Giải pháp hoàn thiện các hình thức trả lương tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 18.5

Mục đích của đề tài

Thực tế hiện nay là nhu cầu độc giả đến thư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý, hàng ngày càng tăng do vậy, nếu quản lý bằng thủ công sẽ không tránh khỏi những thiếu sót .Bên cạnh đó nhu cầu độc giả về tra cứu sách rất cần đến việc nhanh chóng trong việc nắm bắt nội dung sách cần quan tâm, điều này các phương pháp thủ công khó có thể thực hiện được trong thời gian cho phép. Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm cho hệ thống thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể ứng dụng được những thành tựu mới nhất về CNTT để hỗ trợ công tác quản lý và phục.

Khảo sát hệ thống cũ

Do tính chất của thư viện là mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà, nên vấn đề đặt ra là, phải quản lý được bạn đọc (chỉ giành riêng cho những học sinh trong trường) mà trong đó phải biết được, họ tên bạn đọc, lớp chuyên ban, khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có), ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ. Từ phiếu này bạn đọc vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, bạn đọc sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn, để quản thư căn cứ vào phiếu này lấy sách cho bạn đọc và cập nhật vào danh sách bạn đọc mượn sách trong ngày đó.

Đánh giá những nhược điểm của hệ thống cũ

- Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống thư viện đều được tiến hành hoàn toàn thủ công. - Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lượng sách báo rất lớnT, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn sai sót. - Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và các kỹ năng của các cán bộ thư viện.

- Đối với việc tra cứu của độc giả còn có nhiều khó khăn, thời gian tìm đúng sách mất nhiều thời gian ngay cả với độc giả và cán bộ thư viện. - Việc quản lý thư viện như cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê ..là khó khăn thậm chí gây nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay được.

Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn

Những khó khăn trên sẽ được hạn chế nếu xây dựng được một hệ thống quản lý thư viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công nghệ và các công tác thủ công truyền thống.

Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý thư viện

Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không có nhu cầu được độc giả sử dụngthì chức năng huỷ sách sẽ được thực hiện loại bỏ các thông tin liên quan đến đầu sách đó. Chức năng thanh lý sách thực hiện việc lưu thông tin về một đầu sách đã từng tồn tại trong kho dữ liệu và được thanh lý bởi một lý do nào đó (Bán, chuyển nhượng ..) ra khỏi kho lưu trữ. *Giải thích: Chức năng này thực hiện quản lý các thông tin về độc giảC, thực hiện cập nhập các thông tin liên quan về độc giả như: Số thẻ thư viện của độc giả, họ tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, khoá, số điện thoại, ngày làm thẻ, ngày hết hạn.

Đây là trường cấp III nên thẻ thư viện chỉ có giá trị trong vòng 3 năm mà học sinh theo học§, những độc giả có thẻ hết hạn, hoặc vì lý do khác sẽ bị loại khỏi thư viện sẽ được chức năng huỷ độc giả loại bỏ khỏi CSDL. + Phần tra cứu độc giả: Giúp nhân viên thư viện tìm kiếm thông tin liên quan đến một độc giả theo các tiêu chí sau: Số thẻ thư viện, tên độc giả, lớp chuyên, khoá học. + Phần tra cứu mượn trả: Giúp nhân viên thư viện tra cứu quá trình mượn trả của một độc giả, phần này cho biết thông tin hiện thời về tình hình mượn trả của một độc giả.

*Giải thích: Chức năng này thực hiện các thống kê về sách, độc giả quá trình mượn trả của độc giả theo yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác nhằm giúp ban quản lý thư viện có được những thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho mục đích tốt hơn. Nếu hệ thống quá phức tạp, thì một mô hình chức năng dưới dạng BPC là quá sơ lược và các thiếu sót nêu trong hai đặc điểm ở cuối ở trên là không thể châm trước được.

Biểu đồ luồng dữ liệu

Vì những đặc điểm trên mà BPC (Biểu đồ phân cấp chức năng) thường được sử dụng làm mô hình chức năng trong các bước phân tích, hoặc cho các hệ thống đơn giản. + Định nghĩa: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (Thay đổi, giá trị, cấu trúc, vị trí của một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới). Khi nói đến truyền dẫn thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin được chuyển đến một chức năng để được xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng như một kết quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (Bằng tay, qua máy tính, bằng fax, hay điện thoại v.v. ).Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn (có thể là tên bạn đọc), cũng có thể là một dữ liệu có cấu trúc (như thẻ thư viện).

Chú ý rằng mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến), ít nhất phải có một đầu dính tới một chức năng. + Định nghĩa: Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con của hệ thống, được mô tả một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình. Với biểu đồ luồng dữ liệu BLD thì quá trình phân tích từ trên xuống lại là quá trình thành lập dần dần các BLD, diễn tả các chức năng của hệ thống theo từng mức.

Nếu quá trình cập nhật bị sai hoặc thiếu thì lấy thông tin đầu sách cần sửa trong kho sữa chữa lại, sau khi sửa xong thì kết quả dữ liệu được trả về kho. Khi cần huỷ một đầu sách thì tiến hành đối chiếu lại với thông tin đầu sách ta thực hiện chức năng thanh lý nhằm lưu trữ thông tin tạm thời về đầu sách đó (kho thanh lý) trong một thời gian nào đó. b) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý độc giả.

Các bảng cơ sở dữ liệu 1. Bảng sách (Table Sách)

Trường thời gian quá hạn sẽ tính bằng ngày mượn - ngày trả, và so sánh với nội quycủa thư viện để xem có vi phạm hay không, nếu có sẽ ghi nhận và ghi vào.