Thực trạng hệ thống sổ sách quản lý – nhập xuất hàng tồn kho

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho

Một trong những điểm yếu khiến nhiều doanh nghiệp của Việt Nam không có một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho rõ ràng, hiệu quả... là do yếu kém trong công tác ghi chép sổ sách kế toán hàng tồn kho. Công tác ghi nhận hàng tồn kho của công ty hiện nay cũng có xu hướng giống như xu hướng chung của các doanh nghiệp trong nước. Công ty chưa có sự chú trọng, phân cấp, chi tiết trong việc quản lý HTK. Nhận thức được vấn đề này, phòng kế toán tài chính và các phòng ban có liên quan đã lập và ghi chép một cách cẩn thận những nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho.

Hiện nay, hàng tồn kho của công ty được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.Giá gốc hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.

Giá gốc của hàng tồn kho do đơn vị tự sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chng biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành thành phẩm. Trường hợp này xuất hiện khi Urenco 13 gia công, in ấn thùng rác Composite, HDPE từ nguyên vật liệu nhập khẩu giai đoạn 2009 – 2010.

Với đặc thù của công ty hoạt động chủ yếu là thương mại nên phương pháp tính giá HTK cuối kỳ, hạch toán HTK, lập dự phòng giảm giá HTK được áp dụng cụ thể:

 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp bình quân gia quyền.  Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê thường xuyên.

 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.

Quy trình xuất nhập hàng tồn kho

Đối với mỗi trường hợp, đối tượng mà công ty có quy trình xuất nhập hàng tồn kho cụ thể như sau:

 Nhập hàng, hàng đổi của nhà cung cấp: Khi nhập hàng từ các nhà cung cấp về kho thì kế toán kho của công ty phải xuống kho cùng thủ kho, phụ kho kiểm hàng, lập bảng kê nhập theo mẫu. Trong trường hợp nhận được hàng đổi của nhà cung cấp đi cùng với hàng nhập, thủ kho vào cùng bảng kê hàng nhập xác định hàng đổi của nhà cung cấp nào ghi rõ số lượng, chủng loại sau đó kế toán sẽ lập phiếu nhập kho hàng đổi.

 Nhập hàng mua ngoài: Khi đi mua hàng theo yêu cầu của các bộ phận hay theo lệnh của Giám đốc, người đi mua hàng dựa theo phiếu đề xuất làm cơ sở để tạm ứng, trước khi nhập hàng vào kho người mua hàng phải làm đề nghị thanh toán, kế toán kho dựa trên đề nghị thanh toán lập phiếu nhập kho, thủ kho nhận và kiểm hàng theo phiếu nhập kho của người mua hàng giao, xác nhận số lượng để kế toán làm cơ sở thanh toán.  Nhập – xuất hàng cho nhân viên bán hàng và kho Tôn Đức Thắng: Nhân viên bán hàng lấy phiếu “xác nhận hàng tồn và đề nghị nhập, xuất hàng” từ bộ phận kế toán để làm hàng tồn trên xe hoặc kho, sau đó nhân viên bán hàng chuyển phiếu cho thủ kho kiểm tra, xác nhận số lượng hàng tồn, dựa trên số lượng hàng tồn nhân viên kinh doanh đề nghị số nhập trả kho và số hàng xuất thêm cho chuyến tiếp theo. Căn cứ vào đề nghị số lượng nhập trả kho và hàng xuất thêm, kế toán kho lập phiếu nhập kho, xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu của kế toán kho để nhập, xuất hàng. Xuất đổi bảo hành cho nhà cung cấp

 Xuất đổi bảo hành cho phòng bảo hành: Nhân viên giao nhận của phòng bảo hành viết phiếu yêu cầu số lượng hàng hóa cần để bảo hành cùng bảng kê hàng hóa đã thay thế lên phòng kế toán để làm cơ sở lập phiếu xuất kho linh kiện bảo hành, nhập kho sản phẩm hỏng. Hàng ngày, nhân viên giao nhận bảo hành phải ghi nhận lại kết quả công việc của từng nhân viên bảo hành, thay thế bao nhiêu sản phẩm, còn lại bao nhiêu chiếc, lý do còn lại.

Qua việc phân tích về thực trạng hệ thống sổ sách kế toán của công ty đã phản ánh được những thông tin về lượng hàng tồn kho đang có, tình hình mua, bán hàng tồn kho cũng như tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang và giá thành phẩm nhập kho. Chứng từ bao gồm sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái, các báo biểu liên quan. Một cách tổng quan, hệ thống sổ sách và phương cách tổ chức liên hệ các

37

phòng ban trong hoạt động quản lý hàng tồn kho của Urenco 13 đã được chú ý và thực hiện tốt trong những năm qua. Tuy nhiên bên cạnh đó còn có những tồn tại đó là quy trình xuất nhập hàng tồn kho không linh hoạt, nếu phải xuất nhập nhiều loại hàng tồn kho một lúc sẽ khiến cho thủ kho không thể đáp ứng kịp thời dẫn đến chậm quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.

Tình hình nhập xuất hàng tồn kho tại công ty giai đoạn 2011 – 2013

Tại công ty hoạt động mua hàng và xuất bán diễn ra liên tục. Tuy nhiên là đơn vị trực thuộc của công ty Đô thị Môi trường Hà Nội, Urenco 13 tiến hành thu mua, xuất nhập hàng hóa theo kế hoạch cho phép của công ty mẹ dựa trên tình hình thực tế kinh doanh của các năm trước đó cùng phân tích dự đoán biến động trên thị trường: Giá cả, lạm phát, thuế…

Bảng 2.2. Bảng kế hoạch và tình hình thực hiện giai đoạn 2011 - 2013

ĐVT: Tỷ

Chỉ tiêu

Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % đạt được

2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013

Mua 8,65 8,5 8,15 8,245 5,677 5,105 95,36% 66,83% 62,59%

Bán 9,77 13,15 6,62 7,619 6,314 7,069 77,93% 48,00% 106,8%

(Nguồn: Tổng hợp xuất nhập tồn Urenco 13 giai đoạn 2011 – 2013)

Trong năm 2011, ngân sách mua của công ty là 8,65 tỷ nhưng thực tế chỉ thu mua vào 8,245 tỷ so với kế hoạch đề ra chỉ đạt 95,36%. Sở dĩ thực tế thấp hơn kế hoạch do số hàng nhập khẩu về bị lỗi nên Urenco 13 đã trả lại nhà cung cấp số hàng có giá trị 0,405 tỷ nên thực tế thu mua không đạt được so với kế hoạch. Tình hình bán hàng của công ty cũng không đạt so với kế hoạch 77,93% do đã không lường trước được đơn hàng lắp đặt thiết bị vệ sinh của trường THPT Chu Văn An bị hủy dù đã bên mua đã ứng trước tiền hàng.

Năm 2012 là một năm khó khăn với hầu hết các đơn vị sản xuất kinh doanh và Urenco 13 cũng không ngoại lệ, lượng tiền lưu chuyển thấp, tỷ lệ lạm phát cao dẫn đến kế hoạch mua và bán đề ra chỉ đạt lần lượt mức 66,83% và 48% khiến lượng hàng tồn kho năm 2012 cao nhất trong 3 năm đạt 2.442.059.448 đồng.

Sang năm 2013 do lượng HTK còn nhiều nên mức mua của công ty giảm, chỉ đạt 62,59% so với kế hoạch 8,15 tỷ đồng. Nhưng ngược lại tình hình bán hàng đã được cải thiện rõ rệt, lần đầu tiên vượt chỉ tiêu 106,8% cho thấy chuyển biến tích cực với con số tuyệt đối là 7,069 tỷ đồng nhưng dù vậy lượng HTK của công ty vẫn ở mức 1.779.823.261 đồng nên công ty cần cân nhắc về chính sách nhập, mua hàng trong những năm sắp tới.