Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị

Quản lý tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động.

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LỜI MỞ ĐẦU Năm 2007 nước ta chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, chính vì thế các doanh nghiệp đứng trước nhiều cơ hội có thể tiếp cận với trình độ sản xuất hiện đại của thế giới,đồng thời phải đối mặt với nhiều thách thức. Sự cạnh tranh ngày càng gắt buộc các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình Yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của doanh nghiệp là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đối phó được những thay đổi của môi trường để tồn tại. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị em nhận thấy rằng cơ cấu tổ chức của Công ty chưa hợp lý. Vì thế em quyết định chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị” với mục đích nghiên cứu thực trạng những gì đang diễn ra tại Công ty từ đó đưa ra các giải pháp nâng để hoàn thiện cơ cấu Công ty. Mục tiêu nghiên cứu: Vận dụng những kiến thức đã học nghiên cứu cơ cấu tổ chưc của Công ty bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị và đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp so sánh, đối chiếu, và lấy số liệu từ phòng tổ chức, phòng thị trường. Kết cấu chuyên đề thực tập gồm 3 phần Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: I- Các khái niệm: 1. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức( chính thức) là tổng hợp các bộ phận(đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. 2. Quản lý: Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường. 3. Quản lý tổ chức: Quản lý tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 4.1. Khái niệm: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng thể các bộ phận thành mà các bộ phận này có mối quan hệ hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá thực hiện các phần việc với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của doanh nghiệp. 4.2. Các dạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản: 4.2.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến: Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo 1 Người lãnh đạo 3 Người lãnh đạo 2 A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C3C2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Được áp dụng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ, sản xuất kinh doanh không quá phức tạp và tính chất sản xuất liên tục ví dụ như hộ kinh doanh cá thể, trang trại thường có cấu trúc loại này. Đặc điểm của mô hình: Người cấp dưới chịu sự lãnh đạo trực tiếp của cấp trên, nhận nhiệm vụ và chỉ báo cáo với một cấp trên trực tiếp. Ngược lại cấp trên trực tiếp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi quyết định của mình. Ưu điểm: Đây là mô hình thực hiện được chế độ một thủ trưởng do đó các quyết định được ra nhanh với hiệu lực mạnh mẽ và kịp thời, chế độ trách nhiệm rõ ràng, kinh phí quản lý ít, phù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ. Nhược điểm: Thiếu dân chủ trong quản lý, các quyết định mang tính chuyên quyền độc đoán vì mọi quyết định tập trung vào người lãnh đạo cấp cao nhất do đó người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện tổng hợp, mô hình hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ về từng mặt quản lý trong điều hành công việc, không phù hợp với những doanh nghiệp lớn. Mô hình cơ cấu trực tuyến 4.2.2. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng: Đặc điểm: Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng( như marketinh, Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A Người lãnh đạo doanh nghiệp Người quản lý chức năng A Người quản lý chức năng C Người quản lý chức năng B Người lao động 1 Người lao động 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 nghiên cứu và phát triển, tài chính,…) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu, do đó cấp cơ sở và những người thực hiện đồng thời chịu sự chi phối chỉ đạo và quyết định của thủ trưởng trực tiếp với thủ trưởng các khối chức năng. Ưu điểm: Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng ngày, phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề, giữ được sức mạnh và uy tín của chức năng chủ yếu, đơn giản hoá việc đào tạo, chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên và tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chec của cấp cao nhất, mô hình này giảm bớt gánh nặng về quản lý cho người lãnh đạo doanh nghiệp do đó chất lượng quản lý nâng cao hơn so với mô hình trực tuyến, mô hình không đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức toàn diện do vậy dễ dàng đào tạo và tìm người quản lý. Nhược điểm: Người lãnh đạo phải phối hợp hoạt động với các nhà quản lý của các phòng ban chức năng nhưng do công tác quản lý thường phức tạp và khối lượng lớn vì vậy thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu chiếm lược và thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng, phá vỡ chế độ một thủ trưởng, gây ra hiện tượng chia rẽ trong đơn vị, phối hợp giữa các phòng ban còn kém, các quyết định quản lý trồng chéo nhau, chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hẹp ở các cán bộ quản lý, hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung, đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A GĐ PGĐ tài chính PGĐ Mar PGĐ sản xuất PGĐ nhân sự PX1 PX2 PX3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 4.2.3. Mô hình tổ chức bộ phận theo trực tuyến chức năng: Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới là một đường thẳng, đồng thời người quản lý chức năng sẽ thực hiện những nhiệm vụ thuộc phạm vi chức năng của mình do người cán bộ trực tuyến giao cho, và chịu sự kiểm tra của cán bộ trực tuyến. Ưu điểm: Do mỗi cấp quản lý đều có các cơ quan chức năng, mỗi cơ quan chức năng lại chịu trách nhiệm về một lĩnh vực chuyên môn nhất định vì vậy làm giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao, duy trì được tính nhất quán trong mệnh lệnh của các nhà quản lý trực tuyến, người lao động không đồng thời phải báo cáo nhiều như mô hình chức năng, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo cấp, các quyết định quản lý kịp thời và chính xác, thu hút các chuyên gia trong việc giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo. Nhược điểm:Thông tin không ăn khớp nhau giữa hai cấp quản lý dẫn đến chồng chéo, số lượng các phòng ban dễ dàng tăng lên dẫn đến bộ máy cồng kềnh, nhiều đầu mối, đòi hỏi người lãnh đạo cấp cao phải có trình độ và năng lực để giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A GĐ TM PGĐ3PGĐ2PGĐ1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 4.2.4. Mô hình tổ chức bộ phận trực tuyến tham mưu: Người ra quyết định cuối cùng là người giám đốc, còn người tham mưu chỉ là hỗ trợ, chỉ nghĩ hộ Ưu điểm: Vẫn duy trì được quyền lực và trách nhiệm rõ ràng, cung cấp cho những người điều hành trực tuyến về hỗ trợ kiến thức và năng lực chuyên môn giúp cho giảm bớt gánh nặng đối với người quản lý trực tuyến. Nhược điểm: Tạo ra mâu thuẫn giữa điều hành trực tuyến và tham mưu, nguy cơ xói mòn quyền hạn trực tuyến, thiếu trách nhiệm của các tham mưu bởi phía tham mưu cho rằng kế hoạch họ đưa ra là tốt và nó thất bại là vì những nhà quản lý tác nghiệp không có trình độ, không quan tâm, hoặc có ý ngầm phá hoại. 4.2.5. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư. Đây là một phương thức khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong trường hợp này, điều quan trọng là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm và giao cho người quản lý. Các doanh nghiệp thường sử dụng mô hình này khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau. Ưu điểm: Mô hình tổ chức theo địa dư là chú ý nhu cầu thị trường và những vấn đề địa phương, có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị trường cụ thể, tận dụng được tính hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa phương, có được thông Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A Tổng giám đốc Phó TGĐ marketinh Phó TGĐ nhân sự Phó TGĐ tài chính Giám đốc khu vực miền Bắc Giám đốc khu vực miền Trung Nhân sự Sản xuất Kế toánkỹ thuật Giám đốc khu vực miền Nam Bán hàng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 tin tốt hơn về thị trường và tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ quản lý chung. Nhược điểm: Khó duy trì hoạt động thực hiện trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán, đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý, công việc có thể bị trùng lắp, khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung. 4.2.6. Mô hình tổ chức ma trận. Là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau. Ở đây, các cán bộ quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau, họ có trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách. Ưu điểm: Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng, tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý chuyên gia, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những đổi thay của môi trường. Nhược điểm: Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh, quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột, cơ cấu phức tạp và không bền vững, có thể gây tốn kém. Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Cách tổ chức theo ma trận mang lại triển vọng lớn cho nhiều tổ chức trong điều kiện môi trường thay đổi nhanh với nhiều yếu tố bất định. Điểm mấu chốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy được tác dụng là sự rõ ràng của mối quan hệ quyền hạn giữa các cán bộ quản lý và cơ chế phối hợp. III. Những nội dung liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 1. Các yếu tố yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức: Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo những yêu cầu sau đây: - Tính thống nhất trong mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức. Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A Tổng giám đốc Phó TGĐ marketing Phó TGĐ kỹ thuật Phó TGĐ tài chính Phó TGĐ sản xuất Trưởng phòng thiết kế Trưởng phòng cơ khí Trưởng phòng điện Trưởng phòng thuỷ lực Chủ nhiệm đề án A Chủ nhiệm đề án B Chủ nhiệm đề án C Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Tính tối ưu: Trong cơ cấu có đầy đủ các phân hệ và con người để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức. - Tính linh hoạt: Được coi là một hệ thống tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường. - Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất. 2.Những nguyên tắc đối với thiết kế cơ cấu tổ chức: - Nguyên tắc xác định theo chức năng: Một vị trí công tác hay một bộ phận được xác định rõ ràng theo các kết quả mong đợi, các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn được giao và các mối liên hệ thông tin với các vị trí công tác hay bộ phận khác, thì những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thiện mục tiêu của tổ chức. - Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Quyền được giao cho từng người cần phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện kết quả mong muốn. - Nguyên tắc bậc thang: Tuyến quyền hạn từ người quản lý cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng, thì các vị trí chịu trách nhiệm ra quyết định sẽ càng rành mạch và các quá trình thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả. Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A [...]... theo số lượng và chất lượng lao, xác định yêu cầu phương tiện giảm giá thành sản phẩm, xây dựng quỹ lương Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT 46A Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Chương 2 Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị I Tổng quan về Công ty bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. .. việc Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu Thể chế hoá cơ cấu tổ chức II Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 1 Vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý - Giúp cho người quản lý hiểu rõ được vị trí, quy trình hoạt động và mối quan hệ của họ trong tổ chức - Cơ cấu tổ chức phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với môi trường Nguyễn Thu Hường Lớp: QLKT... Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là Nhà máy trực thuộc Công ty thực phẩm Miền Bắc do Bộ Thương mại quản lý, nên mọi hoạt động của nhà máy đều phải theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo Công ty thực phẩm miền Bắc Nhưng từ khi chuyển sang cổ phần hoá, trở thành công ty hoạt động hoàn toàn độc, mọi hoạt động của công ty đều nằm dưới sự chỉ đạo của hội đồng quản trị của công ty Đó cũng chính là cơ hội... Sau một thời gian lắp đặt và xây dựng cơ sở vật chất nhà máy sản xuất bánh kẹo của công ty được hình thành và đi vào hoạt động theo quyết định số 1260 ngày 8/12/1997 của ban giám đốc Công ty thực phẩm Miền Bắc, lấy tên là Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, sau đó đổi tên thành Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Trải qua 10 năm hoạt động công ty ngày càng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chiều sâu Công. .. của công ty, các đơn vị trực thuộc Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại trong nền kinh tế thị trường đều phải có một cơ cấu tổ chức phù hợp với môi trường Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là một đơn vị kinh doanh trực thuộc tổng công ty Thực phẩm Miền Bắc - Bộ Thương mại có cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu trực tuyến chức năng, người lãnh đạo tối cao chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của tổ chức, ... cùng đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ, đội ngũ công nghệ lành nghề công ty đã và đang tạo ra những sản phẩm bánh kẹo có chất lượng đáp ứng cầu của người tiêu dùng 1 Lịch sử hình thành: Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị tiền thân là nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, trực thuộc công ty thực phẩm Miền Bắc Bộ Công Thương, vì vậy quá trình hình thành và phát triển của công ty gắn liền với sự... định của toàn tổ chức - Hoàn thiện chức năng quản lý: Thể hiện hình thức hợp lý của sự phân công quá trình quản lý theo tổ chức, và nội dung lao động liên quan, đặc trưng cho mỗi chức năng quản lý là phần việc có tính chất chung về mục đích và vai trò nhất định trong sản xuất kinh doanh Mỗi chức năng quản lý là tổng thể các tác động cùng loại nhất định của chủ thể quản lý lên đối tưọng quản lý nhằm giải. .. Cơ cấu tổ chức thường xuyên biến đổi do môi trường luôn luôn biến đổi 2 Tính tất yếu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước - Có nhiều yếu tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức như: chiến lược, quy mô, công nghệ, môi trường…luôn thay đổi do đó cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo - Hoạt động quản lý có nội dung rất đa dạng, kết quả của hoạt động này rất khó đánh giá do đó đòi hỏi hoàn thiện bộ máy quản. .. trị Cao cấp 1 Tổng giám đốc TĐH B chính trị 28 Cao cấp 2 Phó tổng giám đốc TĐH B chính trị 10 Cao cấp 3 Phó tổng giám đốc TĐH B chính trị 3 Cao cấp 4 Phó tổng giám đốc TĐH B chính trị 4 (Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính) Tổng giám đốc: Vị trí:Tổng giám đốc Tổng Công ty thực phẩm Miền Bắc kiêm giám đốc Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Nhiệm vụ: Là người chịu trách nhiệm chung của toàn bộ hoạt... lương cho cán bộ công nhân viên Trách nhiệm: Tổng giám đốc công ty phải có trách nhiệm trước toàn bộ Công ty và Tổng Công ty, Nhà nước về kết quả, hậu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty nói chung và của Công ty nói riêng Phó tổng giám đốc công ty: Vị trí: Là người được tổng giám đốc Công ty bổ nhiệm , có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc công ty thực hiện nhiệm vụ theo chức năng và quyền