H nh thức kế toán công ty áp dụng: Nhật ký chung.
Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong công ty áp dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 20/03/2006.
Công ty sử dụng Phần mềm CADS Accounting của Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Phần mềm Tin học để hỗ trợ công việc kế toán.
Hình 4.9 Tr nh tự ghi sổ tại công ty
Hàng ngày, khi có nghiệp vụ phát sinh, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành riêng kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có và nhập liệu vào phần mềm kế toán theo đúng phần hành. Thông tin sẽ đƣợc tự động cập nhập vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết có liên quan.
Chứng từ kế toán (thông tin đầy đủ, chính xác)
Kế toán phụ trách nhập liệu thông tin vào phần mềm kế toán
Phần mềm tự động tính toán và kết chuyển dữ liệu
Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu
Khóa sổ
58
Sổ kế toán đƣợc mở vào đầu kỳ kế toán năm. Định kỳ cuối tháng hoặc khi BGĐ yêu cầu, kế toán tiến hành đối chiếu, khóa sổ và thực hiện công việc theo yêu cầu nhƣ in lập BCTC, in sổ sách, thống kê số liệu…. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và đƣợc đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ.
Cuối quý, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Hằng ngày, khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra để nhập liệu vào phần mềm kế toán. Các thông tin sẽ tự động nhập vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán liên quan. Cuối tháng hoặc vào thời điểm cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác cần thiết trên phần mềm để khóa sổ, kết xuất, in sổ, đóng dấu và lƣu trữ.
Nhận xét về hệ thống sổ sách tại công ty
Ưu điểm
- H nh thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với quy mô của công ty. Với h nh thức này, việc ghi sổ đơn giản hơn các h nh thức khác giúp giảm thời gian thực hiện sổ sách cho kế toán viên, thuận tiện hơn trong việc kiểm tra số liệu, chứng từ và sổ sách. H nh thức kế toán Nhật ký chung tƣơng đối đơn giản, dễ dàng trong việc ghi chép.
- Công ty đã cài đặt Phần mềm kế toán CADS Accounting. Việc ứng dụng phần mềm trong công tác kế toán mang lại rất nhiều lợi ích. Kế toán viên nhẹ nhàng hơn trong việc quản lý sổ sách, số liệu, chứng từ. Rút ngắn thời gian quyết toán. Giảm nhẹ khối lƣợng công việc, độ chính xác cao.
- Trong phần mềm kế toán, từng phần hành của mỗi kế toán viên đƣợc phân ra rõ ràng nhƣng có sự liên kết chặt chẽ với nhau và đƣợc giám sát dƣới kế toán trƣởng (KTT có quyền quản trị trên phần mềm đƣợc nối mạng nội bộ). Khi kế toán trƣởng kiểm tra sẽ dễ dàng phát hiện đƣợc sai sót ở bộ phận nào, do nhân viên nào làm.
- Phần mềm kế toán mang lại tiện lợi cho nhân viên kế toán rất nhiều. Việc tính toán , kết chuyển số liệu, kiểm tra, đối chiếu, khóa sổ, kết xuất và in sổ trở nên đơn giản hơn khi có sự hỗ trợ của phần mềm.
- Do việc hạch toán, ghi sổ kế toán đƣợc thực hiện trên phần mềm kế toán nên hạn chế đƣợc những sai sót trong quá tr nh nhập liệu. Các BCTC đều đƣợc rà soát, kiểm tra kỹ lƣỡng trƣớc khi in sổ.
59
- Cuối kỳ, các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết đƣợc kết xuất và in theo thứ tự, giúp kế toán giảm bớt thời gian và khối lƣợng công việc khi phải hoàn thành sổ sách cuối kỳ.
Hạn chế
- Thông thƣờng, cách thời điểm phải nộp báo cáo khoảng một tuần, các nhân viên kế toán mới bắt đầu in các loại sổ sách báo cáo để tr nh ký, nộp báo cáo và lƣu trữ. Nhân viên kế toán có thể làm không kịp dễ nhầm lẫn hoặc có sai sót trong việc sắp xếp các loại sổ sách, in thiếu. Đôi lúc, các loại báo cáo và sổ sách đã đƣợc in ra nhƣng rơi vào đúng thời điểm KTT và Giám đốc đi công tác, không có tại công ty để tr nh ký nên việc nộp báo cáo bị trễ.
- Việc sử dụng phần mềm kế toán tuy có nhiều lợi ích nhƣng cũng có thể gặp phải vài rắc rối. Đôi lúc, phần mềm có thể bị nhiễm virus hoặc bị lỗi làm mất hoặc bị lệch so với thực tế dữ liệu đã nhập, gây khó khăn cho các nhân viên kế toán trong khoảng thời gian chờ sửa chữa hoặc mất nhiều thời gian để nhập lại dữ liệu (nếu dữ liệu bị mất).