Một số giải pháp nhằm hoàn thiện các hình thức trả lương tại công ty cổ phần đâù tư và xây dựng số 18.5

Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập quan trọng để đảm bảo cuộc sống cho người lao động mà còn chiếm phần rất lớn trong chi phí sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trang 1

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn các thầy côgiáo trong Bộ môn Công nghệ Thông Tin đã giảng dạy giúp đỡ em trong suốtthời gian học tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo

Phạm Minh Hoàn Bộ môn Công nghệ Thông tin – Trường Đại Học Kinh tế

Quốc dân đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành báo cáo

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bètrong lớp K7 - Trường ĐHKTQD Và các anh chị khoá trước đã giúp đỡ tôihoàn thành báo cáo này Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu vàxây dựng hệ thống Quản Lý Thư Viện chắc chắn sẽ không chánh khỏi nhữngthiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, của cácanh chị cũng như của các bạn

Trang 2

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh hưởngtrực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nước ta trong những năm gần đây.Tinhọc ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nền kinh tế phát triển, giáodục đào tạo được nâng cao, cuộc sống của con người được cải thiện rõ rệt Sựphát triển Tin học ở nước ta đang bước vào thời kỳ mới, các ứng dụng của tinhọc được triển khai rộng rãi, và có quy mô tương đối lớn Nhu cầu của conngười ngày càng cao, để đáp ứng những nhu cầu đó những người làm côngtác tin học phải thường xuyên nâng cao lắm bắt những tiến bộ của công nghệtrên thế giới, và ứng dụng có hiệu quả vào nền kinh tế nước ta

Một trong những yêu cầu làm tin học nước ta hiện nay là phải có khảnăng phân tích, hiểu được thực trạng của cơ quan mình để từ đó có thể thiết

kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phương tiện truyền thông,khi lượng thông tin ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý, tổ chức và sử lýthông tin đạt hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng cho yêu cầu quản lý, xử lý

và lưu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin khi cần thiết, thống kê những thôngtin mà con người yêu cầu, bảo mật thông tin đảm bảo nhanh chính xác kịpthời Tin học là một ngành khoa học đáp ứng được những yêu cầu đó vì tinhọc là công cụ máy tính điện tử cho phép sử lý nhanh chóng và mềm dẻo cácyêu cầu mà con người đưa ra, sản phẩm của nó được ứng dụng rộng dãi trongthực tế

Hiện nay, ở các nước phát triển, các hệ thống xử lý thông tin đã đượcxây dựng và ứng dụng rất có hiệu quả Các hệ thống thông tin đó đã trở thànhsương sống trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngân hàng, quản trị doanhnghiệp, thương mại điện tử Hệ thống đó giúp cho con người kinh doanh

Trang 3

hiệu quả hơn và giảm bớt công sức nhân lực, giúp cho con người vượt qua trởngại về không gian

Ngoài những ứng dụng lớn của tin học đã kể trên Tin học còn được phổcập cho đội ngũ giáo viên, học sinh, sinh viên, các công nhân viên chức trongcác cơ quan nhà nước, tư nhân Máy tính đã được dùng phổ biến cho công tácquản lý trong trường học, như quản lý thư viện, quản lý học sinh, quản lýđiểm của các học sinh, sinh viên trong trường của mình, bằng hệ thống máytính, việc áp dụng như vậy giúp con người đỡ vất vả hơn, mất ít thời gian Vàđiều quan trọng là chúng ta có thể làm được một khối lượng công việc lớn với

độ chính xác tuyệt đối

Việc ứng dụng và phát triển tin học vào công tác quản lý là một tất yếu,biết được vai trò và ý nghĩa quan trọng đó, các cơ quan, xí nghiệp, các trườnghọc, các mô hình quản lý thư viện vừa và nhỏ đã lợi dụng tính ưu việt của tinhọc, áp dụng một cách mạnh mẽ và tích cực vào đơn vị thuộc sự quản lý củamình

Để nêu lên được một đặc điểm của việc ứng dụng tin học trong đời sống,

em xin được trình bày hệ thống quản lý thư viện cấp III “Năng khiếu tỉnh HảiDương” bằng máy tính

Ưu điểm của hệ thống là:

- Cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm

- Tổ chức thông tin một cách có khoa học

- Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác nhau

- Lưu trữ thông tin với số lượng lớn

- An toàn thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, không sai lệch

Trang 4

Dựa trên tính ưu việt đó Em đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Quản lý

thư viện tại trường cấp III Hồng Quang” Đề tài được đặt ra với hy vọng sẽ

giảm bớt thời gian của quản thư (Cán bộ quản lý thư viện) trong phòng tổchức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, thống kê báo cáo về những thông tin liênquan như bạn đọc

(Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm

Trang 5

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG

1.1 Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý

Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùngkhông chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội

Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động:

- Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống

kê danh sách, bảng biểu

- Lao động mang tính chất sáng tạo, như việc đề ra các phương phápmới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn

Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời gian, chỉcòn 1/4 thời gian dành cho loại hình thứ hai

1.1.2 Ứng dụng tin học trong công tác quản lý:

Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phầnmềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ biến Ở nước

ta tin học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các công tác quản lýmọi lĩnh vực như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội Việc áp dụng tin họcvào công việc quản lý trước hết giải phóng cho cho các nhà lãnh đạo khỏi cáccông việc nặng nhọc, các công việc mất nhiều thời gian mà hiệu quả lại khôngcao, đồng thời tạo điều kiện, thời gian dốc sức vào trong công tác quản lý cho

họ chặt chẽ hơn, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quảhơn Tuy nhiên từng công việc cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc

Trang 6

a Tin học hoá toàn bộ:

Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời cácchức năng quản lý và thành lập một cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay thếcho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý

Ưu điểm: Của chức năng này là các chức năng quản tin học một cách

triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa thôngtin Nhưng nhược điểm của thông tin này là thực hiện công việc rất lâu, khókhăn và các chi phí ban đầu rất lớn

b Tin học hoá từng phần:

Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá từng phần chứcnăng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận Việc thiết kế các phân hệquản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với cácgiải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau

Ưu điểm: Của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các

ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầukhông lớn

Nhược điểm: Của phương pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao

trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin

Cả hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào từng cơ quan cụthể

Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoáphải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất

Trang 7

c Những đặc điểm của hệ thống quản lý:

c.1 Phân cấp quản lý:

Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từtrên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lýthống nhất trong toàn bộ hệ thống

Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dướilên trên và truyền từ trên xuống dưới

c.2 Luồng thông tin vào:

Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là rất lớn,

đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán

Có thể phân thông tin ra làm 3 loại:

- Thông tin dùng cho tra cứu: Là loại thông tin được dùng chung cho hệthống và ít thay đổi Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉdùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này

- Thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạtđộng của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn cần phải được xử lý kịpthời

- Thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin được tổng hợp vềhoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thường được cô đọng xử lý theo

kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin

+ Xử lý theo lô (batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu

xử lý xuất hiện), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại cho đủ một

số lượng nhất định (một lô hay một mẻ) mới được đem xử lý một cách tậpthể

Trang 8

+ Xử lý theo kỳ: Mỗi khi thông tin được chuyễn đến, thì chưa được đem

xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới được đem xử lý

c.3 Luồng thông tin ra:

- Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộcvào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể Thôngtin ra là việc truy cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm: Ví dụ như thôngtin về sách, độc giả, mượn trả, đồng thời phải đảm bảo chính xác kịp thời

- Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toán quản lý là báo cáo tổnghợp, thống kê, báo cáo Các mẫu báo biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụthể trực tiếp, sát với một đơn vị

- Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống,luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo Đây là chức năng thể hiện tính

mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳthời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thôngtin thừa trong quá trình xử lý

2.1 Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý

2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý

Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điềuhành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ chức) Hạt nhâncủa hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phảnánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệpphối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mànhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các

Trang 9

Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo hai mức:

+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ

in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lýbằng tay truyền thống Bấy giờ hệ thống còn được gọi là hệ thống xử lý dữliệu (Data processing systems); đó thường là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản

lý nhân sự; hệ quản lý thiết bị, hệ kế toán v.v

+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra cácthông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanhnghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt độngcủa doanh nghiệp Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyết định(Decision support systems) Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh

cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phươngpháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quảtheo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định củamình

2.1.2 Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý:

Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có nhữngbước tiến nhanh chóng và đạt được những thành tựu to lớn Tin học đã vàđang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người Các hệthống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên mộtphần không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị, xí nghiệp,trường học, từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn Vì tin học có khả năng lưu trữ,

xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất

Bước đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảosát hệ thống Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thống quản lý Đây là một

Trang 10

còn góp phần vào việc điều hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xãhội nào đó Xem xét thông tin quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặcthù, những nét khái quát cũng như những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảocho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó giúp ra cácphương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tinquản lý, để từ đó rút ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xâydựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá

Trước kia, khi tin học chưa được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan,nhà trường, xí nghiệp, thư viện Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các loại hoáđơn, chứng từ, văn bản Thường được lưu dưới dạng những tập hồ sơ và khitìm người quản lý phải tìm theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủcông, mất thời gian mà hiệu quả làm việc không cao Chính vì thế và các nhànghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhược điểm trên Việcquản lý các loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu đang được vi tính hoá nhằm đápứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh chính xác và kịp thời mà conngười đưa ra các nhu cầu trên Việc lưu trữ và quản lý và quản lý trong máytính sẽ giải quyết được các khó khăn trên, giúp con người quản lý cập nhật dữliệu, bổ xung thống kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm được một hay nhiều

hồ sơ, hoá đơn, tài liệu với bất kỳ một nào một cách nhanh chóng và thuậntiện

2.1.3 Phương án xây dựng một mô hình thông tin:

Để tin học ứng dụng một cách tối ưu chúng ta cần xem xét các phương

án xây dựng mô hình thông tin

a Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin:

* Các bước tiến hành

Trang 11

- Xây dựng chiến lược của hệ thống từ đó có thể xác định mục tiêu của

hệ thống, bao gồm:

+ Phạm vi của việc quản lý

+ Lưu lượng thông tin

+ Đối tượng sử dụng hệ thống

- Phân tích: Có hai luồng thông tin

+ Số lượng quản lý hệ thống

+ Cách quản lý

- Dữ liệu trong hệ thống: Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình dữ liệu

- Chức năng: Phân rã các chức năng

- Sơ đồ luồng dữ liệu: Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình dữ liệu

và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta có thể phản ánh cả hai môhình trên

- Tiến trình của việc phân tích

Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý / lôgic trong hình vẽ sau,trong đó các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bướcchuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế

Trang 12

Một trình tự mô hình hoá hệ thống

+Khảo sát hệ thống cũ làm việc như thế nào

+ Tìm hiểu những yêu cầu của hệ thống mới

- Thiết kế:

+ Chức năng: Mô tả chi tiết cách thực hiện

+ Dữ liệu: Đưa ra những cơ sở dữ liệu (CSDL), tệp chỉ số

+ Phạm vi sử dụng của người sử dụng

+ Khối lượng thông tin của hệ thống

- Cài đặt: Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gì sẽ đượccài đặt lên hệ thống

b Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin:

- Nhu cầu của toàn xã hội:

+ Phải phù hợp với chiến lược kinh tế

+ Hỗ trợ cho việc quản lý tốt

+ Giảm chi phí và hoàn vốn đầu tư cho hệ thống

- Hỗ trợ tác nghiệp:

+ Cải tiến thông tin

+ Tăng chất lượng thông tin

+ Đưa ra các thông tin mới

- Nhu cầu của người sử dụng:

+ Thấy được hiệu quả tốt

Trang 13

+ Nhiều chức năng

+ Dễ sử dụng và dễ chấp nhận

-Yêu cầu kỹ thuật:

+ Xử lý được khối lượng thông tin cần thiết

+ Tính đến tần xuất sử dụng

+ Độ phức tạp, độ chính xác

+ Độ tin cậy cao

+ Độ hướng dẫn cho người dùng đầy đủ, dễ hiểu

Trang 14

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN

Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn toànbằng phương pháp thủ công, nhưng các thao tác và điều hành và quản lý rất

có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt Tuy vậy hệ thống quản lý điềuhành còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của những nhân viên mà khôngtránh được những sai sót nhầm lẫn Thực tế hiện nay là nhu cầu độc giả đếnthư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý, hàngngày càng tăng do vậy, nếu quản lý bằng thủ công sẽ không tránh khỏi nhữngthiếu sót Bên cạnh đó nhu cầu độc giả về tra cứu sách rất cần đến việc nhanhchóng trong việc nắm bắt nội dung sách cần quan tâm, điều này các phươngpháp thủ công khó có thể thực hiện được trong thời gian cho phép

Chính vì vậy việc đưa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống quản

lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầutìm hiểu tra cứu của độc giả Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm cho hệ thốngthư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể ứng dụngđược những thành tựu mới nhất về CNTT để hỗ trợ công tác quản lý và phục

Trang 15

2.2 Khảo sát hệ thống cũ:

Trong phần này em xin được giới thiệu về hệ thống quản lý thư viện

“Trường Cấp III Hồng Quang”

Thư viện trường “Cấp III Hồng Quang” là một thư viện có quy mô lớn,

so với các thư viện của các trường cấp III trong Tỉnh, với 3 phòng đọc sáchtham khảo, sách giáo khoa và tạp trí giành cho 1.100 học sinh trongtrường Trong năm 2004 này nhà trường đã trang bị cho thư viện một phòngmáy tính lớn, gồm 8 máy dùng trong công tác quản lý của thư viện giành choquản thư, ban lãnh đạo và 3 máy cho học sinh sử dụng để tra cứu nhanh tàiliệu, và tạp chí

Khi nói đến công tác quản lý thư viện, không thể không nói đến đội ngũquản lý thư viện gồm 10 Quản thư và ban lãnh đạo thư viện Những ngườilàm công tác thư viện đã giúp đỡ học sinh nhiều như việc tìm kiếm sách,thông tin về sách, tạp chí, tìm kiếm những sách có nội dung phong phú,khuyến khích các em trong việc mượn sách và tạp chí về nhà sử dụng Đồngthời luôn luôn nhắc nhở các em phải biết giữ gìn, và bảo vệ sách Từ nhiều cốgắng về mọi mặt, công tác quản lý ngày càng tốt hơn, và đáp ứng được nhiềunhu cầu của bạn đọc

Hàng năm nhà trường nhập rất nhiều sách, tạp chí theo đủ thể loại, lĩnhvực mà bạn đọc (hay độc giả) quan tâm, thư viện nhà trường đặc biệt quantâm đến chất lượng quản lý và việc phục vụ độc giả Đây là một trường năngkhiếu của Tỉnh, nên các học sinh theo học các lớp chuyên vì vậy đòi hỏi thưviện nhà trường phải nhập sách có tính nâng cao, và chuyên sâu theo từnglĩnh vực mà học sinh đang theo học ban chuyên đó

Với gần 1000.000 cuốn sách và tạp chí và số lượng học sinh như vậy yêu

Trang 16

cáo và tìm kiếmV, thống kê, được đặt ra hàng đầu và thư viện phải tìm mọicách để hoàn thiện hơn Với số lượng sách báo lớn như thế việc quản lý danhmục sách, tạp chí là phải quản lý tên sách, số lượng, loại nhập, thanh lý sốlượng sách cũ còn tồn trong kho

Do tính chất của thư viện là mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà, nên vấn

đề đặt ra là, phải quản lý được bạn đọc (chỉ giành riêng cho những học sinhtrong trường) mà trong đó phải biết được, họ tên bạn đọc, lớp chuyên ban,khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có), ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụngthẻ Và các thông tin này biết được nhờ Mã Thẻ Thư Viện của độc giả đó Như vậy mục đích của thư viện là làm sao phục vụ được bạn đọc mộtcách nhanh chóng, chính xác kể cả lúc mượn cũng như lúc trả

Thư viện gồm các phòng ban sau:

+ Ban giám đốc + Phòng bổ sung và sử lý kỷ luật + Phòng phục vụ bạn đọc

- Phòng tìm tin: Tại đây lưu trữ các thông tin về sách, báo trí và các tưliệu khác theo thể loại Mỗi tư liệu trong thể loại đó được đánh mã tư liệu

- Phòng làm thẻ: Tổ chức làm thẻ mới, gia hẹn thẻ Cho bạn đọc thoảmãn yêu cầu của thư viện

+ Phòng tổ chức và bảo quản kho

+ Phòng đóng sách + Phòng nghiệp vụ

+ Phòng hành chính

Trang 17

a Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thư viện trường cấp III Hồng Quang

Đây là hệ thống quản trị của thư viện theo kiểu trực tuyến và chức năng.Như vậy mỗi phòng ban chức năng cũng như các đơn vị thành viên đều cómột nhiệm vụ riêng và rất cụ thể Để thực hiện tốt công việc được giao chomỗi một cán bộ, từ quản thư đến ban giám đốc phải hoàn thành nhiệm vụ củamình trong phạm vi thuộc sự quản lý

Phòng nghiệp vụ

Phòng Đóng sách

Phòng Hành chính

Trang 18

b Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý thư viện :

Phiếu quản lý sách

Chú ý: Phòng thư mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật danh mục sách vào thư viện Nhận độc giả mới: Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ Phòng phục vụ bạn đọc tiến hành phát mẫu đăng ký là bạn đọc và đăng ký cho bạn đọc và khai báo vào mẫu theo hình thức như sau:

Th viÖn phiÕu qu¶n lý s¸ch Trêng THPT Hång Quang M· sè s¸ch

Tªn s¸ch

TËp Sè trang

Sè lîng N¨m xuÊt b¶n

M· nhµ xuÊt b¶n Nhµ xuÊt b¶n

M· thÓ lo¹i ThÓ lo¹i

M· t¸c gi¶ T¸c gi¶

M· vÞ trÝ VÞ trÝ Khu KÖ Ng¨n

Th viÖn phiÕu ®¨ng ký Trêng THPT Hång Quang Hä vµ tªn N¨m sinh

Líp chuyªn

Khèi kho¸ häc

Ngµy ®¨ng ký

X¸c nhËn cña c¬ quan

Trang 19

Sau đú độc giả, sẽ được phũng phục vụ đọc giả cấp thẻ độc giả với mỗi thẻ bạn đọc sẽ được gỏn cho một mó số độc giả theo mẫu sau:

Quỏ trỡnh mượn sỏch:

Khi bạn đọc đến mượn sỏch sẻ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này Từ phiếu này bạn đọc vào phũng đọc sỏch và lấy phiếu mượn sỏch, bạn đọc sẽ chọn sỏch cần mượn và điền vào phiếu mượn, để quản thư căn cứ vào phiếu này lấy sỏch cho bạn đọc và cập nhật vào danh sỏch bạn đọc mượn sỏch trong ngày đú

Số

Th viện Trờng THPt hồng quang Thẻ bạn đọc Họ và tên

Lớp chuyên

Khối khoá học

Ngày đăng ký

Ngày Tháng Năm

Trởng phòng công tác bạn đọc Phiếu mợn sách Số thẻ TV Số phiếu mợn

Họ tên

Lớp chuyên

Khối khoá học

Hình thức mợn

Mã số sách Tên sách Tác giả Mã thể loại

Ngày Tháng năm

Trang 20

Khi bạn đọc chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn

để mượn

Trong quá trình theo dõi việc mượn sách nếu như bạn đọc chỉ mượn vàtham khảo tại chỗ thì quá trình cho mượn và thu nhận được tiến hành trongngày

Nếu như độc giả mượn sách và tạp chí về để tham khảo trong thời giancho phép, mà vượt thời gian cho phép, thì bộ phận cho mượn tại phòng đọc sẽtiến hành rà tìm các danh sách bạn đọc trễ hạn để gởi giấy báo thu hồi lại sách

đã cho mượn theo mẫu sau:

Trang 21

Hỡnh 7: Giấy thụng bỏo trễ hẹn

Bỏo cỏo thống kờ:

Đối với cụng tỏc phũng đọc, ngoài cụng việc tra cứu tỡm kiếm sỏch theo yờu cầu bạn đọc (độc giả), cũn phải thống kờ số độc giả theo thời gian chỉ định từ đú lắm được số độc giả trong kỳ và số sỏch đó mượn theo mẫu sau:

Th viện

Trờng THPT Hồng Quang Giấy báo mợn sách quá hạn Kính gửi

Lớp chuyên

Khối khoá học

Chúng tôi thông báo đến bạn đọc đã mợn sách của th viện nhà trờng những quyển sách có Mã số

Tên sách

Vào ngày

Đến hôm nay quá hạn

Vậy xin thông báo đến bạn đọc vui lòng đem sách đến trả Và mang theo số tiền và để trả phí sách trễ hẹn Th viện

Trờng THPT Hồng Quang Báo cáo tình hình bạn đọc Từ ngày Đến ngày

Mã độc giả Họ và tên Lớp chuyên Khoá học Số sách mợn

Trang 22

Báo cáo số sách mà độc giả đã mượn đến ngày theo mẫu sau:

- Với nhân viên quản lý:

+ Khi yêu cầu của độc giả, ví dụ như yêu cầu về mượn tư liệu thì sẽ thựchiện như sau:

Kiểm tra xem độc giả có được mượn hay không Nếu không sẽ bị từchối, nếu có sẽ kiểm tra tư liệu bạn đọc muốn có còn hoặc có tư liệu đó

Trang 23

liệu đó, nếu còn sẽ thực hiện cho độc giả mượn và ghi thời gian mượn và thờigian phải trả cho bạn đọc.

+ Khi yêu cầu độc giả muốn làm thẻ: Kiểm tra các điều kiện về độc giả(có phải là học sinh, giáo viên trong trường không?).Nếu thoả mãn thì tổ chứccấp thẻ và hẹn ngày lấy thẻ, nếu không sẽ từ chối

+ Khi cần thực hiện thống kê: Sẽ giao cho từng phòng thực hiện theođúng chức năng của từng phòng Ví dụ: Thống kê lượng sách trong thư viện:Thuộc phòng tổ chức và bảo quản; thống kê mượn trả thuộc phòng mượn trả,sau đó các phòng tổ chức báo cáo lên phòng quản lý

2.3 Đánh giá những nhược điểm của hệ thống cũ

Với cách tổ chức như trên, hệ thống quản lý thư viện của trường còn cómột số nhược điểm sau:

- Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống thư viện đều được tiếnhành hoàn toàn thủ công

- Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lượng sách báo rấtlớnT, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặpnhiều nhầm lẫn sai sót

- Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quảtrong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và các kỹ năng củacác cán bộ thư viện Nếu trình độ không đồng đều sẽ dẫn đến lúng túng khilàm việc

- Đối với việc tra cứu của độc giả còn có nhiều khó khăn, thời gian tìmđúng sách mất nhiều thời gian ngay cả với độc giả và cán bộ thư viện

Trang 24

- Việc quản lý thư viện như cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông tin,thiết lập các biểu đồ thống kê là khó khăn thậm chí gây nhầm lẫn khó cókhả năng khắc phục ngay được

2.4 Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn:

Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Thư viện trường cấp III Hồng

Quang, cho em thấy một số điểm nổi bật, khi áp dụng những ứng dụng của

tin học vào trong công tác quản lý thư viện

+ Khi thực hiện tin học hóa vào một số khâu trong công tác quản lý thư viện sẽ mang lại:

- Giảm bớt được một số công việc thủ công nhàm chán, mất thời giancho các cán bộ thư viện

- Giúp độc giả tra cứu, tìm kiếm, thực hiện mượn trả một cách nhanhchóng

- Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác và mang lạitính chuyên nghiệp cao

- Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin được với các môi trườngmáy tính lớn, mạng internet, các mạng liên thư viện

+Tuy nhiên việc tin học hoá cũng gặp một số khó khăn sau đây:

- Phải chi phí cao hơn để trang bị cho hệ thống máy tính

- Phải đào tạo hướng dẫn lại các nhân viên thư viện vốn đã quen với cáccông tác thủ công

- Phải có hướng dẫn chỉ bảo cho bạn đọc rất nhiều vì đây là trường thưviện của một trường cấp III, nên hầu hết các em còn nhỏ, và đây là một lĩnh

Trang 25

vực mới, đòi hỏi các cán bộ quản lý phải có tâm huyết và hướng dẫn nhiệttình cho các em

Những khó khăn trên sẽ được hạn chế nếu xây dựng được một hệ thốngquản lý thư viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công nghệ và cáccông tác thủ công truyền thống

Trang 26

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

3.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý thư viện

Hệ thống quản lý thư viện được tổ chức với 5 chức năng sau:

- Chức năng quản lý sách

- Chức năng quản lý độc giả

- Chức năng mượn trả

- Chức năng tra cứu tìm kiếm

- Chức năng thống kê, báo cáo

3.1.1 Chức năng quản lý sách gồm

- Nhập thông tin về sách

- Sửa thông tin về sách

- Huỷ thông tin về sách

- Thanh lý sách

* Giải thích:

Chức năng này thực hiện nhập nội dung thông tin liên quan đến sáchnhư: Mã sách, tên sách, tên tác giả, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngàynhập, số lượng, nơi để vào cơ sở dữ liệu

Trường hợp cần bổ sung hiệu chỉnh một số thông tin liên quan về sách

do thiếu hoặc cập nhật sai sót cán bộ thư viện sẽ vào chức năng sửa sách vàcập nhập vào cơ sở dữ liệu, để đổi các thông tin về sách

Trang 27

Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không

có nhu cầu được độc giả sử dụngthì chức năng huỷ sách sẽ được thực hiệnloại bỏ các thông tin liên quan đến đầu sách đó

Chức năng thanh lý sách thực hiện việc lưu thông tin về một đầu sách đãtừng tồn tại trong kho dữ liệu và được thanh lý bởi một lý do nào đó (Bán,chuyển nhượng ) ra khỏi kho lưu trữ

3.1.2 Chức năng quản lý độc giả gồm 3

- Nhập các thông tin về độc giả

- Sửa thông tin về độc giả

- Huỷ thông tin về độc giả

*Giải thích: Chức năng này thực hiện quản lý các thông tin về độc giảC,

thực hiện cập nhập các thông tin liên quan về độc giả như: Số thẻ thư viện củađộc giả, họ tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, khoá, số điện thoại, ngày làm thẻ,ngày hết hạn

Trong trường hợp thông tin về độc giả có sai lệch, thì sẽ sửa lại thôngqua chức năng sửa độc giả

Đây là trường cấp III nên thẻ thư viện chỉ có giá trị trong vòng 3 năm màhọc sinh theo học§, những độc giả có thẻ hết hạn, hoặc vì lý do khác sẽ bị loạikhỏi thư viện sẽ được chức năng huỷ độc giả loại bỏ khỏi CSDL

3.1.3 Chức năng quản lý mượn trả gồm

- Mượn sách

- Trả sách

- Xử lý quá hạn

Trang 28

*Giải thích: Đây là chức năng giao dịch chính của thư viện với độc giả

khi đến mượn hoặc trả sách

Bạn đọc có nhu cầu mượn sách hoặc trả sách sẽ được cán bộ thư việnkiểm tra tính hợp lệ (Số thẻ TV, số sách mượn, trả ) Nếu hợp lệ độc giả sẽđược phép cung cấp mượn sách hoặc trả sách, ngược lại không thoả mãnnhững điều kiện mà cán bộ thư viện đưa ra sẽ bị từ chối Chức năng mượn trảcũng lưu qúa trình mượn trả của độc giả vào CSDL

Khi độc giả mượn sách quá hạn thủ thư có thể in giấy báo quá hạn và gửiđến độc giả yêu cầu trả sách Độc giả trả sách quá hạn sẽ phải chịu hình thức

kỷ luật của thư viện Thông tin về sự quá hạn của độc giả cũng lưu vàoCSDL

3.1.4 Chức năng tra cứu gồm

- Tra cứu sách

- Tra cứu độc giả

- Tra cứu mượn trả

* Giải thích:

Chức năng này được ba phần:

+ Phần tra cứu sách: Nhằm giúp cả độc giả và nhân viên thư viện tra cứutìm kiếm một cuốn sách nào đó theo mã sách, tên sách, chủ đề hoặc tác giảcủa cuốn sách đó

+ Phần tra cứu độc giả: Giúp nhân viên thư viện tìm kiếm thông tin liênquan đến một độc giả theo các tiêu chí sau: Số thẻ thư viện, tên độc giả, lớpchuyên, khoá học

Trang 29

+ Phần tra cứu mượn trả: Giúp nhân viên thư viện tra cứu quá trìnhmượn trả của một độc giả, phần này cho biết thông tin hiện thời về tình hìnhmượn trả của một độc giả

3.1.5 Chức năng thống kê gồm có:

- Thống kê sách

- Thống kê độc giả

- Thống kê trả mượn trả

*Giải thích: Chức năng này thực hiện các thống kê về sách, độc giả quá

trình mượn trả của độc giả theo yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xácnhằm giúp ban quản lý thư viện có được những thông tin cần thiết nhằm phục

vụ cho mục đích tốt hơn

Trang 30

3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng:

* Giải thích: Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là một loạt biểu đồ

diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết Mỗi nút trongbiểu đồ là một chức năng, và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tảbởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm Như vậy BPC tạo thànhmột cấu trúc cây

TK mượn /trả

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Xử lý quáhạn

Tra cứu sách

Tra cứu độc giả

Tra cứu mượn trả

TK sách

TK độc giả TK độc giả

Trang 31

- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng

Vì những đặc điểm trên mà BPC (Biểu đồ phân cấp chức năng) thườngđược sử dụng làm mô hình chức năng trong các bước phân tích, hoặc cho các

hệ thống đơn giản Nếu hệ thống quá phức tạp, thì một mô hình chức năngdưới dạng BPC là quá sơ lược và các thiếu sót nêu trong hai đặc điểm ở cuối