN lựa... vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán dƣới h nh thức phòng hoặc ban kế toán Tại mỗi phòng, ban kế toán đơn vị kế toán phải bố trí ngƣời làm kế toán hoặc ngƣời làm kế toán trƣởng Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trƣởng Trong trƣờng hợp chƣa có kế toán trƣởng th phải cử ngƣời phụ trách kế toán b Một số mô hình bộ máy kế toán Thực tế, có nhiều mô h nh (h nh thức) tổ chức công tác kế toán khác nhau DN... công tác kế toán là tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán, Luật kế toán để phản ánh t nh h nh tài chính và kết quả hoạt động SXKD Tổ chức thực hiện chế độ kế toán, chế độ bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán 2.1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán 2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán a Khái niệm Khi thành lập, đơn vị kế toán. .. tồn kho; - Bộ phận kế toán lao động và tiền lƣơng; - Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; - Bộ phận kế toán tổng hợp Khi tổ chức các bộ phận kế toán, ngƣời tổ chức công tác kế toán cần phải tổ chức theo hƣớng kết hợp giữa công việc kế toán tài chính với công tác kế toán quản trị cho các bộ phận kế toán 2.1.2.2 Chế độ chứng từ kế toán a Khái niệm Chứng từ kế toán là những giấy tờ... hoạt động hẹp ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP TRÊN Kế toán trƣởng Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kiểm tra kế toán KẾ TOÁN TRƢỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP DƢỚI Đơn vị 1 Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Đơn vị 2 Đơn vị 3 Bộ phận kế toán … Đơn vị 4 Bộ phận kế toán … … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ... + Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng; + Hƣớng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở có tổ chức kế toán riêng; + Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp toàn DN