Quy trình lƣu trữ
Bảng 4.5 Quy tr nh lƣu trữ tại công ty
Trách nhiệm Quy trình Ghi chú
Ngƣời chịu trách nhiệm lƣu trữ tài liệu
Bƣớc 1: Tiếp nhận các tài liệu kế toán
Các tài liệu đƣợc đƣa vào lƣu trữ chậm nhất 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ.
Bƣớc 2: Phân loại tài liệu kế toán
- Phân loại, sắp xếp, hệ thống chứng từ theo thời gian.
- Mỗi loại đƣợc kẹp trong một tệp hồ sơ riêng, có nhãn dán ghi rõ loại chứng từ. Bƣớc 3: Lập danh sách
phân loại tài liệu kế toán theo dõi
Ghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán theo từng loại chứng từ.
Bƣớc 4 : Đƣa tài liệu kế toán vào theo dõi
Sắp xếp tài liệu vào tủ tài liệu và lƣu trữ, bảo quản.
68
Phân loại tài liệu kế toán
-Nhóm văn bản quản lý: gồm các văn bản do công ty ban hành hoặc từ các cơ quan Thuế, BHXH, cơ quan quản lý nhà nƣớc…; các văn bản về những nội quy, quy định của công ty: quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong công ty; các văn bản do công ty ban hành về các quy tr nh nghiệp vụ trong nội bộ công ty…
-Nhóm sổ sách kế toán: sổ kế toán chi tiết, số kế toán tổng hợp, các thẻ kế toán chi tiết,…
-Nhóm chứng từ kế toán: các chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các bảng biểu theo dõi và phân bổ chi phí – doanh thu…liên quan trực tiếp đến việc hạch toán kế toán: phiếu thu, phiếu chi, Giấy Báo Có, Giấy Báo Nợ, Phiếu xuất kho…
-Nhóm báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị, báo cáo thuế của các kỳ trong năm (tháng, quý, năm).
-Nhóm tài liệu khác: các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế trong công ty: tài liệu ngân hàng giải ngân cho công ty, các loại hợp đồng: hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay…….
Sắp xếp, lƣu trữ
-Chứng từ đƣợc sắp xếp theo số thứ tự liên tục, không ngắt quãng hay nhảy số, số nhỏ ở trên, số lớn ở dƣới.
-Chứng từ gốc đƣợc kẹp riêng theo từng tháng trong một tệp hồ sơ có b a đầy đủ. Sắp xếp chứng từ theo tuần tự bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng. Mỗi chứng từ hoặc nhóm chứng từ có kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho… có đầy đủ chữ ký của những ngƣời liên quan.
-Báo cáo nộp cho cơ quan thuế đƣợc sắp xếp theo tháng trong năm tài chính. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
-Sổ sách kế toán đã in hàng năm + Sổ nhật ký chung
+ Sổ nhật ký bán hàng, mua hàng + Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng + Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền
69 + Sổ cái các tài khoản
+ Sổ tổng hợp t nh h nh tăng giảm TSCĐ, CCDC + Sổ khấu hao TSCĐ, CCDC
+ Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho -Hợp đồng kinh tế:
+ Sắp xếp đầy đủ theo thứ tự đầu vào/ đầu ra.
+ Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng cần có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, …. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lƣơng: hợp đồng lao động, bảng lƣơng, có đầy đủ chữ ký.
+ Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lƣơng. -Hồ sơ pháp lý:
+ Đầy đủ hồ sơ gốc và bản photo công chứng.
+ Các công văn đến/ đi liên quan đến cơ quan thuế và các cơ quan chủ quản khác.
Tủ và kệ đựng hồ sơ và tất cả tài liệu kế toán đƣợc xếp trong một phòng nhỏ cạnh phòng kế toán. Có nhãn dán trƣớc mỗi ổ đựng tài liệu.
Tài liệu kế toán đƣa vào lƣu trữ có đầy đủ, hệ thống, phân loại, sắp xếp theo từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, BCTC). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán đƣợc sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, đảm bảo hợp lý để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Tất cả nhân viên kế toán đều có trách nhiệm trong việc lƣu trữ, bảo quản tài liệu kế toán. Mỗi ngƣời tự sắp xếp, theo dõi tài liệu kế toán liên quan đến phần hành kế toán của riêng m nh.
Công ty thực hiện việc tiêu hủy tài liệu kế toán ngay tại công ty từ khi thành lập công ty đến nay.
Nhận xét
Ưu điểm
-Tài liệu kế toán đƣợc sắp xếp, lƣu trữ theo tr nh tự khoa học. Phòng lƣu trữ đƣợc bố trí hợp lý, thuận tiện cho kế toán viên trong việc t m kiếm, rà soát tài liệu.
70
-Các loại tài liệu đƣợc sắp xếp gọn gàng, kê cao trên các kệ. Các tài liệu kế toán đƣợc phân theo từng loại tài liệu và sắp xếp theo thời gian.
-Công ty thực hiện tiêu hủy tài liệu nên lƣợng tài liệu lƣu trữ tại công ty không quá nhiều, không chiếm nhiều diện tích để lƣu trữ.
Hạn chế
-Tài liệu và chứng từ kế toán là những vật dụng dễ cháy, gây ra hỏa hoạn. Việc tập trung tài liệu tại một nơi cạnh phòng làm việc, lối thoát hiểm nhỏ chƣa đƣợc an toàn.
-Một số tài liệu lƣu trữ lâu năm nhƣng chƣa đƣợc bảo quản đúng cách nên đã có dấu hiệu bị hƣ hỏng.
71
CHƢƠNG 5
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 10 IDICO 5.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
-Sắp xếp riêng một kế toán viên phụ trách mảng báo cáo thuế. Kế toán thuế sẽ chịu trách nhiệm phần hành kế toán về các loại thuế phát sinh trong công ty nhƣ thuế GTGT, thuế TNDN, thuế môn bài... Nhân viên kế toán này cũng sẽ đến cơ quan thuế giao dịch, làm việc khi công ty có những vấn đề phát sinh liên quan đến thuế. Nhƣ vậy sẽ giảm bớt một phần khối lƣợng công việc cho kế toán tổng hợp, không bị áp lực về thời gian vào cuối kỳ kế toán. Bên cạnh đó, kế toán thuế sẽ giúp công ty quản lý chặt chẽ hơn các khoản thuế phải nộp, cập nhật những thông tƣ, nghị định, quy định mới về thuế nhanh chóng hơn và nộp các báo cáo thuế theo đúng thời gian quy định.
-Kế toán CCDC – NVL – TSCĐ – lƣơng cũng cần tách riêng công việc quản lý lƣơng toàn công ty. Kế toán về lƣơng sẽ quản lý, kiểm soát chấm công nhân viên công ty; kiểm tra báo cáo chấm công từ các công tr nh để tính lƣơng, lƣơng ngoài giờ…cho toàn công ty. Kế toán lƣơng phụ trách cả mảng bảo hiểm, đến cơ quan bảo hiểm giao dịch làm việc, đăng ký bảo hiểm, tính và trích các khoản có liên quan. Kế toán CCDC – NVL – TSCĐ chỉ theo dõi những CCDC, NVL và TSCĐ mua về nhập kho công ty, xuất dùng cho các công tr nh… Kế toán viên này sẽ đƣợc giảm bớt lƣợng công việc, tránh t nh trạng tính và trả lƣơng trễ.
-Thực hiện trả lƣơng qua tài khoản ngân hàng cho nhân viên công ty (công nhân tại các công tr nh vẫn nhận lƣơng bằng tiền mặt) để giảm bớt thời gian cho thủ quỹ. Đồng thời, tránh nhầm lẫn khi kế toán thực hiện nghiệp vụ, không gây mất thời gian cho nhân viên khi đến nhận lƣơng.
-Thiết lập bộ phận kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc ra quyết định; cung cấp những thông tin cần thiết; theo dõi, ghi chép chi tiết chi phí cho từng công tr nh ở từng giai đoạn khác nhau; phân tích biến động chi phí; tƣ vấn Ban Giám đốc phân bổ chi phí….giúp công ty đạt kết quả kinh doanh tốt nhất với mức chi phí tối thiểu hợp lý. Bộ phận kế toán quản trị sẽ phối hợp với các phòng ban khác để lập dự toán cho một công tr nh (trƣớc khi đấu thầu), dự toán ngân sách hoạt động trong năm cho công ty.
72
-Tuy đã có cài đặt phần mềm kế toán và sử dụng hệ thống mạng nội bộ, nhƣng để đảm bảo tính bảo mật an toàn cho các thông tin, dữ liệu kế toán, công ty cần đầu tƣ một số ổ cứng rời để lƣu trữ tài liệu, cài đặt phần mềm diệt vius, kế toán viên tự bảo vệ tài liệu trên máy tính của m nh bằng mật khẩu riêng và thƣờng xuyên thay đổi. Sắp xếp một nhân viên chuyên về công nghệ thông tin bảo dƣỡng đảm bảo hệ thống máy vi tính, phần mềm kế toán và mạng nội bộ hoạt động tốt.
-Kế toán viên cũng cần tự trang bị kiến thức về công nghệ thông tin để có thể linh động xử lý khi gặp sự cố trong quá tr nh làm việc với phần mềm kế toán.