Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Vật tư thiết bị môi trường URENCO 13

Do vậy bộ phân quản trị hàng tồn kho cũng như doanh nghiệp có thể biết được là tại sao các bộ phận sản xuất trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một số lượng lớn hàng tồn kho nguyên

1

PHẦN 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

TRONG DOANH NGHIỆP

Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất

Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, làm thế nào để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: Giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng

Đầu tiên, để có thể hiểu được tầm quan trọng cũng như các luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho Doanh nghiệp cần tìm hiểu các cơ sở lý thuyết về tồn kho, quản trị tồn kho trong doanh nghiệp gồm: Khái niệm hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho, vai trò của hàng tồn kho… Từ đó có một sự hiểu biết chung bao quát về công tác quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết luận sau này

1.1 Những khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho

1.1.1 Khái niệm quản trị

Quản trị nói chung theo tiếng Anh là "Management" vừa có nghĩa là quản lý, vừa có

nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị Tuy nhiên, khi dùng từ, theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ môi Còn thuật ngữ quản trị thường dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp

Có rất nhiều khái niệm về quản trị:

Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức;

Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động;

Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp Theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển [3, tr.201]

Mary Parker Follet cho rằng: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác” Điều này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ

chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc chỉ dựa vào bản thân mình Trong đó một khái niệm về quản trị được

xem là phản ánh tương đối rõ ràng về quản trị của tác giả Robert Kreitner cho rằng:

“Quản trị là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi Trọng tâm của tiến trình quản trị là việc sử dụng

có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn của tổ chức” Khái niệm trên chỉ ra rằng tất

cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi với trọng tâm của tiến trình là kết quả và hiệu quả của việc sử dụng

1.1.2 Khái niệm hàng tồn kho – quản trị hàng tồn kho

Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng tồn kho xuất hiện như là một hiện

tượng tất yếu, khách quan Theo C Mark thì “Tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự

cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm” Như vậy sản phẩm đang trong quá

trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán là nằm trong hình thái tồn kho Đối với doanh nghiệp thì hàng tồn kho giữ một vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp Tồn kho xuất phát từ chính yêu cầu sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng hóa tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (40 – 50%) Trong sản xuất bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng hàng tồn kho tương ứng (tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, hàng hóa thành phẩm, hàng hóa dở dang…) mà bất kỳ thời điển nào cũng cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh Chính vì vậy, việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, đều đặn, có hiệu quả và lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ

Theo Chuẩn mực Kế toán số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/ 2001/ QĐ – BTC ngày 31/ 12/ 2001của Bộ trưởng Bộ Tài chính, thì hàng tồn kho là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai

Dù ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi

đã sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện

Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau

 Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm

3

những công việc đó Ví dụ như bàn ghế phục vụ cho việc bán hàng, quản lý doanh nghiệp thì doanh nghiệp vẫn phải hạch toán vào khoản mục hàng tồn kho hay sách giáo trình, giáo cụ, học cụ là hàng tồn kho đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giáo dục đào tạo

 Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán thu lợi nhuận Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất

 Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng

1.1.3 Vai trò – phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.1.3.1 Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận trong hoạt động quản lý Mỗi một doanh nghiệp tùy theo điều kiện và tình hình hoạt động của mình sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm tài chính Việc duy trì một lượng vốn

về hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích

Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất kinh doanh nên việc quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng

1.1.3.2 Các loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp sản xuất thường có ba loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất:

Tồn kho nguyên vật liệu

Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng hóa mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình Nó có thể bao gồm các nguyên vật liệu cơ bản (ví dụ như sắt thép trong cơ khí chế tạo, sợi trong công nghiệp dệt may), bán thành phẩm (ví dụ như chíp bộ nhớ dùng để lắp ráp máy vi tính), hoặc cả hai Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tư sẽ

có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp Ngoài ra, khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một

số lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn định

Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất, cũng như sử dụng hiệu quả các phương tiện sản xuất và nhân lực của mình luôn cần một số lượng hàng tồn kho

có sẵn thích hợp Do vậy bộ phân quản trị hàng tồn kho cũng như doanh nghiệp có thể biết được là tại sao các bộ phận sản xuất trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một

số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu

Tồn kho sản phẩm dở dang

Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạn của dây chuyền sản xuất Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao Vì thế quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bước đệm nhỏ để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp,

có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều

Tồn kho thành phẩm

Tồn kho thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu hết các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay sản phẩm của mình, luôn có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này

5

Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của doanh nghiệp Dưới góc độ của bộ phận marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với

số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai Đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho hết

Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra

Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành Người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại Tồn kho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thể được phân chia làm hai loại:

 Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà không

có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng;

 Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn

kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu Tồn kho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kì

Hàng hóa tồn kho có thể bao gồm: nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu cầu nguyên vật liệu độc lập

 Tồn kho nhu cầu độc lập: Nhu cầu tồn kho của một loại hàng tồn kho độc lập với nhu cầu tồn kho của bất kỳ loại hàng nào khác Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm vận chuyển cho khách hàng Nhu cầu của các loại hàng này được ước lượng thông qua dự báo hoặc những đơn hàng của khách hàng Mục đích của việc phân loại đề cập đến quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng của những hàng hóa có nhu cầu độc lập

 Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc: Bao gồm các loại hàng mà nhu cầu của nó phụ thuộc vào nhu cầu của hàng hóa khác trong tồn kho Ví dụ để lắp ráp được một chiếc xe máy doanh nghiệp sản xuất cần: động cơ chính, 2 lốp xe, 1 khung xe Nhìn chung, nhu cầu về vật liệu và các phần tử có thể tính toán nếu chúng ta có thể ước lượng được nhu cầu của các loại thành phẩm cần sử dụng chúng Các quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại cho hàng hóa tồn kho phụ thuộc rất khác so với tồn kho độc lập

1.2 Chức năng của quản trị hàng tồn kho

 Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị hàng tồn kho là liên kết

giữa quá trình sản xuất và cung ứng Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào

đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất

 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Nếu doanh nghiệp biết trước được

tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho chúng ta phải xem xét đến chi phí và rủi ro của nó có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho

 Chức năng khấu trừ theo số lượng: Một chức năng khá quan trọng của quản trị tồn

kho là khấu trừ theo số lượng Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng với số lượng lớn Tuy nhiên, điều này lại dẫn đến chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho

Nhu cầu thị trường

Mục đích tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất Do vậy nhu cầu của sản xuất của thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn kho Cụ thể:

 Vào các ngày lễ, tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn kho cũng tăng lên

 Nhu cầu thị trường đối với hàng vật liệu xây dựng vào mùa khô và mùa mưa rất khác nhau nên mức tồn kho cũng phải tăng lên

Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp

Nhà cung cấp là người cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có khả năng cung ứng đều đặn, kịp thời theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại

7

Hệ thống và chu kỳ vận chuyển

Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu Bởi

lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào đó để hạn chế việc đi lại, không thể vận chuyển mua bán thường xuyên như các doanh nghiệp khác được Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc… giảm bớt trở ngại trong giao nhận, vận chuyển, rút ngắn thời gian hàng hoá nằm trong lĩnh vực lưu thông, góp phần đảm bảo chất lượng hàng hoá lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hoá

Mỗi loại hàng có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về việc bảo quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho

 Đối với hàng thực phẩm tươi sống: Có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp như dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2 ngày

 Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: Từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng tươi sống nên thời gian tồn kho lâu hơn

 Đối với ngành dược, ngành công nghiệp hóa chất của Việt Nam chưa phát triển, nguyên liệu sử dụng trong sản xuất gần như là 100% nhập khẩu cho nên thời gian vận chuyển dài cho nên tồn kho thường được dự trữ tương đối cao

 Đối với sản phẩm là báo chí: Đặc biệt là loại báo phát hành hàng ngày có tính cập nhật, thời sự, thay đổi một cách nhanh chóng… Kèm theo nhu cầu của độc giả mỗi ngày đối với báo chí là những thông tin mới nhất, nóng nhất, kịp thời nhất, chính xác nhất thì mức tồn kho và thời gian tồn kho gần như là không có đối với hình thức sản phẩm đặc biệt này

Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp

Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt… tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho Ví dụ như một doanh nghiệp với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hoá trong kho, vì điều đó cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng

hàng hoá sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ Hay như một doanh nghiệp có điều kiện về kho dự trữ hàng hoá không tốt, không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo quản hàng hóa sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn kho bị tổn thất, hư hỏng…

1.4 Các chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp Do vậy cần xác định có những loại chi phí nào liên quan đến hàng tồn kho Xét trên cơ sở lý thuyết và thực tiễn có những loại chi phí sau: Chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng và chi phí thiếu hàng

1.4.1 Chi phí đặt hàng (CP đh )

Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua Trong nhiều trường hợp chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ, thì số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng

giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn [2, tr.411]

CP đh = Số lần đặt hàng trong một năm * Chi phí một lần đặt hàng

Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng

Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng Do đó doanh nghiệp cần xác định thời điểm và

số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng

Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng Nếu chúng ta giảm được thời gian này là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất

1.4.2 Chi phí lưu kho (CP lk )

Chi phí lưu kho là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa, phát sinh trong thực hiện hoạt động bảo quản dự trữ, chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lượng hàng tồn kho trung bình hiện có và được chia thành hai loại:

 Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho; chi phí hao hụt, mất giá trị do bị hư hỏng và chi phí bảo quản hàng hóa;

 Chi phí tài chính bao gồm chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí

vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao… [2, tr.411]

9

Những chi phí này có thể được thống kê theo bảng dưới đây:

Bảng 1.1 Thống kê các loại chi phí lưu kho

tồn kho

1 Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:

- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phí hoạt động vận hàng không

- Thuế nhà đất

- Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng

2 Chi phí sử dụng, thiết bị, phương tiện:

- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ

- Năng lượng

- Chi phí vận hành thiết bị

3 Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý

4 Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho :

- Phí tổn hàng việc vay mượn

- Thuế đánh vào hàng tồn kho

- Bảo hiểm cho hàng tồn kho

5 Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng

1.4.3 Chi phí mua hàng (CP mh )

Là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng món hàng tồn kho Chi phí này thường được biểu hiện bằng chi phí của một đơn vị nhân với số lượng nhận được hoặc sản xuất ra Nhiều khi giá món hàng được hưởng giảm giá nếu ta mua cùng một lúc đạt đến số lượng nào đó Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng

1.4.4 Chi phí thiếu hàng (CP th )

Là những khoản bị thiệt hại do không đủ hàng trong kho, mỗi khi doanh nghiệp thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, doanh nghiệp có thể chịu một khoản phí chi phí như là sự sụt giảm về doanh số bán hàng và gây mất lòng tin đối với khách hàng Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất có thể sẽ tạo ra chi phí từ việc phá vỡ qui trình sản xuất dẫn đến giảm doanh thu, gây mất sự tin tưởng, giảm uy tín tới khách hàng

Chi phí cơ hội của việc thiếu hàng gồm:

 Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: Là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp loại hàng đó Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vận chuyển (nếu có) Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng

 Chi phí mất uy tín với khách hàng: Là một loại chi phí cơ hội và được xác định căn cứ vào khoản thu nhập hàng dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng do việc hết hàng, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng gây ra

 Chi phí gián đoạn sản xuất: Thiệt hại do gián đoạn sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu Chi phí gián đoạn được tính bằng số sản phẩm mất đi do ngưng sản xuất hoặc

số tiền mất do bỏ lỡ cơ hội tiêu thụ được sản phẩm kèm theo hình ảnh, nhãn hiệu của doanh nghiệp bị suy giảm trong tâm trí khách hàng Con số thiệt hại này rất khó tính toán, để khắc phục tình trạng này doanh nghiệp cần có lượng dự trữ bổ sung hay dự trữ an toàn nhất định

1.5 Các hệ thống, mô hình quản trị hàng tồn kho – Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho

1.5.1 Hệ thống quản trị hàng tồn kho

1.5.1.1 Hệ thống tồn kho liên tục

Trong hệ thống này, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục Bất kỳ một hoạt động xuất nhập nào cũng được ghi chép và cập nhật Khi lượng tồn kho giảm xuống đến một mức ấn định trước, đơn đặt hàng bổ sung với một số lượng nhất định sẽ được phát hành để bảo đảm chi phí tồn kho là thấp nhất

Ưu điểm của hệ thống này là nhà quản lý luôn nắm được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, nên áp dụng rất tốt cho các loại hàng quan trọng như nguyên liệu thô,

Ưu điểm của hệ thống là ít tốn công sức cho việc ghi chép, kiểm soát Nhưng nhược điểm của nó cũng xuất phát từ đây, việc không kiểm soát liên tục làm cho lượng hàng đặt cho hệ thống này thường phải lớn hơn do phải chống thiếu hụt khi xuất hiện các nhu cầu bất thường tạo gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp

1.5.1.3 Hệ thống tồn kho phân loại ABC

Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Paretol Kỹ thuật này phân tổng số loại hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm: A, B, C dựa vào giá trị hàng năm của chúng Các giá trị hàng năm này được xác định bằng công thức sau:

Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm * Giá mua mỗi đơn vị

Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:

 Nhóm A: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng tồn kho

 Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15-25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm khoảng 30% tổng sốhàng tồn kho

 Nhóm C: Bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên số lượng chúng chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho

Đồ thị 1.1.Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC

(Nguồn: [7, tr.330])

Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn kho việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thêm thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định Trước hết, việc áp dụng đúng đắn phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho của mình, mặt hàng nào quan trọng cần tồn trữ nhiều, cần ít sẽ dự trữ ít tránh việc tồn trữ quá mức không cần thiết cũng như tránh được áp lực cho việc xây dựng kho bãi, tiết kiệm chi phí vốn lưu động cho doanh nghiệp

Ngoài việc dựa vào giá trị hàng năm của hàng hóa để phân nhóm, bộ phận quản lý kho còn xét đến các tiêu chuẩn khác như: Những thay đổi về kỹ thuật dự đoán, vấn đề cung ứng, chất lượng hàng tồn kho, giá cả của các loại hàng tồn kho… Những tiêu chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí các hàng tồn kho nên nhà quản trị cũng nói chung cũng như bộ phận kho nói riêng cần lưu ý đến những tiêu chuẩn này Việc phân nhóm hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát riêng biệt những loại hàng tồn kho

Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng trong công tác quản trị tồn kho:

 Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm C,

do đó cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng

 Các loại hàng thuộc nhóm A cần có một sự kiểm soát tồn kho chặt chẽ về hiện vật, việc thiết lập những báo cáo chính xác về hàng tồn kho thuộc nhóm A phải thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất

 Trong dự báo nhu cầu vật tư doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau Nhóm A cần được dự báo chi tiết, cẩn thận hơn các nhóm khác

 Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không ngừng được cải thiện, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng nhóm hàng

Tóm lại kỹ thuật phân tích ABC sẽ mang lại cho nhà quản trị những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát hiện vật đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ hàng tồn kho

1.5.2 Một số mô hình quản trị hàng tồn kho

Dưới góc nhìn giá trị vật chất, hàng hóa tồn kho có thể được coi là nguồn tạm thời nhàn rỗi nên dự trự càng cao thì gây ra lãng phí càng lớn Về mặt tài chính, nhà quản trị mong muốn mức dự trữ thấp nhất để giảm đầu tư vào dự trữ hoàn toàn mâu thuẫn với việc sử dụng máy móc thiết bị và lao động hiệu quả dẫn đến lượng dự trữ tăng cao

13

Do vậy, vấn đề quan trọng là phải xác định được mức dự trữ hợp lý và thời điểm đặt hàng chính xác Quá trình nghiên cứu các mô hình quản trị hàng tồn kho sẽ trả lời cho nhà quản trị hai vấn đề nêu trên Các mô hình quản trị hàng tồn kho chủ yếu gồm: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ, mô hình đặt hàng theo lô sản xuất POQ và

mô hình tồn kho kịp thời J.I.T

1.5.2.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The basic Economic Order

 Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi;

 Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian

đó không đổi;

 Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước;

 Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;

 Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian

Những giả thiết trên thực chất giúp đơn giản hóa bài toán quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp, xem xét mô hình được diễn tả dưới dạng đồ thị dưới đây:

Đồ thị 1.2.Mô hình hàng tồn kho cơ bản Lượng hàng cung ứng

Q*

Q*/2 Dự trữ trung bình

Trong đó: (Nguồn: [7, tr.336] )

Q* - Sản lượng của một đơn hàng (Dự trữ tối đa)

Q – Dự trữ tối thiểu Q*/2 – L-îng dù tr÷ trung b×nh

OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đơn đặt hàng dự trữ Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian

Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ

Lượng đặt hàng tối ưu

Mục tiêu của các mô hình hàng tồn kho đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ Khi đó việc tính tổng chi phí hàng tồn kho được xác định bằng phương trình sau:

min

* 2

*   



Q

D S

Q H

Trong đó:

Q – Sản lượng của đơn hàng S – Chi phí mỗi lần đặt hàng

D – Nhu cầu ước tính hàng năm H – Chi phí cất trữ đơn vị trong một năm

Xét phương trình (1), lấy vi phân TC theo Q từ đó có thể tính được lượng hàng cung

ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau:

H

S

* D

* 2

Q * Như vậy, lượng dự trữ tối ưu hay lượng đơn hàng tối ưu Q* sẽ là một lượng xác định sao cho tại đó tổng chi phí TC là nhỏ nhất Q* tối ưu tại điểm có chi phí đặt hàng

và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) bằng nhau

Công thức này cũng có thể được thể hiện qua đồ thị sau:

Đồ thị 1.3.Mối quan hệ giữa các loại chi phí

(Nguồn:[ 7, tr 337])

Chi phí đặt hàng C đh

Lượng hàng cung ứng

Chi phí

O

Chi phí lưu kho C lk

15

Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng

Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng, công thức dưới đây sẽ giúp xác định được khoảng cách giữa hai lần đặt hàng:

T =

Số ngày làm việc trong năm

Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N)

Xác định thời điểm đặt hàng mới

Trong mô hình dự trữ EOQ đưa ra giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là thực hiện trong một chuyến hàng Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ đến khi hàng

trong kho về đến 0 đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và sẽ nhận ngay tức thời

Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng Đồng thời không có doanh nghiệp nào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho trong kho của mình hết rồi mới đặt hàng tiếp Cũng không doanh nghiệp nào đặt hàng mới từ quá sớm vì như vậy cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoá

Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng cần phải xác định thời điểm đặt hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời gian giao hàng

Đồ thị điểm đặt hàng lại ROP được thể hiện như sau:

Đồ thị 1.4 Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP

Lượng hàng tồn kho

(Nguồn: [7,tr.340])

Điểm đặt hàng lại được xác định theo công thức sau: ROP = d x LT

LT : Là thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (thời gian chờ hàng)

d : Nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho

ROP Q*

LT

Lượng dự trữ an toàn

Đối với một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, rủi ro trong kinh doanh là điều không thể lường trước, đặc biệt là các doanh nghiệp làm ăn theo thời vụ hoặc sản xuất những sản phẩm nhạy cảm với thị trường Tính không xác định của nhu cầu và tính không xác định của thời gian đến sớm khi đặt hàng có thể xảy ra hiện tượng hàng trong kho bị rỗng trước khi lượng bổ sung hàng đặt đến nơi Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lưu động biến đổi hàng ngày, hàng giờ nên yêu cầu về lượng dự trữ

an toàn càng cần thiết hơn

Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thường phân làm ba loại: Tài sản

cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời Tài sản lưu động thường xuyên hay tài sản lưu động ròng (NWC) được xác định là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn Thành phần của NWC bao gồm cả ba loại tài sản là tiền mặt như một tấm đệm cho việc chi tiêu ngoài dự kiến, một số khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho Vì thế, lượng dự trữ an toàn chính là lượng hàng tồn kho nằm trong tài sản lưu động ròng được duy trì trong suốt quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp

Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng

Trên thực tế rất khó xác định lượng dự trữ an toàn thông qua chi phí tổn thất do thiếu hàng Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng bởi hàng tồn kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàng mới nhập kho Mức phục vụ khách hàng được xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm hàng đặt cần phải xác định càng cao Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lý giữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng

Như vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra quy mô đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hoá chi phí đặt hàng và lưu kho Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là cần quá nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó Vì vậy, trên cơ sở mô hình này người ta đã thiết lập mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất POQ, nới lỏng giả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảng thời gian nhất định và mô hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lượng lớn để xoá bớt những giả thiết, tăng cường tính thực tiễn cho mô hình EOQ

17

1.5.2.2 Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model)

Khi nghiên cứu về các mô hình tồn kho các doanh nghiệp cần giải đáp hai câu hỏi trọng tâm: Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu và khi nào thì tiến hành đặt hàng Trong mô hình EOQ giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng Tuy nhiên có những trường hợp doanh nghiệp sẽ nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định Trong trường hợp như thế phải tìm kiếm một mô hình đặt hàng khác với EOQ

Mô hình POQ sẽ được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký kết Mô hình mới này cũng được áp dụng khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa bỏn ra một cách đồng thời Trong những trường hợp như thế chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và cung ứng

Với mô hình này đặc biệt phục vụ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên nó được gọi là: Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất

Mô hình này được xây dựng dựa trên các giả định sau:

 Nhu cầu phải biết trước và không thay đổi;

 Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thời gian đó không thay đổi;

 Sản lượng của một đơn hàng thực hiện trong nhiều chuyến hàng và hoàn tất sau khoảng thời gian t;

 Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng;

 Chỉ có duy nhất hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho;

 Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian

Mô hình này các giả thiết khác giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng được đưa đến làm nhiều chuyến Và để xác định được mô hình POQ, khi đó cần biết đến các kí hiệu sau:

Q – Sản lượng của đơn hàng S – Chi phí mỗi lần đặt hàng

d – Nhu cầu sử dụng hàng ngày D – Nhu cầu ước tính hàng năm

H – Chi phí cất trữ đơn vị trong một năm

P – Mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày)

t – Độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng (thời gian cung cấp đủ

số lượng đơn hàng)

Mô hình POQ có dạng đồ thị như sau:

Đồ thị 1.5 Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất POQ Lượng hàng tồn kho

Thời g ian

(Nguồn: [5,tr.342])

Trong mô hình này:

=

Hay: Mức tồn kho tối đa = P.t − d.t

Mặt khác: Q = P.t (sản lượng một đơn hàng bằng tích số của số ngày cung ứng với

lượng cung ứng trong mỗi ngày) Từ đó suy ra: (t =Q

P)

Sau đó thế vào biểu thức tính mức tồn kho tối đa và sẽ thu được:

Mức tồn kho tối đa = (PQ P-d.Q

P) = Q.(1-d P)

Như đã trình bày ở trên chi phí tồn trữ hàng năm (bằng tích số của mức tồn kho tối

đa chia 2 và nhân với chi phí tồn trữ cho một đơn vị hàng trong năm) được tính như

sau: Chi phí tồn trữ hàng năm = Q*

2 (1-d

P)H=D

Q S

Để tìm được sản lượng tối ưu, cho:

Chi phí tồn trữ hàng năm = Chi phí đặt hàng hàng năm

T

Q*

Tổng số đơn vị hàng được cung ứng trong thời gian t

Tổng số đơn vị hàng được sử dụng trong thời gian t Mức tồn

kho tối đa

19

1.5.2.3 Mô hình tồn kho kịp thời (Just In Time inventory system – J.I.T)

Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dự phòng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phân phối tiêu thụ Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt các doanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là TOYOTA trong những năm ba mươi của thế kỉ trước) đã áp dụng phương pháp cung cấp đúng lúc (Just in time – JIT) Đôi khi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một “tư tưởng” trong đó nhiều bộ phận sản xuất, phòng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanh nghiệp hướng tới cùng một mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phép chỉ sản xuất những gì sẽ bán được và sản xuất phải kịp thời

Để thực hiện được phương pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mật thiết Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hoá và sản phẩm dở dang của các đơn vị khác mà không cần phải có hàng tồn kho Phương pháp này có ưu điểm là giảm thiểu chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất và điều hành hoạt động bình thường Với phương pháp cung cấp đúng lúc và dự trữ đúng thời điểm hay hàng tồn kho bằng 0, người ta có thể xác định khá chuẩn xác số lượng của từng loại hàng tồn kho trong từng thời điểm nhằm đảm bảo hàng được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời để cho hoạt động của những nơi đó được đảm bảo liên tục, tuy nhiên lại không

bị sớm quá hay muộn quá

Tuy nhiên, đây chỉ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho cho một số loại hàng tồn kho nhất định và một số loại hình doanh nghiệp nhất định Ví dụ, các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp thực phẩm chỉ áp dụng mô hình JIT cho những loại thực phẩm không thể dự trữ lâu (các mặt hàng tươi sống) và mô hình EOQ cho dự trữ thực phẩm có thời gian sử dụng dài ngày Tương tự, nếu trong ngành y tế, các bệnh viện sử dụng mô hình JIT sẽ không phù hợp và có thể không lường trước được những nguy hiểm do thiếu dụng cụ và thiết bị y tế có thể xảy ra

Hơn nữa, để thực hiện được phương pháp này hiệu quả, cần phải kết hợp với các phương pháp quản lý khác cũng như yêu cầu về khả năng liên kết của các đơn vị sản

xuất với nhau

Đặc trưng chủ yếu của hệ thống JIT

 Mức độ sản xuất đều và cố định: Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản

phẩm đồng nhất khi đi qua một hệ thống thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng với nhau và để nguyên vật liệu và sản phẩm có thể chuyển từ nhà cung cấp đến đầu ra cuối cựng Mỗi thao tác phải được phối hợp cẩn thận bởi các hệ thống này rất chặt chẽ Do

đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định

 Tồn kho thấp: Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho

thấp Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm cũ tồn đọng trong kho

Lợi ích thứ hai thì thấy tốt hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT,

đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao Phương pháp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó doanh nghiệp càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh

 Kích thước lô hàng nhỏ: Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong

cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng

 Với lô hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi

 Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc

 Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn

 Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh: Theo phương pháp này, người ta sử dụng các

chương trình làm giảm thời gian và chi phí lắp đặt để đạt kết quả mong muốn, những công nhân thường được huấn luyện để làm những công việc lắp đặt cho riêng họ, công

cụ và thiết bị cũng như quá trình lắp đặt phải đơn giản và đạt được tiêu chuẩn hóa, có thể giúp giảm thời gian lắp đặt Hơn nữa, người ta có thể sử dụng nhóm công nghệ để giảm chi phí và thời gian lắp đặt nhờ tận dụng sự giống nhau trong những thao tác có

tính lặp lại

 Bố trí mặt bằng hợp lý: Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt bằng của các phân

xưởng thường được bố trí theo nhu cầu xử lý gia công Hệ thống JIT thường sử dụng

bố trí mặt bằng dựa trên nhu cầu sản phẩm Thiết bị được sắp xếp để điều khiển những

dùng sản phẩm giống nhau, có nhu cầu lắp ráp hay xử lý giống nhau

Để tránh việc di chuyển một khối lượng chi tiết lớn trong khu vực thì hệ thống đưa những linh kiện nhỏ chi tiết từ trung tâm làm việc này nơi làm việc kế tiếp, như vậy thời gian chờ đợi và lượng sản phẩm dở dang sẽ được giảm đến mức tối thiểu Mặt

21

khác, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu sẽ giảm đáng kể và không gian cho đầu ra cũng giảm Các nhà máy có khuynh hướng nhỏ lại nhưng có hiệu quả hơn và máy móc thiết bị có thể sắp xếp gần nhau hơn từ đó tăng cường sự giao tiếp giữa công nhân hơn

Để thực hiện được mô hình JIT, ta cần phải tối thiểu hoá hàng tồn kho trong các giai đoạn sản xuất vì trong mô hình này lượng dự trữ bằng không 0 đơn vị

Giảm bớt lượng dự trữ nguyên vật liệu ban đầu Nguyên vật liệu dự trữ ban đầu thể hiện chức năng đầu tiên giữa quá trình sản xuất và nguồn cung cấp Cách đầu tiên và

cơ bản nhất để giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt những thay đổi trong nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng và thời kì giao hàng

Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất Trong quá trình sản xuất, với một dây chuyên nhiều công đoạn và các chu kì nối tiếp nhau, việc tồn tại sản phẩm dở dang là điều đương nhiên Muốn giảm thiểu hàng tồn kho trong giai đoạn này, nhà quản trị cần nghiên cứu kĩ lưỡng cơ cấu của chu kì sản xuất Từ đó làm giảm được lượng dự trữ này

Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng Loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu thời gian duy trì và bảo quản sửa chữa các thiết bị dụng cụ Nhu cầu này tương đối khó xác định Dụng cụ phụ tùng nhằm đảm bảo ba yêu cầu: duy trì, sửa chữa, thay thế

Giảm thành phẩm dự trữ Sự tồn tại của thành phẩm tồn kho xuất phát từ nhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định Nếu doanh nghiệp dự đoán được chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm được loại dự trữ này

Điều quan trọng hơn cả để có thể thực hiện thành công mô hình JIT, các nhà quản

lý doanh nghiệp cần phải tìm cách giảm bớt những sự cố bất ngờ, những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào

Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng hàng tồn kho tại các doanh nghiệp là hệ thống vận chuyển chỉ cung cấp hàng hoá dự trữ đến nơi có nhu cầu thực sự, không đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu Hệ thống vận chuyển này người Nhật gọi là hệ thống Kanban Để khái quát về hệ thống Kanban, nhà quản trị có thể thông qua ba nội dung quan trọng là: Chỉ sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu, tại các thời điểm đã được yêu cầu, với số lượng đúng theo yêu cầu

Trên đây là ba phương pháp quản lý hàng tồn kho cơ bản, ngoài ra còn một số mô hình dựa trên cơ sở hai mô hình này Tuy nhiên, mô hình vẫn chỉ tồn tại trên lý thuyết nếu nó không được áp dụng hiệu quả vào thực tiễn Do vậy nhà quản trị cần đưa ra được một số cách thức tiếp cận và đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho có thể đưa lại kết quả chính xác về thực tiễn hoạt động này tại doanh nghiệp

1.5.3 Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho

1.5.3.1 Quản trị hiện vật của tồn kho

Quản trị về mặt vật chất của tồn kho dựa vào việc tối ưu hóa sự lưu kho của sản phẩm: Diện tích và số lượng cần thiết là bao nhiêu? Kho hàng có những phương tiện nào, trong số đó có những phương tiện vận chuyển nào và cần phải mua chúng ra sao Đáp án cho câu trả lời này cho phép thấy khả năng sinh lợi của các khoản đầu tư đã chấp nhận Quản trị tốt về mặt vật chất của tồn kho bảo đảm cho khách hàng của doanh nghiệp một "mức độ dịch vụ tốt" và có thể tạo ra lợi thế so với các đối thủ Những nguyên tắc cơ bản của kho hàng

Trong các doanh nghiệp công nghiệp, người ta chia thành kho thành phẩm, kho nguyên vật liệu, kho các bộ phận linh kiện, kho dụng cụ đồ nghề Trong các doanh nghiệp thương nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ, hàng hóa được dự trữ ở các kho tạm giữ hoặc là các kho dự trữ, nhưng cũng cả ở diện tích bán Những kho này là cần thiết, do hàng hóa phải được bảo vệ chống ăn trộm, chống thời tiết xấu, chống nóng, ẩm và chống những biến dạng… Những cơ sở dự trữ cần phải kín và phù hợp với từng loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư cần được bảo vệ Địa điểm kho dự trữ cần phải được bố trí sao cho việc vận chuyển tối thiểu và dễ dàng cho việc nhập, xuất các hàng hóa

Mã hóa và phương pháp xếp đặt các sản phẩm tồn kho: Để thuận lợi cho công tác tồn kho và tăng tốc độ giải phóng kho, doanh nghiệp cần phải xác định sản phẩm một cách nhanh chóng Giải pháp đơn giản nhất là sử dụng tên gọi của chúng, nhưng cách gọi tên này thường ít được sử dụng, đặc biệt khi chúng gồm những chỉ dẫn kỹ thuật hoặc kích cỡ, do đó doanh nghiệp thường sử dụng một bộ mã số (chẳng hạn như: 1234) hoặc cả chữ cái và số cho mỗi mặt hàng dự trữ Có nhiều phương pháp để sắp xếp sản phẩm, chúng có thể được kết hợp với nhau

 Phương pháp: "Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình" là dành cho mỗi một loại sản phẩm một chỗ quy định Ưu điểm là dễ dàng định vị sản phẩm, vật tư trong kho; xác định lượng dự trữ thừa hay thiếu một cách nhanh chóng Nhưng nhược điểm là không tận dụng được diện tích kho hàng

 Phương pháp phổ quát vị trí: "Bất kỳ vật gì, bất kỳ chỗ nào" là sử dụng vị trí nào còn trống lúc đưa hàng vào kho, một sản phẩm có nhiều điạ chỉ Ưu điểm của nó là tận dụng được diện tích kho, nhưng khó về mặt thông tin để định vị được chỗ trống khi nhập kho và tìm địa chỉ sản phẩm khi xuất kho

 Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng nào ra vào nhiều nhất được xếp ở chỗ thuận tiện nhất

23

 Phương pháp hai kho: Kho được chia làm hai bộ phận kho dự trữ được cung ứng do nhập kho và cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối từ đó xác lập các đơn đặt hàng

 Phương pháp vào trước ra trước (first in, first out)

1.5.3.2 Quản trị kế toán tồn kho

Xác định số lượng dự trữ:

 Doanh nghiệp sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng hóa (nhập và xuất) và tính toán số lượng tồn kho (dự trữ cuối cùng = dự trữ ban đầu + nhập - xuất)

 Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm được hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ, nhưng

nó không thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng Để khắc phục điều này, quy định các doanh nghiệp thực hiện cần kiểm kê một cách thường xuyên (kế toán), hoặc gián đoạn (ngoài kế toán)

Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá dự trữ được biểu thị ở bảng cân đối, cho phép nhà quản trị biết được bất cứ lúc nào về tình hình dự trữ của họ Việc kế toán này của

dự trữ là khá dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó khăn về giá trị

Xác định giá trị dự trữ

Hàng ngày vật tư, hàng hóa nhập kho được kế toán ghi nhận theo giá thực tế nhưng đơn giá, thời điểm các lần nhập khác nhau là khác nhau Do đó vấn đề cần phải định giá cho chúng khi xuất kho theo giá nào và phương pháp mà công ty áp dụng trong chế

độ kế toán Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau để áp dụng cho việc tính giá thực tế xuất kho cho tất cả các loại hàng tồn kho hoặc cho riêng từng loại:

 Phương pháp tính giá thực tế đích danh

 Phương pháp giá bình quân gia quyền

 Phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO)

 Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO)

Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất, nhập kho của vật tư, hàng hóa đều có những

ưu nhược điểm nhất định với mức độ chính xác và tin cậy tùy thuộc vào yêu cầu quản

lý và năng lực nghiệp vụ của các kế toán viên và trang thiết bị xử lý thông tin của doanh nghiệp Công thức chung:

Giá thực tế vật tư, hàng hóa = Số lượng vật tư, hàng hóa xuất kho * Đơn giá thực tế

Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp để áp dụng cần chú trọng tới ảnh hưởng của từng phương pháp đối với bảng tổng kết tài sản và bảng kê lợi nhuận của doanh nghiệp

1.5.3.3 Quản trị kinh tế của hàng tồn kho

Chức năng dự trữ phải thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:

 Mục tiêu an toàn: Có dự trữ để tránh gián đoạn trong sản xuất kinh doanh

 Mục tiêu tài chính: Gảm đến mức thấp nhất có thể được về mức dự trữ để giảm những chi phí kho hàng

Những khái niệm cơ bản

Dự trữ trung bình: Là dự trữ đã được lưu lại bình quân trong doanh nghiệp trong thời gian nhất định, dự trữ trung bình giảm khi số tái dự trữ tăng lên và ngược lại

Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: Là mức dự trữ tối thiểu Nếu doanh nghiệp chờ lượng dự trữ xuống bằng 0 mới đưa đơn hàng cho nhà cung ứng sẽ rới vào tình trạng gián đoạn dự trữ trong quãng thời gian được gọi là thời gian tái dự trữ Do vậy, vào lúc thực hiện việc đặt hàng cần phải có dự trữ một khối lượng hàng đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng Dự trữ tối thiểu đáp ứng nhu cầu này

Dự trữ an toàn hoặc dự trữ bảo hiểm là mức dự trữ doanh nghiệp dự kiến có sự chênh lệch với mức mức tiêu dùng thực tế nhằm giảm thời gian gián đoạn dự trữ được biểu diễn qua đồ thị sau:

Đồ thị 1.6 Dự trữ bảo hiểm

(Nguồn: voer.edu.vn/c/quan-tri-du-tru-ton-kho/4dbdd6c5/afee1366)

1.6 Rủi ro trong quản trị hàng tồn kho

1.6.1 Sự gián đoạn nguồn cung ứng

Đây là một trong những rủi ro thường gặp phải khi sản phẩm hàng mua về mang tính chất thời vụ hoặc nhập khẩu từ nước ngoài Tuy nhiên, sự gián đoạn nguồn cung ứng còn có thể do hoạt động mua hàng của doanh nghiệp không được thực hiện

Để đối phó với rủi ro này các doanh nghiệp thường đặt trước hàng Dự trự một lượng lớn hàng tồn kho khá tốn kém Do vậy, nhiều công ty xác định lượng HTK thấp

25

nhất với việc quản trị có hiệu quả Ngược lại, các nhà quản trị bán hàng lại muốn lượng tồn kho tương đối cao, đặc biệt khi cắt giảm nguôn cung ứng được báo trước

1.6.2 Sự biến đổi về chất lượng hàng hóa

Quá trình lưu kho sản phẩm hàng hóa đòi hỏi phải đảm bảo tốt nghiệp vụ bảo quản hàng hóa Chất lượng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới việc tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp Vì vậy mức tồn kho hàng hóa bị chi phối lớn bởi chất lượng hàng hóa trong kho Nếu công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tốt, chất lượng hàng hóa được đảm bảo thì mức tồn kho giảm xuống Nếu công tác bảo quản không tốt thì hàng hóa bị giảm sút chất lượng làm hoạt động tiêu thụ bị gián đoạn thì mức tồn kho tăng lên Sự biến đổi về chất lượng của sản phẩm hàng tồn kho có thể do nhiều nguyên nhân như: khí hậu, các phương pháp và diều kiện kỹ thuật bảo quản, tính chất đặc điểm của hàng hóa, của kho và của thiết bị bảo quản

Để đối phó với sự biến động này, công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tồn kho phải thực hiện các yêu cầu sau:

 Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hóa tồn kho

 Tạo điều kiện thực hiện tốt nhất công tác chăm sóc và giữ gìn hàng hóa trong kho

 Tiến hành kiểm tra giám sát chất lượng hàng hóa trong quá trình bảo quản tại kho

để phát hiện nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời

1.6.3 Khả năng tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp

Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố như: chiến lược tiêu thụ của doanh nghiệp đang theo đuổi, khả năng nguồn lực của công ty (sức mạnh tài chính, trình độ của độ ngũ cán bộ kinh doanh, vị trí địa lý, dah tiếng của doanh nghiệp ) đặc tính của khách hàng (số lượng khách hàng, thói quen tiêu dùng, khả năng thanh toán .), đặc tính sản phẩm (tuổi thọ, kiểu dáng, chất lượng ) Do vậy, nhân tố này có ảnh hưởng rất lớn đến lượng sản phẩm hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp

Nếu khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường lớn tức là doanh nghiệp có thể dự báo chính xác nhu cầu sử dụng sản phẩm hàng hóa trong kỳ Vì vậy, sản phẩm hàng hóa dự trữ hàng tồn kho cũng phải đảm bảo kịp thời cho hoạt động tiêu thụ trên các thị trường đó Còn nếu khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường thấp thì phải xác định mức tồn kho hợp lý, tránh tình trạng để hàng hóa ứ đọng do không khai thác được nhu cầu, thị phần tại thị trường mới

1.6.4 Sự biến động của tỉ giá hối đoái

Đối với các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh quốc tế thì sự không ổn định của

tỉ giá hối đoái là một rủi ro lớn trong công tác quản trị hàng tồn kho vì nó tác động đến giá cả hàng hóa khi tiến hành xuất nhập khẩu Sự thay đổi đột ngột của tỉ giá và sự trở ngại trong công tác dự báo chính xác tỉ giá là những khó khăn then chốt Đồng thời sự thay đổi tỷ giá còn làm các chi phí giao dịch ra tăng khi khoảng không gian mua bán trong các thị trường ngoại hối được mở rộng

Để đối mặt với rủi ro này các doanh nghiệp kimh doanh xuất nhập khẩu thường lựa chọn đồng tiền mạnh để xác định giá trị sản phẩm hàng hóa dự trữ tồn kho

TÓM TẮT CHƯƠNG 1:

Chương 1 của khóa luận tốt nghiệp đã khái quát, hệ thống hóa những kiến thức cơ bản về quản trị hàng tồn kho, cũng như các khái niệm, các luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho, mục đích chức năng của quản trị tồn kho, các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, mô hình Đặc biệt là các chi phí về tồn kho và các loại mô hình tồn kho để từ

đó có một sự hiểu biết chung bao quát về những gì sẽ được đề cập đến trong đề tài, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết luận sau này trong chương 2 và chương

3 của khóa luận tốt nghiệp

27

PHẦN 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THIẾT BỊ MÔI TRƯỜNG

URENCO 13 2.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13

2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển

 Tên công ty: Công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13

 Địa chỉ: Số 246 Tôn Đức Thắng, phường Hàng Bột, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Công ty Cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13 kinh doanh trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ được kinh doanh và hạch toán kinh tế theo luật doanh nghiệp trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ trong giấy phép và quyết định thành lập công

ty lần đầu số: 0103020344 ngày 29/ 10/ 2007, thay đổi lần thứ 2 số 0102454845 ngày 01/ 07/ 2010 do sở Kế Hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Được vay vốn từ các ngân hàng để phục vụ hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty, tự chịu trách nhiệm hoàn trả các công nợ khi đến hạn

Công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13 có tổng số lao động là 39 cán bộ công nhân viên, 19 đại học, 5 cao đẳng, 10 trung cấp thuộc ngành nghề sửa chữa – bảo dưỡng thiết bị, còn lại là 5 lao động phổ thông đã qua đào tạo, có kinh nghiệm, hiểu biết về thiết bị - vật tư môi trường

Với ngành nghề kinh doanh đa dạng, công ty có hoạt động kinh doanh tương đối linh hoạt Vừa kinh doanh thương mại, vừa tham gia tái sản xuất các thiết bị phục vụ cho ngành môi trường Đồng thời cung cấp cho ngành được nhiều mặt hàng thiết yếu như: xăng, dầu, hóa chất… phục vụ cho quá trình vệ sinh và xử lý rác thải của ngành Ngoài ra công ty còn cung cấp phụ tùng, máy thi công các công trình xây dựng; trồng và buôn bán các loại cây hoa, cây cảnh, cây xanh bóng mát, duy tu bồn hoa… Đây chính là thế mạnh của công ty với việc đa dạng hóa, mở rộng lĩnh vực sản xuất kinh doanh

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty Urenco 13

Sơ đồ 2.1.Cơ cấu tổ chức của Urenco 13

(Nguồn: Phòng Hành Chính) Ghi chú:

Quản lý trực tuyến :

Mối quan hệ tương tác :

Cơ cấu tổ chức của công ty hợp lý, được phân công nhiệm vụ của từng bộ phận rõ ràng Các bộ phận hoạt động độc lập với nhau, mỗi phòng ban đều có chức năng chuyên môn riêng biệt nhưng có sự phối hợp, liên kết với nhau trong quá trình làm việc

Chức năng – nhiệm vụ của từng bộ phận

Giám đốc: Là người có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty Đồng thời là người đại diện theo pháp luật, người điều hành mọi công việc trong công ty, thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến các hoạt động hằng ngày của công ty, chuẩn

bị và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư, ký kết hợp đồng Bố trí

lại cơ cấu tổ chức, phương án sử dụng hoặc xử lý các khoản lỗ trong công ty

Phó Giám Đốc: Là người giúp đỡ cho Giám đốc trong việc quản lý công ty, có

chức năng tham mưu cho Giám đốc, giải quyết các công việc do Giám đốc ủy quyền, được thay mặt Giám đốc giải quyết công việc khi Giám đốc vắng mặt

Giám đốc

Phó Giám đốc

Bộ phận bán hàng

Bộ phận Marketing

Bộ phận chăm sóc khách hàng

Phòng kinh doanh

Phòng hành chính

Phòng tài

chính– kế toán

Phòng vật tư

29

Phòng Tài chính – Kế toán: Là bộ phận có chức năng tham mưu với Ban Giám đốc

về quá trình và điều hành quá trình sử dụng vốn của công ty, cung cấp kịp thời chính xác và đầy đủ những thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Đồng thời

có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, lập báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính Tham mưu

đề xuất với Ban Giám đốc công ty về quy chế tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp của cán bộ công nhân viên trong công ty Kết hợp với các bộ phận khác để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh

Phòng Kinh Doanh: Là bộ phận xây dựng và hoàn thiện bộ sản phẩm, hoạch định

và xây dựng chính sách giá cả, các chương trình, kế hoạch quảng cáo, tiếp thị và

khuyến mại phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh trong từng thời kỳ

Phòng Hành Chính: Là bộ phận tham mưu cho giám đốc về việc tổ chức tuyển

dụng lao động, phân công sắp xếp những nhân sự, bố trí đều cho lao động trực tiếp, cách tổ chức sản xuất; giúp giám đốc theo dõi tình hình công tác của công ty, thực hiện

chế độ thi đua khen thưởng kỷ luật hợp lý

Phòng Vật Tư: Là bộ phận làm công tác kế hoạch cung cấp vật tư, thiết bị cho công

ty Có chức năng cung cấp thông tin kinh tế, giá cả thị trường các chủng loại vật tư nguyên vật liệu cho các phòng ban liên quan Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi

hoạt động của đơn vị

Bộ phận bán hàng: Có chức năng giới thiệu, tiếp thị và bán sản phẩm cho công ty

với phong cách làm việc chuyên nghiệp, năng động… đáp ứng các yêu cầu của khách

hàng về sản phẩm, dịch vụ

Bộ phận Makerting: Có nhiệm vụ mở rộng thị trường kinh doanh, làm hoạt động

chính trong các hoạt động makerting của công ty: quảng cáo, khuyến mãi; điều tra nhu

cầu, thông tin khách hàng, nhà cung cấp

Bộ phận chăm sóc khách hàng: Có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng sau khi đã

cung cấp các sản phẩm cũng như các dịch vụ của công ty: giải đáp, tư vấn thông tin về sản phẩm, dịch vụ khi có yêu cầu của khách hàng; kiểm tra, xác định mức độ hài lòng

của khách hàng thông qua các hình thức phỏng vấn, gọi điện, bảng hỏi…

2.1.3 Ngành nghề kinh doanh chính

Với ngành nghề kinh doanh đa dạng, công ty có hoạt động kinh doanh tương đối linh hoạt Vừa kinh doanh thương mại, vừa tham gia tái sản xuất các thiết bị phục vụ cho ngành môi trường Đồng thời cung cấp cho ngành được nhiều mặt hàng thiết yếu như: xăng, dầu, hóa chất… phục vụ cho quá trình vệ sinh và xử lý rác thải của ngành

Có thể nói công ty kinh doanh, cung cấp khá nhiều các loại hình dịch vụ và lĩnh vực đem lại nguồn thu lớn cho công ty là kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư thiết bị phục

vụ ngành vệ sinh môi trường và các ngành khác: điện, giao thông vận tải, kim khí, hóa chất và ngành nước… Bởi vậy, nhu cầu cung cấp các sản phẩm về môi trường có chất lượng, chuyên dụng đang rất lớn và Urenco 13 là một trong số ít doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm, thiết bị môi trường cả trong và ngoài nước phục vụ tới nhiều đối tượng khách hàng

2.1.4 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Urenco 13 giai đoạn

Biểu đồ 2.1 Tình hình kinh doanh của công ty Urenco 13

Đơn vị: Đồng

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh)

Phân tích doanh thu:

Trong giai đoạn 2011 – 2013, công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu

dẫn tới doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đúng bằng doanh thu thuần Các khoản này không phát sinh do công ty là một doanh nghiệp có uy tín, chất lượng và kinh nghiệm

Doanh thu thuần 7.069.830.832 6.314.721.868 7.619.379.806Lợi nhuận 201.593.214 210.636.992 213.473.660Giá vốn hàng bán 5.238.966.756 4.847.276.684 5.980.290.218

02.000.000.0004.000.000.0006.000.000.0008.000.000.00010.000.000.000

31

trong kinh doanh cung cấp sản phẩm, dịch vụ Các hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch

vụ, sản phẩm thường có chất lượng, độ bền cao nên không phát sinh việc trả hàng lại do lỗi của sản phẩm cũng như đáp ứng được yêu cầu từ phía khách hàng

Doanh thu thuần năm 2012 là 6.314.721.868 giảm 1.304.657.938 đồng so với năm

2011 Sang năm 2013 là 7.069.830.832 đồng tăng 755.108.964 đồng tăng với tỉ lệ là 11,96% so với năm 2012 Qua số liệu vừa đề cập, có thể thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty tăng giảm không đều qua các năm, doanh thu này chủ yếu từ lĩnh vực kinh doanh thiết bị vật tư môi trường mang lại (trên 90%), 10% còn lại

từ các lĩnh vực khác như: dịch vụ vệ sinh môi trường, kinh doanh vật liệu xây dựng, phân bón… Như đã biết 2012 là một năm khó khăn với toàn bộ nền kinh tế Việt Nam

và cũng như các doanh nghiệp khi lạm phát trung bình cả năm xấp xỉ 8%, trong đó có Urenco 13 biểu hiện qua số lượng sản phẩm tiêu thụ ít đi do tâm lí thắt chặt chi tiêu, phòng ngừa rủi ro của nhiều doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân Trong thời kì kinh tế khó khăn cùng với sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ thì việc doanh thu giảm hơn 17% so với năm 2011 là điều không quá khó hiểu Doanh thu giảm đã gây rất nhiều khó khăn cho công ty nên việc có những chính sách hợp lí cùng cắt giảm chi phí để phục vụ sản xuất, kinh doanh kì tiếp theo hiệu quả hơn với mức tăng 11,96% trong năm 2013 là nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên cũng như doanh nghiệp trong việc thúc đẩy hoạt động bán hàng, chủ động tìm kiếm khách hàng mới cùng việc áp dụng hình thức thanh toán mềm dẻo, linh hoạt hơn: chiết khấu thanh toán, hình thức thanh toán đa dạng… đã giúp cải thiện tình hình kinh doanh cũng như khẳng định được vị thế của doanh nghiệp trên thị trường

Phân tích chi phí

Giá vốn hàng bán cùng xu hướng với doanh thu thì trong năm 2012, GVHB của

công ty giảm từ 5.980.290.218 đồng năm 2011 xuống còn 4.847.276.684 đồng năm

2012 tương ứng với tỷ lệ 18,95%, đây là một hệ quả tất yếu vì số lượng sản phẩm tiêu

thụ được giảm nên GVHB giảm Năm 2013 lại tăng lên mức 5.238.966.756 đồng, mức tăng này không nhanh hơn mức độ tăng của doanh thu (11,96%) nên chi phí này có thể chấp nhận được Mức GVHB tăng nhẹ trong khi giá cả thị trường tăng mạnh chứng tỏ công ty đã thực hiện tốt chính sách quản lý giá cùng phán đoán, làm chủ tình hình trước sự thay đổi của thị trường

Chi phí tài chính chính là chi phí lãi vay của công ty đều tăng qua các năm Chi phí quản lý kinh doanh năm 2012 giảm so với năm 2011 do đơn hàng năm 2012 đã

giảm so với năm 2011 Tuy rằng chi phí này có giảm nhưng chỉ giảm lượng nhỏ nên vẫn là một gánh nặng tài chính cho công ty Mặc dù có giảm sút về doanh thu nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp thì giảm không đáng kể làm cho lợi nhuận thuần từ hoạt