4.6.1 Kiểm tra trong nội bộ công ty
Kiểm tra sổ sách và chứng từ kế toán: Định kỳ hàng tháng, hàng quý, Phòng Kế toán thực hiện kiểm tra nội bộ nhằm đảm bảo tính chính xác của
62
công tác kế toán, đảm bảo thực hiện đúng các chính sách, chuẩn mực, chế độ của kế toán. Các bộ phận sẽ tự kiểm tra lại sổ sách; kiểm tra việc ghi chép, nhập số liệu để điều chỉnh nếu có sai sót. Khi kết thúc một quý, KTT sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ kế toán chi tiết. Thông thƣờng, KTT kiểm tra sổ sách, ghi chép, nhập liệu, chứng từ…và một số nội dung khác khi có yêu cầu của Ban Giám đốc.
Kiểm tra việc thực hiện chính sách nội bộ của công ty: Trong công ty có một số quy định, chính sách áp dụng cho nhân viên trong công tác hàng ngày (phụ cấp tiền xăng xe công tác, tiền thƣởng khi hoàn thành công việc trƣớc hạn…). Khi tiến hành kiểm tra nội bộ công ty, KTT sẽ xem xét, kiểm tra việc tuân thủ theo chính sách công ty của các kế toán viên trong công tác hạch toán và tính toán, ghi sổ hàng ngày.
Kiểm tra quỹ: Vào cuối mỗi ngày, thủ quỹ kiểm đếm, ghi chép vào sổ số tiền còn tồn và đối chiếu với các kế toán chi tiết về các nghiệp vụ thanh toán trong ngày. Cuối mỗi tháng, Ban Giám đốc cùng KTT và thủ quỹ kiểm lại số quỹ tồn. Khi kiểm tra sẽ có Biên bản, có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của các bên tham gia kiểm tra.
Khi kết thúc niên độ kế toán, Ban Giám đốc phối hợp cùng các phòng ban tiến hành kiểm tra toàn bộ sổ sách, chứng từ… trong năm.
Ngoài ra, Ban Giám đốc còn phối hợp với Phòng Kế toán tiến hành kiểm tra hoạt động của các công tr nh. Thông qua BCQT của Phòng Kế toán và một số báo cáo từ các phòng ban khác, Ban Giám đốc kiểm tra, đánh giá tính hữu hiệu và tính hiệu quả của các đội thi công công tr nh. Đối với mỗi công tr nh, Ban Giám Đốc sẽ xem xét chi phí đã bỏ ra và mức độ hoàn thành công tr nh tới đâu để tiếp tục đầu tƣ hay giảm bớt chi phí cũng nhƣ đôn đốc tiến tr nh thực hiện công tr nh để hoàn thành công tr nh sớm nhất có thể.
4.6.2 Kiểm tra do cơ quan có thẩm quyền thực hiện
Thời điểm đƣợc kiểm tra gần nhất của công ty là khoảng đầu năm 2014, do Kiểm toán khu vực V thực hiện. Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra về việc vận dụng chế độ kế toán: việc vận dụng TK kế toán, h nh thức sổ kế toán, kiểm tra chứng từ;
- Kiểm tra việc ghi chép sổ sách: ghi chép sổ có đúng số liệu, khớp với các thông tin trên chứng từ, rõ ràng, rành mạch;
- Kiểm tra chứng từ: kiểm tra tính thực tế, độ chính xác của thông tin trên chứng từ, kiểm tra xem chứng từ có hợp lý, hợp lệ không, đối chiếu với các nghiệp vụ đã đƣợc ghi trong sổ;
63
- Kiểm tra BCTC: kiểm tra để theo dõi đƣợc t nh h nh SXKD, t nh h nh tài chính của công ty;
- Kiểm tra bộ máy kế toán: kiểm tra bộ máy nhân viên kế toán có đủ năng lực, tr nh độ, điều kiện thực hiện chức năng của m nh; kiểm tra thực hiện công việc kế toán có đúng chuẩn mực, các quy định về kế toán, kế toán có thực hiện đúng trách nhiệm không.
Kết luận của đoàn kiểm tra:
- Công ty thực hiện đúng chế độ kế toán, tuân thủ đúng các quy định về kế toán của pháp luật;
- Thực hiện chứng từ, sổ sách theo đúng quy định của Bộ Tài chính; sổ sách và chứng từ khớp đúng với nhau;
- Thực hiện đúng chuẩn mực kế toán khi thực hiện công việc kế toán; - BCTC rõ ràng, minh bạch, khớp đúng với sổ sách kế toán;
- Đội ngũ nhân viên kế toán có đủ năng lực, tr nh độ, kinh nghiệm để thực hiện công việc kế toán.
Nhận xét
- Công ty tuân thủ theo các chế độ, chính sách, quy định về kiểm tra kế toán tại đơn vị. Quá tr nh kiểm tra diễn ra theo đúng tr nh tự và kế hoạch đã đƣợc lập.
- Sau khi kiểm tra nội bộ, công ty họp báo cáo kết quả kiểm tra, đánh giá và đƣa ra những giải pháp phù hợp cho các vấn đề cần giải quyết, giúp công ty hoàn thiện hơn.
- Khi kiểm toán, công ty tạo điều kiện tốt, hỗ trợ và cung cấp những thông tin cần thiết cho những kiểm toán viên làm việc thuận lợi.
- Tuy nhiên, công ty chƣa thành lập Ban Kiểm soát để kiểm tra toàn bộ hoạt động của công ty mà chỉ tiến hành kiểm tra nội bộ công ty bởi Ban Giám đốc và một số đại diện của các phòng bàn.
4.7 TỔ CHỨC KIỂM KÊ TÀI SẢN
Vào cuối năm tài chính hoặc vào thời điểm cần thiết, công ty thực hiện kiểm kê tài sản. Tr nh tự thủ tục kiểm kê tài sản của công ty đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau:
-Bƣớc 1: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản; -Bƣớc 2: Tiến hành kiểm kê tài sản của công ty;
64
-Bƣớc 3:Tổng hợp kết quả, lập Báo cáo kiểm kê tài sản; -Bƣớc 4: Báo cáo kết quả kiểm kê.
Hội đồng kiểm kê tài sản bao gồm các thành viên sau: - Giám đốc – Chủ tịch Hội đồng kiểm kê;
- Trƣởng (hoặc Phó) các phòng ban; - Kế toán trƣởng;
- Thủ kho;
- Trƣởng nhóm giám sát, quản lý công tr nh; - Kế toán TSCĐ.
Trƣớc khi kiểm kê, bộ phận văn phòng chuẩn bị phiếu kiểm kê để dán lên tài sản đƣợc kiểm kê, các bảng biểu phục vụ việc kiểm kê. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp kho gọn gàng, xếp theo chủng loại các vật tƣ, NVL - CCDC, để riêng các loại vật tƣ, NVL - CCDC nhận bảo quản giúp.
Hội đồng kiểm kê tài sản sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ các loại tài sản hiện có của công ty tại công ty và ngoài công ty (tại các công tr nh). Nội dung kiểm kê bao gồm:
-Kiểm tồn quỹ TM, số dƣ tài khoản công ty tại các ngân hàng.
-Kiểm kê tồn kho: kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng của NVL, CCDC tồn kho.
-Kiểm tra công nợ: kiểm các khoản phải thu, khoản phải trả, trả trƣớc cho ngƣời cung cấp, khách hàng trả trƣớc.
-TSCĐ: kiểm kê các loại máy móc, thiết bị phục vụ thi công tại công tr nh (máy khoan, máy ép nhồi cọc…), các máy móc thiết bị phục vụ quản lý (máy vi tính, các loại máy văn phòng…), phƣơng tiện vận tải di chuyển (ô tô, xe lu, xe cẩu, xe bồn trộn xi măng, máy xúc…), các TSCĐ vô h nh và các TSCĐ khác.
Khi tiến hành kiểm kê tài sản, việc kiểm kê dựa trên số lƣợng tài sản thực tế hiện còn tại công ty hoặc đang sử dụng, không kiểm kê những tài sản nhận trông giữ, bảo quản giúp.
Chỉ tiêu chủ yếu thu thập trong đợt kiểm tra:
-Về hiện vật: tên tài sản, số lƣợng, chất lƣợng tài sản…
-Về giá trị tài sản: nguyên giá trên sổ sách và giá trị còn lại thực tế của tài sản.
65 Báo cáo kiểm kê cung cấp các thông tin:
-T nh h nh sử dụng tài sản (thừa hay thiếu, tính hiệu quả) tại các phòng ban và công trình.
-Chênh lệch và kiến nghị xử lý chênh lệch về số lƣợng, giá trị giữa sổ sách và thực tế.
-Mức độ hoạt động của tài sản. Khả năng sử dụng và bảo quản của các đơn vị.
-Đề xuất sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển hay thanh lý tài sản.
CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO
PHIẾU KIỂM KÊ TÀI SẢN
Tên tài sản: Bàn làm việc
Ngày đƣa vào sử dụng: 15/08/2012 Bộ phận sử dụng: Văn phòng Hiện trạng: Tốt
Ngày kiểm kê: 25/12/2012
CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO
PHIẾU KIỂM KÊ TÀI SẢN
Tên tài sản: Máy tính để bàn
Ngày đƣa vào sử dụng: 23/04/2011 Bộ phận sử dụng: Phòng Kế toán Hiện trạng: Tốt
Ngày kiểm kê: 25/12/2012
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
66 CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10
Địa chỉ: số 43 đƣờng 3/2, quận Ninh Kiều thành phố Cần Thơ
Mẫu: 08a-TT
(Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ
(Dùng cho VNĐ) Số: KK013
Hôm nay, vào 07h30 ngày 01 tháng 12 năm 2013 Chúng tôi gồm:
Ông:Phan Văn Tuân (Giám đốc)
Ông: Nguyễn Thành Trung (Kế toán trƣởng) Bà:Đặng Thị Kim Oanh (Thủ quỹ)
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả nhƣ sau:
STT Diễn giải Mệnh giá Số lƣợng (tờ) Số tiền
I Số dƣ theo quỹ 821,397,654 II Số kiểm kê thực tế 1 500,000 978 489,000,000 2 200,000 958 191,600,000 3 100,000 959 95,900,000 4 50,000 469 23,450,000 5 20,000 598 11,960,000 6 10,000 859 8,590,000 7 5,000 107 535,000 8 2,000 88 176,000 9 1,000 157 157,000 10 500 59 29,500 11 200 0 - Tổng 821,397,500
III Chênh lệch (III=I-II) 154
Lý do: + Thừa: Do tiền lẻ
Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Số tiền trên sổ sách đúng với thực tế.
Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
67
Nhận xét
Ưu điểm
- Việc kiểm kê tài sản đƣợc công ty thực hiện theo đúng quy định, kiểm kê nghiêm túc, khách quan.
- Kế hoạch, tr nh tự, thời gian đƣợc sắp xếp khoa học, thuận tiện, hợp lý. Công việc kiểm kê diễn ra an toàn, nhanh chóng.
- Báo cáo kiểm kê đƣợc lập sau khi thực hiện kiểm kê. Báo cáo kiểm kê nhằm đánh giá t nh h nh sử dụng tài sản tại công ty, xem xét, đề xuất các vấn đề sử dụng tài sản.
Hạn chế
Đôi khi, công tác bố trí kiểm kê vẫn còn khó khan ở khâu nhân sự; đặc biệt là cuối năm do BGĐ thƣờng xuyên đi công tác, kế toán viên tập trung thực hiện các loại báo cáo nên gặp khó khan trong việc sắp xếp thời gian biểu của các thành phần có liên quan.
4.8 BẢO QUẢN VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN Quy trình lƣu trữ Quy trình lƣu trữ
Bảng 4.5 Quy tr nh lƣu trữ tại công ty
Trách nhiệm Quy trình Ghi chú
Ngƣời chịu trách nhiệm lƣu trữ tài liệu
Bƣớc 1: Tiếp nhận các tài liệu kế toán
Các tài liệu đƣợc đƣa vào lƣu trữ chậm nhất 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ.
Bƣớc 2: Phân loại tài liệu kế toán
- Phân loại, sắp xếp, hệ thống chứng từ theo thời gian.
- Mỗi loại đƣợc kẹp trong một tệp hồ sơ riêng, có nhãn dán ghi rõ loại chứng từ. Bƣớc 3: Lập danh sách
phân loại tài liệu kế toán theo dõi
Ghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán theo từng loại chứng từ.
Bƣớc 4 : Đƣa tài liệu kế toán vào theo dõi
Sắp xếp tài liệu vào tủ tài liệu và lƣu trữ, bảo quản.
68
Phân loại tài liệu kế toán
-Nhóm văn bản quản lý: gồm các văn bản do công ty ban hành hoặc từ các cơ quan Thuế, BHXH, cơ quan quản lý nhà nƣớc…; các văn bản về những nội quy, quy định của công ty: quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong công ty; các văn bản do công ty ban hành về các quy tr nh nghiệp vụ trong nội bộ công ty…
-Nhóm sổ sách kế toán: sổ kế toán chi tiết, số kế toán tổng hợp, các thẻ kế toán chi tiết,…
-Nhóm chứng từ kế toán: các chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các bảng biểu theo dõi và phân bổ chi phí – doanh thu…liên quan trực tiếp đến việc hạch toán kế toán: phiếu thu, phiếu chi, Giấy Báo Có, Giấy Báo Nợ, Phiếu xuất kho…
-Nhóm báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị, báo cáo thuế của các kỳ trong năm (tháng, quý, năm).
-Nhóm tài liệu khác: các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế trong công ty: tài liệu ngân hàng giải ngân cho công ty, các loại hợp đồng: hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay…….
Sắp xếp, lƣu trữ
-Chứng từ đƣợc sắp xếp theo số thứ tự liên tục, không ngắt quãng hay nhảy số, số nhỏ ở trên, số lớn ở dƣới.
-Chứng từ gốc đƣợc kẹp riêng theo từng tháng trong một tệp hồ sơ có b a đầy đủ. Sắp xếp chứng từ theo tuần tự bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng. Mỗi chứng từ hoặc nhóm chứng từ có kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho… có đầy đủ chữ ký của những ngƣời liên quan.
-Báo cáo nộp cho cơ quan thuế đƣợc sắp xếp theo tháng trong năm tài chính. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
-Sổ sách kế toán đã in hàng năm + Sổ nhật ký chung
+ Sổ nhật ký bán hàng, mua hàng + Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng + Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền
69 + Sổ cái các tài khoản
+ Sổ tổng hợp t nh h nh tăng giảm TSCĐ, CCDC + Sổ khấu hao TSCĐ, CCDC
+ Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho -Hợp đồng kinh tế:
+ Sắp xếp đầy đủ theo thứ tự đầu vào/ đầu ra.
+ Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng cần có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, ….
+ Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lƣơng: hợp đồng lao động, bảng lƣơng, có đầy đủ chữ ký.
+ Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lƣơng. -Hồ sơ pháp lý:
+ Đầy đủ hồ sơ gốc và bản photo công chứng.
+ Các công văn đến/ đi liên quan đến cơ quan thuế và các cơ quan chủ quản khác.
Tủ và kệ đựng hồ sơ và tất cả tài liệu kế toán đƣợc xếp trong một phòng nhỏ cạnh phòng kế toán. Có nhãn dán trƣớc mỗi ổ đựng tài liệu.
Tài liệu kế toán đƣa vào lƣu trữ có đầy đủ, hệ thống, phân loại, sắp xếp theo từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, BCTC). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán đƣợc sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, đảm bảo hợp lý để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Tất cả nhân viên kế toán đều có trách nhiệm trong việc lƣu trữ, bảo quản tài liệu kế toán. Mỗi ngƣời tự sắp xếp, theo dõi tài liệu kế toán liên quan đến phần hành kế toán của riêng m nh.
Công ty thực hiện việc tiêu hủy tài liệu kế toán ngay tại công ty từ khi thành lập công ty đến nay.
Nhận xét
Ưu điểm
-Tài liệu kế toán đƣợc sắp xếp, lƣu trữ theo tr nh tự khoa học. Phòng lƣu trữ đƣợc bố trí hợp lý, thuận tiện cho kế toán viên trong việc t m kiếm, rà soát tài liệu.
70
-Các loại tài liệu đƣợc sắp xếp gọn gàng, kê cao trên các kệ. Các tài liệu kế toán đƣợc phân theo từng loại tài liệu và sắp xếp theo thời gian.
-Công ty thực hiện tiêu hủy tài liệu nên lƣợng tài liệu lƣu trữ tại công ty không quá nhiều, không chiếm nhiều diện tích để lƣu trữ.
Hạn chế
-Tài liệu và chứng từ kế toán là những vật dụng dễ cháy, gây ra hỏa hoạn. Việc tập trung tài liệu tại một nơi cạnh phòng làm việc, lối thoát hiểm nhỏ chƣa đƣợc an toàn.
-Một số tài liệu lƣu trữ lâu năm nhƣng chƣa đƣợc bảo quản đúng cách