Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chu trình doanh thu của Công ty cổ phần Cà phê Mê Trang

Như ta đã biết, hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong công tác quản lí doanh nghiệp và cũng là yếu tố được quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toá

o0o

LÊ THỊ MỸ TRÚC

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG

Chuyên ngành: KẾ TOÁN

GVHD: ThS NGUYỄN THÀNH CƯỜNG

Nha Trang, tháng 06 năm 2013

Ngành : Kế toán MSSV: 51131811

Tên đề tài: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chu trình doanh thu của Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang

Số trang: Số chương: 3

Nha Trang, Ngày tháng năm

GVHD

ĐƠN XIN XÁC NHẬN THỰC TẬP

Kính gửi: - Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang

- Phòng Tổ chức – Hành chính

- Phòng Kế toán – Tài chính

Em tên là: Lê Thị Mỹ Trúc

MSSV: 51131811

Sinh viên: Trường Đại học Nha Trang

Lớp: 51DN2

Thời gian thực tập: Từ ngày 18/02/2013 đến ngày 03/06/2013

Được sự đồng ý của trường Đại học Nha Trang và ban lãnh đạo công ty, em đến thực tập tốt nghiệp tại công ty với đề tài là: “Một số biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chu trình doanh thu của Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang” Trong suốt thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo công ty, các anh chị, cô chú trong các phòng ban để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này

Nay em viết đơn này kính xin Ban lãnh đạo Công ty xác nhận quá trình thực tập vừa qua của em

Rất mong nhận được sự giúp đỡ của quý Công ty

Lê Thị Mỹ Trúc

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian 3 tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang, thông qua nguồn kiến thức từ lý thuyết thầy cô giáo đã tận tình truyền đạt khi em còn ngồi trên ghế giảng đường, em đã vận dụng vào thực tế tại công ty, với đề tài cụ thể là

“Một số biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chu trình doanh thu của Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang”

Để có được kết quả như ngày hôm nay, trước hết em xin gửi lời cảm ơn đến ba

mẹ thân yêu, các chị em đã động viên, khích lệ, giúp đỡ em và là hậu phương vững vàng về tinh thần cho em trên con đường học tập Em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các thầy cô Khoa Kế toán – Tài chính đã hết lòng dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu, làm hành trang cho chúng em bước vào đời, làm nền tảng kiến thức ứng dụng vào thực tiễn, mà trước hết là hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này Sau nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Thành Cường, giảng viên tại trường Đại học Nha Trang đã tận tình hướng dẫn, nhắc nhở, giúp đỡ em hoàn thành tốt chuyên đề đã chọn Bên cạnh đó, em xin cảm ơn các cô chú, anh chị tại phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Kế toán – Tài chính của Công ty Cổ phần

Cà phê Mê Trang đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ em hoàn thành tốt quá trình thực tập của mình

Với khả năng còn nhiều non kém và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài lầm của em vẫn còn nhiều thiếu sót Em mong các thầy cô chỉ bảo thêm và cho em xin ý kiến đóng góp để bài làm của em được hoàn chỉnh hơn

Cuối cùng, em xin kính chúc quý thầy cô, các cô chú, anh chị trong công ty dồi dào sức khỏe, luôn hạnh phúc và thành công trong cuộc sống lẫn sự nghiêp Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

KSNB Kiểm soát nội bộ BCTC Báo cáo tài chính KTPS Kinh tế phát sinh HĐMB Hợp đồng mua bán PXK Phiếu xuất kho LBH Lệnh bán hàng UNC Ủy nhiệm chi GBC Giấy báo có CCDC Công cụ dụng cụ

HĐ GTGT Hóa đơn giá trị gia tăng SCT Sổ chi tiết

NKTT Nhật ký thu tiền

NKBH Nhật ký bán hàng

PXKKVCNB Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN iv

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC SƠ ĐỒ v

DANH MỤC BẢNG vi

DANH MỤC LƯU ĐỒ vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: 4

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1.HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Phân loại 5

1.1.3 Ý nghĩa và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp 5

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB 6

1.1.5 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ 14

1.1.6 Trình tự nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ 14

1.1.6.1 Mục đích nghiên cứu: 14

1.1.6.2 Phương thức tiếp cận 14

1.1.6.3 Trình tự nghiên cứu KSNB 15

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 16

1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu 16

1.2.2 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu 17

1.2.3 Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình doanh thu 20

1.2.4 Mục tiêu kiểm soát chu trình doanh thu 25

1.2.5 Các thủ tục kiểm soát 28

1.2.5.1 Khái niệm về các thủ tục kiểm soát 28

1.2.5.2 Các thể thức kiểm soát đối với chu trình doanh thu 28

CHƯƠNG II 31

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG 31

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG 31

2.1.1 Giới thiệu về công ty 31

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 31

2.1.1.2 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua: 33

2.1.1.3 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới: 35

2.1.1.4 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp 44

2.1.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty và quy trình công nghệ 49

2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: 51

2.1.4.1 Môi trường vĩ mô: 51

2.1.4.2 Môi trường vi mô: 54

2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán: 56

2.1.5.1 Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty: 56

2.1.5.2 Chế độ hạch toán áp dụng tại doanh nghiệp: 58

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG 66

2.2.1 Khái quát về hoạt động bán hàng và thanh toán tại công ty: 66

2.2.1.1 Các khoản doanh thu của công ty: 66

2.2.1.2 Các phương thức bán hàng và thanh toán tại công ty: 66

2.2.1.3 Nguyên tắc hạch toán doanh thu tại công ty: 68

2.2.1.4 Tổ chức chứng từ trong chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần cà phê Mê Trang: 68

2.2.2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần cà phê Mê Trang 70

2.2.2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng 70

2.2.2.2 Tổ chức kiểm soát các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần cà phê Mê Trang: 90

CHƯƠNG III 109

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG 109

Giải pháp 1: Công tác kiểm tra, kiểm soát tại công ty nên có tính thường xuyên hơn, phải có chiều sâu không mang nặng hình thức và tính thủ tục 109

Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác xét duyệt bán chịu và xây dựng hạn mức dư nợ cho khách hàng 110

Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác nhân sự của công ty 111

Giải pháp 4: Hoàn thiện về việc bảo vệ tài sản 112

Giải pháp 5: Hoàn thiện về tổ chức chứng từ 112

Giải pháp 6: Hoàn thiện chính sách bán hàng 113

KẾT LUẬN 115

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 116

PHỤ LỤC 117

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.01: Sơ đồ dữ liệu chu trình doanh thu 17

Sơ đồ 2.04: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp của công ty 46

Sơ đồ 2.06: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty 56

Sơ đồ 2.07: Sơ đồ hình thức sổ kế toán áp dụng 59

Sơ đồ 2.09: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán lẻ 70

Sơ đồ 2.10: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán buôn 71

Sơ đồ 2.11: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán hàng nội bộ 74

Sơ đồ 2.12: Sơ đồ các hoạt động kinh tế trong nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu 75

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.02 Kiểm soát cho nghiệp vụ bán hàng – lập hóa đơn 21

Bảng 1.03 Kiểm soát hoạt động nhận tiền 23

Bảng 1.04 Mục tiêu kiểm soát cụ thể nghiệp vụ bán hàng 25

Bảng 2.01: Cơ cấu vốn góp của công ty Error! Bookmark not defined Bảng 2.02: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua 33

Bảng 2.03: Hệ thống chi nhánh và đại lí của công ty 42

Bảng 2.08: Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty 61

Bảng 2.20: Bảng câu hỏi về các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu 90

Bảng 2.21: Bảng đánh giá thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng 94

Bảng 2.22 Bảng câu hỏi đối với nghiệp vụ thu tiền 98

Bảng 2.23: Đánh giá thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 102

DANH MỤC LƯU ĐỒ

Lưu đồ 2.13: Quy trình xử lý nghiệp bán lẻ tại công ty 77

Lưu đồ 2.14: Quy trình xử lý nghiệp vụ bán buôn tại công ty 79

Lưu đồ 2.15 : Quy trình xử lý nghiệp vụ bán hàng nội bộ của công ty 81

Lưu đồ 2.18: Quy trình xử lý nghiệp vụ hàng bán bị trả lại 83

Lưu đồ 2.19: Quy trình xử lý nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay 85

Lưu đồ 2.18: Quy trình xử lý nghiệp vụ thu nợ khách hàng 87

Lưu đồ 2.19: Quy trình xử lý nghiệp vụ thu tiền nội bộ 89

1.Tính cấp thiết của đề tài

Hòa nhập với sự phát triển của thế giới, nền kinh tế thị trường của Việt Nam cũng đã và đang mở ra nhiều cơ hội và thách thức mới cho các doanh nghiệp

Để tồn tại, phát triển và có thể đạt được những mục tiêu đề ra nhất là mục tiêu lợi nhuận buộc các doanh nghiệp phải luôn tìm cách nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của mình Để làm được điều đó trước hết các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nhất, nhưng đó là vấn đề không phải bất kì doanh nghiệp nào cũng làm được Như ta đã biết, hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong công tác quản lí doanh nghiệp và cũng là yếu

tố được quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán Việc kiểm soát được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là trong các doanh nghiệp thương mại thì chu trình doanh thu xảy ra mang tính thường xuyên thì những gian lận, sai sót sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Câu hỏi đặt ra là để giải quyết những vấn đề này, các nhà quản lí phải thiết lập một hệ thống nội bộ như thế nào? Và liệu những hoạt động kiểm soát mà người quản lý thiết lập ra có phù hợp với chu trình này không? Những biện pháp tốt nhất để có thể giúp chu trình doanh thu hạn chế tối đa gian lận và sai sót Từ đó, ta có thể dễ dàng nhận thấy vai trò của KSNB nói chung và KSNB chu

trình doanh thu nói riêng là rất quan trọng Tuy nhiên, ở nước ta hiện nay hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã

có thiết lập hệ thống KSNB nhưng con nhiều hạn chế

Đó là lý do em đi đến sự lựa chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.Đề

tài mang tên: “MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG”

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình doanh thu

- Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần

Cà phê Mê Trang

- Chỉ ra những mặt tích cực cũng như những mặt tiêu cực của hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang và nguyên nhân của những hạn chế

đó

Qua đó, đưa ra một số biện pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình doanh thu của công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối với chu trình doanh thu tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang

- Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang làm nghiên cứu trong thời gian từ ngày 18/02/2013 đến 03/06/2013

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Để hoàn thành được mục tiêu nghiên cứu, khóa luận tiến hành thông qua:

- Nguồn số liệu thu thập được từ: chứng từ kế toán có liên quan đến hoạt động bán hàng, lập hóa đơn, thu tiền Báo cáo tài chính Sổ chi tiết các tài khoản,

sổ cái

- Phương pháp tổng hợp: từ việc thu thập, khảo sát, điều tra phân loại những

số liệu, tài liệu các chứng từ liên quan đến chu trình doanh thu của công ty

tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách và thực tiễn công ty từ đó đưa ra nhận xét, ý kiến và đánh giá

- Phương pháp so sánh: kiểm tra, đối chiếu giữa thực tiễn và sổ sách

- Phương pháp phát phiếu hỏi để lấy ý kiến của các nhân viên trong công ty,

về các hoạt động diễn ra trong chu trình doanh thu của công ty

- Ngoài ra, còn sử dụng phần mềm Visio để vẽ lưu đồ luân chuyển chứng từ

- Đồng thời, sử dụng những kiến thức đã được học tại trường, tham khảo sách báo, tài liệu, internet Ngoài ra, tham khảo một số ý kiến cán bộ trong cơ quan

CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH

THU TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

- Cung cấp những thông tin đáng tin cậy

- Định kì đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều hành

- Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ

Từ định nghĩa trên ta nhận thấy, kiểm soát nội bộ là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động vì chính họ là nhân tố “quyết định mọi thành quả chung”

1.1.1.2 Chức năng của hệ thống KSNB

Gồm có hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, kiểm soát Trong đó chức năng kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản trị bởi các lý do sau:

- Điều kiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả

- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và các chế độ quản lý được thực hiện đúng và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

- Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để có những biện pháp đối phó hợp lý

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận có thể xảy ra

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh

- Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu có liên quan

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.1.2 Phân loại

Kiểm soát nội bộ thường được chia thành các loại sau:

❖Kiểm soát kế toán : là các chính sách và qúa trình thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác va tin cậy

❖Kiểm soát quản lý: là để thúc đẩy hiệụ quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sach quản lý

Kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau Tuy nhiên kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn so với sự chính xác của thông tin kế toan Tuy vậy kiếm soát quản lý cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán

Cần phân biệt giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết lập trong một tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức và do đó sẽ hạn chế sai sót

1.1.3 Ý nghĩa và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong việc nhăn ngừa rủi ro và phát hiện các sai phạm tại các doanh nghiệp, đặc biêt tại các doanh nghiệp có quy mô lớn Khi quy mô càng mở rộng thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia cho nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mỗi quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên sẽ càng trở nên phức tạp Chính vì vậy sai sót và gian lận có thể xảy

ra nếu như không có sự quản lí chặt chẽ Do đó một hệ thống kiểm soát hoạt động hữu hiệu sẽ góp phần giảm bớt những sai phạm tại doanh nghiệp

Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là một hoạt động hoàn toàn mới mẻ Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một quy chế tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và thường xuyên Thực tiễn cho thấy, hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang

tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính độc lập, chưa có quy trình và phương pháp tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện Vì vậy mà nó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận

Nền kinh tế nước ta đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và đặc biệt

đã trở thành thành viên của WTO Cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước ngày càng lớn Các doanh nghiệp muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường phải nâng cao sức cạnh tranh, phải sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực kinh tế

Và đó là mục tiêu chung của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao Những đòi hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB khoa học và hữu hiệu

Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB

Hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm toán nội bộ Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là:

 Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý

Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo Nếu các nhà quản lý không tỏ ra quan tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không thể xem nó thật sự quan trọng nhất Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian

lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị,

tư cách đạo đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát

 Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ và xây dựng các phương pháp ủy quyền Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức

 Sự trung thực và các giá trị đạo đức

Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị hạn chế Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức Môi trường văn hóa của tổ chức chính là là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của mình

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các

bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát

và giám sát các hoạt động Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp

 Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức

 Kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, tiền… Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm, xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định

kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý

 Thành lập Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị

Các thành viên này không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ đều có nhiệm vụ và quyền hạn như nhau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty

- Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập BCTC

- Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc với

họ

- Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với giám đốc

 Các yếu tố bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát

cụ thể Các nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát được tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị không thể thực hiện được Để giới hạn rủi ro ở mức có thể chấp nhận được,

nhà quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro thì mới có thể kiểm soát được rủi ro

 Xác định mục tiêu của đơn vị

Nó không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều tiên quyết để đánh giá rủi ro Một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng hay không là phụ thuộc vào sự tác động của nó đến mục tiêu của đơn vị Xác định mục tiêu của đơn vị bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược, chỉ tiêu cần đạt được trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn

 Nhận dạng rủi ro

Rủi ro tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể Ảnh hưởng toàn đơn vị có thể do sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự thay đổi trong chính sách của Nhà Nước…Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán…rủi ro có thể phát và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi ảnh hưởng tới toàn đơn vị Có nhiều phương pháp khác nhau để nhận dạng rủi ro như phân tích các dữ liêu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động

 Phân tích và đánh giá rủi ro

Đây là một công việc phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm những bước sau đây:

- Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng của nó đến mục tiêu của đơn

vị

- Xem xét khả năng xảy ra rủi ro

- Những biện pháp có thể ứng dụng để đối phó với rủi ro

Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hay yếu kém từ chính hệ thống KSNB

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm có nghĩa là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc

Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu giếm sai phạm của mình Sau đây là một số chức năng cần phải tách biệt:

- Chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán: Có nghĩa là nhân viên bảo quản tài sản không được làm nhiệm vụ ghi chép, lưu giữ sổ sách kế toán của tài sản đó, nếu kiêm nhiệm sẽ tạo cơ hội cho nhân viên sử dụng tài sản vì lợi ích bản thân, điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người có quyền phê chuẩn không được kiêm bảo quản tài sản vì có thể tham ô luôn tài sản đó

- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Để đảm bảo sự chính xác của thông tin

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ

* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Cần đảm bảo 2 nguyên tắc:

- Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách

- Việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn

Chứng từ và sổ sách là những bằng chứng tài liệu mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp Có chứng từ chỉ luân chuyển trong nội bộ nhưng cũng có chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin giữa công ty với khách hàng, với cơ quan quản lý nhà nước.Chứng từ, sổ sách phải đầy đủ để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, hợp lý, tất cả tài sản đều được kiểm soát, các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép chính xác, không bỏ sót nghiệp vụ nào

- Chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng để tránh thất lạc

- Ngoài những chứng từ bắt buộc do bộ tài chính quy định có mẫu sẵn có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập phải đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, có thể sử dụng cho nhiều công cụ khác nhau để giảm bớt số lượng chứng từ trong đơn vị

- Chứng từ phải được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm càng tốt

- Chứng từ chỉ luân chuyển qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ được

xử lý nhanh chóng và chuyển đến bộ phận tiếp theo để đảm bảo công tác hạch toán được liên tục, cung cấp thông tin báo cáo đúng hạn định

- Sổ sách phải đóng chắc chắn, đánh số trang, có chữ ký của ngưởi kiểm soát

và có đóng dấu giáp lai Lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán phải khoa học, an toàn

* Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ

Trên cơ sở các quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành, các quy định của từng đơn vị mà những người có thẩm quyền sẽ phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế xảy

ra trong đơn vị mình Do đó, nếu không có sự thông đồng thì phê chuẩn sẽ là một công cụ đắc lực để hạn chế gian lận Có 2 loại phê chuẩn:

- Phê chuẩn chung: Là việc xây dựng, ban hành các chính sách cho toàn đơn

vị Nhân viên cấp dưới căn cứ vào chính sách đó đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách nêu ra

- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp nhà quản lý xét duyệt riêng cho từng nghiệp vụ

 Kiểm soát vật chất

Kiểm soát vật chất là những thủ tục để đảm bảo an toàn tài sản, thông tin của đơn vị Được thể hiện rõ qua nhiệm vụ của thủ kho, thủ quỹ Định kì thủ kho phải kiểm kê số lượng sản phẩm đối chiếu với kế toán vật tư giúp kiểm soát về số lượng

và giá trị hàng tồn kho

 Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân của bộ phận khác khác với cá nhân (bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhân viên có thể quên hoặc vô ý không tuân thủ và tiếp tục cố ý làm sai nếu như không có người khác kiểm tra, đánh giá công việc của họ

Hiệu quả của thủ tục này sẽ giảm đi nếu người kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lí do gì

 Phân tích rà soát lại việc thực hiện

Là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế

hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan, xem xét trong mối quan hệ tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Thủ tục này giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có thể theo đuổi mục tiêu của đơn vị

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là một nhân tố không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính

Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua thủ công hoặc kết hợp cả hai miễn là đảm bảo yêu cầu về chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác, và truy cập thuận tiện

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của truyền đạt thông tin

Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào là các sự kiện kinh tế biểu hiện dưới dạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo

kế toán Hệ thống thông tin kế toán gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau Hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Hai bộ phận này thường sử dụng chung phần lớn dữ liệu đầu vào nhưng quá trình xử lý dữ liệu đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau

Các mục tiêu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được:

- Tính có thực: Chỉ ghi chép các nghiệp vụ , số liệu có thực

- Sự đánh giá: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng giá trị

- Sự phê chuẩn: Các nghệp vụ, chứng từ liên quan đều phải được phê duyệt đúng nguyên tắc

- Tính đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép đầy

đủ vào sổ sách kế toán

- Đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép kịp thời, đúng kỳ, đúng niên độ kế toán

- Sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đúng đắn ở các sổ sách liên quan

Để thực hiện được những điều trên cần phải chú ý đến những bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin bao gồm:

 Hệ thống chứng từ kế toán:

Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ Vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng kể cả trong hay ngoài đơn vị, là cơ sở để ghi chép nghiệp vụ vào sổ sách kế toán, cơ sở để kiểm tra, kiểm soát trong kế toán

 Hệ thống sổ sách kế toán:

Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, phân loại, tổng hợp…để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách khoa học đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ, truy cập chứng từ

 Hệ thống báo cáo kế toán:

Được lập theo chuẩn mực kế toán hiện hành, phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị Hệ thống báo cáo có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị

1.1.4.5 Giám sát

Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ Từ đó xác định xem hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết

kế hay không và có cân điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị

- Giám sát định kỳ: Thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp, xem các báo cáo hoạt động

- Giám sát thường xuyên: Thực hiện hiện thông qua các cuộc kiểm toán định

kỳ do kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toán viên độc lập thực hiện

1.1.5 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Các hạn chế của kiểm soát nội bộ xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Do yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải tổn ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra

- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến vì thế khó có thể phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất thường

- Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán hay hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên

- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi

1.1.6 Trình tự nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ

- Trên cơ sở đó, kiểm toán viên hình dung về khối lượng và độ phức tạp của công việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm soát

- Nhờ đó, kiểm toán viên sẽ xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra, thiết kế các thủ tục kiểm soát, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiiết trong kế hoạch và chương trình kiểm toán

1.1.6.2 Phương thức tiếp cận

Khi nghiên cứu KSNB, kiểm toán viên sẽ phân đọan cuộc kiểm toán, đó là việc phân chia báo cáo tài chính thành từng bộ phận hay từng yếu tố cấu thành Có hai cách được áp dụng phổ biến:

- Phân đoạn theo khoản mục: là việc kiểm tra báo cáo tài chính theo từng khoản mục

- Phân đoạn theo các chu trình nghiệp vụ( hay còn gọi là phương pháp chu kỳ): là sắp xếp để nghiên cứu các loại nghiệp vụ và các số dư tài khoản

có quan hệ chặt chẽ với nhau trong các chu trình Chu trình nghiệp vụ là các chính sách, thủ tục kiểm soát liên quan đến một nhóm nghiệp vụ

- Kiểm tra lại

 Đánh giá rủi ro kiểm soát

- Nhận diện các mục tiêu liểm soát và xác định các loại si phạm có thể xảy ra đối với báo cáo tài chính

- Đánh giá khả năng ngăn chặn các sai phạm, nghĩa là xem xét tính hữu hiệu của KSNB

- Đánh giá rủi ro kiểm soát

- Khi nào kiểm toán viên cho rằng KSNB yếu kém, kiểm toán viên sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát cao Ngược lại, khi gặp một Ban Giám đốc trung thực thì kiểm toán viên có thể đánh giá rủi ro kiểm soát thấp

 Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát

Thử nghiệm kiểm soát( hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ, phương pháp tuân thủ): là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng kiểm soát nội bộ là hữu hiệu Nếu kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát là cao, nghĩa là KSNB không hữu hiệu thì kiểm toán viên sẽ không cần thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà sẽ mở rộng phạm vi áp dụng các thử nghiệm cơ bản, ngược lại, nếu nhận định rằng rủi ro kiểm soát thấp, thì kiểm soát viên sẽ thiết kế các thử nghiệm kiểm soát

 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Các thử nghiệm kiểm soát nhằm giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng để đánh giá mức độ tự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ đã được đơn vị vạch ra

 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại thử nghiệm cơ bản

Căn cứ kết quả thực hiện thử nghiệm kiểm soát, kiểm soát viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát Nếu rủi ro kiểm soát không đúng với dự kiến nghĩa là kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn, hoặc kém hữu hiệu so với nhận định ban đầu; lúc này kiểm toán viên sẽ điều chỉnh tăng hoặc giảm phạm vi của các thử nghiệm cơ bản đã được thiết kế trong chương trình kiểm toán

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu

Doanh thu là khoản thu nhập chủ yếu và thường xuyên của các doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau Việc tăng hoặc giảm doanh thu tạo ra một nguy cơ hoặc đe dọa rất lớn đối với bản thân doanh nghiệp.Đặc biệt trong nền kinh

tế thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay thì việc tạo ra doanh thu

và hạn chế nợ khó đòi ngày càng trở nên khó khăn hơn

Do vậy, việc theo dõi và quản lý tốt doanh thu có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp Nó không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao các sản phẩm dịch vụ của mình mà còn

phải đưa ra các chính sách và biện pháp thích hợp trong việc theo dõi doanh thu đôi khi xảy ra tình trạng sai sót dẫn đến việc hạch toán sai hoặc bỏ sót doanh thu Bên cạnh đó tình trạng gian lận vẫn thường xảy ra vì các lợi ích cá nhân hoặc vì các lý

do khác

Vì vậy, để góp phần khắc phục và hạn chế tình trạng trên thì rất cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu Việc áp dụng có hiệu quả các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể ngăn chặn và hạn chế được rủi ro, đặc biệt là gian lận trong quá trình hạch toán và

dễ dàng khi đối chiếu kiểm tra để phát hiện gian lận và sai sót

Sơ đồ 1.01: Sơ đồ dữ liệu chu trình doanh thu

1.2.2 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu

Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu:

 Nhận đặt hàng của khách hàng

 Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng

Chu trình chuyển đổi

Chu trình chi phí

Khách

hàng

Vận tải

HT lương

Sổ cái

và HT

Ngân hàng

Chu trình doanh thu

 Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền

 Nhận tiền thanh toán

- Trong trường hợp thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng lúc nên được ghi chép trong cùng một nghiệp vụ kinh tế

- Trong trường hợp bán chịu, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau

 Nhận và xử lý đơn đặt hàng

Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu Sau đó, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng

Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng:

 Đặt hàng là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chuẩn loại,

số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan

 Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách Nó bao gồm các mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin khác về người mua (tên, địa chỉ, số điện thoại…) Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho kho làm căn cứ để gói hàng, cho bộ phận gửi hàng làm căn cứ để đóng gói hàng này cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp thuận và cho bộ phận kế toán cũng như lập hóa đơn để thông báo về lệnh bán hàng

 Giao hàng cho khách

Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho như lệnh bán hàng Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa chỉ đã định Trước khi tiến hành đóng gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng Giấy gửi hàng này cũng

có thể là bản sao của Packing Slip hoặc có thể là vận đơn Vận đơn là chứng từ giao

nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan tới hàng gửi như: chủng loại, số lượng, trọng lượng hàng

 Lập hóa đơn

Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển cho bộ phận lập hóa đơn Khi đã có đầy đủ chứng từ, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành Đây là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua Chứng từ này bao gồm các thông tin như tên mặt hàng, đơn vị tính, số tiền,… một liên giao cho khách hàng, một liên đưa cho kế toán làm căn cứ ghi sổ , liên còn lại lưu tại bộ phận lập hóa đơn

 Nhận tiền thanh toán

Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình Khi khách hàng gửi Check thanh toán giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu giảm số tiền bằng với số tiền khách hàng đã thanh toán

Giấy báo trả tiền: là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng Khi người mua thanh toán tiền, họ sẽ gửi lại Giấy báo trả tiền kèm theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền, nội dung thanh toán Thông thường Check thanh toán và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại ban đầu bộ phận thư tín

 Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu

Hàng hóa bị trả lại khi lượng hàng cung cấp cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo yêu cầu, vi phạm hợp đồng Trong trường hợp này bộ phận nhận hàng tiến hành nhận hàng và lập biên bản giao nhận hàng trả lại Căn cứ phiếu nhập kho,

bộ phận lập hóa đơn Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trả lại Căn cứ vào

bộ chứng từ về lô hàng trả lại kế toán giảm phải thu khách hàng, tăng hàng bán trả lại, giảm thuế

Trường hợp doanh nghiệp không thu được nợ thì căn cứ vào bảng phân tích

nợ phải thu theo thời hạn nợ, giám đốc ký duyệt xóa nợ phải thu Kế toán ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ cho khách hàng Căn cứ vào đây, bộ phận lập hóa đơnn Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ phải thu và căn cứ chứng từ này kế toán phải thu ghi giảm chi tiết phải thu khách hàng

Credit Memo là chứng từ kế toán ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu như hàng bán không đúng yêu cầu, bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán, hoặc xóa nợ phải thu hoặc do ghi sổ sai Chứng từ này ghi tên người mua, chủng loại hàng, số lượng ,giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại hoặc bị giảm giá Một bản của chứng từ này được gửi cho người mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán

1.2.3 Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình doanh thu

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu ta cần chú

ý đến các rủi ro thường xuyên xảy ra trong quá trình xử lí nghiệp vụ như:

 Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp

 Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán

 Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng

 Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng

 Xuất hàng khi chưa cho phép

 Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng

 Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng

 Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán

 Ghi sai khách hàng thanh toán

 Không nộp tiền thu được cho đơn vị

Để có thể kiểm soát được các rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là bảng phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và quy trình

xử lý nghiệp vụ cho phù hợp, bảng sau tóm tắt các hoạt động kiểm soát liên quan trong quá trình thực hiện hoạt động bán hàng và thu tiền

Bảng 1.02 KIỂM SOÁT CHO NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG – LẬP HÓA ĐƠN Hoạt động

kiểm soát

giảm giá

Hàng trả lại và giảm giá

Ủy quyền và xét

duyệt

- Ủy quyền: Bán chịu

- Xét duyệt: Tín dụng

- Ủy quyền: Dịch

vụ khách hàng và tín dụng

- Xét duyệt:

Trưởng tài vụ

- Ủy quyền: Tín dụng

2 Kho hàng & gửi hàng

3 Kế toán phải thu & ghi sổ cái

1 Dịch vụ khách hàng và tín dụng

2 Nhận hàng &

kho hàng

3 Kế toán phải thu & ghi sổ cái

1 Tín dụng & phụ trách tài vụ

2 Thủ quỹ

3 Kế toán phải thu & ghi sổ cái

Bảo vệ an toàn

tài sản

Hàng hóa:

- Chỉ thực hiện đặt hàng khi có lệnh bán hàng được chấp thuận

- Kiểm tra khi xuất, khi gửi hàng

- Việc gửi hàng chỉ được thực hiện khi có lệnh bán

Hàng bị trả lại

- Đếm, kiểm hàng nhận lại

- Chỉ lập Credit Memo sau khi nhận hàng và có phiếu nhập kho

Chứng từ và ghi

sổ kế toán

1 Hóa đơn bán hàng

- Chỉ được lập dựa trên Đặt hàng;

Lệnh bán hàng được chấp thuận(

phiếu xuất kho) và giấy gửi hàng

- Được đánh số trước

- Dựa trên bảng giá quy định để lập hóa đơn

- Kiểm tra kĩ trước khi giao cho khách

hàng

2 Theo dõi chi tiết các khoản phải thu

- Ghi sổ hàng

ngày

- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày

- Gửi giấy báo khách hàng hàng tháng

- Lập báo cáo phân tích nợ hàng tháng

1 Chứng từ kế toán trả lại hàng hoặc giảm giá hàng bán( Credit Memo)

- Được lập dựa trên phiếu nhập kho hoặc yêu cầu khách hàng

- Được đánh số trước

- Được xét duyệt

- Kiểm tra kĩ trước khi gửi khách hàng

2 Theo dõi chi tiết các khoản phải thu

- Ghi sổ hàng ngày

- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày

1 Chứng từ kế toán xóa nợ phải thu( Credit Memo)

- Chỉ được lập khi

có các chứng minh đầy đủ

- Được xét duyệt

- Nếu có giá trị lớn thì phải có hai người xét duyệt

2 Theo dõi chi tiết các khoản phải thu

- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ lien quan hàng ngày thu

3 Ghi sổ tổng hợp

- Ghi nhật ký hàng ngày

- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát

3 Ghi sổ tổng hợp

- Ghi sổ nhật kí hàng ngày

- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát

3 Ghi sổ tổng hợp

- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát

Bảng 1.03 KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN

- Người bán & thủ quỹ

- Thủ quỹ & kế toán tổng hợp

- Thư tín & thủ quỹ

- Thư tín & kế toán phải thu

- Thủ quỹ & kế toán phải thu

- Thủ quỹ & kế toán tổng hợp

- Kế toán phải thu & kế toán tổng hợp

Bảo vệ an toàn tài

sản

Tiền

- Gửi ngân hàng hoặc nộp

tiền hàng ngày toàn bộ tiền thu

- Đóng dấu phân loại check thanh toán

Chứng từ

Chứng từ ban đầu

- Vé hoặc hóa đơn bán lẻ

được lập trước khi khách hàng thanh toán

- Đánh số trước vé hoặc hóa đơn bán lẻ

- Lập bảng kê thu tiền trong ngày và đối chiếu với vé hoặc hóa đơn bán lẻ

Chứng từ ban đầu

- Thư tín lập bảng kê ngay khi nhận giấy báo trả tiền từ khách hàng

- Đánh số trước bảng kê giấy báo trả tiền

vé bán lẻ phát hành hàng ngày

1.Theo dõi sổ chi tiết phải thu

- Đối chiếu hàng ngày

- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với chi tiết phải thu

1.2.4 Mục tiêu kiểm soát chu trình doanh thu

Bao gồm nghiệp vụ bán hàng và thu tiền

1.2.4.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng

 Mục tiêu tổng quát:

 Đáp ứng được nhu cầu của thị trường, hạn chế tình trạng cung vượt cầu hoặc ngược lại

 Tạo nên hiệu quả của việc bán hàng, tiết kiệm chi phí và giúp nhà quản

lý kiểm soát được khoản nợ của người mua

 Mục tiêu cụ thể: Để đạt đượcmục tiêu tổng quát, nhà quản lý phải đạt được mụctiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình bán hàng Tương ứng với những mục tiêu cụ thể là những thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu

đó Sau đây là bảng tổng hợp các mục tiêu kiểm soát cụ thể đối với nghiệp vụ bán hàng:

Bảng 1.04 MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CỤ THỂ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG

1 Doanh thu bán hàng đã ghi sổ là có

và được theo dõi chặt chẽ

2 Các nghiệp vụ tiêu thụ được phê

3 Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi

- Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi sổ

5 Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại

- Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán theo thời gian

7 Các nghiệp vụ tiêu thụ được ghi chép

và cộng dồn đúng đắn (tính chính xác)

- Phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công việc ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu

- Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra việc tính toán

1.2.4.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền

Bảng 1.05 MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CỤ THỂ NGHIỆP VỤ THU TIỀN

1 Đảm bảo cho các khoản tiền đã ghi sổ

2 Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào

sổ quỹ và nhật ký thu tiền (tính đầy đủ)

- Kiểm tra việc phân định trách nhiệm với người giữ tiền và người ghi sổ

- Sử dụng giấy báo có nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước

- Trực tiếp xác nhận việc thu tiền

3 Khoản tiền chiết khấu đã được xét

duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền được đối

chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn)

- Duyệt các khoản chiết khấu

- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

4 Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã

nộp đều đúng với giá bán hàng (sự đánh

7.Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ

1.2.5.1 Khái niệm về các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát là những chế độ và thể thức, ngoài các nguyên lý phụ về môi trường iểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán, đã được Ban quản trị xây dựng để thỏa mãn các mục tiêu của họ Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà ác thủ tục kiểm soát được thiết kế theo những nét khác nhau Thông thường chúng được xây dựng dựa trrên ba nguyên tắc, đó là nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

1.2.5.2 Các thể thức kiểm soát đối với chu trình doanh thu

Nếu các doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi

Trong thực tế mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng, là phân nhiệm cho những cá nhân, hay bộ phận khác nhau phụ trách Chẳng hạn, trong chu trình này có thể phân chia như sau:

 Kiểm tra đơn đặt hàng

Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, các bộ phận có liên quan sẽ duyệt xét lại đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của mình và lập lệnh bán hàng( hay phiếu xuất kho )

 Phê chuẩn việc bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau từ trong và ngoài doanh nghiệp, người có quyền hạn đúng đắn phải tán thành phương thức bán chịu đối với khách hàng Đối với đa số doanh nghiệp, dấu hiệu của sự tán

thành phương thức bán chịu trên phiếu tiêu thụ là sự tán thành của việc chuyển giao hàng hóa

 Xuất kho hàng hóa

Hầu hết công ty thừa nhận doanh thu khi hàng hóa được gửi đi Chứng từ vận chuyển được lập vào lúc vận chuyển Những công ty duy trì sổ sách theo dõi thường xuyên tồn kho, cũng cập nhật chúng bằng việc sử dụng các chứng từ vận chuyển

 Chức năng gửi hàng

Sau đó bộ phận gửi hàng sẽ lập vận đơn và gửi hàng hóa cho khách hàng Đồng thời các vận đơn được ghi vào sổ gửi hàng trước khi chuyển sang cho bộ phận lập hóa đơn Khi xuất hàng – ngoài sự kiểm tra của thủ kho và của người nhận – bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát về chất lượng hàng hóa được giao

 Gửi hóa đơn cho khách hàng và ghi sổ thương vụ

Do hóa đơn là một phương tiện thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả, nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Thông thường thì hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng

Bộ phận đặc biệt này có trách nhiệm:

- Đánh số thứ tự các chứng từ gửi hàng

- So sánh lệnh bán hàng với chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh( nếu có )

- Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn

- Ghi giá vào hóa đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp

- Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn

Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hóa đơn.Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ của khách hàng

 Theo dõi thanh toán