Khi áp dụng mô hình hàng tồn kho EOQ để tính lượng đặt hàng tối ưu, nhà quản trị cần giải đáp hai câu hỏi trọng tâm là:
Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu để chi phí đặt hàng là nhỏ nhất.
Khi nào thì tiến hành đặt hàng để hàng về kho kịp để cung cấp cho khách hàng (không bị thiếu hàng hóa, sản phẩm).
Như vậy, xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho có nghĩa là nhà quản trị sẽ tính toán để tìm ra sản lượng đơn hàng tối ưu Q*.
Để tìm ra sản lượng đơn hàng tối ưu này, có nhiều mô hình tồn kho để áp dụng. Và tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, đặc điểm ngành nghề sản phẩm… mà áp dụng mô hình tồn kho thích hợp. Đề xuất áp dụng mô hình EOQ để tính lượng hàng tối ưu cho Urenco 13 bởi hàng hóa mua vào tất cả sẽ được đưa vào kho chứ không có dạng dự trữ để lại nơi cung ứng. Bên cung ứng cũng không khấu trừ theo số lượng dù mua nhiều hay ít, cũng không xảy ra thiếu hụt về hàng tồn kho do công ty lúc nào cũng có sẵn một lượng tồn kho nhất định. Hơn nữa với mô hình EOQ là mô hình đơn giản và được sử dụng phổ biến nhất. Sản lượng tối ưu Q* được tính như sau:
H S * D * 2 Q*
Để sử dụng mô hình EOQ, công ty cần biết những thông tin sau: Nhu cầu hàng tồn kho trong mỗi năm (D); nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày (d); chi phí đặt hàng cho một đơn hàng (S) và chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa (H) của từng năm 2011, 2012, 2013 cùng thực hiện thông qua các giả định rõ ràng sau:
Nhu cầu về hàng tồn kho ổn định (không thay đổi);
Thời gian chờ hàng kể từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng là xác định và không thay đổi; Công ty tiếp nhận toàn bộ số hàng đặt mua từ nhà cung ứng tại cùng một thời điểm; Công ty không được hưởng chính sách chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp; Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí tồn kho là chi phí dự trữ và chi phí đặt hàng;
Không có thiếu hụt xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng hạn, tức là nếu việc đặt hàng sau khi xác định được lượng hàng tồn kho tối ưu và đơn đặt hàng được thực
53
hiện đúng hạn thì sẽ hoàn toàn không có tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho dẫn đến gián đoạn sản xuất và tiêu thụ.
Đầu tiên cần xác định nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm và hàng ngày của công ty giai đoạn 2011 – 2013 (biết rằng trong 1 năm công ty làm việc 300 ngày):
Bảng 3.5. Nhu cầu hàng tồn kho giai đoạn 2011 – 2013 của công ty Urenco 13
Đơn vị tính: Sản phẩm
Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm (D)
SL HTK tồn đầu năm + SL HTK nhập trong năm
– SL HTK cuối năm
2010 3199 2774
Nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày
D
Số ngày làm việc trong năm 6,70 10,66 9,25
(Nguồn: Biên bản kiểm kê hàng tồn kho 2011 – 2013)
Thứ hai, xác định chi phí đặt hàng cho một đơn hàng:
Bảng 3.6. Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Công thức tính Năm
2011 Năm Năm 2012 Năm 2013 Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng (S)
Chi phí gọi điện, fax giao dịch Chi phí vận chuyển
Chi phí giao nhận, kiểm tra hàng hóa
50.000 2.500.000 500.000 50.000 2650000 450.000 50.000 2780000 450.000 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Thứ ba xác định chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa giai đoạn 2011 – 2013 theo phương thức lấy tổng chi phí lưu kho hàng năm chia cho số lượng HTK mỗi năm.
Bảng 3.7. Tổng chi phí lưu kho – Chi phí lưu kho đơn vị giai đoạn 2011 – 2013 Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Tổng chi phí lưu kho mỗi năm
Chi phí kho hàng
Chi phí vật tư, thiết bị (điện, nước…)
Chi phí về nhân lực (bảo vệ, quản lý kho) 60.000.000 6.120.000 72.000.000 138.120.000 57.600.000 6.670.000 72.000.000 136.270.000 60.000.000 7.940.000 77.400.000 145.340.000
Chi phí lưu kho đơn vị
(H)
Tổng chi phí lưu kho mỗi năm
SL HTK mỗi năm 68716,42 42597,69 52393,66
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Từ đó dựa vào (D), (S), (H) vừa thu được ở trên tính được mức tồn kho tối đa (Q*), tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin), khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*), điểm tái đặt hàng (ROP) và số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*). Với giả định thời gian chờ từ lúc công ty đặt hàng đến kho nhận được hàng (L) trong cả 3 năm đều ở mức 7 ngày làm việc, số liệu cụ thể ở bảng dưới đây:
Bảng 3.8. Lượng đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ tối ưu, điểm tái đặt hàng và số lượng đơn đặt hàng tối ưu theo mô hình EOQ
Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Lượng đặt hàng tối ưu (Q*) H S * D * 2 Q* 422,41 sản phẩm 687,84 sản phẩm 589,34 sản phẩm Tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin) Q D S Q H TC * 2 * 29.026.402,22 đồng 29.300.188,82 đồng 30.877.669,67 đồng
Khoảng thời gian
dự trữ tối ưu (T*) T* =
Q*
d 63,05 ngày 64,52 ngày 63,71 ngày
Điểm tái đặt hàng (ROP) ROP = d * L 46,90 sản phẩm 74,62 sản phẩm 64,75 sản phẩm Số lượng đơn đặt
hàng tối ưu trong năm (n*) n* = D Q* 4,76 đơn hàng 4,65 đơn hàng 4,71 đơn hàng
(Nguồn: Tính toán của tác giả) Nhận xét:
Thứ nhất, mức sản lượng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng trên thực tế của công ty trong giai đoạn 2011 – 2013 đều lớn hơn tất cả các mức sản lượng đặt hàng tối ưu Q* tính được ở mô hình EOQ. Cụ thể ở bảng sau:
55
Bảng 3.9. Mức sản lượng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng thực tế của công ty và mức sản lượng đặt hàng tối ưu theo mô hình EOQ
Đơn vị tính: Sản phẩm
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Q thực tế của công ty 709,11 724,56 612,38
Q* theo mô hình EOQ 422,41 687,84 589,34
Dễ nhận thấy, công ty đặt hàng với số lượng lớn có nhược điểm là gia tăng chi phí lưu kho như: Chi phí thuê kho chứa, chi phí về nhân lực bảo vệ, chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào HTK… Dù vậy, số lượng hàng trong 1 đơn hàng lớn đồng nghĩa với việc số lần đặt hàng sẽ giảm đi làm giảm chi phí đặt hàng của công ty.
Thêm vào đó, tổng chi phí tồn kho thực tế của công ty không tính đến chi phí cơ hội của khoản tiền bỏ ra cho HTK và chi phí thiệt hại khi không có hàng, đây là 2 chi phí quan trọng gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Và trong EOQ, tổng chi phí tồn kho chỉ bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, các chi phí khác (chi phí thiệt hại khi không có hàng, chi phí mua hàng) đều bị bỏ qua. Do vậy kết quả của mô hình EOQ cũng chưa hoàn toàn chính xác. Chính vì vậy công ty khi ra quyết định liên quan đến HTK bên cạnh việc tham khảo kết quả của mô hình EOQ, Urenco 13 còn cần dựa vào tình trạng sản xuất kinh doanh thực tế để có những quyết định dự trữ hàng tồn kho thích hợp.