67
Nhận xét
Ưu điểm
- Việc kiểm kê tài sản đƣợc công ty thực hiện theo đúng quy định, kiểm kê nghiêm túc, khách quan.
- Kế hoạch, tr nh tự, thời gian đƣợc sắp xếp khoa học, thuận tiện, hợp lý. Công việc kiểm kê diễn ra an toàn, nhanh chóng.
- Báo cáo kiểm kê đƣợc lập sau khi thực hiện kiểm kê. Báo cáo kiểm kê nhằm đánh giá t nh h nh sử dụng tài sản tại công ty, xem xét, đề xuất các vấn đề sử dụng tài sản.
Hạn chế
Đôi khi, công tác bố trí kiểm kê vẫn còn khó khan ở khâu nhân sự; đặc biệt là cuối năm do BGĐ thƣờng xuyên đi công tác, kế toán viên tập trung thực hiện các loại báo cáo nên gặp khó khan trong việc sắp xếp thời gian biểu của các thành phần có liên quan.
4.8 BẢO QUẢN VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN Quy trình lƣu trữ Quy trình lƣu trữ
Bảng 4.5 Quy tr nh lƣu trữ tại công ty
Trách nhiệm Quy trình Ghi chú
Ngƣời chịu trách nhiệm lƣu trữ tài liệu
Bƣớc 1: Tiếp nhận các tài liệu kế toán
Các tài liệu đƣợc đƣa vào lƣu trữ chậm nhất 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ.
Bƣớc 2: Phân loại tài liệu kế toán
- Phân loại, sắp xếp, hệ thống chứng từ theo thời gian.
- Mỗi loại đƣợc kẹp trong một tệp hồ sơ riêng, có nhãn dán ghi rõ loại chứng từ. Bƣớc 3: Lập danh sách
phân loại tài liệu kế toán theo dõi
Ghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán theo từng loại chứng từ.
Bƣớc 4 : Đƣa tài liệu kế toán vào theo dõi
Sắp xếp tài liệu vào tủ tài liệu và lƣu trữ, bảo quản.
68
Phân loại tài liệu kế toán
-Nhóm văn bản quản lý: gồm các văn bản do công ty ban hành hoặc từ các cơ quan Thuế, BHXH, cơ quan quản lý nhà nƣớc…; các văn bản về những nội quy, quy định của công ty: quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong công ty; các văn bản do công ty ban hành về các quy tr nh nghiệp vụ trong nội bộ công ty…
-Nhóm sổ sách kế toán: sổ kế toán chi tiết, số kế toán tổng hợp, các thẻ kế toán chi tiết,…
-Nhóm chứng từ kế toán: các chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các bảng biểu theo dõi và phân bổ chi phí – doanh thu…liên quan trực tiếp đến việc hạch toán kế toán: phiếu thu, phiếu chi, Giấy Báo Có, Giấy Báo Nợ, Phiếu xuất kho…
-Nhóm báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị, báo cáo thuế của các kỳ trong năm (tháng, quý, năm).
-Nhóm tài liệu khác: các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế trong công ty: tài liệu ngân hàng giải ngân cho công ty, các loại hợp đồng: hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay…….
Sắp xếp, lƣu trữ
-Chứng từ đƣợc sắp xếp theo số thứ tự liên tục, không ngắt quãng hay nhảy số, số nhỏ ở trên, số lớn ở dƣới.
-Chứng từ gốc đƣợc kẹp riêng theo từng tháng trong một tệp hồ sơ có b a đầy đủ. Sắp xếp chứng từ theo tuần tự bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng. Mỗi chứng từ hoặc nhóm chứng từ có kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho… có đầy đủ chữ ký của những ngƣời liên quan.
-Báo cáo nộp cho cơ quan thuế đƣợc sắp xếp theo tháng trong năm tài chính. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
-Sổ sách kế toán đã in hàng năm + Sổ nhật ký chung
+ Sổ nhật ký bán hàng, mua hàng + Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng + Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền
69 + Sổ cái các tài khoản
+ Sổ tổng hợp t nh h nh tăng giảm TSCĐ, CCDC + Sổ khấu hao TSCĐ, CCDC
+ Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho -Hợp đồng kinh tế:
+ Sắp xếp đầy đủ theo thứ tự đầu vào/ đầu ra.
+ Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng cần có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, ….
+ Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lƣơng: hợp đồng lao động, bảng lƣơng, có đầy đủ chữ ký.
+ Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lƣơng. -Hồ sơ pháp lý:
+ Đầy đủ hồ sơ gốc và bản photo công chứng.
+ Các công văn đến/ đi liên quan đến cơ quan thuế và các cơ quan chủ quản khác.
Tủ và kệ đựng hồ sơ và tất cả tài liệu kế toán đƣợc xếp trong một phòng nhỏ cạnh phòng kế toán. Có nhãn dán trƣớc mỗi ổ đựng tài liệu.
Tài liệu kế toán đƣa vào lƣu trữ có đầy đủ, hệ thống, phân loại, sắp xếp theo từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, BCTC). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán đƣợc sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, đảm bảo hợp lý để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Tất cả nhân viên kế toán đều có trách nhiệm trong việc lƣu trữ, bảo quản tài liệu kế toán. Mỗi ngƣời tự sắp xếp, theo dõi tài liệu kế toán liên quan đến phần hành kế toán của riêng m nh.
Công ty thực hiện việc tiêu hủy tài liệu kế toán ngay tại công ty từ khi thành lập công ty đến nay.
Nhận xét
Ưu điểm
-Tài liệu kế toán đƣợc sắp xếp, lƣu trữ theo tr nh tự khoa học. Phòng lƣu trữ đƣợc bố trí hợp lý, thuận tiện cho kế toán viên trong việc t m kiếm, rà soát tài liệu.
70
-Các loại tài liệu đƣợc sắp xếp gọn gàng, kê cao trên các kệ. Các tài liệu kế toán đƣợc phân theo từng loại tài liệu và sắp xếp theo thời gian.
-Công ty thực hiện tiêu hủy tài liệu nên lƣợng tài liệu lƣu trữ tại công ty không quá nhiều, không chiếm nhiều diện tích để lƣu trữ.
Hạn chế
-Tài liệu và chứng từ kế toán là những vật dụng dễ cháy, gây ra hỏa hoạn. Việc tập trung tài liệu tại một nơi cạnh phòng làm việc, lối thoát hiểm nhỏ chƣa đƣợc an toàn.
-Một số tài liệu lƣu trữ lâu năm nhƣng chƣa đƣợc bảo quản đúng cách nên đã có dấu hiệu bị hƣ hỏng.
71
CHƢƠNG 5
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO 5.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
-Sắp xếp riêng một kế toán viên phụ trách mảng báo cáo thuế. Kế toán thuế sẽ chịu trách nhiệm phần hành kế toán về các loại thuế phát sinh trong công ty nhƣ thuế GTGT, thuế TNDN, thuế môn bài... Nhân viên kế toán này cũng sẽ đến cơ quan thuế giao dịch, làm việc khi công ty có những vấn đề phát sinh liên quan đến thuế. Nhƣ vậy sẽ giảm bớt một phần khối lƣợng công việc cho kế toán tổng hợp, không bị áp lực về thời gian vào cuối kỳ kế toán. Bên cạnh đó, kế toán thuế sẽ giúp công ty quản lý chặt chẽ hơn các khoản thuế phải nộp, cập nhật những thông tƣ, nghị định, quy định mới về thuế nhanh chóng hơn và nộp các báo cáo thuế theo đúng thời gian quy định.
-Kế toán CCDC – NVL – TSCĐ – lƣơng cũng cần tách riêng công việc quản lý lƣơng toàn công ty. Kế toán về lƣơng sẽ quản lý, kiểm soát chấm công nhân viên công ty; kiểm tra báo cáo chấm công từ các công tr nh để tính lƣơng, lƣơng ngoài giờ…cho toàn công ty. Kế toán lƣơng phụ trách cả mảng bảo hiểm, đến cơ quan bảo hiểm giao dịch làm việc, đăng ký bảo hiểm, tính và trích các khoản có liên quan. Kế toán CCDC – NVL – TSCĐ chỉ theo dõi những CCDC, NVL và TSCĐ mua về nhập kho công ty, xuất dùng cho các công tr nh… Kế toán viên này sẽ đƣợc giảm bớt lƣợng công việc, tránh t nh trạng tính và trả lƣơng trễ.
-Thực hiện trả lƣơng qua tài khoản ngân hàng cho nhân viên công ty (công nhân tại các công tr nh vẫn nhận lƣơng bằng tiền mặt) để giảm bớt thời gian cho thủ quỹ. Đồng thời, tránh nhầm lẫn khi kế toán thực hiện nghiệp vụ, không gây mất thời gian cho nhân viên khi đến nhận lƣơng.
-Thiết lập bộ phận kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc ra quyết định; cung cấp những thông tin cần thiết; theo dõi, ghi chép chi tiết chi phí cho từng công tr nh ở từng giai đoạn khác nhau; phân tích biến động chi phí; tƣ vấn Ban Giám đốc phân bổ chi phí….giúp công ty đạt kết quả kinh doanh tốt nhất với mức chi phí tối thiểu hợp lý. Bộ phận kế toán quản trị sẽ phối hợp với các phòng ban khác để lập dự toán cho một công tr nh (trƣớc khi đấu thầu), dự toán ngân sách hoạt động trong năm cho công ty.
72
-Tuy đã có cài đặt phần mềm kế toán và sử dụng hệ thống mạng nội bộ, nhƣng để đảm bảo tính bảo mật an toàn cho các thông tin, dữ liệu kế toán, công ty cần đầu tƣ một số ổ cứng rời để lƣu trữ tài liệu, cài đặt phần mềm diệt vius, kế toán viên tự bảo vệ tài liệu trên máy tính của m nh bằng mật khẩu riêng và thƣờng xuyên thay đổi. Sắp xếp một nhân viên chuyên về công nghệ thông tin bảo dƣỡng đảm bảo hệ thống máy vi tính, phần mềm kế toán và mạng nội bộ hoạt động tốt.
-Kế toán viên cũng cần tự trang bị kiến thức về công nghệ thông tin để có thể linh động xử lý khi gặp sự cố trong quá tr nh làm việc với phần mềm kế toán.
5.2 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
-Bổ sung đầy đủ chữ ký, họ tên ghi đầy đủ, đóng dấu ở một số chứng từ còn thiếu. Nhƣ vậy sẽ đảm bảo tính chính xác, hợp pháp cho các chứng từ kế toán trong công ty; khi có kiểm tra, kiểm toán, đoàn kiểm tra sẽ không phải mất nhiều thời gian cho việc kiểm tra chứng từ, không nhắc nhở, xử phạt về thực hiện tuân thủ nguyên tắc lập chứng từ.
-Đƣợc in ra từ phần mềm kế toán, kế toán có thể linh hoạt lựa chọn số lƣợng in Phiếu thu – Phiếu chi. Kế toán thanh toán lựa chọn số lƣợng chứng từ cần in ra phù hợp với từng nghiệp vụ và có thể in thêm Phiếu thu – Phiếu chi cho thủ quỹ lƣu làm chứng từ.
-Dữ liệu đƣợc nhập vào phần mềm kế toán và in ra chứng từ. Tuy đƣợc in ra từ phần mềm nhƣng chứng từ cần đƣợc đối chiếu, kiểm tra với các chứng từ cùng nghiệp vụ.
-Công ty đã có chữ ký số của riêng m nh và sử dụng trong việc kê khai, nộp tờ khai thuế qua mạng. Do đó, công ty có thể ứng dụng chứng từ điện tử và chữ ký số trong nhiều giao dịch khác. Về mặt kỹ thuật, chữ ký số đã đƣợc chứng minh là đảm bảo an ninh cao, duy nhất và không thể giả mạo. Bộ Tài chính cũng đã công nhận tính pháp lý của h nh thức giao dịch điện tử sử dụng chữ ký số trong Thông tƣ 180/2010/TT-BTC; tờ khai thuế, các hồ sơ điện tử có sử dụng chữ ký số có giá trị tƣơng đƣơng hồ sơ thuế đƣợc gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.
-Các công tr nh thực hiện nghiêm túc, tập hợp đầy đủ chứng từ đúng thời gian quy định để Phòng Kế toán trung tâm lập và nộp báo cáo kịp thời (nộp báo cáo thuế đúng thời gian quy định của cơ quan thuế).
-Xây dựng lƣu đồ lƣu chuyển chứng từ đơn giản nhƣng vẫn đầy đủ, khoa học để tiết kiệm thời gian, thực hiện hạch toán, ghi sổ nhanh chóng,
73
không mất nhiều thời gian của kế toán viên và các nhân viên của công ty, các cá nhân bên ngoài khi đến làm việc với Phòng Kế toán.
-Trên một số chứng từ, thiết kế để bổ sung thêm thông tin về chi phí đƣợc đề cập trên chứng từ để phục vụ nhu cầu quản lý chi phí cho công ty.
-Cài đặt phần mềm quản lý kho giúp thủ kho quản lý NVL, CCDC dễ dàng hơn. Việc nhập, xuất kho đƣợc quản lý trên hệ thống, phần mềm giúp thủ kho kiểm soát chặt chẽ số lƣợng, giá trị khi nhập, xuất kho của từng loại NVL, CCDC; quản lý từng nghiệp vụ, vụ việc phát sinh liên quan đến kho; hỗ trợ tính giá xuất kho…. Ngoài ra, phần mềm quản lý kho còn cung cấp đầy đủ các loại sổ sách quản lý kho, sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất kho…. Trong phần mềm quản lý kho có cơ chế phân quyền theo từng nhóm truy cập, KTT, kế toán tổng hợp và kế toán NVL, CCDC có thể truy cập vào phần mềm để kiểm tra, tính toán số lƣợng nhập, xuất kho, tính giá xuất kho.
Nguồn Internet
74
Nguồn Internet
Hình 5.2 Mẫu thẻ kho đƣợc lập trên phần mềm quản lý kho
Nguồn Internet
75
5.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
-Công ty nên mở thêm TK 007 để theo dõi t nh h nh thu – chi ngoại tệ , số tồn còn lại của từng loại ngoại tệ mà công ty sử dụng.
-Chi tiết tài khoản cấp 2 đối với tài khoản 623 – chi phí sử dụng máy thi công. Tài khoản 623 dùng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động thi công công tr nh. Chi tiết tài khoản cấp 2 cho tài khoản 623 gồm: chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí đụng cụ máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài…. Chi tiết tài khoản cấp 3 là các công tr nh công ty đang thực hiện.
Bảng 5.1 Chi tiết tài khoản cấp 2, cấp 3 cho tài khoản 623
Tài khoản
623
Tài khoản cấp 2 Tài khoản cấp 3
CP sử dụng
máy thi công
6231 – Chi phí nhân công (không tính các khoản trích
theo lƣơng cho công nhân)
62311–Chi phí nhân công tại công tr nh A 62312–Chi phí nhân công tại công tr nh B 6232 – Chi phí vật liệu 62321–Chi phí vật liệu tại công tr nh A
62322–Chi phí vật liệu tại công tr nh B 6233 – Chi phí dụng cụ
sản xuất
62331–Chi phí dụng cụ tại công tr nh A 62332–Chi phí dụng cụ tại công tr nh B …
Với cách chi tiết tài khoản nhƣ thế này, kế toán có thể dễ dàng quản lý các khoản chi phí liên quan đến sử dụng xe, máy thi công tại các công tr nh. Mỗi khi có nhu cầu nhƣ trả lƣơng,…kế toán viên quản lý đƣợc nghiệp vụ trả lƣơng công nhân điều khiển xe, máy thi công, vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, nguyên liệu cho máy tại cụ thể công tr nh nào… Điều này giúp cho kế toán quản lý chặt chẽ chi phí liên quan đến máy thi công tại các công tr nh chặt chẽ hơn, phân bổ các loại chi phí liên quan đến máy thi công tại các công tr nh cụ thể hơn.
-Bên cạnh đó, công ty xây dựng hệ thống tài khoản kết hợp giữa hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị trên cơ sở hệ thống kế toán đã đƣợc Bộ Tài chính ban hành thống nhất. Các tài khoản đƣợc dùng để phục vụ cho công tác KTQT cũng chính là đối tƣợng của KTTC đƣợc chi tiết hóa. KTQT có thể theo dõi định phí và biến phí trong công ty thông qua các mã quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý thông tin. Cấu trúc mã số tài khoản có thể đƣợc xây dựng nhƣ sau:
76 Bảng5.2 Xây dựng mã tài khoản
1 2 3 4 5
Số hiệu tài khoản
Tài khoản cấp 1 Tài khoản cấp 2 Mã quản lý KTQT