Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Vật tư thiết bị môi trường URENCO 13

1 PHẦN 1. TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, làm thế nào để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: Giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. Đầu tiên, để có thể hiểu được tầm quan trọng cũng như các luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần tìm hiểu các cơ sở lý thuyết về tồn kho, quản trị tồn kho trong doanh nghiệp gồm: Khái niệm hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho, vai trò của hàng tồn kho… Từ đó có một sự hiểu biết chung bao quát về công tác quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết luận sau này. 1.1. Những khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho 1.1.1. Khái niệm quản trị Quản trị nói chung theo tiếng Anh là "Management" vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Tuy nhiên, khi dùng từ, theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ môi. Còn thuật ngữ quản trị thường dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp. Có rất nhiều khái niệm về quản trị:  Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức;  Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động;  Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp. Theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. [3, tr.201] Mary Parker Follet cho rằng: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Điều này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc chỉ dựa vào bản thân mình. Trong đó một khái niệm về quản trị được 2 xem là phản ánh tương đối rõ ràng về quản trị của tác giả Robert Kreitner cho rằng: “Quản trị là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trọng tâm của tiến trình quản trị là việc sử dụng có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn của tổ chức”. Khái niệm trên chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi với trọng tâm của tiến trình là kết quả và hiệu quả của việc sử dụng. 1.1.2. Khái niệm hàng tồn kho – quản trị hàng tồn kho Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng tồn kho xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu, khách quan. Theo C. Mark thì “Tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm”. Như vậy sản phẩm đang trong quá trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán là nằm trong hình thái tồn kho. Đối với doanh nghiệp thì hàng tồn kho giữ một vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp. Tồn kho xuất phát từ chính yêu cầu sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng hóa tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (40 – 50%). Trong sản xuất bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng hàng tồn kho tương ứng (tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, hàng hóa thành phẩm, hàng hóa dở dang…) mà bất kỳ thời điển nào cũng cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, đều đặn, có hiệu quả và lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ. Theo Chuẩn mực Kế toán số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/ 2001/ QĐ – BTC ngày 31/ 12/ 2001của Bộ trưởng Bộ Tài chính, thì hàng tồn kho là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Dù ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi đã sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện. Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau.  Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm Thang Long University Library 3 những công việc đó. Ví dụ như bàn ghế phục vụ cho việc bán hàng, quản lý doanh nghiệp thì doanh nghiệp vẫn phải hạch toán vào khoản mục hàng tồn kho hay sách giáo trình, giáo cụ, học cụ là hàng tồn kho đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giáo dục đào tạo  Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán thu lợi nhuận. Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất.  Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. Quản trị hàng tồn kho nhằm:  Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa.  Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp.  Đảm bảo cho lượng vốn danh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. Do vậy quản trị hàng tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định bao nhiêu hàng tồn kho sẽ được bổ sung, mỗi lần có số lượng ra sao, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả và là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp. 1.1.3. Vai trò – phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.1.3.1. Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận trong hoạt động quản lý. Mỗi một doanh nghiệp tùy theo điều kiện và tình hình hoạt động của mình sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp. Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm tài chính. Việc duy trì một lượng vốn về hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất kinh doanh nên việc quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng. 4 1.1.3.2. Các loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp Các doanh nghiệp sản xuất thường có ba loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất: Tồn kho nguyên vật liệu Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng hóa mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình. Nó có thể bao gồm các nguyên vật liệu cơ bản (ví dụ như sắt thép trong cơ khí chế tạo, sợi trong công nghiệp dệt may), bán thành phẩm (ví dụ như chíp bộ nhớ dùng để lắp ráp máy vi tính), hoặc cả hai. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất. Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tư sẽ có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp. Ngoài ra, khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một số lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn định. Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất, cũng như sử dụng hiệu quả các phương tiện sản xuất và nhân lực của mình luôn cần một số lượng hàng tồn kho có sẵn thích hợp. Do vậy bộ phân quản trị hàng tồn kho cũng như doanh nghiệp có thể biết được là tại sao các bộ phận sản xuất trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu. Tồn kho sản phẩm dở dang Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành. Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạn của dây chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao. Vì thế quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bước đệm nhỏ để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều. Tồn kho thành phẩm Tồn kho thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu hết các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay sản phẩm của mình, luôn có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng. Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này. Thang Long University Library 5 Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của doanh nghiệp. Dưới góc độ của bộ phận marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai. Đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho hết. Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành. Người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại. Tồn kho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thể được phân chia làm hai loại:  Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng;  Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kì. Hàng hóa tồn kho có thể bao gồm: nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu cầu nguyên vật liệu độc lập.  Tồn kho nhu cầu độc lập: Nhu cầu tồn kho của một loại hàng tồn kho độc lập với nhu cầu tồn kho của bất kỳ loại hàng nào khác. Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm vận chuyển cho khách hàng. Nhu cầu của các loại hàng này được ước lượng thông qua dự báo hoặc những đơn hàng của khách hàng. Mục đích của việc phân loại đề cập đến quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng của những hàng hóa có nhu cầu độc lập.  Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc: Bao gồm các loại hàng mà nhu cầu của nó phụ thuộc vào nhu cầu của hàng hóa khác trong tồn kho. Ví dụ để lắp ráp được một chiếc xe máy doanh nghiệp sản xuất cần: động cơ chính, 2 lốp xe, 1 khung xe Nhìn chung, nhu cầu về vật liệu và các phần tử có thể tính toán nếu chúng ta có thể ước lượng được nhu cầu của các loại thành phẩm cần sử dụng chúng. Các quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại cho hàng hóa tồn kho phụ thuộc rất khác so với tồn kho độc lập. 6 1.2. Chức năng của quản trị hàng tồn kho  Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị hàng tồn kho là liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết. Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất.  Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Nếu doanh nghiệp biết trước được tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho chúng ta phải xem xét đến chi phí và rủi ro của nó có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho.  Chức năng khấu trừ theo số lượng: Một chức năng khá quan trọng của quản trị tồn kho là khấu trừ theo số lượng. Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng với số lượng lớn. Tuy nhiên, điều này lại dẫn đến chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể. 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho Nhu cầu thị trường Mục đích tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất. Do vậy nhu cầu của sản xuất của thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn kho. Cụ thể:  Vào các ngày lễ, tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn kho cũng tăng lên.  Nhu cầu thị trường đối với hàng vật liệu xây dựng vào mùa khô và mùa mưa rất khác nhau nên mức tồn kho cũng phải tăng lên. Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp Nhà cung cấp là người cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có khả năng cung ứng đều đặn, kịp thời theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại. Thang Long University Library 7 Hệ thống và chu kỳ vận chuyển Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu. Bởi lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào đó để hạn chế việc đi lại, không thể vận chuyển mua bán thường xuyên như các doanh nghiệp khác được. Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc… giảm bớt trở ngại trong giao nhận, vận chuyển, rút ngắn thời gian hàng hoá nằm trong lĩnh vực lưu thông, góp phần đảm bảo chất lượng hàng hoá lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hoá Mỗi loại hàng có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về việc bảo quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho.  Đối với hàng thực phẩm tươi sống: Có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp như dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2 ngày.  Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: Từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng tươi sống nên thời gian tồn kho lâu hơn.  Đối với ngành dược, ngành công nghiệp hóa chất của Việt Nam chưa phát triển, nguyên liệu sử dụng trong sản xuất gần như là 100% nhập khẩu cho nên thời gian vận chuyển dài cho nên tồn kho thường được dự trữ tương đối cao.  Đối với sản phẩm là báo chí: Đặc biệt là loại báo phát hành hàng ngày có tính cập nhật, thời sự, thay đổi một cách nhanh chóng…. Kèm theo nhu cầu của độc giả mỗi ngày đối với báo chí là những thông tin mới nhất, nóng nhất, kịp thời nhất, chính xác nhất thì mức tồn kho và thời gian tồn kho gần như là không có đối với hình thức sản phẩm đặc biệt này. Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt… tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho. Ví dụ như một doanh nghiệp với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hoá trong kho, vì điều đó cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng 8 hàng hoá sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ. Hay như một doanh nghiệp có điều kiện về kho dự trữ hàng hoá không tốt, không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo quản hàng hóa sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn kho bị tổn thất, hư hỏng… 1.4. Các chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy cần xác định có những loại chi phí nào liên quan đến hàng tồn kho. Xét trên cơ sở lý thuyết và thực tiễn có những loại chi phí sau: Chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng và chi phí thiếu hàng. 1.4.1. Chi phí đặt hàng (CP đh ) Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua. Trong nhiều trường hợp chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm. Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ, thì số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao. Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn. [2, tr.411] CP đh = Số lần đặt hàng trong một năm * Chi phí một lần đặt hàng Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó doanh nghiệp cần xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng. Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian này là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất. 1.4.2. Chi phí lưu kho (CP lk ) Chi phí lưu kho là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa, phát sinh trong thực hiện hoạt động bảo quản dự trữ, chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lượng hàng tồn kho trung bình hiện có và được chia thành hai loại:  Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho; chi phí hao hụt, mất giá trị do bị hư hỏng và chi phí bảo quản hàng hóa;  Chi phí tài chính bao gồm chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao… [2, tr.411] Thang Long University Library 9 Những chi phí này có thể được thống kê theo bảng dưới đây: Bảng 1.1. Thống kê các loại chi phí lưu kho Nhóm chi phí Tỷ lệ với giá trị tồn kho 1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng: - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa - Chi phí hoạt động vận hàng không - Thuế nhà đất - Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng 2. Chi phí sử dụng, thiết bị, phương tiện: - Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ - Năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị 3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý 4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho : - Phí tổn hàng việc vay mượn - Thuế đánh vào hàng tồn kho - Bảo hiểm cho hàng tồn kho 5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng không sử dụng được. Chiếm 3 - 10% Chiếm từ 1 - 3,5% Chiếm từ 3 - 5% Chiếm từ 6 - 24% Chiếm từ 2 - 5% (Nguồn: [7, tr.333] ) Tỷ lệ các loại chi phí trên chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí lưu kho hàng năm chiếm xấp xỉ 40% tổng giá trị hàng dự trữ. 1.4.3. Chi phí mua hàng (CP mh ) Là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng món hàng tồn kho. Chi phí này thường được biểu hiện bằng chi phí của một đơn vị nhân với số lượng nhận được hoặc sản xuất ra. Nhiều khi giá món hàng được hưởng giảm giá nếu ta mua cùng một lúc đạt đến số lượng nào đó. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng. 10 1.4.4. Chi phí thiếu hàng (CP th ) Là những khoản bị thiệt hại do không đủ hàng trong kho, mỗi khi doanh nghiệp thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, doanh nghiệp có thể chịu một khoản phí chi phí như là sự sụt giảm về doanh số bán hàng và gây mất lòng tin đối với khách hàng. Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất có thể sẽ tạo ra chi phí từ việc phá vỡ qui trình sản xuất dẫn đến giảm doanh thu, gây mất sự tin tưởng, giảm uy tín tới khách hàng. Chi phí cơ hội của việc thiếu hàng gồm:  Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: Là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu. Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp loại hàng đó. Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vận chuyển (nếu có). Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng.  Chi phí mất uy tín với khách hàng: Là một loại chi phí cơ hội và được xác định căn cứ vào khoản thu nhập hàng dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng do việc hết hàng, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng gây ra.  Chi phí gián đoạn sản xuất: Thiệt hại do gián đoạn sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. Chi phí gián đoạn được tính bằng số sản phẩm mất đi do ngưng sản xuất hoặc số tiền mất do bỏ lỡ cơ hội tiêu thụ được sản phẩm kèm theo hình ảnh, nhãn hiệu của doanh nghiệp bị suy giảm trong tâm trí khách hàng. Con số thiệt hại này rất khó tính toán, để khắc phục tình trạng này doanh nghiệp cần có lượng dự trữ bổ sung hay dự trữ an toàn nhất định. 1.5. Các hệ thống, mô hình quản trị hàng tồn kho – Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho 1.5.1. Hệ thống quản trị hàng tồn kho 1.5.1.1. Hệ thống tồn kho liên tục Trong hệ thống này, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục. Bất kỳ một hoạt động xuất nhập nào cũng được ghi chép và cập nhật. Khi lượng tồn kho giảm xuống đến một mức ấn định trước, đơn đặt hàng bổ sung với một số lượng nhất định sẽ được phát hành để bảo đảm chi phí tồn kho là thấp nhất. Ưu điểm của hệ thống này là nhà quản lý luôn nắm được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, nên áp dụng rất tốt cho các loại hàng quan trọng như nguyên liệu thô, Thang Long University Library [...]... University Library PHẦN 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THIẾT BỊ MÔI TRƯỜNG URENCO 13 2.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển  Tên công ty: Công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13  Địa chỉ: Số 246 Tôn Đức Thắng, phường Hàng Bột, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội  Tell: 04.3 5132 606/... 04.3 5132 607;  Fax: 04.3 5132 608  Mã số thuế: 0102454845  Công ty cổ phần Thiết bị vật tư môi trường 13 – Urenco 13 là công ty con trực thuộc công ty TNHH (trách nhiệm hữu hạn) một thành viên môi trường đô thị Hà Nội, được tách ra thành công ty cổ phần theo quyết định số 528/ 2001/ QĐ/ BGTVT ngày 29/ 02/ 2006 với vốn điều lệ là: 1.500.000.000 đồng Công ty Cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco. .. công ty, tự chịu trách nhiệm hoàn trả các công nợ khi đến hạn Công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường 13 – Urenco 13 có tổng số lao động là 39 cán bộ công nhân viên, 19 đại học, 5 cao đẳng, 10 trung cấp thuộc ngành nghề sửa chữa – bảo dưỡng thiết bị, còn lại là 5 lao động phổ thông đã qua đào tạo, có kinh nghiệm, hiểu biết về thiết bị - vật tư môi trường Với ngành nghề kinh doanh đa dạng, công ty. .. hiện nay 2.2 Thực trạng về công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty Urenco 13 2.2.1 Thực trạng nguồn nhân lực, phân loại hàng tồn kho trong kho Nhân sự trong kho Thực trạng nguồn nhân lực trong kho của công ty được đánh giá dựa trên năng lực của nhân viên tại bộ phận kho Hiện tại trong kho chỉ có 1 thủ kho nam chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa, linh kiện, thành phẩm, xuất nhập hàng có trình độ cử nhân... mức trung bình, chúng có giá trị 15-25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm kho ng 30% tổng s hàng tồn kho  Nhóm C: Bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm kho ng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên số lượng chúng chiếm kho ng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho Đồ thị 1.1.Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC (Nguồn:... lượng hàng tồn kho, giá cả của các loại hàng tồn kho Những tiêu chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí các hàng tồn kho nên nhà quản trị cũng nói chung cũng như bộ phận kho nói riêng cần lưu ý đến những tiêu chuẩn này Việc phân nhóm hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát riêng biệt những loại hàng tồn kho Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng trong công tác quản trị tồn kho: ... tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp Vì vậy mức tồn kho hàng hóa bị chi phối lớn bởi chất lượng hàng hóa trong kho Nếu công tác bảo quản hàng hóa dự trữ tốt, chất lượng hàng hóa được đảm bảo thì mức tồn kho giảm xuống Nếu công tác bảo quản không tốt thì hàng hóa bị giảm sút chất lượng làm hoạt động tiêu thụ bị gián đoạn thì mức tồn kho tăng lên Sự biến đổi về chất lượng của sản phẩm hàng tồn kho có thể... thức sau: Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm * Giá mua mỗi đơn vị Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:  Nhóm A: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng tồn kho  Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức... nhiệm của các bên đối với hàng hóa, sản phẩm  Nếu hàng được vận chuyển theo FOB thì quyền kiểm soát chuyển giao cho công ty Urenco 13, còn khi người bán chuyển hàng cho người vận tải là người đại diện cho công ty Urenco 13 Như vậy hàng vận chuyển theo FOB đi sẽ thuộc hàng tồn kho của công ty Urenco 13 ngay sau khi hàng được bên bán chuyển cho người vận tải, hàng tồn kho này là hàng đang đi đường khi... giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng Quy trình xuất nhập hàng tồn kho Đối với mỗi trường hợp, đối tư ng mà công ty có quy trình xuất nhập hàng tồn kho cụ thể như sau:  Nhập hàng, hàng đổi của nhà cung cấp: Khi nhập hàng từ các nhà cung cấp về kho thì . đến hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần tìm hiểu các cơ sở lý thuyết về tồn kho, quản trị tồn kho trong doanh nghiệp gồm: Khái niệm hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho, vai trò của hàng tồn kho . hàng tồn kho – Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho 1.5.1. Hệ thống quản trị hàng tồn kho 1.5.1.1. Hệ thống tồn kho liên tục Trong hệ thống này, mức tồn kho của mỗi loại hàng được. bảo quản hàng hóa sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn kho bị tổn thất, hư hỏng… 1.4. Các chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt