II- Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chưc
2. Kết cấu chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong Công ty
2.2. Tổ chức bộ máy phòng ban trong Công ty
2.2.1. Phòng tổ chức – hành chính:
Chức năng: Là bộ phận tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty trong việc quản lý và điều hành các công tác tổ chức nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển, duy trì nguồn nhân lực; công tác tiền lương và chế độ chính sách đối với người lao động, bảo hộ lao động của Công ty;
Công tác thi đua khen thưởng kỷ luật của Công ty; quản lý hồ sơ cá nhân cán bộ công nhân viên.
Nhiệm vụ:
*Công tác tổ chức nhân sự:
- Nghiên cứu xuất trình Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty, hoặc
các cấp có thẩm quyền xem xét quyết định phương án thành lập, giải thể hoặc sắp xếp lại cơ cấu tổ chức; dự thảo và trình Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty quyết định thành lập hoặc giải thể.
- Dự thảo và trình Tổng giám đốc ban hành quy định chức năng nhiệm vụ, các quyền hạn, quy chế tổ chức của các phòng ban trong công ty cũng như các chi nhánh của công ty.
- Lập kế hoạch sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển cán bộ; thực hiện công tác nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm, tổng hợp báo cáo về đội ngũ cán bộ.
- Xây dựng và trình giám đốc ban hành quy chế phân cấp quản lý cán bộ trong Công ty.
- Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực toàn Công ty trong từng giai đoạn: dự báo về nhu cầu nhân lực hoạch định những bước tiến hành để đáp ứng số lượng và chất lượng lao động.
- Thực hiện công tác quản lý nhân lực: bao gồm tuyển dụng, tiếp nhận, điều hành lao động, theo dõi sự biến động nhân lực trong toàn Công ty, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên.
* Công tác đào tạo:
- Xây dựng kế hoạch đào tạo ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, tổ chức thực hiện đào tạo theo kế hoạch, đánh giá kết quả học tập của cán bộ công nhân viên.
- Xây dựng và trình Tổng giám đốc kế hoạch phát triển đào tạo, và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ cho phù hợp với sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ.
- Phối hợp với các đơn vị trong toàn Công ty là đầu mối thực hiện việc đào tạo theo nhu cầu công việc của Công ty.
- Xây dựng các quy chế phân cấp quản lý trong công tác đào tạo, quản lý công tác đào tạo, hồ sơ đào tạo theo phân cấp.
* Công tác tổ chức tiền lương, chế độ chính sách.
- Quản lý các hợp đồng lao động, làm các thủ tục ký kết hợp đồng theo quy định của pháp luật và của Tổng công ty cũng như của Công ty.
- Xây dựng đơn giá tiền lương hàng năm để trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Xây dựng các tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn cấp bậc viên chức,
- Thực hiện công tác xếp lương, nâng bậc lương theo quy định.
- Tính, lập bảng thanh toán tiền lương cho các phòng ban chuyên môn. - Xây dựng công tác bảo hộ lao động, thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các loại bảo hiểm khác theo quy định của Nhà nước
- Làm thủ tục giải quyết chế độ chính sách cho người lao động nghỉ việc, thực hiện công tác kỷ luật lao động, tổ chức công tác thi đua khen thưởng.
*Công tác khác:
- Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả từng mặt của công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ.
Cơ cấu lao động của phòng tổ chức hành chính
STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Phó tổng giám đốc nhân sự kiêm Trưởng phòng 1 Trên đại học 30 2 Phó phòng tổ chức 1 CN kinh tế 10 3 Phó phòng hành chính 1 CN hành chính 3 4 Nhân viên phụ trách chính sách tiền lương 1 CN kinh tế 1 5 Nhân viên phụ trách chính sách tiền lương 1 CN kinh tế 10
6 Nhân viên định mức lao động
1 CN kinh tế 1
7 Nhân viên văn thư lưu trữ 1 CĐ văn thư 10
8 Nhân viên văn thư lưu trữ 1 CĐ văn thư 10
9 Nhân viên văn thư tạp vụ 1 CĐ văn thư 8
10 Nhân viên thường trực văn phòng, đảng uỷ, công đoàn
1 TC kinh tế 5
11 Tổng số 10
Nhận xét: Từ bảng trên ta nhận thấy đội ngũ nhân viên phòng nhân sự rất trẻ trung năng động có trình độ vì vậy sẽ có ưu thế trong việc tiếp thu những tri thức mới, bên cạnh đó sự phân công chức năng nhiệm vụ còn chưa hợp lý, có quá nhiều văn thư lưu trữ, Công ty nên gộp những chức năng nhiệm vụ có tính chất công việc gần giống nhau để tăng hiệu quả công việc và từ đó làm giảm chi phí. Công ty nên quan tâm đến hoạt động đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên của Công ty để nâng cao trình độ năng lực nhân viên trước sự đòi hỏi không ngừng của nền kinh tế tri thức. Đồng thời, Công ty nên đào tạo một đội ngũ kế cận để có thể thay thế những cán bộ có tuổi cao và trình độ hạn chế.
2.2.2. Phòng kế hoạch vật tư:
Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty trong việc ra các mục tiêu phát triển Công ty; các chiến lược sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn nhằm đạt được mục tiêu.
Tham mưu và giúp việc cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty trong công tác quản lý kinh tế, đầu tư, phát triển sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ:
*Công tác kế hoạch.
- Căn cứ vào mục tiêu phát triển của Công ty để lập kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trong từng giai đoạn phát triển.
- Phối hợp với các bộ phận phòng ban trong Công ty để thực hiện công tác kế hoạch.
- Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh toàn Công ty và nộp báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, đánh giá đưa ra các giải pháp nhằm đưa ra các giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng các quy định, quy chế trong công tác thực hiện kế hoạch, báo cáo kế hoạch.
- Chuẩn bị tài liệu cho họp giao ban định kỳ. * Công tác vật tư:
- Lập kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ phụ tùng của Công ty hàng tháng, quý, năm.
- Ký kết hợp đồng mua vật tư, tìm nguồn đầu vào tiết kiệm được chi phí. - Quản lý sắp kho bãi nguyên vật liệu dụng cụ phụ tùng, thành phẩm hàng hoá.
- Nhập kho, xuất kho vật tư - Cân đối nhập xuất
* Công tác kinh tế:
- Lựa chọn những vật liệu đầu vào phù hợp với quá trình sản xuất, tiết kiệm chi phí.
- Thẩm định đơn giá các hồ sơ dự toán, tổng dự toán nội bộ.
- Phối hợp với các phòng ban trong Công ty giải quyết các vấn đề về đơn giá, thanh quyết toán với đối tác.
- Phối hợp với các phòng ban, đơn vị soạn thảo, thương thảo, đàm phán, các hợp đồng kinh tế, phụ lục HĐKT của toàn Công ty.
- Phối hợp với các đầu mối theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế; đề xuất các biện pháp, giải pháp để thực hiện tốt các nghĩa vụ của hợp đồng.
- Xây dựng và hiệu chỉnh các quy chế, quy định về hợp đồng kinh tế. - Tổ chức nghiên cứu tìm hiểu thị trường để đề xuất, xây dựng, triển khai, phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới.
* Các công tác khác.
- Định kỳ phân tích, đánh giá, báo cáo, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả của từng mặt công tác, hoàn thiện quy chế, quy trình nghiệp vụ công tác của phòng.
Phân công công việc và bố trí lao động của phòng KH - KT STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Trưởng phòng kế hoạch vật tư 1 CN kinh tế 7
2 Phó phòng kế hoạch 1 CĐ kinh tế 5
3 Phó phòng vật tư 1 TC kế toán 6
4 Nhân viên tổng hợp báo cáo giao ban, theo dõi tạm ứng và thanh toán của phòng, theo dõi công văn đi đến của phòng.
1 TC kế toán 2
5 Nhân viên cung ứng vật tư 2 Công nhân 3
6 Nhân viên xây dựng kế hoạch SXKD, đơn giá tiền lương hàng năm, báo cáo thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch.
2 CĐ kinh tài
chính kế toán 5
6 Nhân viên thủ kho 1 Công nhân 1
7 Nhân viên quản lý công tác lưu trữ 2 TC kế toán 1
8 Tổng 11
Sự sắp xếp và bố trí công việc của phòng kế hoạch vật tư là chưa hợp lý, số lượng cán bộ công nhân viên còn quá lớn so với yêu cầu công việc, Công ty nên có kế hoạch giảm bớt lượng lao động không cần thiết để làm giảm chi phí quản lý, cơ cấu bộ máy được tinh giảm, gọn nhẹ, linh hoạt, như chỉ cần một nhân viên quản lý công tác lưu trữ và một nhân viên cung ứng vật tư. Trình độ cán bộ công nhân viên còn thấp so với đòi hỏi của công việc.
2.2.3. Phòng cơ điện.
Chức năng:
Giúp một phần công việc cho phòng kỹ thuật, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được thông suốt.
- Quản lý máy móc thiết bị và hồ sơ máy móc thiết bị cơ khí, điện
- Quản lý các thông số kỹ thuật cơ bản, các bản vẽ lắp cơ và điện, các nội quy, quy trình, quy phạm của hệ thống thiết bị toàn Công ty.
- Ban hành các nội quy hướng dẫn vận hành toàn bộ thiết bị của Công ty.
Sơ đồ công việc và bố trí lao động ở phòng cơ điện
STT Chức danh Số
lượng
Trình độ chuyên
môn Thâm niên
1 Trưởng phòng cơ điện 1 CĐ công nghiệp 8
2 Phó phòng cơ điện 1 Công nhân hàn điện 3
3 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất kẹo
2 Công nhân cơ khí 2;5 4 Nhân viên sửa chữa máy của
phân xưởng sản xuất bim bim
1 Công nhân điện 4
5 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất thạch
1 Công nhân điện điện 2 6 Nhân viên sửa chữa máy của
phân xưởng sản xuất kem xốp
2 Trung cấp điện 7
7 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bánh quy
2 Trung cấp điện 5
8 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bánh tươi
1 Cao đẳng công nghiệp
1 9 Nhân viên sửa chữa máy của
phân xưởng sản xuất Cracker
2 TC Vật tư 3
10 Nhân viên đảm an toàn và cung cấp điện
1 Công nhân hàn điện 6
11 Tổng 14
Ta thấy cơ cấu phòng cơ điện còn bất hợp lý, quá nhiều nhân viên khiến cho bộ máy tổ chức cồng kềnh, kém hiệu quả, phòng nên tinh giảm những vị trí thừa lao động như nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng Cracker, bánh quy, kem xốp và kẹo, mỗi phân xưởng chỉ cần một nhân viên sửa chữa là đủ, thực tế nhiều nhân viên đến đụng máy xong về mà vẫn được hưởng lương như
những người lao động bình thường, ngoài ra Công ty cần quan tâm hơn nữa đến đào tạo và nâng cao trình độ cán bộ nhân viên, lựa chọn những nhân viên có trình độ phù hợp với vị trí làm việc có như vậy mới khuyến khích người lao động phát huy được tối đa năng lực của bản thân.
2.2.4. Phòng tài chính kế toán.
Chức năng
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong công tác tài chính của Công ty
- Tham mưu và giúp đỡ cho Tổng giám đốc Công ty trong tổ chức công tác hạch toán kế toán, quản lý tài sản, tiền vốn và thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty.
Nhiệm vụ
•Công tác tài chính
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và trung hạn, Công ty lập các kế hoạch tài chính bao gồm.
+Kế hoạch về nguồn vốn + Hạn mức vay
+ Kế hoạch giải ngân + Kế hoạch chi phí
- Quan hệ với các tổ chức tín dụng để tìm kiếm nguồn vốn phục vụ cho hoạt động SXKD của Công ty.
- Tham gia đàm phán, soạn thảo các hợp đồng tín dụng
- Phân tích hiệu quả tài chính, khả năng sinh lời của hoạt động kinh doanh của toàn Công ty.
•Công tác hạch toán kế toán.
- Định kỳ lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty các công việc liên quan đến phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ, phân phối quỹ tiền lương.
- Định kỳ phân tích đánh giá rút kinh nghiệm, đề suất các giải pháp để nâng cao hiệu quả từng mặt của công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ.
- Giám sát các khoản thu chi tài chính
- Hoàn thiện công tác kế toán và tổ chức kế toán.
- Lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành.
Sơ đồ công việc và bố trí lao động ở phòng tài chính kế toán
STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Kế toán trưởng 1 CN kinh tế 10 2 Phó kế toán trưởng 1 CĐ tài chính kế toán 5 3 Kế toán tiền lương. 1 Đại học Quản trị kinh
doanh
3 4 Kế toán TSCĐ, TSLĐ
của Công ty
1 Trung cấp công nghiệp 4 5 Kế toán thành phẩm 2 Trung cấp công nghiệp,
CĐ Quản trị kinh doanh
1 6 Kế toán bao bì 1 Trung cấp công nghiệp 3 7 Kế toán công cụ dụng
cụ
1 Trung cấp công nghiệp 1 8 Kế toán chi phí giá
thành
1 Trung cấp công nghiệp 1 8 Thủ quỹ 1 Cao đẳng quản trị kinh
doanh
7 9 Kế toán nguyên vật
liệu
1 Cao đẳng quản trị kinh doanh
10 10 Kế toán thuế 1 CN đại học tài chính 3 11 Kế toán theo dõi công
nợ hàng tháng
12 Kế toán kiểm tra hợp đồng kinh tế, hồ sơ thanh quyết toán và thanh toán
1 CN kinh tế 4
13 Tổng 14
Từ bảng trên ta có thể nhận thấy sự phân công công việc là rõ ràng và cụ thể, và tương đối hợp lý
Số lượng lao động trong phòng là 14 người và được bố trí đúng chuyên ngành đào tạo, xong trình độ đại học còn ít và tuổi nghề còn trẻ vì vậy trước những nghiệp vụ khó còn lúng túng và chưa biết sử lý, tình trạng thiếu nhân viên thường xuyên xảy ra do Công ty chưa có những chính sách hợp lý thu hút và giữ chân người lao động. Đây là một thách thức lớn đối với Công ty.
2.2.5. Phòng kỹ thuật
Chức năng
Tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật về cơ điện: Thiết kế, công nghệ chế tạo, lắp đặt các sản phẩm cơ khí, kiểm tra cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Tham mưu và giúp cho Tổng giám đốc trong công tác: xây dựng và quản lý các định mức vật tư kinh tế kỹ thuật đối với lĩnh vực cơ điện; quản lý thiết bị máy móc, phương tiện vận chuyển, công tác đào tạo nâng bậc, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.
Nhiệm vụ
•Công tác quản lý kỹ thuật công nghệ:
- Tổ chức nghiên cứu, thiết kế, chế tạo sản phẩm mới
- Theo dõi giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm thuộc lĩnh vực cơ điện của Công ty
- Nghiên cứu, cải tiến thiết kế, cải tiến mẫu mã, công nghệ chế tạo sản