4.2.1 Chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại công ty
- Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán đƣợc ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.
45
- Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty bao gồm chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hƣớng dẫn đƣợc xây dựng dựa trên mẫu chứng từ của Bộ Tài chính.
- Các chứng từ kế toán, biểu mẫu đƣợc công ty ban hành theo đúng quy định, hƣớng dẫn của Bộ Tài chính và thống nhất trong toàn công ty.
Bảng 4.3 Chứng từ kế toán sử dụng trong công ty
TT Chứng từ Ghi chú
1 Bảng chấm công Mẫu 01a-LĐTL.
Điều chỉnh thêm vào phần làm thêm giờ. 2 Bảng thanh toán tiền lƣơng Mẫu 02-LĐTL.
Bao gồm tiền thƣởng và làm thêm giờ (nếu có). 3 Giấy đi đƣờng Mẫu 04-LĐTL
4 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Mẫu 07-LĐTL.
Sử dụng cho các công tr nh thuê nhân công bên ngoài.
5 Hợp đồng giao khoán
Mẫu 08-LĐTL.
Sử dụng khi giao khoán cho công ty khác thi công công tr nh.
6 Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán
Mẫu 09-LĐTL.
Dùng làm căn cứ thanh toán hợp đồng giao khoán.
7 Biên bản nghiệm thu công trình
Dùng làm căn cứ thanh toán hợp đồng thi công công tr nh.
8 Bảng phân bổ tiền lƣơng và
BHXH Mẫu 11-LĐTL 9 Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT
10 Phiếu xuất kho
Mẫu 02-VT.
Bổ sung thêm chi tiết xuất kho đến công tr nh nào.
11 Biên bản kiểm kê VT,
CCDC, SP, HH Mẫu 05-VT 12 Bảng phân bổ NVL, CCDC Mẫu 07-VT 13 Bảng phân bổ chi phí trả
trƣớc
Dùng cho các công tr nh dài hạn. Khi công tr nh hoàn thành, tập hợp tổng chi phí đã sử dụng cho công tr nh.
46
14 Phiếu thu Mẫu 01-TT. Bắt buộc 15 Phiếu chi Mẫu 02-TT. Bắt buộc 16 Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu 03-TT
17 Giấy đề nghị thanh toán
Mẫu 05-TT.
Sử dụng cho cả trƣờng hợp thanh toán tiền tạm ứng. Bổ sung thêm: đã tạm ứng, hoàn tạm ứng. 18 Bảng kê thu tiền
Thủ quỹ sử dụng. Bao gồm ngày thu tiền; số tiền; mệnh giá; số lƣợng; ngƣời nộp tiền ký, ghi rõ họ tên.
19 Bảng kê chi tiền
Thủ quỹ sử dụng. Bao gồm ngày chi tiền; số tiền; mệnh giá; số lƣợng; ngƣời nhận tiền ký, ghi rõ họ tên.
20 Bảng kiểm kê quỹ (dùng
cho VNĐ) Mẫu 08a-TT 21 Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu 01-TSCĐ 22 Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu 02-TSCĐ 23 Biên bản đánh giá lại
TSCĐ Mẫu 04-TSCĐ 24 Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu 05-TSCĐ 25 Bảng tính và phân bổ khấu
hao TSCĐ Mẫu 06-TSCĐ 26 Hóa đơn giá trị gia tăng
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/13P
Công ty đặt in tại Công ty in Tổng hợp Cần Thơ 27 …
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
4.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Các chứng từ đƣợc lập và lƣu chuyển theo tr nh tự đƣợc công ty quy định cụ thể. Mỗi kế toán viên có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, ghi sổ và lƣu trữ những chứng từ có liên quan đến phần hành kế toán của m nh.
Tất cả các chứng từ kế toán đƣợc lập trong công ty hoặc từ bên ngoài chuyển đến công ty đều phải tập trung ở Phòng Kế toán – tài chính. Mỗi bộ phận kế toán có liên quan sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, tính chính xác của các thông tin trên chứng từ rồi thực hiện ghi sổ kế toán.
47
Một số trình tự luân chuyển chứng từ chủ yếu trong công ty
- Chứng từ thu – chi tiền mặt
Bộ phận hoặc cá nhân có nhu cầu thanh toán sẽ lập Giấy đề nghị thanh toán rồi tr nh KTT hoặc ngƣời có quyền ký duyệt. Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ có liên quan đã đƣợc duyệt để kiểm tra, căn cứ vào nguồn quỹ hiện có của công ty để thanh toán. Sau đó, kế toán thanh toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán máy để lập Phiếu thu, Phiếu chi và chuyển đến thủ quỹ.
Thủ quỹ cần kiểm tra lại Phiếu thu – chi. Phiếu thu – chi cần có đầy đủ các thông tin cần thiết về nội dung thanh toán, ngƣời thực hiện thanh toán, số tiền thanh toán; đầy đủ chữ ký của những ngƣời có trách nhiệm liên quan: giám đốc, KTT, kế toán thanh toán, thủ quỹ, ngƣời nhận – nộp tiền.
Phiếu thu – chi đƣợc lập từ phần mềm kế toán cài đặt trong máy tính sẽ đƣợc in thành 2 liên:
+ Liên 1: Kế toán thanh toán giữ; + Liên 2: Ngƣời thanh toán giữ.
Cả 2 liên đều phải có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có trách nhiệm liên quan.
Khi thu – chi tiền, thủ quỹ sẽ ghi nhận và theo dõi số tiền thanh toán trên sổ riêng của thủ quỹ.
Cuối ngày, kế toán thanh toán và thủ quỹ đối chiếu lại các nghiệp vụ thanh toán trong ngày.
Các chứng từ kế toán khác có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán sẽ đƣợc lƣu trữ tại Phòng Kế toán và kế toán thanh toán có trách nhiệm bảo quản.
Tạm ứng và thanh toán tạm ứng
Chỉ nhân viên công ty mới đƣợc tạm ứng để sử dụng và phục vụ cho công việc, không đƣợc tạm ứng thay hoặc chuyển giao tiền tạm ứng cho nhân viên khác.
Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên phải thực hiện thủ tục thanh toán tạm ứng tại Phòng Kế toán.
48 Giấy đề nghị tạm ứng Xem xét ký duyệt NV tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt Nhập liệu vào phần mềm CSDL In phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt 2 1 Phiếu chi 2 Phiếu chi Xem xét chi tiền và ghi sổ 2
Phiếu chi đã chi Tiền Sổ quỹ tiền mặt NV tạm ứng 1 Phiếu chi Bắt đầu Giám đốc, KTT
KT thanh toán Phần mềm Thủ quỹ
Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt
N
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
49 Xem xét ký duyệt NV tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã duyệt Nhập liệu vào phần mềm CSDL
In phiếu chi hoặc thu Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã duyệt 2 1 Phiếu chi hoặc
phiếu thu Xem xét chi tiền hoặc thu tiền và ghi sổ 2 Phiếu chi đã chi
Tiền Sổ quỹ tiền mặt NV tạm ứng Bắt đầu Giám đốc, KTT
KT thanh toán Phần mềm Thủ quỹ
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã duyệt N Chứng từ gốc Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng Chứng từ gốc Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã duyệt 1 Phiếu chi hoặc
phiếu thu
2 Phiếu chi hoặc
phiếu thu Tiền NV tạm
ứng Hoàn tiền tạm ứng
Phiếu thu đã thu Tiền
N NV tạm ứng
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
H nh 4.3 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ thanh toán tạm ứng -Chứng từ thu – chi TGNH
Khi đƣợc khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản. ngân hàng sẽ cập nhật thông tin về tài khoản trên hệ thống ngân hàng điện tử. Kế toán ngân hàng truy vấn lại thông tin tài khoản của công ty và thông báo cho Giám đốc, KTT về việc thanh toán của khách hàng. Kế toán ngân hàng có thể trực tiếp đến ngân hàng nhận Giấy Báo Có hoặc nhận vào cuối tháng cùng sổ phụ.
Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc chi trả bằng TGNH, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ngân hàng sẽ lập Ủy nhiệm chi (sử dụng Ủy nhiệm chi của mỗi ngân hàng phát hành riêng) rồi tr nh Giám đốc và KTT xem xét, ký duyệt. Sau đó, kế toán ngân hàng mang Ủy nhiệm chi đến ngân hàng thực hiện giao dịch và nhận Giấy Báo Nợ.
Khi công ty có nhu cầu rút TGNH về nhập quỹ TM, kế toán ngân hàng tiến hành lập Giấy đề nghị rút tiền (do ngân hàng phát hành) rồi tr nh Giám đốc, KTT xem xét và ký duyệt. Kế toán ngân hàng đến ngân hàng thực hiện giao dịch rút tiền và mang về công ty nhập quỹ theo đúng số tiền rút ra.
Cuối ngày, kế toán ngân hàng kiểm tra lại thông tin tài khoản của công ty ở các ngân hàng, đối chiếu số dƣ tài khoản để kịp thời thông báo cho ngân hàng xử lý khi có sự cố xảy ra.
50
Thanh toán qua ngân hàng
Việc thanh toán qua ngân hàng đƣợc thực hiện bởi kế toán ngân hàng.
Bắt đầu Giấy báo có Giấy báo Có Ngân hàng Kiểm tra xác nhận KH thông báo trả tiền Giấy báo có Giấy báo Có Nhập liệu phần mềm CSDL Giấy báo có Giấy báo Có N KT ngân hàng Phần mềm
H nh 4.4 Sơ đồ lƣu chuyển chứng từ thanh toán qua ngân hàng
Bắt đầu Lập ủy nhiệm chi 2 1
Ủy nhiệm Chi
Ngân hàng
Giấy báo Nợ Ngân
hàng Nhập liệu phần mềm CSDL Giấy báo Nợ N KT ngân hàng Phần mềm
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
51 - Chứng từ nhập - xuất kho NVL, CCDC
Việc nhập, xuất kho NVL, CCDC đƣợc thực hiện khi có đầy đủ các chứng từ kế toán hợp lệ gồm Giấy đề nghị xuất kho, Hóa đơn giá trị gia tăng (liên 2)… Sau khi hoàn tất việc nhập – xuất kho, ngƣời có trách nhiệm hoặc đƣợc ủy quyền nhập – xuất kho ký xác nhận.
Bắt đầu Đề nghị xuất NVL, CCDC Kế toán NVL,CCDC NV Xem kiểm tra,ký duyệt KT trƣởng ký Đề nghị xuất NVL, CCDC đã duyệt Nhập liệu vào phần mềm CSDL Đề nghị xuất NVL, CCDC đã duyệt Phần mềm Thủ kho Đề nghị xuất NVL, CCDC đã duyệt Xem xét, lập phiếu xuất kho
Đề nghị xuất NVL, CCDC đã duyệt
Kèm NVL
2 1
Phiếu xuất kho
A N NV
A
Đề nghị xuất NVL, CCDC đã duyệt
N
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
52
Kế toán NVL, CCDC
Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT
Nhập liệu CSDL CSDL Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Kiểm hàng, lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Hóa đơn GTGT A N A Hóa đơn GTGT N Phần mềm Thủ kho
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
53 -Thanh toán công trình
Đối với mỗi công tr nh sau khi hoàn thành, công tr nh đƣợc nghiệm thu và bàn giao cho bên khách hàng. Sau đó, Phòng Kế toán sẽ tổng hợp lại công nợ của công tr nh và gửi Giấy đề nghị thanh toán kèm theo Biên bản nghiệm thu công tr nh và một số chứng từ, biên bản cần thiết khác cho khách hàng.
Bắt đầu
2
Biên bản nghiệm thu công trình 2 Chứng từ liên quan Kiểm tra, lập giấy đề nghị thanh toán và ký duyệt 2 Giấy đề nghị thanh toán đã duyệt GĐ ký duyệt KH KT thanh toán 1 Giấy đề nghị thanh toán đã duyệt 1 Chứng từ liên quan 1
Biên bản nghiệm thu công trình 2 Chứng từ liên quan 1 Chứng từ liên quan 1
Biên bản nghiệm thu công trình
N
2
Biên bản nghiệm thu công trình
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số 10 IDICO
54
Nhận xét về chế độ chứng từ tại công ty
Ưu điểm
- Công ty đã áp dụng và tuân thủ đúng theo chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh, chứng từ đƣợc lập theo đúng với nội dung của nghiệp vụ. Chứng từ kế toán đƣợc lập và in từ phần mềm kế toán.
- Công ty tuân thủ các nguyên tắc lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán viên kiểm tra chứng từ cẩn thận trƣớc khi ghi sổ và lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán cẩn thận.
- Mỗi chứng từ kế toán đƣợc lập một lần và cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Không có sự trùng lắp về chứng từ cho một nghiệp vụ phát sinh.
- Thông tin trên chứng từ trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế. Không tẩy xóa, sữa chữa trên chứng từ. Các thông tin trên chứng từ rõ ràng, đầy đủ nội dung cần thiết khi lập chứng từ cho một nghiệp vụ.
- Các chứng từ có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định. Chữ ký của các nhân viên kế toán đều đƣợc đăng ký trên Sổ đăng ký chữ ký, đã đƣợc Ban Giám đốc xác nhận.
- Hóa đơn GTGT của công đƣợc đặt in. Mỗi hóa đơn bao gồm 3 liên, trên mỗi hóa đơn bao gồm các thông tin: tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế của công ty và bên mua; nội dung thanh toán và các chỉ tiêu; số tiền thanh toán ghi bằng số và bằng chữ; chữ ký, họ tên và đóng dấu. Liên 2 của hóa đơn đƣợc giao cho khách hàng, còn liên 1 và liên 3 đƣợc giữ lại.
- Phiếu thu, phiếu chi đƣợc in theo mẫu bắt buộc của Bộ Tài chính từ phần mềm kế toán. Khi có nghiệp vụ thu – chi, kế toán thanh toán sẽ nhập liệu vào phần mềm và in phiếu thu – phiếu chi. Nội dung trên phiếu thu – chi gồm các nội dung: tên ngƣời thanh toán, số tiền ghi bằng số và bằng chữ, nội dung thanh toán, chữ ký, họ tên.
- Bảng chấm công rõ ràng, nhân viên phụ trách thực hiện chấm công và ghi chép lại rõ ràng; khi nhận lƣơng, nhân viên ký và ghi tên xác nhận.
- Khi nhập, xuất các loại VT – CCDC đều có Giấy Nhập – Xuất kho và các chứng từ kèm theo. Trên Phiếu Nhập – Xuất kho có ghi nhận thời gian, chủng loại và các thông tin cần thiết có liên quan.
- Chứng từ đƣợc lập đúng theo số liên quy định. Các liên đƣợc đánh số liên tục, đảm bảo tính trung thực và tính pháp lý của chứng từ.
55
- Các chứng từ đều đƣợc kiểm tra tính chính xác của nội dung, tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ trƣớc khi ghi sổ. Nếu không đủ các nội dung quan trọng, các con số không đƣợc ghi rõ rang, nhân viên kế toán sẽ từ chối tiếp nhận và yêu cầu điều chỉnh cho đúng thực tế của nghiệp vụ.
- Một số mẫu chứng từ thông dụng trong công việc nhƣ Giấy công tác, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán…đƣợc các nhân viên kế toán in sẵn ra nhiều bản và để tại một nơi thuận tiện trong Phòng Kế toán giúp cho nhân viên công ty thuận tiện trong công việc giấy tờ khi có nhu cầu.
- Sau khi kết thúc mỗi nghiệp vụ, các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ đều đƣợc lƣu lại, bảo quản và sắp xếp theo tr nh tự đã quy định. Điều này giúp cho nhân viên kế toán dễ dàng trong việc t m kiếm tài liệu cũng nhƣ công tác kiểm tra đƣợc tiến hành nhanh gọn hơn.
Hạn chế
- Trong một số chứng từ vẫn bị thiếu một số chữ ký hoặc có chữ ký nhƣng không ghi đầy đủ họ tên bên dƣới và chƣa đóng dấu đầy đủ.
- Do chƣa ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý kho, nên Phiếu Nhập – Xuất kho còn đƣợc thủ kho lập bằng tay và tự quản lý trên sổ sách.
- Trên một số Phiếu thu – Phiếu chi, nội dung “Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ)” còn bỏ trống, ngƣời nhận tiền không ghi vào nội dung này.
- Hóa đơn GTGT của công ty: ngƣời mua hàng không ký, ghi tên hoặc không đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” ở nội dung này.
- Vào cuối kỳ, một số công tr nh chƣa tập hợp chứng từ và nộp về Phòng