Khi Việt Nam đã tham gia tổ chức kinh tế WTO th đã có rất nhiều nhà đầu tƣ vào Việt Nam để đầu tƣ và hợp tác, do đó có nhiều công tr nh mới ra đời, đó cũng là cơ hội và thách thức cho ngành xây dựng Việt Nam nói chung và công ty nói riêng. Nhiệm vụ đặt ra cho công ty là xây dựng các công tr nh giao thông, hạ tầng đô thị, trƣờng học, …
Để đáp ứng nhu cầu thị trƣờng đòi hỏi công ty phải không ngừng cải tiến và nâng cao chất lƣợng sản phẩm xây dựng. Bên cạnh đó, công ty không ngừng quảng bá thƣơng hiệu của m nh trên tạp chí, internet…
37
CHƢƠNG 4
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO 4.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
4.1.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán
a. Mô hình tổ chức công tác kế toán
Công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn bao gồm nhiều xí nghiệp và đơn vị trực thuộc. Do đó, để phù hợp với quy mô và t nh h nh hoạt động SXKD của công ty, bộ phận kế toán đã áp dụng mô h nh kế toán vừa tập trung vừa phân tán để tổ chức công tác kế toán tại công ty.
Theo h nh thức này, các đội sản xuất - công tr nh đƣợc công ty trực tiếp quản lý có trách nhiệm tập hợp, kiểm tra chứng từ ban đầu, ghi chép ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi gửi về Phòng Kế toán. Tại đây, sau khi nhận đƣợc đầy đủ các chứng từ có liên quan, kế toán sẽ thực hiện định khoản nghiệp vụ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp các nghiệp vụ. Công việc lập báo cáo và thông tin về t nh h nh sản xuất kinh doanh tại các đội sản xuất này đều đƣợc thực hiện tập trung tại Phòng Kế toán.
Ngoài ra, các xí nghiệp đã có bộ máy lãnh đạo hoàn chỉnh, có bộ phận kế toán riêng sẽ hoàn thành các công việc kế toán phát sinh ở xí nghiệp, định kỳ gửi BCTC về Phòng Kế toán trung tâm. Phòng Kế toán của công ty sẽ kiểm tra báo cáo do các xí nghiệp gửi lên rồi tổng hợp lại.
38
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
H nh 4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty IDICO
b. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán
-Thực hiện chức năng kế hoạch và quản lý nguồn vốn, tài sản của công ty, sử dụng tài sản và nguồn vốn theo đúng quy chế tài chính.
-Thực hiện công tác hạch toán và báo cáo kế toán.
-Thống kê các thông tin kinh tế nội bộ của công ty, giữa công ty với các đơn vị trực thuộc, giữa công ty với các đối tác.
-Kiểm tra, phân tích t nh h nh hoạt động tài chính của công ty.
-Theo dõi t nh h nh sản xuất thi công tại các công tr nh thông qua các chứng từ kế toán ở từng giai đoạn, hạng mục.
KẾ TOÁN TRƢỞNG Phó Phòng Kế toán Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Kế toán HTK, TSCĐ, lƣơng Bộ phận kế toán ở các Xí nghiệp Xí nghiệp xây dựng số1 Xí nghiệp xây dựng số 6 Xí nghiệp thủy điện
Nhân viên kế toán ở các đội sản xuất – công trình
39
4.1.2 Các bộ phận trong bộ máy kế toán
Kế toán trƣởng
- Là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng Kế toán.
- Tổ chức công tác kế toán phù hợp với t nh h nh hoạt động của công ty theo yêu cầu của từng giai đoạn, phù hợp với nhu cầu quản lý công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo thực hiện công việc kế toán theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán. Hoàn thiện bộ máy kế toán trong công tác tổng hợp, thống kê, lập báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính theo đúng tr nh tự, quy định.
- Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác.
- Đảm bảo các thông tin kinh tế cung cấp hợp lý, hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của công ty trong các hợp đồng kinh tế.
- Theo dõi tất cả sổ sách, chứng từ, các dòng tiền, các tài khoản TGNH của công ty để tránh t nh trạng thất thoát.
- Kiểm tra các báo cáo, kiểm soát t nh h nh hoạt động SXKD ở các đơn vị trực thuộc.
- Phân tích BCTC. Theo dõi t nh h nh tài chính của công ty để kịp thời báo cáo với Ban Giám đốc. Đề xuất, đƣa ra những ý kiến để đảm bảo, nâng cao hoạt động tài chính.
Phó Phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp
- Hạch toán tổng hợp từ các nghiệp vụ phát sinh, tiếp nhận, chỉnh lý số liệu từ các báo cáo của các đơn vị trực thuộc về quá tr nh sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Kiểm soát việc chấp hành các nguyên tắc kế toán, điều chỉnh sai sót về hạch toán nghiệp vụ.
- Bảo vệ số liệu quyết toán trƣớc cơ quan nhà nƣớc.
- Lƣu trữ thông tin, quản lý hồ sơ, chứng từ, đôn đốc luân chuyển chứng từ hồ sơ từ các xí nghiệp về công ty.
- Lập báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ. Kế toán thanh toán
- Theo dõi thu - chi, các khoản thanh toán trong nội bộ công ty và các khoản thanh toán của công ty với khách hàng và ngƣời cung cấp hàng ngày.
40
- Tiếp nhận và xử lý các chứng từ thu – chi, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ có liên quan.
- Hoàn chỉnh các sổ sách, chứng từ có liên quan đến công tác thu – chi. - Theo dõi t nh h nh công nợ của công ty. Báo cáo t nh h nh công nợ khi có yêu cầu. Khi có biến động về t nh h nh công nợ, báo cáo với Kế toán trƣởng và Ban Giám đốc các số liệu và chi tiết liên quan để kịp thời xử lý.
- Đối chiếu với thủ quỹ về số tiền thanh toán vào cuối ngày. Kế toán ngân hàng
- Theo dõi các khoản tiền vay, tiền gửi ngân hàng tại các ngân hàng. - Thực hiện các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngân hàng nhƣ: lập ủy nhiệm chi thanh toán cho ngƣời bán, theo dõi tiền thanh toán của chủ đầu tƣ và thông báo kịp thời cho Kế toán trƣởng và các bộ phận có liên quan để thực hiện theo đúng hợp đồng hoặc xử lý kịp thời khi gặp sự cố.
- Ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, Séc thanh toán.
- Theo dõi, cập nhật, ghi nhận số dƣ tài khoản ngân hàng, đối chiếu số dƣ các tài khoản với sổ phụ ngân hàng.
- Theo dõi t nh h nh vay vốn, báo cáo với Kế toán trƣởng để tr nh với Ban Giám đốc có kế hoạch điều chỉnh, xử lý, thanh toán theo đúng trách nhiệm, quy định và đảm bảo t nh h nh tài chính ổn định.
Kế toán hàng tồn kho – tài sản cố định – lƣơng
- Theo dõi vật tƣ công ty mua về và cung cấp cho các công trình, xí nghiệp sử dụng.
- Theo dõi số lƣợng TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ. - Đăng ký tu sửa, bảo dƣỡng TSCĐ.
- Hàng tháng, tập hợp chứng từ tiền lƣơng ở các xí nghiệp và công tr nh gửi về rồi kiểm tra, tr nh Giám đốc giải quyết. Sau đó, tính toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng rồi tổng hợp và gửi về cho kế toán tổng hợp.
- Theo dõi t nh h nh BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn và các khoản trích theo lƣơng theo tỷ lệ quy định của Nhà nƣớc của công nhân viên toàn công ty; làm việc với cơ quan Bảo hiểm khi có nhu cầu.
41 Kế toán tại các công trình
- Có trách nhiệm kiểm tra, quản lý thu chi tại công tr nh, các chi phí phát sinh và nhập xuất vật tƣ.
- Hàng tháng tập hợp chứng từ phát sinh tại công tr nh gửi về công ty để tập hợp chi phí và kê khai thuế GTGT đầu vào.
Thủ quỹ
- Quản lý tiền mặt và các đơn vị tiền tệ khác tại công ty. - Thực hiện thu chi hàng ngày.
- Quản lý Sổ tiền mặt và các chứng từ liên quan đến thu chi quỹ. - Cuối ngày, đối chiếu lại số tiền quỹ với kế toán thu chi.
4.1.3 Nhân sự trong bộ máy kế toán
Phòng Kế toán – Tài chính bao gồm: Kế toán trƣởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán HTK – TSCĐ – lƣơng, Kế toán ngân hàng và Thủ quỹ.
Toàn bộ nhân sự trong Phòng Kế toán – Tài chính đều có tr nh độ Đại học trở lên, thâm niên kế toán lâu năm chuyên về lĩnh vực xây dựng. Mỗi ngƣời đều đảm nhận một vai trò riêng trong bộ máy kế toán.
Bảng 4.1 Tổ chức nhân sự của Phòng Kế toán – tài chính tại công ty
STT Họ và tên Chức năng Trình độ Kinh nghiệm
1 Nguyễn Thành Trung Kế toán trƣởng Đại học 10 năm 2 Đặng Văn Rỡ Kế toán tổng hợp Đại học 05 năm 3 Đào Thị Yến Kế toán thanh toán Trung cấp 05 năm
4 Nguyễn Ngọc Vân
Kế toán HTK –
TSCĐ – lƣơng Đại học 03 năm Kế toán ngân hàng
5 Đặng Thị Kim Oanh Thủ quỹ Đại học 05 năm
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
4.1.4 Tổ chức cơ sở vật chất
Phòng Kế toán – Tài chính đƣợc công ty trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu công việc.
42
Bảng 4.2 Trang thiết bị, cơ sở vật chất tại Phòng Kế toán – Tài chính
STT Tên thiết bị, vật dụng Số lƣợng
1 Phòng làm việc 2 phòng 2 Phòng lƣu trữ tài liệu kế toán 1 phòng 3 Bàn ghế làm việc 6 bộ 4 Bộ bàn ghế tiếp khách 1 bộ 5 Máy vi tính 6 cái
6 Máy in 4 cái
7 Máy photocopy 1 cái 8 Điện thoại bàn 4 cái
9 Máy fax 1 cái
10 Máy đóng tập hồ sơ 1 cái 11 Tủ đựng hồ sơ 4 cái 12 Kệ để văn bản 2 cái
13 Két sắt 1 cái
14 Các vật dụng, thiết bị văn phòng khác
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
Nhận xét về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
a) Hình thức tổ chức
Ưu điểm
-Với đặc thù là công ty xây dựng, có nhiều phòng ban và đơn vị trực thuộc, mô h nh kế toán vừa tập trung vừa phân tán giúp cho công ty dễ dàng hơn trong việc quản lý. H nh thức tổ chức này giúp công ty thuận tiện hơn trong việc giám sát, bố trí, sắp xếp công việc và phân công nhiệm vụ rõ ràng.
-Từng kế toán viên đƣợc phân công công việc cụ thể, không trùng lắp giữa các phần hành công việc giúp cho kế toán viên thể hiện và phát huy đƣợc hết năng lực bản thân trong công việc.
-Công việc kế toán trong công ty đƣợc điều hành và quản lý bởi kế toán trƣởng. Các nhân viên kế toán phối hợp và có mối quan hệ gắn bó với nhau trong công việc chuyên môn để giúp KTT trong công tác tƣ vấn tài chính cho
43
Ban Giám đốc, nâng cao hiệu quả công tác kế toán cũng nhƣ hoạt động SXKD, hoạt động tài chính của công ty.
-Các nhân viên kế toán làm công việc chuyên môn độc lập nhƣng có sự phối hợp và bổ trợ nhau trong công tác hạch toán kế toán.
-Ở mỗi công tr nh đều có một kế toán riêng, giúp cho việc theo dõi chi phí ở các công tr nh thuận tiện hơn. Đồng thời, tiến tr nh thi công công tr nh cũng đƣợc theo dõi sát sao, giúp công ty hoàn thành đúng tiến độ.
-Việc triển khai kế toán nhanh gọn, thuận tiện trong việc luân chuyển chứng từ, chỉ đạo kịp thời công tác kế toán.
Hạn chế
-Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ. Vào cuối năm hoặc những thời điểm cần báo cáo, lƣợng công việc nhiều sẽ ảnh hƣởng đến kế toán tổng hợp cũng nhƣ những nhân viên kế toán khác. Kế toán ở Phòng trung tâm phải tập trung chứng từ và báo cáo từ những xí nghiệp, đội sản xuất về rồi mới tiến hành công việc, do đó những nhân viên kế toán tại phòng kế toán trung tâm đôi lúc phải làm thêm giờ cho kịp với thời hạn báo cáo. Đồng thời, kế toán tổng hợp sẽ bị áp lực về thời gian, có thể dẫn đến sai sót trong thông tin cung cấp trên báo cáo.
-Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp đảm nhiệm luôn phần báo cáo thuế. Điều này ảnh hƣởng rất nhiều đến công tác báo cáo thuế. Nếu kế toán tổng hợp phải thực hiện đồng thời nhiều báo cáo cùng lúc, sẽ có sự chậm trễ hoặc sai sót thông tin, số liệu trên báo cáo.
-Kế toán hàng tồn kho – tài sản cố định – lƣơng cùng lúc đảm nhiệm nhiều phần hành. Nhân viên kế toán này phải theo dõi đồng thời NVL, CCDC mua về tại công ty và cung cấp cho các công tr nh, TSCĐ sử dụng ở công ty và các công tr nh; đồng thời theo dõi lƣơng và các khoản liên quan cho toàn công ty. Do công ty có nhiều công tr nh, mỗi công tr nh lại có nhu cầu về NVL, CCDC cũng nhƣ sử dụng TSCĐ khác nhau, kế toán phải theo dõi chi tiết rất nhiều. Vậy nên việc theo dõi đồng thời cùng với tiền lƣơng (số lƣợng công nhân ở các công tr nh rất lớn và khác nhau) là một trở ngại cho kế toán viên. Ngoài ra, nhân viên kế toán này phụ trách luôn phần hành kế toán ngân hàng. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho nhân viên kế toán.Vào thời điểm cuối tháng, kế toán viên chịu nhiều áp lực về mặt thời gian với lƣợng lớn công việc phải làm; vừa phải tổng hợp tiền lƣơng, vừa phải kiểm tra, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng,cùng lúc theo dõi HTK – TSCĐ.
44
b) Người làm kế toán
- Nhân sự trong bộ máy kế toán của công ty có đầy đủ tr nh độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Đáp ứng đƣợc các quy định về tiêu chuẩn, quyền hạn và trách nhiệm của ngƣời làm kế toán.
- Mỗi kế toán viên đều có trách nhiệm với công việc đƣợc phân công của m nh, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao đúng thời hạn quy định.
- Đa phần đội ngũ kế toán có tr nh độ đồng đều và kinh nghiệm lâu năm về kế toán trong lĩnh vực xây dựng giúp cho bộ máy kế toán của công ty vận hành tốt hơn.
- KTT đã có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế vế kế toán. KTT đã qua lớp bồi dƣỡng kế toán trƣởng và nhận đƣợc Chứng chỉ bồi dƣỡng kế toán trƣởng, đáp ứng đủ tiêu chuẩn và điều kiện của KTT theo Luật Kế toán quy định. Hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, có trách nhiệm với vị trí công việc và quyền hạn của KTT.
- Ngoài nghiệp vụ chuyên môn kế toán, một số kế toán viên còn trao dồi thêm về tin học, anh văn (anh văn thƣơng mại và anh văn chuyên ngành kế toán), tham gia một số khóa học nâng cao chuyên môn kế toán để hỗ trợ tốt hơn cho công việc cũng nhƣ tự trao dồi kiến thức, t m hiểu tin tức về kinh tế và kế toán quốc tế.
c) Cơ sở vật chất
- Công ty đã trang bị tƣơng đối đầy đủ các thiết bị, cơ sở vật chất,