một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu của công ty tnhh spitfire controls (việt nam)

Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh quốc tế được thực hiện một cách thuận lợi an toàn thì một nghiệp vụ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp là quy trình xây dựng và thực hiện hợp đồng..

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP HCM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH

SPITFIRE CONTROLS (VIỆT NAM)

Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG

Giảng viên hướng dẫn : ThS Phạm Thị Kim Dung Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Thùy Diệp

TP Hồ Chí Minh, 2013

ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP.HCM

KHÓA LU ẬN TỐT NGHIỆP

Ngành : QU ẢN TRỊ KINH DOANH

Chuyên ngành: QU ẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG

Giảng viên hướng dẫn: ThS Phạm Thị Kim Dung Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thùy Diệp

MSSV: 0954010076 L ớp: 09DQN3

TP.Hồ Chí Minh, 2013

L ỜI CAM ĐOAN

- -

Em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng em Những kết quả và số liệu trong

báo cáo được thực hiện tại công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam), không sao

chép bất cứ nguồn nào khác Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự

cam đoan này

TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng…năm 2013 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thùy Diệp

L ỜI CẢM ƠN

- -

Trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng

dẫn nhiệt tình của cô Phạm Thị Kim Dung và sự chỉ bảo của các anh chị phòng Thu Mua công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) Từ đó, đã giúp em hoàn thành tốt hơn khóa luận tốt nghiệp của mình

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Phạm Thị Kim Dung và các anh chị phòng Thu Mua Công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) đã hết sức tạo điều

kiện và tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành khóa

luận tốt nghiệp

Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Quản Trị Kinh Doanh trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ TPHCM đã trang bị cho em những kiến thức cần thiết và bổ ích làm cơ sở để em có thể hoàn thành tốt đề tài của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

NH ẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

TPHCM, ngày…tháng…năm 2013

M ỤC LỤC

- -

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2.Tình hình nghiên cứu 1

3.Mục đích nghiên cứu 2

4.Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5.Phương pháp nghiên cứu 2

6.Dự kiến kết quả nghiên cứu 2

7.Kết cấu của đề tài: 2

CHƯƠNG 1: 3

1.1.Khái quát về hoạt động nhập khẩu 3

1.1.1.Khái niệm về nhập khẩu 3

1.1.2.Vai trò của hoạt động nhập khẩu 3

1.1.2.1.Đối với doanh nghiệp 3

1.1.2.2.Đối với nền kinh tế quốc dân 4

1.1.3.Các phương thức nhập khẩu 5

1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp 5

1.1.3.2 Nhập khẩu ủy thác 5

1.1.3.3.Nhập khẩu liên doanh 5

1.1.3.4.Nhập khẩu hàng đổi hàng 5

1.1.3.5.Nhập khẩu tái xuất 5

1.2.Quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu tại các doanh nghiệ 6

1.2.1.Nghiên cứu thị trường 7

1.2.2.Lập phương án kinh doanh 8

1.2.3.Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng 8

1.2.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 9

1.2.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có) 9

1.2.4.2.Làm thủ tục mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C) 10

1.2.4.3 Người mua đôn đốc người bán giao hàng 11

1.2.4.4 Thuê phương tiện vận tải 11

1.2.4.5 Mua bảo hiểm 11

1.2.4.6 Làm thủ tục hải quan 12

1.2.4.7 Nhận hàng nhập khẩu 13

1.2.4.8 Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu 14

1.2.4.9 Làm thủ tục thanh toán 15

1.2.4.10 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) 15

1.3 Các phương pháp dự báo nhu cầu sản phẩm sản xuất 16

1.3.1 Phương pháp dự báo định tính 16

1.3.2 Phương pháp dự báo định lượng 16

1.3.2.1 Phương pháp bình quân giản đơn 16

1.3.2.2 Phương pháp số bình quân di động 16

1.3.2.3 Phương pháp bằng số mũ san 17

1.3.2.4 Phương pháp hoạch định theo xu hướng: 17

1.3.2.5 Phương pháp dự báo nhu cầu biến đổi theo mùa 17

1.3.2.6 Phương pháp dự báo nhu cầu vừa biểu hiện tính mùa vụ vừa có tính xu hướng ……… 18

CHƯƠNG 2 19

2.1 Giới thiệu tổng quan về công tyTNHH Spitfire Controls (Việt Nam) 19

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 19

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 19

2.1.1.2.Quy mô hoạt động và cơ sở vật chất của công ty 20

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty Spitfire controls (Việt Nam) 20

2.1.3 Ngành nghề kinh doanh 21

2.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý 22

2.2.1.Cơ cấu tổ chức của công ty 22

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý và tổ chức các phòng ban trong công ty 23

2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam)25 2.4 Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu tại công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) 28

2.4.1 Giới thiệu đôi nét về phòng thu mua của công ty TNHH Spitfire Controls

(Việt Nam) 28

2.4.2 Phân tích về hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) 29

2.4.2.1 Kết quả tình hình thực hiện hoạt động nhập khẩu 29

2.4.2.2 Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu 30

2.4.2.3 Phương thức nhập khẩu 31

2.4.2.4 Các thị trường nhập khẩu chính 31

2.4.3 Quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu tại Công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) 33

2.4.3.1 Nghiên cứu thị trường: 33

2.4.3.2 Lập phương án kinh doanh: 34

2.4.3.3 Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng 35

2.4.3.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Spitfire Controls (Việt Nam)……… 35

2.4.3.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu: 35

2.4.3.4.2 Làm thủ tục mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C) 35

2.4.3.4.3 Người mua đôn đốc người bán giao hàng 36

2.4.3.4.4 Thuê phương tiện vận tải 36

2.4.3.4.5 Mua bảo hiểm: 37

2.4.3.4.6 Làm thủ tục hải quan 37

3.1.3.4.7 Nhận hàng nhập khẩu: 39

3.1.3.4.8 Kiểm tra hàng nhập khẩu 39

3.1.3.4.9 Làm thủ tục thanh toán 40

2.4.3.4.10 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 40

2.5 Nhận xét về quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu tại công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam 41

2.5.1 Ưu điểm của quy trình 41

2.5.2 Tồn tại của quy trình 42

2.5.3 Nguyên nhân của những tồn tại 43

2.5.3.1 Nguyên nhân khách quan 43

2.5.3.2 Nguyên nhân chủ quan 44

CHƯƠNG 3 45

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình nhập khẩu 45

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu 45

3.2.1 Giải pháp từ phía công ty 46

3.2.1.1 Giải pháp nâng cao công tác lập kế hoạch nhập khẩu nguyên vật liệu của công ty 46

3.2.1.2 Đa dạng hóa phương thức thanh toán 50

3.2.1.3 Giải pháp trong việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ khai báo hải quan 55

3.2.1.4Giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 56

3.2.2.Đề xuất với nhà nước 59

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

DANH M ỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

DANH SÁCH CÁC B I ỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

- -

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ 2010- 2012

Bảng 2.2: Kết quả thực hiện hoạt động nhập khẩu của công ty Spitfire Controls (Việt Nam) năm 2010- 2012

Bảng 2.3: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty năm 2011- 2012

Bảng 2.4: Cơ cấu thị trường nhập khẩu của công ty Spitfire Controls (Việt Nam) từ năm 2010 – 2012

Bảng 2.5: Mức giá của một số nguyên vật liệu mà công ty nhập khẩu

Bảng 2.6: Biểu phí giao dịch điện chuyển tiền tại ngân hàng Vietcombank

Bảng 3.1: Nhu cầu tổng hợp về các loại sản phẩm

Bảng 3.2: Nhu cầu điều chỉnh theo chỉ số mùa

Bảng 3.3: Biểu phí giao dịch thư tín dụng tại ngân hàng Vietcombank

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết quả kinh doanh của công ty Spitfire Controls (Việt Nam)trong 3 năm từ 2010- 2012

Biểu đồ 2.2: Cơ cấu thị trường nhập khẩu của công ty TNHH Spitfire Controls (

Việt Nam)

Biểu đồ 3.1: Nhu cầu tổng hợp về các loại sản phẩm

ỜI MỞ ĐẦU

1 Tính c ấp thiết của đề tài

Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước và đang trong giai đoạn công nghiệp hoá

- hiện đại hoá đất nước Từ thực tế cho thấy chưa bao giờ hoạt động thương mại

quốc tế lại diễn ra sôi động như ngày nay Việc giao lưu buôn bán giữa các quốc gia đã trở thành một yếu tố khách quan Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh

quốc tế được thực hiện một cách thuận lợi an toàn thì một nghiệp vụ quan trọng đối

với mỗi doanh nghiệp là quy trình xây dựng và thực hiện hợp đồng Tuy nhiên đây

là một vấn đề khó khăn và lại ảnh hưởng đến sự thành bại của một doanh nghiệp

Do đó mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển tốt thì vấn đề đặt ra là phải thực

hiện tốt quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng, bởi đây là cơ sở pháp lý để xác định quyền và nghĩa vụ giữa các bên, là căn cứ giải quyết tranh chấp khiếu nại - một vấn

đề mà trong hoạt động thương mại quốc tế khó tránh khỏi

Công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) là một doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài của Mỹ trực thuộc Singmatrol International Inc., Là công ty chuyên

nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài để sản xuất hàng xuất khẩu nên công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) rất quan tâm đến công tác xuất nhập khẩu coi đây là một trong những hoạt động chủ đạo liên quan chặt chẽ đến sự tồn tại và phát triển của mình Với mục đích là xây dựng được thương hiệu trên thị trường, luôn

tạo được lòng tin của khách hàng đặc biệt là đạt được lợi nhuận cao nên công ty rất chú trọng đến việc đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu

Nhận thức được ý nghĩa, vai trò quan trọng của hoạt động kinh doanh xuất

nhập khẩu của công ty trong giai đoạn hiện nay, đặc biệt là hoạt động nhập khẩu, cùng với những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường Em chọn đề tài “ Một

số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu của công

ty TNHH Spitfire Controls (Vi ệt Nam) ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

2 Tình hình nghiên c ứu

Đất nước hội nhập, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu xuất hiện nhiều và

mở rộng Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về các giải pháp hoàn thiện quy trình

nhập khẩu của ngành nói chung và của các nhân doanh nghiệp nói riêng Tùy vào tính chất hoạt động của từng doanh nghiệp, ngành nghề mà các giải pháp được đề

trong kinh doanh quốc tế và đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và ngành

3 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng về quy trình tổ chức thực hiện hoạt động nhập

khẩu tại công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) để đưa ra một số giải pháp

nhằm hoàn thiện quy trình này

4 Nhi ệm vụ nghiên cứu

Thông qua tìm hiểu, nghiên cứu về quy trình tổ chức thực hiện hoạt động nhập

khẩu của công ty để đưa ra những ưu điểm và tồn tại của quy trình nhập khẩu của công ty

Đồng thời tiến hành so sánh giữa quy trình thực tế và lý thuyết để tìm ra nguyên nhân từ đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại và hoàn thiện quy trình nhập khẩu của công ty

Tuy nhiên, quy trình nhập khẩu mà em đưa ra chỉ áp dụng cho những hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu ở nước ngoài, còn những hợp đồng nhỏ lẻ mua tại Việt Nam không được xét đến trong quy trình này

5 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hoá trên cơ sở các số liệu

và tình hình thực tế tại công ty

6 D ự kiến kết quả nghiên cứu

Đề xuất một số giải pháp giúp hoàn thiện quy trình nhập khẩu của công ty từ đó tăng giá trị nhập khẩu của công ty góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được trình bày thành 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện

nhập khẩu

Chương 2: Phân tích thực trạng về quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu tại công

ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam)

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty

TNHH Spitfire Controls (Việt Nam)

1.1.2 Vai trò c ủa hoạt động nhập khẩu

1.1.2.1 Đối với doanh nghiệp

Hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói riêng Bởi vì đây

là một trong những nghiệp vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp diễn ra một cách thường xuyên, liên tục, là chìa khoá mở ra cánh cửa cho hoạt động kinh doanh quốc tế của các doanh nghiệp đồng thời là nguồn thu lớn đóng góp vào lợi nhuận cho toàn doanh nghiệp và đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với các doanh nghiệp được thể hiện như sau:

• Nhập khẩu góp phần đổi mới máy móc thiết bị, thay đổi phương thức quản

lý, sản xuất nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

• Nhập khẩu góp phần mở rộng quan hệ của doanh nghiệp với các bạn hàng trong nước và quốc tế Tạo ra những cơ hội làm ăn mới cho doanh nghiệp

• Nhập khẩu cũng có vai trò nâng cao năng lực cạnh tranh cho các sản phẩm

của doanh nghiệp, năng lực cạnh tranh của ngành trên bình diện quốc gia cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm, ngành, quốc gia trên bình diện quốc tế

• Nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh, do vậy nhập khẩu cũng góp phần vào việc đảm bảo mục tiêu của doanh nghiệp

1.1.2.2 Đối với nền kinh tế quốc dân

Nhập khẩu để bổ sung các hàng hóa mà trong nước không sản xuất được,

hoặc sản xuất không đáp ứng nhu cầu Nhập khẩu còn để thay thế,nghĩa là nhập

khẩu về những hàng hóa mà sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khẩu Hai mặt nhập khẩu bổ sung và nhập khẩu thay thế nếu được thực hiện tốt sẽ tác động tích cực đến sự phát triển cân đối của nền kinh tế quốc dân, trong đó, cân đối

trực tiếp ba yếu tố của sản xuất: công cụ lao động, đối tượng lao động và lao động

Vì vậy vai trò quan trọng của nhập khẩu được thể hiện ở các khía cạnh sau:

• Nhập khẩu tạo điều kiên thúc đẩy nhanh quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Thông qua nhập

khẩu các công nghệ mới được trang bị cho các ngành kinh tế như điện và điện tử, công nghiệp đóng tàu, chế biến dầu khí, chế biến nông sản….Từ đó sẽ hướng các ngành kinh tế theo hướng công nghiệp hóa

• Nhập khẩu giúp bổ sung kịp thời những mặt cân đối của nền kinh tế đảm bảo phát triển kinh tế cân đối và ổn định Nhập khẩu có tác động rất tích cực thông qua

việc cung cấp các điều kiện đầu vào làm cho sản xuất phát triển,mặt khác tạo điều

kiện để các quốc gia chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, tận hưởng được những lợi

thế từ thị trường thế giới và khắc phục những mặt mất cân đối thúc đẩy kinh tế quốc dân phát triển

• Nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân Nhập

khẩu có vai trò làm thỏa mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, mà trong nước không sản xuất được hoăc sản xuất không đủ như thuốc chữa bệnh…Hoạt động nhập khẩu còn đảm bảo đầu vào cho sản xuất, khôi phục lại

những ngành nghề mới tạo nhiều việc làm ổn định cho người lao động, từ đó tăng

khả năng thanh toán Mặt khác nhập khẩu còn trực tiếp góp phần xây dựng những ngành nghề sản xuất hàng tiêu dùng, làm cho cả số lượng lẫn chủng loại hàng hóa tiêu dùng tăng, khả năng lựa chọn của người dân sẽ được mở rộng, đời sống ngày càng tăng lên

• Nhập khẩu có vai trò tích cực đến thúc đẩy xuất khẩu Nhập khẩu tạo đầu vào sản xuất hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho việc mở rộng thị trường

xuất khẩu hàng hóa của một quốc gia ra nước ngoài

1.1.3 Các phương thức nhập khẩu

Các phương thức nhập khẩu thông dụng ở nước ta hiện nay

1.1.3.1 Nh ập khẩu trực tiếp

Hàng hóa được mua trực tiếp từ nước ngoài không thông qua trung gian.Bên

xuất khẩu giao hàng trực tiếp cho bên nhập khẩu Trong hình thức này, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp làm các hoạt động tìm kiếm đối tác, đàm phán ký kết hợp đồng…và phải tự bỏ vốn để kinh doanh hàng nhập khẩu, phải

chịu mọi chi phí giao dịch, nghiên cứu thị trường,giao nhận lưu kho bãi, nộp thuế tiêu thụ hàng hóa

1.1.3.2.Nhập khẩu ủy thác

Là hình thức nhập khẩu gián tiếp thông qua trung gian thương mại.Bên nhờ

ủy thác sẽ phải trả một khoản tiền cho bên nhận ủy thác dưới hình thức phí ủy thác, còn bên nhận ủy thác có trách nhiệm thực hiện đúng nội dung của hợp đồng ủy thác

đã được kí kết giữa các bên

Hình thức này giúp cho doanh nghiệp nhận ủy thác không mất nhiều chi phí,

độ rủi ro thấp nhưng lợi nhuận từ hoạt động này không cao

1.1.3.3 Nhập khẩu liên doanh

Là hoạt động nhập khẩu hàng hoá trên cơ sở liên kết kinh tế một cách tự nguyện giữa các doanh nghiệp, trong đó có ít nhất một bên là doanh nghiệp nhập

khẩu trực tiếp nhằm phối hợp các kĩ năng để cùng giao dịch và đề ra các chủ trương, biện pháp có liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên được quy định theo tỷ lệ vốn đóng góp

Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp trong liên doanh phải kí hai

loại hợp đồng

1.1.3.4Nhập khẩu hàng đổi hàng

Nhập khẩu hàng đổi hàng là hai nghiệp vụ chủ yếu của buôn bán đối lưu, nó

là hình thức nhập khẩu đi đôi với xuất khẩu.Hoạt động này được thanh toán không

phải bằng tiền mà chính là hàng hóa.Hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu có giá trị tương đương nhau

1.1.3.5Nh ập khẩu tái xuất

Tạm nhập tái xuất được thực hiện trên cơ sở hai hợp đồng riêng biệt: hợp đồng mua hàng do thương nhân Việt Nam ký với thương nhân nước xuất khẩu và

hợp đồng bán hàng do thương nhân Việt Nam ký với thương nhân nước nhập khẩu

Hợp đồng mua hàng có thể ký trước hoặc sau hợp đồng bán hàng

Hàng hoá được nhập khẩu vào trong nước tái xuất được lưu tại kho ngoại quan sau đó được xuất khẩu ra nước ngoài không thông qua chế biến, hoạt động này

ở Việt Nam được điều chỉnh bằng quy chế kho ngoại quan số 212/1998

1.2 Quy trình t ổ chức thực hiện nhập khẩu tại các doanh nghiệp

1.2.1 Nghiên c ứu thị trường

Nghiên cứu thị trường nhập khẩu là cả một quá trình tìm kiếm khách hàng

và có hệ thống cùng với việc phát triển tổng hợp các thông tin cần thiết để giải

Nghiên cứu thị trường

Lập phương án kinh doanh

Giao dịch, đàm phán, ký két hợp đồng

Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Kiểm tra hàng nhập khẩu

Làm thủ tục thanh toán

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

ế ó)

quyết vấn đề Marketing.Bởi vậy, nghiên cứu thị trường ngày càng đóng vai trò quan

trọng để giúp các nhà kinh doanh đạt hiệu quả cao trong hoạt động nhập khẩu

Để nắm vững các yếu tố thị trường hiểu rõ quy luật vận động của thị trường nhằm ứng xử kịp thời, các nhà nhập khẩu nhất thiết phải tiến hành công tác nghiên cứu thị trường, bao gồm: nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu, nghiên cứu dung lượng thị trường, lựa chọn bạn hàng, nghiên cứu giá cả hàng hoá trong nhập khẩu

• Nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu

Mục đích nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu là để tiến hành nhập khẩu đúng

chủng loại mà thị trường trong nước cần kinh doanh có hiệu quả, đạt được mục tiêu

lợi nhuận của doanh nghiệp Việc nhận biết mặt hàng nhập khẩu trước hết căn cứ vào nghiên cứu sản xuất và tiêu dùng trong nước về số lượng, chất lượng, tính thời

vụ, thị hiếu cũng như tập quán tiêu dùng của từng vùng, từng lĩnh vực sản xuất Từ

đó tiến hành xem xét các khía cạnh của hàng hoá cần nhập khẩu như công dụng, đặc tính, quy cách, phẩm chất, mẫu mã, giá cả, điều kiện mua bán, kỹ năng sản xuất và các dịch vụ kèm theo

• Lựa chọn bạn hàng

Trong thương mại quốc tế, bạn hàng hay khách hàng là những người hoặc

những tổ chức có quan hệ với ta nhằm thực hiện các quan hệ hợp đồng mua bán hàng hoá hay dịch vụ, các hoạt động hợp tác kinh tế hay khoa học kỹ thuật liên quan đến việc cung cấp hàng hoá

Chọn thương nhân để giao dịch: Thường chọn những người xuất nhập khẩu trực tiếp Chúng ta cần quan tâm đến quan điểm kinh doanh của thương nhân đó, lĩnh vực kinh doanh của họ, vốn, cơ sở vật chất, uy tín và mối quan hệ trong kinh doanh của họ

• Nghiên cứu giá cả hàng hóa trong nhập khẩu

Giá cả luôn gắn liền với thị trường và là một yếu tố cấu thành thị trường, nghiên cứu giá cả thị trường là một bộ phận của nghiên cứu thị trường, nó bao gồm các công việc sau: Nghiên cứu mức giá từng mặt hàng tại từng thời điểm trên thị trường, xu hướng biến động và các nhân tố ảnh hưởng

Giá quốc tế có tính chất đại diện đối với một loại hàng hoá nhất định trên thị trường thế giới và là giá của những giao dịch thông thường, không kèm theo một điều kiện đặc biệt nào và thanh toán bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi

1.2.2 Lập phương án kinh doanh

Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những

mục tiêu xác định trong kinh doanh

Một phương án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản như: tình hình hàng hoá, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả

Đặt hàng là việc người nhập khẩu đề nghị ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá.Trong đơn đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả

những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng

 Xử lý chào hàng của người bán gửi tới

Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng của người bán về việc mua bán hàng hóa Khi nhận được chào hàng từ phía người bán gửi đến, doanh nghiệp nhập

khẩu sẽ xử lý theo một trong hai cách sau:

− Nếu không đồng ý hoàn toàn với chào hàng đó mà đưa ra một đề nghị mới thì doanh nghiệp gửi cho người chào hàng đề nghị mới này (còn gọi là hoàn giá) Khi đó, chào hàng trước coi như bị hủy bỏ

− Nếu doanh nghiệp nhập khẩu chấp nhận hoàn toàn mọi điều kiện của chào hàng thì gửi cho người chào hàng bản chấp nhận chào hàng trong thời hạn

hiệu lực của chào hàng

 Xác nhận

Sau khi đã thống nhất thoả thuận với nhau về mọi điều kiện giao dịch, hai bên tiến hành ghi lại và xác nhận những điều khoản đã được thoả thuận đó Về phía người nhập khẩu, công việc xác nhận bao gồm ký vào giấy xác nhận mua hàng, gửi

giấy này cho người bán đồng thời nhận giấy xác nhận bán hàng do phía bên kia gửi đến

• Đàm phán

Đàm phán là quá trình đối thoại giữa người mua và người bán nhằm đạt được

những thỏa thuận nhất trí về những nội dung của hợp đồng, để sau qua trình đàm phán người mua và người bán có thể đi đến ký kết hợp đồng

• Ký kết hợp đồng

Sau khi đàm phán kết thúc thành công, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương.Hợp đồng là một cam kết bằng văn bản quy định những quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong việc trao đổi mua bán hàng hoá - dịch

vụ Người đại diện hợp pháp có đủ tư cách pháp nhân của doanh nghiệp sẽ là người

trực tiếp ký vào các văn bản này sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng nội dung cũng như hình thức của hợp đồng được soạn thảo ra

1.2.4 T ổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

1.2.4.1.Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép xuất nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý

hoạt động nhập khẩu, vì thế sau khi ký hợp đồng doanh nghiệp phải xin giấy phép

nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó Do xu thế tự do hoá mậu dịch quốc tế nhiều nước đã giảm bớt số lượng hàng hoá cần phải có giấy phép nhập khẩu

Theo nghị định số 12/2006/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/05/2006 quy định thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật được phép XNK hàng hoá theo những ngành nghề đã đăng ký theo giấy chứng nhận kinh doanh và doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã số kinh doanh XNK của mình với hải quan địa bàn mình có trụ sở chính

Tuy nhiên thì đối với những mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập

khẩu, nhập khẩu có điều kiện hay tạm ngừng nhập khẩu thì doanh nghiệp cần phải xin giấy phép nhập khẩu

Hồ sơ xin giấy phép bao gồm: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch (nếu là hàng hoá quản lý theo hạn ngạch) hợp đồng uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu (nếu hàng hoá xuất

nhập khẩu theo phương thức uỷ thác), giấy báo trúng thầu của Bộ Tài chính (nếu là hàng xuất trả nợ nước ngoài v.v.)

Việc cấp giấy phép xuất nhập khẩu được phân công như sau:

+ Bộ Thương mại

+ Tổng Cục Hải quan - cấp giấy phép xuất nhập khẩu cho hàng phi mậu dịch

1.2.4.2.Làm thủ tục mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C)

Khi hợp đồng nhập khẩu quy định phương thức thanh toán là L/C thì một trong những công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng

nhập khẩu là mở L/C

• Ngày mở L/C: phải trước ngày giao hàng trong một thời gian hợp lý, không được trùng với ngày giao hàng Thời gian hợp lý này được tính tối thiểu bằng

tổng số của số ngày cần phải có để thông báo mở L/C

• Điều kiện để được mở L/C:

Doanh nghiệp phải nộp tại ngân hàng:

+ giấy phép thành lập công ty

+ giấy đăng ký kinh doanh (nộp 1 lần)

+ giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp XNK do hải quan cấp (nộp 1

lần)

• Mở tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng

- Cách thức mở L/C tại Việt Nam: Để mở L/C doanh nghiệp XNK phải

tiến hành các công việc sau:

+ Nộp hồ sơ và lập đơn xin mở L/C

+ Ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng

+ Thanh toán phí mở L/C

1.2.4.3 Người mua đôn đốc người bán giao hàng

Để quá trình nhập khẩu đúng tiến độ như đã quy định trong hợp đồng, nhà

nhập khẩu cần phải đôn đốc phía bán giao hàng theo đúng số lượng chất lượng, quy cách bao bì…và đúng hạn Việc đôn đốcnày giúp người bán giao hàng mà không làm chậm trễ tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu

1.2.4.4Thuê phương tiện vận tải

Đối với nhà nhập khẩu, nghiệp vụ thuê tàu để vận chuyển hàng hoá chỉ phát sinh khi trong hợp đồng mua bán quy định nghĩa vụ này thuộc về phía người mua (theo điều kiện giao hàng nhóm F và EXW)

Việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào các căn cứ sau đây:

• Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương

• Đặc điểm của hàng hoá mua bán

• Điều kiện vận tải

Việc thuê tàu đòi hỏi phải có kinh nghiệm, nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu.Vì vậy, trong nhiều trường hợp chủ hàng xuất nhập khẩu thường uỷ thác việc thuê tàu cho một số công

ty hàng hải

1.2.4.5 Mua b ảo hiểm

Đối với nhà nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện thương mại nhóm E, F và nhóm C (trừ CIF và CIP)

Khi đi mua bảo hiềm cho hàng hoá, nhà nhập khẩu cần thực hiện theo trình tự sau:

• Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm

Nhà nhập khẩu cần căn cứ vào: đặc tính của hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, điều khoản hợp đồng, loại tàu chuyên chở để chọn điều

kiện bảo hiểm thích hợp đảm bảo an toàn cho hàng hoá và đạt hiệu quả kinh tế cao

• Làm giấy yêu cầu bảo hiểm

Nhà nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng và L/C (nếu có) điền đầy đủ các nội dung trong giấy yêu cầu bảo hiểm

Ngoài ra, nhà nhập khẩu còn phải báo cho người bảo hiểm những tình huống quan trọng khác mà họ biết để giúp người bảo hiểm phán đoán rủi ro

• Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm

Sau khi nộp giấy yêu cầu bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí phải đóng, nhà nhập khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo

hiểm (đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm)

1.2.4.6.Làm thủ tục hải quan

Làm thủ tục hải quan là một công việc mà bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh XNK nào cũng đều phải thực hiện khi có hàng hoá đi ngang qua biên giới quốc gia

Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán quốc tế theo pháp luật

của nhà nước nhằm: ngăn chặn tình trạng XNK lậu qua biên giới, kiểm tra giấy tờ

có sai sót, giả mạo không, thống kê số liệu về hàng XNK

Theo điều 16 chương 3 của luật hải quan được quốc hội thông qua ngày 29/6/2001 nêu rõ thủ tục hải quan khi thực hiện nhập khẩu bao gồm 3 bước:

(1) Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan

(2) Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho

việckiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải

(3) Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật

1.2.4.6.1 Khai và n ộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thu ộc hồ sơ hải quan

• Về thời gian khai báo và nộp tờ khai hải quan:

Hàng hóa nhập khẩu được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu

• Hồ sơ khai báo hải quan:

Khi làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu,người khai hải quan

nộp, xuất trình cho cơ quan hồ sơ hải quan, gồm các chứng từ sau:

− Tờ khai hải quan: nộp 02 bản chính

− Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương

hợp đồng: nộp 01 bản sao

− Hóa đơn thương mại: nộp 01 bản chính

− Vận tải đơn: nộp 01 bản sao chụp từ bản gốc hoặc sao chụp từ bản chính có chữ copy, chữ surrendered

− Tùy từng trường hợp cụ thể mà người khai hải quan nộp thêm một số chứng

từ khác

1.2.4.6.2 Ki ểm tra hàng hóa nhập khẩu

• Kiểm tra thực tế hàng nhập khẩu:

 Miễn kiểm tra thực tếvới các điều kiện:

− Chủ hàng nhập khẩu có quá trình 2 năm nhập khẩu không bị xử lý hành chính về hải quan và không vi phạm quy chế của hải quan

− Hàng nhập khẩu: thiết bị, máy móc, hàng thực phẩm tươi sống; hàng cần được bảo quản đặc biệt; hàng hóa gửi kho ngoại quan, kho bảo thuế; hàng nhập

khẩu đưa vào khu chế xuất, bảo thuế hoặc khu vực ưu đãi thuế quan khác; hàng lỏng, hàng rời và các mặt hàng mà việc xác định chất lượng,khối lượng, chủng loại hàng hóa…

 Hàng kiểm tra thực tế:

Có 2 hình thức kiểm tra thực tế:

Cách 1: kiểm tra xác suất thực tế không quá 10% khối lượng hàng nhập

khẩu Nếu hàng đóng gói trong kiện thì kiểm không quá 10% số container hoặc không quá 10% lượng kiện xếp trong container

Cách 2: kiểm tra thực tế toàn bộ hàng nhập khẩu đối với chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan; hoặc các lô hàng nhập khẩu có những dấu hiệu vi

Theo quy định của nhà nước (NĐ 200/CP ngày 31/12/1973) các cơ quan vận

tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại thương đã nhập lô hàng đó Do đó, khi hàng cập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi Chủ hàng

phải kí hợp đồng uỷ thác cho cảng làm việc này

Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giấy báo tàu đến” cho người nhận hàng, để họ biết và tới nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery – D/O) tại đại lý tàu Khi đi nhận D/O cần mang theo:

− Original B/L

− Giấy giới thiệu của đơn vị

Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận lô hàng của mình Thủ tục nhận hàng như sau:

Nhận hàng rời hoặc hàng container rút ruột tại cảng: chủ hàng cần làm những công việc sau để nhận hàng:

− Đến cảng hoặc chủ tàu để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai

− Sau đó, đem biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O

- Mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

- Đem 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hoá để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng

- Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định

1.2.4.8 Ki ểm tra hàng hóa nhập khẩu

Đối với mọi hàng hóa nhập khẩu,mỗi cơ quan tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra

Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo vị trí

vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định Nếu hàng chuyên chở đường biển mà thiếu hụt mất mát thì phải có “ biên bản kết toán

nhận hàng với chủ tàu”, còn nếu có đổ vỡ phải có “ biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng”

Đơn vị kinh doanh nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn thì phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy

hàng bị tổn thất, thiếu hụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng thì yêu cầu

cơ quan có thẩm quyền lập biên bản giám định (survey report)

1.2.4.9 Làm th ủ tục thanh toán

Thanh toán là nghiệp vụ chủ yếu của người mua trong quá trình mua bán.Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài

về đến ngân hàng ngoại thương thì doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra chứng từ,

nếu thấy hợp lệ thì làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng hoặc ký nhận sẽ thanh toán để

nhận được bộ chứng từ nhận hàng

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu kèm chứng

từthì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, doanh nghiệp nhập khẩu

phải kiểm tra chứng từ thấy phù hợp với hợp đồng thì chấp nhận trả tiền hoặc trả

tiền để lấy chứng từ nhận hàng Trong trường hợp nhờ thu phiếu trơn thì sau khi

nhận hối phiếu đòi tiền của ngân hàng, nhà nhập khẩu có thể trả tiền hoặc từ chối trả

tiền cho người bán Phương thức này hoàn toàn bất lợi cho bên bán vì chỉ phụ thuộc vào ý muốn của người mua

Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì khi nhận được hàng do bên bán gửi và chứng từ ở ngân hàng chuyển về, đến thời hạn quy định thì doanh nghiệp

nhập khẩu phải viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển

tiền trả bên xuất khẩu Có hai hình thức, điện chuyển tiền (T/T) và thư chuyển tiền (M/T) Trong đó, Việt Nam hay sử dụng hình thức điện chuyển tiền, phương thức này nhanh hơn thư chuyển tiền nhưng chi phí cao hơn nhiều, vì vậy khi sử dụng cần cân nhắc kỹ

1.2.4.10 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)

Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết các tranh chấp phát sinh trong ngoại thương

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát

hiện thấy hàng bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt hay mất mát thì phải lập hồ sơ khiếu nại trong thời hạn quy định

Hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo làm bằng

chứng khiếu nại như hợp đồng mua bán, vận đơn, các biên bản giám định của cơ quan có thẩm quyền

1.3 Các phương pháp dự báo nhu cầu sản phẩm sản xuất

Dự báo là khoa học và nghệ thuật nhằm tiên đoán những sự kiện sẽ xảy ra trong tương lai.Đây là hoạt động rất quan trọng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ vì

có dự báo chính xác ta mới đề ra những quyết định sản xuất và kinh doanh hợp lý Những quyết định đó là cơ sở để xây dựng các mục tiêu của chiến lược kinh doanh,

để xác định lượng tồn kho và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, lên kế hoạch sản

xuất, lập lịch và bố trí mặt bằng sản xuất Có 2 phương pháp dự báo nhu cầu sản

phẩm sản xuất:

1.3.1.Phương pháp dự báo định tính

Phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy

cảm của nhà quản trị để dự báo Các phương pháp dự báo định tính thường dùng là :

lấy ý kiến ban lãnh đạo doanh nghiệp, lấy ý kiến của khách hàng, lấy ý kiến của người bán hàng, lấy ý kiến của chuyên gia (Delphi)

1.3.2 Phương pháp dự báo định lượng

Phương pháp dự báo định lượng bao gồm các mô hình dự báo theo chuỗi thời gian và hàm số nhân quả Dựa vào các số liệu thống kê và thông qua các công thức toán học được thiết lập để dự báo nhu cầu cho tương lai.Dự báo định lượng được

tiến hành qua các bước : xác định mục tiêu và lựa chọn sản phẩm và dịch vụ cần dự báo, xác định loại dự báo, thu thập số liệu và tiến hành dự báo, cuối cùng là áp dụng

kết quả dự báo Các phương pháp dự báo định lượng chủ yếu sau:

1.3.2.1 P hương pháp bình quân giản đơn

Theo phương pháp này người ta dự báo nhu cầu của thời kỳ sau bằng nhu

cầu thực tế của thời kỳ trước đó Hoặc bằng với nhu cầu của thời kỳ trước đó nhân với một hệ số nhất định tùy thuộc vào mức độ tăng giảm của nhu cầu

1.3.2.2 P hương pháp số bình quân di động

• Di động giản đơn: dự báo nhu cầu của thời kỳ sau bằng số bình quân di động

của những thời kỳ trước đó

• Di động có trọng số: dự báo nhu cầu của thời kỳ sau bằng số bình quân di động có nhân trọng số của những thời kỳ trước đó

1.3.2.3.Phương pháp bằng số mũ san

• San bằng số mũ bậc 1: dự báo nhu cầu của thời kỳ sau căn cứ vào sai số giữa

thực tế và dự báo của thời kỳ trước đó

• San bằng số mũ bậc 2: dự báo nhu cầu của thời kỳ t căn cứ vào sai số giữa dự báo thời kỳ t và thời kỳ t – 1 theo phương pháp san bằng số mũ bậc 1

1.3.2.4 Phương pháp hoạch định theo xu hướng

Khi các dữ liệu quá khứ về cầu có xu hướng rõ rệt, có thể xem nhu cầu là hàm của thời gian, nghĩa là cùng với thời gian, nhu cầu sẽ ngày càng tăng lên, giảm

đi, hoặc thay đổi theo một quy luật nào đó

Theo phương pháp này, trước hết phải dựa vào số liệu quá khứ để vẽ một đường thể hiện gần đúng nhất xu hướng biến đổi của cầu rồi sử dụng đường đó để

dự báo nhu cầu cho các thờ kỳ sau.Tùy thuộc vào đặc điểm biến động của nhu cầu

mà lựa chọn dạng phương trình cho phù hợp Tuy nhiên, dạng phương trình được sử dụng phổ biến nhất là phương trình đường thẳng dạng :

1.3.2.5 Phương pháp dự báo nhu cầu biến đổi theo mùa

Để tiến hành dự báo theo mùa, trước hết phải xác định chỉ số mùa vụ của

từng tháng (quý) Nếu biến đổi của của dữ liệu chỉ thể hiện tính mùa vụ mà không

có xu hướng rõ rệt thì bình quân di động theo từng tháng (quý) sẽ tương đối ổn định Trong trường hợp đó, chỉ số mùa vụ của một tháng (quý) cụ thể được xác định bằng cách lấy nhu cầu trung bình của tháng (quý) đó qua các năm chia cho nhu cầu bình quân đơn giản

Chỉ số mùa vụ = nhu cầu bình quân tháng / nhu cầu bình quân tháng giản đơn

1.3.2.6 Phương pháp dự báo nhu cầu vừa biểu hiện tính mùa vụ

v ừa có tính xu hướng

Để tiến hành dự báo ta cần tiến hành theo các bước sau:

• Ước lượng đường xu hướng dựa vào số liệu về cầu thực tế

• Xác định hệ số mùa bình quân cho từng mùa vụ của từng năm bằng cách lấy

cầu thực tế chia cho cầu tính được sử dụng phương trình đường xu hướng

• Xác định hệ số mùa vụ chung bằng cách lấy bình quân hệ số mùa của từng năm

• Để dự báo cho năm sau, trước hết cần sử dụng đường xu hướng để tính nhu

cầu cho từng mùa, sau đó điều chỉnh theo chỉ số mùa bình quân tính được ở trên

CHƯƠNG 2

CONTROLS (VI ỆT NAM)

2.1 Gi ới thiệu tổng quan về công tyTNHH Spitfire Controls (Việt Nam)

2.1.1 Quá trình hình thành và phát tri ển của công ty

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Spitfire controls (Việt Nam) là doanh nghiệp chế xuấtvới 100% vốn đầu tư nước ngoài của Mỹ trực thuộc tập đoàn Singmatrol International Inc Được thành lập theo giấy phép đầu tư số 402/GP-KCN-ĐN vào ngày 08/07/2005 do ban quản lý khu công nghiệp Đồng Nai cấp, và giấy chứng nhận đầu

tư điều chỉnh lần một số 402/GPDDC1-KCN-ĐN ngày 18/08/2008, giấy chứng

nhận đầu tư điều chỉnh lần thứ hai ngày 26/04/2010 Công ty bắt đầu sản xuất vào tháng 5/2006

- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam)

- Hình thức sở hữu: doanh nghiệp chế xuất 100% vốn nước ngoài

- Ngành nghề: sản xuất các sản phẩm điện tử

- Số vốn đầu tư đăng ký: 3.195.834.000 $

- Địa chỉ: tọa lạc tại khu công nghiệp Amata, 13 lô 103/4, đường 5, phường Long Bình, TP Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai

- Mã số thuế: 3600 738 387

- Điện thoại: (84- 61) 3936801, 3936803

- Fax: (84-61) 3936801

- Email: spitfirecontrols.com.vn

- Giám đốc: ông Đỗ Ngọc Phương

2.1.1.2.Quy mô hoạt động và cơ sở vật chất của công ty

• Quy mô hoạt động của công ty

− Diện tích đất của công ty là 4400m2

− Công ty có diện tích xây dựng là 2460 m2

+ nhà xưởng: 1980 m2

Do có sự hỗ trợ về máy móc thiết bị chuyên dùng đạt tiêu chuẩn nước ngoài

của công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) là 1 đơn vị chuyên sản xuất hàng điện tử, quy trình công nghệ gia công hàng lớn, mỗi công nhân điều sử dụng 1 máy riêng và quy trình gia công này phải trải qua rất nhiều công đoạn, mỗi công đoạn đều sử dụng 1 máy chuyên dụng khác nhau

• Tên các loại máy chuyên dụng của công ty

Công ty xây dựng 3 kho chứa nguyên vật liệu: 1 kho phụ liệu, 1 kho

linhkiện, 1 kho bao bì

Các loại máy hoạt động liên tục 16/24 giờ mỗi ngày, 1 xe đưa rước nhânviên,

1 xe đưa rước giám đốc và 1 xe chở hàng

2.1.2 Ch ức năng và nhiệm vụ của công ty Spitfire controls (Việt Nam)

• Chức năng

Spitfire controls chuyên sản xuất bo mạch điện tử dùng trong các loại máy như: tủ lạnh, máy rửa chén, máy giặt và lò nướng, máy xay sinh tố cung cấp cho các hãng sản xuất đồ gia dụng hàng đầu thế giới như Electrolux, Whirlpool

• Nhiệm vụ

− Chịu trách nhiệm về các hợp đồng đã ký kết với khách hàng

− Phải có trách nhiệm với các đơn hàng về số lượng lẫn chất lượng

− Chấp hành nghiêm chỉnh các nghĩa vụ về thuế và các chính sách của nhà nước

− Đảm bảo công ăn việc làm,cải thiện chăm lo đời sống tinh thần cho cán bộ công nhân của công ty

• Mục đích

Mục đích của công ty là trong hoạt động sản xuất kinh doanh là luôn xây

dựng được thương hiệu trên thị trường, luôn tạo được lòng tin của khách hàng.Đặc

biệt là đạt lợi nhuận cao Chính vì vậy công ty luôn xây dựng và chọn các phương

án kinh doanh tối ưu,định mức chi phí phù hợp để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất Công ty hoạt động kinh doanh mở rộng thị trường tăng trưởng lợi nhuận mang lại

hiệu quả kinh tế cao đóng góp vào ngân sách nhà nước tích lũy đầu tư vào thị trường, ổn định nâng cao đời sống lao động của cán bộ công nhân viên chức góp

phần tạo công ăn việc làm cho người lao động

2.1.3 Ngành ngh ề kinh doanh: Điện tử, linh kiện và thiết bị

2.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơđồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty

(Nguồn: phòng nhân sự - công ty Spitfire Controls (Việt Nam))

*Nh ận xét về cơ cấu tổ chức của công ty:

Do công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) là công ty sản xuất bo mạch điện tử để xuất khẩu sang nước ngoài nên cơ cấu tổ chức của công ty khá phức tạp bao gồm 6 phòng là phòng nhân sự, phòng kỹ thuật, phòng quản lý chất lượng, phòng mua hàng, phòng kế toán, bộ phận sản xuất Ngoài ra, cơ cấu tổ chức của công ty được dựa trên dạng cơ cấu chức năng Trong cơ cấu này, tổng giám đốc phụ trách chung, mỗi giám đốc sẽ phụ trách một bộ phận tương ứng như sản xuất, nhân

sự, thu mua…và có trách nhiệm báo cáo lại với tổng giám đốc – người chịu trách

GĐ kỹ thuật GĐ sản xuất GĐ QL chất lượng GĐ mua hàng GĐ nhân sự Kế toán trưởng

K ỹ sư kiểm tra

QL ch ất lượng

Nhân viên QL

ch ất lượng

K ỹ sư QL chất lượng

Nhân viên ki ểm tra quy trình cuối

Nhân viên kiểm tra

QL bán hàng

NV bán

KT t ổng hợp

KT công nợ

KT giá thành

NV bán hàng

nhiệm phối hợp các bộ phận trong công ty và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty

• Ưu điểm của cơ cấu tổ chức chức năng:

- Cơ cấu tổ chức chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với những lĩnh vực cá nhân được đào tạo

- Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều dễ dàng hiểu công việc của bộ phận mình và công việc của chính mình

- Có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các nhân viên tập trung vào chuyên môn của họ nhiều hơn

• Nhược điểm của cơ cấu tổ chức chức năng:

- Không có hiệu quả khi hoạt động của công ty tăng lên về qui mô và số lương

sản phẩm vì lúc này sự tập trung của người quản lý đối với lĩnh vực chuyên môn

của họ sẽ bị dàn mỏng, do đó sẽ làm giảm mối quan tâm tới các phân đoạn sản phẩm cụ thể và nhóm khách hàng của từng sản phẩm

2.2.2 Ch ức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý và tổ chức các phòng ban trong công ty

BAN ĐIỀU HÀNH: Bao gồm Hội đồng quản trị của công ty, Giám đốc công

ty và các Phó giám đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua các phòng ban nghiệp vụ Cụ thể là:

• Ban giám đốc:

− Tổng giám đốc là người đứng đầu công ty, quản lý tình hình chung của công

ty, trực tiếp chỉ đạo cán bộ trong công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị

về mọi mặt liên quan đến hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật

Việt Nam

− Phó tổng giám đốc: là hỗ trợ cho Tổng giám đốc chủ yếu về mặt quản lý kỹ thuật và sản xuất, giúp tổng giám đốc điều hành và quản lý công ty, đảm bảo kỹ thuật thiết kế và chất lượng sản phẩm

• Phòng hành chính nhân sự (AD) :

− Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cán bộ công nhân viên các phòng ban và theo dõi tình hình trong toàn công ty, phụ trách việc tuyển dụng nhân viên,công nhân

do để dây chuyền có hướng giải quyết,thông tin kịp thời cho lãnh đạo biết

− Kiểm tra sản phẩm hoàn thành trước khi đóng gói

− Xử lý nguyên vật liệu, sản phẩm bị hư hỏng

• Phòng kỹ thuật

− Chịu trách nhiệm về máy móc, kỹ thuật

− Sữa chữa bảo trì hệ thống nhà xưởng

− Đảm bảo kỹ thuật dây chuyền sản xuất

− Ban hành BOM (Bill of Material – công thức nguyên vật liệu của sản phẩm) cho từng mã hàng

• Phòng thu mua

− Lập kế hoạch sản xuất và ban hành lệnh sản xuất

− Lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu

− Khai báo hải quan và làm bộ chứng từ nhập khẩu

− Trực tiếp thông tin liên lạc với khách hàng để đảm bảo giao nhận đúng hợp đồng

• Phòng tài chính kế toán

 Bộ phận kế toán:

− Phản ánh ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

− Đảm bảo hoạch toán và lập báo cáo kịp thời, chính xác theo quy định của pháp luật

− Quản lý và ghi nhận công nợ,thanh toán

− Báo cáo tháng, quý, năm các số liệu thực tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

− Tính giá thành sản xuất thực tế

 Bộ phận tài chính

− Lập kế hoạch ngân sách

− Phân tích dự án, giúp ban giám đốc lựa chọn phương án đầu tư tối ưu

− Theo dõi luân chuyển tiền, điều tiết chi tiêu theo ngân sách

− Phân tích và báo cáo tài chính theo yêu cầu của tập đoàn

• Bộ phận sản xuất

− Điều hành giám sát sản xuất

− Quản lý nhân công trực tiếp sản xuất

− Đảm bảo sản lượng hàng hóa sản xuất ra theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu

2.3 K ết quả hoạt động kinh doanh của công tyTNHH Spitfire Controls (Việt Nam)

Mỗi một doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trên thương trường đều luôn theo đuổi mục tiêu là tối đa hoá lợi nhuận Công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam)cũng không nằm ngoài mục tiêu đó.Mục tiêu đó được đánh giá thông qua hiệu quả sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp đã đạt được trong mỗi năm Có thể thấy một số kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua bảng sau:

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ 2010- 2012

Đơn vị: Triệu USD

đối

Tương đối

Tuy ệt đối

Tương đối

Doanh thu 38.56 44 42.8 5.44 14.11% -1.2 -2.73% Giá vốn hàng bán 35.57 38.85 38.17 3.28 9.22% -0.68 -1.75% Chi phí kinh doanh 1.38 2.49 1.83 1.11 80.43% -0.66 -26.51%

Nhận xét:

• Đánh giá hoạt động của công ty năm 2010 và 2011

Doanh thu năm 2011 của công ty tăng 14.11% so với doanh thu năm 2010 tương ứng với 5.44 triệu USD.Điều đó thể hiện tình hình kinh doanh của công ty phát triển khá rõ rệt, thị phần tăng lên, các đơn đặt hàng tăng đáng kể.Bên cạnh đó, giá vốn hàng bán năm 2011 tăng 9.22% so với năm 2010 tương ứng với 3.28 triệu USD Nguyên nhân là do năm 2011 công ty có nhiều đơn đặt hàng hơn năm 2010

do đó mà công ty phải chi nhiều tiền hơn để mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản

xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Ngoài ra, chi phí kinh doanh của công

ty năm 2011 cũng cao hơn rất nhiều so với năm 2010, tăng 80.43% tương ứng với 1.11 triệu USD vì năm 2011 công ty đã đầu tư mua thêm nhiều dây chuyền sản

xuất, máy móc thiết bị hiện đại, mở rộng thêm nhà xưởng và thuê thêm nhiều công nhân để có thể đáp ứng kịp nhu cầu sản xuất hiện có của công ty Qua phân tích ta

thấy năm 2011, tốc độ tăng của doanh thu, tốc độ tăng của giá vốn hàng bán, tốc độ tăng của chi phí kinh doanh đều cao hơn nhiều so với năm 2010 dẫn đến là lợi nhuận sau thuế của năm 2011 tăng so với năm 2010

• Đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty năm 2011 và 2012

Doanh thu năm 2012 của công ty giảm 2.73% so với năm 2011 tương ứng

với 1.2 triệu USD.Điều đó thể hiện tình hình kinh doanh của công ty đang có chiều hướng giảm nhẹ, các đơn đặt hàng giảm.Mặt khác, giá vốn hàng bán năm 2012

giảm 1.75% so với năm 2011 tương ứng với 0.68 triệu USD Nguyên nhân là do đơn đặt hàng năm 2012 ít hơn đơn đặt hàng năm 2011 do đó mà công ty chi ít tiền hơn để mua nguyên vật liệu Ngoài ra, năm 2012 chi phí kinh doanh của công ty

giảm 26.51% so vơi năm 2011 vì trong năm 2012 công ty sử dụng tiếp các dây chuyền sản xuất và máy móc thiết bị đã được mua ở năm 2011 và công ty chỉ thay

thế hoàn toàn hệ thống máy tính của công ty phục vụ cho bộ phận văn phòng và tuyển thêm một số công nhân.Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2012 cao hơn 5.26% so với năm 2011 Điều này dễ hiểu vì năm 2012 tốc độ giảm của doanh thuthấp hơn nhiều so với tốc độ giảm của giá vốn hàng bán và tốc độ giảm

của chi phí kinh doanh so với năm 2011

• Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của công ty từ 2010 – 2012